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Cours gestion de projet
partie 1
Introduction, concepts et définitions
Alain Lopes
IUT ORSAY année 2007-2008
“Les uns ont, ce me semble, beaucoup d'instruments et
peu d'idées; les autres ont beaucoup d'idées et n'ont
point d'instruments. L'intérêt de la vérité demanderait
que ceux qui réfléchissent daignassent enfin s'associer à
ceux qui se remuent. » - Denis Diderot. (1713- 1784)
Souvent, les désaccords des hommes viennent
du fait qu’ils ne s’entendent pas sur les mots.
Alain ETCHEGOYEN Le temps des responsables
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OBJECTIFS DU COURS
• Comprendre les différentes composantes du
management et de la gestion de projet
• Pouvoir mettre en œuvre les techniques, méthodes et
outils pour préparer un projet ou avant projet
• Savoir mettre en place les moyens pour piloter la
réalisation d’un projet
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Organisation du cours
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Introduction, concepts et définitions
Organisation et phases de projets
Structuration de projet
Planification de projet
Suivi de projet et maîtrise des coûts
Maîtrise des risques
Qualité projet
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Introduction
• La gestion de projet c’est :
– Du bon sens (ça se travaille !!!)
– De l’expérience (ça s’acquiert !!!)
– Des connaissances (Il en faut un peu … quand même)
• Retour sur votre expérience :
– Description du dernier projet auquel vous avez participé
– Expliquer ce qui a bien fonctionné, mal fonctionné
– Que feriez vous pour améliorer cette expérience ?
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5
Les statistiques sont effrayantes
%
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
90%
Livrés
en
66%
retard
54%
N’étaient
Livrés
pashors
budget
considérés
comme
Abandonnés
réussis
avant la fin
30%
Source: THE STANDISH GROUP 2003
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Origine des défauts
• 82% des entreprises françaises n’ont pas de processus postmortem d’évaluation des causes d’échec (2) de leurs projets
Code
7%
Besoins
56%
Source Martin &
Source Martin &
Leffinel
Leffinel
Autre
10%
Conception
27%
Sources d’erreurs
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(2) Source Borland, juin 2003, juin 2004
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Définitions projet (1)
•
Définitions (petit Larrousse)
Une intention, souvent floue, dont la réalisation sera lointaine (projet de
voyage)
Une étude préparatoire (première rédaction d’un texte) qui va être
soumis à décision (projet de loi, projet d’urbanisme)
•
Philo : Tout ce par quoi l’homme tend à modifier le monde ou lui-
•
Un projet est donc un effort ponctuel et coordonné
pour atteindre un objectif unique, incluant une dose
d’incertitude quant à sa réalisation
même dans un sens donné
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Exemple de projet
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gestion projet 1
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Les 5 fondements de la gestion de projet
• Le désir : Pour s'engager dans une démarche projet, il faut
en "avoir envie", et que cette envie soit partagée par le plus
grand nombre, si possible par la totalité des personnes
concernées, impliquées.
• Le politique : C'est la nécessaire dimension stratégique ;
c'est l'espace de prise de décisions, de choix, d'arbitrage.
• Le technique : Le savoir-faire est une des dimensions
indispensables à la réussite d'une démarche de changement ;
celle-ci peut rendre nécessaire des adaptations, l'acquisition
de nouveaux savoir-faire, en cours de conduite du projet.
• L'existentiel : Le projet de changement peut être une
condition de survie.
• L'imaginaire, la création : Le projet implique de se projeter
dans un futur rêvé, auquel aspirent les acteurs du projet.
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Définitions projet (2)
• Définition AFNOR/ AFITEP :
« un projet correspond à la situation dans laquelle on se trouve quand on
•
doit atteindre un objectif déterminé avec des moyens adaptés
(hommes, matériels, budget alloués au projet) et dans un délai
déterminé »
Triangle d’or
objectif
qualité
moyens
•
•
délai
AFNOR : Association Française de NORmalisation
AFITEP : Association Francophone de Management de Projet
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Et les utilisateurs ?
• Autres triangles d’or :
qualité
OBJECTIF
coût
délais
Satisfaction de l ’utilisateur
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Caractéristiques d’un projet
Performance
Niveau de performance
requis
Délais
P
r
o
j
e
t
C oût
Objectif
cumulatif
Coût
Q ualité
Budget alloué
Délai
Délai imparti
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Caractéristiques d’un projet
• Un projet a un début et une fin. Il y a décision de
lancement du projet.
– Ce n’est donc plus une intention, une ébauche ou un brouillon
• Un projet est une découverte. Il est unique avec des
caractéristiques propres
– Il se distingue d’une opération répétitive. Exemple : prototype
d’une automobile et production
• Un projet est temporaire.
– Ce n’est pas une mission permanente
– Les ressources lui sont affectés pour une durée limitée .
• Un projet a un budget prédéterminé à respecter
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Origine des projets
Évènements qui occasionnent le lancement d’un projet :
• Amélioration de processus existants
• Évolution réglementaire : lois, fiscalité, normes
• Modification, évolution d’un produit : corrections d’anomalies,
nouvelles fonctionnalités, …
• Rénovation d’un produit ou service existant
• Idée pour un nouveau produit ou service
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Exemple de projet
Ressources
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•
Références:Hougron
T.- PARIS
La conduite
de projet, Dunod,
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XI
Paris, 2001
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Définitions projet (3)
Rapport de faisabilité
Études préliminaires
Dossier de conception
Conception
Idée Initiale
Besoin
Objectif
Réalisation
Décision de lancement
Décision de réalisation
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Typologie des projets
Entreprise
Projets
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Une entreprise, quelques
projets
L’arrêt d’un projet coûte
très cher
La réduction des coûts est
un enjeu majeur
L’entreprise assume seule
les risques
La réussite conditionne
les opérations futures
Start up
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Typologie des projets
Entreprise
Une entreprise, de
nombreux projets
Recherche de synergies
entre les projets :
Réduction des coûts
Rapidité de mise sur le
marché
Sélectionner les projets
(stop and go)
Pharmacie
Projets
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Typologie des projets
Entreprise
Projets
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Plusieurs entreprises, un
projet
Enjeu : coordination
Règles imposées
Grands projets : Ariane,
Tunnel sous la manche
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Typologie des projets
Entreprise
Projets
Des entreprises, des
projets
Situation hybride
Sous-traitance en
cascade
Bâtiment
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Un long apprentissage
• Apprentissage pour le chef de projet et pour
l’entreprise : avoir une « culture projet »
• Organisations transversales par projet et non plus
verticales (organigramme hiérarchique)
• Passer d’une culture de l’autorité à une culture de
l’engagement et de la responsabilité
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Les composantes d’un projet
Moyens :
Humains – matériels -Logistiques
Demande
traduisant
l’expression
des besoins
et les
exigences
PROJET
Contraintes :
Coûts – Délais - Qualité
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Cible satisfaisant aux besoins
ainsi qu’aux exigences
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Un projet n’est pas un programme
•
•
Un programme, c’est ce qui est écrit à l’avance,
Un programme est constitué d ’une suite d’actions
que l’on se propose d’accomplir pour arriver à un
résultat
• Un programme est un ensemble de conditions à
remplir dans l’exécution d’un travail,
• Un programme est un ensemble ordonné et
formalisé d’opérations nécessaires et suffisantes
pour obtenir un résultat
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Un projet n’est pas un programme
Le Projet :
• non répétitif
• temporaire
• décisions irréversibles
• forte incertitude
• influence de variables
externes
• processus nouveau
• consomme des ressources
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Le
•
•
•
•
•
Programme :
répétitif et reproductible
permanent et durable
décisions réversibles
faible incertitude
influence forte de
variables internes
• processus connu
• génère des ressources
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Définitions MOA / MOE
•
Maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre
– « ouvrage » et « œuvre »
Attention ! Dans le langage courant, " œuvre " et
" ouvrage " sont synonymes.
– Client et fournisseur
•
Organisation de la maîtrise d’ouvrage
•
Organisation de la maîtrise d’œuvre
•
Une organisation ancienne et universelle
– MOAS, MOAD, MOAO, AMOA, utilisateurs
– DIT ou DSI, direction des études, responsable de domaine, CP MOE,
entreprises.
– Elle remonte à l’ancienne Egypte (construction des pyramides)
– Elle n’est pas « franco-française » (« Business Information
Technologists » aux Etats-Unis, « IT Coordinators au Japon etc.)
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Maîtrise d ’ouvrage : MOA
•
Définition : « Personne morale qui décide de la construction d ’un
ouvrage, en assure le financement et le confie à un maître
d ’œuvre » *
•
Le maître d ’ouvrage est la personne physique qui porte la
responsabilité du projet de la maîtrise d ’ouvrage
•
Le maître d ’ouvrage
–
–
–
–
–
est responsable de l ’ouvrage (résultat du projet)
fournit les spécifications fonctionnelles
valide la recette fonctionnelle des solutions
paye les dépenses de réalisation
assume l ’usage du produit après transfert de propriété
* Dictionnaire de management de projet Afitep
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Maîtrise d ’œuvre : MOE
•
Définition : « Personne physique ou morale qui réalise l ’ouvrage pour
le compte du maître d ’ouvrage et qui assure la responsabilité
globale de la qualité technique, du délai et du coût » *
•
œuvre : processus de réalisation de l ’ouvrage *
•
Chef de projet maîtrise d ’œuvre (CP MOE) est la personne
physique qui porte la responsabilité de la maîtrise d ’œuvre
•
responsabilités du CP MOE
–
–
–
–
concevoir, étudier et réaliser l ’ouvrage (résultat du projet)
valider la recette technique des solutions
garantir la bonne réalisation technique des solutions
livrer dans les délais le produit afin d ’être rémunéré
* Dictionnaire de management de projet Afitep
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CHEFS de PROJETS
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Maîtrise d ’ouvrage :
une histoire millénaire !
MOE
MOA
MOAS
CP - MOE
MOAD
MOAO
SSII
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Entreprise
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Utilisateurs
AMOA
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www.volle.com
Rôles dans la maîtrise d’ouvrage
•
Maître d’ouvrage stratégique (MOAS)
– patron de l’entité concernée (PDG, DG, directeur etc.)
•
Maître d’ouvrage délégué (MOAD)
– Assiste le MOAS
– Expert technique et méthodologique métier et SI, aide à la sélection
des priorités, aide à l’alignement stratégique du SI, veille SI
•
Maître d’ouvrage opérationnel (MOAO)
– Expert de la spécification d’un processus métier
•
Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA)
– Personne (interne ou externe) qui assiste un MOAD ou un MOAO
•
Expert métier
– Expert issu du terrain consulté à l’occasion des spécifications
•
Utilisateur
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Rôles dans la maîtrise d’œuvre
• DIT : directeur informatique et télécoms ou
DSI : directeur service informatique
– MOAS de la plate-forme informatique
– Coiffe les directions des études, de la production, des télécoms,
du soutien aux utilisateurs etc.
• Direction des études
– Responsable des développements
• Responsable de domaine
– Correspondant d’une direction métier, d’un MOAD
• Chef de projet MOE (CP MOE)
– Responsable de la réalisation technique du projet
• Entreprise
– Fournisseur (interne ou externe) d’un élément de la solution
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Incertitudes
Besoins réels
Besoins exprimés
Besoins analysés
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Il est impossible aux
clients, même assistés
d’ingénieurs logiciels, de
spécifier correctement,
précisément et
complètement les détails
d’un système logiciel
avant d’avoir construit et
essayé au moins une
version du produit qu’ils
spécifient
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Qui fait quoi ? La MOA
Est garante de l’atteinte
des objectifs vis à vis des
utilisateurs
Anime les groupes
Utilisateur pour déterminer le
Besoin réel
Définit les objectifs du projet
Participe
aux réunions de pilotage
Assure la publicité du projet
Est responsable de
l’homologation
Finance le projet
Assure la conduite du changement
Avec la MOE
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Fonctions de la maîtrise d’ouvrage
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Qui fait quoi ? Le chef de projet MOE
Recueil les besoins
Détermine les engagements
et les fait valider
Responsable du cahier des charges
Et de l’étude préalable
Réalise le reporting du projet
et remonte les alertes
Participe
aux réunions de pilotage
Participe aux spécifications
Gère le contrat et les engagements
Vérifie et valide
les différents livrables
Gère la logistique du projet
Gère la relation avec la MOA
et les tiers
Organise l’homologation avec la
MOA ou équipes Tiers
Organise la conduite du
changement
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Fonctions de la maîtrise d’œuvre
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L’organisation (1)
DSI
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L’organisation (2)
Connaissances
fonctionnelles
Connaissances
fonctionnelles
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Mythes de l’utilisateur
Mythes
• Un énoncé général des
objectifs est suffisant
pour commencer. On verra
les détails plus tard.
Réalité
• Une définition insuffisante
des besoins des utilisateurs
est la cause principale d’un
logiciel de mauvaise qualité
et en retard
• Les besoins du projet
change continuellement,
mais ces changements
peuvent être facilement
incorporés
• Les coûts d’une modification
pour corriger une erreur ou
apporter un changement
augmente très fortement
dans les dernières phases
d’un projet
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Mythes de l’utilisateur
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Mythes du développeur
Mythes
• Une fois que le programme
est écrit et « marche », le
travail du développeur est
terminé.
Réalité
• Plus de la moitié du temps
consacré à un programme se
produit après la livraison à
l’utilisateur.
• Tant qu’un programme ne
« marche » pas, il n’y a
aucun moyen d’en mesurer
la qualité.
• Les « revues » de
programme peuvent être
plus efficaces pour
détecter certaines erreurs
que les jeux d’essais pour
certaines erreurs
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Mythes des gestionnaires
•
•
•
Mythes
L’entreprise possède des normes,
le logiciel développé devrait être
satisfaisant
LLes ordinateurs et les outils
logiciels que l’entreprise possède
sont suffisants
Si le projet prend du retard, on
ajoutera des programmeurs
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•
•
Réalité
Une configuration de logiciel
inclut de la documentation,
des fichiers de régénération,
des données d’entrée pour des
tests, et les résultats des
tests sur ces données
....
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Un pavillon construit comme un
projet informatique
• Lire texte extrait du site www.projetsinformatiques.fr
• Commenter
• Consulter sur le même site le projet « Titanic »
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Définition du processus
•
Définition : ensemble des enchaînements d ’activités ou d ’actions
aboutissant à un résultat déterminé. Déclenché par un événement
qui lui est externe, il délivre un résultat qui est sa raison d ’être
•
un processus se caractérise par :
— un événement déclencheur en entrée
— une suite d ’activités constituant la chaîne des valeurs ajoutées
— une fin qui est le résultat attendu par l ’utilisateur
stimulus
Processus pn
Chaînes d’activités
Payer les employés
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résultat
Éditer fiches de paye
les envoyer,
virement sur compte ...
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Système d ’information
et système informatique
Processus
Système
d’information
Ensemble structuré des fonctions
et des informations utilisées par
par les processus et mis en œuvre
par des hommes ou des machines
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Système
informatique
Ensemble structuré des applications,
des données et des infrastructures
automatisant, pour tout ou partie,
les fonctions et les informations
Partie automatisée du système
d'information
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Système d’information
et système informatique
Système d’information
Acteurs (homme
ou machine)
Informations
Processus
S’appuie sur
Permet
Système informatique
Matériels
Données
Applicatifs
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Du processus à l’informatique
Vue métier
Vue
fonctionnelle
Vue
informatique
processus
Décomposition
Activités
Fonctions
Regroupement 1
Blocs
d’activités
Blocs
fonctionnels
Regroupement 2
Domaines
d’activités
Domaines
fonctionnels
gestion projet 1
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application
Blocs
applicatifs
Domaines
applicatifs
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Projet informatique
Système
d ’information
L’un des rôles
principaux d’un projet
informatique est de
diminuer la partie non
automatisée d’un système
d ’information
gestion projet 1
Système
informatique
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Projet informatique
Contrairement au génie civil....
• Chaque projet informatique est un cas nouveau, il y a peu de
références standards, développer un logiciel s’apparente plus
à une activité de recherche qu’à une routine.
• Le cahier des charge n’est presque jamais complet et figé :
il s’élabore et s’adapte au mesure de l’avancement du projet
parce que les systèmes informatiques sont trop complexes
pour être maîtrisés par des êtres humains
• Il ne suffit pas de mettre de l’argent et de la technique, la
qualité et la motivation des hommes sont prépondérantes
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Urbanisation du SI
métaphore de la ville
Urbanisation d ’une ville
Urbanisation d ’un SI
L’urbaniste établit des plans et
des normes pour construire un
immeuble, aligner une rue, rénover,
construire un quartier
La construction peut s’opérer de
manière autonome sous réserve de
respecter les règles décidées au niveau
de la rue, du quartier ou de la ville
De la même façon, le projet informatique
(l’immeuble) s’insère dans
un système d’information (le quartier
ou l’arrondissement) qui s’insère luimême, dans le système d’information
global de l’entreprise (la ville) dont il
faut avoir au préalable établi les plans
(plan d ’occupation des sols) et précisé
les normes et nomenclatures
Le plan d’urbanisme permet d’assurer
la cohérence entre la rénovation des
quartiers anciens et la construction de
nouveaux quartiers
Le plan d’urbanisme du système
d’information de l’entreprise permet
alors refontes et aménagements
progressifs
gestion projet 1
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Quelques définitions pour essayer
d’y voir plus clair
MANAGEMENT DE PROJET
Recouvre l’ensemble des fonctions à
mettre en œuvre pour mener à bien le
projet
Exemple : pilotage stratégique,
mobilisation dans l’organisation,
accompagnement du changement
CONDUITE DE PROJET
Fait référence à des méthodes
opératoires de conduite de projet
Ces méthodes proposent un découpage du
projet en phases dont la fin est marquée
par l’obtention d’un résultat clairement
défini
GESTION DE PROJET
ADMINISTRATION DE PROJET
Recouvre les fonctions transversales au
projet dont l’objet est de maîtriser,
pour atteindre l’objectif avec les moyens
alloués :
Recouvre les fonctions permettant la vie
pratique du projet :
• les coûts
• les délais
gestion projet 1
secrétariat
• documentation
• logistique
• Réservation de salles
•
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Le management, la conduite et la
gestion de projet
Management de Projet
Accompagnement
du changement
Développement
de SI
gestion projet 1
Conduite de Projet
Gestion de
Projet
Gestion de la Gestion
de la
Qualité
configuration
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Mobilisation des
personnels
Gestion
de la
documentation
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La finalité du management de projet
Coûts
• Anticiper !!!
Maîtrise des
charges
Qualité
Délais
Fonctions
attendues
satisfaisantes
•Proportionner
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La conduite de projet
• Une histoire ancienne :
– Pyramides, ouvrages d’art romain, cathédrales
– Concorde, Stade de France, « Paris 2012 »
• Différences ?
–
–
–
–
Aller plus vite, avant le concurrent …
Proposer mieux que les concurrents
Maîtriser les coûts
Assurer la qualité
gestion projet 1
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La conduite et la gestion de projet
• Pilotage d’un projet : 2 niveaux de responsabilités
– Un niveau de décision : la conduite de projet
– Un niveau aide à la décision: consiste à apporter des
éléments techniques ou de gestion (suivi des coûts, des
délais...) nécessaires à la prise de décision : la gestion de
projet
gestion projet 1
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La conduite et la gestion de projet
Processus difficile à maîtriser :
• Facteurs de risque :
– coûts et les délais à respecter,
– technologies à maîtriser,
– ressources humaines à gérer
• Pour réduire ces risques:
– Définir des principes de base, communs à l’ensemble des projets
afin de clarifier la terminologie ,
– Coordonner les intervenants
– Veiller à la cohérence des différentes activités
gestion projet 1
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Un référentiel de conduite de projet
• Comment contrôler
Validation
• Comment gérer
Suivi,
Gestion
• Comment faire
Méthodes,
guides de démarches,
guides de documentation
• Que faire
• Que dire
gestion projet 1
Conception, construction
et mise ne place de la solution
Un vocabulaire commun
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La Gestion de Projet
Conduite de projet
Gestion de projet
Délais
gestion projet 1
Coûts
Gestion de la qualité
Assurance
Qualité
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Contrôle
Qualité
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La Gestion de Projet : Objectifs
• Maîtrise et contrôle des ressources intervenant dans la
réalisation d ’un projet
• Construire un historique
– Etablir le budget d ’un projet
– Fournir un moyen de contrôle des coûts de projets
– Suivre l ’évolution par rapport au budget en comparant les coûts
planifiés et les coûts estimés
– Etablir une base de données de coûts de projets pour les
estimations futures
gestion projet 1
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La Gestion de Projet
Mise en œuvre par le chef de Projet qui:
• rend compte à un directeur informatique
• encadre une équipe d’ingénieurs
• rend possible le travail de cette équipe, en organisant:
– les structures de développement
– l’infrastructure matérielle
– la gestion des hommes
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Au cœur du projet
• Un chef d’orchestre
Le chef de projet
gestion projet 1
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Un bon chef de projet
Doit absolument
Dire ce qu’il fait
Faire ce qu’il dit
Montrer qu’il l’a fait
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Le projet : quelques questions
• Outil QQOQCCPP
• Quoi ?
En quoi consiste le besoin?
En quoi consiste la solution en réponse au besoin ?
• Qui ?
Les parties prenantes : chefs de projet, équipes projets,
utilisateurs, décideurs, concurrents, clients ...
• Où ?
Intendance et logistique
• Quand ?
L ’échéancier et les délais
• Combien ?
Le coût : budget, charges, gains, investissements
• Comment ?
Description des solutions
• Pour quoi ?
Pourquoi ?
Finalités
gestion projet 1
causes
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En résumé (1)
gestion projet 1
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En résumé (1)
gestion projet 1
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En résumé (2)
État Final
Souhaité
État Final
Chemin
imaginé
Chemin
réalisé
État Initial
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En résumé (3)
à éviter
État Final
Souhaité
Chemin
imaginé
Chemin
réalisé
État Initial
gestion projet 1
État Final
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Retour d’expérience : stage de l’an dernier
• Quel a été votre sujet de stage ?
• Avez-vous observé le partage des rôles MOA MOE ?
• Avez-vous observé une démarche « projet »
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