Transcript MAITRISER LES FRAIS GENERAUX 1

MAITRISER
LES FRAIS
GENERAUX
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PREMIERE PARTIE
• Présentation du compte de résultat
• Liste des comptes utilisés
• Règles générales de déduction
• Soldes intermédiaires de gestion
• Seuil de rentabilité
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DEUXIEME PARTIE
• Examen des différents comptes de charges
avec recherches d’économies possibles.
• Les Statistiques nationales,
outil de comparaison avec la profession pour une
meilleure maîtrise des frais généraux,
au travers d’un dossier de gestion.
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4
D’après vous,
Quelles sont les dépenses qui
figurent dans la ligne :
« autres charges externes »
ou « frais généraux » ?
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Comptes 60 – Autres achats non stockés
604 – Achats d’études et de prestations de services
605 – Achats de matériels, équipements et travaux
606 – Achats d’approvisionnements non stockés
608 – Frais accessoires sur achats non stockés
609 – Rabais, remises, ristournes sur achats non stockés
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COMPTES 61- AUTRES CHARGES EXTERNES
611 – Sous-traitance générale
612 – Redevances de crédit-bail
613 – Locations (immobilières et mobilières)
614 – Charges locatives et de copropriété
615 – Travaux d’entretien et de réparations
616 – Primes d’assurances
617 – Etudes et recherches
618 - Divers
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COMPTES 62-AUTRES SERVICES EXTERIEURS
621 – Personnel extérieur à l’entreprise
622 – Rémunérations d’intermédiaires et honoraires
623 – Publicité, publications, relations publiques
624 – Transports de biens et collectifs du personnel
625 – Déplacements, missions, réceptions
626 – Frais postaux et de télécommunications
627 – Services bancaires
628 – Charges externes diverses
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REGLES GENERALES DE DEDUCTION
Pour être admises en déduction du résultat fiscal, les charges doivent :
•Être exposées dans l’intérêt de l’entreprise, ce qui exclut les dépenses à
caractère personnel et celles découlant d’un acte anormal de gestion,
•Se rapporter à un bien dont l’utilisation est immédiate (distinction entre
charges et immobilisations),
•Être justifiées par une facture ou un document en tenant lieu,
•Être comptabilisées au cours de l’exercice au titre duquel elles ont été
engagées,
•Ne pas être expressément exclues par une disposition fiscale.
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NON DEDUCTIBILITE DES DEPENSES D’ORDRE PERSONNEL
•Frais afférents à l’habitation principale ou à la résidence
secondaire,
•Frais de déplacement non justifiés pour les besoins de l’activité
professionnelle,
•Frais de réception à caractère familial, même si des relations
professionnelles et des salariés figurent parmi les invités,
•Lorsque les dépenses couvrent à la fois des charges
d’exploitation et des frais personnels de l’exploitant (charges
mixtes), seule la fraction des dépenses directement motivée par
les nécessités de l’exploitation peut donner lieu à déduction. Il
appartient au contribuable de faire une ventilation des dépenses
pour en déterminer la fraction déductible.
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ACTE ANORMAL DE GESTION
Sont considérés comme des actes anormaux de gestion :
•La renonciation à des recettes (mise à disposition gratuite d’immeubles
figurant à l’actif, livraison de marchandises au prix de revient à moins de
justifier une telle politique…
•Prêts et avances sans intérêts,
•Cession d’éléments d’actifs pour un prix différent de leur valeur réelle,
•Dépenses qui bénéficient en fait à des dirigeants, des membres du personnel
ou à des tiers, sans pouvoir être considérées comme la contrepartie de
services rendus,
•Dépenses qui se rapportent à des biens non affectés à l’exploitation,
•Libéralités sans rapport avec l’objet de l’entreprise,
•Paiement d’une charge pour une valeur supérieure au prix du marché, surtout
si le bénéficiaire et le payeur sont identiques.
Le Conseil d’Etat reconnaît à l’Administration fiscale
le droit de remettre en cause la prise en compte
d’une charge ou le refus de percevoir une recette.
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DISTINCTION ENTRE CHARGES ET IMMOBILISATIONS
Est considérée comme une immobilisation un bien qui reste durablement
dans l’entreprise, dont l’utilisation est supérieure à un an et dont le
montant unitaire est > à 500 € H.T.
Des dépenses qui vont entraîner une augmentation de la valeur d’un bien
ou prolongent sa durée probable d’utilisation ne peuvent pas être
comptabilisées en charges.
JUSTIFICATION DES CHARGES
La comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives portant des
mentions obligatoires : factures libellées au nom et à l’adresse de
l’entreprise, avec le n° de Registre du Commerce, faisant apparaître le taux
et le montant de la T.V.A, la date à laquelle le paiement doit intervenir, les
conditions d’escompte, détail des articles avec leur prix unitaire.
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EXERCICE DE RATTACHEMENT
Les charges doivent être rattachées au résultat de l’exercice au
cours duquel elles ont été engagées, dès lors qu’elles présentent le
caractère de dettes certaines tant dans leur principe que dans leur
montant quelle que soit la date de leur paiement.
CHARGES EXCLUES FISCALEMENT
- Dépenses somptuaires : ayant un caractère luxueux et sans
rapport avec l’activité professionnelle,
- Pénalités fiscales,
- Pénalités de recouvrement,
- Frais financiers résultant de prélèvements excessifs.
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SOLDES INTERMEDIAIRES DE GESTION
Ventes H.T.
Marge commerciale
Achats consommés
Valeur ajoutée
Ch.externes
Excédent brut d’exploitation
Résultat d’exploitation
Résultat courant
F.Fi
D.A.P.
Impôts, F.P.
Impôts et taxes, charges de
personnel
Dotations aux amortissements et provisions
Frais financiers
C’est une découpe du compte de résultat en plusieurs paliers pour
arriver au résultat de l’entreprise.
Ils permettent aussi de voir l’évolution de la situation de l’entreprise sur
plusieurs années ainsi que des comparaisons avec le secteur
14
professionnel.
14
LE SEUIL DE RENTABILITE
Calcul qui permet de chiffrer le niveau d’activité à partir duquel
l’entreprise commence à dégager des bénéfices.
On l’appelle aussi couramment « Point Mort ».
Pour obtenir ce seuil, il convient de reclasser les charges selon 2
catégories :
- Les charges variables, (plus je produis, plus je consomme),
- Les charges fixes, indépendantes du niveau d’activité.
Dans la pratique, la distinction entre charges variables
et charges fixes n’est pas toujours facile.
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DISTINCTION ENTRE CHARGES FIXES ET CHARGES VARIABLES
CHARGES
VARIABLES
CHARGES
FIXES
•Achats consommés
•Frais de transport sur achats et
sur ventes
•Assurances liées à l’activité
•Emballages
•Frais de personnel
•La plupart des frais
généraux (loyers, impôts,
honoraires, crédit-bail,
intérêts sur emprunts…)
•Location de matériel
•Sous traitants
Les charges variables sont
calculées en pourcentage
Les charges fixes sont
en Euros
estimées
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EXEMPLE DE CALCUL DE SEUIL DE RENTABILITE
Pour un commerçant
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Chiffre d’affaires global
-Achats consommés
=Marge commerciale
-Frais généraux
=Valeur ajoutée
-Frais de personnel
-Cotisations de l’exploitant
-Impôts
=Excédent Brut d’Exploitation
-Dotations aux amortissements
-Dotations aux provisions
+Autres produits
=Résultat d’exploitation
-Charges financières
=Résultat courant
51 000
25 000
26 000
8 500
10 000
5 000
1 000
800
Charges
variables
Charges fixes
pour un montant
de
26 000 €
700
0
Seuil de rentabilité = [charges fixes + 0 (bénéfice)] / taux de marge commerciale
Taux de marge commerciale=
( C.A. – charges variables) / C.A.=(51 000 – 25 000)/ 51 000= 0,51
S.R. = (26 000 + 0) / 0,51 = 51 000
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EXEMPLES DE CALCUL DE SEUIL DE RENTABILITE
Seuil de rentabilité = [charges fixes + 0 (bénéfice)] / taux de marge commerciale
Rappel ex. précédent pour
un bénéfice égal à 0
S.R. = (26 000 + 0) / 0,51 = 51 000
1) Vous souhaitez réaliser un bénéfice de 15 000 €, sans variation du
montant des charges fixes :
S.R. devient (26 000 + 15 000 ) / 0,51 =
80 400 €
2) Bénéfice souhaité, toujours 15 000 € et les charges fixes augmentent
(hausse du loyer), elles sont désormais de 40 000 € :
S.R. devient (40 000 + 15 000 ) / 0,51 =
108 000 €
3) Bénéfice souhaité 15 000 €, taux de marge commerciale passe à 60 %
(meilleures conditions d’achats), charges fixes identiques :
S.R. devient (40 000 + 15 000) / 0,60 =
92 000 €
18
Selon vous,
Comment est – il possible
de réduire les charges de
l’entreprise ?
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SOUS TRAITANCE – comptes 604 et 605
Poste important pour les professions du bâtiment et les
prestataires de services.
Il s’agit d’un choix de gestion entre faire le travail soi-même
ou le confier à une entreprise plus qualifiée, mieux outillée
pour le réaliser.
Solutions possibles :
- Former ses salariés (le D.I.F.), faire appel à l’intérim,
- Louer, ou acheter, le matériel spécifique,
- Savoir refuser un chantier non rentable ou à risques, ou
perturbant l’exploitation courante de l’entreprise (éviter de
mécontenter des clients fidèles…)
-…
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Les achats non stockés – comptes 606
Solutions possibles :
- Ne pas comptabiliser les dépenses personnelles (notes de carburant,
fournitures de bureau au moment de la rentrée scolaire, etc).
- Surveiller la consommation d’eau (petites fuites), d’électricité,
installer des ampoules à basse consommation, des minuteurs pour un
arrêt automatique, thermostat pour le chauffage.
- Mettre en place des procédures pour éviter le vol, la perte, la
dégradation des petits matériels.
-Responsabiliser le personnel sur le maintien en bon état du matériel
(exemple des coiffeurs…), le motiver financièrement quand cela est
possible et envisageable, selon le type d’activité.
- Faire jouer la concurrence (libéralisation du marché de l’électricité).
-Bien évaluer les besoins pour faire des achats en nombre donc plus
économiques (ex : enveloppes pour l’année, emballages cadeaux, …).
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Redevances de crédit-bail : compte 612
Besoin d’un véhicule, plusieurs financements existent :
- Achat comptant,
- Achat à crédit,
- Location avec option d’achat ou leasing, ou crédit- bail,
- Location longue durée.
Le choix entre ces différentes formules est difficile à effectuer et doit
tenir compte du profil du chef d’entreprise, de l’utilisation qui sera
faite du véhicule et de la diversité des contrats proposés.
Une lecture attentive des documents que l’on signe, tout au long de
sa vie professionnelle ou même privée est très importante.
Enfin, il n’existe pas UNE bonne solution figée, mais
des solutions adaptées à chaque situation.
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Avantages
Créditbail
Achat à
crédit
Location
longue
durée
Inconvénients
- Peu de formalités, apport réduit
- Loyers déductibles *
- Véhicule non saisissable par les
créanciers
- garantie du constructeur sur la
durée de la location
- Non propriétaire *
- Entretien obligatoire **
- Coût global élevé
- Kilométrage maximum prévu
- Pénalités importantes si contrat
rompu ou impayés
- Propriété du véhicule
- Pas d’obligation d’entretien
- Pas de frais pour
remboursement anticipé du crédit
- Déduction des intérêts et de
l’amortissement de
l’immobilisation inscrite au bilan
- Apport personnel en acompte à
verser
- Voiture saisissable par les
créanciers
- Garantie du constructeur plus
courte
- Coût du crédit
- Entretien inclus dans le contrat
- Gestion facilité : coût global
connu à l’avance
- Loyers déductibles
- Voiture récente
-Impossibilité d’être propriétaire
- Coût plus élevé
- Restitution en parfait état du
véhicule
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Locations et charges locatives : comptes 613 et 614
Le loyer est fixé en fonction de la valeur locative, mentionnée sur le
document de la Taxe Professionnelle. Il est révisé tous les 3 ans en
fonction de la variation de l’indice du coût de la construction de l’INSEE.
Lorsqu’une modification des « facteurs locaux de commercialité »
entraîne une hausse ou une baisse de plus de 10 % de la valeur
locative, c’est cette valeur qui s’impose pour la détermination du
nouveau loyer.
Les réajustements de loyer sont strictement encadrés par la loi : être
vigilant sur la fixation du loyer initial qui évite une sous ou surévaluation du loyer.
Les charges payées par le locataire doivent être justifiées par le
bailleur. En l’absence de justification, elles sont assimilables à un
supplément déguisé de loyer.
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Entretien, réparations : compte 615
Dépenses qui ont pour objet de maintenir un élément de l’actif
en l’état, tel que son utilisation puisse être poursuivie jusqu’au
terme de sa durée réelle d’utilisation, que le bien soit ou non
totalement amorti.
Mais, sont aussi déductibles les frais d’entretien et de réparation
d’immeubles ou de matériel ne figurant pas à l’actif du bilan, et
utilisés pour les besoins de l’exploitation.
- Responsabiliser le personnel quant à l’utilisation et l’entretien
des divers matériels.
- Souscrire des contrats d’entretien réguliers afin d’éviter la
survenue de grosses pannes.
- Anticiper le renouvellement du matériel pour pallier des frais
de réparation trop importants lorsque le parc vieillit.
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Primes d’assurances : compte 616
Faire un inventaire de toutes les assurances pour vérifier :
- qu’il n’y a pas de redondances au niveau des contrats souscrits,
- que la couverture correspond bien aux besoins et à la volonté de
l’exploitant,
- vérifier les conditions particulières des différents contrats,
- faire jouer la concurrence car l’offre est très vaste actuellement et
les garanties offertes ont été étendues,
- anticiper sur des évènements futurs, exceptionnels….
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Personnel extérieur à l’entreprise : compte 621
Il s’agit du recours à l’intérim, qui se justifie par un surcroît
d’activité, donc de manière ponctuelle.
Son coût est plus élevé qu’une embauche traditionnelle.
En revanche, cela décharge l’entreprise de nombreuses démarches
(recrutement, formalités…)
Bien évaluer le besoin et le coût par rapport à d’autres formes de
contrats (C.D.D., C.N.E.).
Se renseigner auprès de son expert-comptable des possibilités et
incitations à l’embauche (divers contrats, etc).
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Rémunérations d’intermédiaires et honoraires : compte 622
Les honoraires sont les rétributions versées aux professions
libérales (comptables, juridiques,fiscaux, audits divers..)
On trouve également dans ce compte les commissions et
courtages, rémunération des transitaires et les frais d’actes et
contentieux
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Publicité, publications et relations publiques : compte 623
Ce sont des frais qui doivent être exposés dans l’intérêt de l’entreprise
et pour les besoins d’une gestion normale (frais d’annonces,
d’insertions publicitaires, catalogues et imprimés, dépenses supportées
à l’occasion de salons, foires ou expositions, cadeaux d’affaires…)
Evaluer le coût et les retombées générées par les cadeaux et la
publicité.
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Déplacements, missions et réceptions : compte 625
Seuls sont admis en déduction les frais de voyages et de séjours
engagés par des membres de l’entreprise et dans l’intérêt de cette
dernière.
C’est le montant réel des frais de déplacement qui est admis en
charges déductibles (le barème forfaitaire ne peut pas être utilisé)
Les frais de repas et de déplacement (trajets domicile-travail de
l’exploitant) sont déductibles en partie et sous certaines conditions.
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Frais postaux et de télécommunications : compte 626
Il s’agit de toutes les dépenses liées au téléphone, au courrier.
Faire jouer la concurrence en ce qui concerne l’abonnement
téléphonique puisque de nombreux opérateurs Internet proposent
des tarifs intéressants incluant : connexion Internet,
communications illimitées, et même la télévision….
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Frais bancaires : compte 627
Il s’agit de la rémunération des services bancaires comme la
location de coffres, les frais sur effets, sur titres, frais de tenue
de compte, d’opérations spéciales (virements à l’étranger,
recherches de chèques, frais d’impayés…).
Il peut s’avérer plus économique de souscrire un « pack » pour
les opérations courantes au lieu de régler chaque opération au
coup par coup.
Là aussi, faire jouer la concurrence permet de réaliser
quelquefois des économies, même si désormais les banques
s’attachent à aligner leurs tarifs….
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SURVOL DES AUTRES COMPTES DE CHARGES
Impôts et taxes : comptes 63
Il y a peu de moyen d’action sur ces comptes, hormis la taxe
professionnelle. Son montant est plafonné entre 3.5 % et 4 % de la
valeur ajoutée, en fonction du chiffre d’affaires réalisé.
Les dépenses engagées au titre du D.I.F. viennent en déduction de la
participation à la formation professionnelle continue.
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Salaires, rémunérations et charges sociales : comptes 64
Sont déductibles si elles correspondent à un travail effectif et ne sont
pas excessives eu égard à l’importance du service rendu.
Le salaire du conjoint d’un adhérent de C.G.A. est désormais
entièrement déductible. Désormais, il y a obligation pour le
conjoint de choisir un statut dans l’entreprise (salarié, associé ou
collaborateur).
Concernant les cotisations sociales des non-salariés, les
régularisations qui sont certaines dans leur principe et peuvent
être déterminées avec une approximation suffisante à la clôture de
l’exercice, peuvent être retenues.
34
Autres charges de gestion courante : compte 65
Il s’agit de diverses charges à payer : redevances sur brevets, licences,
jetons de présence, pertes sur créances irrécouvrables…
Charges financières : comptes 66
Ici sont comptabilisés les agios, les intérêts des emprunts, les pertes de
change, les escomptes accordés…
Charges exceptionnelles : comptes 67
Pénalités, amendes fiscales, tout ce qui ne relève pas de la gestion courante
de l’entreprise (valeur nette des immobilisations vendues…)
Dotations aux amortissements et aux provisions : comptes 68
Obligation de constater les amortissements même en cas de déficit.
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Savez-vous suivre l’évolution de vos frais
généraux au travers de votre dossier de
gestion ?
Connaissez-vous les statistiques nationales
de la Fédération des Centres de Gestion ?
Les avez-vous déjà consultées ?
Savez-vous quelle est votre position dans
ces statistiques nationales ?
36
Page « Vos comptes de résultats » sur le dossier de gestion
2003
2004
2005
% évol.
Chiffre d’affaires
510 492
582 038
487 538
- 16.24
- Achats
consommés
400 493
448 036
369 183
- 17.60
= Marge
commerciale
109 999
134 002
118 355
- 11.68
- Frais généraux
25 034
37 506
28 358
- 24.39
Part des F.G.
dans le C.A.(*)
4.90 %
6,44 %
5,81 %
- 0.63 point
= Valeur
Ajoutée
84 965
96 496
89 997
- 6.73
(*)
(Frais généraux/Chiffre d’Affaires) x 100
37
38
ANALYSE DES RESULTATS
Bénéfice réalisé pour 100 €uros de Recettes H.T.
7,29 €
10,5 € Moyenne Nationale
2003
2004
2005
Taux en % Taux en % Taux en %
Coefficient multiplicateur TTC
(Achats HT pour obtenir CA TTC)
Marge commerciale
Valeur ajoutée
Excédent brut d'exploitation
Résultat courant
1,34
1,37
1,38
21,55
16,64
5,76
3,50
23,01
16,57
6,05
3,20
24,28
18,46
10,60
7,29
Moyennes
nationales
35,0
25,6
13,0
10,5
Tranche
5
32.9
25
10.5
8.6
Pour affiner le commentaire, il nous faut regarder le chiffre
d’affaires 2005 de cet adhérent :
487 538 €.
Il se situe donc dans la tranche 5 des statistiques nationales.
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CONCLUSION
- Etre vigilant sur chaque dépense et sur sa
comptabilisation
- Bien séparer dépenses personnelles et
dépenses professionnelles
- Se rapprocher de l’expert-comptable pour
saisir, autant que se peut, les opportunités
fiscales
- Formez-vous, soyez constamment attentif à
l’environnement
OBJECTIF :
Améliorer la rentabilité de l’entreprise par
une meilleure maîtrise des frais généraux.
40
Quelques sites à visiter :
caradisiac.com (location longue durée de véhicules)
cdia.fr (assurances)
degrouptest.com
(dégroupage télécom)
education.gouv.fr (évaluation des risques dans l’entreprise)
insee.fr
legifrance.gouv.fr
lentreprise.com
minefi.gouv.fr
social.gouv.fr (infos pratiques, formulaires)
41