Transcript Document 7302011

BPR de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire
Balanced Scorecard
Etat des lieux
27-06-2007
Contenu
p. 2
1
Qu’est-ce qu’un balanced scorecard?
2
Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé?
3
Etat des lieux scorecard AFSCA?
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Qu’est-ce qu’un balanced scorecard? (1/2)
p. 3
Le balanced scorecard est un outil ayant pour objectif de traduire la mission et la
stratégie d’une organisation en indicateurs et initiatives concrets mesurables, pour
ensuite les suivre.
Mission
La raison de notre existence
Valeurs
Ce en quoi nous croyons
Vision
Ce que nous voulons être
Stratégie
La façon dont nous voulons l'atteindre
(thèmes stratégiques)
Objectifs stratégiques
Ce que nous devons faire
Critères
La façon dont nous allons mesurer
l'implémentation de notre stratégie
Objectifs
Les normes mesurables que nous
souhaitons atteindre
Initiatives
Les actions concrètes que nous allons
entreprendre pour réaliser la stratégie
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Qu’est-ce qu’un balanced scorecard? (2/2)
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La dénomination "balanced" indique l'équilibre entre les indicateurs financiers et
non-financiers, les objectifs à long et à court terme, les critères de prestation
quantitatifs et qualitatifs qui doivent exister au sein d'une organisation.
Perspective financière
"Comment devons-nous nous
présenter à nos actionnaires
afin de réussir au niveau
financier ?"
Perspective processus internes
Perspective clients
"Comment aborder
nos clients ?"
Traduction vers le secteur
public:
"Comment aborder nos
stakeholders ?"
Traduction vers le secteur public:
"Comment créer une plus-value
pour la société ?"
Mission &
stratégie
“Dans quels processus
devons-nous exceller ?"
Perspective d’apprentissage
et de croissance
"Comment pouvons-nous
innover et apprendre de façon
permanente?"
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Contenu
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1
Qu’est-ce qu’un balanced scorecard?
2
Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé?
3
Etat des lieux scorecard AFSCA?
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé?
•
•
•
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Le développement d’un balanced scorecard débute par l’établissement d’un plan
stratégique
Les facteurs de succès critiques sont ensuite traduits en indicateurs mesurables
et en normes. Sur base des résultats mesurés, des actions sont définies.
Caractérisitiques d’un bon indicateur
–
–
–
–
–
–
Spécifique
• Définition claire et univoque
Mesurable
• Quantitativement ou qualitativement mesurable
• La mesure doit pouvoir être effectuée d’une façon efficiente
Disponible
• Les données sous-jacentes doivent être disponibles
Fiable
• Les résultats de la mesure ne doivent pouvoir être interprétés que d’une manière
• Les sources de données sous-jacentes fournissent des données précises et correctes
Lié au temps
• Le cadre temporel dans lequel la mesure s’inscrit doit être bien délimité
Gérable
• L’indicateur doit concerner des éléments sur lesquels l’AFSCA peut avoir un impact
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Contenu
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1
Qu’est-ce qu’un balanced scorecard?
2
Comment un balanced scorecard est-il développé et utilisé?
3
Etat des lieux scorecard AFSCA?
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Etat des lieux scorecard AFSCA? (1/7)
p. 8
Les objectifs stratégiques, tels que décrits dans le business plan, constituent le
point de départ pour le scorecard AFSCA (= plan stratégique)
Résultat
Un cadre juridique stable
Atteindre la complémentarité avec
les secteurs
Une chaîne alimentaire sûre
-Garantir la sécurité des consommateurs
-Limiter les incidents
- Simplification administrative
Service opérationnel
excellent
Une image fiable
-Confiance des consommateurs plus grande
-Bonne compétitivité
-L'AFSCA comme autorité et référence
Un service public efficace
-Fonctionnement transparent
Collaboration
Collaboration avec
autres
pouvoirs publics
Attention au
contexte européen
Collaboration
public-privé
Communication envers
consommateurs et entreprises
Processus
De l'inspection à l'audit
Evaluation des
risques efficace
Actualisation des mécanismes
de financement existants
Management de crise
efficace et efficient
Organisation &
Personnel
Assurance qualité
Gestion d'information et de données intégrées
Collaborateurs compétents et bien formés
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Etat des lieux scorecard AFSCA? (2/7)
p. 9
A partir des objectifs stratégiques, une proposition d’indicateurs a été formulée
–
La première proposition d’indicateurs a été établie par une équipe de projet réduite
–
La proposition a été discutée de façon individuelle avec chaque directeur général
–
La proposition a ensuite été adaptée sur base d’une session de travail avec les directeurs
généraux et l’administrateur délégué en septembre 2005
–
Résultat : page suivante
(*) # = aantal
BSC Comité Consultatif AFSCA
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Etat des lieux scorecard AFSCA? (3/7)
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Organisation
& Personnel
Processus
Collaboration
Résultat
Les indicateurs suivants ont été retenus comme indicateurs potentiels
Chaîne alimentaire sûre
Image fiable
Complémentarité avec les secteurs
• # constatations lors des
contrôles dans le cadre du
programme de contrôle
• # échantillons non conformes
dans le cadre du programme
de contrôle
• statistiques intoxications
alimentaires collectives
• rapport plaintes fondées/
questions au point de contact
• rapport parutions presse
positives/négatives
• somme # plaintes +
questions point de contact
• # remarques lors d'audits
FVO, comparé aux autres
pays
• # entreprises du secteur ayant un guide
Communication vers les
consommateurs - les
entreprises
• # participations actives à des
séminaires
• # hits site web de l’AFSCA
• # initiatives de communication
• résultats enquête clients
validé
• % réduction plan d'analyse via
programmes d'échantillonnage secteurs
• Présences CC
• % propositions politiques avec analyse
d'impact externe
• # contrôles checklist validée/système de
score & connu des secteurs
Collaboration public-privé
• % de systèmes d'autocontrôle validés par l'AFSCA + OCI’s
• # moyen heures/année prestées par CDM
• % contrats CDM renouvelés
• # moyen laboratoires agrées par type d'analyse
• rapport analyses interne - externe (coût optimal vs. capacité)
• répartition optimale activités internes - externes ICT
Evaluation des risques efficace
Management de crise efficace et efficient
• disponibilité dans les temps
évaluation des risques
• % d'avis SciCom moyennant
procédure de "peer review”
• # et durée évaluations des risques
selon procédure d'urgence
• mesure dans laquelle la continuité des activités
ordinaires peut être garantie pendant les crises
• # d'exercices de simulation/an
• # scénarii validés et actualisés dans les temps
• # incidents dans lesquels la cellule de crise était
impliquée par rapport au # incidents dans lesquels la
cellule de crise aurait dû être impliquée selon
procédure
Prestation de service
excellente d’un point de vue
opérationnel
Cadre juridique stable
• # moyen visites de controle / ETP
• % contrôles réalisés par rapport au
plan
• durée analyse échantillon
• durée certificats, agréments, point
de contact, "indicateur", service de
médiation
• comparaison coût réel-coût imputé
• indice charges
administratives selon modèle
des coûts standards
• # éléments pour lesquels il
n'existe pas de limite d'action
• # contestations
• disponibilité textes
coordonnés
Collaboration avec d'autres
autorités
Attention au contexte
européen
• évaluation exécution accords de
service
• # participations à des réunions
interdépartementales
• # actions coordonnées avec
d'autres autorités
• durée moyenne transposition
réglementation européenne
• comparaison # contrôles / coûts
• # participations à des groupes de
travail / réunions européens
Actualisation mécanismes de
financement
• réalisation par rapport au budget
(dotation, contributions, rétributions,
Europe)
• dépenses effectives par rapport au
budget
• évaluation fonctionnement groupe de
travail financement (CC)
De l'inspection à l'audit
• durée moyenne de validation
des guides sectoriels
• % opérateurs avec système
d'autocontrôle validé/certifié par
secteur
Assurance qualité
Gestion d'information et de données intégrées
Collaborateurs compétents et bien formés
• # non conformités lors d'audits internes
• % d'actions d'amélioration suite à audit interne
effectivement réalisées endéans le délai proposé
• % processus réalisés selon le système de qualité par
rapport au # de processus programmés
• # processus certifiés dans un délai défini
• % ETP travaillant selon un processus certifié
• % missions complètes dans FoodNet
• % factures basées sur données de FoodNet / BOOD
• # communications de problèmes au helpdesk
• durée traitement de plaintes par helpdesk
• % données pouvant être directement encodées dans FoodNet
• # moyen de jours formations
pertinantes/collaborateur
• absentéïsme
• # moyen de jours prestables / ETP
• % remplissage plan de personnel en cours
• résultats enquête satisfaction du personnel
• % personnel cercle de développement d’application
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Etat des lieux scorecard AFSCA? (4/7)
•
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Première action pour les responsables d’indicateurs : remplir les fiches indicateur
1. Définition
1.1. Nom
1.2. Description de
l’indicateur
1.3. Caractéristiques
1.4. Unité
1.5. Disponibilité
1.6. Formule
1.7. Norme
1.8. Codes couleur
1.5. Source et qualité
des données
1.6. Outil IT pour la
mesure
1.7. Responsable(s)
des données
2. Rapportage
ID
Résultat
Collaboration
Process
Organisation
& personnes
Oui
Non
Rouge

Leading (Directif)
Lagging (Résultat)
Orange
Vert
[DG], [Service], [Personne]
2.1. Niveau
2.2 Fréquence
2.3. Responsable
rapportage
3. Actions
Corporate
DG

[DG], [Service], [Personne]
3.1. Responsable
mesures correctrices

[DG], [Service], [Personne]
Service
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007
Etat des lieux scorecard AFSCA? (5/7)
•
p. 12
Première action pour les responsables d’indicateurs : remplir les fiches indicateur
1. Définition
1.1. Nom
1.2. Description de
l’indicateur
1.3. Caractéristiques
1.4. Unité
1.5. Disponibilité
1.6. Formule
1.7. Norme
1.8. Codes couleur
1.5. Source et qualité
des données
1.6. Outil IT pour la
mesure
1.7. Responsable(s)
des données
Présences Comité Consultatif
ID
S16
Indique le nombre de titulaires et le nombre de remplaçants présents en
séance plénière du CC par rapport au nombre total de membres
Résultat
Process
Leading (Directif)
Collaboration
x
Organisation
Lagging (Résultat)
x
& personnes
%
Oui
x
Non
Nombre de titulaires et/ou remplaçants présents en séance plénière
Nombre total de membres du CC
Moyenne de 85% par trimestre
Rouge
<70%
Orange 70%-84%
Vert
>=85%
Liste des présences dans le rapport
/

Chris Boyen, secrétaire permanente du CC (staff Administrateur
délégué)
2. Rapportage
2.1. Niveau
2.2 Fréquence
2.3. Responsable
rapportage
Corporate X
DG
Service
Par trimestre
 Chris Boyen, secrétaire permanente du CC (staff Administrateur
délégué)
3. Actions
3.1. Responsable
mesures correctrices

BSC Comité Consultatif AFSCA
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Etat des lieux scorecard AFSCA? (6/7)
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Aperçu indicateurs pilotes et responsables
Services AD
S12 # hits site Web AFSCA
R22 total du nombre de plaintes et de questions au point de contact
tendance à la hausse
minimum x par an
DG Politique de Contrôle
P23
P31
S31
R23
nombre et durée des évaluations de risques selon la procédure d'urgence
délai moyen de validation des guides sectoriels (avec le délai par secteur comme facteur correctif éventuel)
délai moyen de transposition de la législation européenne en législation nationale
# recommendations lors des audits FVO, en comparaison avec les pays étrangers
100% dans un délai inférieur à x mois
maximum x mois
min. x% au-dessus de la moyenne
DG Contrôle
S22 # moyen heures/an prestées par CDM
S43
R12
R41
R42
100% des CDM's dans une moyenne entre 80h
et 120h
Min. x
maximum x% échantillons non-conformes
tendance à la hausse de x% par an
100%
# actions coordonnées avec d'autres autorités
# échantillons non-conformes dans le cadre du programme de contrôle
# moyen de visites de contrôle par EFT
% de contrôles exécutés par rapport au plan de contrôle
DG Labos
S25 rapport analyses internes-externes en regard de la capacité minimum-maximum nécessaire
à déterminer
DG Services généraux
P41 réalisation du budget:
- dotation
- contributions
- rétributions
- Europe
O11 # moyen de jours de formation relevante (ou certifiée?) par collaborateur
O12 absentéisme
O13 # moyen de jours prestables par FTE
O14 % remplissage du plan de personnel courant
O16 % personnel pour lequel des cercles de développements sont appliqués
BSC Comité Consultatif AFSCA
100%
x jours par an et par collaborateur
moins de x%
min. x/an
x%
100%
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Etapes suivantes? (7/7)
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Validation procédure de gestion > Ok
Liste définitive des indicateurs > Ok
Collecte données inidicateurs pilotes
Proposition de rapportage
BSC Comité Consultatif AFSCA
27/06/2007