Transcript Handleiding voor de aanvragers SBO-economisch

Handleiding Strategisch Basisonderzoek (SBO)
Oproep voor projecten met een primaire economische finaliteit
Versie januari 2016
Opmaak en indiening van een projectaanvraag: zie SBO-oproepdocument en
aanvraagtemplate
(http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/)
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
PROJECTFICHE
Basiskenmerken strategisch basisonderzoek
1. de nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek;
2. het strategisch belang en de omvang van de lange termijn valorisatieperspectieven in
Vlaanderen.
Belangrijke data
zie oproepdocument
Documentenoverzicht
beschikbaar op http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/
2/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
INHOUD
1. SITUERING
1.1. Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal
1.2. De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel
1.3. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische
finaliteit
1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie
1.3.2. Begeleidingscommissie
1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project
2. PROGRAMMAKENMERKEN
2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers
2.1.1. Projectindieners
2.1.2. Niet Vlaamse partners
2.2. Steunbare activiteiten
2.3. Projectbegroting en steun
2.3.1. Projectduur en projectbegroting
2.3.2. Steun
2.3.3. Kostenmodel
2.4. Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek
3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG
3.1. Verloop van het evaluatieproces
3.2. Beoordelingskader
3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse
3.2.2. De evaluatie
3.3. Na de beslissing
3.4. Rechten en plichten
3.4.1. Overeenkomst
3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst
3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun
4
4
4
5
5
5
7
9
9
9
9
9
10
10
10
10
11
13
13
13
13
14
16
17
17
17
18
3/18
HANDLEIDING
1.
SITUERING
1.1.
Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Het SBO (strategisch basisonderzoek)-financieringskanaal betreft vernieuwend onderzoek dat in geval
van wetenschappelijk succes een vooruitzicht biedt voor latere economische of maatschappelijke
toepassingen.
Het SBO-programma is opgedeeld in twee finaliteitsdelen: een economisch programmadeel voor
projecten met een primaire economische finaliteit en een maatschappelijk programmadeel voor projecten
met een primaire maatschappelijke finaliteit. Voorliggende handleiding richt zich tot aanvragers van
projecten in het economisch programmadeel. Voor het maatschappelijk programmadeel is een andere
handleiding beschikbaar op de website.
Een SBO-project wordt uitgevoerd door één of meerdere onderzoekscentra, waarbij de resultaten nadien
via verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten vertaald kunnen worden naar concrete
toepassingen bij bedrijven. Het doel is bij te dragen aan een influx van nieuwe ideeën en concepten die in
een later stadium de basis kunnen zijn voor een nieuwe generatie van producten, processen of diensten in
de bedrijfswereld.
SBO beoogt niet louter kennisdisseminatie, maar wel de opbouw van nieuwe kennis in dialoog tussen de
onderzoekscentra die het onderzoek uitvoeren en de bedrijven die de resultaten verder kunnen vertalen
naar concrete toepassingen. Vanuit deze dialoog kunnen valorisatietrajecten gestart worden. Door de
grote afstand tot de markt zal een succesvol SBO-project in de eerste plaats resulteren in opvolgings O&O
activiteiten, die eventueel via de bedrijfssteunprogramma’s van Agentschap Innoveren en Ondernemen
financieel gesteund kunnen worden.
1.2.
De keuze tussen het economisch en maatschappelijk programmadeel
De eerste basiskeuze die de projectindieners moeten maken is de keuze tussen het economisch of
maatschappelijk SBO-programmadeel. De primaire finaliteit van het projectvoorstel wordt bepaald door
de primaire aard van de actoren die de beoogde onderzoeksresultaten in een verder stadium zullen
benutten:
- Indien de voorziene verdere benutting van de onderzoeksresultaten primair zal verlopen via
economische actoren (zoals bedrijven) met het oog op economische waardecreatie kadert het SBOprojectvoorstel binnen het economisch finaliteitsdeel.
- Indien de benutting daarentegen primair gericht is op maatschappelijke actoren
(overheidsdepartementen, maatschappelijke organisaties, social profit sector,....) en op maatschappelijke waardecreatie hoort een SBO-projectvoorstel binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel.
Ter verduidelijking worden hieronder volgende voorbeelden gegeven:
- Een SBO-project op basis waarvan bedrijven via vervolg O&O projecten nieuwe medicijnen
ontwikkelen met het oog op economische waardecreatie kadert binnen het economisch finaliteitsdeel.
Dat de aanwending van deze medicijnen maatschappelijk relevant is, is hierbij niet bepalend voor de
aanduiding van de primaire finaliteit.
- Een (macro)economisch SBO-project op basis waarvan overheidsactoren of sociale partners nieuwe
beleidsvisies en -strategieën ontwikkelen kadert binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. De
onderzoeksdiscipline op zich is niet bepalend voor de aanduiding van de primaire finaliteit.
- Een SBO-project dat gericht is op duurzame ontwikkeling hoort niet a priori thuis binnen het
maatschappelijk finaliteitsdeel. Indien de verdere absorptie en benutting van de onderzoeksresultaten
primair verloopt via bedrijven, valt het project binnen het economisch finaliteitsdeel.
4/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Er kunnen ook mengvormen voorkomen, waarbij de resultaten van een project in het economisch
finaliteitsdeel in bijkomende orde ook benut kunnen worden door maatschappelijke actoren. Hetzelfde
geldt voor een project in het maatschappelijk finaliteitsdeel dat in bijkomende orde ook door bedrijven
benut kan worden. Essentieel is te vermelden waar het zwaartepunt ligt inzake valorisatie, zodat geopteerd
kan worden voor de meest relevante finaliteit. De evaluatie door FWO zal gebeuren binnen de finaliteit
die de projectindiener heeft vermeld bij indiening. Projectvoorstellen die geen duidelijke keuze maken,
zullen als onontvankelijk worden beschouwd.
1.3.
Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische finaliteit
Het valorisatiepotentieel bestaat uit de bijdrage die het project kan leveren aan het oplossen van bepaalde
problemen (vraaggedrevenheid vanuit de bedrijven) of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met
een perspectief voor economische waardecreatie (aanbodgedrevenheid vanuit de onderzoekscentra).
1.3.1. Valorisatiestrategie: transfer naar bestaande bedrijven of spin-off creatie
De twee belangrijkste basisvalorisatiestrategieën bij de opzet en de uitvoering van een SBO-project met
een economische finaliteit zijn:
o
de transfer van de onderzoeksresultaten naar bestaande bedrijven. Hierbij is het aangewezen
om een toepasbaarheid bij meerdere bedrijven aan te tonen. Indien het project selectiviteit naar
één bedrijf vertoont of sterk ingebed is in het productengamma van een specifiek bedrijf, is
steunverlening als O&O-bedrijfsproject (bij Agentschap Innoveren en Ondernemen) beter
geschikt (cfr. http://www.vlaio.be).
o
de creatie van een nieuw spin-off bedrijf door de onderzoekscentra. Deze strategie kan
aangewezen zijn in situaties waarbij de projectresultaten een duidelijk economisch
valorisatiepotentieel voor Vlaanderen bieden, maar waarbij het bestaande industriële weefsel in
Vlaanderen onvoldoende aanwezig is om de SBO-resultaten te absorberen. Bij de projectselectie
wordt maximaal 20% van het beschikbare budget voor het economisch SBO-programmadeel
voorzien voor projecten die gericht zijn op de creatie van een nieuwe spin-off.
Uiteraard kan de valorisatiestrategie ook mengvormen bevatten:
o
Indien men voorziet om slechts een bepaald deel van de projectresultaten te transfereren naar een
nieuwe spin-off en men voor de overige delen een rechtstreekse transfer naar bestaande bedrijven
beoogt, wordt het projectvoorstel voor de evaluatie beschouwd als in overeenstemming met de
hierboven vermelde eerste valorisatiestrategie, namelijk de transfer van de onderzoeksresultaten
naar bestaande bedrijven.
1.3.2. Begeleidingscommissie
Indien geopteerd wordt voor een transfer naar bestaande bedrijven, is het verplicht om tijdens de
projectuitvoering een begeleidingscommissie (waarin mogelijke gebruikers zetelen) te voorzien (dit
vormt een zeer belangrijk aspect bij de projectbeoordeling). Bij de keuze voor de creatie van een spin-off,
is een begeleidingscommissie optioneel.

De begeleidingscommissie staat open voor alle geïnteresseerde bedrijven, ook voor bedrijven
gevestigd buiten het Vlaams gewest.

Indien een bedrijf wenst toe te treden tot de begeleidingscommissie van een SBO-project vereist
dit -tijdens de projectuitvoering- het volgende:
o een beperkte financiële inbreng: alle leden van de begeleidingscommissie dienen een
geldelijke bijdrage in te brengen van minimaal 250 euro/jaar voor een kmo of minimaal
1.000 euro/jaar voor een groot bedrijf of andere organisatie. Een aantoonbare equivalente
inzet van menskracht en middelen ten behoeve van de projectuitvoering kan eveneens in
aanmerking genomen worden, indien deze duidelijk onderbouwd wordt. Een beduidend
5/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
o
hogere inbreng dan de vermelde minimale bedragen kan positief gewaardeerd worden
tijdens de evaluatie van het projectvoorstel.
een engagement tot een inhoudelijke inbreng en een tijdsinvestering om deel te nemen
aan bilaterale overlegmomenten met de projectuitvoerders en/of bijeenkomsten van de
begeleidingscommissie.

Indien een begeleidingscommissie voorzien wordt (verplicht bij de valorisatie-optie “transfer naar
bestaande bedrijven”), dient in het SBO-projectvoorstel expliciet aangegeven te worden welke
specifieke bedrijven in deze commissie zullen participeren.

Bedrijven die wensen te participeren aan de begeleidingscommissie van een SBO-project, dienen
hun engagementen te staven aan de hand van een gemotiveerde intentieverklaring (te bezorgen
aan de SBO-projectpromotor voorafgaand aan de limietdatum voor de indiening van deze
intentieverklaringen: zie oproepdocument). Deze verklaringen vormen een integraal deel van een
SBO-projectvoorstel (maar worden niet overgemaakt aan de externe experten).

Essentieel is dat de verklaringen goed gemotiveerd zijn en zeker niet beperkt blijven tot een
vrijblijvende algemene interessebetuiging. Er dient uitdrukkelijk aangegeven te worden wat de
specifieke meerwaarde van de verwachte projectresultaten is voor het desbetreffende bedrijf en
welke verdere ontwikkelings- en implementatietrajecten haalbaar zijn. Tevens dient hierin het
engagement voor de verplichte financiële bijdrage opgenomen te worden. De intentieverklaring
voor het lidmaatschap van de begeleidingscommissie dient te worden ondertekend door een
rechtsgeldig vertegenwoordiger van het bedrijf. Dit staaft het intern draagvlak binnen het bedrijf
voor het engagement in de begeleidingscommissie.

De samenstelling van de begeleidingscommissie is bij voorkeur zo volledig mogelijk op het
ogenblik van de projectindiening, inclusief gemotiveerde intentieverklaringen met engagement
voor financiële bijdrage. Eventueel kunnen nog een aantal ontbrekende verklaringen toegevoegd
worden na de indiening van de projectaanvraag; de uiterste deadline voor de indiening van deze
ontbrekende verklaringen wordt vermeld in het oproepdocument (ca 1 maand na de deadline voor
de indiening van de projectaanvraag). Tijdens de evaluatie van de projecten zal enkel rekening
gehouden worden met de intentieverklaringen (correct ondertekend en gemotiveerd) die op het
ogenblik van deze laatste deadline in het bezit van FWO zijn.

Bij een begeleidingscommissie hebben de leden niet automatisch recht op de exploitatie van de
resultaten. De uitvoerder is eigenaar en latere transfer gebeurt tegen gangbare marktconforme
condities. Bedrijven kunnen wel van bij de aanvang van het project een “first right of negotiation”
of “first right of refusal” onderhandelen met de uitvoerende onderzoekscentra. De transfer van
resultaten van onderzoekscentra staat open voor alle bedrijven in de Europese Unie, ook als deze
geen lid zijn van de begeleidingscommissie (zie 2.4).

Om de dynamiek van de begeleidingscommissie niet te verstoren, is een niet-exclusieve toegang
tot de resultaten te verkiezen. In een aantal sectoren is dat evenwel niet haalbaar. Daarom wordt
een exclusieve licentie of transfer a priori niet uitgesloten zolang dit de dynamiek van de
begeleidingscommissie niet verstoort. Dit kan bijvoorbeeld in een situatie waarbij de leden in de
begeleidingscommissie actief zijn in complementaire toepassingsgebieden, waarbij een bepaald
bedrijf exclusiviteit verwerft in zijn eigen niche zonder exclusiviteit te vragen in andere
toepassingsgebieden.

Het is belangrijk om reeds vóór de projectindiening afspraken te maken over de wijze waarop
omgegaan zal worden met o.a. de verwachtingen van de leden van de begeleidingscommissie
m.b.t. intellectuele eigendomsrechten en om een visie te ontwikkelen met betrekking tot een
mogelijke transfer van projectresultaten naar gebruikers. Tijdens de projectevaluatie wordt veel
aandacht besteed aan de haalbaarheid van de toepassingsmogelijkheden, en deze haalbaarheid is
onder meer afhankelijk van een goede verstandhouding tussen de bedrijven onderling. Daarom is
6/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
het, in het bijzonder bij bedrijven die actief zijn in overlappende toepassingsgebieden met
mogelijke exclusiviteit, opportuun om deze visie reeds toe te lichten in de projectaanvraag.
1.3.3. Interacties met gebruikers voor, tijdens en na het SBO-project
Het is belangrijk om voldoende interacties te voorzien tussen de onderzoekscentra en de potentiële
gebruikers van de projectresultaten, zowel tijdens het voortraject van het SBO-project, de uitvoeringsfase
van het SBO-project, en het natraject van het SBO-project (zie ook handleiding participatie gebruikers op
de website: http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).
SBO-voortraject
Bij de totstandkoming van een SBO-projectvoorstel kunnen onderzoekers bedrijven contacteren voor een
bilateraal overleg of voor een voorbereidende brainstorming tezamen met andere bedrijven. Bedrijven
kunnen ook op eigen initiatief contact opnemen met onderzoekers over knelpunten of opportuniteiten
waarvoor strategisch onderzoek een meerwaarde zou kunnen bieden.
Bij de beoordeling van SBO-projectvoorstellen wordt veel nadruk gelegd op de actieve participatie van
bedrijven vanaf de prille fase van de totstandkoming van een projectvoorstel. Door in een vroege fase te
interageren met geïnteresseerde bedrijven, kan het projectvoorstel immers afgestemd worden op de reële
noden van de bedrijven en kunnen de kansen op toekomstige benutting van de resultaten gemaximaliseerd
worden. De indieners van een SBO-project dienen het uitgevoerde voortraject aan te tonen door in hun
projectvoorstel een verslag van het uitgevoerde voortraject en de impact hiervan op het project toe te
voegen (cfr. aanvraagtemplate).
SBO-projectuitvoering
Tijdens de projectuitvoering blijft een tweerichtingsdialoog tussen de onderzoekers en het betrokken
gebruikersveld essentieel om de beoogde kennistransfer van wetenschappelijk onderzoek naar concrete
toepassingen te kunnen realiseren. Daartoe kunnen bedrijven participeren als lid van de
begeleidingscommissie.
Bedrijven kunnen niet als gesubsidieerde partner deelnemen aan het onderzoeksconsortium. Wel kunnen
ze beslissen om zonder FWO-subsidiëring samen te werken met het SBO-consortium door de uitvoering
van parallelle O&O (onderzoek en ontwikkeling) activiteiten (al dan niet gesubsidieerd via de
steunprogramma’s bij Agentschap Innoveren en Ondernemen) die gerelateerd zijn aan het onderwerp van
het SBO-project. Deze O&O activiteiten maken zelf geen onderdeel uit van de uitvoering van het
ingediende SBO-project.
Bij de beoordeling van de projectvoorstellen kunnen goede O&O interacties tussen onderzoekers en
bedrijven resulteren in een selectievoordeel. Dit kan bijvoorbeeld in de situatie waarbij het bedrijf (dat lid
is van de begeleidingscommissie) zelf O&O-activiteiten uitvoert die inhoudelijk gelinkt zijn aan het SBOproject. Deze O&O samenwerking moet verifieerbaar zijn en moet overlappen met de voorziene
uitvoeringsfase van het SBO-project. Verder is het van belang dat de SBO-projectuitvoerders alle overige
leden van de begeleidingscommissie terdege informeren over deze O&O-samenwerking(en).
Ook in situaties waar er via parallelle O&O activiteiten samenwerkingen zijn met bedrijven, blijft het
SBO-project strategisch basisonderzoek met een vernieuwend strategisch karakter en een langere termijn
horizon. Het is in geen geval de bedoeling om de SBO-projecten qua uitdaging en innovativiteit meer in
lijn te brengen met de horizon van O&O-bedrijfsprojecten. Verder blijven de onderzoekscentra eigenaar
van de door hen behaalde resultaten van het SBO-project en zijn de gangbare normen voor marktconforme
transfer van toepassing (zie 2.4). De interacties met de voorziene begeleidingscommissie van het SBOproject worden niet gehypothekeerd door valorisatie-afspraken bij bestaande O&O-samenwerkingen met
één of enkele bedrijven. Deze bedrijven hebben dezelfde rechten en plichten als alle andere leden van de
begeleidingscommissie.
7/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Naast de hoger vermelde situatie worden ook andere vormen van interacties met bedrijven positief
gewaardeerd, zoals:
- samenwerkingen in een ruimer kader;
- een (financiële of “in kind”) inbreng van de bedrijven die beduidend hoger is dan de minimale vereiste;
- korte bedrijfsstages van onderzoekers op basis van bilaterale afspraken;
- uitwisseling van materiaal,…
SBO-natraject
Na een geslaagd SBO-project zijn verdere onderzoeks-, ontwikkelings- en implementatietrajecten van de
resultaten aan de orde. Het zwaartepunt verschuift hierbij naar de bedrijven. Deze verdere trajecten zijn
niet steunbaar binnen het SBO-financieringskanaal, maar kunnen mogelijk wel gesteund worden via
subsidiekanalen bij Agentschap Innoveren en Ondernemen (O&O bedrijfsprojecten, Baekelandmandaten,…).
Het is belangrijk om in de projectaanvraag reeds concreet aan te geven welke mogelijke vervolgtrajecten
door de bedrijven beoogd worden.
8/18
HANDLEIDING
2.
PROGRAMMAKENMERKEN
2.1.
Projectindieners (consortium) en gebruikers
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
2.1.1. Projectindieners
Een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaams onderzoekscentrum. Een Vlaams
onderzoekscentrum wordt hierbij gedefinieerd als een Vlaamse universiteit (zoals vermeld in artikel
II.2 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 20131), een Vlaamse hogeschool (zoals vermeld in
artikel II.3 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 20131) of elk onderzoekscentrum dat
gevestigd is in het Vlaamse Gewest. Een onderzoekscentrum wordt gedefinieerd als een entiteit (zoals
universiteiten of onderzoeksinstellingen, agentschappen voor technologieoverdracht, innovatieintermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele onderzoeksgerichte samenwerking), ongeacht haar
rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak
bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of
experimentele ontwikkeling, en met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door
middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht. Wanneer dit soort entiteit ook economische
activiteiten uitoefent, moet met betrekking tot de financiering, de kosten en de inkomsten van die
economische activiteiten een gescheiden boekhouding worden gevoerd. Ondernemingen die een
beslissende invloed over dit soort entiteit kunnen uitoefenen in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld
aandeelhouder of lid van de organisatie, mogen geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit
van deze entiteit of tot de door haar verkregen onderzoeksresultaten genieten.
Meerdere onderzoekscentra kunnen ook samen een consortium vormen. In dergelijk geval wordt één
van de Vlaamse onderzoekscentra als projectcoördinator aangeduid.
Verder gelden volgende specifieke randvoorwaarden:
- Het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica, de Vlaamse Instelling voor Technologisch
Onderzoek, het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie, iMinds, het Vlaams Instituut
voor de Zee, Flanders’ Make en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de
Vlaamse overheid, dienen een SBO-projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één
andere Vlaams onderzoekscentrum.
- Een Vlaamse hogeschool dient altijd een SBO-projectvoorstel in, in samenwerking met of minstens
na advies van de universiteit binnen de associatie waarmee ze verbonden is. Dit advies omvat een
document waarin de universiteit zich akkoord verklaart met de indiening van de projectaanvraag
door de hogeschool. Vlaamse hogescholen dienen steeds een projectvoorstel in te dienen in
samenwerking met minstens één ander Vlaams onderzoekscentrum.
2.1.2. Niet Vlaamse partners
Een Vlaams onderzoekscentrum kan ook een projectvoorstel indienen met één of meerdere niet-Vlaamse
onderzoekscentra. In het projectvoorstel moet dan wel worden aangetoond dat de inbreng noodzakelijk is
voor het uitvoeren van het onderzoek en het bereiken van de valorisatieperspectieven in Vlaanderen. De
deelbegroting van de niet-Vlaamse onderzoekscentra die deel uitmaken van het consortium of die als
derden specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de voorgestelde
projectbegroting bedragen.
2.2.
Steunbare activiteiten
De steunbare activiteiten voor de onderzoekscentra omvatten het uitvoeren van het strategisch
basisonderzoek als dusdanig en daarnaast ook alle activiteiten die verbonden zijn met de beoogde
valorisatieaanpak (vergaderingen met de begeleidingscommissie, voorbereiding van octrooiaanvragen,
1
http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650
9/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
verkenningen van bilaterale vervolgprojecten met bedrijven,…). Dit impliceert dat ook de inzet van
personen met een valorisatietaak wordt opgenomen in een SBO-project2.
2.3.
Projectbegroting en steun
2.3.1. Projectduur en projectbegroting
De projectduur van een SBO-project bedraagt in principe vier jaar. Het project kan ook een kortere
looptijd hebben, waarbij een projectduur van twee jaar als een minimum dient te worden gehanteerd.
De projectbegroting is a priori vastgelegd op maximaal 500.000 € per jaar. Indien het project in
consortiumverband wordt uitgevoerd, kan de projectbegroting worden verhoogd tot een maximum van
500.000 € per jaar vermenigvuldigd met het aantal rechtspersonen die als projectaanvrager optreden op
voorwaarde dat de deelprojectbegroting van deze projectaanvragers minimaal 15% van de totale
projectbegroting bedraagt.
Dit betekent niet dat een onderzoekspartner binnen een consortium 15% van de projectbegroting moet
opnemen. De modaliteit van “minimum 15%” slaat enkel op het consortiumvoordeel dat er in bestaat dat
bij het bereiken van dit minimum het globale projectbudget telkens met maximum 500.000 euro/jaar kan
verhoogd worden.
De deelbegroting van de niet-Vlaamse actoren die deel uitmaken van een consortium of die als derden
specifieke deeltaken uitvoeren, kan cumulatief niet meer dan 20% van de projectbegroting bedragen.
Als richtlijn voor de grootte-orde van een SBO-projectbudget wordt ca 2 miljoen euro
vooropgesteld. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk mits grondige motivering.
2.3.2. Steun
Het steunpercentage bedraagt 100% van de aanvaardbare kosten, mits de onderzoekscentra volledig
beantwoorden aan volgende definitie: een entiteit (zoals universiteiten of onderzoeksinstellingen,
agentschappen voor technologieoverdracht, innovatie-intermediairs, entiteiten voor fysieke of virtuele
onderzoeksgerichte samenwerking), ongeacht haar rechtsvorm (publiek- of privaatrechtelijke
organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het onafhankelijk verrichten van
fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling, en met het breed
verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of
kennisoverdracht. Wanneer dit soort entiteit ook economische activiteiten uitoefent, moet met betrekking
tot de financiering, de kosten en de inkomsten van die economische activiteiten een gescheiden
boekhouding worden gevoerd. Ondernemingen die een beslissende invloed over dit soort entiteit kunnen
uitoefenen in hun hoedanigheid van bijvoorbeeld aandeelhouder of lid van de organisatie, mogen geen
preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van deze entiteit of tot de door haar verkregen
onderzoeksresultaten genieten.
2.3.3. Kostenmodel
De manier waarop de projectbegroting wordt opgebouwd en welke kosten aanvaardbaar zijn, wordt in
detail
uitgelegd
in
het
kostenmodel
(zie
http://www.fwo.be/nl/mandatenfinanciering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/). Er is hier tevens een Excel-template beschikbaar om
de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht.
2
Het gaat hierbij om personen die rechtstreeks geïntegreerd worden in de betrokken onderzoeksploegen van het SBOprojectconsortium, en dus niet om personen die tewerkgesteld zijn in de interfacediensten of diensten voor
onderzoekscoördinatie en waarvoor reeds een andere financieringsvorm voorhanden is (cfr. interfacebesluit: besluit van de
Vlaamse Regering van 29 mei 2009 betreffende de ondersteuning van de Industriële Onderzoeksfondsen en de
interfaceactiviteiten van de associaties in de Vlaamse Gemeenschap)
10/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Personeelskosten
De aanvaardbare personeelskosten vormen de basis van de begroting. Enkel personeelsleden die
onderzoeksactiviteiten of valorisatie-voorbereidende activiteiten uitvoeren in het kader van het project,
kunnen op de projectbegroting ingebracht worden. Universiteiten en hogescholen dienen te werken met
reële lonen, alle andere organisaties werken met een systeem van forfaits waarvan de details in het
kostenmodel terug te vinden zijn.
Overige kosten
Bij aanvraag wordt een realistische inschatting van de kosten opgegeven. Het niveau van detail dat
gevraagd wordt voor de motivatie van de directe overige kosten beperkt zich voor een SBO-project tot
een oplijsting van de grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, IT-kosten,
reis/verblijfkosten, afschrijvingen onderzoeksapparatuur, onderaannemingen, enz.). Het aandeel
onderaanneming (< 8.500 EUR) in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden.
Onderaanneming
Vanaf 8.500 EUR moet een onderaanneming afgezonderd worden uit de overige kosten en moet de
noodzaak van de onderaanneming gemotiveerd worden. De uitbestede taken en kostendrijvers dienen
gedocumenteerd te worden.
Grote kost
In uitzonderlijke gevallen kan voor een SBO-project toegestaan worden dat een bijzondere grote kost uit
de overige kosten gelicht wordt en ondergebracht wordt in een aparte rubriek. Dit gebeurt steeds na
overleg met FWO. Deze grote kost moet noodzakelijk zijn voor het project en mag op geen enkele andere
manier verwerkt kunnen worden.
Specifieke aandachtspunten voor het SBO-programma
- De totale kostprijs van de taken die worden voorgesteld om aan onderaannemers toe te vertrouwen,
kan niet meer dan 30% van de voorgestelde SBO-projectbegroting bedragen.
- Er wordt van uitgegaan dat in veruit de meeste gevallen de som van de overige kosten en de
(eventuele) onderaannemingen begrensd kan worden tot het maximumbedrag van 40.000 euro per
mensjaar. Bij afwijkingen is een expliciete verantwoording vereist. Dergelijke afwijkingen zullen
slechts uitzonderlijk worden aanvaard.
2.4.
Gebruik van de resultaten - eigendomsproblematiek
Eigenaar van de resultaten
De projectaanvragers/uitvoerders zijn de eigenaars van de projectresultaten. Bij een consortium is elke
uitvoerder eigenaar van de eigen resultaten zonder recht te hebben op de resultaten van de partners. Ten
aanzien van een onderzoeksgroep behorend tot een universiteit of een hogeschool gelden de bepalingen
van art. IV 48 van de Codex Hoger Onderwijs.3
Transfer van de resultaten naar bestaande bedrijven
Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten door een onderzoekscentrum naar een bedrijf met het oog op verdere valorisatie van
de resultaten gelden volgende bepalingen:
- de onderzoeksresultaten zijn op gelijke en niet-discriminerende basis beschikbaar voor alle
bedrijven in de EU;
- er is een marktconforme vergoeding vereist die gelijk is voor alle bedrijven in de EU, inclusief
leden van de begeleidingscommissie en bedrijven die deelnemen aan de projectuitvoering (als
niet-gesubsidieerde partner of onderaannemer). Eventuele bijdragen van de bedrijven in de kosten
van de onderzoekscentra om tot de resultaten te komen kunnen in mindering gebracht worden;
3
Gecoördineerde decreten betreffende het hoger onderwijs (citeeropschrift: "Codex Hoger Onderwijs") van 11 oktober
2013.
11/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
-
de inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van het onderzoekscentrum
geïnvesteerd.
Het is mogelijk dat de onderzoekscentra een right of first negotiation afspreken met geïnteresseerde
bedrijven, voor zover deze afspraken uitgaan van een engagement tot transfer aan marktcondities. Op het
ogenblik dat beslist wordt tot transfer van een deel van de resultaten kan dat op exclusieve basis gebeuren,
mits voldoende ruimte gelaten wordt voor interacties met andere bedrijven voor de resterende resultaten.
Als alternatief kunnen de onderzoekscentra en bedrijven overeenkomen dat de resultaten op nietexclusieve basis –aan marktcondities– gedeeld worden met alle leden van het consortium.
Transfer van de resultaten naar een nieuw op te richten spin-off
Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit
onderzoeksresultaten door een onderzoekscentrum in het kader van de oprichting van een spin-off bedrijf
geldt eveneens de vereiste voor een vergoeding op marktconforme basis alsook de vereiste voor de
herinvestering van de inkomsten in de primaire activiteiten van het onderzoekscentrum.
12/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
3.
BEHANDELING PROJECTAANVRAAG
3.1.
Verloop van het evaluatieproces
De deadline voor indiening van een SBO-projectvoorstel wordt vermeld in het SBO-oproepdocument,
beschikbaar op de website. De indiening van de projectvoorstellen gebeurt op basis van de
aanvraagtemplate beschikbaar op de website.
Het initieel ingediende projectvoorstel blijft het basisdocument voor de ganse selectieprocedure. Dit
impliceert dat het projectvoorstel van bij de aanvang volwaardig uitgewerkt moet zijn. De
SBO-selectieprocedure biedt wel de mogelijkheid om een schriftelijke feedback aan te leveren op de
expertenadviezen.
Het SBO-evaluatieproces bestaat uit één selectieronde:
o
Elk projectvoorstel wordt aan minimaal vier internationale experten voorgelegd. Voor een sterk
multidisciplinaire projectaanvraag kan een hoger aantal experten worden ingeschakeld. De evaluatie
door de internationale experten gebeurt op basis van het beoordelingskader vermeld in 3.2.2. en omvat
zowel de wetenschappelijke aspecten als de valorisatie-aspecten.
Om mogelijke belangenconflicten te vermijden, kunnen de indieners een short list van maximaal 5 te
mijden experten voorleggen aan het FWO. Dit is vooral bedoeld voor industriële experten en
eventueel voor experten uit onderzoekscentra die een beduidende affiliatie hebben met een
competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het overmaken van een dergelijke short list dient te
gebeuren uiterlijk bij de projectindiening in een aparte annex zoals voorzien in de aanvraagtemplate.
De short list moet specifiek zijn op naam van de te wraken expert of bedrijf.
De schriftelijke expertadviezen worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners, evenals
mogelijke extra vragen van FWO-medewerkers omtrent de valorisatie. De aanvragers kunnen hierop
een schriftelijke respons van maximaal 7 A4 pagina’s formuleren. Deze schriftelijke respons wordt
als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag.
3.2.
o
Op basis van de expertadviezen en de schriftelijke feedback van de aanvragers bereiden de FWOmedewerkers de verslaggeving voor ten behoeve van de SBO overkoepelende commissie. Deze
commissie maakt een rangschikking binnen de budgettaire mogelijkheden (zie 3.2.2) en legt deze ter
bekrachtiging voor aan de raad van bestuur van FWO.
o
Tijdens het evaluatieproces wordt FWO ondersteund door medewerkers van het Agentschap
Innoveren en Ondernemen.
Beoordelingskader
3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse
De volgende ontvankelijkheidscriteria zijn van toepassing:
O1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig
en conform de vereisten van de aanvraagtemplate.
-
-
Het projectvoorstel wordt ingediend tegen de limietdatum voor de indiening zoals vermeld in het oproepdocument.
Dit projectvoorstel wordt elektronisch ingediend conform de specificaties van de aanvraagtemplate.
De delen van het projectvoorstel bestemd voor de experten (d.i. delen 1-4 cfr. aanvraagtemplate) worden in het
Engels opgesteld. De projectsamenvatting (zoals aangegeven in de aanvraagtemplate) wordt daarnaast ook in het
Nederlands opgesteld.
Het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet
overschreden. De bijlagen zijn conform de specificaties van de aanvraagtemplate.
In het projectvoorstel is een begeleidingscommissie voorzien (dit ontvankelijkheidscriterium is niet van
toepassing voor projecten die gericht zijn op de creatie van een spin-off bedrijf).
13/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
O2. De aard van de primaire finaliteit van het project (d.i. economisch of maatschappelijk) wordt
expliciet vermeld.
- De indieners dienen expliciet aan te geven of in het projectvoorstel primair een economische dan wel een
maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd. Ook in het geval van eventuele mengvormen is de indiener
verplicht om de door hem/haar gekozen primaire finaliteit expliciet aan te geven.
O3. Het onderzoeksconsortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep.
-
Het projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaams onderzoekscentrum.
IMEC, VITO, VIB, iMinds, Flanders’ Make, het Vlaams Instituut voor de Zee, Vlaamse wetenschappelijke
instellingen met dotatie, en hogescholen werken samen met minstens één ander Vlaams onderzoekscentrum.
O4. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s) en de
deelnemende partner(s) van het consortium. Het bevat tevens een rechtsgeldig ondertekende
afsprakennota tussen de deelnemende consortiumpartners.
-
-
De administratieve verklaringen van de projectuitvoerders zijn toegevoegd op het ogenblik van de indiening van
de projectaanvraag.
Het projectvoorstel bevat een afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners met
minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het beheer en de verdeling van de IPR. Deze nota
werd ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De deadline voor
indiening van de afsprakennota wordt vermeld in het oproepdocument.
O5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van het voldoen aan overheidsverplichtingen,
of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen.
De raad van bestuur van het FWO kan een negatieve beslissing nemen of bijkomende voorwaarden stellen op basis
van volgende elementen:
1) indien een projectaanvrager niet voldoet aan alle verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid;
2) indien een projectaanvrager blijk heeft gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige
projectvoorstellen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke of financiële verplichtingen of
verslaggeving.
Deze ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. De
projectvoorstellen die onontvankelijk worden bevonden, komen niet in aanmerking voor steun en nemen
niet deel aan de verdere selectie.
3.2.2. De evaluatie
Het beoordelingskader voor een SBO-projectaanvraag is als volgt:
Eerste dimensie: wetenschappelijke waarde W
W1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim
kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten
-
W1.1. Het project biedt een duidelijke wetenschappelijke meerwaarde ten aanzien van de internationale stateof-the-art (stand van de kennis en van het lopend onderzoek).
W1.2. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig op het niveau van strategisch basisonderzoek,
met name op vlak van hoge risico's, uitdagingen en inventiviteit.
W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als
realistisch worden aanzien (onder de aanname dat het project degelijk wordt aangepakt en uitgevoerd).
W2. De doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze
waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband
worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer
-
W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van
de strategische projectdoelstellingen.
- W2.2. De projectplanning en het projectbeheer zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt.
Aandachtspunten zijn onder meer:
- De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de partners in het
consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen.
- Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, prestaties, mijlpalen en leverbaarheden aan de hand
waarvan de voortgang van het strategisch basisonderzoek kan gemonitord worden.
W3. De “value for money” en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met
de voorziene menskracht en middelen
14/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
-
W3.1. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en
middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Aandachtspunt: de eventueel bijkomend aangevraagde
zware onderzoeksuitrustingen of belangrijke onderaannemingen worden goed gemotiveerd en zijn essentieel
voor de doelmatige uitvoering van het project.
W4. De aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel van de projectaanvrager(s) om het
voorgestelde onderzoek uit te voeren
-
W4.1. De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke O&O-capaciteit en competentie
in het beschouwde domein en dit op het niveau van strategisch basisonderzoek. De vereiste
basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de partners
in het consortium met het oog op het uitbouwen van een strategisch kennisplatform (d.i. het geheel is meer
dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak
van O&O-samenwerkingsverbanden. Een selectiepluspunt is een consortium met een zeer goede competentie
en synergie met een zinvolle en nodige instellingsoverschrijdende samenwerking.
Tweede dimensie: Valorisatie- of utiliteitsperspectieven U
U1. Het belang en de omvang van het verwachte economisch valorisatiepotentieel in Vlaanderen
-
U1.1. Het project biedt een potentieel voor een breed spectrum aan verdere toepassingsmogelijkheden of/en
het project getuigt van een duidelijke probleemgedrevenheid vanuit industriële of economische behoeften.
U1.2. De onderzoeksaanpak is strategisch relevant om de beoogde toepassingen te kunnen bereiken.
U1.3. Er wordt een goed potentieel voor O&O-vervolgactiviteiten met economische actoren aangetoond en
er is commitment van deze actoren.
U1.4. De beoogde valorisatie in Vlaanderen is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een
duidelijke link tussen de projectresultaten en de strategische belangen en opportuniteiten voor economische
actoren in Vlaanderen (absorptiecapaciteit).
U2. De kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere
economische benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer)
-
-
-
U2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkt valorisatieplan gericht op de actieve transfer
van de resultaten naar de economische actoren aan de vraagzijde (d.i. extern aan het academisch milieu en
de kenniscentra aan de aanbodzijde). Potentiële risicofactoren of bijzondere randvoorwaarden (bv. IPR,
wetgeving etc..) ten aanzien van de valorisatieopportuniteiten in Vlaanderen worden onderkend en
aangepakt. Er wordt hierbij een adequate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien om deze
valorisatiegerichte taken uit te voeren.
U2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. De valorisatieaanpak verloopt via degelijke en
betekenisvolle interactieprocessen met representatieve gebruikers in Vlaanderen (d.i. actoren die een actieve
bijdrage kunnen leveren in het valorisatietraject) of via de beoogde creatie van een nieuwe spin-off met een
realistisch en duidelijk business concept. Bij een voorziene transfer naar bestaande bedrijven bevat het
voorstel ook de (financiële) inbreng van de bedrijven uit de begeleidingscommissie conform de minimale
vereisten van paragraaf 1.3.2. van deze handleiding.
Positieve punten zijn de staving van een actieve betrokkenheid van de bedrijven zoals o.a:
o er wordt bijkomend een goede en verifieerbare O&O-interactie en samenwerking aangetoond met één
of meerdere bedrijven via aantoonbare O&O-activiteiten (al dan niet gesubsidieerd via Agentschap
Innoveren en Ondernemen) die gelinkt zijn aan het onderwerp van het SBO-project en een meerwaarde
bieden voor de valorisatie in Vlaanderen;
o er is een engagement tot financiële inbreng van alle leden van de begeleidingscommissie waarbij een
bijdrage wordt ingebracht die beduidend hoger is dan de minimale ontvankelijkheidsvereisten van
paragraaf 1.3.2. van deze handleiding.
o er is engagement van de leden van de begeleidingscommissie tot een actieve participatie in het project.
U2.3. Aan de indiening van het SBO-projectvoorstel is een professioneel voortraject voorafgegaan met
degelijke voorafgaande interacties met gebruikers (bedrijven). Dit wordt terdege aangetoond in het
projectvoorstel en eventuele bijlagen.
U3. De aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan
naar economische actoren
-
U3.1. De deelnemende partners hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van
onderzoeksresultaten naar bedrijven via bilaterale O&O-projecten of/en de totstandkoming van
spin-off activiteiten. Een aandachtspunt is: voorgaande of lopende SBO-projecten hebben geleid tot een
betekenisvolle interactie en samenwerking met bedrijven en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen en
transfer.
U4. De meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling (DO) indien van toepassing
15/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
-
U4.1. Aan een projectvoorstel kan een score “uitmuntend” op het criterium U4.1. worden toegekend op
voorwaarde dat de indieners met een analyse en globale raming aannemelijk maken dat de hoofdmoot van
de te verwachten O&O-vervolgprojecten in het natraject in aanmerking komen voor een DO-oormerking als
O&O-bedrijfsproject conform de huidige werkwijze voor O&O-bedrijfsprojecten bij Agentschap Innoveren
en Ondernemen4. Net zoals de economische valorisatieperspectieven dienen immers de op termijn te
verwachten milieubaten te worden beredeneerd vanuit het verdere O&O-natraject van een geslaagd SBOproject.
Mogelijke scoremogelijkheden die per (sub)criterium kunnen toegekend worden, zijn:
o Quasi geen informatie (indien de informatie in de projectaanvraag ontoereikend is om het
criterium te beoordelen)
o Onaanvaardbaar
o Zwak
o Redelijk
o Positief
o Uitmuntend
Voor meer info omtrent de scoringscriteria: zie het SBO-scorerooster
(http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).
op de
website
Het beslissingsmodel voor de globale score en de differentiëring van de projectvoorstellen is als volgt:
1. Volgende projecten komen niet in aanmerking voor steun en worden niet gerangschikt:
 Projecten die op minstens één subcriterium "Onaanvaardbaar” of "Quasi geen informatie"
scoren.
 Projecten die op minstens 1 van de hoofdcriteria (W1-W4, U1-U4) globaal lager dan “redelijk
goed” scoren.
 Projecten die op minstens één van beide beoordelingsassen (wetenschappelijke as of
utilisatieas) een globale delta-score < -2 hebben, waarbij deze score als volgt bepaald wordt:
o De scores "Uitmuntend", "Positief", "Redelijk" en "Zwak" op een criterium worden
vertaald naar resp. +1 , 0 , -1, -2 punten. Een dubbel gewicht wordt toegekend aan de
criteria W1.1 (delta ten opzichte van state-of-the-art) en W1.2. (uitdagend, risicovol
en inventief karakter van het onderzoek) gezien het belang van beide aspecten voor
een SBO-project. De globale deltascore is de som van deze punten op de criteria.
2. Projecten die aan de minimale vereisten voor steunverlening voldoen (minstens “redelijk goed” op
beide beoordelingsassen) worden gerangschikt op basis van volgende regels:
 De projecten worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de
wetenschappelijke kwaliteit W en de utilisatieperspectieven U en van de nodige diversiteit
inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores.
 Aan projecten gericht op een bijdrage tot Duurzame Ontwikkeling wordt een selectieprioriteit
gegeven door een dubbel gewicht toe te kennen voor U4 (bijdrage tot duurzame
ontwikkeling).
 Maximum 20% van het beschikbare budget voor de SBO-projecten met een primaire
economische finaliteit kan besteed worden aan projecten die als valorisatiestrategie de creatie
van een nieuw spin-off bedrijf beogen.
Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund.
3.3.
Na de beslissing
De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de hoofdaanvrager overgemaakt bij bekendmaking van
de beslissing. De aanvragers kunnen een nabespreking aanvragen ([email protected]).
4
Voor een beschrijving van de methodiek wordt verwezen naar http://www.fwo.be/nl/mandatenfinanciering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/
16/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
Bij een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen FWO en de projectaanvragers.
Bij een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij
FWO ingediend worden. De vraag tot herziening moet binnen een termijn van 30 werkdagen na melding
van de beslissing van de raad van bestuur gevraagd worden en moet gebaseerd zijn op duidelijke en
verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct
werden geapprecieerd.
Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door FWO kan daarover te allen tijde schriftelijk,
mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst
behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een projectaanvraag door de raad van bestuur
van FWO kunnen echter slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing
ingediend werd en behandeld werd door de raad van bestuur.
3.4.
Rechten en plichten
3.4.1. Overeenkomst
Bij een positieve beslissing door de raad van bestuur, wordt een subsidieovereenkomst opgesteld waarin
de contractuele modaliteiten van het project tussen FWO en de projectaanvragers (begunstigde)
beschreven worden.
De overeenkomst wordt door FWO opgemaakt.
De hoofdverbintenis van de begunstigde is een middelenverbintenis: de begunstigde zal de nodige
inspanningen leveren om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten
de beschreven projectdoelstellingen te bereiken en aan te wenden voor utilisatie in Vlaanderen.
3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst
Aandachtspunten:
Als onderdeel van het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet” of voorlopige
samenwerkingsovereenkomst) gevraagd tussen de deelnemende consortiumpartners (bij meerdere
rechtspersonen in het consortium) met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het
beheer en de verdeling van de IPR. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de
TTO afdelingen en wordt ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken
instellingen. De limietdatum voor het bezorgen van de afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is
vermeld in het SBO-oproepdocument.
De definitieve rechtsgeldig ondertekende samenwerkingsovereenkomst dient aan FWO te worden
overgemaakt binnen de vier maanden volgend op de ontvangstdatum van de steunbeslissing van de raad
van bestuur.
Deze finale samenwerkingsovereenkomst dient minimaal volgende aspecten te regelen:

aanduiding van een coördinator en een projectleider;

aanduiding van de te leveren onderzoeksactiviteiten;

afspraken op het vlak van eigendoms- en gebruiksrechten m.b.t. gebruik van achtergrondkennis
en projectresultaten nodig voor uitvoering van het valorisatieplan;

wijze van regeling van onderlinge geschillen;

verslaggevingsverplichtingen.
De samenwerkingsovereenkomst dient in overeenstemming te zijn met de FWO-overeenkomst, en in het
bijzonder met de bepalingen op vlak van utilisatie/valorisatie van de projectresultaten.
17/18
HANDLEIDING
STRATEGISCH BASISONDERZOEK
3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun
Indien het project goedgekeurd wordt, zal de begunstigde regelmatig verslag dienen uit te brengen over
de goede voortgang van het project. Omtrent dit aspect zal een afzonderlijke handleiding ter beschikking
gesteld worden (http://www.fwo.be/nl/mandaten-financiering/onderzoeksprojecten/sbo-projecten/).
Voor goedgekeurde projecten met een looptijd van meer dan twee jaar, wordt een tussentijdse herevaluatie
voorzien na twee jaar. Bij een negatieve herevaluatie na twee jaar wordt de overeenkomst beëindigd.
18/18