Transcript Brochure aanvraag projectvoorstel HB-plus

Aanvraag projectvoorstel bij HB-plus
“Exploitatiegebonden ICT-diensten” binnen ICT-contract 2015 Vlaamse overheid
Doel van het document
De brochure beschrijft het proces voor het
aanvragen, wijzigen of uitvoeren van een project
binnen de raamovereenkomst “Exploitatiegebonden
ICT-diensten” van HB-plus.
Het is gericht tot de personen binnen de Vlaamse
overheid (VO), provincies en lokale besturen die
projectvoorstellen mogen aanvragen en financieel
mogen goedkeuren.
Het aanvragen, wijzigen of uitvoeren van een project
Via het HB-pluspuntportaal
Personen die toegang hebben tot het
Vlaamse Overheidsnetwerk - Vonet, en
werkaanvragen mogen indienen,
kunnen een offerte voor een project
aanvragen via het HB-pluspunt portaal
dat via het internet toegankelijk is
(www.hbpluspunt.be).
Opgelet, hiervoor is een federaal token
of een e-ID vereist en zal u een LDAPpaswoord moeten ingeven.
Via e-mail
Personen die geen toegang hebben tot
het Vlaamse Overheidsnetwerk - VOnet
(bv. provincies en lokale besturen)
kunnen een offerte bestellen door een
ingevuld aanvraagformulier te sturen
naar [email protected].
Een aanvraag van een entiteit die niet
gekend is in onze systemen wordt eerst
gevalideerd door de entiteit egovernment en ICT-Beheer (e-IB).
Hierbij wordt nagegaan of de Klant
voldoet aan alle criteria om te kunnen
afnemen van de raamovereenkomst.
Volgende stappen …
• Na ontvangst van de offerteaanvraag zal
een commerciële adviseur van HB-plus u,
indien nodig, contacteren om de
offertevraag in detail door te nemen en
de volgende stappen af te spreken.
Tijdens de transitieperiode
Tot 1 februari 2015 komen er geleidelijk
aan nieuwe diensten ter beschikking;
vanaf 1 februari 2015 is de volledige
dienstenportfolio van de nieuwe
raamovereenkomst bestelbaar. In functie
van de gewenste realisatiedatum en de
beschikbare diensten zal u toegelicht
worden wat in tussentijd mogelijk is om
tot het gewenste resultaat te komen.
Karakteristieken van de offerte
• De offerte wordt opgesteld volgens de
voorwaarden en profielprijzen, van de
raamovereenkomst “Exploitatie
gebonden ICT-diensten” van HB-plus,
inclusief Schaalbaar Projectmanagement.
• Na verwerking van de aanvraag levert
HB-plus de offerte af aan de aanvrager.
Uitvoering van de offerte
• Vanaf 1 september 2014 is het mogelijk
om de uitvoering van de offerte aan te
vragen, eveneens via het HB-pluspunt
portaal (www.hbpluspunt.be).
Welke informatie hebben we nodig ?
Voor het opmaken van een Projectvoorstel dient
de aanvrager ons de nodige informatie te
bezorgen via het HB-plus portaal :
www.hbpluspunt.be.
Volgende informatie
hebben we minimaal nodig
• Identificatiegegevens
• Standaardinformatie dient ingevuld te
worden in informatievelden.
• Bereik (scope) van het project
• Extra informatie over de Werkaanvraag kan
opgeladen worden d.m.v. een bijlage.
• Veiligheidsvereisten
• Functionele vereisten
• Niet-functionele vereisten
• Verwachte werkproducten
• Gekende beperkingen en
randvoorwaarden
• Acceptatiecriteria
• Gewenste verbintenis
(middelen- of
resultaatsverbintenis)
• Optionele informatie
Wat meer toelichting - 1
Identificatiegegevens
Functionele vereisten
Niet-functionele vereisten
Beperkingen
Uw identificatiegegevens,
inclusief een e-mailadres.
Beschrijving van de
functionaliteiten die
verwacht worden van de,
te realiseren, oplossing.
Beschrijving van specifieke
eisen waaraan de
toepassing of de
infrastructuur moet
voldoen (bv. flexibiliteit,
documentatie,
uitbreidbaarheid, enz…).
Hieronder vallen ook
specifieke vereisten m.b.t.
Service Levels.
Mogelijke beperkingen
waarmee rekening
gehouden moet worden:
beschikbaar budget,
impact op andere
projecten en toepassingen,
gebruik van technologie.
Scopeafbakening
Scopeafbakening van het
project: een omschrijving
van de huidige situatie en
de omschrijving van de
gewenste situatie, wat
men wil bereiken
(doelstellingen) en een
aanduiding van de
einddatum van de
resultaten
(werkproducten).
Veiligheidsvereisten
Veiligheidsvereisten,
classificatie van de
gegevens, gewenste
authenticatie.
Wat meer toelichting - 2
Verwachte
werkproducten
Detail van de gewenste
werkproducten: voor een
project dat de ontwikkeling
van een informatiesysteem
beoogt, kan het gevraagde
ICT-systeem gepreciseerd
worden aan de hand van
een beschrijving van in- en
uitgaande informatiestromen, functies en
procesflow, vereisten met
betrekking tot de
Exploitatie, e.d.
Randvoorwaarden
Acceptatiecriteria
Optionele informatie
Beschrijving van de
richtlijnen en
uitgangspunten die het
projectverloop zullen
bepalen (bv. tijdsaspecten,
beschikbaarheid middelen,
e.d.) en het bepalen van de
kwaliteitsklasse (indien het
een nieuwe toepassing of
onderhoud van een
toepassing betreft).
Acceptatiecriteria voor
succesvolle oplevering van
de mijlpalen.
Optioneel voor
applicatieprojecten: de
keuze voor
projectmethodiek.
Bepaalde
projectmethodieken
vereisen een andere
projectopzet,
klantinteractie en
projectverloop. Bij het
opzetten van Agile
Projecten is bv. een
verhoogde intensiteit van
samenwerking vereist.
Aard van de verbintenis
Resultaatsverbintenis of
middelenverbintenis.
Samen komen tot een goed projectvoorstel
• Uw betrokkenheid in het opmaken van het
projectvoorstel is cruciaal. Indien de vereisten
niet duidelijk gedefinieerd zijn in de
Werkaanvraag, kan HB-plus u hierbij helpen
m.b.v. een afstemmingstraject (met voorstudie).
Deze voorstudie wordt op basis van
middelenverbintenis uitgevoerd door HB-plus.
• De offertebeheerder kijkt na of de vereisten, die
gedocumenteerd zijn in de aanvraag tot
Projectvoorstel, voldoende duidelijk zijn. Indien
de basisvereisten niet voldoende
gedocumenteerd zijn, stemt de offertebeheerder
van HB-plus met de aanvrager af hoe dit het best
kan gebeuren.
• De offertebeheerder stelt een offerteteam
samen.
• Afhankelijk van de complexiteit van het Project,
worden de adequate personen ingezet voor het
verwezenlijken van een hoogstaand
projectvoorstel met respect voor de
doorlooptijden
Verklarende woordenlijst
Wie is geautoriseerd als aanvrager?
• In afspraak met de verschillende entiteiten
binnen de Vlaamse overheid, werd een lijst
met geautoriseerde personen overhandigd
aan HB-plus en geregistreerd in de
achterliggende systemen. Deze komt overeen
met de vroegere Bevoegdheidsmatrix binnen
‘Ariba’.
• Wenst u te weten wie over deze bevoegdheid
beschikt binnen uw entiteit, neem dan contact
opnemen met uw ICT-verantwoordelijke.
• Uw ICT-verantwoordelijke kan via de dienst
Werkaanvragen van HB-plus
([email protected]) de
identificatiegegevens van de geautoriseerde
aanvrager(s) wijzigen
Vonet
Het Vonet is het Vlaams Overheidsnetwerk.
De toegang is beperkt tot de aangesloten
Vlaamse entiteiten en heeft het faciliteren
van de onderlinge samenwerking als doel.
LDAP-paswoord
Het LDAP paswoord is het paswoord
waarmee een Vlaamse ambtenaar toegang
heeft tot de interne systemen zoals bv.
Vlimpers.
Schaalbaar projectmanagement
Het HB-plus schaalbaar Projectmanagement
laat toe om ICT-oplossingen met bepaalde
vereisten op het gebied van bereik, budget
en tijd te realiseren, met de meest
geschikte projectmanagementaanpak
Hulp nodig ?
Contact
Indien u problemen ondervindt met het
aanvragen van een Projectvoorstel (inhoudelijk,
technisch, ondersteunende systemen), neem
dan contact op met HB-plus via het e-mailadres
[email protected].
HB-plus zal, in overleg met de ondersteunende
organisaties, de te volgen stappen vastleggen en
communiceren.