Transcript Handleiding Click & Claim kort

Korte handleiding
Inhoudsopgave
Click & Claim
Inloggen 3
Eerste keer uploaden 3
U heeft een verzuim- en/of WIA-verzekering afgesloten bij De Goudse.
Tweede en volgende keren uploaden 6
Voor het doorgeven van wijzigingen in uw personeelsbestand beschikt u nu
Correctie upload 6
over de online toepassing Click & Claim (C&C). Voor de verzuimverzekering
Verzuimmelding, wijzig verzuim, einde verzuim
6
kunt u ook uw ziek- en herstelmeldingen doorgeven. Met deze handleiding
Overzicht en autorisaties
7
770604(dec2015)a
willen we u snel op weg helpen om C&C te gaan gebruiken.
Inloggen
1. Ga naar www.verzuimvizier.nl wanneer u heeft gekozen voor de verzuimverzekering inclusief
arbodienstverlening. Heeft u een verzuimverzekering zonder arbodienstverlening ga dan
naar: www.clickenclaim.nl.
2. Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U heeft deze gegevens gekregen via
twee aparte e-mails met de onderwerpregels: ‘Welkom bij Click & Claim’ en ‘Wachtwoord
instellen voor Click & Claim’. Heeft u deze e-mails niet ontvangen, bel dan naar onze C&C
helpdesk via (0182) 544 906 (optie 1).
3. Het is belangrijk dat uw arbodienst in C&C staat, dit doen wij voor u als u een
totaaloplossing heeft. Als dit niet geval is, verschijnt er automatisch een instructie op uw
scherm met het verzoek om uw arbodienst in te vullen bij de navigatieknop ‘arbodienst’.
Eerste keer uploaden
Het is belangrijk dat wij juiste en actuele gegevens hebben van uw werknemers. Deze
zijn namelijk bepalend voor een uitkering van een zieke werknemer én voor de jaarlijkse
automatische vaststelling van de definitieve loonsom en de daarbij behorende premie. Daarom
verzoeken we u om binnen 14 dagen na ingang van de verzekering een eerste upload uit te
voeren van uw personeelsbestand. Daarna is dit alleen nog nodig over de maand januari van elk
jaar én bij wijzigingen.
bij het doen van een upload. Bij wijze van uitzondering is ook mogelijk te kiezen voor
het salaris op jaarbasis. Heeft u hier vragen over, bel dan naar de helpdesk via (0182)
544 906 (optie 1).
- Vult u bij parttime medewerkers het parttime salaris in (per maand of 4 weken). U ziet
ook een kolom ‘parttime percentage’ in het Excelbestand. Deze is puur informatief, hier
wordt niet mee gerekend.
4. Zodra u het Excelbestand heeft ingevuld, slaat u dit bestand op, op een locatie waar u dit
gemakkelijk kunt terugvinden.
Stap 2. Selecteer ‘Upload’ in het hoofdscherm
U bent nu klaar om de werknemersgegevens te uploaden. Ga daarvoor naar de
navigatieknop ‘Upload’, daarna kunt u met ‘Bladeren’ of ‘Browse’ het bestand selecteren.
Vervolgens klikt u op ‘upload’.
Stap 3. Controleer de gegevens
U kunt nu controleren of werknemers die u heeft ingevoerd zijn overgenomen in C&C
(alleen de eerste en laatste 10 werkenemers worden getoond).
Hieronder leest u hoe u in zes eenvoudige stappen uw werknemers kunt uploaden met een
Excelbestand. Het is ook mogelijk om vanuit uw salarispakket (bijvoorbeeld Unit4, RoosRoos,
Nbrs of Online) de digitale loonaangifte te gebruiken voor de upload. Informeer bij onze C&C
Helpdesk via (0182) 544 906 (optie 1) naar de mogelijkheden.
Uploaden in 6 stappen:
Stap 1. Vul het (voorbeeld) Excelbestand
U vindt dit als bijlage in de e-mail ’Welkom bij Click & Claim’. Houdt u hierbij rekening met
onderstaande zaken:
1. Overschrijf de voorbeeldmedewerker in regel 2 met de eerste werknemer die u wilt invullen.
Het is hierbij belangrijk dat u iedere keer dezelfde datumnotatie (dd-mm-jjjj) aanhoudt.
2. Het nummer van de werkgever (kolom 1) en het nummer van de werknemer (kolom 2) zijn
geen verplichte velden.
LET OP: verwijder deze kolommen niet, maar laat ze leeg.
3. Vul de personeelsgegevens in die van toepassing zijn voor de maand waarin uw polis is
ingegaan.
- Vult u bij de kolom “SV-loon per maand of 4 weken” het uitbetaalde loon voor Sociale
Verzekeringen in (het SV-loon). Het SV-loon is exclusief toeslagen zoals vakantiegeld
en 13e en/of 14e maand en eventuele eindejaarsuitkering. Deze toeslagen zijn
namelijk meeverzekerd via het ‘toeslagpercentage’ op uw verzuim, WGA-eigenrisico of
Collectieve WIA-verzekering, zodat u bij elke uitkering maandelijks ook deze toeslag
ontvangt.
- In C&C is het mogelijk om maandelijkse en 4-wekelijkse salarissen in te vullen. De door
u gekozen instelling op de polisaanvraag is voor u geactiveerd. U ziet dit op het scherm
3
4
Stap 4. Voer de uploadperiode in
Onderaan in het scherm ziet u het veld ‘Reguliere upload’. U kunt hier de maand en het jaar
selecteren waarop de upload betrekking heeft. De eerste upload geldt uiteraard voor de maand
waarin de polis is ingegaan. Is het uploaden niet juist gegaan, kiest u dan voor ‘Correctie upload’
(een uitleg hierover vindt u verderop in deze handleiding).
Stap 5. Selecteer werknemergegevens voor iedere werknemer
Nadat u op ‘Verder’ heeft geklikt verschijnt het onderstaande vervolgscherm. Standaard staan
alle werknemers op ‘reguliere medewerker’. Het is belangrijk dat u per werknemer aangeeft of
ze vallen onder afwijkende categorieën, zoals bijvoorbeeld DGA of oproepkracht.
Stap 6. Sla de upload op
U doet dit met de knop ‘Opslaan’, onderaan het scherm. De upload is afgerond zodra de
mededeling ‘Upload is geslaagd’ in beeld komt.
Tweede en volgende keren uploaden
Als er wijzigingen zijn (bijvoorbeeld omdat er een nieuwe werknemer is bijgekomen of omdat
een salaris is veranderd) opent u het meest recente Excelbestand dat u op uw computer
heeft opgeslagen. Pas dit bestand aan en lees het aangepaste bestand in volgens de eerder
beschreven stappen. Als u geen bestand meer heeft op uw computer dan kunt u de laatste
upload downloaden. Ga dan naar ‘Overzichten’, kies voor ‘Werknemers’. Onderaan het overzicht
bij export selecteer ‘Excel’.
Daarnaast is het noodzakelijk dat u ieder jaar de personeelsgegevens van de maand
januari uploadt voor een correcte vaststelling van de definitieve loonsom en de nieuwe
voorschotpremie van uw polis.
.
Correctie upload
U kunt een upload corrigeren tot 30 dagen na het doen van de upload. De stappen wijken
niet af van de stappen die u moet uitvoeren bij het inlezen van een reguliere upload, behalve dat
u kiest voor ‘Correctie upload’ en dan de periode selecteert die het betreft.
LET OP: wanneer u een correctie van een upload uitvoert voor een bepaalde periode komen
alle perioden hierna te vervallen en moeten dus opnieuw ingevoerd worden.
Verzuimmelding, wijziging verzuim en einde verzuim
Belangrijk: geeft u ziek- en herstelmeldingen en wijzigingen van meldingen direct door!
LET OP: Het is erg belangrijk het werknemerstype zorgvuldig te selecteren. Sommige typen
werknemers zijn namelijk niet meeverzekerd en hier hoeft u dan ook geen premie voor te
betalen. Alle werknemers die u aanmeldt in C&C worden wel aangemeld bij de Arbodienst.
Want tot welk werknemerstype uw werknemer ook behoort, voor iedere werknemer geldt een
re-integratieverplichting voor de werkgever.
De ingevoerde gegevens in Click & Claim kunnen gebruikt worden voor meerdere
personeelsverzekeringen (Verzuim, Collectieve WIA-verzekering, WGAeigenrisicoverzekering) bij De Goudse. Het kan per verzekering verschillen wie voor welke
verzekering in aanmerking komt. Voert u daarom al uw werknemers op. Wij zorgen ervoor
dat voor elke verzekering de juiste werknemers verzekerd zijn, zodat u altijd de juiste premie
betaalt.
5
Verzuimmelding
Om een werknemer ziek te melden klikt u in het startscherm op de knop ‘Verzuimmelding’.
Er verschijnt een overzicht met werknemers, u kunt een naam selecteren of gebruik maken
van de optie ‘zoeken’. Na het selecteren van de betreffende werknemer vult u de gevraagde
gegevens in waarna u de ziekmelding kunt doorvoeren door twee maal te klikken op
‘Doorvoeren’.
LET OP: de melding is pas doorgevoerd wanneer in uw scherm de melding verschijnt dat de
melding is ingediend bij uw arbodienst.
LET OP: De regel ‘Klik hier indien het om een nieuwe werknemer gaat’ gebruikt u niet.
Alleen als u werknemers aanmeldt via een upload worden de werknemers bij De Goudse
geregistreerd en ontvangt u een uitkering. Alleen als u met ons heeft afgesproken dat u
C&C alleen gebruikt voor de ziekmeldingen en de declaraties en personeelsgegevens op
papier aanlevert, kunt u hiervan gebruik maken.
6
LET OP: werknemers die ziek waren vóór de ingangsdatum van de polis moeten ook in C&C
opgevoerd worden. Bel hiervoor naar onze helpdesk: 0182-544906 (Optie 1).
Wijzigingen van een lopende ziekmelding
Om wijzigingen te melden klikt u op de knop ‘Wijzig verzuim’.
Deze optie gebruikt u bijvoorbeeld wanneer u een medewerker gedeeltelijk hersteld wilt melden.
Einde verzuim
Hiervoor kiest u als de verzuimperiode is afgelopen. Bijvoorbeeld omdat iemand hersteld is,
ziek uit dienst is gegaan of met zwangerschapsverlof is gegaan. Om dit te melden klikt u in het
startscherm op de knop ‘Einde verzuim’.
U krijgt een lijst te zien van werknemers die ziek gemeld zijn en dus hersteld gemeld kunnen
worden. Na selectie van de werknemer sluit u de melding af door tweemaal op ‘Doorvoeren’ te
klikken.
LET OP: de melding is pas doorgevoerd wanneer in uw scherm de melding verschijnt dat de
ziekmelding is doorgevoerd en dat er een bericht is verstuurd naar uw arbodienst.
Overzicht en autorisaties
Met de navigatieknop ‘Overzicht’ krijgt u inzicht in:
• de uploads die u heeft gedaan
• werknemersgegevens
• verzuimmeldingen
• gebruikers
Iemand autoriseren voor het doen van uw verzuimadministratie?
Via de knop ‘Gebruikers’ heeft u de mogelijkheid om het doen van uploads of het ziek- en
herstelmeldingen uit te besteden. Bijvoorbeeld aan een collega of aan een administratiekantoor.
Wilt u dit regelen, dan kunt u gemakkelijk onder knop ‘Gebruikers’ een nieuw gebruiker
aanmaken. U kunt dan zelf bepalen welke rechten iemand krijgt.
LET OP: Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) bent u de
verantwoordelijke voor de verwerkingen van uw werknemersgegevens, ook in C&C. Schakelt
u iemand buiten uw onderneming in voor bijvoorbeeld de uploads of de ziekmeldingen?
Dan wijzen wij u er op dat u dan afspraken moet maken over de wijze waarop zij met de
persoonsgegevens moeten omgaan, het gaat immers om privacygevoelige informatie. Dit
noemt de Wbp een bewerkersovereenkomst.
7
8