Transcript Ambassadörsutbildning

Ambassadörsutbildning
2014-05-20
09.00-12.00
Sandra Karlsson – studentmedarbetare Lync
Elin Eriksson – studentmedarbetare Lync
Oskar Brändmark – verksamhetsutvecklare SUS
Tove Zellman – miljöledningsstrateg
1
Agenda
2
UC
3
Gartner: (http://www.gartner.com)
Unified Communications (UC) erbjuder dig möjlighet att avsevärt förbättra hur individer,
grupper och företag samverkar och presterar. UC möjliggör dessutom att ett flertal
kommunikationskanaler samordnas. I vissa fall kan separata servrar konsolideras, men
det är ofta så att UC tillskapar funktionalitet i befintliga kommunikationsinvesteringar
och servrar. Viktiga tekniker är Internet Protocol-PBX, voice over IP (VoIP), Presence, epost, audiokonferenser och videokonferenser, voice mail, Unified Messaging (UM) och
Instant Messaging (IM). En annan viktig förmåga med UC är att det erbjuder en metod
för att integrera kommunikationen till att fungerar direkt med affärsapplikationer,
Gartner kallar denna förmåga ”communication-enabled business processes” (CEBP).
4
Wikipedia (Maj 2013): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications)
Unified Communications (UC) refererar till en trend i näringslivet för att förenkla och
integrera alla former av kommunikation. Det är oftast en programvara samt förbättringar
av infrastrukturen. I allmänhet tillåts en person att skicka eller ta emot ett meddelande i
ett medium och ta emot i ett annat medium. Till exempel kan man få ett röstmeddelande
och sedan läsa den i sin inkorg med UC. De meddelanden som överförs på detta sätt kan
omfatta telefon, e-post, chatt, voice mail, närvarolösningar och fax. Den typiska
programvara förenar dessa kommunikationsmedier så att alla aktiviteter och
meddelanden lätt kan överföras. Ett framgångsrikt genomförande kan automatiseras och
samla alla former av kommunikation till en gemensam upplevelse. Effektivitetsvinster kan
leda till en optimering av affärsprocesser och stärka människors kommunikation, minska
latens, hantering av flöden och eliminera apparat- och media-beroenden.
5
Wikipedia (Maj 2014): (http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_communications)
Unified Communications, uc, UC är ett alltmer använt begrepp för (en framtida)
integrering av kommunikationstjänster - samordnad kommunikation.
På grundnivån handlar det om att integrera olika kommunikationstjänter. Telefoni, epost, fax, chatt, videosamtal
, hänvisningssystem och mycket mera. I det här finns dessutom information och
närvarostatus - var du är just nu och hur och när du vill bli kontaktad (e-post, telefon,
chatt osv). Det här gör det möjligt att när som helst, hur som helst och var som helst
ta del av information som är relevant för varje användare.
Enligt Gartner är den största vinsten med uc "its ability to reduce 'human latency' in
business processes" ("dess möjligheten att minska 'den mänskliga fördröjningen' i
affärsprocesserna").
6
Nojitter.com:
(http://www.nojitter.com/blog/archives/2008/12/more_on_debatin.html)
UC är ett sätt att integrera en lämplig och selektiv uppsättning av olika
kommunikationssätt tillsammans med närvarosystem och ett enhetligt
användargränssnitt, för att optimera affärsprocesser, vilket leder till ökat värde för
organisationen i form av minskade kostnader, ökade intäkter och förbättrat
kundsamspel och relationer.
7
Telefonist &
Kontaktcenter
e-post
Chatt och
Presence
Mobilitet
Videokonferens
Telefoni
8
9
10
Link + Sync = Lync
11
En titt på Lync 2010…
12
Nytt i Lync
• Plattor, smartphones (Appar för iOS, android och windows finns.)
Utifrån och inne i vårt nät.
• Externa deltagare - anslut via webläsare eller via sin egen lync
• Federering - Först ut är Lunds Universitet och Kristiandstad kommun
13
14
Region Skåne federerar med (?)
15
Lync Web App Join Experience
These instructions explain how to join and connect to the audio
portion of an Online Meeting.
Note: Silverlight is required.
Join Experience
1. Open the Online Meeting invitation.
2. Click Join online meeting hyperlink or manually copy/paste the meeting URL
into a browser.
3. Join as a guest or use corporate credentials.
–
Click Join as a Guest if you are attending the meeting from outside the
company.
–
Click Join using your corporate credentials if you have them.
4. Complete on-screen information such as your display name, and then click
Join Meeting.
5. Click the Phone button on the mode bar.
6. Enter your office or cell phone number in Phone Details, and then click Call
Me.
16
Join Online Meeting Experience
Flowchart
Joining an Online Meeting by using Lync Web App requires minimal clicks to get participants
connected quickly.
No
Yes
No
Yes
Yes
No
17
Filmen (och andra roliga filmer) ligger på www.skane.se/Lync
18
Nästa steg?
19
Nästa steg?
20
Nästa steg?
70
5M
33,000 Voice
users
15,000 Voice
users
150
60%
25,000 Voice
users
Nästa steg?
22
Nästa steg?
23
Nästa steg?
25
Rapporter mellan
akutmottagning och
vårdavdelning
27
Statistik användning
April 2013
• Ca 2000 medarbetare har Lync
• 9283 chattkonversationer
• 1758 Lync-samtal – ca 10 min/st
• 541 Lync-konferenser – ca en halvtimme/st
April 2013
• www.skane.se/Lync
Klimatväxlingspengar
1,3 miljoner kr till information och utrustning med syfte att
öka användningen av Lync i Region Skåne.
Information och utbildning
• www.skane.se/lync
• Öppna visningar
• Ambassadörer
Lync-utrustade mötesrum
• Runtom i hela Skåne
• T ex alla vårdcentraler, folktandvårdskliniker, sjukhus,
Dockan, Skånehuset mm
Kanaler
•
•
•
•
•
•
•
•
Möten med förvaltningar
www.skane.se/lync
VGI-nyheter
Öppna visningar och grupp-specifika visningar
Affisch
Lync-rum
Mail-uppdateringar
Lync - vi ses på ett blink!
• Tävling…
Målgrupper
Alla medarbetare, speciellt
• Ledning, chefer och ev sekreterare
• LUA, IT-beställare
• Kommunikatörer
• Miljönätverk
• Nämndsekreterare
• ”Lync-ambassadörer”
En god ambassadör
32
Sandra Karlsson – studentmedarbetare Lync
Elin Eriksson – studentmedarbetare Lync
Oskar Brändmark – funktionsspecialist Lync
Tove Zellman - miljöledningsstrateg
Medarbetare
Miljö
Lync
Ekonomi
Produktivitet
Exempel på olika mötesformer
Malmö - Kristianstad
Telefon-/dator/videokonferens
Tåg, med
anslutande buss
Tid
(enkel resa)
Kostnad (tur och
retur)
Klimatutsläpp (kg
koldioxid tur och
retur)
5 min
0 kr
0
1 tim & 30 min – 2
tim
70-198 kr
0,4
1 tim & 25 min
Minst 690 kr
10
1 tim & 25 min
700 kr
40
Poolbil (gas)
Egen bil (bensin,
diesel)
Region Skånes tjänsteresor i kr
30,000,000
25,000,000
20,000,000
15,000,000
10,000,000
5,000,000
0
2012
2013
Så, vad är
Lync?
Anna Palminger
Projektledare, Koncernkontoret
”Jag använder ofta chatten när jag har korta frågor och ser att någon kollega finns
tillgänglig vid datorn. Det är smidigt när man sitter på olika platser och de jag lyncar
med svarar ofta snabbt så att jag direkt kan gå vidare i arbetet och inte behöver avhandla
någon liten fråga i flera mail.”
Bengt Skoog
IT-chef, Helsingborgs lasarett
”Jag blev så trött på att köra bort massa tid!
Förut körde jag bil till olika möten – oftast i Malmö – tre-fyra dagar i veckan.
Det tar två timmar t.o.r. Malmö så om jag var där fyra gånger en vecka hade jag
ju kört bort en hel arbetsdag. Nu kan det vara veckor när jag har möten i Malmö
varje dag utan att åka dit en enda gång. Att Lynca är så mycket bättre!”
Anette Hansson, SUS
”Ofta är det svårt att hitta tider när
alla föreläsare kan komma samtidigt
och ännu svårare är det om det är flera
tillfällen som ska synkas.
Lösningen blev att genomföra mötet i
Malmö och lägga en Lync-länk i
inbjudan för de som ville vara med från
Lund - eller från köksbordet hemma”
Rose-Marie Sandberg
Klinikchef,
”Lync är ett jättebra alternativ
till långa restider, särskilt
eftersom Psykiatri Skåne finns
utspridd över hela Skåne och
det ofta är möten med
personer från olika håll i
Skåne.”
Anette Sandberg
”Det var bara i början som jag tänkte på att Rose-Marie deltog via en skärm.
Efter ett tag blev det naturligt, det var nästan som om hon hade suttit mitt
emot mig”
”Beam me up, Scotty”
Är ni redo?
www.skane.se/Lync
Kommunikation
• Lync är bra ur fyra perspektiv:
ekonomi, miljö, produktivitet och – inte minst – arbetsmiljö! ”Slipp
fara och flänga! Bli tillgänglig för kollegor. Skönt nu med
omorganisationen. Få ihop småbarnslivet” osv.
• Visa konkreta siffror och exempel på vad som kan förändras med
Lync.
• Kan minska resandet med ca 30 procent. (”vi säger inte att ni aldrig
ska resa, men en del flängande kan ju vara skönt att bli av med”.)
• Reklamfilmer
• Goda exempel – individer, avdelningar, förvaltningar.
• Alla får bestämma själv! ”Detta verktyg kan användas på massa
olika sätt. Vi kan inte säga hur just du ska använda det – du kommer
hitta dina sätt.”
• Lär med lek!
Att vara Lync-ambassadör
•
•
•
•
Prata gott om Lync - varje gång du dricker kaffe/te
Ta initiativ till Lync-möten
Be att få vara med på möten du kallas till via Lync
Hålla visningar för
avdelningen/kliniken/förvaltningen
• Hjälpa kollegorna med uppkoppling och
utrustning
• Återkoppla vanliga frågor och problem
Personliga ljud- och videodevices
47
Använd bara de prylar som finns
i beställningsportalen!
Alla prylar är ”certifierade” för Lync:
http://catalog.lync.com/
48
http://itportalen.skane.se/portal/Default.aspx
49
Behövs dom?
50
Sladdtelefonheadset funkar
”ibland” då de inte alltidföljer
samma ”3,5mm standard” som
finns i datorerna.
Denna typ funkar ”ibland”.
Dock tar man ljudkortet ”i
besittning” vilket gör att man
inte hör i högtalarna när det
ringer.
51
52
Aspekter på video
Störande bakgrund ?
53
Lync i konferensrum
54
Projektorduk eller display
55
Jabra Speak 410
Microsoft Lifecam Studio
56
710kr
550kr
700kr
Monteringskit
57
Projektorduk eller display
58
Aspekter på video
Lysrör – neutralt ljus – försök efterlikna dagsljus
Projektorduk eller display
Motljus
59
Aspekter på video
Vidvinkel – avstånd till deltagare
Projektorduk eller display
60
Aspekter på video
Placera kameran för att få ögonkontakt.
- Så nära bilden som möjligt
- Hellre under än över - tänk på ögonlocken
2:a hand
Projektorduk eller display
3:a hand
1:a hand
61
Aspekter på ljudet
Projektorduk eller display
62
Aspekter på ljudet
Klappa för att höra ev eko
63
Aspekter på ljudet
Offect.se – finns på Kinnarps
Gardiner är bra!
64
Exempel ögonkliniken Malmö
65
Exempel ögonkliniken Malmö
66
Exempel ögonkliniken Malmö
67
Exempel ögonkliniken Malmö
68
Exempel ögonkliniken Malmö
69
Exempel ögonkliniken Malmö
70
Exempel ögonkliniken Malmö
71
Exempel ögonkliniken Malmö
72
Aspekter på ljudet
Åtgärda ”skrapandet” från stolarna
73
Projektorduk eller display
74
Andra mötesrumsprylar
Logitech BCC950
Ca 1800 kr
Drivrutiner kan krävas
Placering
Fjärrkontroll
+
Allt i ett
Bra mikrofon
(om riktad på rätt håll)
75
Andra mötesrumsprylar
Logitech ConferenceCam CC3000e
Ca 7000 kr
76
Polycom – tidigare MS Roundtable
www.youtube.com/watch?v=USsokAUziHM
77
Polycom
78
Polycom
79
80
81
Att leda ett distansmöte
• Encourage attendees to speak in their normal voice. Speaking loudly or
shouting may result in uneven audio performance.
• Ask the people located at the remote site if they can hear you. Have them
introduce themselves so that you are certain to hear them.
• Because there may be a slight audio delay, you may need to pause briefly for
others to answer or make comments.
• Avoid rustling papers or tapping solid objects near the microphones.
82
Öppna möten
83
Integration med hemsidor?
Ett sätt är att använda LyncWidget:
http://lyncwidget.codeplex.com/
Exempel
http://www.orbitone.com/en/company/Pages/
People.aspx
84
https://www.lyncstore.se/shop/busylight-for-lync/
http://www.blynclight.com/
85