Transcript Lync vid UmU — så blev det! (Arne Vedefors

Lync – Hur gick det..
Varför Lync?
•
Integrerat med Skype, som används av forskare
•
Nya tjänster för kommunikation och samarbete – integrerad
kommunikation
•
Integrerat med e-postsystemet
•
Integrerat med växeln – tillgång till
telefonist- och andra växeltjänster
•
Kommunicerar via både telefonnätet
och internet – välj det som fungerar bäst!
•
Användare vana med Office-verktyg
•
Sänka kostnaden samtal/resor
•
Goda erfarenheter i pilotprojektet
•
Det går att ställa in hur man vill vara tillgänglig
Bakgrund - förutsättningar
• Pilottest Lync 2010 (start januari 2012) med max 500
användare
– Höga krav på konsulternas kompetens
– Två parallella växlar kördes (komplex miljö, mycket
support!)
– Piloten kördes på ITS, förvaltningen och på institutionen
för psykologi samt ett antal enskilda användare
– Piloten stoppades vid 700 st.
Lync 2013 - utmaningar
• Nytt stödsystem för Lync 2013
• Lync i smartmobiler – avsaknad av mobil anknytning i Lync
2013
• Heterogen datormiljö
– Systemkrav för Lyncklienten
– Stor variation när det gäller OS
• Support
– Stor variation lokalt på institutioner/enheter
Lync 2013 - utmaningar
•
•
•
•
•
•
•
Motstånd
Utbildning
Inflytande
Vi tar ifrån all personal sina telefoner
Verksamhetsprojektet
Affärsmodellen - incitamentsstruktur
Datanätet - trådlöst
Erbjudande under år 2013
Chat
Videokonferens
MSN
Telefon
E-post
Ny växel
Dela skärm/
dokument
Mobil
anknytning
ny funktion
Fast pris
Sverigesamtal
Lync – ett program för kommunikation
och samarbete
• Vår 20-åriga telefonväxel har gjort sitt! Dags att byta.
• Integrerade kommunikationstjänster i programmet Lync
ersätter nuvarande telefoni.
• Våra telefonister fortsätter att erbjuda oss service i
toppklass.
• Med Lync får vi nya möjligheter att kommunicera och
samarbeta.
– Alla kommer att använda ett nytt sätt att ringa, chatta
och e-posta – nya vanor och beteenden.
Projektet – sammantaget
Totalt omfattade projektet:
1+4 planerade faser (Reverse Proxy + planerade projektfaser)
3 kompletterade faser
Phases
JAN
MAR
1
Board meetings
Preparation phase
Project start
FEB
2
APR
MAY
3
JUN
4
JUL
AUG
5
SEP
6
OCT
NOV
DEC
7
Pre Stage
Stage 1
Planning phase
Implemetation
and configuration
of Base solution
Implementation
and stabilisation
of Clients
Launch and
education
Ending and
acceptance
TRIOimplementation
Migration
Stage 2
Stage 2.1
Stage 3
Stage 4
Stage 3.1
KK
Stage 4.1
Stage TRIO
Planned
Outcome
New
JAN
Reverse Proxy/Load balancer
Meet.umu.se
Dialin.umu.se
Lyncdiscover.umu.se
LyncWeb.umu.se
Scheduler.umu.se
Wac.umu.se
LyncEdgePool.umu.se
(Edge Pool)
Wac.umu.se
Office Web Apps Farm
SQL Monitoring
Reporting Services
SQL Mirroring
Umu-LyncSql01
Umu-LyncSql02
Umu-owa01
sip.umu.se
Webconf.umu.se
Umu-LyncSqlwitn
Umu-LyncEdge01
LyncFEPool.umu.se
(Front-End Pool)
Internet
Umu-LyncEdge02
File Store
Ad.umu.se\Lyncdfs
Lync Monitoring
& Archiving
Umu-LyncFe01
Umu-LyncFe02
LyncMedPool.umu.se
(Mediation Pool)
LyncPChatPool.umu.se
Triomaskiner
(Persistent Chat Pool)
Umu-LyncMed01
SIP trunk (TS Alias)
172.18.71.7
Umu-LyncPChat01.ad.umu.se
Telia router
Umu-LyncMed02
Umulynccore
Umulync-line
Lync statusrapport mars 2014
Detta hände ..
•
•
•
•
•
•
Min Mac fungerar inte!
Jag känner mig övervakad!
Spelar ni in allt som görs ?
Lagrar ni allt?
Jag vill ha en riktig mobil anknytning
Jag kan inte ringa med appen i Smartmobilen!
Detta hände forts..
•
•
•
•
•
•
•
Jag vill bara lyfta luren och prata!
Det ringer överallt!
Jag vill inte synas med bild!
Jag vill synas med bild hur gör jag?
Det är dyrt med Lync!
Samtal bryts och ljudet försvinner
Vad gör ni med min fax, modem och hisstelefon?
Status
• Vecka 5 stängde vi den gamla växeln och en teknikgeneration
gick i graven.
• Tekniskt har projektet varit framgångsrikt trots komplex
teknik.
• De åtgärder som är mest akuta är att få fram en ny
Lyncklient för Mac, att finslipa hänvisningsfunktionen samt
kortsiktigt lösa problemen med Lync-apparna i smartmobiler
genom att erbjuda mobil anknytning via Telia.
• Kvalitetsarbete – CQM. Vårt fokus är att ta itu med alla de
problem och brister som finns.
• Service och Support.
Metod för missnöjda enheter
•
•
•
•
•
•
•
Det krävs 4-6 månader för Umu att ta till sig Lync
Lync för Mac (Office 2011) behöver uppdateras. Buggig version. Microsoft
informerad.
Lync-appar i smartmobil ersätts delvis med Mobil anknytning
– Tekniska problem i smartmobiler, trådlös teknik i mobilen
– Diskussion med Telia om ny mobil Lynclösning
– Ipad fungerar bra som mobil anknytning
Hänvisning (Trio) fungerar inte helt tillfredsställande. Nya uppdateringar
och fler kanaler mellan Lync-Trio införda
Mätning månadsis via Lync chatt
Börja kvalitetsarbete med cheferna
Undersöka tillsammans med It-kontaktpersonerna vilka som är missnöjda
– It-supporten genomför riktade undersökningar av fel och störningar
– Möten för praktisk lösning av problemen och informerar om Lync
Vilken klient fungerar bäst just nu..
Pc
Mac
Dator
platta
Vad är din övergripande åsikt om Lync
Antal svar på frågan: 372 (100%)
Frågan avser din användning av Lync 2013
(1)
(2)
(3)
(4)
Mycket dåligt 11,0%
Ganska dåligt 23,1%
Ganska bra 39,0%
Mycket bra 19,6%
(5) Vet ej 7,3%
Hur många minuter per dag uppskattar du att du kan tjänar
genom att jobba effektivare?
Antal svar på frågan: 84 (100%)
Hur många minuter per dag uppskattar du att du kan tjäna genom att jobba mer effektivt med
kollegor och externa parter när du använder Lync. Det kan vara att minska mötestid eller att det
går snabbare att hitta information, sprida information mm.
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
0 minuter 17,9%
2 minuter 20,2%
4 minuter 21,4%
8 minuter 15,5%
>16 min 25%
Motsvarar ca 160 kr per person och månad
Vilken utrustning har du via arbetet utöver din dator?
Flera val är möjliga 402 svar.
(1)Vanlig mobiltelefon 5,5%
(2)Smartmobil 38,6%
(3)Datorplatta 37,1%
(4)Har inte någon utrustning 43,0%
Fördelning av terminaler
4%
2%
5%2%2%
35%
14%
Ipad
Iphone
Samsung SM
Samsung DP
HTC SM
Övrigt SM
Övrigt DP
Övrigt
36%
Vad tycker du om Lync-appen i din smartmobil?
Antal svar på frågan: 372
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Mycket dålig 9,7%
Dåligt 10,2%
Bra 11,8%
Mycket bra 3,5%
Vet ej 10,2%
(6) Använder inte 54,6%
Rekommendationer
• Använder ni MS Office, Exchange och få Macdatorer så är
grunden klar..
• Fokusera på telefoni i steg ett.
• Uppdatera informationen i AD:et, typ SIP adresser
telefonnummer mm i god tid
• Undvik manuell hantering av användardata i typ Excelfil
• Låt inte enheterna hantera sin egen
telefoninformation(manuellt)
• Säkerställ att realtidstrafik alltid kommer fram i datanätet
• Pilotsystemet och driftsystemet bör vara samma vid
utvärdering
• Se till att samordna information teknik-verksamhetanvändare
• Skapa kontaktytor och jobba med verksamheten
Rekommendationer
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Samordna Lyncsupport med övrig support
Säkerställ att Tele och IT har samma mål (organisation)
Utbildning krävs för ”icke”-tekniker, nytt arbetssätt
Skapa bästa laget - köp det du inte är bra på för att snabbt
bygga upp egen kompetens!
Långsiktig satsning på slutanvändarna
Testa nya utrustning och sätta en standard/rekommendation
Verksamhetsprojektet får inte underdimensioneras
Upplevelsen av Lync i Smartmobiler samt hur nöjd man är
med supporten styr användarens totala upplevelse av Lync
En bra genomförd pilot skapar ett gott rykte.
Välj att följa nya standarder och teknik, E164 SIP trunk mm
Byt inte ut allt samtidigt
Att göra..
Vad tycker användarna?
Ett verktyg som varje månad via Lync och IM ställer frågor.
Utvecklas i samarbete med Ciceronen.
Lync-optimerade terminaler
Vi behöver identifiera vilka smartmobiler och datorplattor som fungerar väl med Lync och eduroam. Välja Wifi
Certified Voice Enterprise terminaler för att säkra företagsklass på ip-samtal i trådlösa nät
Utbildning
Vi planerar för att inom tre månader ha en riktad ”utbildning” anpassad till forskare och tre månader senare
även för Lärare. Vi genomför arbetet som vanligt i samarbete med en eller flera institutioner..
Beställning
För att förenkla beställningen av Lync inför vi på prov under vecka 6 ett webbaserat system integrerat med
Servicedesk och koncernkatalogen. Ett abonnemang för Lync kan då beställas via anställdasidan
Väl utbyggt trådlöst datanät
Eduroam på hela campus, statskärnan, järnvägsstation och flygplatser. 250 nya basstationer 2014.
Cisco AVC
Styra applikationernas bandbredd och väljer optimal väg i det trådlösa datanätet (Performance Routing).
Prioriterar Lync nedströms.
Cisco Identity Services Engine (ISE)
Ett verktyg för policyhantering, att exempelvis hantera vilka nätverk och tjänster som en terminal ska få
tillgång till.
Att göra..
Videokonferensrum
Skapa en miljö för videokonferenser som är relativt billig och ska kunna användas som exempel eller
utgångspunkt för att utrusta mindre lokaler på universitetet.
Skype
Integrationen med Skype ska gås igenom och resultera i anvisningar och instruktioner för kommunikationen
Lync-Skype.
Hur använda Lync?
För att använda Lync… … behöver du
Generellt
En anknytning = ett abonnemang
En generisk e-postadress
En sip-adress
I din dator
Programmet Lync
Headset
Ev. webbkamera
I din datorplatta
Appen Lync
Headset
Ev. webbkamera
I smartmobil
Appen Lync
I en fast telefon
En Lynctelefon