Transcript Halsten: Oog voor daadwerkelijke implementatie van compliance

Halsten: Oog voor daadwerkelijke implementatie van compliance
“O
rganisaties hebben de meeste hulp nodig
bij het opstellen van een
werkbaar plan en een bij
de ­
organisatie passende
­inbedding”, zegt ­Compliance
Partner en Legal C
­
­ounsel
­Sidonie ­Schreuder-van Rooijen. “Onze klanten ­
komen
voornamelijk bij ons omdat
het onderwerp c­ompliance
te abstract blijft en daadwerkelijke implementatie en
het bijhouden ervan in de
praktijk lastig blijkt. Zelfs de
meest vol­wassen compliance-afdelingen worstelen hier
soms nog mee.” Een goed
begrip van het onder­
werp
en een helder en ­realistisch
beeld van wat het de organisatie kan opleveren, heeft
een positieve benadering
van compliance tot gevolg.
Halsten probeert hier een
bijdrage aan te ­
leveren.
Voorop in de werkwijze van
het bedrijf staat een goede
en prak­
tische beoordeling
van wat een organisatie
nu precies nodig heeft. “In
korte tijd hebben we een
­
ervaren team opgebouwd,
waarmee we vraagstukken
op ­compliancegebied in de
volle breedte kunnen oppakken, van strategisch a
­ dvies
tot de uitvoering”, zegt
Sietske Zwierink-Van der
­
Werf, Partner bij Halsten.
Zij wijst erop dat Halsten veel
klanten al kent vanuit haar
juridische dienst­verlening.
Er is sprake van een structurele relatie, waardoor de
juristen de organisatie en
haar cultuur goed kennen
en die van nieuwe klanten
snel eigen maken.
“Compliance heeft
alleen nut als je dat
beleid vertaalt naar
de praktijk”
Goed inzicht hebben in wat
er daadwerkelijk bij een klant
speelt en helder k
­ rijgen waar
de roep om compliance op
dat moment vandaan komt
is cruciaal voor de verdere
opzet en uitrol van compliance. Ook is het ­stellen van
prioriteiten en het bespreken van bijvoorbeeld bezetting en het budget voor
compliance van belang. Er
kunnen verschillende stap­
pen v
­ olgen, ­afhankelijk van
wat bij de organisatie past.
­Schreuder-van ­Rooijen: “Bij
de ene organisatie is dit
­alleen het opzetten van een
training over een specifiek
onderwerp dat op dat moment de aandacht behoeft,
bij de ander ­
beginnen we
met het opstellen van een gedragscode of het door­lopen
van meer f­ormele stappen
zoals een r­isico-analyse of
een ­beleidsanalyse.” Halsten
kijkt daarbij goed naar wat
er op compliance-vlak al
gebeurt in de ­
­
organisatie.
Vaak zijn er toch al op
­informele ­wijze zaken ingebed of is het een en ander
goed geregeld maar ziet het
bedrijf het niet als compliance. Een goede eerste stap is
dan om dit te benoemen en
te ­bepalen of er specifieke
acties nodig zijn.
Bovenal vraagt compliance
dus om maatwerk. Compliance bij een m
­ iddelgroot
bedrijf met ­handel in het
­
buitenland kan op een
­
bepaald moment net zo
­
belangrijk zijn als voor een
beurs­genoteerd
bedrijf
of onder toezicht staande ­(financiële) instelling.
“We werken dan ook niet
met
standaarden”,
legt
Zwierink-Van der Werf uit.
­
“Die raken ­namelijk los van
de praktijk, waardoor op een
gegeven moment ­
niemand
meer weet wat er precies
gaande is. C
­ ompliance heeft
alleen nut als je dat beleid
vertaalt naar de praktijk. De
boodschap moet uiteindelijk
ook echt bij de medewerker tussen de oren komen
- en blijven.” Schreuder-van
Rooijen: “Bij een team dat
intensief werkt met klanten
waar de nodige risico’s aan
kleven kan het bijvoorbeeld
nuttig zijn om gesprekken te
simuleren in rollenspellen.
Door onze ervaring weten
wij goed hoe een werk­bare
beheersmaatregel,
zoals
een specifieke training in
dit geval, vorm te geven.”
Het dagelijkse management
speelt daarbij een belangrijke rol. Zij moet zichtbaar
en benaderbaar zijn. Dat
kan onder andere middels
informele sessies, waarin
managers uitleg geven over
de veranderingen die nodig zijn en daarover vragen
­beantwoorden.
“Compliant zijn
is een proces
dat continue in
beweging is”
Niet alle sectoren hebben
te maken met regelgeving
waarin de inbedding van
compliance expliciet verplicht gesteld wordt. Dat
is echter wel in beweging.
Zo spreken steeds meer
toezichthouders (zoals de
Autoriteit Consument en
­
Markt en de IGZ) zich uit over
het belang van compliance. Schreuder van ­
Rooijen:
“Ook speelt de i­mpact van
buitenlandse wetgeving een
steeds ­
grotere rol, zoals
omkopingsregel­geving uit
de V.S en de U.K, dit naast
bijvoorbeeld het s­
terker
naar voren komen van
compliance­-eisen in certificeringen en zelfregulerende
verbanden.”
Compliant zijn blijft een
proces dat continue in
beweging is, wat vraagt
om regelmatige toetsing
en ­
bijstelling. Zwierink-Van
der Werf: “Je kunt nooit
volledig voorkomen dat
er op integriteitsvlak iets
misgaat binnen je bedrijf,
maar je kunt preventie
en
beheersmaatregelen
opzetten om de kans te
minimaliseren, de cultuur
te verbeteren, de impact
te verkleinen en t­ijdig te
signaleren dat er iets mis
kan gaan.” Het aantoonbaar
kunnen maken van de
inspanningen en ­resultaten
van een organisatie op dit
vlak is en blijft een uitdaging
voor organisaties maar zal
een steeds prominentere
rol gaan spelen. “Niet alleen
het goed overbrengen van
een boodschap binnen
een bedrijf is noodzakelijk
maar ook later kunnen
aan­
tonen dat je dit hebt
gedaan, draagt allemaal
bij tot het daadwerkelijk
implementeren en laten
leven van compliance.”
Amsterdam Amsteldijk 166
Eindhoven High Tech Campus 9
Tel: 085-4885970
Email:
[email protected]
[email protected]
[email protected]