Transcript Accountantsregels EU-subsidies

Accountantsregels EU-subsidies
Een kijkje in de keuken van de accountant
Dinsdag 15 april 2014
Introductie
•
Voorstelronde
•
Wat kunt u verwachten in deze presentatie?
Voorstelronde
drs. R.G. (Rachel) de Kort RA
Senior adviseur bij Baker Tilly Berk Subsidy Audit Services en
Audit manager RA
-
Subsidie audits van Europese en Nationale subsidies
Advisering rondom subsidiemanagement
Advisering rondom projectorganisatie en –administratie
Uitvoeren van quick scan op projectadministraties van Europese
subsidies zoals ESF, EFRO, KP7, co-financiering sectorplannen
Behandelen van rechtmatigheidsvraagstukken bij klanten, onder
andere op het gebied van (Europese) aanbesteding.
Uitvoeren van jaarrekeningcontroles bij lokale overheden, not for
profit en profit organisaties
Binnen bureau vaktechniek accountants van Baker Tilly Berk N.V.
vaktechnisch verantwoordelijk voor vraagstukken binnen de publieke
sector
Voorstelronde
J. (Jeroen) Prins MSc.
Compliance adviseur bij Baker Tilly Berk Subsidy Audit Services
Ruime ervaring subsidie compliance t.a.v. diverse Europese en
nationale subsidieregelingen
•
•
•
•
•
•
EFRO
ESF
KP7
Interreg
WBSO, RDA
SBI
Géén accountant maar als allround adviseur vervullen van de
intermediaire rol tussen de klant, de controlerende accountant, de
subsidieverstrekker en overige betrokkenen.
BAKER TILLY BERK
•
Landelijke organisatie met 18 vestigingen, 750 medewerkers
•
Kernactiviteiten zijn accountancy en belastingadvies, waar nodig
aangevuld met specialistische kennis.
•
Opgericht in 1914: inmiddels bestaan we alweer 100 jaar!
•
Gespecialiseerd in advisering aan het familiebedrijf
•
Onafhankelijk lid van Baker Tilly International
Subsidy Audit Services
•
Baker Tilly Berk Subsidy Audit Services voert subsidie audits uit voor
Rijksoverheid, Lokale overheid, profit en not for profit organisaties
•
Ruime ervaring in Europese subsidieregelingen zoals ESF, EFRO,
Interreg, KP7 en landbouwsubsidies. Daarnaast in Nationale en
provinciale subsidies.
•
Korte lijnen met beleidsbepalers door opdracht bij Agentschap SZW,
ADR, ministerie van EZ en andere ministeries.
•
Naast audit na afloop van een project, begeleiden wij
subsidieontvangers ook in iedere fase van project met optimalisatie
van de projectadministratie.
•
Ruime ervaring met de inrichting en optimalisatie van het interne
beheersingsproces.
Inhoud presentatie
•
Inventarisatie subsidie-ervaringen
•
Hoe ziet uw projectorganisatie eruit?
•
Projectorganisatie
•
Projectadministratie
•
Vragen
Hoe ziet uw projectorganisatie
eruit?
PROJECTORGANISATIE
Fasen subsidietraject
Voorbereidingsfase
EUProject
Afrondingsfase
Implementatie- en
Uitvoeringsfase
Fase 1 – Voorbereidingsfase (1)
•
•
•
•
•
•
Bestuderen en in kaart brengen Compliance-vereisten
In kaart brengen projectorganisatie
Bepalen en vastleggen rollen, verantwoordelijkheden en taken van
alle projectbetrokkenen
Advies bij aanbestedingen/ aantonen MCF
Opzetten “Administratieve Organisatie en Interne Beheersmaatregelen
(AO/IB) – Projectbureau
Opstellen subsidie aanvraag – projectplan + projectbegroting
Fase 1 – Voorbereidingsfase (2)
BESTUDEREN EN IN KAART BRENGEN VAN DE COMPLIANCEVEREISTEN (SUBSIDIEVEREISTEN) IN DE
Voorbereidingsfase
•
Idealiter vóór indiening subsidieaanvraag, rekening houden met de
compliance - vereisten.
•
COMPLIANCE: “voldoen aan wet- en regelgeving”. Onder andere
verplichtingen met betrekking tot urenregistratie, financiële administratie,
verantwoording van de prestaties, aanbestedingen, publiciteit, etc.)
•
Zorg dat alle betrokkenen (partners en uitvoerders) goed op de hoogte
zijn van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
•
Leg de compliance – vereisten vast (beschrijving per fase) en toets
haalbaarheid met alle partners / uitvoerders.
Fase 1 – Voorbereidingsfase (3)
LET OP !!!
Het inhoudelijk matchen van de projecten / plannen aan de
subsidieregeling en het in beeld hebben van de subsidievereisten,
garanderen nog geen succesvol subsidietraject.
Compliance-vereisten in beeld?
Bepaal samen met partners en uitvoerders welke middelen er
nodig zijn om alle werkzaamheden gedurende de diverse fasen in het
Subsidietraject uit te voeren.
Fase 1 – Voorbereidingsfase (4)
VOORKOM DISCUSSIES LATER IN HET PROCES
•
Het tijdig bepalen welke middelen er nodig zijn en deze middelen
effectief vrijmaken verhoogt de (subsidie) realisatie van uw project
= een succesvolle en beheersbare uitvoering.
•
Let op !!!: elke partner dient in beeld te brengen welke afdelingen
binnen het project een belangrijke rol hebben, verantwoordelijkheid
dragen en taken gaan uitvoeren.
Het tijdig betrekken van alle partners / uitvoerders verkleint de kans op
het aanleveren, verzamelen en verwerken van onjuiste en onvolledige
projectinformatie / -gegevens / -documenten gedurende het hele
Subsidietraject (risico’s lagere subsidierealisatie).
Fase 1 – Voorbereidingsfase (5)
Wees ervan bewust dat alle projectbetrokkenen UIT HUN
ROUTINES STAPPEN en meewerken in een 'opdracht' die geen
onderdeel is van hun dagelijks werkpakket.
Wat is subsidieprojectmanagement?
Het managen van een subsidieproject doe je er niet zo
maar even bij…
Projectorganisatie
Begeleiding Audits
Informatie bijeenkomsten / overleg
projectbetrokkenen
Communicatie
subsidieverstrekkers
Advies
aanbestedingen
Simulatie Audits
Opzetten /
implementatie AO/IB
Opstellen rapportages/
einddeclaraties
opzetten / sturen van
projectbureau
Compliance
Procesmanagement
•
•
•
Bewaking compliance
Voortgangsbewaking
Naleving afspraken
Continue activiteiten rondom de hoofdfasen
Fase 2 – Implementatie en
uitvoering
•
•
•
•
•
•
•
•
Implementatie AO/IB
Afstemming met interne en externe uitvoerders
Opstellen formats per administratieonderdeel
Opmaken controlelijsten per administratieonderdeel
Inrichten projectadministratie (IT)
Periodiek overleg intern en extern
Opstellen tussenrapportages
Analyseren & signaleren potentiële risico’s (incl. interne controle)
Fase 3 - Afronding
•
•
•
•
Opstellen einddeclaratie
Communicatie met subsidiërende instantie
Simulatie controle (analyseren & signaleren potentiële Risico’)
Begeleiding controles door subsidiërende instantie en audit
autoriteit
Waar kan het zoal misgaan?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Verplichtingen / benodigde inzet niet beseft
Verkeerde mensen op de verkeerde plaats
Onvolledige overdracht (aanvrager --> uitvoerder)
Onvoldoende tijd, te laat begonnen
Onderschatten complexiteit
Dynamiek van subsidieproces onderschat (termijnen, deadlines,
extracomptabele administratie, samenwerking)
Voorwaarden licht interpreteren (‘het zal wel meevallen of het zijn
maar administratieve werkzaamheden’)
Werkelijkheid veranderd --> andere uitvoering
en geen wijzigingsverzoek ingediend)
Partijen houden zich niet aan de gemaakte afspraken (afspraken zijn
niet vastgelegd, lastig te wijzen op gemaakte afspraken)
Weinig tot geen communicatie met subsidieverstrekker
…
PROJECTADMINISTRATIE
Projectadministratie
•
•
•
•
•
Inrichten administratie
Uitvoeren administratie
Rapportages
(Interne) controle
Afronding
Inrichten administratie
•
•
•
•
•
Welke voorwaarden worden gesteld?
Wat levert de huidige/beschikbare administratie?
Onderscheid subsidiabele projectkosten versus niet-subsidiabele
projectkosten?
SISA (Single Information, Single Audit)
Hoe is de huidige controlestructuur?
− Per project AO/IB!
− Betrek de subsidiecoördinator (indien van toepassing)
Hoe ziet bijvoorbeeld een ESF
administratie eruit?
Uitvoeren administratie
•
•
•
Ligt project specifieke administratieve kennis overzichtelijk vast?
Hoe zijn gevolgen voor niet tijdig, volledig of correct administreren
gedelegeerd?
Leg de verantwoordelijkheid neer bij medewerkers met
administratieve kennis en competenties.
Rapportages
•
•
•
•
(Interne) managementrapportages
Formele tussenrapportages
Voorschotverzoeken
Eindrapportages
(Interne) controles
•
•
Door eigen accountant
Door subsidiënt (bijv. MA)
•
Door controledienst subsidiënt (bijv. ADR)
Afronding
•
•
•
Completering administratie
Accountantscontrole
Eindrapportage
•
•
•
•
Enkele praktische tips m.b.t. administratie & beheer
De administratie
De accountant
De eindrapportage
Completering administratie
•
•
•
•
•
•
Zijn alle urenstaten ontvangen?
Is van alle medewerkers een uurtariefberekening aanwezig?
Zijn alle facturen inmiddels ontvangen?
Zijn alle facturen betaald binnen de projectperiode?
Zijn alle overige relevante documenten inmiddels ontvangen?
Controleer zelf de volledigheid alvorens de accountant te laten
controleren!
De accountant
•
•
•
•
Welke accountant mag de controle uitvoeren?
Controle vooraf op de inrichting van de administratie, interim
controles, vraag commitment
Neem een accountant die niet alleen zegt wat niet goed is, maar ook
meedenkt hoe het herstelt kan worden
Neem voldoende accountantskosten mee in de projectbegroting
De eindrapportage
Vergeet bij het opstellen niet:
• De aanvraag
• De voorwaarden van de regeling
• Managementrapportages
• Formele tussenrapportages
• Voorschotverzoeken
• Gemelde wijzigingen
Valkuilen
•
•
•
•
•
•
•
•
Onvoldoende aantonen marktconformiteit
Onjuiste berekening van uurtarief
Onvoldoende onderbouwing van de uren/prestatie
Onjuiste toerekening naar subsidiabele deelnemers
Ontbreken van betaalbewijzen in de projectadministratie
Ontbreken onderbouwing van volledigheid inkomsten
Onvoldoende aandacht aan publiciteit
(…)
Tips
•
•
•
•
•
•
•
•
Zorg dat de projectadministratie op één locatie aanwezig is
Zorg dat de digitale projectadministratie aansluit op alle ingediende
(tussentijdse) rapportages
Neem in de digitale projectadministratie een link op met de
onderliggende documenten (kenmerk, nummer)
Neem bij onduidelijkheden contact op met de subsidiënt
Laat standpunten door subsidient schriftelijk bevestigen
Neem voldoende interne controles op in het proces
Zorg dat MCF voldoende is aangetoond
…
Een succesvol project betekent……
Contactgegevens
Subsidie compliance EXPERTS
RACHEL DE KORT
[email protected]
+31 (0)6 13 25 17 67
nl.linkedin.com/in/racheldekort/nl
@bakertillyberk
Baker Tilly Berk JEROEN PRINS
[email protected]
+31 (0)6 52 76 54 12
nl.linkedin.com/in/jeroenprins1/
Facebook.com/
bakertillyberk
Blijf op de hoogte via onze digitale nieuwsbrief of ons relatiemagazine (meld u aan via [email protected])