Transcript Oproepdocument samenwerking STW

Oproepdocument voor de oproep
2014-2015 van STW-IWT bilaterale projecten
Lees ook de overeenkomstige SBO-Handleiding!
Uiterste datum voor indiening bij het IWT:
9 januari 2015 (12 uur)
1.
Situering
Om bilaterale samenwerking tussen Vlaamse en Nederlandse onderzoekers te stimuleren zijn STW en IWT
een pilootexperiment gestart voor bilaterale projecten. Het doel is om, op termijn, onderzoekers langjarig
de mogelijkheid te geven om gezamenlijke projecten in te dienen bij beide organisaties. Daarvoor zal er
geen aparte call worden geopend, maar zullen de ingediende projecten beoordeeld worden binnen de
bestaande instrumenten, het Open Technologieprogramma (OTP) van STW en het economisch
programmadeel van het SBO-kanaal (strategisch Basisonderzoek) van IWT conform een “lead agency”
aanpak.
Onderzoekers uit Vlaanderen en Nederland worden hierbij uitgenodigd om een gezamenlijk project in te
dienen gericht op nieuwe strategische kennisgeneratie via inventief basisonderzoek met economische
valorisatieopportuniteiten voor bedrijven.
Voor het werkjaar 2014-2015 hebben IWT en STW hiervoor elk 2,5 miljoen euro gereserveerd binnen het
reguliere SBO-budget en tevens een verdeling in de onderwerpen gemaakt. Bij STW kunnen voorstellen
ingediend worden op het gebied van High Tech Systemen en Materialen (inclusief ICT en nanotechnologie).
Bij het IWT voorstellen op het gebied van Farma en Chemie (inclusief biotechnologie en Biobased Economy).
Voorstellen zullen gehonoreerd worden in 2015. Bij STW zullen de voorstellen doorlopend binnen het OTP
ingediend kunnen worden vanaf 1 oktober 2014 tot 1 mei 2015. Bij IWT is de deadline voor de indiening van
voorstellen vastgesteld op 9 januari 2015.
In dit document zullen de voorwaarden voor indiening bij IWT nader toegelicht worden. Voor indiening
binnen het STW verwijzen wij naar http://www.stw.nl
2.
De indiening van bilaterale STW-IWT voorstellen bij het IWT
Bij het IWT kunnen voorstellen worden ingediend op het gebied van Farma en Chemie (inclusief
biotechnologie en Biobased Economy).
De deadline voor de indiening van voorstellen bij het IWT vastgesteld op 9 januari 2015.
Een SBO-projectaanvraag wordt elektronisch ingediend zoals nader beschreven in de aanvraagtemplate (zie
www.iwt.be/subsidies/sbo/documenten). De elektronische versie van de aanvraag kan ofwel als een CD-ROM
worden overgemaakt aan het IWT:
IWT
SBO-programma
Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35, bus 16
B-1030 Brussel
ofwel via e-mail worden verstuurd aan [email protected]. De mailgrootte is beperkt tot 15 MB en het verzenden
van de e-mail en de datatransfer gebeurt volledig onder de verantwoordelijkheid van de aanvrager.
De in te dienen documenten voor STW – IWT voorstellen bij het IWT zijn:







1
Projectvoorstel in SBO-format1
Verklaring en ondertekening Vlaamse hoofdaanvrager en eventuele Vlaamse partner(s) in SBO-format
Verklaring Nederlandse partner(s) in OTP-format
Afsprakennota (term sheet) (ong. 1A4)2
Financieel planningsformulier Vlaamse begrotingsdeel voor IWT3
Financieel planningsformulier Nederlands begrotingsdeel voor STW
Intentie- of engagementsverklaringen van de gebruikers uit de begeleidingscommissie
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/aanvraagtemplate-economisch-doc
De afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners wordt opgesteld in goede
voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van
de betrokken instellingen. Deze afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de
aanvullingen in de tweede ronde.
3
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-sbo-xls
2
3.
Toelichtingen bij de bilaterale STW-IWT voorstellen bij het IWT
Voor de projectvoorstellen die bij het IWT worden ingediend geldt als basis de IWT-SBO aanvraagtemplate
voor projecten met een primaire economische finaliteit
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/aanvraagtemplate-economisch-doc.
Als vertrekpunt gelden verder de handleiding van het SBO-programma (economisch programmadeel) voor
de Vlaamse indieners en de OTP-richtlijnen voor de indieners uit Nederland:
resp. http://www.iwt.be/subsidies/documenten/handleiding-economisch-finaliteit-pdf; en
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Richtlijnen%20OTP_NL.pdf,
behalve waar daar in onderstaande tekst specifiek wordt van afgeweken.
Specifiek voor deze bilaterale STW-IWT projecten gelden onderstaande voorwaarden:

Wie kunnen aanvragen? Alle instellingen komen in aanmerking die bij STW-OTP (Nederland) of IWT-SBO
(Vlaanderen) kunnen aanvragen. Voor aanvragen die via het IWT-SBO ingediend worden geldt de
aanvrager van een Vlaamse instelling als hoofdaanvrager en eerste aanspreekpunt gedurende de duur
van het project.

Een evenredige verdeling dient te worden gemaakt tussen de Vlaamse en Nederlandse budgetten
(maximale afwijking 45 vs 55%). De bijdrage van STW en IWT elk is per project minimaal € 300.000 en
maximaal € 500.000, dus gezamenlijk tussen € 600.000 en € 1.000.000.

Zowel voor IWT als STW is de mogelijkheid van het gebruik van de resultaten van het onderzoek door
bedrijven een essentieel onderdeel van de evaluatie van het projectvoorstel. Er wordt expliciet aandacht
voor gevraagd om duidelijk aan te geven volgens welk stappenplan de verschillende gebruikers de te
verwachten resultaten gaan toepassen en wat de rol van de universitaire groepen daarin is. Deze
informatie dient coherent te zijn met de informatie die de bedrijven in hun intentie- of
engagementsverklaringen geven. Alle projectuitvoerders dienen op een evenwichtige en realistisch
uitvoerbare manier te participeren aan het valorisatieplan. De onderzoeksresultaten van de Vlaamse
partner kunnen hierbij benut worden door een Nederlands bedrijf en omgekeerd. In lijn met de
evenredige verdeling van de onderzoeksbijdrage van de Vlaamse en Nederlandse partners wordt sterk
aangeraden om ook een evenredige balans na te streven tussen de valorisatieopportuniteiten voor de
Vlaamse en de Nederlandse bedrijven.

Bij elk project zijn minstens twee Vlaamse en minstens twee Nederlandse bedrijven bereid om zich te
engageren in de begeleidingscommissie, met een evenredige verdeling tussen de deelnemende
bedrijven aan Vlaamse en Nederlandse kant. Er wordt ook gevraagd om een redelijke verdeling in de te
leveren (financiële) inbreng/cofinanciering door de Vlaamse en de Nederlandse bedrijven. De bijdragen
hoeven niet landgebonden te zijn, Nederlandse bedrijven kunnen cofinanciering leveren voor het
Vlaamse deel van het onderzoek en omgekeerd. Bedrijven dienen in hun intentie- of
engagementsverklaring aan te geven voor welke (Vlaamse of Nederlandse) partner hun inbreng
bestemd is. Voor de intentie- of engagementsverklaringen van de gebruikers verwijzen wij naar:
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Vereisten_STW-Steunbrief.pdf en naar
http://www.iwt.be/subsidies/documenten/aanvraagtemplate-economisch-doc.

De (financiële) inbreng of cofinanciering door de bedrijven uit de begeleidingscommissie is minimaal
25% van het totaal aangevraagde budget boven de € 500.000. Bijvoorbeeld: Indien voor het project van
STW en IWT in totaal € 750.000 wordt gevraagd, bedraagt de minimale cofinanciering 25% van €
250.000, namelijk € 62.500. De cofinanciering kan in cash of in kind zijn en grofweg naar rato verdeeld
over het Vlaamse en Nederlandse deel van het project. De (financiële) inbreng of cofinanciering voor
het Nederlandse deel van het project zal volgens de STW procedure verwerkt worden, voor het Vlaamse
deel volgens de procedure van het IWT.

Het te hanteren IP-model volgt de regels van de financierende partij. Voor het door IWT gefinancierde
deel van het project wordt het IP-model van het IWT gehanteerd4. Voor het door STW gefinancierde
deel dat van STW5. In beide gevallen impliceert de inbreng/co-financiering van de bedrijven van de
begeleidingscommissie geen automatische of a priori toekenning van IP of exclusieve gebruiksrechten
aan deze bedrijven. Een “right of first negotiation” kan daarentegen wel worden overeengekomen.

Samen met het projectvoorstel wordt een afsprakennota (“term sheet”) ingediend (ong. 1A4) met
daarin minimaal de tussen de deelnemende consortiumpartners onderling overeengekomen afspraken
op vlak van het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota
wordt opgesteld in overleg met de TTO afdelingen en mede ondertekend door een rechtsgeldig
vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De term sheet (en de latere hierop gebaseerde
samenwerkingsovereenkomst) dient goede valorisatie- en transfer-afspraken te bevatten om de
valorisatiekansen te maximaliseren en om mogelijke toekomstige conflicten te vermijden die de
valorisatie zouden kunnen vertragen of hypothekeren. Dit geldt in het bijzonder in het geval van
gemeenschappelijke projectresultaten. Gemeenschappelijke projectresultaten worden hierbij begrepen
als projectresultaten voorzien in een project gefinancieerd in de betrokken programma’s van IWT en
STW en die gemeenschappelijk zijn aan begunstigden van subsidie van IWT respectievelijk begunstigden
van subsidie van STW alsook van STW zelf.
Projecten die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen worden niet in behandeling genomen.
4
5
http://www.iwt.be/sites/default/files/subsidies/documenten/IWT_toelichtingsdoc_beleidslijn_december2011.pdf
http://www.stw.nl/sites/stw.nl/files/mediabank/Main%20Principles%20IP-policy%20STW.pdf
4.
Tijdskader van het evaluatieproces van STW-IWT projectvoorstellen bij het
IWT
Het tijdsverloop van het evaluatieproces wordt samengevat in onderstaande tabel. Dit tijdsverloop is identiek
voor de reguliere SBO-oproep. Het inhoudelijk verloop van het evaluatieproces wordt nader toegelicht in de
overeenkomstige SBO-handleiding.
Timing SBO-oproep 2014-2015
Lancering van de oproep
Mogelijkheid tot verkennend
gesprek op IWT
Indiening uitgewerkt projectvoorstel
Beslissing van de raad van bestuur
over de eerste selectieronde
Instructiebesprekingen op het IWT
over de valorisatiefacetten
Mogelijkheid voor de indieners om
aanvullingen in te dienen op hun
projectvoorstel (schriftelijke respons
op de uitgebrachte expertadviezen,
aanvullingen mbt valorisatie)
Beslissing van de raad van bestuur
over de tweede selectieronde
5.
na RVB 18 september 2014
vrijdag 24 oktober 2014 en maandag 3 november
2014
uiterlijk vrijdag 9 januari 2015 om 12 uur
donderdag 19 maart 2015
vanaf 20 maart 2015 tot eind april 2015
uiterlijk maandag 18 mei 2015 om 17 uur
donderdag 16 juli 2015
Bijkomende sensibilisering en ondersteuning van potentiële indieners
Bij de sensibiliseringsacties over de nieuwe SBO-oproep zal nauw worden samengewerkt met de
transferdiensten van de universitaire associaties en de strategische onderzoekscentra, in het bijzonder om
(nieuwe) onderzoeksploegen te ondersteunen die nog niet vertrouwd zijn met de IWT-steunkanalen. Het IWT
is tevens beschikbaar om de mogelijkheden van het steunkanaal te verduidelijken op vraag van economische
of maatschappelijke doelgroepen.
Potentiële indieners kunnen ook steeds een verkennend gesprek aanvragen op het IWT. Een dergelijke
bespreking vergt ongeveer 1 uur. Hiervoor zijn IWT-adviseurs beschikbaar op vrijdag 24 oktober 2014 en
maandag 3 november 2014 voor de verschillende finaliteitsdomeinen en toepassingssectoren.
Een verkennend gesprek kan worden aangevraagd tot uiterlijk 17 oktober 2014 voor de gespreksdag op
24 oktober 2014 en tot 24 oktober 2014 voor de gespreksdag op 3 november 2014. Praktisch gebeurt dit met
een e-mail aan [email protected] tesamen met een korte abstract en de belangrijkste vragen (max. 1 A4 pagina).
Indieners kunnen hierbij eventueel een voorkeur opgeven voor de voormiddag of de namiddag. Op basis van
de ontvangen aanvragen wordt het exacte tijdstip van de bespreking dan voorafgaand gemeld aan de
indieners.