Transcript Richtlijnen STW-Perspectief voor de Topsectoren ronde 2016_2017

Richtlijnen
Ronde 2016/2017
Call voor publiek-private onderzoeksprogramma’s
Ingangsdatum:3 oktober 2016
Brochure I
Deadline aanmelden op STW website (Fase 1):
3 november 2016, 14.00 CET
Deadline indiening Programma-ontwerp (Fase 2):
8 december 2016, 14.00 CET
pagina 1 van 37
Inhoud
Inhoud ..................................................................................................................................................................... 1
Perspectiefronde 2016/2017 ................................................................................................................................... 2
Publiek-private onderzoeksprogramma’s van STW ................................................................................................. 2
Aanpassingen in de richtlijnen t.o.v ronde 2015/2016 ............................................................................................. 3
Procedure STW-Perspectiefronde 2016/2017 ......................................................................................................... 3
Topsectoren............................................................................................................................................................. 4
Cofinancieringseis ................................................................................................................................................... 4
Consortium .............................................................................................................................................................. 5
Beleid Intellectueel Eigendom ................................................................................................................................. 6
Open Science .......................................................................................................................................................... 6
Fase 1: Programma-initiatief.................................................................................................................................... 7
Fase 2: Programma-ontwerp ................................................................................................................................. 10
Tijdpad ................................................................................................................................................................... 16
Lopende STW-Perspectiefprogramma’s ................................................................................................................ 16
Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een Perspectiefprogramma aanvragen? ............................................ 18
Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden? ............................................................................................................. 20
Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering en steunbrieven Perspectiefronde 2016/2017 ............................................. 25
Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden in de vorm van mensuren............................................ 29
Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering .................................................................................................. 30
Bijlage 6: STW Beleid Intellectueel Eigendom Perspectiefronde 2016/2017 ......................................................... 32
Perspectiefronde 2016/2017
Publiek-private onderzoeksprogramma’s van STW
STW is op zoek naar
nieuwe onderzoeksthema’s in het kader
van Perspectief voor de Topsectoren
Jaarlijks stelt Technologiestichting STW een onderzoeksbudget beschikbaar
waarmee nieuwe, uitdagende onderzoeksprogramma’s binnen de
toepassingsgerichte en technische wetenschappen worden ontwikkeld en
gefinancierd. In deze ronde is circa 16.5 miljoen euro (incl. btw) beschikbaar voor
programma’s die passen binnen de 9 Topsectoren.
Het STW-financieringsinstrument Perspectief richt zich op het realiseren van
economische en maatschappelijke impact op voor Nederland relevante thematische
gebieden. Dit gebeurt door vernieuwende technologische kennis tot toepassing te
brengen in samenspraak en samenwerking met het bedrijfsleven, maatschappelijke
organisaties en (eind)gebruikers.
De doelstellingen van Perspectief zijn 1) De ontwikkeling van wetenschappelijk excellente kennis en
hieruit voor het bedrijfsleven en de maatschappij relevante nieuwe technologie via een
multidisciplinaire aanpak 2) Het opbouwen van intensieve en duurzame samenwerkingsrelaties binnen
consortia tussen meerdere kennisinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties 3) Het
creëren van meer focus en massa (coherentie) in het onderzoek op voor Nederland relevante
thematische gebieden en 4) Het bevorderen van het valoriseren van de ontwikkelde kennis door
maatschappelijke organisaties en (eind)gebruikers.
Het STW-bestuur nodigt onderzoekers en gebruikers uit om gezamenlijk nieuwe programmaontwerpen in te dienen in het kader van STW-Perspectief voor de Topsectoren ronde 2016/2017. In
deze brochure vindt u de richtlijnen aan de hand waarvan u uw programma-ontwerp (max. 7 A4)
opstelt.
Echte innovatie vraagt vaak een grootschalige aanpak. Om een innovatieve doorbraak te
verwezenlijken moet je nieuwe onderzoekslijnen opzetten, oude netwerken overstijgen en
een innige samenwerking creëren tussen wetenschappers en bedrijfsleven.
pagina 3 van 37
Aanpassingen in de richtlijnen t.o.v ronde 2015/2016




Het STW bestuur is aangesteld tot en met 31 december 2016. Besluitvorming over Fase 2 en 3
vind plaats in 2017 en zal derhalve uitgevoerd worden door het bevoegd bestuur binnen NWO*.
Aan dit bestuur wordt ook gerefereerd in deze brochure met betrekking tot alle taken na 1 januari
2017.
U wordt gevraagd materiaal krediet en investeringskrediet zowel inclusief als exclusief btw (21%)
te vermelden in uw aanvraag. De minimaal (1.5 M) en maximaal (4M) aan te vragen subsidie is
inclusief btw.
Aankondiging NWO beleid m.b.t. Open Access en Data management voor programma
voorstellen.
Aankondiging NWO beleid m.b.t. Handhaving van Deadlines: Te laat is te laat!
Procedure STW-Perspectiefronde 2016/2017
De Perspectiefprocedure kent drie fasen. Deze brochure beschrijft Fase 1 en 2 van de procedure.
De opeenvolgende stappen worden beschreven tot en met de selectie van de programma-ontwerpen
die nader uitgewerkt mogen worden tot programmavoorstellen. Publicatie van het initiatief is een
verplichte voorwaarde voor het indienen van een programma-ontwerp bij STW. Een onderzoeker
mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar naam verbinden.
Fase 1: Programma-initiatief
Fase 1: Ex-ante toetsing
Fase 2: Programma-ontwerp
Fase 3: Programma-voorstel
Toelichting
Publicatie van onderzoeksthema
op STW-website om openheid en
samenwerking te bevorderen
Deadline indiening
3 november 2016,
14:00 uur CET
(webformulier)
Insturen van formulier ex-ante
toetsing Topsectoren
Beschrijving van doelstelling(en),
onderzoekslijnen, type projecten,
begroting en bijdragen gebruikers
Uitwerking van geselecteerde
programma-ontwerpen
3 november 2016
14.00 uur CET (per e-mail)
8 december 2016,
14:00 uur CET (per e-mail)
30 mei 2017,
14.00 uur CEST (per e-mail)
Fase 1 en 2 zijn bedoeld om het bevoegde bestuur binnen NWO* van voldoende informatie te
voorzien om tot een evenwichtige keuze te kunnen komen en tevens indieners niet onevenredig te
belasten.
Nadere instructies over het uitwerken van de programma-ontwerpen tot definitieve
programmavoorstellen (Fase 3) en het vervolg van de beoordelings- en selectieprocedure staan
beschreven in een aparte brochure II die in een later stadium alleen beschikbaar wordt gesteld aan
indieners van de geselecteerde programma-ontwerpen.
*In 2017 kent NWO een nieuwe organisatiestructuur met een centrale Raad van Bestuur en een viertal
domeinbesturen. (http://www.nwo.nl/actueel/nieuws/2015/hoofdlijnen-nieuw-nwo-bekend.html ). Zodra formeel
bekend is wat het “bevoegd bestuur” is voor dit financieringsinstrument, zal dit worden gepubliceerd op de
betreffende subsidiepagina.
Handhaving deadlines
Het aanmelden van een programma-initiatief op de STW website, het opsturen van het formulier exante toetsing per e-mail (Fase 1) en het indienen van een programma -ontwerp (Fase 2) ontvangen
een datum en tijdstempel van registratie en/of ontvangst. Houd u er rekening mee dat ingediende
programma- initiatieven en -ontwerpen met een datum en tijdstempel van 14.01 CE(S)T op de dag
van de deadline of later niet in aanmerking komen voor het indienen van programma ontwerp en/of
verder in behandeling kunnen worden genomen volgens de NWO richtlijnen. STW adviseert
voldoende tijd te reserveren voor het opstellen, completeren en indienen van uw programma-initiatief
(incl. ex-ante toetsing) en -ontwerp.
Topsectoren
Via de NWO-propositie 2016/2017 heeft STW zich gecommitteerd aan het leveren van een bijdrage
aan de uitvoering van het Topsectorenbeleid. STW stelt de Perspectiefronde 2016/2017 uitsluitend
open voor onderwerpen die in de innovatiecontracten van de negen Topsectoren worden genoemd of
nadrukkelijk ondersteunend zijn aan de binnen de Topsectoren geformuleerde roadmaps/
innovatieagenda’s. De negen Topsectoren zijn: 1) HTSM, 2) Chemie, 3) Water, 4) Energie, 5) Life
Sciences & Health, 6) Agri & Food, 7) Tuinbouw & Uitgangsmaterialen, 8) Logistiek en 9) Creatieve
industrie. Ex-ante toetsing op passendheid in de actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is
verplicht (zie blz. 8 van deze brochure). STW zal hier een coördinerende rol in hebben en de
formulieren ten behoeve van ex-ante toetsing bij de betrokkenen van de topsectoren onder de
aandacht brengen.
Cofinancieringseis
Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering
van het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per
programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in
kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage
5 voor voorbeeldberekeningen en de Excel file Financiële Planning Perspectief programma die u op
de website ter ondersteuning wordt aangeboden (deze hoeft in Fase 2 nog niet ingediend te worden).
De cofinancieringseis geldt voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier
kunnen wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen,
gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge
gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient
minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen.
De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 1.5, inclusief btw. De
maximale STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 4, inclusief btw. De maximale STW-bijdrage per
project bedraagt 750.000 euro, inclusief btw.
pagina 5 van 37
Consortium
Voor een perspectiefprogramma is het vormen van een sterk consortium belangrijk. In het consortium
dient, naast minimaal 3 universiteiten, de hele keten van gebruikers vertegenwoordigd te zijn.
Gebruikers van onderzoek worden gedefinieerd als natuurlijke personen of rechtspersonen (nationaal
of internationaal) die de resultaten van het onderzoek kunnen toepassen. Soms is er onderscheid te
maken tussen directe gebruikers van de ontwikkelde kennis, meestal bedrijven, en eindgebruikers, die
de producten van die bedrijven afnemen. Beide hebben hun eigen rol in de innovatieketen en moeten
benoemd worden in het utilisatieplan.
Buitenlandse bedrijven
Indien er in het buitenland sterke spelers zijn op een bepaald gebied, dan kunnen deze buitenlandse
bedrijven bij het consortium betrokken worden. Voor buitenlandse bedrijven gelden dezelfde
voorwaarden als voor Nederlandse bedrijven, waarbij ook gedacht dient te worden aan het
plaatsnemen in de gebruikerscommissie die minimaal 1 x per jaar vergadert (reis- en verblijfkosten
zijn op kosten van het bedrijf en kunnen niet gedeclareerd worden). Buitenlandse bedrijven kunnen
onder dezelfde voorwaarden als Nederlandse bedrijven cofinanciering leveren.
Hogescholen
Ook hogescholen kunnen onderdeel zijn van het consortium. Onderzoekers met een aanstelling aan
een hogeschool kunnen echter geen (mede)aanvrager zijn. Via het materieelkrediet kan een deel van
het onderzoek bij een hogeschool worden bekostigd. Voor projecten kan maximaal 20% van de
benodigde financiële middelen voor onderzoek bij een hogeschool worden ingezet. Voor Perspectief
geldt dat deze 20% naast per individueel project ook over de totale programmakosten berekend mag
worden. Voorwaarde is wel dat per project het bedrag dat kan worden opgevoerd minder dan 50%
bedraagt van de benodigde financiële middelen. Hogescholen worden niet gezien als gebruiker en
kunnen derhalve geen cofinanciering leveren.
Gelet op de bijzondere positie van de hogescholen (geen aanvrager, en ook geen gebruiker) zullen
aanvullende afspraken gemaakt moeten worden over hoe omgegaan wordt met het gebruik van, en
eigendom op, onderzoeksresultaten van hogescholen. Daarbij zal als uitgangspunt dienen dat:
- Ingebrachte background informatie eigendom blijft van de partij die het inbrengt;
- Alle resultaten beschikbaar zijn en blijven voor de uitvoering van het project;
- Alle resultaten, eventueel na een overeen te komen termijn voor bescherming, gepubliceerd
worden.
- Er gestreefd wordt naar maximale toepassing van resultaten; geen defensief gebruik.
Beleid Intellectueel Eigendom
Op het Perspectiefprogramma zijn de ‘Algemene Voorwaarden’ van STW van toepassing (zie
www.stw.nl/nl/aanvrager).
STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. Hierbij is het van
belang dat onderzoeksresultaten in het algemeen, en in het bijzonder octrooieerbare vindingen op een
verantwoorde wijze behandeld worden. Het doel van STW is om de onderzoeksresultaten zo breed
mogelijk te publiceren, maar tevens de mogelijkheid te behouden om Intellectueel Eigendom (IE)rechten te vestigen en over te dragen of in licentie te verlenen aan de gebruiker(s). Daarnaast is het
doel om een duurzaam netwerk te vormen bestaande uit samenwerkende onderzoekers, bedrijven en
andere belanghebbenden. STW hanteert regels omtrent Intellectueel Eigendom die de bovenstaande
missie van STW ondersteunen.
Naast het volgen van het STW-beleid op het gebied van IP en publicatie is daarnaast ook de
mogelijkheid aan kennisinstellingen om met partijen waarmee zij samenwerken eigen IE & publicatie
(IE&P) afspraken te maken. Op die manier wil STW sterker inspelen op de wensen van onderzoekers
en medefinanciers die zijn betrokken bij STW projecten.
Als kennisinstellingen de voorkeur geven aan het maken van eigen afspraken, dan moeten ze deze
keuze bij indiening aangeven (met instemming van de betrokken bedrijven) en daarover binnen drie
maanden na de honorering van hun STW-project afspraken hebben gemaakt. De lead hiervoor ligt
dus bij de kennisinstelling. De gemaakte afspraken worden door STW vervolgens marginaal getoetst
aan vier inhoudelijke criteria die in lijn zijn met de taak en missie van STW. In bijlage 6 staan de beide
opties en de uitvoeringsvoorwaarden uitgebreid toegelicht.
Open Science
Open Access
Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toekenningen
voortvloeiend uit deze call for proposals dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) wereldwijd
vrij toegankelijk te zijn (Open Access). Er zijn verschillende manieren voor onderzoekers om Open
Access te publiceren. Een uitgebreide toelichting hierop vindt u op www.nwo.nl/openscience.
Datamanagement
Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement. NWO wil dat onderzoeksdata die
voortkomen uit met publieke middelen gefinancierd onderzoek zo veel mogelijk ‘vrij’ en duurzaam
beschikbaar komen voor hergebruik door andere onderzoekers. NWO wil bovendien het bewustzijn bij
onderzoekers over het belang van verantwoord datamanagement vergroten. Perspectief programmavoorstellen (Fase 3!) dienen daarom te voldoen aan het datamanagementprotocol van NWO. Dit
protocol bestaat uit twee stappen:
pagina 7 van 37
1. Datamanagementparagraaf
De datamanagementparagraaf maakt deel uit van de onderzoeksaanvraag. Onderzoekers dienen vier
vragen te beantwoorden over datamanagement binnen hun beoogde onderzoeksproject. Hij of zij
wordt dus gevraagd reeds voor aanvang van het onderzoek te bedenken hoe de verzamelde data
geordend en gecategoriseerd moeten worden zodat zij vrij beschikbaar kunnen worden gesteld. Vaak
zullen al bij het tot stand komen van de data en de analyse daarvan maatregelen getroffen moeten
worden om opslag en deling later mogelijk te maken. Onderzoekers kunnen zelf aangeven welke
onderzoeksdata zij voor opslag en hergebruik relevant achten.
2. Datamanagementplan
Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker de datamanagementparagraaf uit te werken
tot een datamanagementplan. Uiterlijk 4 maanden na honorering van de aanvraag moet dat plan via
ISAAC zijn ingediend bij STW. STW keurt het plan zo snel mogelijk goed. Goedkeuring van het
datamanagementplan door STW is voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het
onderzoek worden bijgesteld.
Meer informatie over het datamanagementprotocol van NWO staat op: www.nwo.nl/datamanagement.
Fase 1: Programma-initiatief
U kunt uw programma-initiatief tot en met 3 november 2016, 14.00 CET op de STW-website
aanmelden via een invulformulier op http://www.stw.nl/nl/perspectief.
De deadline voor het indienen van het formulier ex-ante toetsing passendheid Topsectoren is ook 3
november 2016, 14.00 uur CET. U dient dit formulier per e-mail te sturen naar dr. Anke Stekelenburg
([email protected]).
Publicatie programma-initiatief en optioneel matchmaking event
STW hecht eraan dat onderzoeksthema’s in openheid en dialoog worden opgezet. Het
Perspectiefinstrument richt zich specifiek op de ontwikkeling van nieuwe technologieën en mogelijk
nieuwe (multidisciplinaire) samenwerking. Om in aanmerking te komen voor het indienen van een
programma-ontwerp is het daarom verplicht vooraf uw programma-initiatief te publiceren via de STWwebsite. Op deze wijze wil STW de toegankelijkheid van Perspectiefprogramma’s voor nieuwe
onderzoeksgroepen mogelijk maken of vergroten en krachtenbundeling bevorderen. Bovendien krijgt
STW hierdoor vóór de daadwerkelijke indiening van de programma-ontwerpen inzicht in de diversiteit
aan onderzoeksthema’s en in de aanstaande aanvraagdruk en maakt het proactief handelen in de
verdere procedure mogelijk.
Het organiseren van een matchmakingbijeenkomst is optioneel, maar het wordt aanbevolen om een
dergelijke bijeenkomst in samenwerking of afstemming met één of meer TKI’s te organiseren. Bij
voorkeur worden de thema-afbakening en mogelijke invulling en architectuur van het programma
daarbij besproken en worden de relevante onderzoekgemeenschap en verdere stakeholders daarvoor
uitgenodigd dan wel in de bijeenkomst geïdentificeerd.
Meld uw programma-initiatief zo snel mogelijk. Een eventuele matchmakingbijeenkomst of workshop
kan hierbij tevens worden aangekondigd. STW adviseert u deze bijeenkomst zo snel mogelijk, maar
vóór 25 november 2016, te organiseren zodat deze nog tot input kan leiden voor het in te dienen
programma-ontwerp.
Uw programma-initiatief bevat:






voorlopige titel van de themasuggestie
eventuele thema-afbakening
contactpersoon/trekker van het thema
namen en instelling/bedrijf van de overige initiatiefnemers
Topsector(en) en roadmap(s)/innovatieagenda(‘s): bij de door uw ingevulde Topsector 1 zal in
eerste instantie goedkeuring worden gevraagd m.b.t. passendheid
optioneel: datum, tijdstip en locatie van de openbare bijeenkomst
Uw programma-initiatief is een verplichte voorwaarde om een programma-ontwerp in te dienen, maar
wordt niet meegenomen in de beoordeling door de commissie (Fase 2).
U kunt uw programma-initiatief tot en met 3 november 2016, 14.00 CET op de STW-website
aanmelden via een invulformulier op http://www.stw.nl/nl/perspectief. Omdat voor de publicatie van
het initiatief door het programmabureau een handeling uitgevoerd moet worden kan het enige tijd
(max. 24 uur) duren voordat uw initiatief zichtbaar is op de website.
Ex-ante toetsing passendheid in Topsector
Ex-ante toetsing op passendheid in de actuele Topsector-roadmaps/ innovatieagenda’s is verplicht.
De programmaleider dient een schriftelijke toelichting te geven waarin beschreven staat op welke
manier het programmavoorstel een expliciete bijdrage levert aan één of meer Topsector
roadmap(s)/innovatieagenda(’s). Het hiervoor bestemde formulier ‘Beoordeling Passendheid
Roadmap/ Innovatieagenda Perspectief 2016-2017 kan gedownload worden van de STW-website
(www.stw.nl/nl/perspectief).
De deadline voor het indienen van deze toelichting is 3 november 2016, 14.00 uur CET. U kunt deze
per e-mail sturen naar dr. Anke Stekelenburg ([email protected]).
De toelichting op passendheid in de actuele Topsector roadmaps/innovatieagenda’s wordt vervolgens
door STW doorgestuurd naar de desbetreffende roadmaptrekker/contactpersoon. De
roadmaptrekker/contactpersoon bepaalt, op basis van deze toelichting, of een voorstel al dan niet
binnen de Topsector roadmap/innovatieagenda past. Indien de roadmaptrekker/contactpersoon
verhinderd is of er mogelijk sprake is van belangenverstrengeling zal voor de desbetreffende persoon
een vervanger worden gevraagd of zal deze taak gedelegeerd worden aan de NWO-trekker. Het
STW-bestuur neemt het door de roadmaptrekker/contactpersoon, dan wel de NWO-trekker, genomen
besluit over de passendheid binnen een roadmap van de Topsector over.
pagina 9 van 37
Voorstellen waarvan inpassing niet of onvoldoende onderbouwd is of waarvan de roadmaptrekker/
contactpersoon een negatief oordeel geeft over de inpassing zullen worden uitgesloten van verdere
deelneming aan de Perspectiefronde.
Wie mogen een programma-initiatief aanmelden?
Hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten met een vaste aanstelling aan een Nederlandse
universiteit of aan een door STW toegelaten onderzoeksinstelling (zie bijlage 1) komen in aanmerking
voor het aanmelden van een programma-initiatief.
De hoofdindiener van het programma-initiatief, hierna te noemen initiatiefnemer, beschouwt STW als
contactpersoon van het onderzoeksthema. Het ligt in de rede dat de initiatiefnemer bij een eventuele
honorering de latere programmaleider zal zijn. Onder de overige initiatiefnemers bevinden zich bij
voorkeur ook personen die verbonden zijn aan bedrijven of andere organisaties die later bij het
programma betrokken willen zijn als (potentiële) gebruiker.
Gebruikers
Gebruikers van onderzoek worden gedefinieerd als natuurlijke personen of rechtspersonen
(Nederlands of buitenlands) die de resultaten van het onderzoek kunnen toepassen.
Soms is er een verschil te maken tussen directe gebruikers, meestal bedrijven, en eindgebruikers. In
dat geval is het aanwijzen van alleen eindgebruikers niet voldoende. Het is expliciet de bedoeling dat
potentiële technologiegebruikers en eindgebruikers van buiten de eigen kring en buiten het
onderzoeksgebied van de aanvragende onderzoekers van het begin tot het eind bij het
programma/project worden betrokken. De gebruikers moeten de kennis uit het onderzoek op de
(middel)lange termijn kunnen toepassen.
Tot slot




STW adviseert u de richtlijnen in het geheel aandachtig door te lezen, voordat u uw aanvraag
indient.
STW adviseert u van harte om voorafgaand aan de indiening van uw programma-ontwerp eens
van gedachten te wisselen met de STW-Perspectief coördinator en/of met één van de succesvolle
programmaleiders van een lopend Perspectiefprogramma (zie lijst verderop in deze brochure).
STW wijst u er nadrukkelijk op dat het alleen zin heeft om een programma-initiatief aan te melden
als u er zeker van bent dat uw onderzoeksthema daadwerkelijk binnen de actuele roadmap/
innovatieagenda van een Topsector valt, en dat er (potentieel) voldoende gebruikers
geïnteresseerd zijn die de gevraagde cofinanciering willen/kunnen leveren.
STW verzoekt u deze Perspectiefbrochure met daarin de voorwaarden en informatie over de
procedure en de bijgevoegde documenten en met name ‘Toelichting cofinanciering bij STWprojecten’ (bijlage 3, en eventueel 4 en 5) en ‘Intellectueel Eigendom Beleid van STW’ (bijlage 6)
onder de aandacht te brengen van de potentiële gebruikers zodra de initiatiefnemer met de
gebruikers in gesprek gaat over deelname aan het programma (en de mogelijkheden tot
cofinanciering). Op de website zijn ook Engelstalige documenten beschikbaar
(http://www.stw.nl/en/applicant: General conditions, Knowledgde transfer, Intellectual Property &
Publication arrangements)
Fase 2: Programma-ontwerp
Indienen programma-ontwerpen
De deadline voor het indienen van programma-ontwerpen is 8 december 2016, 14.00 CET via
[email protected]. Voorwaarden voor het indienen van programma-ontwerpen staan onderstaand
beschreven.
1
U mag alleen een programma-ontwerp indienen als u tijdig een programma-initiatief op de
STW-website heeft geplaatst in Fase 1. Er moet een duidelijke 1-op-1 relatie zijn tussen het
programma-initiatief en het ingediende programma-ontwerp, qua scope van het thema, indieners,
community en stakeholders. Wel kunnen meerdere programma-initiatieven gebundeld zijn binnen
een programma-ontwerp.
2
Tenminste drie onderzoekers verbonden aan tenminste drie verschillende publieke
onderzoekinstellingen die in aanmerking komen voor STW financiering (zie bijlage 1) dienen het
programma-ontwerp in. De hoofdaanvrager wordt door het STW bureau beschouwd als de trekker
van het initiatief en als contactpersoon gedurende de procedure. Onderzoeksinstellingen mogen
binnen deze voorwaarden niet dubbel geteld worden. Een instelling (bijv. een Universitair Medisch
Centrum) is of indienende publieke onderzoeksinstelling of (potentiële) gebruiker. Verschillende
faculteiten van één en dezelfde universiteit worden niet beschouwd als verschillende publieke
onderzoekstellingen.
3
Een onderzoeker mag per Perspectiefronde aan slechts één programma-ontwerp zijn/haar
naam verbinden.
4
De (potentiële) gebruikersdoelgroep van het onderzoek omvat minstens 5 bedrijven of andere
gebruikersorganisaties.
5
Voor een Perspectiefprogramma worden strikte cofinancieringseisen en - criteria gehanteerd
(zie paragraaf ‘Cofinanciering’ op blz. 4 en bijlage 3). Bij een Perspectief-ontwerp (Fase 2) dienen
gebruikers in steunbrieven duidelijk aan te geven:
 Waarom het onderzoeksthema en de utilisatiedoelstellingen belangrijk zijn voor hun bedrijf
of organisatie.
 Waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema bestaat of zou kunnen bestaan (cash en/
of in kind).
 Dat ze zich op de hoogte hebben gesteld van het door STW gehanteerde IE-beleid en dat
ze zich hier onvoorwaardelijk aan conformeren.
Onduidelijkheid over de (mogelijke) bijdragen van gebruikers en/of over het kunnen voldoen aan
de cofinancieringseis bij verdere uitwerking weegt mee in de beoordeling in Fase 2 (selectie van
programma-ontwerpen voor verdere uitwerking).
Onvoorwaardelijk commitment van alle gebruikers aan het programma en het STW-IE-beleid
moet bij indiening van de programmavoorstellen op 30 mei 2017 door alle gebruikers van elk
pagina 11 van 37
project bevestigd zijn in een steunbrief.
6
Uw programma-ontwerp bevat een schets met onderbouwing van de onderzoekslijnen en het
type en aantal projecten daarbinnen die nodig zouden zijn om de doelstelling(en) van het
programma te halen.
7
Uw programma-ontwerp bevat een schatting en onderbouwing van de financiële middelen die
nodig zijn om het voorgestelde onderzoeksdoel te bereiken (zie bijlage 2 ‘Wat kan worden
aangevraagd’). Deze geschatte omvang van het beoogde programma bedraagt niet minder dan
M€ 1,5, incl. btw en niet meer dan M€ 4, incl. btw aan STW bijdrage. Let op: In de begroting van
uw programma ontwerp dient u onderscheid te maken tussen exclusief en inclusief btw.
Naast de vereiste cofinanciering door gebruikers die gericht per project plaatsvindt kunnen andere
publieke partijen (bijv. ministeries, andere NWO-gebieden, belangenorganisaties etc.) hun steun
aan het programmathema kenbaar maken door een gedeelte van de programmakosten voor hun
rekening nemen. Deze bijdrage wordt onderdeel van de STW bijdrage. Deze vorm van financiële
matching kan dus niet worden ingezet ter dekking van de eventueel vereiste cofinanciering die
alleen door daadwerkelijke gebruikers van de resultaten kan worden geleverd. De benodigde
STW bijdrage is zodanig dat STW de hoofdfinancier van het beoogde programma en de
individuele projecten is.
8
De looptijd van het beoogde programma waarbinnen u tot het voorgestelde onderzoeksdoel wilt
komen, is maximaal 6 jaar.
Verplicht invulformaat voor het indienen van programma-ontwerpen
Het verplichte invulformaat en de richtlijnen voor het opstellen van een programma-ontwerp kunt u
downloaden via de STW website (http://www.stw.nl/nl/perspectief). Het programma-ontwerp (sectie 1
t/ m 6) bestaat uit maximaal 7 pagina’s, exclusief de 4 gevraagde verplichte bijlagen van sectie 7.
Aanvullende bijlagen zijn niet toegestaan. Om iedereen gelijke kansen te bieden zullen programmaontwerpen die de 7 pagina’s toch overschrijden niet in behandeling worden genomen. U heeft dan
maximaal 1 dag om alsnog aan de gestelde voorwaarde(n) te voldoen. Het aangepaste programmaontwerp dat STW ontvangt buiten die termijn, neemt STW definitief niet verder in behandeling. Dat
geldt ook voor het aangepaste programma-ontwerp dat dan nog steeds niet voldoet aan de gestelde
criteria.
Vormeisen indienen programma-ontwerpen
U dient uw programma-ontwerp vóór 8 december 2016, 14.00 CET te mailen naar [email protected] o.v.v.
‘Perspectiefronde 2016/2017’.
Let op: indiening in Fase 2 van deze procedure gaat dus NIET via ISAAC, het elektronische
indiensysteem van STW. Gebruik in alle correspondentie omtrent uw programma-ontwerp de
specifieke code P16-XX, waarbij XX staat voor het nummer dat uw programma-initiatief heeft
gekregen op de STW website na indiening.
Een programma-ontwerp wordt door STW niet in behandeling genomen, als één of meerdere van de
onderstaande punten gelden:

Het programma-ontwerp is ingediend na 8 december 2016, 14:00 CET

Het programma-ontwerp voldoet niet aan alle hierboven beschreven vormeisen en/of criteria voor
indiening of is daarin onvolledig.
Beoordeling en selectie programma-ontwerpen
De ingediende programma-ontwerpen zullen in Fase 2 van deze Perspectiefronde allen in competitie
zijn met elkaar en worden door één beoordelingscommissie beoordeeld. Ingediende programmaontwerpen zullen in onderlinge competitie beoordeeld worden op wetenschappelijke kwaliteit en kans
op toepassing (Utilisatie). Speciaal voor dit doel zal het STW Bestuur, uit naam van bevoegd bestuur
binnen NWO, een onafhankelijke multidisciplinaire beoordelingscommissie instellen. Dezelfde
commissie zal ook de programmavoorstellen in Fase 3 van deze Perspectiefronde beoordelen.
De beoordelingscommissie zal bestaan uit circa 5 tot 7 personen die werkzaam zijn of recent
werkzaam zijn geweest binnen technisch-wetenschappelijk onderzoek of de private R&D-sector en die
blijk hebben gegeven van een breed technologisch inzicht. U dient er rekening mee te houden dat het
Perspectief-instrument open staat voor een breed spectrum van de technische en toepassingsgerichte
wetenschappen en dat de leden van de multidisciplinaire beoordelingscommissie per definitie niet
expert zullen zijn op alle onderwerpen die in de programmavoorstellen aan bod komen. STW zal
zorgdragen voor een zo evenwichtig mogelijke spreiding van de leden over de expertisegebieden. De
samenstelling van de beoordelingscommissies wordt na afloop van de procedure gepubliceerd op de
STW-website.
De beoordelingscommissie beoordeelt de programma-ontwerpen (in Fase 2) en voorstellen (in Fase
3) op de twee criteria Wetenschappelijke kwaliteit en Utilisatie, waarbij onderstaande vragen
worden meegenomen. Deze twee criteria wegen even zwaar.
Wetenschappelijke kwaliteit
 Zijn de technisch-wetenschappelijke doelstellingen van het programma helder?
 Is het voorgestelde onderzoek technisch-wetenschappelijk uitdagend?
 Zijn de beschreven technisch-wetenschappelijke uitdagingen vernieuwend?
 Is het programma onderscheidend en heeft het een duidelijke meerwaarde ten opzichte van
andere bestaande onderzoeksinitiatieven?
 Is de scientific community van voldoende kwaliteit en is de samenstelling geschikt om de
gestelde programmadoelstellingen te behalen?
 In hoeverre vormen de projecten één programma? Is de onderlinge samenhang tussen de
projecten goed en de synergie duidelijk?
 Dragen de verschillende projecten allen bij aan de programmadoelstellingen?
 Maakt de organisatie en governance van het programma het behalen van de
wetenschappelijk doelstellingen mogelijk?
 Acht u de programmaleider in staat om de project-overstijgende wetenschappelijke
doelstellingen te doen realiseren?
Utilisatie
 Heeft het onderzoeksthema voldoende economische en maatschappelijke relevantie en
impact?
 Is het onderzoek vraaggestuurd?
 Is het noodzakelijk om het programma nu aan te pakken?
 Is het utilisatieplan helder?
pagina 13 van 37







Zullen de voorgenomen stappen in het utilisatieplan daadwerkelijk leiden tot toepassing door
gebruikers?
Is er voldoende overtuigende interesse getoond vanuit de gebruikersgroep?
Zijn alle facetten van mogelijke toepassing van resultaten afgedekt met relevante gebruikers?
Is er sprake van duidelijke interactie en samenwerking tussen onderzoekers en private en
publieke partners in het consortium?
Kan met het aangevraagde budget en met het samengestelde consortium op het gekozen
onderzoeksthema nationaal en internationaal echt het verschil gemaakt worden?
Maakt de organisatie en governance van het programma het behalen van het utilisatieplan
mogelijk?
Acht u de programmaleider in staat om de utilisatie doelstellingen van het programma te doen
realiseren?
De beoordelingscommissie geeft bij ieder programma-ontwerp een schriftelijke inhoudelijke
beoordeling en prioriteert middels cijfers de programma-ontwerpen. De beoordelingscommissie kan in
haar advies, indien nodig, suggesties ter verbetering en/of ter afstemming tussen overlappende
programma-ontwerpen meegeven.
Het bevoegd bestuur binnen NWO zal op basis van de schriftelijke beoordelingen, de prioritering van
de beoordelingscommissie, de mogelijk opgevraagde aanvullende informatie van externe partijen en
eventuele additionele strategische overwegingen tot een beleidskeuze komen en besluiten welke
indieners worden uitgenodigd om hun programma-ontwerp uit te werken tot een volledig
programmavoorstel.
Gedragscode belangenverstrengeling NWO
Om aanvragers een faire beoordeling en transparantie te bieden, hanteert STW een gedragscode
belangenverstrengeling die in lijn is met de gedragscode belangenverstrengeling van NWO. Deze
gedragscode is van toepassing op o.a. referenten, juryleden, commissieleden, leden van
besluitnemende organen en medewerkers van STW. In de gedragscode worden de mogelijke vormen
van belangenverstrengeling geïdentificeerd en wordt aangegeven welke maatregelen worden
genomen om belangenverstrengeling te voorkomen.
De volledige tekst van de gedragscode belangenverstrengeling die STW hanteert, kunt u vinden op:
http://www.nwo.nl/subscription-documents/nwo/juridisch/gedragscode-belangenverstrengeling-nwo.
Bekendmaking geselecteerde programma-ontwerpen
De hoofdaanvragers van de programma-ontwerpen ontvangen eind februari 2017 schriftelijk bericht
over het besluit van het bevoegd bestuur binnen NWO. De indieners van de geselecteerde
programma-ontwerpen worden in de gelegenheid gesteld hun programma-ontwerp uit te werken tot
een uitgebreid programmavoorstel. Dit programmavoorstel dient de beschrijving van het voorgestelde
programma te bevatten, alsmede de concrete invulling met onderzoeksprojecten en benodigde
financiële middelen.
Om nieuwe netwerkvorming te stimuleren worden de geselecteerde programma-ontwerpen via de
STW-website bekend gemaakt, met vermelding van de naam en contactgegevens van de
hoofdindiener. Geïnteresseerde partijen kunnen mogelijk alsnog aanhaken op projectniveau.
Hoe gaat het daarna verder?
De uiterste datum van indiening voor uitgewerkte programmavoorstellen is 30 mei 2017; 14.00 uur
CEST (Fase 3; onder voorbehoud). Indien het door u ingediende programma-ontwerp is geselecteerd,
krijgt u circa 3 maanden de tijd om te komen van programma-ontwerp tot definitie van het
onderzoeksprogramma, precieze beschrijving van de daarbinnen gedefinieerde projecten, de
benodigde financiële middelen (per project) en de benodigde cofinanciering van potentiële gebruikers.
Perspectiefprogramma’s dienen te voldoen aan de gestelde cofinancieringseisen – en criteria. Zie
daarvoor paragraaf ‘Cofinanciering’ en bijlage 3 van deze Perspectiefbrochure.
Alleen de hoofdaanvragers van de geselecteerde programma-ontwerpen ontvangen van STW
gedetailleerde informatie over de inrichting, beoordeling en selectie van programmavoorstellen in het
kader van Perspectief. Communicatie met STW over de programma-ontwerpen verloopt via de
hoofdaanvrager.
Wat kan worden aangevraagd?
STW vergoedt kosten voor tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel
en project specifieke kosten voor materialen, reizen en/of apparatuur (zie bijlage 2). De
onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt
daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers.
Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen,
bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen
hun eigen kosten.
De maximale STW bijdrage aan het programma kan variëren van minimaal M€ 1,5 tot maximaal M€ 4,
incl. btw. In toevoeging op de STW bijdrage wordt een verplichte gebruikersbijdrage (cash en in-kind)
gevraagd waardoor de totale omvang van het programma hoger uit valt. De STW-financiering heeft
een looptijd van maximaal 6 jaar.
Een Perspectiefprogramma is opgebouwd uit diverse projecten die al dan niet gegroepeerd zijn in
verschillende onderzoekslijnen (en/of work packages). De maximale STW bijdrage per project binnen
het programma bedraagt 750.000 euro, incl. btw.
De volgende projectkosten kunnen worden geaccepteerd:

Personeelskosten (tijdelijke personeelsplaatsen voor o.a. promovendi, postdocs, PDEngs en
technische assistenten)

Materiële kosten (inclusief kosten voor binnenlandse reizen)

Kosten ten behoeve van buitenlandse reizen

Investeringen op projecten
Voor een uitgebreide toelichting op de diverse projectkosten zie bijlage 2.
Naast de projectkosten kunnen kosten worden opgevoerd ten behoeve van programmatische
activiteiten ter bevordering van de coherentie en kennisdisseminatie (vuistregel: maximaal 1,5% van
het totale programma budget en niet meer dan k€ 75 incl. btw).
In alle begrotingen van het programma, als ook die van de projecten dienen kosten voor materiaal en
investeringen zowel exclusief, als inclusief vermeld te worden in het programma ontwerp.
pagina 15 van 37
Overige

STW gaat ervan uit dat de indienende onderzoekers de genoemde documenten onder de
aandacht brengen van potentiële gebruikers zodra zij met hen in gesprek gaan omtrent deelname
aan het programma en de mogelijkheden tot cofinanciering. In bijlage 5 bij deze brochure zijn
enkele voorbeeldenberekeningen met betrekking tot cofinanciering bij projecten uit het
Perspectiefprogramma opgenomen.

STW streeft naar aansluiting van haar programma’s op lopende of komende programma’s van de
overheid, van de Topsectoren, dan wel op initiatieven in het kader van de NWO-strategie. STW
kán daarom in voorkomende gevallen indieners vragen eraan mee te werken die aansluiting
mogelijk te maken.

STW verwacht van de onderzoeksinstellingen dat zij garant staan voor de aanwezigheid van de
voor het programma benodigde infrastructuur en ondersteuning zoals gebruikelijk voor door STW
gefinancierd onderzoek.
Meer informatie
Wanneer u naar aanleiding van deze oproep tot indiening van programma-ontwerpen vragen heeft
kunt u contact opnemen met de coördinatoren van Perspectief:
Dr. ir. Anke Stekelenburg
Technologiestichting STW
Tel: 030-6001 314
E-mail: [email protected]
Dr. ing. Lise de Jonge
Technologiestichting STW
Tel: 030-6001 223
E-mail: [email protected]
(vanaf 1 december 2016)
Secretariële Ondersteuning
Cora Heesakkers
Tel: 030-6001 304
E-mail: [email protected]
Juridisch ondersteuning
Mr. Koen van Nol
Tel: 030 - 6001 317
E-mail: [email protected]
Tijdpad
Fase 1 en 2 dienen om het bevoegd bestuur binnen NWO van voldoende informatie te voorzien om
een weloverwogen beleidskeuze voor nieuwe onderzoeksthema’s op te baseren.
FASE 1: Programma-initiatieven
Activiteit
Datum/periode
Openstelling
3 oktober 2016
Deadline publicatie programma-initiatieven op STW website
3 november 2016, 14.00 uur CET
Deadline insturen formulier passendheid Topsectoren
3 november 2016 14.00 uur CET
Eventuele organisatie matchmakingbijeenkomst
vóór 25 november 2016
FASE 2: Programma-ontwerpen
Activiteit
Datum/periode
Deadline indienen programma-ontwerpen
8 december 2016, 14.00 uur CET
Bericht van in behandeling/uit behandeling
voor 15 december 2016
Beoordeling en prioritering door commissies
december 2016 –2 februari 2017
Bestuursbesluit programma-ontwerpen
16 februari 2017
Bekendmaking besluit aan indieners
voor 21 februari 2017
FASE 3: Programmavoorstellen
(deze fase staat beschreven in een vervolgbrochure die alleen
beschikbaar is voor de geselecteerde indieners)
DATA ONDER VOORBEHOUD
Activiteit
Datum/periode
Programma-ontwerpen uitwerken tot programmavoorstellen
eind februari – eind mei 2016
Deadline indienen programmavoorstellen
30 mei 2017; 14.00 uur CEST
Beoordeling door (internationale) referenten
Begin juni – begin september 2017
Weerwoord hoofdaanvragers
begin september – half september 2017
Interviewronde met indieners /
prioritering door beoordelingscommissie
begin oktober – eind oktober 2017
Bestuursbesluit programmavoorstellen 2017
november 2017
Bekendmaking besluit aan hoofdaanvragers
november 2017
Bij aanpassingen: Projectbegrotingen in bestuur
december 2017
NB. Aanmelding van een programma-initiatieven op de STW website, en het opsturen van een formulier ex-ante toetsing per email (Fase 1) en het indienen van een programma -ontwerp (Fase 2) ontvangen een datum en tijdstempel van registratie of
ontvangst. Houd u er rekening mee dat ingediende programma- initiatieven en -ontwerpen met een datum en tijdstempel van
14.01 CE(S)T op de dag van de deadline of later niet in aanmerking komen voor het indienen van programma ontwerp en/of
verder in behandeling kunnen worden genomen volgens de NWO richtlijnen. STW adviseert voldoende tijd te reserveren voor
het opstellen, completeren en indienen van uw programma-initiatief (incl. ex-ante toetsing) en -ontwerp.
Lopende STW-Perspectiefprogramma’s
pagina 17 van 37
Perspectiefprogramma’s 2015:





Innovative Magnetic Density Separation for the optimal use of resources and energy
Trekker van het programma: Prof.dr. P.C. Rem, Technische Universiteit Delft
A Technology Center for Bacterial Vaccines (Bac-Vactory)
Trekker van het programma: Prof.dr. J.P.M. Tommassen, Universiteit Utrecht
i-CAVE – Integrated Cooperative Automated VEhicles
Trekker van het programma: Prof.dr. H. Nijmeijer, Technische Universiteit Eindhoven
NeuroCIMT: Neuromodulation by Continuous and Integrated Monitoring and Treatment to
improve functional outcome in neurological disorders
Trekker van het programma: Prof.dr. F.C.T. van der Helm, Technische Universiteit Delft
Sloshing of Liquefied Natural Gas (SLING)
Trekker van het programma: Prof.dr.ir. M.L. Kaminski, Technische Universiteit Delft
Perspectiefprogramma’s 2014:






Cancer-ID
Trekker van programma: Prof.dr. L.W.M.M. Terstappen, Universiteit Twente
Understanding processes using Operando Nanoscopy (UPON)
Trekker van programma: Prof.dr. H.W. Zandbergen, Technische Universiteit Delft
Excellence in uncertainty reduction of offshore wind systems (EUROS)
Trekker van programma: Prof.dr.ir. G.A.M. van Kuik, Technische Universiteit Delft
Smart energy management and services in buildings and grids (SES-BE)
Trekker van programma: dr. M. Gibescu, Technische Universiteit Eindhoven
LED it be 50%
Trekker van programma: Prof.dr.ir. L. Marcelis, Wageningen UR
Back to the Roots (Back2Roots)
Trekker van programma: Dr. J.M. Raaijmakers, NIOO-KNAW
Perspectiefprogramma’s 2013:





Symbionics: Co-Adaptive Assistive Devices
Trekker van programma: Prof.dr.ir. H.F.J.M. Koopman, Universiteit Twente
Biomarker Development Center (Biomarker-DC)
Trekker van programma: Prof.dr. R.P.H. Bischoff, Rijksuniversiteit Groningen
RiverCare: towards self-sustaining multifunctional rivers
Trekker van programma: Prof.dr. S.J.M.H. Hulscher, Universiteit Twente
Merging Electronics and Micro & nano Photonics in Integrated Systems: MEMPHISII
Trekker van programma: Prof.dr. M.K. Smit, Technische Universiteit Eindhoven
Green defence Against Pests (GAP)
Trekker van programma: Prof.dr. M.A. Haring, Universiteit van Amsterdam
Bijlage 1: Wie mogen (een project binnen) een
Perspectiefprogramma aanvragen?
STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse
Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt
STW tweede geldstroomsubsidies. STW zal kosten vergoeden voor tijdelijk op het project bij de
onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen
en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste
geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de
projectmedewerkers.
Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen,
bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen
hun eigen kosten.
Hoofd- en medeaanvragers
De hoofdaanvragers van de uiteindelijk gehonoreerde programmavoorstellen worden door het STWbestuur benoemd tot programmaleider van het Perspectiefprogramma. De hoofdaanvrager van elk
project binnen een programma wordt bij honorering projectleider. De programmaleider is
verantwoordelijk voor de bewaking van de samenhang van het programma en het behalen van de in
het programmavoorstel beschreven programmadoelen. De projectleiders hebben de plicht de binnen
het programma goedgekeurde projecten conform het projectplan uit te voeren. Medeaanvragers
moeten een actieve rol hebben bij de uitvoering van het project ((co)promotor en/of dagelijkse
begeleiding onderzoekers aangesteld op het project) en kunnen in geval van meerdere participerende
onderzoeksinstellingen als deelprojectleider worden aangewezen.
Wie kunnen optreden als hoofd- en medeaanvragers?

Hoogleraren en universitaire (hoofd)docenten, vast aangesteld aan
o Nederlandse universiteiten (of met vergelijkbare posities aan de universitaire medische
centra)
o KNAW- en NWO-instituten
o het Nederlands Kanker Instituut (NKI)
o NCB Naturalis
o het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen
o Dubble-bundellijn bij de ESFR te Grenoble
o Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL)

Onderzoekers met een ‘tenure track’-aanstelling aan genoemde onderzoeksinstellingen. STW
definieert een ‘tenure track’- aanstelling als een aanstelling voor ervaren wetenschappelijk
onderzoekers met uitzicht op een vast dienstverband en een hoogleraarschap op termijn. De
‘tenure track’- aanstelling moet schriftelijk zijn vastgelegd en gefinancierd worden uit structurele
middelen van de onderzoeksinstelling. STW zal verifiëren of de aanstelling aan deze
voorwaarden voldoet en of deze is gegarandeerd voor de looptijd van het project.
pagina 19 van 37
Hoofd- en medeaanvragers met een deeltijdaanstelling


Hoofdaanvragers en medeaanvragers die in deeltijd werken moeten in ieder geval over
voldoende universitaire faciliteiten en budget beschikken om het project naar behoren te kunnen
uitvoeren.
Hoofdaanvragers en medeaanvragers moeten STW-onderzoek uitvoeren in de tijd dat ze voor de
onderzoeksinstelling werken. Is dat niet het geval dan dient de andere werkgever een
afstandsverklaring te tekenen, zodat kenniseigendom voor STW en de onderzoeksinstelling(en) is
gewaarborgd.
Wie kunnen niet aanvragen?






Personeel met een nul aanstelling
Personeel met een tijdelijk dienstverband (bijv. postdocs)
Emeritus hoogleraren
Personeel van instituten met een toegepaste of technologische doelstelling, zoals TNO, de Grote
Technologische Instituten (GTI’s) en het niet-universitaire deel van WUR
Personeel van een door een doelsubsidie publiek-privaat gefinancierde onderzoeksinstelling
Personeel van buitenlandse onderzoeksinstellingen
Bijlage 2: Wat kan aangevraagd worden?
Project specifieke kosten
STW zal project specifieke kosten vergoeden voor:
 salaris van tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te stellen personeel
 materialen (verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen) en binnenlandse
reizen
 buitenlandse reizen
 investeringen (duurzame apparatuur waarover economische waarde wordt afgeschreven)
De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste geldstroom en draagt
daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de projectmedewerkers.
Indien een (mede)aanvrager samenwerkt met andere voor STW niet-subsidiabele instellingen,
bijvoorbeeld met TNO of een buitenlandse universiteit, dan dragen de niet-subsidiabele instellingen
hun eigen kosten.
1. Toelichting kosten m.b.t. tijdelijk op het project bij de onderzoeksinstelling aan te
stellen personeel
U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen voor:
 promovendus
 postdoc (PD)
 PDEng trainee
 overig WP (wetenschappelijk personeel, o.a. toegevoegd onderzoeker, drs., ir., A(N)IOS)
 NWP (niet-wetenschappelijk personeel, o.a. technisch assistent)
 Casimir-kandidaat
Toelichting Tijdelijke personeelsplaatsen
U kunt tijdelijke personeelsplaatsen aanvragen tot een maximum van vier jaar in het geval van een full
time aanstelling. U vermeldt de functiecategorie, de duur van de aanstelling, het percentage deeltijd
en het bijbehorende bedrag. Voor iedere functie hanteert STW een vooraf bepaald vast maximum
tarief per aanstellingsjaar (zie www.stw.nl). Voor de vaststelling van deze tarieven volgt STW de
vastgestelde tarieven uit het meest recente ‘akkoord overlaten werkgeverschap NWO/VSNU’, zonder
opslag voor het risico van werkloosheid. In het kader van dit akkoord worden de personeelstarieven
voor de posities jaarlijks vastgesteld, na overeenkomst over de prognose voor de
meerjarenontwikkeling van de personeelstarieven. De tarieven, die gelden op het moment van
honorering, blijven gehandhaafd voor de looptijd van het STW-project. Als de personeelstarieven
tijdens de selectieprocedure worden gewijzigd, zal STW bij de honorering de nieuwe tarieven volgen.
Dit heeft dan geen consequenties voor de hoogte van de verplichte bijdrage van gebruikers.
Voor personeel aangesteld op toegevoegde personeelsplaatsen tijdens de looptijd van het project
(bijv. bij voortzetting of verlenging) zijn de op dat moment geldende tarieven van toepassing.
Voor PD-, WP- en NWP-posities accepteert STW geen WW-verplichting als de aanstellingsduur
minder dan 12 maanden bedraagt en/of de kandidaat meer dan 1 jaar relevante werkervaring heeft uit
een eerdere vergelijkbare aanstelling. De onderzoeksinstelling stelt het personeel aan en draagt de
verantwoordelijkheid die bij het werkgeverschap horen.
pagina 21 van 37
Toelichting Vaste staf
Niet subsidiabel is het salaris van of een toelage aan de (mede)aanvrager alsmede het salaris van of
een toelage aan andere personen met een vaste aanstelling of anderszins duurzaam verbonden aan
de instelling waar het onderzoek plaatsvindt.
Uitzonderingen daarop zijn de tijdelijke aanstelling op een project van 1) een technisch assistent
(NWP) of 2) een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’. Het is mogelijk om een NWP’er met een
bestaand dienstverband bij de onderzoeksinstelling tegen de standaard NWP-tarieven tijdelijk ten
laste van een STW-project aan te stellen, indien deze NWP’er een specifieke bijzondere
deskundigheid heeft die noodzakelijk is voor het uitvoeren van het voorgestelde onderzoek. Het is
mogelijk om een WP’er met een ‘aanstelling op projectbasis’ bij de onderzoeksinstelling tegen de
standaard WP-tarieven tijdelijk ten laste van een STW-project aan te stellen. De betreffende WP’er
mag niet als (mede)aanvrager bij STW/NWO geregistreerd staan. STW accepteert in deze gevallen
geen WW-verplichting.
Toelichting Detachering
Tijdelijke onderzoekers worden aangesteld aan de onderzoeksinstelling waar het onderzoek dient te
worden uitgevoerd. Omdat STW als randvoorwaarde stelt dat kennisopbouw in meerderheid bij de
onderzoeksinstelling plaats moet vinden, is detachering van universitaire onderzoekers bij een bedrijf
of andere onderzoeksinstelling slechts voor beperkte tijd mogelijk, d.w.z. maximaal 50% van de
aanstellingsomvang. Hiervoor is schriftelijke toestemming vooraf van STW nodig. Bij honorering van
het project moet met het oog op het IE-beleid van STW een detacheringsovereenkomst worden
afgesloten.
In voorkomende gevallen kan een aanvrager met redenen omkleed aan het STW-bureau verzoeken
de grens van 50% met coulance te betrachten. Criteria zijn hierbij 1) dat er een noodzaak moet zijn
om de benodigde infrastructuur van de externe partij te gebruiken, 2) dat er bij de externe partij
voldoende academische omgeving moet zijn voor interactie met en begeleiding van de onderzoeker
en 3) dat de projectleider c.q. begeleider van de onderzoeker ook een deel van zijn/haar tijd op de
betreffende externe locatie aanwezig is.
Toelichting PDEng trainee
Het is mogelijk om een tijdelijke personeelsplaats aan te vragen voor een PDEng trainee
(gecertificeerde opleiding Professional Doctorate in Engineering). Deze positie dient te worden
aangevraagd in een groter onderzoeksverband (1 of meerdere andere WP-posities). De PDEng
trainee is in dienst bij de aanvragende instelling en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het
onderzoek bij een industriële partner uitvoeren (op basis van detachering).
Aan de PDEng-positie zijn de volgende voorwaarden verbonden:
 In het onderzoeksplan en de utilisatieparagraaf dient de inbedding van de PDEng-positie
beschreven te worden en/of het achterliggende ‘Technological Designer Programme’.
 Uitgaande van een full time aanstelling geldt een duur van maximaal 2 jaar.
 Voor de PDEng-positie geldt het personeelstarief van een promovendus (eerste 24 maanden).
De personeelskosten worden opgevoerd bij het personeelskrediet.
 Voor de PDEng positie kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als onderdeel
van het reguliere aan te vragen krediet.
 De bijdrage van de betrokken industriële partner(s) aan de PDEng-positie kan worden
opgevoerd als cofinanciering; als in cash te verrekenen met STW of als in kind indien het
bedrag via de instelling wordt verrekend.
 Bij honorering van het project moet met de betrokken industriële partner(s) een
(detacherings)overeenkomst afgesloten worden.
Toelichting Casimir-kandidaat
Het is mogelijk één WP-positie in te laten vullen door een academisch opgeleide R&D-werknemer van
een Nederlands bedrijf of een bedrijf met een Nederlandse vestiging waar R&D bedreven wordt
(100% private sector). Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:
 Uitgaande van een full time detachering geldt een duur van maximaal 2 jaar en voor een
promotietraject van maximaal 3 jaar. Detachering in deeltijd (minimaal 50%) is mogelijk.
 De beoogde kandidaat dient minimaal 1 jaar bij de werkgever uit boven- genoemde private
sector werkzaam te zijn (tijdelijke of vaste aanstelling).
 Bij de aanvraag moet een korte beschrijving gegeven worden van de werkervaring en
expertise van de beoogde kandidaat. Uitgaande van de benodigde werkervaring van
desbetreffende kandidaat moet een promotietraject binnen 3 mensjaar kunnen worden
afgerond.
 Naast de Casimir-positie dient er tenminste 1 andere WP-positie te worden aangevraagd met
minimaal dezelfde aanstellingsomvang.
 De Casimir-kandidaat dient toegang te hebben tot de universitaire infrastructuur en de
Casimir-positie dient een integraal en noodzakelijk onderdeel te zijn van het voorgestelde
universitaire onderzoek. De Casimir-positie staat ten dienste van het behalen van de
projectdoelstellingen en utilisatie. Dit moet in het onderzoeksplan beschreven worden.
 Voor de Casimir-positie geldt m.b.t. de personeelskosten dat de universiteit de werkelijk aan
het bedrijf te vergoeden detacheringskosten kan declareren bij STW, tot maximaal het
personeelstarief voor een postdocpositie geldend voor betreffende aanstellingsomvang. Deze
kosten dienen gerekend te worden tot het materiaalkrediet van het project. Voor de Casimirkandidaat accepteert STW geen WW-verplichting.
 Voor de Casimir-kandidaat kan materiaal- en/of reiskrediet aangevraagd worden als
onderdeel van het reguliere aan te vragen krediet.
 Bij honorering van het project moet met het betrokken bedrijf een (detacherings)overeenkomst
worden afgesloten.
2. Toelichting kosten materialen en binnenlandse reizen
STW vergoedt de kosten van verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen en kosten van
binnenlandse reizen. De in de begroting vermelde bedragen worden inclusief en exclusief btw in de
begroting opgevoerd.
Toelichting Materiaalkrediet
WEL tot het materiaalkrediet te rekenen
 Materialen die geen economische waarde meer hebben na gebruik. Het gaat hier dus om
verbruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen.
 Gespecificeerde samengestelde posten. Met name vaste termijnbedragen of tarieven
(bijvoorbeeld ‘bench fees’ en ‘fees voor standaard analyses’) moeten worden onderbouwd.
Binnen de tarieven die STW accepteert, kunnen alleen de verbruikskosten bij STW in
rekening worden gebracht.
 Personele kosten Casimir-positie (zie toelichting Casimir-positie).
 Kosten voor binnenlandse reizen.
 Kosten voor projectspecifieke cursussen voor STW-onderzoekers die noodzakelijk zijn voor
de uitvoering van het onderzoek.
 Posters voor kennisdisseminatie op congressen en symposia.
pagina 23 van 37


Preklinische studies. Voorwaarde hierbij is dat de projectmedewerkers zelf voor het
merendeel van de werkzaamheden verantwoordelijk zijn (o.a. sampling, analyses).
Kosten voor het gebruik van cleanrooms voor zover deze kosten vallen onder de
cleanroomregeling (zie www.stw.nl ).
NIET toelaatbaar van het materiaalkrediet
 Posten als ‘diversen’, ‘onvoorzien’ en ongespecificeerde ‘bench fees’.
 Octrooikosten. In voorkomende gevallen zal STW bezien in hoeverre STW deze kosten
draagt.
 Kosten van publicaties of kosten aanschaf van boeken en/of tijdschriften.
 Kosten voor het drukken van een proefschrift. Hiervoor bestaat een aparte
vergoedingsregeling (zie www.stw.nl).
 Kosten voor algemene cursussen die bij de generieke opleiding van onderzoekers horen en
de generieke opleiding van een promovendus (o.a. Engels, presenteren, literatuur zoeken,
proefdierkunde, gebruik isotopen).
 Kosten voor desktopcomputers, laptops of notebooks e.d. voor administratieve doeleinden
(tekst- en dataverwerking) en kosten voor computergebruik.
 Generieke software. STW gaat ervan uit dat generieke software via campuslicenties
beschikbaar is.
 Kosten in verband met het gebruik van rekenfaciliteiten bij SURFsara. Deze kosten kunnen zo
nodig worden aangevraagd bij het Netherlands eScience Center (NLeSC) in Amsterdam.
 Kosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (afschrijvingskosten), salariskosten van
vast personeel, huisvestingskosten, overhead en administratieve en technische ondersteuning
voor zover deze tot het gebruikelijke voorzieningenpakket van de onderzoeksinstelling
behoren.
 Kosten (m.u.v. materiaalkosten en cleanroomregeling) voor universitaire faciliteiten (o.a.
kasruimte, proefdierfaciliteiten, specialistische onderzoeksfaciliteiten).
 Klinische trials.
3. Toelichting kosten buitenlandse reizen
Het krediet voor buitenlandse reizen is bestemd ter dekking van kosten verbonden aan het deelnemen
aan congressen en symposia in het buitenland. Daarnaast kunnen bezoeken voor langere tijd worden
aangevraagd.
Toelichting Korte buitenlandse reizen
STW hanteert voor de tijdelijke projectmedewerkers maximum normbedragen (2000 euro/jaar/fte) die
kunnen worden opgevoerd voor korte buitenlandse reizen. Het is toegestaan
om ook kosten voor buitenlandse reizen van aanvragers en medeaanvragers op te voeren tot een
gezamenlijk maximum van 6000 euro per project, mits deze kosten direct gerelateerd zijn aan de
uitvoering van het voorgestelde onderzoek. Voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) kunnen in
principe geen reiskosten worden aangevraagd.
Indien meer geld wordt opgevoerd dan het maximum normbedrag per jaar, dan kan dit niet worden
geaccepteerd, tenzij hiervoor duidelijke argumenten worden aangedragen waarop STW en de
referenten hun oordeel kunnen baseren.
Toelichting Uitwisselingsbezoeken
Het is voor tijdelijk aangestelde projectmedewerkers mogelijk om in het kader van een STW-project
een beperkte tijd (maximaal zes maanden) onderzoek te doen aan een buitenlandse
onderzoeksinstelling. Daarnaast is het mogelijk om in het kader van een STW-project tijdelijk een
buitenlandse onderzoeker te betrekken die de onderzoeksinstelling bezoekt en actief in de
projectuitvoering participeert.
Randvoorwaarden bij buitenlandse reizen van maximaal zes maanden:
 Dit type buitenlandse reizen moet bij het in behandeling nemen van de aanvraag bij STW
bekend zijn en deel uitmaken van de onderzoeksplanning, zodat referenten dit mee kunnen
nemen in hun review.
 Voorwaarde voor uitwisseling is dat de kennis die door het bezoek wordt ingebracht niet of
onvoldoende voor handen is bij de onderzoeksinstelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd.
STW toetst bij acceptatie of dit daadwerkelijk resulteert in een versterking van de kennisbasis
voor het project.
 STW vergoedt de reiskosten, onderzoekskosten en een normbedrag voor verblijfskosten. Er
worden geen (extra) salariskosten vergoed. Als grondslag voor de berekening van de
vergoeding worden de normbedragen genomen zoals vermeld in het ‘Reisbesluit buitenland
van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties’.
 Eventuele zaken rond intellectueel eigendom zijn afgedekt via een geschikte overeenkomst
(afstandsverklaring/geheimhouding) vóórdat de reis wordt gemaakt.
4. Toelichting kosten investeringen
Investeringen zijn gedefinieerd als het gebruik van duurzame wetenschappelijke apparatuur waarover
economische waarde wordt afgeschreven. De kosten voor investeringen worden inclusief en exclusief
btw in de begroting opgevoerd.
Toelichting Investeringen

De apparatuur is en blijft eigendom van STW. Na beëindiging van het project blijft de apparatuur
bij de onderzoeksinstelling. Formele overdracht van het eigendom van de apparatuur zonder
verdere vergoeding is mogelijk. Hiervoor wordt een termijn van vijf jaar na aanschaf gehanteerd.

STW gaat ervan uit dat de onderzoeksinstelling bij aanschaf van duurzame apparatuur een
offerteprocedure hanteert en rekening houdt met de aanbestedingsrichtlijnen van de overheid.

Bij aanschaf van tweedehands apparatuur moet de originele nota overlegd worden.

Het is toegestaan om STW te verzoeken om een apparaat naar rato van het gebruik mee te
financieren. Dit moet na honorering schriftelijk worden vastgelegd.

De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de aansluiting, de bedrijfskosten en het
onderhoud van de aangeschafte apparatuur (servicekosten en reparatie).

STW maakt onderscheid tussen exploitatie van bestaande voorzieningen binnen de
onderzoeksinstelling en investering in nieuwe voorzieningen specifiek ten behoeve van een STWproject. In het geval van exploitatiekosten en bij kleinere investeringen vergoedt STW alleen de
kosten van verbruiksgoederen. Deze kosten kunnen worden opgevoerd bij het materiaalkrediet.
STW zal wel de volledige kosten vergoeden van investeringsgoederen geleverd door interne
diensten in die gevallen waar een onevenredig beslag wordt gelegd op de betreffende dienst, mits
hiervoor overtuigende argumentatie wordt aangevoerd. Dit ter beoordeling aan STW.

Computers behorend tot wetenschappelijke apparatuur en specifieke software die exclusief voor
het project wordt gebruikt, kunnen worden opgevoerd als investering.

Computercapaciteit die voor het benodigde onderzoek aantoonbaar uitgaat boven het normaal
benodigde kan worden opgevoerd als investering.

Als in de loop van de tijd blijkt dat de kosten voor de in het voorstel beschreven investeringen
lager uitvallen dan begroot, zullen de resterende middelen terugvloeien naar STW.

STW kan bestedingen weigeren die niet vooraf zijn begroot.
pagina 25 van 37
Bijlage 3: Toelichting Cofinanciering en steunbrieven
Perspectiefronde 2016/2017
Toelichting Cofinanciering bij STW-projecten binnen een Perspectiefprogramma
De missie van Technologiestichting STW is het realiseren van kennisoverdracht tussen technische
wetenschappen en gebruikers. STW doet dat: 1) door het bij elkaar brengen van wetenschappelijke
onderzoekers en potentiële gebruikers; 2) door het financieren van excellent technischwetenschappelijk onderzoek.
STW maakt als gebied voor de Technische Wetenschappen (TW) deel uit van de Nederlandse
Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO; zie ook www.nwo.nl). Als zodanig verstrekt
STW tweede geld-stroomsubsidies. STW vergoedt de kosten voor tijdelijk op het project bij de
onderzoeksinstelling aan te stellen personeel en project specifieke kosten voor materialen, reizen
en/of apparatuur. De onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor medefinanciering uit de eerste
geldstroom en draagt daarmee zorg voor de benodigde infrastructuur en de begeleiding van de
projectmedewerkers.
STW heeft in de programma’s maximumbedragen voor financiering van het onderzoek vastgesteld.
Verder geldt er binnen de Perspectief-programma’s een cofinancieringseis. De cofinancieringseis in
deze ronde geldt voor het gehele programma en niet op projectniveau. Op deze manier kunnen
wetenschappelijk goede projectinitiatieven, die niet aan de cofinancieringseis kunnen voldoen,
gecompenseerd worden door andere projecten uit hetzelfde programma met een hoge
gebruikersbijdrage. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient
minimaal 2/3 van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen. De
cofinanciering wordt wel per project toegezegd en geleverd.
Per programma geldt dat minimaal 15% van de benodigde financiële middelen voor de uitvoering van
het onderzoek dient te bestaan uit cash cofinanciering door de gebruikers. Daarnaast dient per
programma minimaal 30% van de totale programmakosten (benodigde financiële middelen plus in
kind bijdragen) te bestaan uit cofinanciering door gebruikers (cash en/of in kind bijdrage). Zie bijlage 5
voor voorbeeldberekeningen.
Ongeacht of de toegezegde cofinanciering verplicht is dan wel op vrijwillige basis wordt verstrekt,
dient deze aan bepaalde criteria te voldoen om door STW als cofinanciering geaccepteerd te worden.
De criteria en een toelichting hierop vindt u hieronder. Uiteraard wordt elke vorm van cofinanciering
door STW bijzonder op prijs gesteld. Voor het willen verwerven van rechten op resultaten uit het
onderzoek – al dan niet op basis van door u geleverde cofinanciering – wordt u verwezen naar de
Algemene financieringsvoorwaarden van STW (www.stw.nl/nl/aanvrager).
Toelichting Criteria m.b.t. cofinanciering

STW gebruikt de financiële cofinanciering ter dekking van een gedeelte van de projectkosten.
STW stuurt na honorering een factuur naar gebruikers die een financiële bijdrage hebben
toegezegd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project. De in de steunbrief
genoemde financiële bijdrage is exclusief btw en wordt vermeerderd met btw (21%) aan STW
betaald.






STW accepteert personele inzet en materiële bijdragen als cofinanciering op voorwaarde dat
deze gekapitaliseerd worden en dat deze integraal onderdeel uitmaken van het project. Dit moet
duidelijk worden in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek.
STW is hoofdfinancier in de projecten. Projectaanvragen waarbij de cofinanciering van de
gebruikers het bedrag ten laste van STW overschrijdt, worden niet in behandeling genomen.
STW gaat ervan uit dat verstrekkers van cofinanciering een belang hebben als gebruiker en dus
als toepasser van de onderzoeksresultaten buiten de wetenschap. Hogescholen en HBO
instellingen zijn derhalve uitgesloten als co-financier.
Cofinanciers, evenals project betrokkenen, nemen altijd deel aan de gebruikerscommissie.
Overheidsinstellingen kunnen diverse rollen spelen binnen STW-projecten, te weten: (1) als
onderzoekspartner (zonder recht op STW-financiering), (2) als uitvoerder van een specifieke
opdracht (conform markttarief) of (3) als gebruiker. Overheidsinstellingen kunnen als gebruiker
optreden onder dezelfde voorwaarden als private gebruikers.
De te leveren cofinanciering door gebruikers moet bevestigd worden in een steunbrief. In deze
brieven moet expliciet worden vermeld: 1) waarom het onderzoeksthema en de
utilisatiedoelstellingen zo belangrijk zijn voor hun bedrijf of organisatie, , 2) het belang van het
utilisatieplan voor de bedrijfsvoering, 3) waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema zou
kunnen bestaan – liefst al zo expliciet mogelijk, en 4) of de gebruiker voornemens is om (i) STW
het voortouw te laten nemen in het maken van IE -afspraken conform het geldende STW-IE
beleid, of (ii) eigen IE & publicatie-afspraken te maken met de betrokken kennisinstelling en
gebruikers hierover (dit laatste punt geldt voor de steunbrieven in Fase 3).
Toelichting Criteria m.b.t. de in-kind (in natura) cofinanciering



Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Voorwaarde is
dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de
onderzoeksinstelling(en) en specifiek voor het STW-project wordt ingezet. Voor personele
ondersteuning door derden hanteert STW vaste tarieven om het aantal ingezette mensuren
(maximaal 1400 directe uren/jaar/fte) voor een senior of junior onderzoeker te kapitaliseren. Voor
de actuele tarieven zie www.stw.nl , zie ook bijlage 4 van deze brochure.
Voor toegezegde materiële middelen rekent u de kostprijs. Commerciële tarieven worden niet
geaccepteerd. Voor toegezegde apparatuur houdt u rekening met reeds gedane afschrijvingen én
de intensiteit van gebruik.
Toezeggingen in de vorm van de levering van diensten kan alleen als de dienst als
identificeerbare nieuwe inspanning kan worden gevolgd. De dienst moet niet reeds beschikbaar
zijn op de onderzoeksinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men
reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database, software of plantenlijnen) als in-kind
cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient u
contact op te nemen met STW. In nader overleg wordt dan bepaald of voor deze levering een
concrete waarde is vast te stellen.
Niet toelaatbaar als cofinanciering



STW waakt voor oneigenlijke vermenging van geldstromen; cofinanciering kan nooit afkomstig
zijn uit de eerste of tweede (NWO, KNAW) geldstroom. Cofinanciering kan daardoor ook nooit
afkomstig zijn van de onderzoeksinstelling van de (mede)aanvrager(s) of van instellingen die zelf
bij STW kunnen aanvragen.
Kortingen op (commerciële) tarieven voor o.a. materialen, apparatuur en/of diensten.
Kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie.
pagina 27 van 37



Kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er mogen geen voorwaarden gesteld zijn aan de
levering van de cofinanciering. Ook mag de levering van de cofinanciering niet afhankelijk zijn
van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go
moment).
Kosten die door STW niet worden vergoed (bijv. klinische trials, kosten m.b.t. exploitatie van de
resultaten uit het onderzoek, servicekosten apparatuur).
Kosten van apparatuur indien één van de (hoofd)doelen van de onderzoek aanvraag is
verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur.
Steunbrieven
STW vraagt elke vorm van ondersteuning, cofinanciering in het bijzonder, te bevestigen middels een
steunbrief. De steunbrieven zijn een onderdeel van de aanvraag en worden ter beoordeling
voorgelegd aan commissieleden (Fase 2 en 3) en internationale referenten (Fase 3).
Om de beoordelingscommissie een weloverwogen oordeel te laten vormen in Fase 2 over de
commitment en steun aan het project of programma vragen wij in een steunbrief een aantal zaken
beschrijven:



de interesse van de publieke/private partner in het beschreven thema/programma/project.
de rol van deze publieke/private partner in het project of programma.
waaruit hun bijdrage aan het beschreven thema bestaat of zou kunnen bestaan (cash en/ of in
kind).
Onduidelijkheid over de (mogelijke) bijdragen van gebruikers en/of over het kunnen voldoen aan de
cofinancieringseis bij verdere uitwerking weegt mee in de beoordeling in Fase 2 (selectie van
programma-ontwerpen voor verdere uitwerking).
Daarnaast dienen de steunbrieven aan een aantal voorwaarden te voldoen:
De steunbrief is in het Engels gesteld. Steunbrieven zijn gericht aan de programmaleider of
projectleider (niet aan STW). De brieven moeten zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon en
op briefpapier van de co-financier zijn geprint. Voor indiening van een programma-ontwerp is een
kopie of scan van de brief voldoende.
Hieronder volgt een mogelijk sjabloon voor een steunbrief voor een programma-ontwerp (Fase 2).
Met betrekking tot de verplichte laatste paragraaf zie bijlage 6.
Company
Logo
Address
Date
[as recent as possible]
Dear
[name (co)applicant/project leader]
Introduction: Brief description of the company and the core business (type of company, size,
which service, products). An explanation as to why the theme and answering of the
research question are important to the company. How does this solution fit in their strategy?
Description of support: A statement that the company is interested in and will commit itself
to the research. What the company will/might contribute in concrete terms (cash and/or in
kind, incl. capitalization) and why/how this fits in the research proposal/planning. (Further
specification of the in-kind support is asked in Phase 3 of the procedure.) The cash
contribution stated in the letter is exclusive of Dutch VAT and paid to STW plus Dutch VAT.
Obligatory paragraph:
In case of Option 1 (see IPP arrangements on http://www.stw.nl/en/applicant): By signing
this letter we confirm that we accept the guidelines of STW. Furthermore we are aware that
the above mentioned project is part of a STW Perspectief programme.
OR
In case of Option 2 (see IPP arrangements on http://www.stw.nl/en/applicant): By signing
this letter we confirm that we accept the guidelines of STW except part 3 allowing us to
make our own IP arrangements. Furthermore we are aware that the above mentioned
project is part of a STW Perspectief programme.
Signed by an authorized signatory
Name and function
pagina 29 van 37
Bijlage 4: Uurtarieven voor bijdragen in-kind door derden
in de vorm van mensuren
Technologiestichting STW hanteert vaste uurtarieven voor het kapitaliseren van mensuren die in-kind
als cofinanciering worden geleverd door derden c.q. ‘gebruikers’ voor alle nieuwe aanvragen van
STW-middelen.
STW accepteert twee integrale uurtarieven voor maximaal 1400 uren per jaar (tot en met 31-12-2016):

Senior onderzoeker; uurtarief van € 109, toepasbaar voor alle medewerkers met een
academische opleiding

Junior onderzoeker; uurtarief van € 77, toepasbaar voor alle medewerkers met een hbo-opleiding
Belangrijk:


In-kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de
gebruiker wordt ingebracht integraal onderdeel is van het werkplan en als identificeerbare
inspanning kan worden gevolgd. Begeleiding, consultancy en/of deelname aan de
gebruikerscommissie vallen hier nadrukkelijk niet onder.
Gekapitaliseerde in-kind bijdragen die worden opgevoerd in de begroting moeten corresponderen
met een steunbrief waarin de toezegging van de cofinanciering en de hoogte van het bedrag door
de gebruiker wordt bevestigd. STW bepaalt of de hoogte van het genoemde bedrag acceptabel is
en stelt de definitieve hoogte van het bedrag vast.
Bijlage 5: Voorbeeldberekeningen cofinanciering
De minimale omvang van de STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 1,5 incl. btw, de maximale
STW-bijdrage per programma bedraagt M€ 4 incl. btw. De maximale STW-bijdrage per project is k€
750 incl. btw. Naast de STW-bijdrage is cofinanciering door gebruikers verplicht.
In de Perspectiefronde 2016/2017 geldt de cofinancieringseis voor het gehele programma en niet op
projectniveau. Wel dient STW hoofdfinancier te zijn bij alle individuele projecten en dient minimaal 2/3
van de projecten individueel aan de gestelde cofinancieringseis te voldoen.
Het uitgangspunt is dat STW maximaal 70% van de totale programmakosten financiert en de
cofinanciering minimaal 30% van de totale programmakosten bedraagt. De cofinanciering heeft een
verplicht in cash aandeel van minimaal 15% van de benodigde financiële middelen, het resterende
deel mag bestaan uit in kind cofinanciering (Figuur 1).
De minimaal benodigde cofinanciering van 30% dient geleverd te worden door bedrijven en
instellingen die niet als aanvrager van STW-projecten kunnen optreden.
Figuur 1:
STW-bijdrage max. 70%
+
STW-bijdrage
STW-bijdrage max. 85%
cofinanciering min. 30%
cash
+
=>
Totale programmakosten
=>
Benodigde financiële middelen
In kind
verplichte cash-bijdrage min. 15%
Om te voorkomen dat bij toenemende in kind bijdragen de verplichte cash bijdrage onbeperkt
meestijgt worden de bijdragen als volgt gedefinieerd:
•
financiële bijdragen worden gebruikt ter dekking van een deel van de projectkosten en vormen
dus samen met de STW-bijdrage de benodigde financiële middelen;
•
met in-kind bijdragen worden gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers
bedoeld.
Voorbeeldberekeningen
In deze fase (Fase 2) dient u een totaal berekening uit te voeren voor het gehele programma,
inclusief btw. U kunt, indien gewenst, ter ondersteuning de Excel file Financiële Planning Perspectief
programma gebruiken (zie documenten op de website www.stw.nl/perspectief). Dit overzicht dient u in
Fase 3 volledig in te vullen en in te dienen. In Fase 2 dient het slechts ter ondersteuning en hoeft het
niet ingediend te worden.
•
Stel u begroot de benodigde financiële middelen voor uw programma op M€ 3.0
o Indien de cofinanciering alleen uit cash bestaat dan is de verplichte cash bijdrage minimaal
30% van M€ 2, oftewel M€ 0.9. De STW bijdrage is dan maximaal 70% oftewel M€ 2.1.
o Bestaat de cofinanciering uit zowel cash als in kind, dan is de minimale cashbijdrage 15% van
de benodigde financiële middelen oftewel M€ 0.45 en draagt STW M€ 2.55 bij. De daarnaast
benodigde in kind cofinanciering is als volgt te berekenen: de M€ 2.55 van STW is maximaal
pagina 31 van 37
70%, de minimaal benodigde cofinanciering is dus 30/70 van M€ 2.55 oftewel M€ 1.093. Na
aftrek van de minimaal verplichte cashbijdrage van M€ 0.45 resteert dan een minimale in kind
bijdrage van M€ 0.643. De totale projectkosten zijn dan de benodigde financiële middelen M€
3.0 plus de in kind cofinanciering, M€ 0.643, samen M€ 3.643.
•
Stel u vraagt een project aan waarvoor de totale projectkosten (inclusief alle cofinanciering) M€
3.0 euro bedragen. In dit geval is de STW-bijdrage maximaal M€ 2.1 (70% van het totaal), de
totale cofinanciering minimaal M€ 0.9 (30% van het totaal), waarvan minimaal M€ 0.37 in cash
(15% van de benodigde financiële middelen oftewel 15/85 van de STW bijdrage). De overige M€
0.53 cofinanciering mag in kind geleverd worden.
Wij maken u er op attent dat cofinanciering exclusief btw gevraagd wordt en ook excl btw opgenomen
dient te worden in steunbrieven. Na honorering van een programma voorstel wordt een bevestiging
gevraagd van deze bijdrage. In cash bijdragen zullen vermeerderd met de btw worden gefactureerd.
Wij adviseren u bij onduidelijkheden contact op te nemen met de coördinator dr.ir. Anke Stekelenburg
(030 – 6001 314, [email protected]).
Bijlage 6: STW Beleid Intellectueel Eigendom
Perspectiefronde 2016/2017
STW realiseert kennisoverdracht tussen technische wetenschappen en gebruikers. Hierbij is het van
belang dat onderzoeksresultaten in het algemeen en in het bijzonder octrooieerbare vindingen op een
verantwoorde wijze behandeld worden. Het doel van STW is om enerzijds de onderzoeksresultaten zo
breed mogelijk te exploiteren en te publiceren met behoud van de mogelijkheid om Intellectueel
Eigendom (IE)-rechten te vestigen en over te dragen of in licentie te verlenen aan de gebruiker(s) en
anderzijds de samenwerking tussen onderzoekers en meerdere bedrijven te stimuleren.
STW hanteert regels omtrent Intellectueel Eigendom die de missie van STW ondersteunen. Het STW
IE beleid sluit aan bij het NWO IE-beleid en bij de ‘Spelregels voor publiek-private samenwerking’
zoals die op 25 juni 2013 aan de Tweede Kamer zijn aangeboden.
Vanaf 15 april 2015 biedt STW daarnaast ook de mogelijkheid aan kennisinstellingen om met partijen
waarmee zij samenwerken eigen IE & publicatie (IE&P) afspraken te maken. Op die manier wil STW
sterker inspelen op de wensen van onderzoekers en medefinanciers die zijn betrokken bij
STWprojecten. Het blijft onveranderd mogelijk om te kiezen voor de aanpak waarbij STW het
voortouw neemt in het maken van afspraken over o.a. intellectueel eigendom. In dat geval wordt het
STW intellectueel-eigendomsbeleid gevolgd.
Als kennisinstellingen de voorkeur geven aan het maken van eigen afspraken, dan moeten ze deze
keuze bij indiening aangeven (met instemming van de betrokken bedrijven) en daarover binnen drie
maanden na de honorering van hun STW-project afspraken hebben gemaakt. De lead ligt hier bij de
kennisinstelling. De gemaakte afspraken worden door STW vervolgens marginaal getoetst aan vier
criteria die in lijn zijn met de taak en missie van STW.
Keuze bij indiening
STW verzoekt de indiener in de onderzoeksaanvraag aan te geven welke keuze er wordt gemaakt ten
aanzien van het maken van IE&P-afspraken over de resultaten van het onderzoek. De twee opties en
de daarbij behorende uitvoeringsvoorwaarden staan in het onderstaande kader beschreven.
pagina 33 van 37
Optie 1
Optie 2
Regie voor het maken van Intellectueel Eigendom
& publicatie-afspraken ligt bij STW (“STW IE&P
afspraken”)
Regie voor het maken van Intellectuele Eigendom &
publicatie-afspraken ligt bij de kennisinstelling (“Eigen
IE&P afspraken”)


Deel 3 ‘Intellectuele eigendomsrechten &
publicatie‘ uit de ‘Algemene Voorwaarden’ van
STW is van toepassing.
De Eigen IE&P-afspraken voldoen aan de volgende
criteria:
i
Toegang tot voorgrond IE-rechten voor
private partij(en) / consortium:
o
o
o
o
o
o
0-10% private bijdrage private partij(en):
private partij(en) geen automatisch recht
11-30% private bijdrage private partij(en):
Optierecht private partij/consortium
31-50% private bijdrage private partij(en):
Non-exclusief niet-overdraagbaar
commerciële licentie + optierechten op
exclusief recht. Mee-betaling aan
octrooikosten kan vereiste zijn
Private partijen kunnen hun bijdragen
optellen om in gunstigere categorie te komen
Vertrouwelijke gegevens worden
vertrouwelijk behandeld
Resultaten kunnen altijd gepubliceerd
worden; publicatie kan max. 9 maanden
worden uitgesteld i.v.m. bescherming
(octrooi) van resultaten
ii
iii
iv
Alle benodigde foreground (uit het STW-project
voortvloeiende IE) en - voor zover juridisch
mogelijk - background (reeds bestaande IE van
bedrijf en/of kennisinstelling) zijn beschikbaar om
het project uit te voeren
Overeenkomst is erop gericht om resultaten toe te
passen of te delen in zin van openbaarmaking
Openbaarmaking van de wetenschappelijke kennis
uit het project zal niet worden tegengehouden door
gebruikers, echter begunstigde en gebruikers
bepalen in overleg de publicatietermijnen
Door begunstigde gegenereerde resultaten uit het
project blijven beschikbaar voor begunstigde voor
onderwijs- en onderzoekdoeleinden

Bij indiening: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers
zijn akkoord om eigen IE&P-afspraken toe te passen
op het STW-project en verklaren dat deze IE&Pafspraken (zullen) voldoen aan criteria i t/m iv
Na honorering: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers
zijn schriftelijk akkoord met de overeenkomst

Uiterlijk binnen drie(!) maanden na honorering ontvangt
STW:
i. De ondertekende overeenkomst waarbij IE&Pafspraken zijn gemaakt met de gebruiker(s)
ii. Een getekende IE&P verklaring waarmee de
kennisinstelling verklaart dat de overeenkomst met
IEP-afspraken met de gebruiker(s) voldoet aan de
gestelde criteria. Daarbij geeft de kennisinstelling een
verwijzing naar de betreffende artikelen in de
overeenkomst

Maximaal een half jaar na honorering moeten
afspraken schriftelijk bevestigd zijn


Nadere informatie over optie 1 en 2 staat in de
‘Algemene Voorwaarden’ van STW en de
betreffende/onderliggende ‘Richtlijnen voor het
aanvragen van financiering’

STW toetst de overeenkomst op de gestelde criteria,
indien akkoord informeert STW de projectleider
conform artikel 2 lid 4 ‘Algemene Voorwaarden’ STW
over het van start mogen gaan van het project.
*NB: Alle wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toekenningen voortvloeiend
uit deze ‘Call for proposals’ dienen onmiddellijk (op het moment van publicatie) voor iedereen Open Access
toegankelijk te zijn. Er zijn verschillende manieren voor onderzoekers om Open Access te publiceren. Een
uitgebreide toelichting hierop is te vinden op de NWO-website www.nwo.nl/beleid/open+science.
Toelichting op Optie 1 ‘STW maakt Intellectuele Eigendomsrechten & publicatieafspraken’
STW neemt het voortouw in onderhandelingen over de IE & publicatie-afspraken. Na honorering
ontvangt de gebruiker die bijdraagt aan het project een brief waarin STW de gebruiker informeert over
de honorering van het project aan de kennisinstelling. Daarnaast verzoekt STW de gebruiker om de
brief voor akkoord te ondertekenen als (her)bevestiging van deelname en bijdrage aan het project.
Ook kan een gebruiker de wens uiten om in een uitgebreidere overeenkomst de rechten en plichten
over en weer in de samenwerking te willen bestendigen. Dit is mogelijk.
Hieronder vindt u nadere informatie over het IE-beleid van STW.
Uitgangspunten van het IE-beleid van STW

Eigendom van de onderzoeksresultaten
De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de
onderzoekinstelling(en) is (zijn) gegenereerd, behoort gezamenlijk toe aan de desbetreffende
onderzoeksinstelling(en) en STW.
o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die uitsluitend door een
gebruiker(s) is (zijn) gegeneerd behoort toe aan de desbetreffende gebruiker(s). De
gebruiker(s) geeft (geven) STW en de onderzoekinstelling ‘freedom to operate’.
o De eigendom van de onderzoeksresultaten van een STW-project die door de
onderzoekinstelling(en) en gebruiker(s) gezamenlijk zijn gegeneerd behoort toe aan de
desbetreffende onderzoeksinstelling(en) en STW. Indien de mede-uitvindende gebruiker
meer dan 10% personele cofinanciering heeft geleverd aan het project verkrijgt deze
gebruiker een royalty-vrij niet-exclusief niet-overdraagbaar gebruiksrecht.
o Bestaande IE-rechten blijven eigendom van de rechthebbende die de IE rechten inbrengt in
het project. Deze rechthebbende geeft voor zover dit juridisch mogelijk is en er geen
zwaarwegende bedrijfseconomische bezwaren zijn, ‘freedom to operate, e.e.a. ter
beoordeling van de rechthebbende die hierin redelijk zal zijn’.
o ‘Freedom to operate’ betekent dat de eigenaar van de intellectuele eigendom licenties
verstrekt aan anderen binnen het project:

voor zover juridisch mogelijk

voor zover noodzakelijk voor het project (gratis)

voor zover noodzakelijk voor de exploitatie van (andere) onderzoeksresultaten (tegen
marktprijs)

voor zover het de redelijke commerciële belangen van de eigenaar niet schaadt.

Bescherming van de onderzoeksresultaten, geheimhouding en publicaties
STW hecht veel belang aan kennisbescherming om kennisoverdracht te realiseren. Bij toetreding
van gebruikers tot de gebruikerscommissie bij aanvang of in de loop van het onderzoek
verplichten de gebruikers zich tot geheimhouding van de onderzoeksresultaten. Vooraf of tijdens
de looptijd van het project kan worden afgesproken kennis binnen een project niet te beschermen,
indien dit de kennisexploitatie ten goede komt.Onderzoeksresultaten die niet vatbaar zijn voor IEbescherming en waarvoor geen schriftelijke geheimhouding (know how licentie) geldt, kunnen
door alle partijen vrijelijk gebruikt worden. De onderzoeker is verplicht eventuele uitvindingen
onmiddellijk te melden aan STW. STW legt conceptpublicaties voor aan de gebruikerscommissie
voor advies over de vraag of de publicatie naar haar oordeel een octrooieerbare vinding bevat
en/of er utilisatiemogelijkheden zijn. STW kan besluiten indien maatregelen voor
kennisbescherming nodig zijn, zoals het indienen van een octrooi, om de publicatie maximaal 9
maanden op te schorten.
pagina 35 van 37

Gebruiksrechten van resultaten die (deels) toebehoren aan STW en de
onderzoeksinstelling(en)
o Bijdrage 0-10%
Een gebruiker die minder dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten
van het onderzoeksproject, krijgt als eerste informatie over de resultaten van het onderzoek.
Bedrijven kunnen tijdens het onderzoek gegenereerde onderzoeksresultaten intern, nietcommercieel gebruiken.
o Bijdrage >10% - 30%: Optierecht
Een gebruiker die meer dan 10 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van
het onderzoeksproject, krijgt bovendien een optierecht op licentie of overdracht van de
onderzoeksresultaten die (mede)eigendom zijn van STW en de onderzoeksinstelling(en). Bij
effectuering van de optie dient voor overdracht van een exclusieve dan wel niet-exclusieve
licentie een marktprijs te worden betaald (zie hieronder). Indien meerdere gebruikers in
aanmerking komen voor een optie, wordt er een toepassingsgebied afgesproken. Indien dit
niet mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve
licentie.
o Bijdrage >30%-50%: Optierecht op een royalty-vrij niet-exclusief commercieel
gebruiksrecht
Een gebruiker die meer dan 30 procent in natura en/of financieel bijdraagt aan de kosten van
het onderzoeksproject, krijgt daarboven dezelfde rechten als de gebruiker die >10% bijdraagt.
Indien de gebruiker zijn optie effectueert heeft de gebruiker echter recht op een royalty-vrij
niet-exclusief niet-overdraagbaar commercieel gebruiksrecht.
STW of de onderzoeksinstelling(en) zullen de eerste 30 maanden na de
octrooiaanvraagdatum desgewenst de administratie van het octrooi verzorgen. Voor afloop
van deze termijn maken STW, de onderzoeksinstelling en de betreffende gebruiker afspraken
over het vervolg van de octrooiaanvraag.
Indien een of meerdere gebruikers in het project in aanmerking komen voor een optie, wordt
er een toepassingsgebied afgesproken voor de optie op een exclusieve licentie. Indien dit niet
mogelijk is, hebben de bijdragende gebruikers samen een optie op een semi-exclusieve
licentie.
In een STW-project mag de totale cofinanciering maximaal 50 procent zijn.
o Het percentage wordt berekend door de totale bijdrage (in natura plus financieel) van de
private partij af te zetten tegen de STW-bijdrage plus alle in natura en financiële bijdragen.

Optellen van bijdragen van bedrijven
Bedrijven hebben de mogelijkheid hun gezamenlijke bijdragen binnen één STW-project op te
tellen, waardoor eerder een gunstig percentage wordt bereikt. De bedrijven verkrijgen dan als
groep de bovengenoemde rechten (optierecht en/of niet-exclusief commercieel gebruiksrecht).
Om hiervoor de in aanmerking te komen dienen de betreffende bedrijven dit schriftelijk aangeven.
In deze brief dient er een vertegenwoordiger (een penvoerder) aangewezen te worden die
namens de andere partijen met STW onderhandelt bij effectuering van de optie. De brief dient
ondertekend te worden door alle betrokken bedrijven. De brief wordt bij voorkeur bij de indiening
van het projectvoorstel aan STW gestuurd, doch maximaal binnen 6 maanden na honorering van
het project.

Octrooikosten
Indien de gebruiker het wenselijk acht dat er een octrooiaanvraag wordt ingediend dan geldt het
volgende:
o
o
o

De octrooiaanvraag wordt ingediend op naam van STW en de onderzoeksinstelling(en) waar
de vinding is gedaan.
De gebruiker betaalt de octrooikosten. De vergoeding van de octrooikosten wordt niet
meegerekend bij het berekenen van de marktprijs.
Bij meerdere licentienemers worden de octrooikosten onder hen gedeeld.
Licentieverlening
Het recht tot gebruik/toepassing zelf wordt verkregen door een licentie-, overdracht- of know-howovereenkomst.
Een licentieovereenkomst of overdrachtsovereenkomst bevat in ieder geval afspraken over:
o (non-)exclusiviteit
o royaltyvrije onderzoek- en onderwijslicentie voor STW en de onderzoeksinstelling(en)
o marktconforme vergoeding (m.u.v. de royalty-vrije niet-exclusieve licentie bij bijdrage >30%)
o anti-ijskastbeding of inspanningsverplichting tot toepassing of commercialisatie
o rapportage verplichtingen
o vrijwaring van aansprakelijkheid van STW en de kennisinstelling(en)
o marktprijs + kortingsregeling
De marktprijs wordt bepaald in onderhandeling en de onderhandeling wordt
gedocumenteerd. Bij de bepaling van de vergoeding kan gebruikt worden gemaakt van de
zogenaamde ‘market based approach’ (marktvergelijking); ‘income based approach’ (welke
inkomsten worden verwacht) en de ‘cost based approach’ (wat heeft het gekost om tot het
onderzoeksresultaat te komen). Ook kan gebruikt worden gemaakt van een onafhankelijk
expert of een mix van bovengenoemde methoden. De gebruiker krijgt een korting op de
marktconforme vergoeding gerelateerd aan de hoogte van de geleverde bijdrage aan de
kosten van het onderzoeksproject.
o Inkomsten uit overdracht of licentie gaan naar onderzoeksinstellingen voor verder onderzoek.
STW dient vooraf duidelijkheid te hebben over belemmeringen om resultaten vrijelijk te kunnen
gebruiken of exploiteren. Als blijkt dat er belemmeringen zijn voor de uitvoering van het IE-beleid van
STW, zal STW aanvullende voorwaarden stellen. Indien tijdens de uitvoering van het project blijkt dat
de projectleider heeft verzuimd dergelijke relevante informatie te melden, kan STW het project
opschorten totdat de belemmeringen zijn weggenomen. STW kan daarbij verzoeken om inzage in
contracten en/of octrooien. Contracten mogen niet in conflict zijn met het IE-beleid van STW. Als blijkt
dat STW niet vrijelijk over de resultaten uit het STW-onderzoek kan beschikken, kan STW besluiten
het project niet te honoreren dan wel stop te zetten.
pagina 37 van 37
Toelichting op Optie 2 ‘Eigen intellectuele eigendomsrechten & publicatie-afspraken
maken’
Indien de kennisinstelling er voor kiest om eigen intellectueel eigendomsrechten en publicatie
afspraken te maken met de gebruiker dan dienen de afspraken schriftelijk vastgelegd te zijn en te
voldoen aan de volgende voorwaarden:
i. Alle benodigde foreground (uit het STW-project voortvloeiende IE) en – voor zover juridisch
mogelijk - background (reeds bestaande IE van bedrijf en/of kennisinstelling) zijn beschikbaar om
het project uit te voeren
ii. Overeenkomst is erop gericht om resultaten toe te passen of te delen in zin van openbaarmaking
iii. Openbaarmaking van de wetenschappelijke kennis uit het project zal niet worden tegengehouden
door gebruikers, echter begunstigde en gebruikers bepalen in overleg de publicatietermijnen
iv. Door begunstigde gegenereerde resultaten uit het project blijven beschikbaar voor begunstigde
voor onderwijs- en onderzoekdoeleinden
Bovendien geldt bij indiening c.q. honorering de volgende voorwaarde:
 Bij indiening: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn akkoord om eigen afspraken over
intellectuele eigendom en publicatie toe te passen op het STW-project en verklaren dat deze
afspraken (zullen) voldoen aan criteria i t/m iv.
 Na honorering: Kennisinstelling(en) en alle gebruikers zijn schriftelijk akkoord met de
overeenkomst.
Door de aanvragende kennisinstelling wordt binnen drie (3) maanden na honorering een kopie
aangeleverd van de overeenkomst. Daarbij wordt per genoemde voorwaarde aangegeven waar in de
overeenkomst dit geregeld is.
Tevens verklaren alle betrokken kennisinstellingen en gebruikers binnen drie (3) maanden na
honorering, door middel van het ondertekenen en retourneren van het contract dat aan de gestelde
voorwaarden is voldaan.
Indien na toetsing blijkt dat de gemaakte afspraken niet voldoen aan de hierboven genoemde
voorwaarden, kan STW eenmalig de genoemde termijn van drie (3) maanden na honorering
verlengen met maximaal twee (2) maanden om de gebruiker(s) en de kennisinstelling(en) de
gelegenheid te geven de afspraken aan te passen zodat ze wel voldoen aan de gestelde criteria.
Indien niet wordt voldaan aan de gestelde voorwaarden dan is niet voldaan aan de voorwaarden van
honorering en is er geen sprake van toekenning van financiering.