Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

Dienst Kwaliteit van medische laboratoria

HANDLEIDING VAN DE TOOLKIT VOOR DE ENQUÊTES MICROBIOLOGIE

Handleiding van de Toolkit voor de enquêtes microbiologie

Log eerst in op de Toolkit: u kan dit op 2 wijzen doen: - via de website van de dienst Kwaliteit van Medische Laboratoria ( https://www.wiv isp.be/QML/index_nl.htm

); vervolgens selecteert u “TOOLKIT KLINISCHE BIOLOGIE” in de linkerkolom - ofwel rechtstreeks: https://biocli.wiv-isp.be/toolkit/login/login.cfm

Kies nu voor “Go to Quality Control for Microbiology” (Fig. 1) .

. Fig. 1 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 2/23

Op de volgende pagina dient u vervolgens uw “Labonummer” en “Wachtwoord” in te geven (Fig. 2) . U kan uw labonummer terugvinden op alle gepersonaliseerde correspondentie die u van ons ontvangt; het wachtwoord is hetzelfde als hetgeen u in de andere EKE-programma’s (bvb. parasitologie, hematologie, chemie,…) gebruikt. Indien u dit paswoord niet kent, kan u het navragen aan uw labodirecteur (welke enkele jaren geleden een brief met dit wachtwoord ontvangen heeft) of aan uw collega’s van andere EKE-programma’s of een aanvraag via e-mail sturen naar [email protected]

waarna wij u een e mail zullen sturen met het wachtwoord van uw laboratorium. Vervolgens klikt u op het icoontje naast de nummers (“Connexion/Inloggen”) (Fig. 2) .

Fig. 2 Klik vervolgens op “Resultaten ingeven” (Fig. 3) . Fig. 3 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 3/23

Op de volgende pagina (Fig. 4) , kan u nu aan de hand van aflopende lijsten, het EKE-programma ( = “Groep”, in casu “MICROBIOLOGIE”), de enquête en het staal kiezen. Het eenvoudigst is om te kiezen voor “Alle stalen” maar desgewenst, kan u ook voor elk van de individuele stalen kiezen. Na uw keuze klikt u op het icoontje (“Submit). Fig. 4 U hebt nu toegang tot het betreffende staal (Fig. 5) . Bovenaan kan u nu de datum van staalreceptie “Receptiedatum” invoeren. Indien er meerdere stalen zijn per enquête, hoeft u deze gegevens slechts één maal in te voeren; het systeem slaat dit op en laat het automatisch verschijnen bij het (de) volgende sta(a)l(en). U kan hier eveneens de afsluitingsdatum van de enquête consulteren. Fig. 5 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 4/23

U kan nu per staal de resultaten invullen (de klinische informatie is eveneens vermeld) (Fig. 6) . Er wordt u eerst per kiem gevraagd de identificatiemethode in te vullen aan de hand van een aflopende lijst (Fig. 6) . Fig. 6 Indien u meerdere technieken gebruikt hebt voor de identificatie van een bepaalde kiem, kan u “Andere” ingeven en dit vervolgens preciseren in de vrije tekst (Fig. 6) . Nadien kan u voor de eigenlijke identificatie kiezen uit een lijst die u meerdere mogelijkheden biedt; u vinkt het antwoord van uw keuze aan (Fig. 7) . Fig. 7 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 5/23

Indien u voor de mogelijkheden “Geen groei”, “Uitbesteed”, “Afwezigheid van pathogenen”, “Aanwezigheid van commensalen” of “Andere” kiest, blijven de onderliggende ‘subopties’ voor “Gedeeltelijke identificatie” of “Volledige identificatie” grijs (u kan deze dus niet aanvinken). Kiest u voor “Andere”, vragen wij u dit te verduidelijken onderaan in de vrije tekst. Indien u de optie “Gedeeltelijke identificatie” kiest, kan u vervolgens uw keuze aanvinken in de lijst (de subopties worden nu zwart in plaats van grijs) (Fig. 8) . Fig. 8 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 6/23

Indien u de optie “Volledige identificatie” kiest, kan u “Genus”, “Species” en eventueel “Subspecies” invullen (Fig. 9) . Fig. 9 Dit gebeurt aan de hand van aflopende lijsten: zodra u een letter invult opent zich de lijst, hoe meer letters u invult, hoe beperkter de lijst wordt (Fig. 10, Fig. 11) . Fig. 10 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 7/23

Fig. 11 Nadat u het “Genus” ingevuld hebt, kan u op gelijkaardige wijze “Species” en eventueel “Subspecies” invullen. Voor elk genus hebt u eveneens de mogelijkheid om “species” te antwoorden (Fig. 12) . Fig. 12 Er werden eveneens voor sommige genera enkele “niet-bestaande” species gecreëerd, die echter courant gebruikte termen zijn, zoals “Coagulase negative staphylococcus” (in Engels), “Candida non albicans” of “Clostridium non-difficile”. DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 8/23

1) Er werden ook enkele bijzondere gevallen voorzien: in geval van Streptococcus species, bestaat de mogelijkheid de “Serogroep” te antwoorden (Fig. 13) . Fig. 13 2) idem voor Neisseria meningitidis (Fig. 14) . Fig. 14 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 9/23

3) en voor Haemophilus influenzae (Fig. 15) . Fig. 15 4) Voor Salmonella werden slechts de groepen A tot F weerhouden, de andere groepen werden gegroepeerd onder “Other”. U kan hier kiezen met welke groepen u een agglutinatie uitvoerde en of deze positief of negatief was. In onderstaand voorbeeld hebben we gekozen voor een agglutinatie met A of E maar niet met B of F. De knoppen of laten u toe om aan te geven dat alle geteste agglutinaties respectievelijk positief of negatief waren. De knop met de beide pijltjes laat toe uw antwoord te resetten (Fig. 16) . Fig. 16 5) Indien het een stoelgangstaal betreft, is eveneens de mogelijkheid voorzien om de pathogene E. coli te antwoorden (Fig. 17) . Fig. 17 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 10/23

Eens u de”Serogroep” geselecteerd hebt, kan u het”Serotype” invullen (Fig. 18) . 6) Fig. 18 Indien het staal de opsporing van Clostridium difficile betreft, wordt u ook gevraagd de detectie van toxines te beantwoorden (Fig. 19) . Fig. 19 Naast het resultaat van de toxinebepaling wordt u ook gevraagd om de gebruikte “Kit” in te vullen; u kiest eerst de “Fabrikant” (Fig. 20) : Fig. 20 en vervolgens kan u per fabrikant de “Kit” kiezen (Fig. 21) . Fig. 21 Indien u uw fabrikant en/of kit niet terugvindt in de aflopende lijsten, kan u “Other” antwoorden; in dit geval vragen wij u wel om deze “Other” te preciseren in de vrije tekst (Fig. 21) . DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 11/23

Indien u meer dan één methode gebruikt voor toxinebepaling, kan u deze toevoegen via de knop (Fig. 22) . Fig. 22 U kan nu een tweede fabrikant en kit invoeren (Fig. 23) . Fig. 23 U kan meerdere methoden toevoegen. Wenst u bij nader inzien een methode toch niet te vermelden, dan kan u deze verwijderen via de knop met het vuilbakje (Fig. 24) . Fig. 24 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 12/23

Indien u meer dan één kiem identificeert in een staal, kan u via de knop bovenaan naast het staalnummer) een tweede kiem toevoegen (Fig. 25) . (“Kiem toevoegen”) (rechts Fig. 25 Er verschijnt nu “Kiem 2”, welke u op volledig dezelfde wijze als de 1 e kiem kan beantwoorden. Wenst u bij nader inzien deze kiem toch niet te antwoorden, kan u hem steeds verwijderen via de knop verwijderen”) (rechts bovenaan naast “Kiem 2”) (Fig. 26) . (“Kiem Fig. 26 U kan op dezelfde wijze een 3 e , 4 e ,… kiem toevoegen. Vervolgens dient u de vraag te beantwoorden of u het staal in routine zou doorsturen naar een ander (referentie)laboratorium. In geval u “Ja” antwoordt, dient u eveneens de reden aan te geven. U kan hierbij meerdere opties aanvinken; indien u “Voor andere redenen” antwoordt, vragen wij om dit te preciseren in de vrije tekst (Fig. 27) . Fig. 27 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 13/23

U kan vervolgens op dezelfde wijze de resultaten van de andere stalen van de zending inbrengen. U kan te allen tijde uw antwoorden voor een bepaald staal resetten via de knop met de beide pijltjes (Fig. 28) . Fig. 28 Ingeval de EKE uitstrijkjes bevat, volgen deze op dezelfde pagina: - betreft het een Gramkleuring, dan vindt u de verschillende antwoordmogelijkheden in een lijst waar u uw antwoord kan aanduiden (Fig. 29) . Fig. 29 uw antwoord aan te duiden - betreft het uitstrijkjes voor zuurvaste kleuring, dan dient u zowel de door u gebruikte methode(n) als (Fig. 30) . Fig. 30 Indien u geen zuurvaste uitstrijkjes onderzoekt in uw laboratorium, mag u dit uiteraard open laten. Door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u uw antwoorden aanduidt, is het mogelijk meerdere antwoorden voor de uitstrijkjes tegelijkertijd aan te duiden. U kan op deze wijze ook antwoorden ‘ontvinken’. In het vrije tekst veld onder “Commentaar” kan u opmerkingen, verduidelijkingen,… over het geheel van de identificaties ingeven. Nadat u alle vragen met betrekking tot de identificatie beantwoord hebt, klikt u op de knop met het pijltje (“Submit en ga naar antibiogrammen”) om naar de volgende pagina te gaan en de antibiogrammen te beantwoorden (Fig. 31) . Fig. 31 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 14/23

Indien u nog wijzigingen wenst toe te voegen aan uw antwoorden betreffende de identificaties, kan u terugkeren via de knop (“Terug naar identificaties”) (Fig. 32) . Let wel, indien u reeds antwoorden voor de antibiogrammen ingevoerd hebt, dient u eerst op zoniet worden deze antwoorden niet geregistreerd. (“Submit”) te klikken vooraleer terug te keren, Fig. 32 U kan nu de antibiogrammen beantwoorden. De pagina staat ‘open’ op het 1 e voorgestelde antibioticum uit de lijst voor het 1 e staal (Fig. 33) . Fig. 33 U kan een antwoord invoeren voor de “Diffusietesten”, de “MIC-bepaling” of beide. Indien u één element van één van beide bepalingsprincipes invult voor een gegeven antibioticum, bent u echter wel verplicht alle elementen in te vullen (Fig. 34, Fig. 35) (met uitzondering van het vakje “Expert”; dit mag u eventueel open laten). Uitzonderingen vormen 1) de methode “Wordt doorgestuurd naar een ander laboratorium en/of referentiecentrum” waar u uiteraard geen verdere gegevens kan invullen en u dus alle andere vakjes mag open laten en 2) de methode “Vancoscreen agar” en de methode “Screeningsbodem voor oxacilline of methicilline” waar u uiteraard geen “Lading” en “Diameter” kan invullen. Fig. 34 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 15/23

Fig. 35 De “Methode”, de “Richtlijn”, het “Jaar” (van de richtlijn) en het “Ruw”, “Expert” en “Finaal” resultaat kunnen allen met behulp van aflopende lijsten beantwoord worden. Onderstaande figuur toont het voorbeeld voor de methoden van de “Diffusietesten”. Indien u een combinatie van meerdere richtlijnen gebruikt, kan u “Andere” invullen en dit in de vrije tekst verduidelijken (Fig. 36) . Fig. 36 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 16/23

De vakjes naast “Diameter” en “MIC-bepaling” laten u toe te kiezen uit de operatoren: =, <, >, ≤ of ≥ (Fig. 37) . Fig. 37 In de vakjes voor “Lading”, “Diameter” en “MIC-bepaling” dient u numerieke waarden in te vullen; met uitzondering van de apparaten welke voor cefoxitine over een “screeningsmethode” beschikken; in dit geval wordt er u geen kwantitatief resultaat gevraagd en dient u bij “MIC-bepaling” het resultaat van de screening (S, I of R) in te vullen (Fig. 38) . Fig. 38 Wenst u voor eenzelfde antibioticum een tweede methode voor “Diffusietesten” en “MIC-bepaling” te antwoorden, of hebt u een kiem met een ander antibiotisch fenotype geïdentificeerd, kan u op het icoontje (“Voeg methode toe”) klikken (Fig. 39) , er opent zich dan een tweede veld voor de antwoorden van de diffusie- en de MIC-methoden (Fig. 40) . Fig. 39 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 17/23

Fig. 40 Wenst u bij nader inzien toch geen 2 e methode te antwoorden, volstaat het op het icoontje met het vuilbakje (“Verwijder methode”) te klikken om deze te verwijderen Ook hier is het via (“Voeg methode toe”) mogelijk een 3 e , 4 e (Fig. 40) . ,…methode in te vullen (Fig. 40) . DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 18/23

Nadat u het 1 e AB beantwoord hebt, klikt u op het tweede (Fig. 41) . Fig. 41 Het 1 e AB klapt nu dicht en het tweede opent zich (Fig. 42) . Fig. 42 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 19/23

Op dezelfde wijze als het 1 e AB kan u nu het 2 e AB beantwoorden en vervolgens het volgende AB. Indien u bepaalde antibiotica niet bepaalt in uw laboratorium kan u deze open laten. Soms vragen wij u om uit een welbepaalde antibiotica-klasse het (de) antibioticum(a) te testen die u in routine test. Deze klasse wordt dan in de lijst met te testen AB opgenomen. U klikt op het vakje naast deze klasse, duidt het gewenste antibioticum aan uit de aflopende lijst en klikt op (“Voeg antibioticum toe”) (Fig. 43) . Het gekozen antibioticum opent zich dan op dezelfde wijze als de andere antibiotica. In onderstaande figuren ziet u een voorbeeld voor “Chinolonen” met “Ofloxacine” als keuze (Fig. 43, Fig. 44) . Fig. 43 Fig. 44 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 20/23

U kan uiteraard meerdere AB uit de voorgestelde klasse testen. Indien u het wenst kan u nog andere AB die wij niet voorgesteld hebben, uittesten en antwoorden. Hiervoor klikt u op het laatste vakje onderaan het staal (Fig. 45) ; er opent zich nu een aflopende lijst met alle antibioticaklassen. Na keuze van de klasse (bijvoorbeeld “Lincosamiden” (Fig. 45) ), kiest u het gewenste antibioticum (bijvoorbeeld “Clindamycine” (Fig. 46) ), klikt op het icoontje antibioticum toe”) en verloopt het verder zoals voor de andere antibiotica. (“Voeg Fig. 45 Fig. 46 De knop met het vuilbakje (“Verwijder antibioticum”) laat u toe om te allen tijde antibiotica die u toegevoegd hebt, terug te verwijderen (Fig. 44, Fig. 47) . Fig. 47 Op deze wijze kan de u antibiogrammen beantwoorden voor alle stalen waarvoor deze gevraagd werden. De knop (“Algemene gegevens van vorige AB overnemen”) (beschikbaar vanaf het 2 e antibioticum per staal) laat toe de ‘algemene’ gegevens over te dragen van het vorige antibioticum dat u ingevuld hebt naar het volgende. Voor de “Diffusietesten” betreft dit “Methode”, “Richtlijn” en “Jaar”; voor “MIC bepaling”: “Methode”, “Richtlijn”, “Jaar” en “Lotnummer” (Fig. 44, Fig. 48) . Fig. 48 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 21/23

De knop (“Submit”) na elk antibioticum laat u toe om tussentijds te bewaren. U hoeft uiteraard niet na elk AB afzonderlijk uw gegevens te bewaren, doch wij raden u aan om dit geregeld toch te doen: het invullen van de antibiotica is immers vrij omvangrijk en er kan zich altijd een tussentijds probleem voordoen waardoor uw connectie met het internet verloren gaat; indien u uw gegevens niet tussentijds bewaard hebt, bent u op dat ogenblik alle ingevoerde informatie verloren en dient u helemaal van voor af aan te herbeginnen. Na het ingeven van alle resultaten dient u in elk geval een laatste maal op de knop klikken om alle gegevens te bewaren. (“Submit”) te U kan nadien uw ingevoerde resultaten afprinten; hiervoor kiest u op de homepage “Resultaten afdrukken” (Fig. 49) . Fig. 49 U geeft vervolgens opnieuw de groep, de enquête en het staal in en klikt op (“Submit”). U krijgt nu een pagina waarop u alle door u ingegeven resultaten kan raadplegen (Fig. 50) . Fig. 50 DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 22/23

Onderaan deze pagina krijgt u de mogelijkheid een PDF aan te maken u kan bewaren en/of afdrukken. (“Exporteren naar PDF”), die Indien u nog wenst een resultaat te wijzigen, kan u hier ook terugkeren naar de pagina waar u uw resultaten kan ingeven (Fig. 51) . Zolang de enquête niet afgesloten is, kan u steeds uw resultaten nog wijzigen (“Ga naar ingeven van resultaten”). Fig. 51 Aarzel niet ons te contacteren indien iets onduidelijk mocht zijn of indien u moeilijkheden mocht ondervinden via [email protected]

. Met vriendelijke groeten, Kris Vernelen Coördinator EKE MSP Kwaliteit van Medische laboratoria WIV DOC 43/170/N V1 (bijlage 1) p. 23/23