Transcript Kostenbesparing en efficiencyverbetering door papierloos

FACTORY
SmartFactory: Digitalisering en automatisering van papierstromen
K o s t e n b e s p a r i n g e n e n e ff i c i e n c y v e r b e t e r i n g
d o o r p a p i e r l o o s w e r k e n
vindplaats kent. Papierloos werken leidt tot een betere
borging van kennis en ervaring. Bovendien heeft u minder archiefruimte nodig om te voldoen aan de wettelijke
Wie de termen digitalisering en papierloos werken
hoort, denkt al snel aan verminderen van papier-
plicht om uw documenten jarenlang te bewaren.

Een papierloos kantoor zorgt voor kleinere risico’s bij
stromen of het digitaal archiveren van documenten.
calamiteiten zoals brand. Op voorwaarde dat regelmatig
Digitalisering is echter veel meer dan alleen papier
back-ups zijn gemaakt, zijn gegevens en documenten
besparen en leidt tot hogere efficiency en kosten-
dan nog steeds beschikbaar. Zeker met de technische
besparingen. Dat geldt zeker voor productiebedrijven
kennis die aanwezig is in productiebedrijven is borging
die behalve een papierloos kantoor ook een papierloze
fabriek en zelfs een papierloze keten realiseren.
van kennis en documenten van cruciaal belang.

Minder papier betekent dat er minder bomen hoeven
te worden gekapt. Papierloos werken is duurzaam en
Papierloos werken is geen verbod op printen
draagt bij aan Maatschappelijk Verantwoord Onder-
Papierloos werken betekent dat alle documenten en
nemen. Niet alleen bij grote organisaties, maar ook in
gegevens dankzij automatisering van bedrijfsprocessen op
het MKB kan dit een criterium zijn voor de selectie van
het juiste moment beschikbaar zijn voor de juiste mensen.
leveranciers en partners.
Bedrijven die hun operatie op die manier papierloos inrichten,
zien hun efficiency verbeteren en daarmee hun kosten dalen.
Moderne ERP-software
Voor een papierloze operatie is moderne ERP-software
‘Werknemers zijn naar schatting
20 tot 40% van hun tijd kwijt aan
het zoeken naar de juiste versies
van documenten.’
onmisbaar. Dat geldt niet alleen voor bedrijven die een papierloos kantoor willen realiseren, maar ook voor bedrijven die
papier van hun werkvloer willen verbannen en digitaal willen
communiceren met hun klanten. Hierna volgen enkele
voorbeelden.
Een aantal feiten

Werknemers zijn naar schatting 20 tot 40% van hun tijd
kwijt met zoeken naar de juiste versies van documenten.
Papierloos werken betekent minder tijdverlies door zoeken, kopiëren en in mappen stoppen van documenten.

Papierloos werken betekent minder fouten. De gegevens uit alle documenten moeten vroeg of laat toch
worden ingevoerd, en dat verhoogt de kans op fouten in
vergelijking met directe digitale invoer van gegevens.

Veel kennis van producten en productieprocessen staat
vaak alleen op papier, waarvan slechts een enkeling de
Imtech ICT Dynamics Solutions
T. +31 (0)418 570 700 E. [email protected]
W. www.smartfactory.imtech.com
www.smartfactory.imtech.com
FACTORY

Archivering van ERP-documenten

Digitalisering op de werkvloer
In het ideale geval worden documenten zoals inkoop-
In veel bedrijven circuleren op de werkvloer papieren
orders en verkoopfacturen automatisch gearchiveerd
documenten zoals werkbonnen en tekeningen. De kans
in uw ERP-software. Dat is immers de ruggengraat van
is groot dat ze kwijt raken, vuil worden of - vooral bij
uw organisatie en daarmee de belangrijkste bron van
tekeningen - niet actueel zijn. Door deze documenten
dergelijke informatie. Deze documenten kunnen ver-
digitaal beschikbaar te stellen op de werkplek kunt u deze
volgens direct door verschillende medewerkers worden
risico’s elimineren en tijd besparen. Bovendien kunnen
opgevraagd. Neem het voorbeeld van een klant die zijn
werkorders of keuringsdocumenten nadat ze zijn
accountmanager belt met een vraag over een factuur.
afgewerkt direct worden opgeslagen in het digitale
Met één druk op de knop kan de accountmanager het
archief, zodat u ze bij klachten van klanten snel weer kunt
origineel op zijn scherm oproepen. Dat leidt tot minder
opvragen. Door de processen op de werkvloer verder te
zoektijd en een betere service naar de klant. Dat geldt
automatiseren, denk aan het terugmelden van werk-
overigens nog sterker als die klant zijn facturen via een
opdrachten en integratie met machines, kunt u de
webportal zelf kan opvragen.
productiviteit nog verder vergroten. Lees hier meer over in
het artikel ‘SmartFactory: Verbeter uw productiviteit op de

Automatisch mailen van documenten
werkvloer, meten is weten en weten is winnen’.
Het is mogelijk om documenten zoals offertes, orderbevestigingen, inkooporders, vervoersdocumenten en

Electronic Data Interchange (EDI)
facturen direct naar uw relaties te mailen. Dat scheelt
Electronic Data Interchange (EDI) is allerminst nieuw.
papier, tijd en portokosten en kan op elk moment vanaf
Met de opkomst van internet, de standaardisatie van
iedere locatie. Het gevolg is onder meer een versnelling
de berichtenstructuren en de toegenomen onder-
van processen en doorlooptijdverkorting. Uw relaties
steuning vanuit ERP-systemen zijn de mogelijkheden
hebben de documenten eerder in huis, hoeven geen
echter sterk toegenomen en kosten drastisch gedaald. In
enveloppen open te maken en kunnen documenten
een aantal branches zoals de automotive- en bouwsector
direct in systemen invoeren en archiveren.
hebben klanten hun leveranciers al verplicht om gegevens
uit te wisselen via EDI. Denk daarbij aan elektronische

Documenten in workflow
pakbonnen, orders, facturen en artikelgegevens. Ook voor
In veel bedrijven gaan stapels documenten van bureau
het MKB biedt EDI kansen om een papierloze keten te
naar bureau en van afdeling naar afdeling. Die enorme
realiseren. Denk aan de mogelijkheid om met de eigen
documentenstroom kan in de vorm van een workflow
leveranciers gegevens uit te wisselen of gegevens van
volledig worden geautomatiseerd. Een goed praktijk-
klanten op te vragen, bijvoorbeeld voor de verwerking
voorbeeld is het scannen en digitaal goedkeuren van
van betalingen.
een inkoopfactuur. Door het document digitaal langs
de juiste goedkeuringsroute te sturen, versnelt u het

Vendor Managed Inventory (VMI)
proces en kunt u op elk moment zien bij wie het proces
Net als EDI wordt Vendor Managed Inventory (VMI) vaak
stokt. U kunt nog een stap verder gaan door de inkoop-
‘opgedrongen’ door uw klant. Maar als u in staat bent
factuur te scannen met OCR-software (optical character
dit te automatiseren en direct te integreren in uw ERP-
recognition). Hiermee wordt het beeld omgezet in
systeem, kost dit u geen extra tijd of kosten. Bij VMI bent
tekst, zodat de inkoopfactuur automatisch kan worden
u als leverancier verantwoordelijk voor het beheer van de
ingeboekt in het ERP-systeem.
voorraden van uw klant. De klant geeft u inzicht in de
Imtech ICT Dynamics Solutions
T. +31 (0)418 570 700 E. [email protected]
W. www.smartfactory.imtech.com
www.smartfactory.imtech.com
FACTORY
productieplanning en het materiaalverbruik, zodat u de
Naar een papierloze operatie
levering van producten daarop kunt afstemmen. Indien u
Eerder genoemde voorbeelden laten zien dat een papierloze
dit echt goed organiseert, is VMI een extra service waar-
operatie niet alleen leidt tot een hogere efficiency en lagere
mee u uw klanten kunt ontzorgen en de klantenbinding
kosten in de maakindustrie, maar meestal ook gepaard gaat
kunt versterken.
met kortere doorlooptijden en een betere dienstverlening
naar uw klanten. Dat u tevens bespaart op papierkosten,
archiefruimte en een bijdrage levert aan duurzaamheid en
Onze ‘papierloze’ referenties
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, is een bijkomend
voordeel. Wij laten u graag zien op welke manieren u uw
 Tanis Confectionary
Archivering van ERP-documenten
 Hitmetal
processen kunt digitaliseren en automatiseren. Hoe complex
uw operatie ook is, een papierloze fabriek en een papierloze
keten behoren altijd tot de mogelijkheden.
Automatisch mailen van documenten
 Concorp Holding
Documenten in workflow
 Mifa Aluminium
Digitalisering op werkvloer
 De Menken Keuken
Electronic Data Interchange (EDI)
 Plalloy MTD
Vendor Managed Inventory (VMI)
Imtech ICT Dynamics Solutions
T. +31 (0)418 570 700 E. [email protected]
W. www.smartfactory.imtech.com
Meer weten? Download
dan gratis de whitepaper
‘Het recept voor een onderscheidende en winstgevende
onderneming’ op www.
smartfactory.imtech.com/
whitepapers of neem vrijblijvend contact met ons op.
www.smartfactory.imtech.com