Transcript Het verslag van de eDag

To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014, 14:30-17:00 uur
Air Cargo Netherlands in samenwerking met Schiphol Group en Cargonaut met
medewerking van AF-KLM Cargo en Rhenus Logistics.
Locatie: Auditorium Schiphol Group
1. Opening,
De opening wordt verricht door Ben Radstaak, managing director van ACN. Ben staat een
moment stil bij het plotselinge overlijden van collega Mark de Jongh; “Een gemis voor ons allen
omdat hij de motor van dit project was met zijn kennis van expediteurs, IT en douane systemen,
en een warm voorstander van eLink.
Het programma bestaat deze middag uit de presentaties van Arie Korving (Cargonaut), Lars
Wever (Air France/KLM Cargo), Martijn Kuiken (Cargonaut) en Richard Visser (Rhenus
Logistics).
Aansluitend vindt vanuit een panel een discussie plaats met de zaal, waarin diverse ervaren
eLink gebruikers aanwezig zijn.
Aan de hand van een cartoon van Fokke en Sukke ‘De Cultuuromslag’ geeft Ben aan dat het
niet alleen een kwestie van techniek is.
Er is een cultuuromslag nodig om de processen te veranderen en dat heeft tijd nodig. Ben doet
een oproep aan iedereen in de zaal en de sprekers om dat tijdens deze bijeenkomst in het
achterhoofd te houden.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 1 van 8
2. Arie Korving, (Cargonaut): Wereldwijde e-ontwikkelingen
In 1655 is de eerste vrachtbrief gebruikt en sindsdien is er nog weinig veranderd. De vrachtbrief
is nog steeds gebonden aan veel handelingen, zoals shipper, wegvervoer, forwarder, etc. Als
één onderdeel vertraging op loopt, loopt alles vertraging op. Elektronische berichtgeving is wel
gaande, maar papier is nog steeds leidend.
De e-Airway Bill (e-awb) is sinds 2011 in gebruik. Wereldwijde dekking is in september 77
airlines en 1326 freight forwarders. Het Midden-Oosten en Azië lopen voorop in deze
ontwikkeling (top 5), gevolgd door Europa (Parijs, Amsterdam, London) met Amerika (Chicago,
Atlanta) als hekkensluiter.
Hoe de documenten op elektronische wijze verwerkt moeten worden is nu in ontwikkeling. Er
lopen pilots in India en in China met carriers. De doelen voor 2016: 80% papierloos te werken,
100% e-awb en een e-pouch oplossing.
Schiphol is vooruitstrevend met e-ontwikkeling (23% e-awb dekking, veel elektronische
informatie, gebruik van e-Cargo Receipt en nu ook eLink). Maar, de luchtvracht community
moet nu wel doorpakken zodat men niet gaat uitwijken naar andere Europese luchthavens. Uit
reactie op de vraag wie vanuit de zaal is aangesloten bij de 1326 freight forwarders blijkt dat er
nog veel aan marketing moet worden gedaan.
Verzoek vanuit de zaal om meer publiciteit te geven aan de ontwikkelingen en stand van zaken
inzake dit onderwerp.
Vraag vanuit de zaal inzake veterinair vervoer. Hier is nog geen elektronisch format voor, maar
in de toekomst zal dit zeker ook ontwikkeld worden. Er zijn al wel ontwikkelingen voor food en
sanitair en met name fresh artikelen. Voor veterinair zal een soortgelijke oplossing worden
ontwikkeld.
NVWA houdt samen met de Douane een pilot met het scannen van informatie, zodat achteraf indien noodzakelijk - de originele informatie overhandigd kan worden.
3. Lars Wever namens Airfrance / KLM Cargo: Papierloos werken met eFast Delivery
Lars en Jan Vreeburg (AF/KLM Cargo) denken na over de diverse invalshoeken om voortgang
te krijgen in e-Freight. Lars laat een aantal indrukwekkende cijfers zien. Bij KLM wereldwijd is
momenteel 1 op de 4 vrachtbrieven e-AWB. Bij de klanten ligt het percentage rond de 30%, met
een uitzondering bij Brinks; bijna 55% Wereldwijd en in Hongkong 100%.
In de agenda staat dat het doel dit jaar is 50% papierloos te halen; dat blijkt onmogelijk dit jaar,
maar het uiteindelijke streven is 100% papierloos in de e-Freight roadmap. AF/KLM Cargo
gelooft hierin, maar kan niet zonder de medewerking van klanten.
De e-awb is de digitale vrachtbrief FWB in combinatie met RCS. e-Freight is transport en
commerciële documenten digitaal. Dit is de weg naar paperless die AF/KLM Cargo wenst.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 2 van 8
Drie onderdelen zijn onlosmakelijk noodzakelijk voor succes:
- Correcte FWB/FHL informatie. Kosten zijn momenteel € 18,20 en de kosten gaan in de
verwachting hoger worden, indien de informatie niet juist is en correctie nodig is. Hoe minder
FWBs aangepast moeten gaan worden, hoe minder extra kosten gemaakt hoeven te
worden;
- Zendingen waarbij geen documenten overhandigd hoeven te worden;
- Onderling vertrouwen in elkaar is heel belangrijk.
Indien FWB/FHL informatie niet mogelijk is met eigen systemen dan kan gebruik worden
gemaakt van Cargo Portal Services (CPS), daar zijn voor de klant geen kosten aan verbonden.
Voor zendingen waarbij geen originele documenten overhandigd hoeven te worden, wordt aan
de klant gevraagd om de digitale documenten rechtstreeks naar het eindstation te sturen en niet
de papieren via AF/KLM Cargo te laten versturen. Persoonlijk doel voor Lars is om de klanten te
motiveren om zoveel mogelijk de papieren te laten digitaliseren. Mogelijkheid is ook om
‘plakzakken’ in of op de doos te gebruiken. Een probleem hierbij is dat de klant dan niet bij de
papieren kan, voordat hij bij de lading is geweest. Normaal gesproken kan een klant pas bij de
lading als hij deze ingeklaard heeft bij de douane met de papieren. Ook voor dit probleem moet
dus een oplossing worden bedacht. De informatie moet zo correct en volledig mogelijk
aangeleverd worden. Informatie van de klant wordt gebruikt voor het invoice proces en de klant
moet erop vertrouwen dat AF/KLM met deze informatie vertrouwelijk omgaat. Uiteindelijk wordt
iedereen daar beter van en wordt de keten geoptimaliseerd.
De klant heeft als voordelen dat er efficiency op eigen kantoor is; geen papier meer, geen
papieren afhandeling op Schiphol en de wachttijden worden korter. De plannen op Schiphol zijn
op korte termijn de opheffing van de documentatiebalie.
Het systeemproject eLink binnen AF/KLM Cargo is door KLM e-Fast Delivery genoemd. Het is
gekoppeld aan eLink. Het project e-Fast Delivery maakt gebruik van de ACN-pas waarop alle
zendingen staan (papierloos, douane uitgeklaard en secure). Met behulp van de IT zal in dit
project geregeld worden dat de afhandelingssystemen automatisch gevuld worden en is directe
aanlevering bij de aanname loods mogelijk. Het project loopt uit, maar AF/KLM Cargo gaat er
vanuit dat het systeem 01-04-2015 klaar is. Lars rondt zijn presentatie af met de mededeling dat
“onderling vertrouwen alles is. Ook als iets niet goed gaat. Vraag je klant om zoveel mogelijk
digitaal aan te leveren. Samen kunnen wij in deze logistieke keten er naar toe werken om
zoveel mogelijk foutloos het proces te doorlopen”.
Vanuit de zaal wordt gevraagd wat er gebeurt als meerdere klanten zijn aangesloten bij e-Fast
Delivery en er dus een rij ontstaat bijv. bij losdeur 21. De oplossing is dat je dan bij losdeur 22,
23 of 24 terecht kan. Het systeem wordt zo ontwikkeld dat je voorrang krijgt bij het lossen indien
je gebruikt maakt van e-Fast Delivery. In de toekomst zou het zo kunnen zijn dat je de
chauffeurs laat weten hoe laat ze kunnen komen lossen, zodat er geen wachtrij hoeft te
ontstaan.
Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat kritische massa nodig is om het project te laten slagen. Er
zijn nu chauffeurs met een mix van verschillende pakketten, met en zonder gebruik van eLink/eFast Delivery, die daardoor nog geen snelle aflevering kunnen doen. De klant die dus wel
gebruik maakt van eLink of e-Fast Delivery klaagt over trage afhandeling terwijl hij wel gebruik
maakt van het systeem. Het wordt dus noodzaak om alle pakketdiensten aan te laten sluiten.
Duidelijk is wel dat de bedrijven die gebruik maken van deze systemen erg enthousiast zijn.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 3 van 8
4. Martijn Kuiken namens Cargonaut: Uitrol en doorontwikkeling eLink.
eLink is een stuk procesoptimalisatie op Schiphol. Er moet meer op e-basis worden gewerkt.
IATA heeft gesteld dat er minder uren gespendeerd moeten worden van verlading tot aflevering
bij de klant. Dit laatste lukt niet door sneller te vliegen, dus er moet een oplossing op de grond
worden gevonden. Dat is de achterliggende gedachte van eLink.
Martijn laat een filmpje zien over eLink in een
notendop.
Vervolgens licht hij eLink toe: Bij eLink wordt er gebruik gemaakt van de ACN-pas met als doel
om ‘groen’ af te leveren. De bedoeling is om van te voren de meeste handelingen elektronisch
te verrichten zodat afhandeling soepel en met weinig tijdverlies verloopt. eLink ondersteunt de
Ready for Carriage (RFC)-procedure.
De huidige dekking met eLink is momenteel 29% en het aantal gebruikers stijgt. Er is
momenteel een uitrol gaande met 5 nieuwe deelnemers.
Martijn noemt ook het eCSD (e Consignment Security Declaration), dat zijn
veiligheidsgegevens. De veiligheidsgegevens kunnen in FWB versie 16 worden verwerkt. In
FWB16 wordt gekeken of de veiligheidsgegevens zijn opgevoerd De juistheid van deze
veiligheidsgegevens kun je niet valideren, dat blijft de verantwoording van reguliere agents. We
zien nog steeds dat bedrijven FWB versie 9 gebruiken, dit is niet handig voor een goed verloop
van het proces. In FWB versie 9 kunnen de veiligheids gegevens niet worden verwerkt. Er
wordt gekeken naar mogelijkheden om ze wel te kunnen verwerken, maar een upgrade naar de
meest actuele FWB versie is aan te raden.
Om eLink verder te ontwikkelen zijn verbeterpunten vastgesteld. Daarnaast lopen er momenteel
studenten 6 maanden mee met afhandelaren om het proces te bekijken en aan te geven hoe
het proces daar met eLink anders ingericht kan worden. Bijv. Hoe om te gaan met de
tussenfase van de ‘oude’ situatie naar volledig elektronisch (papierloos).
Martijn signaleert dat eLink op de goede weg zit. Dit merkt hij aan de afname van het aantal
telefoontjes en mailverkeer met vragen. Er is door de klant kritisch meegedacht en daardoor
heeft Cargonaut eLink kunnen optimaliseren. Hieruit blijkt maar weer dat een dergelijk systeem
alleen gemaakt kan worden als er wordt samengewerkt.
Afhandelaren zijn de trechter in het proces en zijn niet altijd de veroorzaker van de opstopping.
Als alle aanbieders op hetzelfde moment willen lossen, dan is vertraging niet uit te sluiten.
Vanuit logistiek oogpunt moet worden bekeken hoe de computer kan worden gebruikt om het
logistieke probleem op te lossen. Er is veel meer mogelijk dan nu gedacht wordt.
Samen met Dinalog is Martijn bezig om met een aantal afgevaardigden uit de luchtvrachtketen
anders naar de logistieke keten op Schiphol te kijken. De slottijden zijn al 25 jaar hetzelfde. Er is
niets veranderd. Het is tijd voor een mindshift.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 4 van 8
5. Richard Visser namens Rhenus Logistics: De praktijk.
7 jaar geleden werd de vraag gesteld: e-volution of r-e-volution? De afgelopen 7 jaar is er heel
veel veranderd. E-freight is een middel om totaal papierloos te gaan. Rhenus heeft met alle
mogelijke pilots meegedaan en vindt het de morele plicht om zo weinig mogelijk papier te
gebruiken.
De pilots zijn gebruikt om de ontwikkeling verder te brengen en kritiek te leveren om het product
beter te maken. 70% van alle zendingen van Rhenus Fresh worden op dit moment met e-awb
verstuurd. De belemmering voor 100% zijn de carriers waarmee dit nog niet mogelijk is. De
ervaring is dat de upgrade naar FWB versie 16 noodzakelijk is. Het proces verloopt beter, ook
voor valideren van de securitycheck. Rhenus heeft hard gewerkt aan de kwaliteit van de
berichtgeving.
Nu is de berichtgeving bij Rhenus voor 99.98% op orde. Dat is bereikt door continu te monitoren
en duidelijke communicatie met personeel en carriers.
Papierloze processen vergen interne aanpassingen. Een goed advies:
- start met e-awb daarmee voorkom je veel onduidelijkheid;
- blijf alert op het interne en externe proces;
- blijf focus houden op de mogelijkheden ipv onmogelijkheden.
Rhenus wil zo snel mogelijk van de ACN bon af. Binnen de sector is afgesproken dat dit per
01-01-2015 gerealiseerd gaat worden. Met betrekking tot eLink zijn de expediteur en
afhandelaar de laatste schakels in het operationele proces. Beide moeten een optimalisatie van
de planning gaan realiseren. Onder de streep heeft Rhenus:
- in 2013 20% minder CO2 uitstoot gerealiseerd ten opzichte van 2012 (dit percentage stijgt in
2014);
- een besparing in euro’s; berekend aan de hand van KPI’s, o.a. door korting op export fee
door aanlevering via eLink;
- door optimalisatie planning een vermindering van inzet vrachtwagens;
- met hetzelfde aantal FTE meer werk mogelijk.
De elektronische ‘handshake’ is noodzakelijk om gezamenlijk 100% papierloos te kunnen
werken. Maar, zoals eerder ook al gemeld is hiervoor kritische massa nodig.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 5 van 8
6. Paneldiscussie
Paneldiscussie onder leiding van Ben Radstaak. Panelleden: Lars Wever, Martijn Kuiken,
Richard Visser en Arie Korving.
Onderwerp: Samen de keten optimaliseren, maar hoe, wat, wie, waar en wanneer moet er
vastgelegd worden?
Martijn:
Afhandelaren, gebruikers, vervoerders en expediteurs zijn regelmatig bij elkaar geweest om de
10 puntenlijst ter verbetering te bespreken en hier wordt nu aan gebouwd.
Een goede ontwikkeling is nu gaande bij Swissport. Swissport is enthousiast en staat nu aan
het begin van papierloos werken.
Hoeveel meer kritische massa is nodig en belangrijk?
Martijn: Nu is 29% aangesloten en dat is te weinig. Dit lage percentage is te wijten aan het feit
dat de voordelen nog niet opwegen tegen de tegenvallers door kinderziektes in het systeem.
Daar wordt hard aan gewerkt. Het aantal eLink gebruikers groeit, maar het kan beter.
Opmerking van een van de gebruikers: Draagvlak + Kritische massa = Groei!
Henk Rood, Aviapartner : nodigt afhandelaren uit om eens te komen kijken bij de bedrijven die
al werken met eLink. Per 01-01-2015 wil men graag dat eLink standaard is. Dit betekent wel
een investering en dat is niet voor iedereen makkelijk in deze periode, maar het is wel van
belang dat zoveel mogelijk organisaties aansluiten op het systeem.
Ook WFS, Ron van der Wal is bereid een demonstratie te geven : “Twijfel is er altijd, dat is te
begrijpen. Maar kom dan eens kijken, dan zie je het zelf. Je bent welkom!”
Richard Visser: “Ga slim gebruik maken van de e-awb en eLink, je zult het resultaat zelf zien.
Minder fouten, minder inspanning van je personeel op controles, het gaat een stuk eenvoudiger.
Dat scheelt hen tijd. Ook het personeel vindt het een stuk prettiger werken. Inzichtelijker, minder
rompslomp.”
Arjan Gnade, SchipholExpress: Een aandachtspunt blijft het aanleveren. We leven in een 24uurs economie, maar hier wordt niet altijd naar gehandeld. De ervaring is dat het weekend heilig
is en dat men toch op vrijdagmiddag zoveel mogelijk wil afleveren.
Ook dit is een punt van aandacht; vluchtgericht aanleveren.
Richard beaamt dit: met eLink is het mogelijk een betere planning te maken, waardoor een
snellere afhandeling mogelijk is.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 6 van 8
Richard meldt dat Rhenus met ArkeFly papierloos is [vluchten van en naar Antillen. Red.]”We
willen zo ‘groen’ mogelijk aanleveren en door de aanpassing van de RFC procedure per 01-012015 gaat men het merken. Zonder eLink sta je straks langer te wachten”.
Lars: Bij de opening van een station wordt aan de afhandelaar gevraagd of deze de zendingen
papierloos kan afhandelen. Indien voor import een papieren vrachtbrief nodig is, wordt deze
door de airline uitgeprint, zo komt de zending op de eindbestemming aan met een papieren
vrachtbrief. Het voordeel is dat de airline aan de klanten een papierloze aanlevering kan
aanbieden voor alle bestemmingen (het zogenaamde “single process”).
Joep Bruijs van DB Schenker gebruikt eLink al sinds de pilot in 2010. Hij roept alle aanwezigen
op: “Doe mee met eLink en laat je niet ontmoedigen door bepaalde onmogelijkheden. Die zijn er
namelijk altijd. Werken met eLink biedt voordelen. De balie wordt overgeslagen, zaken zijn
‘groen’ dus in orde. Laat jullie operationele medewerkers bij ons meekijken. Geen probleem.
eLink awareness is belangrijk. Die kritische massa hebben we nodig om van eLink een succes
te maken”.
Rob Middelkoop geeft aan dat eLink ook vervoerders helpt de planning goed te regelen.
Ivo Hoogland van Panalpina benoemt de positieve effecten van eLink: minder foutmeldingen.
Medewerkers zijn er snel aan gewend en willen niet meer anders.
Anton Geurtsen van de Koninklijke Marechaussee ondersteunt eLink ook. Hij stelt dat door de
samenwerking met de overheid, met name Douane en Koninklijke Marechaussee, de snelheid
in de keten groter wordt. De nieuwe securityregels zijn gemakkelijker te controleren met eLink
en deze regels zijn nu geïmplementeerd.
7. Sluiting
Ben Radstaak sluit af met de waarschuwing dat de e-snelweg ook risico’s heeft en dat men
moet letten op cybersecurity. Belangrijk is om open met elkaar te communiceren en elkaar
tijdig te waarschuwen. Dan zijn de risico’s beheersbaar.
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 7 van 8
Bijlage:
Overzicht deelnemerslijst 3 oktober (willekeurige volgorde):
Koninklijke Marechaussee, Aviapartner Cargo Services, WFS, DB Schenker, Schiphol Express,
Middelkoop & zn, Panalpina World Transport B.V., BDP Netherlands B.V., Dobbe Transport B.V.,
Varekamp Air B.V., Ritra Cargo Holland B.V., Georgi - Transporte GmbH & Co KG, Hellmann Worldwide
Logistics, CEVA Logistics Netherlands, BTS Logistics B.V., Art Handling Services BV, A & B Aircargo
Services, Blue Water International Airfreight, Emo - Estron B.V., Transportbedrijf R. Nagel b.v., Animals
to Fly, Remiro Freight Services, Fedex Trade Networks Transport, Sacogroupair Ams, Share Vabix
Airfreight BV, Alpi Netherlands BV, Nedair Freight B.V., VCK Logistics Airfreight B.V., Hankyu Hanshin
Express, Horizon International Cargo B.V, Menzies Aviation (Netherlands) B.V, MOL Logistics
(Netherlands) B.V., Kamerman Transport & Handling B.V., OTX Logistics B.V., Cyber Freight Amsterdam
B.V., Dachser Netherlands Air & Sea, DHL Global Forwarding, AFS Transport Airfreight, IATA, Logfret
B.V., Kortmann Art Packers & Shippers, Santova Logistics B.V., International Airfreight Associates, Esma
Logistics, Global Pharma Logistic, Agility Logistics B.V., Roemaat Logistics, Geodis Wilson Netherlands
B.V., Best Global Logistics B.V., C.H. Robinson Europe B.V., Oldenburger Fritom, UPS Supply Chain
Solutions NL B.V., Fracht FWO B.V., Kerry Logistics Netherlands B.V., CTS Group, Y&O, Tandem Global
Log, Transport Handling Services, Legero International (Holland), KWE Benelux, Smartloxs B.V., T
Consult, Cargolux.
Hier wordt geïnvesteerd in de toekomst. Dit project is mede mogelijk gemaakt dankzij
een bijdrage uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling van de Europese Unie
Verslag bijeenkomst To ‘e’ or not to ‘e‘ (e-ontwikkeling) 1 oktober 2014
Pagina 8 van 8