Transcript ISProjects CRH_presentatie_Financial Systems

Digitale verwerking van inkoopfacturen
Durk Veltman
Corporate Controller
Agenda 22 mei 2014
Aanleiding
Doelstellingen
Leveranciersselectie
Projectaanpak
Workflow ISP-Invoice
Praktijk
ISP-Purchase
Leerpunten
Vervolgtraject
Vragen
Aanleiding - 2009
12.000 Inkoopfacturen
5 crediteurenadministraties
3 locaties
Handmatige verwerking
Dubbele archivering
Autorisatie via fysieke controle
Doelstellingen
Centrale verwerking (scanning)
Digitale archivering
Digitale goedkeuring
1 locatie crediteurenadministratie
Tijdbesparing 1 FTE
Facturen raken niet meer kwijt
Leveranciersselectie
Drietal leveranciers
Persoonlijk contact ISProjects
Flexibel pakket
Prijs-kwaliteitverhouding goed
Koppeling met ERP pakket Microsoft Dynamics AX
Referentieadres
Projectaanpak
FO bespreken en goedkeuren
Projectleider ISProjects
Ontwerp door ISProjects n.a.v. FO
Testfase (belangrijk!)
Inrichten rollen en autorisatie
Livegang
Helpdesk ISProjects
Workflow ISP-Invoice
Factuurontvangst
centraal
Scannen en Coderen,
registreren in ERPsysteem
1
Doorsturen naar
budgethouder
Per mail wordt de budgethouder
geïnformeerd dat er een factuur
goedgekeurd dient te worden
nee
Creditnota
opvragen
Factuur
akkoord
Ja
nee
Voldoende
procuratie?
nee
Akkoord door
procuratiehouder ?
Ja
Ja
einde
Boeken en Vrijgave voor
betaling in ERP-sys
1
Praktijk
Proces loopt naar tevredenheid
Gestandaardiseerd Procuratieschema
Routeringuitzonderingen nog sporadisch
Facturen inzichtelijker voor o.a. directie
Daardoor leveranciersbeperkingen
1 FTE bespaard
Aanschaf ISP-Purchasemodule 2011
ISP-Purchase
Doel: meer controle en sturing op inkoopproces
I.p.v achteraf ‘verrast’ door een factuur
Boeking/codering vindt reeds plaats bij ATB, workflow
wordt bepaald door codering (cf. Invoice)
Automatische 3-way matching tussen factuur en PO :
klopt het bedrag, klopt de hoeveelheid en is de order
ontvangen/prestatie geleverd
Workflow ISP-Purchase
ISP-Purchase
Aanvraag
Advies
vragen
3.2.1.
Inleggen ATB
Naar
goedkeurder
sturen
Aanvrager
Einde
Aanvraag
annuleren
3.2.4.
Herbeoordelen
goedkeuring
Aanvraag uit
PlannExpert
3.2.2.
Advies geven
Adviseur
Terugsturen
Afwijzen
3.2.3.
Goedkeuren 1..5
Advies
vragen
Budgethouder
nee
Accepteren
Procuratie
voldoende?
Accoord naar
PlannExpert
ja
Aanvraag uit
PlannExpert?
ja
Wachten op
goederen
nee
Advies
vragen
Aanvrager
Afwijzen
3.2.5..
Plaatsen
bestelling
Bestelling
plaatsen
Wachten op
factuur
PDF order
Workflow ISP-Purchase - Invoice
Scan
ISP-Invoice
Axapta
Archief
Afronden
Boeken en
vrijgeven voor
betaling
nee
Match op
totaalbedrag?
ATB met
ontvangst?
ja
4.1.7
Eindcontrole CA
ATB met
ontvangst?
ja
nee
ja
nee
Registreren
factuur
Crediteuren
amdinistratie
ja
Goederen
ontvangen?
nee
Wacht op
goederen
<5 dagen
4.1.3.
Controleren factuur
door CA
ja
nee
ja
Match op
orderegels?
Goederen
ontvangen?
nee
Naar aanvrager
sturen
Match op order
regels?
ja
nee
4.1.4.
Controle door
aanvrager
4.1..2
Prestatieverklaring
aanvrager
Accepteren
Accepteren
Aanvrager
Advies vragen
4.1.6.
Goedkeuren 1..5
Financieel
Goedkeurder
nee
Accepteren
Procuratie
voldoende?
ja
ISP-Purchase (II)
Aanvullende besparing van 1,5 FTE gerealiseerd (totaal dus
2,5 FTE)
0,8 FTE verwerkt alle inkoopfacturen van 5 bedrijven
70% van facturen wordt bij scannen gekoppeld aan PO.
Daarvan wordt ca. 40% volledig gematched en automatisch
verwerkt in ERP, zonder handmatige handelingen
Overige facturen/orders dienen aangepast te worden qua
prijs en/of hoeveelheid
Maandelijkse bepaling van obligolijst (nog te ontvangen
facturen) geeft juiste financiële maandrapportage
Leerpunten
Goed FO belangrijk !!
Bedenk zoveel mogelijk scenario’s
Uitgebreid testen, met zoveel mogelijk gebruikers
Zorg voor goede tijdsplanning
Vervolgtraject
Verhogen matchingpercentage
Uitbreiding naar zusterbedrijven, met verdergaande
efficiencyslag
Doel: 1 ISP-omgeving voor 3 bedrijven
Verplichtingenregister en verdere beheersing
inkoopproces
Vragen?