Transcript Overzichtelijk, betrouwbaar en snel

Een groot aantal schoolbesturen, samenwerkingsverbanden
en andere aan onderwijs gelieerde instanties maakt voor de
verwerking van inkoopfacturen en declaraties voorgeschoten
kosten gebruik van ProActive Fiatteren. OSGMetrium
ondersteunt haar klanten hierbij en vroeg naar de ervaringen.
Gearhing is het bevoegd gezag
van 29 openbare en algemeen
toegankelijke basisscholen in
de gemeenten De Friese
Meren, Súdwest-Fryslân
en Littenseradiel. Circa 250
personeelsleden verzorgen
onderwijs voor ruim 2200
leerlingen.
Vanaf januari 2014 heeft
Gearhing de overstap gemaakt
naar AFAS met daaraan
gekoppeld de digitale verwerking
van de inkoopfacturen in
ProActive. Daarbij is gekozen om
het scannen en coderen door
OSGMetrium te laten uitvoeren
en de beoordeling door de
budgethouders van Gearhing.
Jan Schlaman, lid College van Bestuur,
Gearhing:
“Om hen bekend te maken met het nieuwe
AFAS-rekening-schema, hebben onze
budgethouders de eerste twee maanden zelf de facturen
gecodeerd. Zo waren ze beter in staat de voor hen bestemde
facturen te beoordelen en goed te keuren. Dit zou ik andere
schoolbesturen graag mee willen geven: bespreek vooraf heel
goed met budgethouders en met de crediteurenadministratie
hoe gecodeerd kan en mag worden. Dit voorkomt onnodige
correcties achteraf. Hetzelfde geldt voor de autorisatie en
procuratie die geregeld moet worden. Bedenk van tevoren
goed wie welke facturen moet gaan beoordelen en hoe
de workflow eruit komt te zien. Verder is het werken
met ProActive erg prettig. De schermen zijn duidelijk en
overzichtelijk. De nota’s komen snel in beeld en zijn snel te
controleren. Een handige optie is het vragen van een mening
bij een collega of derde. Ook prettig is dat je, via het logboek,
kunt zien wie de factuur al heeft behandeld. Als er facturen
voor jou als gebruiker klaar staan ter beoordeling, krijg je een
melding in de mailbox. Dat werkt zeker stimulerend.”
Als laatste grote pluspunt noemt Jan Schlaman dat in
geval van afwezigheid er snel een vervanger kan worden
aangebracht in ProActive die alle bevoegdheden en
werkzaamheden kan overnemen.
www.osgmetrium.nl
“Overzichtelijk, betrouwbaar en snel”
Digitale verwerking inkoopfacturen
Stichting Promes verzorgt het openbaar onderwijs
aan 9 scholen in de gemeenten Meppel en Staphorst.
Naast regulier basisonderwijs biedt zij ook eerste
opvangonderwijs, speciaal basisonderwijs en onderwijs
voor zeer moeilijk lerenden aan. Henk van Dijk en Greetje Klomp, stafmedewerkers
Financiën en Huisvesting, stichting Promes:
Henk en Greetje laten zich lovend uit over het
voortraject (als inrichting en instructie door
OSGMetrium). Samen hebben zij de schooldirecteuren het
goedkeuringsproces laten zien. “Dit goedkeuringsproces wordt
door de directeuren als makkelijk en eenvoudig ervaren. Het
inloggen gaf bij een enkele schooldirecteur eerst nog wel
wat problemen, maar dit kon snel worden opgelost. Een
externe organisatie richtte de scanner in. Ook dit verliep vlot.
De gebruikers zijn zeer te spreken over deze module van
ProActive, het wordt als prettig en makkelijk ervaren en geeft
enorme tijdswinst bij de directeuren doordat het voortraject
bij de administratie plaatsvindt. De directeur hoeft ‘alleen’
nog maar te beoordelen en goed te keuren. Een ander sterk
punt vinden Greetje en Henk de archieffunctie, waardoor
directeuren de facturen snel kunnen inzien. Wat onhandig is,
is het feit dat je na een uur wordt uitgelogd door het systeem.
Dit is weliswaar voor de veiligheid, maar dit moet echt anders
worden ingeregeld.” Natuurlijk nemen we dit verbeterpunt mee
naar ProActive. Of Henk en Greetje dit pakket zouden kunnen
aanbevelen aan andere besturen zeggen zij: “overstappen, het
is zo makkelijk en je kunt alles vinden en opzoeken. Een laatste
advies: richt de rollen goed in en maak vooraf goede afspraken
over de inrichting en procuratie.”
Ook CSG Dingstede werkt al een poosje met ProActive
Fiatteren.
Jaap van der Molen, staffunctionaris Financiën en
beheer, CSG Dingstede:
“Het gebruik van ProActive bevalt erg goed. Wij
gebruiken de module voor coderen en fiatteren. De scans
zijn erg scherp en de volgtijdige acties vanaf de postbus zijn
logisch en overzichtelijk. Ook de archieffunctie is helder en
toegankelijk. Iets minder handig
is dat er geen einde wordt
CSG Dingstede in Meppel is een
aangegeven wanneer alle
warme en prestatiegerichte
facturen in de postbus geopend
school waar het leerlingsucces
zijn. Wat de efficiency ten goede
centraal staat. Binnen de grenzen
komt is het digitaal ontvangen
van het mogelijke doet de school
van facturen die snel en volledig
daar alles aan.
in ProActive zichtbaar zijn. Wij
zijn dit nu bij onze leveranciers
aan het promoten.”
OSGMetrium maakt voor de verwerking van uw inkoopfacturen
en declaraties voorgeschoten kosten gebruik van ProActive
Fiatteren. De gehele verwerking verloopt digitaal: vanaf het
scannen tot en met de export naar de financiële administratie in
AFAS en Exact Financials. Wij kunnen de facturen en declaraties
voor u scannen en coderen, maar u kunt dit ook zelf doen.
Waar u ook voor kiest, u blijft altijd verantwoordelijk voor de
beoordeling van de facturen en de goedkeuring van de betaling.
Neem contact met ons op voor meer informatie.
eenvoud werkt.