Transcript Sistema de Información Básica y Media Plan de Acción 2004 • Flujo General de Información • Flujos Detallados – – – – Institución Secretaría Municipal No Certificado – Director de.

Sistema de Información Básica y
Media
Plan de Acción 2004
• Flujo General de Información
• Flujos Detallados
–
–
–
–
Institución
Secretaría Municipal No Certificado – Director de Núcleo
Secretaría Departamental / Distrital / Municipal Certificada
Ministerio de Educación Nacional
• Herramientas
– Formatos Recolección
– Tecnología
• Estrategia Implantación
–
–
–
–
Plan de Acción
Cronograma
Contratación
Responsabilidades
FLUJO GENERAL DE INFORMACIÓN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
Recolecta y Valida
la Información de
Matricula por
Alumno
Y el Formulario
C600
Información
por Alumno
Institución
DIRECTOR DE
NÚCLEO/MUNICIPIO
Consolida y
Verifica la
Información de
Matricula por
Institución-Alumno
y el Formulario
C600
Valida, Analiza y
Consolida la
Información del
País
Formulario C600
Diligenciado
Información
Agregada
Nacional
DANE
DNP
Otros
Información Información
por Alumno Agregada
Secretaría
Secretaría
SEC. DEPTAL/DISTRITAL/MPAL CERT
Formulario C600
Diligenciado
Información
por Alumno
Municipio
Consolida y Verifica la
Información de
Matricula por Municipio,
Integra la Información de
Directorio, Planta y
Privados, y Genera los
Archivos de la
Resolución 166
DANE
Formulario C600
Diligenciado
C600
Consolidado
FLUJOS DETALLADOS DE INFORMACIÓN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
RECOLECCIÓN
ANÁLISIS
1.1 Diligenciar
Inf. Por
Alumno y C600
5.4 Analizar
Información
Nacional
VALIDACIÓN
2.1 Validar Inf.
Por Alumno y
C600
INTEGRACIÓN
VALIDACIÓN
ENTREGA
6.3 Integrar
Información
Nacional
2.5 Validar
Información
Integrada
Nacional
3.4 Entregar
Información
Nacional
ENTREGA
ANÁLISIS
VERIFICACIÓN
3.1 Entregar
Inf. Por
Alumno y
C600
5.1 Analizar
Información
Institución
4.3 Verificar
Información
Integrada
Secretaría
Información
por Alumno
Institución
SEC. DEPARTAMENTAL/DISTRITAL/ MUNICIPAL
CERTIFICADA
VERIFICACIÓN
4.1 Verificar
Información
por Alumno
Institución
Rechazos
Información Información
por Alumno Agregada
Secretaría
Secretaría
Formulario C600
Diligenciado
DIRECTOR DE NÚCLEO/MUNICIPIO
Rechazos
Información
Agregada
Nacional
Formulario C600
Diligenciado
RECOLECCIÓN
INTEGRACION
1.2 Capturtar
Información
Formulario
por Alumno
6.1 Integrar
Información
por Alumno
Municipio
ANÁLISIS
5.2 Analizar
Información
Municipio
VALIDACIÓN
VALIDACIÓN
ENTREGA
VERIFICACIÓN
2.2 Validar
Información
por Alumno
Capturada
2.3 Validar
Información
por Alumno
Integrada
3.2 Entregar
Información
por Alumno
Municipio
4.2 Verificar
Información
por Alumno
Municipio
Información
por Alumno
Municipio
Rechazos
ENTREGA
ANÁLISIS
3.3 Entregar
Información
Secretaría
Integrada
5.3 Analizar
Información
Secretaría
INTEGRACIÓN
VALIDACIÓN
6.2 Integrar
Directorio,
Matricula y
Planta
2.4 Validar
Información a
nivel
Secretaría
RECOLECCIÓN
1.3 Capturar Inf.
Privados Consolidar
Planta y Nómina
Formulario C600
Diligenciado
Flujo Detallado. Institución Educativa
NO
Adecua la
información en
Formato 002
Verifica totales
INICIO
SI
Institución Educativa
Excel
¿Tiene sistema
integrado de
matrícula?
¿Tiene la
información de
alumnos en
computador?
SI
Elabora carta
remisoria Formato
003
Captura
información de
matrículas
Genera
archivo
magnético
Valida
información
SI Integrado de
Matrícula
SI
Excel
Diligencia formulario
C 600
SI Integrado
de Matrícula
Captura
información de
matrículas
FIN
Valida
información
NO
Libro de
Matrícula
Entrega carta
remisoria y archivo
magnético al Director
de Núcleo
Tiene computador?
Excel
Diligencia
Formato 001
NO
Verifica totales
mediante conteo
de lote
Orgnaiza lote de los
formatos 001 por
sede , jornada y
grado, foliado por
sede
Elabora carta
remisoria Formato
003
Diligencia formulario
C 600
Entrega carta
remisoria y y lote de
formatos 001 al
Director de Núcleo
Flujo Detallado. Director de Núcleo/Municipio
SI
Verifica totales
sistema contra
totales F-003
Secretaría de Educación Municipal
SI Integrado de
Matrícula
SI
¿Información está
en sistema
integrado de
matrícula?
Oficializa recibo a
satisfacción atnte rector
Genera archivo
magnético por
cada IE y
consolida info de
IE de su núcleo
INICIO
NO
Recibe información
de instituciones
educativas por
alumno. ¿Está en
medio magnético?
NO
Verifica totales
excel contra totales
F-003
Genera carta
remisoria F-004
Genera carta
remisioria F-005
Excel
Entrega oficialmente F004 y archivos medio
magnético a Alcalde
Verifica totales F001 contra F-003
Oficializa recibo a
satisfacción ante
rector
Verifica totales
F-003 contra
formulario C600
Consolida información
del municipio
Entrega oficialmente a
SED F-005 y archivos
en medio magnético
Entrega Formulario
C-600 validados
Captura información
por alumno en
F-002
FIN
Excel
Verifica totales F002 contra F-003
Excel
Flujo Detallado. Secretaría Educación Departamental
INICIO
Carga archivos
magnéticos
SI
Secretaría de Educación Departamental
Recibe cartas
remisorias y archivos
de cada uno de los
alcaldes municipales
y formulario C600
diligenciados
Cuenta con sistema
de información?
NO
Verifica totales
generados contra
formato 005
SI Secretaría
de Educación
Importa información
de Excel al sistema
entregado por el
MEN
Captura formulario
C-600 Instituciones
No Oficiales
SI
Verifica integralidad por
alumno de matrícula con
otras fuentes de
información
NO
Presenta
inconsistencias
Access
Leves
Integra información
de nómina, planta,
directorio,matrícula
oficial y no oficial
SI Secretaría
de Educación
ó Access
Rectifica, corrige y
entrega informa a
alcalde
Genera anexos
de la Res. 166
SI Secretaría
de Educación
Valida los anexos
utilizando validador
habilitado por el MEN
SI
Digita información de
nómina, planta,
directorio y matrícula
no oficial
Graves
Rectifica o corrige con
asesoría de la Secretaría
de educación y envía
informe al alcalde
Rectifica o corrige
inconsistencias de la
información con la
asesoria de planeación
educativa
SI Secretaría
de Educación
Planeación Educativa
Director de Nucleo
NO
Planeación Educativa
NO
Verifica la
información
Planeación Educativa
SI
oficializa
información de
matrícual
FIN
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
ENTRADAS
HERRAMIENTAS/METODOLOGÍAS
TIPO A
SALIDAS
•Libro de Matrícula
•Formulario F001
•Formulario F003
•Formulario C600
TIPO B
Información por
Alumo - Institución
Educativa .
•Computador
Formulario c600
•Formulario F003
•Sistema Matrícula
•Formulario F002
Información por Alumo Institución Educativa .
Formulario F001
Diligenciado por
Alumno
•Formulario C600
Formulario c600
TIPO C
•Computador
•Sistema Matrícula Integrado
•Formulario F002A
•Formulario F003A
•Formulario C600
DIRECCIÓN DE NUCLEO
SECRETARÍA MUNICIPAL NO CERTIFICADA
ENTRADAS
HERRAMIENTAS/METODOLOGÍAS
TIPO A
SALIDAS
•Formulario F002
•Formulario F004
• Computador Prestado
Verificación Formulario C600
TIPO B
•Información por
Alumo - Institución
Educativa .
•Computador
•Formularios c600
•Formulario F004
Instituciones
•Verificación Formulario C600
•Sistema Matrícula
•Formulario F002
TIPO C
•Computador
•Sistema Matrícula Integrado
•Formulario F002A
•Formulario F003A
•Verificación Formulario C600
•Información por
Alumo - Municipio .
•M/magnetico
•Formularios C600
Municipio
SECRETARÍA DEPARTAMENTAL/DISTRITAL O
MUNICIPIO CERTIFICADO
ENTRADAS
HERRAMIENTAS/METODOLOGÍAS
TIPO A
SALIDAS
•Formulario F002
•ACCESS/Exporta Res166
TIPO B
•Información por
Alumo - Municipio .
•Computador
•Oracle
•Gestione Actual
•Gestione 2004
•Formularios C600
•Validador x Alumno
Municipio
•Captura C600 Privado
•Exporta Agregados Res166
TIPO C
•Computador
•Sistema Matrícula Integrado
•Gestione/Hojas de Vida
•Gestione 2004/Capturador
C600
•Información por
Alumo –
Departamento
•Información
Agregada Res166
•Formularios C600
Departamento
Acompañamiento
• Levantamiento Situación Actual
• Capacitación en Metodología Recolección
Secretarías de Educación, Directores de Núcleo e Instituciones
– Formatos Papel y excel
– Formulario C600
– Criterios de Calidad de Información
• Instalación y Capacitación en Sistema
– Gestione
– Validador
• Servicio de Mesa de Ayuda
• Análisis de Fortalezas y debilidades
• Acompañamiento duración 2 meses
5. Cronograma Recolección Información
Resolución 166
Id
21
22
Nombre de tarea
Recolección Información por Alumno y Agregada
Contratar Asistencia Técnica
Duración
68 días
Comienzo
mar 10/02/04
1er trimestre
2º trimestre
3er trimestre
4º trimestre
Fin
feb mar abr may jun
jul ago sep oct nov dic
mar 18/05/04
30 días
mar 10/02/04
mar 23/03/04
23
Términos de Referencia Aprobados
15 días
mar 10/02/04
lun 01/03/04
24
Convocatoria
10 días
mar 02/03/04
lun 15/03/04
5 días
mar 16/03/04
mar 23/03/04
26
Capacitar
15 días
mié 24/03/04
jue 15/04/04
27
Instalación de Software
15 días
vie 26/03/04
lun 19/04/04
28
Diligenciar
12 días
lun 29/03/04
jue 15/04/04
29
Revisión y Captura por parte del Director de Núcleo
10 días
mié 14/04/04
mar 27/04/04
30
Envío a Secretaría de educación
5 días
mié 28/04/04
mar 04/05/04
31
Revisión Secretaría de Educación
5 días
mié 05/05/04
mar 11/05/04
32
Validación y Envío al MEN
5 días
mié 12/05/04
mar 18/05/04
25
Adjudicar
6. Cronograma Recolección Información
Formulario C-600
Id
1
Nombre de tarea
Recolección C-600
2
Aprobación Formulario C-600 (MEN - DANE)
3
Codificación Formularios
4
5
Duración
236 días
Comienzo
vie 09/01/04
Fin
mié 15/12/04
1 día
vie 09/01/04
vie 09/01/04
5 días
mar 13/01/04
lun 19/01/04
Diagramación Formularios
19 días
mar 20/01/04
vie 13/02/04
Impresión Formularios y manuales
22 días
lun 09/02/04
mar 09/03/04
6
Organización y envío a las SED del material
15 días
lun 23/02/04
vie 12/03/04
7
Entrega de formularios a las fuentes (Inst. Educ)
10 días
lun 08/03/04
vie 19/03/04
8
Fecha máxima de entrega de formularios a Inst. Educ.
1 día
mar 30/03/04
mar 30/03/04
9
Día Estadístico (Diligenciamiento Formularios)
1 día
lun 05/04/04
lun 05/04/04
10
Revisión Formularios Director de Núcleo
11
Entrega de formularios a las SED
12
Entrega de información al MEN. (Por parte de las SED)
13
Entrega de formularios al DANE
9 días
vie 02/04/04
vie 16/04/04
10 días
lun 19/04/04
vie 30/04/04
1 día
lun 17/05/04
lun 17/05/04
10 días
lun 17/05/04
lun 31/05/04
14
Actualización de Directorio, Crítica y captura de la información en 88
regionales
días
mié 26/05/04
jue 30/09/04
15
Depuración y consolidación de la información
28 días
mié 01/09/04
vie 08/10/04
16
Producción Tabulados Recolección 2004
11 días
lun 11/10/04
lun 25/10/04
17
Imputación y revisión de Información 2004
27 días
lun 11/10/04
mar 16/11/04
18
Producción Tabulados Definitivos 2004
11 días
mar 16/11/04
mar 30/11/04
19
Envio Información 2004 a Regionales DANE, Bandatos, MEN y página
1 día
WEB mié 15/12/04
mié 15/12/04
1er trimestre
tri 1
2º trimestre
tri 2
30/03
05/04
3er trimestre
tri 3
4º trimestre
tri 4
Cronograma Costos Proceso Digitalización
Escenario 1: 10 Secretarías
Concepto
Valor Scanner
Valor Software (Teleform)
Licencia de Designer
Licencia de Reader
Licencia de Verifier
Estadísticas de Captura
Capacitación Masiva
Subtotal
IVA
Total Proyecto
Valor Unitario US$
Cantidad Total US$
1.119,00
1
11.190,00
5.000,00
1
50.000,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
2.500,00
1
2.500,00
63.690,00
10.190,40
73.880,40
Escenario 2: 20 Secretarías
Concepto
Valor Scanner
Valor Software (Teleform)
Licencia de Designer
Licencia de Reader
Licencia de Verifier
Estadísticas de Captura
Capacitación Masiva
Subtotal
IVA
Total Proyecto
Valor Unitario US$
Cantidad Total US$
1.119,00
1
22.380,00
5.000,00
1 100.000,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
2.500,00
1
2.500,00
124.880,00
19.980,80
144.860,80
Cronograma Costos Proceso Digitalización
Escenario 3: 36 Secretarías
Concepto
Valor Scanner
Valor Software (Teleform)
Licencia de Designer
Licencia de Reader
Licencia de Verifier
Estadísticas de Captura
Capacitación Masiva
Subtotal
IVA
Total Proyecto
Valor Unitario US$
Cantidad Total US$
1.119,00
1
40.284,00
5.000,00
1 180.000,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
1
0,00
2.500,00
1
2.500,00
222.784,00
35.645,44
258.429,44