Transcript งานเลขานุการ บทบาทและหน้ าที่ การเพิ่มประสิ ทธิภาพการทางาน งานเลขานุการ ประชุมสั มมนา เลขานุการเจ้ าคณะทุกระดับ ภาค ๒ ๘ กันยายน ๒๕๕๔ งานเลขานุการ ประชุมสั มมนา เลขานุการเจ้ าคณะทุกระดับ ภาค ๒ ๘ กันยายน ๒๕๕๔

งานเลขานุการ
บทบาทและหน้ าที่
การเพิ่มประสิ ทธิภาพการทางาน
งานเลขานุการ
ประชุมสั มมนา
เลขานุการเจ้ าคณะทุกระดับ
ภาค ๒
๘ กันยายน ๒๕๕๔
งานเลขานุการ
ประชุมสั มมนา
เลขานุการเจ้ าคณะทุกระดับ
ภาค ๒
๘ กันยายน ๒๕๕๔
การเพิม่ ประสิ ทธิภาพงานเลขานุการ
พระวิสุทธิภทั รธาดา
(ประสิ ทธิ์ พฺรหฺมรํสี ป.ธ.๕, Ph.D.)
ผู้ช่วยเจ้ าอาวาสวัดประยุรวงศาวาสวรวิหาร
รองอธิการบดีฝ่ายบริหาร มจร.
เลขานุการเจ้ าคณะภาค ๒
ความหมาย
เลขานุการ
และ
เลขาธิการ
ความหมาย
เลข+อนุ+การ = เลขานุการ
แปลว่า -ผูท้ าตามรอยเขียน
-ผูท้ าตามตัวหนังสื อ
-ผูท้ าตามคาสัง่
ความหมาย
เลข+อธิ+การ = เลขาธิการ
แปลว่ า - ผู้ทายิง่ กว่ าเขียน
- ผู้สั่งงาน
- ผ้ ูบังคับบัญชาหน่ วยงาน
เลขานุการทางคณะสงฆ์
(กฎ มส. ฉบับที่ ๒๓)
บัญญัติหน้ าทีไ่ ว้ ว่า
“ทาหน้ าทีก่ ารเลขานุการ"
เจ้ าคณะชั้น
ตาบล อาเภอ จังหวัด ภาค หน
เลขานุการทางคณะสงฆ์
(ตามกฎ มส. ฉบับที่ ๒๓)
กาหนดตาแหน่ งเลขานุการไว้ ๘ ตาแหน่ ง
๑. เลขา. จญ. (๒)
๓. เลขา. รจภ. (๑)
๕. เลขา. รจจ. (๑)
๗. เลขา. รจอ. (๑)
๒. เลขา. จภ. (๑)
๔. เลขา. จจ. (๑)
๖. เลขา. จอ. (๑)
๘.เลขา. จต. (๑)
เลขานุการทางคณะสงฆ์
เลขานุการตั้งตามจารีต เช่ น
- เลขา. สมเด็จพระสั งฆราช
- เลขา. แม่ กองบาลีสนามหลวง
- เลขา. แม่ กองธรรมสนามหลวง
ฯลฯ
เลขานุการทางคณะสงฆ์
เล ข านุ ก าร ท าง คณะสงฆ์ ทุ ก
ตาแหน่ งไม่ ได้ เป็ น “พระสั งฆาธิการ”
แต่ เป็ น อุปกรณ์ การปฏิบัติงาน
ของพระสั งฆาธิการหรือผู้บังคับบัญชา
ที่มีความสาคัญยิง่
ประเภทของเลขานุการ
๑. เลขา. ประจาตาแหน่ ง
๒. เลขา. ส่ วนตัว
๓. เลขา. กิตติมศักดิ์
๔. เลขา. พิเศษ
คุณสมบัติของเลขานุการ
คุณสมบัติทวั่ ไป
อนุโลมตามคุณสมบัติ
ทั่วไปของพระสั งฆาธิการ มี ๗
อย่ าง คือ
คุณสมบัติของเลขานุการ
๑. มีพรรษาควรแก่ตาแหน่ง
๒.มีความรู ้ควรแก่ตาแหน่ง
๓.มีความประพฤติเรี ยบร้อย
๔.เป็ นผูฉ้ ลาดสามารถในการคณะสงฆ์
คุณสมบัติของเลขานุการ(ต่อ)
๕.มีร่างกายปกติสมบูรณ์
๖.ไม่เคยต้องอธิกรณ์ใด ๆ มาก่อน
๗.ไม่เคยถูกถอดถอน หรื อ ปลด
คุณสมบัติเฉพาะของเลขานุการ
๑. เก็บรักษาความลับได้
๒. เป็ นภาระแทนผู้บังคับบัญชาได้
๓. คอยบริหารเวลาให้ ผู้บังคับบัญชา
๔. เตรียมการล่ วงหน้ า (ทางานเชิงรุก)
๕. เป็ นนักประสานงานที่ยอดเยีย่ ม
(๓ ใน ๔ ของงานเลขานุการ คือการประสานงาน)
คุณสมบัติเฉพาะของเลขานุการ
๑. มีบุคลิกลักษณะดี
๒. มีความรู้ เกีย่ วกับงานเลขานุการดี
๓. มีพนื้ ความรู้ ทวั่ ไปดี
๔. ขยันหาความรู้ และชอบศึกษางาน
คุณสมบัติพิเศษของเลขานุการ
- มีความคิดริเริ่มดี
- มีความพร้ อมทางจิตใจ
- วางตนเหมาะสม
- ปรารถนาความก้ าวหน้ า
- มีความแม่ นยาและประณีต
เลขานุการที่พึงประสงค์
๑. รอบรู้ รอบตัว และรอบด้ าน
๒. รักงาน/เอาใจใส่ งาน
๓. ละเอียดรอบคอบเป็ นเลิศ
๔. มีมนุษยสั มพันธ์ ดเี ยีย่ ม
๕. สมบูรณ์ แบบ/ครบเครื่อง
เลขานุการที่พึงประสงค์ (ต่อ)
- รอบรู ้ รอบตัว รอบด้าน = ครบเครื่ อง
- คม ชัด ลึก แม่น แน่น รวดเร็ ว
- อุทิศ อาสา เอื้ออาทร
- จิตใจรักงาน ขยันหาความรู ้ พรั่งพรู
ผลงาน ประสานกับทุกฝ่ าย
๓๖๐ องศา
-Who,
-When,
-Why,
What
Where
How
หน้าที่เลขานุการ
- จัดการเกีย่ วกับงานสารบรรณ
- รักษาทรัพย์ สินของสานักงาน
- ควบคุมดูแลกิจการต่ างๆ ของสานักงาน
- จัดหาอุปกรณ์ /เครื่องมือปฏิบัติงาน
- เป็ นภาระเกีย่ วกับการประชุม
- ประสานงานกับพระสั งฆาธิการ และหน่ วยงาน
หรือผู้เกีย่ วข้ อง
- ช่ วยเหลือด้ านสวัสดิการสั งคม
สิ่ งที่เลขานุการควรทราบ
- อุปกรณ์ การปฏิบัตงิ านสานักงาน
- พระธรรมวินัย
- กฎหมาย หรือบทบัญญัติอนื่ ๆ
- งานสารบรรณ
ต่ อ
สิ่ งที่เลขานุการควรทราบ (ต่อ)
- งานการประชุม
- การดาเนินกิจการคณะสงฆ์
- การเงิน + บัญชี
- ความรู้ รอบตัวทัว่ ไป
งานเลขานุการ/หน้าที่
- หัวหน้ าสานักงาน
- งานสารบรรณ
- งานการประชุม
- การเสนองาน
- การสนองงาน
หัวหน้าสานักงาน
ดูแล บริหารสานักงานด้ วย ๕ ส.
๑. สะสาง
๒. สะดวก
๓. สะอาด
๔. สุ ขลักษณะ
๕. สร้ างนิสัย
งานสารบรรณ
“งานที่ เกี่ ย วกั บ การบริ ห าร
เอกสาร” เริ่ มตั้งแต่ กระบวนการ
จัดทา การรับ การส่ ง การเก็บรักษา
การยืม จนถึงการทาลาย
งานการประชุม
- ขั้นเตรียมการ
- ขั้นปฏิบัติการ
- ขั้นรายงานผล
การเสนองาน
- ตรวจงาน กลัน่ กรองงาน
เสนอเพือ่ พิจารณา
- เป็ นหูเป็ นตาให้ผบู้ งั คับบัญชา
- ทางานเชิงรุ ก มองปัญหาและ
คิดแก้ไขล่วงหน้า
การสนองงาน
- สนองงานผ้ ูบังคับบัญชา
- เป็ นหน่ วยเฉพาะกิจ (Trouble
Shooter = เจาะปัญหา)
- ทางานเป็ นทีม (เครือข่ าย)
การบริ หารงานที่มีประสิ ทธิภาพ
มีข้นั ตอน ๗ ประการ
หรือเรียกว่ า POSDCORB Model
P = Planning (การวางแผน)
O = Organizing (การจัดองค์กร)
S = Staffing (การจัดทีมงานที่เหมาะสมกับงาน)
D = Directing (การอานวยการ และการวินิจฉัยสัง่ งาน)
CO = Co-ordinating (การร่ วมมือประสานงาน)
R = Reporting (การรายงานผลงาน)
B = Budgeting (การบริ หารงบประมาณ)
การทางานที่มีประสิ ทธิภาพ
- รักงาน
- เรี ยนรู ้งาน
- เรี ยนรู ้เพื่อนร่ วมงาน - เร่ งรัดงาน
- ริ เริ่ มงาน
- มีระเบียบวินยั
- ทาตัวให้คนอื่นรัก - รู ้จกั ประสานสัมพันธ์
- รู ้จกั ประมาณตน - สิ่ งที่พึงละเว้น
ความสาเร็ จในการทางาน
- มีความรับผิดชอบสู ง
- มีวฒ
ุ ิภาวะ
- เป็ นคนเก่ง
- เป็ นคนดี
- มีมนุษยสัมพันธ์
คนเก่งที่ประสบความสาเร็ จ
- เก่งคิด
- เก่งคน
- เก่งงาน
- เก่งในการดารงชีวติ
ปรัชญาการทํางานเป็ นทีม
Team Work
- Trust (ไว้ใจ)
- Empathy (เห็นใจ)
- Agreement (ร่ วมเห็นพ้อง)
- Mutual benefit (ประโยชน์ร่วมกัน)
ปรัชญาการทางานเป็ นทีม
Team Work
- Willingness (เต็มใจ)
- Opportunity (ให้โอกาสแก่ทุกคน)
- Recognition (ยอมรับซึ่งกันและกัน)
- Knowledge sharing (แลกเปลี่ยนความรู้)
ปรัชญาการทางานเป็ นทีม
Team Work
งานได้ผล คนพอใจ
ครองตน
ครองคน
ครองงาน
กฎของผู้บังคับบัญชา
ผู้บังคับบัญชาของท่ านทําถูกเสมอ
(Your boss is always right)
๒. ถ้าท่านคิดว่าผู้บังคับบัญชาทําผิด
โปรดดูกฎข้ อที่ 1 (If you think the
boss is wrong refer to rule 1)
๑.
38
หลักธรรมาภิบาล
๑. การมีส่วนร่ วม Public Participation
๒. ความโปร่ งใส Transparency
๓. ความรับผิดชอบ Accountability
๔. ปฏิบตั ิตามกฎหมาย Rule of Law
๕. ประสิ ทธิภาพประสิ ทธิผล Efficiency
39
การพัฒนาตน
- สมรรถภาพ (เก่ ง)
- คุณภาพ (ดี)
- สุขภาพ (มีสุข)
40
Functions of Management
1. P (Planning)
2. O (Organizing)
3. S (Staffing)
4. D (Directing)
5. C (Controlling)
41
ทําดีให้ ได้ ดี
ทําดีให้ ถูกดี
ทําดีให้ ถึงดี
ทําดีให้ พอดี
คติพจน์
รู้วิธีทางาน ขยันทาหน้าที่
มีมือสะอาด ไม่ขาดมนุษยสัมพันธ์
จบ