Transcript Proyek Pengembangan Sistem Informasi PERTEMUAN 5 : SCOPE MANAGEMENT Apa itu Project Scope Management?  Scope merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan.

Proyek Pengembangan Sistem
Informasi
PERTEMUAN 5 : SCOPE MANAGEMENT
Apa itu Project Scope Management?
2
 Scope merujuk pada semua pekerjaan yang terlibat
dalam pembuatan produk akhir dari sebuah proyek dan
proses-proses yang digunakan.
 Scope mendefinisikan apa yang termasuk dan yang
bukan termasuk dalam proyek
 Tim dan stakeholder proyek harus memiliki pemahaman
yang sama tentang produk apa yang akan disediakan
sebagai hasil akhir dari proyek dan proses-proses apa
yang akan digunakan dalam membuatnya
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Proses Project Scope Management
3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
inisiasi
Merencanakan scope (Scope planning)
Menentukan scope (Scope definition)
Membuat WBS
Mengendalikan scope (Scope Control)
Memverifikasi scope (Scope verification)
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
1. Inisiasi - metode untuk memilih proyek
4
a. Fokus pada kebutuhan organisasi
b. Mengkategorikan proyek
Melakukan analisis keuangan
d. Menggunakan model pembobotan
e. Mengimplementasikan balanced scorecard
c.
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
a. Fokus pada kebutuhan organisasi
5
 Kebutuhan organisasi yang berbeda-beda
menentukan proyek apa yang akan diambil dan
kapan proyek akan diambil
 Memperhatikan tiga kriteria penting
Organisasi membutuhkan proyek
 Ketersediaan dana untuk proyek
 Kemauan untuk mensukseskan proyek

PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
b. Mengkategorikan Proyek
6
 Pemilihan proyek dikategorikan berdasarkan
 Permasalahan : User mengalami masalah ketika login ke
dalam sistem karena kapasitas sistem sudah penuh
 Kesempatan : Kesempatan untuk memperbaiki atau
mengembangkan sistem
 Directive : Dipengaruhi oleh pihak eksternal, seperti
pemerintah
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
c. Analisis Keuangan
7
 Tiga metode utama dalam memilih proyek
berdasarkan nilai finansialnya
1.
2.
3.
Net present value (NPV)
Return on investment (ROI)
Payback analysis
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
c.1. Net Present Value Analysis
 Net present value (NPV) analysis : untuk
menghitung keuntungan atau kerugian yang
didapat dari suatu proyek dengan
memperhitungkan faktor bunga dalam beberapa
tahun kedepan
 Jika nilai financial adalah kriteria utama untuk
memilih proyek, maka proyek dengan NPV
positif yang harus dipertimbangkan
 Semakin besar nilai NPV semakin baik
Penghitungan NPV
 Tentukan estimasi biaya dan keuntungan dari
product life dan project life
 Tentukan discount rate (faktor bunga)
 Hitung NPV
Net Present Value Example
10
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Cont’d
c.2. Return on Investment
12
 Metode ini digunakan untuk mengukur
prosentase keuntungan yang dihasilkan
oleh proyek dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkannya
Total Keuntungan Total Biaya
ROI 
TotalBiaya
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
c.3. Payback Analysis
13
 Digunakan untuk mencari tahu periode (dalam tahun) yang
dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal
berdasarkan suku bunga tertentu
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
d. Model Pembobotan
14
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
e. Implementing a Balanced Scorecard
 Drs. Robert Kaplan dan David Norton
mengembangkan pendekatan ini untuk membantu
memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan
strategi bisnis
 Sebuah balanced scorecard mengubah value drivers
organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi,
efisiensi operasional, dan kinerja keuangan menjadi
serangkaian matriks yang telah didefinisikan
 Lihat www.balancedscorecard.org Untuk informasi
lebih lanjut
IT Project Management, Third Edition
Chapter 5
15
Project Charters
17
 Setelah memutuskan apa proyek yang diambil,
sangat penting untuk meresmikan proyek tersebut
 Sebuah piagam charter adalah dokumen yang
secara resmi mengakui keberadaan proyek dan
memberikan arahan pada tujuan dan manajemen
proyek
 Stakeholder proyek utama harus menandatangani
sebuah project charter untuk mengakui
kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan proyek
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
2. Scope Planning dan Scope Statement
18
 Scope planning meliputi penyusunan dokumen
sebagai dasar keputusan proyek di masa
mendatang, termasuk kriteria untuk menentukan
penyelesaian proyek
 Scope statement adalah sebuah dokumen yang
digunakan untuk menyusun dan
mengkonfirmasi pemahaman umum dari ruang
lingkup proyek
 Termasuk:




a project justification
a brief description of the project’s products
a summary of all project deliverables
a statement of what determines project success
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
3. Scope Definition
19
 Setelah terbentuk scope planning, step selanjutnya
adalah mendefinisikan kerja dengan cara
memecahnya menjadi satuan kerja yang dapat di
manage
 Menciptakan scope definition yang baik
– Membantu meningkatkan akurasi
estimasi waktu, biaya dan sumberdaya
– Mendifinisikan baseline (acuan) untuk
ukuran kinerja dan control proyek
– Membantu kelancaran komunikasi
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
4. Work Breakdown Structure (WBS)
20
 WBS adalah dekomposisi hirarki yang
berorientasi pada perolehan hasil
pelaksanaan pekerjaan dari tim proyek untuk
menyelesaikan tujuan proyek dan menciptakan
hasil yang perlu diserahkan
 WBS membagi-bagi pekerjaan proyek kedalam
pekerjaan yang lebih kecil dan pengelolaan
pekerjaannya lebih mudah. Tiap level turunan
WBS mempresentasikan definisi pekerjaan proyek
yang lebih detail
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Contoh WBS disusun berdasarkan produk
21
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
WBS disusun berdasarkan tahapan
22
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Intranet WBS in Tabular Form
23
1.0 Concept
1.1 Evaluate current systems
1.2 Define Requirements
1.2.1 Define user requirements
1.2.2 Define content requirements
1.2.3 Define system requirements
1.2.4 Define server owner requirements
1.3 Define specific functionality
1.4 Define risks and risk management approach
1.5 Develop project plan
1.6 Brief Web development team
2.0 Web Site Design
3.0 Web Site Development
4.0 Roll Out
5.0 Support
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Intranet WBS dan Gantt Chart pada Ms Project
24
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Intranet WBS and Gantt Chart Organized by
Project Management Process Groups
25
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Pendekatan dalam menyusun WBS
26
 Menggunakan guidelines: beberapa organisasi




menyediakan guideline dalam mempersiapakan WBS
Pendekatan analogi: Review WBS yang serupa dan
disesuaikan dengan proyek yang akan dikerjakan
The top-down: menuliskan pekerjaan yang paling
besar kemudian dirinci ke pekerjaan terkecil
The bottom-up approach: Menuliskan detil
pekerjaan kemudian menggabungkan beberapa
pekerjaan ke level yang lebih tingg
Mind-mapping
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
Sample Mind-Mapping Approach
27
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
5. Scope change control
28
 Pengendalian scope proyek berurusan dengan faktor-
faktor yang dipengaruhi oleh pembuatan perubahan
scope proyek dan pengaturan terhadap pengaruh dari
perubahan itu sendiri.
 Pengendalian scope memastikan semua permintaan
perubahan (requested changes) dan tindakan perbaikan
yang direkomendasikan telah diproses melalui proses
pengendalian perubahan proyek yang terpadu.
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015
6. Scope verification
29
 Mencakup proses untuk mendapatkan formal
acceptance dari stakeholder atas lingkup proyek
yang telah diselesaikan dan yang berkaitan dengan
perolehannya.
 Memverifikasi scope berbeda dengan mengendalikan
kualitas -- Quality Control (QC).
 Pemverifikasian scope lebih memperhatikan penerimaan
dari yang dihasilkan, sedangkan QC lebih mementingkan
penemuan spesifikasi kebutuhan kualitas dari yang
dihasilkan.
 Catatan proses pemverifikasian scope diberikan secara
lengkap untuk mendapatkan persetujuan
PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11/6/2015