Transcript ® ® Formation Microsoft Access 2010 Créer des tables pour une nouvelle base de données.

®
®
Formation Microsoft Access 2010
Créer des tables pour une nouvelle
base de données
Contenu du cours
• Vue d’ensemble : le composant essentiel
• Leçon : inclut sept sections d’instructions
• Suggestions de tâches de travaux pratiques
• Test
• Aide-mémoire
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Vue d’ensemble : le composant
essentiel
Les tables sont le composant essentiel
de toute base de données. Sans elles,
vous n’avez pas de base de données.
Dans ce cours, vous allez apprendre à
créer des tables pour une nouvelle base
de données.
Si vous êtes quelque peu intimidé,
soyez sans crainte. Nous partons du
principe que vous êtes débutant,
et nous allons vous montrer comment
créer des tables étape par étape.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Objectifs du cours
1. Créer une table en mode Feuille de données
2. Définir les types de données pour les champs
dans la table
3. Créer une table en mode Création, et définir la
clé primaire et les types de données pour la
table
4. Créer un champ Liste de choix (un champ qui
fournit une liste de choix)
5. Utiliser le mode Création pour changer les
valeurs dans un champ Liste de choix existant
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer des tables
Vous devez créer une
base de données de
suivi des biens et
délaisser la feuille de
calcul volumineuse que
vous utilisiez.
Façons de créer des tables
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Vous savez peut-être
déjà concevoir des
tables de votre nouvelle
base de données,
les champs, les types de
données, les clés
primaires et les clés
étrangères. À présent,
il est temps de créer les
tables.
Créer des tables
Pour rappel, dans une
base de données
relationnelle, les tables
stockent vos données.
Vos données ne
« résident » nulle part
ailleurs, et cela fait des
tables le composant
central de votre base
de données.
Façons de créer des tables
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Sans tables, il n’y a pas
de base de données.
Ce cours montre
comment utiliser les
outils les plus courants
pour créer des tables :
le mode Feuille de
données et le mode
Création.
Créer des tables
Voici comment procéder :
1 En mode Feuille de données,
créez une table comme suit :
cliquez sur un en-tête de champ
vide, sélectionnez un type de
données, puis entrez un nom de
champ. Il vous suffit juste de
cliquer et de taper, et nous
allons vous montrer comment.
•Façons de créer des tables
2 Pour la création de certaines
tables, vous pouvez gagner du
temps en utilisant des champs
Démarrage rapide, des groupes
prédéfinis de champs qui
répondent à plusieurs besoins
commerciaux courants, tels que
la saisie d’adresses, de dates de
début et de dates de fin. Tout ce
que vous devez faire c’est
sélectionner un groupe de
champs à partir d’un menu.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer des tables
Voici comment procéder :
3 Par opposition au mode
Feuille de données,
le mode Création vous
permet de contrôler
chaque champ et
propriété dans une
table. Dans ce cours,
vous l’utiliserez pour
créer une table et pour
changer les valeurs dans
un champ Liste de
choix, à savoir un
champ qui contient une
liste de choix.
Façons de créer des tables
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Enfin, n’oubliez pas que
si vous voulez publier
vos bases de données
sur SharePoint, vous
devez utiliser le mode
Feuille de données pour
créer vos tables.
Créer une table en mode Feuille de données
Le mode Feuille de
données offre une façon
visuelle de créer une table.
1 Commencez par créer une
nouvelle base de données
vierge ou par ajouter une
nouvelle table à une base
de données existante.
Les deux méthodes
permettent d’ouvrir une
nouvelle table en mode
Feuille de données.
Procédure à suivre en mode Feuille de données
2 Remarquez que la nouvelle
table contient un champ
appelé N°. C’est votre clé
primaire, vous ne devez donc
pas en créer une.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Feuille de
données
Le mode Feuille de
données offre une façon
visuelle de créer une table.
3 Pour ajouter vos champs,
cliquez sur la première en-tête
de champ vide, où se trouvent
les mots Cliquer pour
ajouter. Cette action affiche
un menu de types de
données. Sélectionnez un type
de données pour ce champ.
Après cela, l’en-tête de champ
est accessible en écriture,
par conséquent...
Procédure à suivre en mode Feuille de données
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Feuille de données
Le mode Feuille de
données offre une façon
visuelle de créer une table.
4 Tapez simplement le nom
du champ et appuyez sur
Entrée. Cette action active
le champ suivant,
pour lequel vous pouvez
répéter la procédure.
Rappelez-vous que si vos
noms de champs
comportent plusieurs mots,
vous ne devez pas utiliser
d’espaces entre les mots.
Procédure à suivre en mode Feuille de données
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Feuille de données
Le mode Feuille de
données offre une façon
visuelle de créer une table.
5 Une fois que vous avez fini,
appuyez sur Ctrl+S ou
accédez à la barre d’outils
Accès rapide et cliquez sur
Enregistrer. Cette action
lance la boîte de dialogue
Enregistrer sous, où vous
pouvez entrer un nom pour
la table, puis l’enregistrer.
Procédure à suivre en mode Feuille de données
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Aller plus vite avec les champs Démarrage
rapide
champs Démarrage
rapide constituent un
moyen plus rapide de
créer les parties d’une
nouvelle table.
Les champs capturent les
données pour les besoins
professionnels courants,
et tous les noms de
champs et types de
données sont définis
pour vous.
Ajout de champs Démarrage rapide dans une table
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Aller plus vite avec les champs Démarrage
rapide
1 Une table étant ouverte
en mode Feuille de
données, cliquez sur
l’onglet Champs, puis
dans le groupe Ajouter
et supprimer, cliquez sur
Autres champs. Une liste
s’affiche.
2 Faites défiler la liste
jusqu’à accéder à la
section Démarrage
rapide, cliquez sur le type
de champs que vous
voulez utiliser, tels que
Adresse ou Nom, et...
Ajout de champs Démarrage rapide dans une table
Créer des tables pour une nouvelle base de données
3 Access ajoute les champs
pour vous, avec les types
de données des noms de
champs déjà définis.
Aller plus vite avec les champs Démarrage
rapide
Vous pouvez utiliser les
nouveaux champs
directement (commencez
simplement à entrer des
données) ou vous pouvez
les renommer ou supprimer
les champs dont vous n’avez
pas besoin. En outre, vous
avez peut-être remarqué ce
qui semble être des espaces
dans le nom des champs.
Ajout de champs Démarrage rapide dans une table
Ne vous inquiétez pas,
ce ne sont en fait pas des
noms de champs. Ce que
vous voyez, ce sont les du
texte convivial associé à
légendes , chaque nom
de champ.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Création
Le mode Création vous
permet de créer une table
à partir de zéro et de
définir ou modifier
chaque propriété
disponible pour chaque
champ.
Vous pouvez également
ouvrir des tables
existantes en mode
Création et ajouter,
supprimer ou modifier
des champs.
Utilisation du mode Création
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Création
1 Sous l’onglet Créer, dans
le groupe Tables, cliquez
sur Création de table.
2 Dans la colonne Nom de
champ du concepteur,
entrez le nom de vos
champs de table.
En règle générale,
le premier champ que
vous créez doit être
votre champ de clé
primaire. Gardez à
l’esprit que vous ne
devez pas ajouter les
champs de clé primaire
maintenant. Vous pouvez
le faire lorsque vous
créez vos relations.
Utilisation du mode Création
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Créer une table en mode Création
3 Dans la colonne Type de
données, utilisez la liste
en regard d’un nom de
champ pour choisir un
type de données pour
ce champ.
4 Vous pouvez
éventuellement utiliser le
volet Propriétés du
champ pour définir les
propriétés de champs
individuels.
Utilisation du mode Création
Comme toujours,
enregistrez vos
modifications et donnez
à votre nouvelle table un
nom qui décrit les
données qu’elle contient.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter et enregistrer les données
Lors de la finalisation de
vos tables, vous entrerez
probablement quelques
enregistrements.
C’est une bonne façon de
tester vos tables et de
vous assurer que vous
capturez les données
appropriées.
Essayez de mémoriser
quelques règles au
passage.
Processus d’enregistrement des données
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter et enregistrer les données
Processus d’enregistrement des données
1 Lorsque vous entrez ou
modifiez des données,
inutile de cliquer sur
Enregistrer pour valider
les nouvelles informations
dans votre base de
données. Tout ce que vous
devez faire, c’est activer un
autre enregistrement.
Pour ce faire dans une
feuille de calcul, ou dans
un type de formulaire
appelé formulaire à
éléments multiples, vous
pouvez cliquer sur une
autre ligne. Vous pouvez
également utiliser la
touche Tab ou les touches
de direction pour activer
un nouvel enregistrement.
Toutes ces actions ont
pour effet de valider
de nouvelles données.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter et enregistrer les données
2 Cela s’applique
également aux
formulaires. Entrez des
données dans le
formulaire, et lorsque
vous accédez à un autre
enregistrement,
vos données sont
automatiquement
validées.
Processus d’enregistrement des données
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Utiliser les boutons de navigation dans des
enregistrements
Une fois que vous avez
créé vos tables, il vous
faudra savoir comment
utiliser les boutons de
navigation dans les
enregistrements.
Vous les trouverez dans
le coin inférieur gauche
de vos tables, et vous
les verrez également
dans vos résultats de
requête, ainsi que sur
la plupart de vos
formulaires.
Boutons de navigation dans les enregistrements
Access
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Utiliser les boutons de navigation dans des
enregistrements
Les boutons vous permettent
de localiser des données.
1 Utilisez le bouton Premier
enregistrement pour accéder
au premier enregistrement
dans une table ou les résultats
d’une requête.
2 Utilisez le bouton
Enregistrement précédent
pour accéder à
l’enregistrement précédent.
Boutons de navigation dans les enregistrements
Access
3 La zone Enregistrement
actuel indique les
enregistrements dans l’ordre
séquentiel, et elle vous
indique l’enregistrement que
vous avez sélectionné.
4 Utilisez le bouton
Enregistrement suivant pour
accéder à l’enregistrement
suivant.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Utiliser les boutons de navigation dans des
enregistrements
Les boutons vous
permettent de localiser
des données.
5 Utilisez le bouton
Dernier enregistrement
pour accéder au dernier
enregistrement, et ...
6 Si vous devez ajouter
des données, cliquez sur
le bouton Nouvel
enregistrement (vide).
Boutons de navigation dans les enregistrements
Access
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter un champ Liste de choix à une table
Vous pouvez parfois utiliser
un champ Liste de choix au
lieu d’une table. Par exemple,
supposons que vous deviez
enregistrer les emplacements
des biens de votre société.
Utilisation de l’Assistant Liste de choix
Si vous disposez d’un nombre
important d’emplacements,
tels que des bureaux sur
plusieurs étages, vous
stockerez ces données dans
une table parce qu’elles seront
plus faciles à gérer de cette
façon. Mais, si vous disposez
de seulement quelques
emplacements, il peut être
judicieux de stocker ces
options dans un champ de
Liste de choix.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter un champ Liste de choix à une table
Un champ Liste de choix
permet de stocker une
liste d’options en
interne, ou il permet de
rechercher des données
dans un champ figurant
dans une autre table.
Cette procédure vous
explique comment créer
un champ Liste de choix
qui stocke des options
en interne, dans ce
qu’Access appelle une
listede valeurs.
Utilisation de l’Assistant Liste de choix
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter un champ Liste de choix à une table
1 Votre table étant ouverte
en mode Feuille de
données, cliquez sur
l’onglet Champs, puis
dans le groupe Ajouter
et supprimer, cliquez
sur Autres champs.
2 Dans le menu, cliquez
sur Liste de choix et
relation. Cette action
démarre l’Assistant Liste
de choix.
3 Dans la première page
de l’Assistant, cliquez sur
Je taperai les valeurs
souhaitées et cliquez sur
Suivant.
Utilisation de l’Assistant Liste de choix
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Ajouter un champ Liste de choix à une table
4 Dans la page suivante de
l’Assistant, vérifiez que la
zone Nombre de
colonnes contient un 1,
puis entrez vos options
dans la grille, une option
par ligne.
5 Dans la troisième page
de l’Assistant, entrez un
nom pour le nouveau
champ, puis cliquez sur
Terminer.
Utilisation de l’Assistant Liste de choix
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Suggestions de travaux pratiques
1. Créer une table Fournisseurs en mode Feuille de données
2. Créer une table Support en mode Création
3. Créer une table Biens
4. Créer des champs Liste de choix en mode Feuille de
données
5. Créer des champs Liste de choix en mode Création
Travaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010)
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 1
Lorsque vous créez une nouvelle table en mode Feuille de
données, vous devez définir un champ de clé primaire.
(Choisissez une réponse.)
1. Vrai.
2. Faux.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 1
Lorsque vous créez une nouvelle table en mode Feuille de
données, vous devez définir un champ de clé primaire.
Réponse :
2. Faux.
Le champ « N° » dans la nouvelle table fait office de clé
primaire. Vous pouvez changer le nom du champ,
ou remplacer le champ par une autre clé primaire,
mais une nouvelle feuille de données contient toujours
une clé primaire.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 2
Vous ne pouvez pas utiliser l’Assistant Liste de choix pour
modifier une liste de valeurs existante. (Choisissez une
réponse.)
1. Vrai.
2. Faux.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 2
Vous ne pouvez pas utiliser l’Assistant Liste de choix pour
modifier une liste de valeurs existante.
Réponse :
1. Vrai.
Vous utilisez le mode Création pour modifier une liste de
valeurs.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 3
Lorsque vous utilisez les champs Démarrage rapide pour
faciliter la création d’une table, vous devez définir les
types de données pour ces champs. (Choisissez une
réponse.)
1. Vrai.
2. Faux.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 3
Lorsque vous utilisez les champs Démarrage rapide pour
faciliter la création d’une table, vous devez définir les
types de données pour ces champs.
Réponse :
2. Faux.
Vous pouvez modifier les types de données si vous le
souhaitez, mais ils sont déjà définis pour vous.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 4
Parmi les syntaxes suivantes, laquelle est correcte pour
une liste de valeurs ? (Choisissez une réponse.)
1. ’Option 1’,’Option 2’,’Option 3’
2. “Option 1”;”Option 2”;”Option 3”
3. “Option 1”:”Option 2”:”Option 3”
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Test - Question 4
Parmi les syntaxes suivantes, laquelle est correcte pour
une liste de valeurs ?
Réponse :
2. “Option 1”;”Option 2”;”Option 3”
Placez chaque option entre des guillemets doubles et
séparez chaque option à l’aide d’un point-virgule.
Créer des tables pour une nouvelle base de données
Aide-mémoire
Pour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce
cours, consultez l’ Aide-mémoire.
Créer des tables pour une nouvelle base de données