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Bevor Sie beginnen Diese Präsentation sollte als PowerPoint-Präsentation abgespielt werden. Folgen Sie den folgenden Schritten, um diese Datei als Präsentation anzuzeigen: 1. Klicken Sie auf "Präsentation" im Menü im oberen Abschnitt Ihres Bildschirms. 2. Wählen Sie "Von Anfang an abspielen" aus. Schulung für Clubsekretäre 1 Bevor Sie beginnen Willkommen zur Schulung für Clubamtsträger Dieses Online-Modul ist in 5 Abschnitte eingeteilt, die entweder in einem 30- bis 45minütigen Schulungsbaustein oder über mehrere Schulungsbausteine hinweg abgeschlossen werden können. Um weitere Unterstützung zu erhalten, wenden Sie sich an den ITBeauftragten Ihres Clubs oder das Lions-Lernzentrum unter [email protected] Schulung für Clubsekretäre 2 Arbeitsheft Zu diesem Online-Modul gehört ein Arbeitsheft, das Ihre Lernerfahrung verbessern wird. Es ist in 5 entsprechende Abschnitte unterteilt und bietet Gelegenheit, Notizen zu machen und weitere Informationen zur Ergänzung der in diesem Online-Modul besprochenen Konzepte zu erhalten. Klicken Sie hier, wenn Sie Zugang zu Ihrem Arbeitsheft wünschen und es ausdrucken möchten, bevor Sie fortfahren. Schulung für Clubsekretäre 3 Arbeitsheft Bitte beachten Sie: Die Verantwortungen von Clubsekretären unterscheiden sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren. Schulung für Clubsekretäre 4 Navigation Wenn bestimmte Symbole erscheinen, können Sie zu verschiedenen Abschnitten im Online-Modul navigieren. Jede Folie geht ein zeitlich festgelegtes Programm durch. Wenn dieses abgeschlossen ist, zeigt ein Pfeil rechts unten in der Ecke an, dass Sie auf die nächste Folie klicken können, wenn Sie bereit sind. weist auf ein Link zu einer Ressource auf der LCI-Website oder in einer Veröffentlichung hin. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie zu dieser Ressource geleitet. Links stehen auch im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Online-Moduls zur Verfügung. Durch Klicken auf kehren Sie zur Folie mit dem Inhaltsverzeichnis zurück, falls Sie zu bestimmten Abschnitten springen bzw. diese durchlesen möchten. Schulung für Clubsekretäre 5 Willkommen Sie wurden in das Amt des Clubsekretärs gewählt Schulung für Clubsekretäre 6 Ziele Dieser Kurs wird Sie mit den grundlegenden Informationen und Ressourcen versorgen, die Sie brauchen, um sich auf Ihr neues Amt vorzubereiten. Nach Abschluss des Kurses können Sie: Den Zweck eines Lions Clubs erkennen und wie er in die Struktur von Lions Clubs International hineinpasst Die Verantwortungen des Clubsekretäramts zusammenfassen Nach Bedarf auf zusätzliche Ressourcen zugreifen Schulung für Clubsekretäre 7 Inhaltsverzeichnis Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um zu einem bestimmten Abschnitt zu navigieren, oder klicken Sie auf den Pfeil, um mit Abschnitt 1 fortzufahren. Abschnitt 1: Einleitung Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam Abschnitt 3: Verantwortungen des Clubsekretärs Abschnitt 4: Planung Ihrer Amtszeit Abschnitt 5: Ressourcen Schulung für Clubsekretäre 8 Einleitung Willkommen zu Abschnitt 1: Einleitung Schlagen Sie Seite 1 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre 9 Einleitung Als Sekretär sind Sie ein integraler Teil des Führungskräfteteams und bemühen sich, dem Clubpräsidenten bei der Leitung der Hilfsprojekte des Clubs, die Ihre örtliche Gemeinde und umliegenden Gebiete unterstützen, zu helfen. Es ist jedoch auch wichtig daran zu denken, dass Sie Teil von etwas viel Größerem sind. Schulung für Clubsekretäre 10 Struktur von Lions Clubs International Lions Clubs International besteht aus einem großen Netzwerk von Lionsmitgliedern, wobei die Clubs im Mittelpunkt stehen. Diese Struktur erleichtert die Kommunikation und fördert Hilfsdienste auf örtlicher, regionaler und weltweiter Ebene. Schulung für Clubsekretäre 11 1 Club Struktur von Lions Clubs International Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, Seite 1 in Ihrem Arbeitsheft abzuschließen. 1 Nehmen Sie sich für das Abschließen dieses Abschnitts ruhig etwas Zeit. Schulung für Clubsekretäre 12 Club Struktur von Lions Clubs International • Ein Club besteht aus mindestens 20 Mitgliedern • Eine Zone besteht aus 4 bis 8 Clubs • Eine Region besteht aus 10 – 16 Clubs* • Ein Distrikt besteht aus mindestens 35 Clubs mit 1250 aktiven Mitgliedern • Mehrere Distrikte in einem bestimmten geographischen Gebiet bilden einen Multidistrikt • Jeder Lions Club befindet sich in einem von sieben konstitutionellen Gebieten, die durch mindestens einen internationalen Direktor vertreten werden Konstitutionelles Gebiet Multidistrikt Distrikt Region* Zone Club *fakultativ Schulung für Clubsekretäre 13 Struktur von Lions Clubs International Konstitutionelles Gebiet Individuelle Clubs und ihre Mitglieder stehen im Mittelpunkt der Vereinigung. Multidistrikt Distrikt Region* Zone Ohne ihr Engagement, unseren Mitmenschen vor Ort zu dienen, könnten wir das Vermächtnis unserer weltweiten Hilfsdienste nicht aufrecht erhalten. Club Schulung für Clubsekretäre 14 Als Club im größeren Rahmen der Internationalen Vereinigung von Lions Clubs besteht Ihre Mission darin: FREIWILLIGE DAZU ZU BEFÄHIGEN, durch Lions Clubs ihren Gemeinden zu dienen, humanitäre Bedürfnisse zu erfüllen, und Frieden und internationales Verständnis zu fördern. Schulung für Clubsekretäre 15 Zweck der Lions Clubs Damit unsere Mission zur Realität wird, müssen unsere Clubs viele Zwecke erfüllen. Wir wollen uns kurz die einheitliche Fassung unserer Clubsatzung und -Zusatzbestimmungen ansehen, um zu sehen, ob Sie alle Zwecke eines Lions Clubs kennen. Schulung für Clubsekretäre 16 Zweck der Lions Clubs Sie werden eine Reihe von Aussagen sehen. Wählen Sie „Ja“, wenn die Aussage einen der genannten Zwecke von Lions Clubs widergibt bzw. „Nein“, wenn es sich nicht um einen genannten Zweck von Lions Clubs handelt. Schulung für Clubsekretäre 17 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Hier ist die erste Aussage. Die Clubmitglieder in Freundschaft, Kameradschaft und gegenseitiger Eintracht zu verbinden. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA NEIN JA Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 18 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Hier ist die nächste Aussage. Einsatzfreudige Mitmenschen zu bewegen, ihrer Gemeinde zu DIENEN, ohne daraus persönlichen finanziellen Nutzen zu ziehen; Tatkraft und vorbildliche Haltung in den Bereichen des Handels, der Industrie, des Berufs sowie des öffentlichen und privaten Lebens zu ENTWICKELN und zu FÖRDERN. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA JA NEIN Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 19 Zweck der Lions Clubs Der Zweck von Lions Clubs ist… Sind Sie für eine weitere bereit? Aktiv für die bürgerliche, kulturelle, soziale und moralische Wohlfahrt der Gesellschaft einzutreten. Klicken Sie entweder auf JA oder NEIN JA JA NEIN Dies ist einer der genannten Zwecke von Lions Clubs Schulung für Clubsekretäre 20 Zweck der Lions Clubs Welche der folgenden Aussagen sind KEINE genannten Zwecke von Lions Clubs? Okay, diese waren recht einfach. Wir wollen mal eine ausprobieren, die etwas schwieriger ist. Klicken Sie auf Ihre Antwort. Den Geist gegenseitiger Verständigung unter den Völkern der Welt zu wecken und zu erhalten. Die Grundsätze eines guten Staatswesens und guten Bürgersinns zu fördern. Politische Führungskräfte zu fördern, die die Mission von Lions Clubs unterstützen. Ein Forum für die offene Diskussion aller Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu bilden … Sie können alle 6 Zielaussagen im Artikel II der einheitlichen Fassung der Clubsatzung nachlesen. Schulung für Clubsekretäre 21 Zweck der Lions Clubs Wie können Sie die Mission und den Zweck von Lions Clubs fördern? Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 2 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre 22 Willkommen zu Abschnitt 2: Ihr Club-Führungskräfteteam Schlagen Sie Seite 3 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre 23 Jeder Lions Club besteht aus einem Team von Führungskräften, die die Aktivitäten des Clubs fördern. Die nächste Folie wird Ihnen dabei helfen, das Organigramm des Clubs auf Seite 3 Ihres Arbeitshefts fertigzustellen. Schulung für Clubsekretäre 24 Ihr Club-Führungskräfteteam Sehen wir uns nun das Organigramm des Clubs an. Club Members Clubmitglieder Board of Directors Vorstand President Präsident Sekretär Schulung für Clubsekretäre 1. VP 2. VP 25 Letztjährige Präsident Schatzmeister Ihr Club-Führungskräfteteam Als Sekretär sind Sie der Geschäftsleiter des Clubs. Sie sind der zwischen Ihrem Club, Ihrem Distrikt und der Vereinigung als Liaison fungierende Amtsträger Sie werden unter der Aufsicht und Leitung des Präsidenten und des Vorstands stehen Club Members Clubmitglieder Board of Directors Vorstand President Präsident Sekretär Schulung für Clubsekretäre 1. VP 2. VP 26 Letztjährige Präsident Schatzmeister Ihr Club-Führungskräfteteam Zum Internationalen Vorstand gehören: der Präsident/die Präsidentin der letztjährige Präsident/die letztjährige Präsidentin Vizepräsidenten Sekretär/Sekretärin Schatzmeister/Schatzmeisterin Lion Tamer (Clubmeister) (fakultativ) Tail Twister (Zensor) (fakultativ) Beauftragte/Beauftragter für Mitgliedschaft alle anderen gewählten Direktoren Eine Beschreibung jeder Rolle finden Sie auf Seite 7 im Handbuch für das Clubamtsträgerteam. Schulung für Clubsekretäre 27 Ihr Club-Führungskräfteteam Wir wollen uns nun rasch Ihre gemeinsamen Verantwortungen Durch einmaliges Klicken auf das Puzzle können Sie Ihre ansehen. gemeinsamen Verantwortungen Der Vorstand sollte gemeinsam…aufzeigen. Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse des Clubs überprüfen und formulieren, bevor sie den Clubmitgliedern vorgelegt und von ihnen genehmigt werden. Die Höhe der Sicherheitskaution, die ein Amtsträger des Clubs zu hinterlegen hat, bestimmen. Unter Beachtung allgemeiner Buchführungspraktiken mindestens zwei (2) getrennte Bankkonten führen. Schulung für Clubsekretäre Alle Ausgaben genehmigen und keinen Belastungen zustimmen, die zur Verschuldung des Clubs führen können. Auf Empfehlung des Finanzausschusses eine oder mehrere Banken für die Deponierung der Clubgelder bestimmen. Nicht genehmigen, dass mit öffentlicher Unterstützung aufgebrachte Nettoeinnahmen für Verwaltungszwecke eingesetzt werden. 28 Befugnis haben, die Handlungen jedes Amtsträgers dieses Clubs zu modifizieren, außer Kraft zu setzen oder für nichtig zu erklären. Die Bücher, Konten und Geschäftsführung des Clubs jährlich überprüfen lassen. Alle neuen Geschäftstätigkeiten und Beschlüsse an den jeweiligen ständigen Ausschuss oder einen Sonderausschuss des Clubs weiterleiten, damit dieser sie überprüft und Empfehlungen macht. Ihr Club-Führungskräfteteam Was sind einige Maßnahmen, die Sie als Clubsekretär ergreifen können um sicherzustellen, dass Ihr ClubFührungskräfteteam gut zusammenarbeitet? Schreiben Sie Ihre Antwort auf Seite 4 Ihres Arbeitshefts auf. Schulung für Clubsekretäre 29 Entwicklung von Führungsfähigkeiten Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an. Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Einführung in Lions-Leadership Aktives Zuhören Effektive Teams Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 30 Willkommen zu Abschnitt 3: Verantwortungen des Clubsekretärs Schlagen Sie Seite 5 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre 31 Verantwortungen des Clubsekretärs Zu Ihren Hauptverantwortungen als Geschäftsleiter des Clubs und Vorstandsmitglied zählen u.a.… Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 32 Verantwortungen des Clubsekretärs An wie vielen Treffen/Sitzungen werden Sie teilnehmen müssen? Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 33 Verantwortungen des Clubsekretärs Der folgende Plan ist üblich: Arten von Treffen Monatlich • Ordentliche Vorstandssitzung • Reguläres Clubtreffen Nach Bedarf • Sondertreffen des Vorstands (wenn von 3 oder mehr Vorstandsmitgliedern angefordert) • Club-Sondertreffen (mindestens 10 Tage vorher angefordert) Jährlich • Treffen bezüglich Amtsträgerwechsel • Charterjubiläum Schulung für Clubsekretäre 34 Verantwortungen des Clubsekretärs Ein Großteil Ihrer Verantwortung hat mit der Organisation von Treffen zu tun. Sehen wir uns diese nun genauer an. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 35 Verantwortungen des Clubsekretärs Ihre auf Treffen bezogenen Aufgaben umfassen 3 Phasen. 1. Vor dem Clubtreffen 2. Während des Clubtreffens 3. Nach dem Clubtreffen Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen auf den Seiten 5 und 6 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten. Schulung für Clubsekretäre 36 Verantwortungen des Clubsekretärs Phase 1 – Vor dem Treffen Kündigen Sie Datum und Uhrzeit der Treffen im Voraus bei den Mitgliedern an Erstellen Sie zusammen mit dem Präsidenten eine Tagesordnung für das Treffen Stellen Sie jegliche Korrespondenz zusammen, um sie dem entsprechenden Vorsitzenden oder den Mitgliedern zu übergeben Bereiten Sie bei Bedarf Auszeichnungen oder New MemberKits vor Bereiten Sie das Clubverzeichnis vor, um die Anwesenheit der Teilnehmer zu bestätigen Schulung für Clubsekretäre 37 Verantwortungen des Clubsekretärs Phase 2 – Während des Treffens Bestätigen Sie die Anwesenheit Nehmen Sie das SItzungsprotokoll auf Dokumentieren Sie alle Gastredner und Besucher (Lions und Nicht-Lions) Sammeln und notieren Sie die Einnahme der Gebühren und geben Sie den Mitgliedern Belege Sammeln Sie von den Ausschussvorsitzenden Informationen zu Aktivitäten Bitten Sie die neuen Mitglieder, die entsprechenden Formulare auszufüllen Schulung für Clubsekretäre 38 Verantwortungen des Clubsekretärs Phase 3 – Nach dem Treffen Zeichnen Sie die Anwesenheit auf Zeichnen Sie überreichte Auszeichnungen auf Bestätigen Sie die eingenommenen Gelder und notieren Sie die Bezahlung von Gebühren Zahlen Sie das eingenommene Geld auf einem Konto ein oder übergeben Sie es dem Schatzmeister und lassen Sie sich einen Beleg geben Legen Sie nach Genehmigung des Sitzungsprotokolls eine Kopíe davon in den Akten ab oder verteilen Sie es Fassen Sie bezüglich der beim Treffen ungelösten Belange nach Schulung für Clubsekretäre 39 Verantwortungen des Clubsekretärs Der Sekretär ist auch für die Vorbereitung der Vorstandssitzungen verantwortlich. Weitere Details finden Sie auf Seite 6 im Arbeitsheft. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Verantwortungen des Sekretärs sich je nach regionalen Praktiken und festgelegten Clubverfahren ändern. Sie sollten die Vorschläge in diesem Modul an die Bedürfnisse Ihres Clubs anpassen. Schulung für Clubsekretäre 40 Verantwortungen des Clubsekretärs Sehen wir uns nun die Aufzeichnung des Sitzungsprotokolls an Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 41 Verantwortungen des Clubsekretärs Verbringen Sie etwas Zeit mit dem abtretenden Sekretär, um das derzeitige Verfahren zur Aufnahme des Sitzungsprotokolls zu überprüfen. In der Regel hält das Sitzungsprotokoll Folgendes fest… • Art der Sitzung (ordentliche, außerordentliche oder Vorstandssitzung) • Uhrzeit und Ort des Treffens • Name der Person, die den Vorsitz führt • Ob das vorherige Sitzungsprotokoll genehmigt wurde • Alle Anträge, ihre Antragsteller und ob die Anträge bestätigt oder abgelehnt wurden • Alle Tagesordnungspunkte und eingelegten Berufungen und ob sie bestätigt oder abgelehnt wurden • Zeitpunkt, zu dem die Sitzung eröffnet und beendet wurde Schulung für Clubsekretäre 42 Verantwortungen des Clubsekretärs Sitzungsprotokolle sollen erfassen, was der Club tut, nicht die Aussagen der Mitglieder. Debatten werden daher als informell angesehen und nicht aufgezeichnet. Richtige Terminologie ist wichtig und sollte verwendet werden. Weitere Details finden Sie auf Seite 7 Ihres Arbeitsheftes. Schulung für Clubsekretäre 43 Verantwortungen des Clubsekretärs Als nächstes werden wir uns die Führung der Clubakten ansehen. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 44 Verantwortungen des Clubsekretärs Die Clubdateien sollten Folgendes enthalten: • Die Club-Charter • Teilnahme Die Satzung undClubtreffen Zusatzbestimmungen an allen und Vorstandssitzungen • Einberufung Geschichtevon desClubClubs und Vorstandssitzungen • Protokoll aller Clubtreffen und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls • Berichte der Amtsträger und Ausschüsse Führung der Clubakten • Aktivitätenbericht und Beantwortung von • Entgegennahme Clubmitgliederverzeichnis Clubkorrespondenz Falls Ihr Club kein System für Aktenführung, u.a. für Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Anwesenheitsbestätigung und Gebührenzahlung, hat, Zusammenarbeit aktives Mitglied im sollten Sie jetzt einesals starten. Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Fragen 8 in Ihrem Arbeitsheft zu beantworten. Schulung für Clubsekretäre 45 Verantwortungen des Clubsekretärs Als nächstes werden wir uns die Clubkorrespondenz ansehen. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Cooperating as an active member of the District Governor’s Advisory Committee of the zone Schulung für Clubsekretäre 46 Verantwortungen des Clubsekretärs Der Clubsekretär erhält von LCI und anderen Quellen viele Informationen über Schulung, Veranstaltungen und Treffen. Korrespondenz kann elektronisch oder per Post übermittelt werden und den Präsidenten, Schatzmeister, den Ausschuss und/oder Projektbeauftragten involvieren. Es ist wichtig, dass alle Korrespondenz geöffnet, gelesen und fristgerecht verteilt wird. Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen. Schulung für Clubsekretäre 47 Verantwortungen des Clubsekretärs Es wird dringend empfohlen, dass der Clubsekretär und Präsident sich zu Beginn der Amtszeit treffen, um zu besprechen, wie die Korrespondenz beantwortet, geführt und darüber berichtet werden soll. In einigen Clubs ist der Sekretär für den Club-Newsletter verantwortlich und von entscheidender Bedeutung für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs. Wenn Sie nicht für diese Aufgaben verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Sie engen Kontakt mit den jeweils dafür zuständigen Personen pflegen. Dadurch wird sichergestellt, dass sämtlich wichtige Clubneuigkeiten veröffentlicht werden. Schulung für Clubsekretäre 48 Verantwortungen des Clubsekretärs Das Verfassen und Einreichen von Clubberichten ist eine weitere Hauptaufgabe des Clubsekretärs. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 49 Verantwortungen des Clubsekretärs Es ist wichtig, genaue und zeitgerechte Berichte einzureichen, wenn Ihr Club die Club ExcellenceAuszeichnung anstrebt. Einige Berichte und Formulare, für die Sie zuständig sein werden, sind u.a.: • • • • Monatlicher Mitgliedschaftsbericht Monatlicher Hilfsaktivitätenbericht für Clubs Clubamtsträgerbericht Bestellformular für Clubbedarfsartikel Schulung für Clubsekretäre 50 Verantwortungen des Clubsekretärs MyLCI ist die Website, die von vielen Lions auf der ganzen Welt zur Berichterstattung verwendet wird. Der Zugriff darauf erfolgt über die LCI-Website und alle erforderlichen Formulare werden hier eingereicht.* *Nicht alle Distrikte verwenden MyLCI. Falls Ihrer es nicht verwendet, fragen Sie beim amtierenden Sekretär nach, wie die Berichterstattung für Ihren Club zu erfolgen hat. Schulung für Clubsekretäre 51 Verantwortungen des Clubsekretärs Die Verwendung von MyLCI hat viele Vorteile Sie können: • Monatliche Mitgliedschafts- und AmtsträgerBerichtsformulare online einreichen • Informationen zu Clubmitgliedern einsehen, aktualisieren und herunterladen oder Mitgliedschaftskarten ausdrucken • Die Hilfsprojekte des Clubs monatlich protokollieren • Sich erfolgreiche Hilfsprojekte, über die andere Clubs berichtet haben, ansehen Auf Seite 9 Ihres Arbeitshefts können Sie Notizen machen. Schulung für Clubsekretäre 52 Verantwortungen des Clubsekretärs Sobald die neuen Clubamtsträger dem LCI-Hauptsitz gemeldet worden sind, wird eine E-Mail ausgesandt, die Informationen dazu enthält, wie man auf das System zugreift und sein Passwort auswählt. Im Abschnitt „Ressourcen“ dieses Trainingsmoduls finden Sie Links zu MyLCI-Video-Lernprogrammen sowie häufig gestellte Fragen. Weitere Informationen zum Einreichen von Berichten finden Sie im Handbuch für das Clubamtsträgerteam. Schulung für Clubsekretäre 53 Verantwortungen des Clubsekretärs Großartig! Das ist eine ganz schöne Verantwortung. Wir wollen das bisher Besprochene noch einmal kurz durchgehen. Schulung für Clubsekretäre 54 Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Club-Sitzungsprotokolle zeichnen alles außer Folgendem auf: a) die Art des abgehaltenen Clubtreffens Frage 1 b) Datum und Ort des Clubtreffens c) Wer beim Clubtreffen welche Aussagen gemacht hat d) Die Uhrzeit der Sitzungseröffnung Es wird nicht über Diskussionen berichtet, nur über diejenigen Mitglieder, dieauf einen vorgebracht oder einen unterstützt Klicken Sie IhreAntrag Antwort haben. Schulung für Clubsekretäre 55 Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe zu den Antworten finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Frage 2 Falls ein Antrag nicht genügend Stimmen erhält, wird er im Bericht als „fehlgeschlagen“ bezeichnet. True False Er würde als „verloren oder „abgelehnt” bezeichnet werden. Klicken Sie auf Ihre Antwort Schulung für Clubsekretäre 56 Verantwortungen des Clubsekretärs Hilfe ist Hier zu Ihre den Antworten letzte Frage. finden Sie im Abschnitt 3 Ihres Arbeitshefts. Clubsekretäre sind für alles verantwortlich außer Folgendem? a) Bestellung von Clubbedarf Frage 3 b) Planung von Clubtreffen c) Lesen und Verteilen der Clubkorrespondenz d) Führung der Clubdateien Der Clubpräsident ist für die Planung der Clubtreffen verantwortlich, der Clubsekretär jedoch für die Benachrichtigung der Teilnehmer. Klicken Sie auf Ihre Antwort Schulung für Clubsekretäre 57 Verantwortungen des Clubsekretärs Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt werden sollte, geht auf die Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. Teilnahme an allen Clubtreffen und Vorstandssitzungen Einberufung von Club- und Vorstandssitzungen Aufnahme des Sitzungsprotokolls Führung der Clubakten Entgegennahme und Beantwortung von Clubkorrespondenz Ausfüllen und Einreichen aller Clubberichte bei LCI Zusammenarbeit als aktives Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors der Zone Schulung für Clubsekretäre 58 Verantwortungen des Clubsekretärs DG-Beratungsausschuss Das letzte Thema, das unter „Verantwortungen“ behandelt Beratungsausschuss desdie Distrikt-Governors werden sollte, geht auf Ihren eigenen Club überschreitenden Verpflichtungen ein. Zum Beratungsausschuss des Distrikt-Governors gehören • der Zonenleiter • die Clubpräsidenten und • Clubsekretäre innerhalb der Zone Dieser Ausschuss berät den Zonenleiter über Angelegenheiten innerhalb der Zone und gibt Empfehlungen zu Angelegenheiten, die alle Clubs im Distrikt betreffen. Der Zonenleiter gibt seine Empfehlungen dann an den DistriktGovernor und das Distriktskabinett weiter. Beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre 59 Verantwortungen des Clubsekretärs DG-Beratungsausschuss Als Mitglied im Beratungsausschuss des Distrikt-Governors wird Folgendes von Ihnen erwartet… Zusammenarbeit mit dem Zonenleiter, um dafür zu sorgen, dass jeder Club in Ihrer Zone effizient geführt wird und die Satzung und Zusatzbestimmungen der Vereinigung befolgt Förderung der Teilnahme an der Distrikts-, Multidistriktsversammlung und an der Internationalen Convention Förderung der Teilnahme an Charter-Feiern Besprechung von Möglichkeiten, wie Clubs, die Unterstützung im Bereich Mitgliedschaftswachstum oder Führungskräfteentwicklung benötigen, geholfen werden kann Förderung verschiedener Clubfunktionen und -anlässe, wie z.B. Treffen zwischen Clubs, Amtseinsetzung der Clubamtsträger, Einführung neuer Mitglieder oder Feiern zur Ehrung der Empfänger der Mitgliedschaftsschlüssel-Auszeichnung Schulung für Clubsekretäre 60 Verantwortungen des Clubsekretärs DG-Beratungsausschuss Sie werden auch um Folgendes gebeten werden… Hilfestellung bei der Zusammenstellung von Berichten zur Vorbereitung auf Versammlungen des Beratungsausschusses Hilfestellung bei den Vorbereitungen für eine Zonenversammlung, wenn Ihr Club als Gastgeber ausgewählt wurde Schulung für Clubsekretäre 61 Verantwortungen des Clubsekretärs Der Beratungsausschuss des Distrikt-Governors sollte sich erwartungsgemäß mindestens drei Mal im Jahr treffen. Teilnahme an Treffen… Vorteile • Ermöglicht den Austausch von Ideen zu Programmen, Projekten, Fundraising- und Mitgliedschaftsangelegenheiten • Bietet ein Forum für den Aufbau kooperativer Beziehungen zwischen Clubs • Bietet Ihnen Gelegenheit, andere Lionsmitglieder in Ihrem Gebiet kennenzulernen Bitte beantworten Sie die Frage auf Seite 10 Ihres Arbeitshefts. Schulung für Clubsekretäre 62 Verantwortungen des Clubsekretärs Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Public Relations Vorträge halten Versammlungsmanagement Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 63 Willkommen zu Abschnitt 4: Planung Ihrer Amtszeit Schlagen Sie bitte Seite 11 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre 64 Planung Ihrer Amtszeit Das Ziel dieses Abschnitts ist es, Ihnen Hilfestellung bei der Strukturierung Ihrer Amtszeit als Clubsekretär zu geben. Wir werden… Möglichkeiten angeben, wie Sie sich auf Ihre neue Rolle und Ihre Verantwortungen vorbereiten können Die laufenden Handlungen beschreiben, die Sie während Ihrer Amtszeit durchführen müssen Punkte angeben, die Sie beim Überwechsel Ihres Clubs zum nächsten Führungskräfteteam erwägen müssen Schulung für Clubsekretäre 65 Planung Ihrer Amtszeit Füllen Sie bitte die Seiten 11 und 12 in Ihrem Arbeitsheft aus, um raschen Zugang zu Ihren Verantwortungen während Ihrer Amtszeit zu erhalten. Schulung für Clubsekretäre 66 Planung Ihrer Amtszeit Vorbereitung auf Ihre Amtszeit Bevor Sie Ihr Amt offiziell antreten, gibt es mehrere Schritte, mit denen Sie sich besser darauf vorbereiten können. Nehmen Sie an einer Clubamtsträgerschulung teil Treffen Sie sich mit dem amtierenden Sekretär, um alle ungelösten Belange zu besprechen Wenn Sie MyLCI zur Berichterstattung verwenden, legen Sie Ihr Konto an und gehen Sie die Schulungsmaterialien durch Überzeugen Sie sich, dass die Amtsträger- und Mitgliedschaftsinformationen im Clubverzeichnis und auf LCI- und MD-/Distriktsebene korrekt sind Arbeiten Sie mit dem Clubpräsidenten und Schatzmeister am Jahresbudget und helfen Sie bei der Bildung von Ausschüssen Schulung für Clubsekretäre 67 Planung Ihrer Amtszeit Auf monatlicher Basis werden Sie: An Clubtreffen und Vorstandssitzungen teilnehmen Monatlich Monatliche Mitgliedschaftsberichte einreichen Den Aktivitätenbericht einreichen Mitgliederakten auf dem Laufenden halten Gelder einnehmen, sie dem Clubschatzmeister übergeben und sich einen Beleg geben lassen Briefe oder Korrespondenz beantworten/abschicken Schulung für Clubsekretäre 68 Planung Ihrer Amtszeit Auf vierteljährlicher Basis werden Sie: Vierteljährlich Mit dem Clubpräsidenten am Zonentreffen teilnehmen Dem Präsidenten und Vorstand jegliche Zahlungsversäumnisse und die zur Eintreibung der Gelder ergriffenen Maßnahmen melden Schulung für Clubsekretäre 69 Planung Ihrer Amtszeit Halbjährlich werden Sie: Halbjährlich Die von LCI geführte Mitgliederliste gegen die Liste der halbjährlichen Gebühren, die dem Schatzmeister mit den Clubakten zugesandt wird, bestätigen Mit dem Clubschatzmeister zusammenarbeiten, um jedem Mitglied halbjährliche Gebührenauszüge zukommen zu lassen und andere, dem Club gegenüber bestehende finanzielle Verpflichtungen abzustimmen (Ihr Club kann dies wahlweise vierteljährlich oder jährlich tun) Schulung für Clubsekretäre 70 Planung Ihrer Amtszeit Sie werden nach Bedarf: Nach Bedarf Ausgefüllte Mitgliedschaftsanträge überprüfen und in den Clubakten ablegen Die Informationen der Neumitglieder bei LCI einreichen Clubbedarf und Auszeichnungen über LCI oder einen örtlichen Händler bestellen Schulung für Clubsekretäre 71 Planung Ihrer Amtszeit Nach den jährlichen Wahlen werden Sie: Wahlzeit Das Clubamtsträger-Berichtsformular (PU-101) einreichen Informationen über MD-/Distriktsversammlungen und Internationale Conventions erhalten und verteilen Bei LCI und im Distrikt Mitgliederauszeichnungen beantragen Schulung für Clubsekretäre 72 Planung Ihrer Amtszeit Sie spielen weiterhin wichtige Rolle den künftigen Erfolg Sie haben das Ende eine Ihrer Amtszeit alsfür Clubsekretär erreicht. Ende der Amtszeit des Clubs, indem Sie einen wirksamen Amtwechsel planen. Überprüfen Sie die Akten auf 100%-ige Anwesenheit und ‘Dienstleistungsjahre’-Auszeichnungen Erstellen Sie ein neues Anwesenheitsformular für das kommende Jahr Bereiten Sie jährliche Berichte über Aktivitäten, Spenden, investierte Stunden usw. für das Bankett zum Jahresende oder das Clubtreffen vor Bestätigen Sie, dass alle Clubdateien aktuell sind und dem antretenden Clubsekretär ausgehändigt werden können Treffen Sie sich mit dem antretenden Clubsekretär und überprüfen Sie die Akten auf ungelöste Belange Schulung für Clubsekretäre 73 Planung Ihrer Amtszeit Welche Ziele möchten Sie während Ihrer Amtszeit als Clubsekretär erreichen? Geben Sie diese auf Seite 13 in Ihrem Arbeitsheft an. Schulung für Clubsekretäre 74 Planning your Term Das Lions-Lernzentrum bietet kostenlose Online-Kurse zur Bevor wir abschließen… Unterstützung von Mitgliedern bei der Führunskräfteweiterbildung an Weitere Ressourcen Erwägen Sie die folgenden Online-Kurse: Niederschrift Ihrer persönlichen Missionserklärung Zielsetzung Änderungen meistern Weitere Informationen über das Lions-Lernzentrum finden Sie hier. Schulung für Clubsekretäre 75 Willkommen zu Abschnitt 5: Ressourcen Schlagen Sie Seite 14 Ihres Arbeitsheftes auf. Schulung für Clubsekretäre 76 Beim Antreten Ihrer Amtszeit als Clubsekretär müssen Sie sich viel merken. Sie können jederzeit diese gesamte Präsentation nochmals durchgehen oder zu einem bestimmten Abschnitt zurückkehren. Schulung für Clubsekretäre 77 Ressourcen Sie erhalten zusätzliche Einsicht und Informationen, indem Sie sich mit den Dokumenten und dem Schulungsmaterial auf der Website von Lions Clubs International vertraut machen. Webseiten: MyLCI Clubamtsträger-Orientierung Das Ressourcenzentrum für Führungskräfte Das Lions-Lernzentrum Ressourcen für Lions Clubmitglieder Clubverwaltung Schulung für Clubsekretäre 78 Ressourcen MyLCI-Video-Lernprogramme: MyLCI Introduction (MyLCI-Einleitung) Verwenden der Website MyLCI Veröffentlichungen: Satzung und Zusatzbestimmungen LA-1 – International LA-2 – Standard-Club LA-4 – Distrikt Handbuch für Clubamtsträger-Teams Kunst der Anerkennung Schulung für Clubsekretäre 79 Haben wir unsere Ziele erreicht? In diesem Online-Modul haben wir: Den Zweck Ihres Clubs und die wichtige Position, die Clubs innerhalb der Struktur von Lions Clubs International haben, untersucht Die vielen Verantwortungen, die Sie als Clubsekretär haben, zusammengefasst Links zu weiteren Ressourcen, die Sie eventuell benötigen werden, bereitgestellt Schulung für Clubsekretäre 80 Ihr nächster Schritt besteht darin, die Schulung für Clubsekretäre auf Ihrer Distriktsebene zu absolvieren. Hier Herzlichen Glückwunsch zum Abschluss des ersten Teils werden SieIhrer weitere Informationen erhalten und die Clubsekretär-Schulung. Teamarbeit der Clubamtsträger besprechen, Ziele setzen und Handlungspläne ausarbeiten. Schulung für Clubsekretäre 81 Vielen Dank für Ihre Teilnahme. Falls Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an: [email protected] Schulung für Clubsekretäre 82