Transcript De la Teoría a la Acción Sesión Técnica 5 Taller de Capacitación a Capacitadores en Comunicación de Riesgo La Paz-Bolivia, 23 al 25 de.

De la Teoría a la Acción
Sesión Técnica 5
Taller de Capacitación a Capacitadores
en Comunicación de Riesgo
La Paz-Bolivia, 23 al 25 de Septiembre 2008
Planes de Comunicación
de Riesgo
y
Estrategia Nacional
Objetivo de la sesión
•
Identificar los componentes fundamentales de los
planes de Comunicación de Riesgo.
•
Valorar con los participantes la importancia de
asegurar que el país cuente con una Estrategia
Nacional de Comunicación de Riesgo, con planes
que puedan ser activados de inmediato.
¿Qué es un “plan”?
¿ Qué es una
“estrategia”?
Estrategia Nacional
• Una Estrategia Nacional de Comunicación de
Riesgos debe ser definida con todos los
responsables de afrontar este tipo de
situaciones y con los posibles afectados.
• Es fruto del consenso
• Desarrolla intensa capacitación a todo nivel,
incluyendo la población
Necesita:
Un equipo técnico nacional
en comunicación de riesgo,
con entrenamiento permanente.
Plan es “proceso”
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Cumple con etapas o pasos
Reconoce bien el problema
Identifica soluciones y diferencia ideales de posibles
Se pone objetivos de comunicación o de acción
Sabe a quién dirigirse para lograr objetivos
Investiga y conoce a su público
Porque “lo conoce” sabe cómo llegar a “él”
Sabe por “dónde” llegar a su público
Convoca especialistas para “producir materiales”
Organiza y vigila la distribución
Valida, monitorea, evalúa
El Plan de Comunicación
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Problema (Diagnóstico)
Solución (comportamiento-acción)
Quién debe hacer qué (Público)
Identifico “barreras” y “beneficios”(investigo)
Defino la estrategia (Cómo logro que lo haga))
Por dónde llego a él (canales o medios)
Producción de materiales
Valido mi estrategia y mis materiales
Lanzo, monitoreo, hago cambios o no, evalúo
La Estrategia de
Comunicación de Riesgo
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Es el paraguas bajo el cuál se “cobijan” todos los
planes y acciones relacionadas con la
comunicación. Es parte del plan nacional de
preparación y respuesta.
Demanda coordinación interna e interinstitucional,
determinación de roles y funciones, selección de
canales, audiencias y preparación, abogacía.
Necesita un programa general de capacitación
para el desarrollo de competencias y habilidades.
Plan de Acción para las primeras 24-48-72 horas
La Estrategia de Comunicación de
Riesgo
Organización,
coordinación,
planificación
Qué, porqué,
cómo,
cuando y
con quien
Capacitación,
validación,
simulaciones
Plan de Acción
para Emergencia
Evaluación
Haz esto
AHORA
antes de un
brote!
Investigación y evaluación de las capacidades y
pasos a seguir: (qué tenemos, qué nos falta?)
• Revisión de los planes institucionales y nacionales de
emergencias de salud pública y el componente de
comunicación.
• Identificar capacidades de comunicación dentro y fuera de la
organización.
• Identificar mecanismos existentes para vigilar comunicación.
• Revisar resoluciones y leyes
• Establecer criterios para entrega de información.
• Integrar comunicación de riesgo a planes nacionales de
preparación
Organización,
coordinación,
planificación
Formación de un equipo nacional
de comunicación de riesgo:
• Integrado por diversos sectores del gobierno y expertos en
comunicación. Socializa las bases del plan y su aplicación en
emergencias de salud pública.
• Identifica roles y funciones del equipo al momento de una
emergencia.¿ Quién hace qué, como y cuando? Esto incluye a
los voceros.
• Propone la estrategia para llegar a los grupos identificados
• Considera los recursos necesarios y posibles fuentes
• Determina acciones inmediatas de comunicación.
• Producida la emergencia, se instalará físicamente en el centro
de operaciones del equipo nacional.
Salud
Empresa
Privada
Otros
Ministerios
Gobiernos
regionales y
Municipios
ESTRATEGIA
NACIONAL
DE
COMUNICACION
Sociedad
Civil
Organizada
Educación
Cancillería
Trabajo
Organización,
coordinación,
planificación
Identificar públicos metas
y determinar el contenido de los mensajes:
• Cada emergencia puede involucrar a un público diferente.
• Conozca el nivel de preocupación de su audiencia
(percepción del riesgo)
• Abordar preguntas y preocupaciones
• Involucrar a un equipo multidisciplinario (técnico, especialista
en comunicación, experto en asuntos de políticas, legal o
gerencia, un facilitador)
• Utilizar herramientas (mapa de mensajes)
• Enfatizar la información sobre acciones que los individuos
deben realizar.
• Estar redactado en lenguaje claro y sencillo
Plan de trabajo con Medios
• Serán muchos públicos dentro de un país, pero los
expertos dicen que los medios de comunicación son
el público más importante en caso de pandemia
• Hay que acercarse a ellos en “tiempo de paz” para
determinar el trabajo conjunto durante la emergencia,
construir alianzas y capacitarlos.
• Desarrolle una estrategia para llegar y convencer a
dueños, directivos y periodistas de medios masivos.
• Haga abogacía con dueños y directivos
• Capacite permanentemente a los periodistas
• El periodista está siempre “en primera fila”
y a veces llega antes que usted
Organización,
coordinación,
planificación
Identificar otros formatos
y canales disponibles
Medios de Comunicación que aseguran doble
vía, identificados en la etapa ”ANTES”:
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Comités de asesorías
Paneles
Talleres
Foros de discusión y reuniones públicas
Salas de chat, páginas web interactivas,
blogs, mensajes de textos
• Consultas directas
Organización,
coordinación,
planificación
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Identificar formatos y canales
disponibles
Medios para llegar al público
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Comunicados de prensa
Conferencias y conversatorios
Entrevistas
Programas de llamadas en vivo
Entrevistas con calendario fijo
(radiales etc.)
Web sites
Anuncios de información pública
E mails
Fax
Radio de ondas cortas
Anuncios de publicidad pagados
Flyers, folletos, circulares, hojas de
datos
– Presentaciones en reuniones
comunitarias, en actividades regulares de
la comunidad
– Correo directo
– Exhibiciones
– CD´s, cassetes
– Centros de información
– Mensajes por celular y voice mail
– Diarios, boletines
– Medios tradicionales y folklóricos
– Blogs
– Alto parlantes
Capacitación,
validación,
simulaciones
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capacitación de voceros:
Son la cara pública de la situación de emergencia y ayudan a establecer la
credibilidad en las autoridades públicas. Entrenado en comunicación.
Capaz de ser vocero y apoyar al Ministro/Presidente etc
Deben conocer los procedimientos y políticas de la organización.
Deben mostrar empatía y caridad
Competentes y con experiencia profesional.
Honestos, abiertos y comprometidos
Entrenados para relacionarse efectivamente con los medios de comunicación
y con el público.
Preparados con anticipación para responder preguntas obvias.
Entrenados en comunicación No-verbal
Identificar objetivos, metas y resultados del Plan medibles.
Capacitación,
validación,
simulaciones
Capacitación del equipo de
comunicación de medios
• Desarrollo de mensajes efectivos durante emergencias (talking
points, mensajes claves, métodos para validar etc.)
• Errores que se cometen al comunicar y como solucionarlos
(sobre asegurar, garantizar, prometer, especulación de escenarios
etc.)
• Métodos y significados de la comunicación efectiva (selección
de canales apropiados y alternativos, desarrollo de materiales,
abordar apropiadamente la diversidad cultural etc.)
Capacitación,
validación,
simulaciones
Capacitación al equipo de
comunicación de medios (2)
• Habilidades verbales y no verbales de
comunicación
• Trabajar con los medios durante emergencias
• Conducir simulaciones, juego de roles
Integrantes del Equipo
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Expertos en comunicación de crisis y riesgo
Oficiales de prensa
Periodistas con experiencia en medios masivos,
Investigadores sociales
Personal de salud, responsables de atención de
emergencias, agricultura, educación y otros que
son parte de equipos de respuesta
• Comunicadores con experiencia en promoción
de comportamientos y diseño de estrategias
• Liderado por un periodista “senior”
Funciones
ANTES DE PANDEMIA
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Establece necesidades y demandas de comunicación para cada uno de los
públicos ( información, abogacía con actores, protección del contagio,
tratamiento de enfermos, acción durante pandemia etc. etc.)
Dirige la investigación social sobre los públicos
Diseña las estrategias para cada público y comportamiento
Determina los mensajes, valida y produce las piezas de comunicación,
Vigila calidad de reproducción y organiza distribución nacional y masiva
Capacita en comunicación de riesgo a periodistas y comunicadores
Se adelanta a la demanda de los medios masivos en la emergencia
Identifica y capacita voceros institucionales
Actúa como asesor para los Ministros, el Presidente y las autoridades
Prepara el sitio web para antes y durante la pandemia
Hace inventario de periodistas, medios masivos y nuevos medios
Compromete el apoyo de empresas de medio
Funciones …
DURANTE FASE PANDEMICA
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Lidera respuesta a medios masivos y periodistas y mantiene estrecho
contacto con voceros autorizados y líderes nacionales
Hace vigilancia diaria de las comunicaciones, las 24 horas
Enfrenta rumores, identifica vacíos, recomienda contenidos y “tono” de
mensajes, dosifica los mensajes
Organiza conferencias de prensa, transmisiones en directo, mensajes al
país, redacta boletines, coordina entrevistas oportunas
Alimenta la red nacional de contactos periodísticos
Ejecuta los planes de comunicación preparados para la fase pandémica
Prepara materiales de urgencia y campañas cortas de respuesta coyuntural
Atiende necesidades de grupos desplazados y población rural
Actualiza diariamente la página web
Usa la línea abierta nacional/local como fuente de información y difusión
Para terminar
El reto inmediato:
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Desarrollo de Capacidades Nacionales
Estrategias nacionales, regionales,
locales, fruto del CONSENSO
Un equipo técnico nacional de
comunicación de riesgo
“Si intervengo en las decisiones, que me
consideren en las acciones”