Transcript materiały biurowe i środki pomocnicze w pracy biurowej
Slide 1
MATERIAŁY BIUROWE I
ŚRODKI POMOCNICZE W
PRACY BIUROWEJ
Karolina Gert
Klasa IIIa
Slide 2
Do materiałów i środków pomocniczych w pracy biurowej
zaliczamy:
Papier
Środki do przechowywania dokumentów
Urządzenia ewidencyjne
Tablice
Wykresy
Formularze
Slide 3
PAPI E R
Dobierając papier do sporządzania różnego rodzaju pism,
dokumentów, bierzemy pod uwagę:
Rodzaj papieru – do pisania, przebitkowy,
kserograficzny.
Gramaturę papieru – jest to ciężar 1m kw. Arkusza
papieru wyrażany w gramach.
Format papieru – podstawowym formatem papieru,
używanym w pracy biurowej jest format A4, niekiedy
format A3 lub A5.
Slide 4
Klasę papieru – określa ona udział składników
użytkowych do produkcji papieru.
Barwę – najczęściej używamy papieru białego. Choć
również w użyciu spotkamy papier o barwie kremowej,
żółtej, seledynowej, szarej, czerwonej, fioletowej itp.
Stosowany jest on do sporządzania kopii lub materiałów
reklamowych (odpowiedni kolor kopii mówi nam, gdzie ma
trafić dana kopia).
Powierzchnia – może być matowa, satynowa,
błyszcząca, szorstka, jednostronnie gładka. Do pisania
używamy przeważnie papieru matowego.
Slide 5
Wymiary arkuszy papieru formatu A
Lp.
Format
podstawowy
Wymiary formatu /mm/
1
A0
841 X 1189
2
A1
594 X 841
3
A2
420 X 594
4
A3
297 X 420
5
A4
210 X 297
6
A5
148 X 210
Slide 6
ŚRODKI DO PRZECHOWYWANIA
DOKUMENTÓW
Do przechowywania dokumentów w biurze stosowane są
różnego rodzaju środki, do których możemy zaliczyć
m.in.:
Teczki – wykonane są przeważnie ze sztywnego
papieru, tektury lub tworzywa sztucznego. Przeznaczone
są do przechowywania dokumentów, akt w postaci
luźnych kartek. Posiadają boczne zabezpieczenia w
postaci trzech klap zamykających się do środka,
chroniąc w ten sposób kartki przed wypadnięciem.
Najczęściej występują w postaci wiązanej, niektóre
teczki posiadają zamknięcie typu portfelowego – dwie
gumki zakładane na rogi teczki lub na umieszczone na
teczce haczyki. Ułatwia to otwieranie i zamykanie teczki.
Slide 7
Skoroszyty – to okładki wykonane, z reguły, z cienkiej
tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażone w
metalowe „wąsy” i blaszane nakładki. Przedziurkowane
dokumenty nakłada się na „wąsy”, po czym zakłada się
blaszkę przetrzymującą akta. Pełnią one podobne
funkcje co segregatory, przy czym ilość akt, jaką może
pomieścić segregator jest dużo większa.
Obwoluty – to przezroczyste okładki wykonane z
cienkiego plastyku – z reguły służą do przechowywania
pojedynczych, bieżących dokumentów. Otwiera się je na
górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej
(model L). Mogą posiadać boczek służący do wpinania
do segregatora.
Slide 8
Segregatory – to oprawy do akt wykonane ze sztywnej
tektury lub tworzywa sztucznego. Na grzbiecie
segregatora znajduje się miejsce do oznaczania jego
zawartości. Można je postawić, wyposażone są w
mechanizm zaczepowy służący do wpinania
pojedynczych pism lub skoroszytów. Poszczególne akta
możemy rozdzielić kartami wyposażonymi w wypustki z
umieszczoną nazwą, ułatwia to szybkie odnajdywanie
potrzebnych akt. Obecnie dostępna jest cała gama
wielkości i kolorów segregatorów. W praktyce biurowej
przeważają segregatory formatu A4.
Slide 9
URZĄDZENIA
EWIDENCYJNE
Kartoteki – są najprostszymi, i najbardziej dostępnymi
urządzeniami służącymi do gromadzenia,
ewidencjonowania, przechowywania informacji. Dzięki
nim łatwo możemy dotrzeć do potrzebnej,
zgromadzonej uprzednio informacji. Do najczęściej
stosowanych kartotek zaliczamy:
Slide 10
a). Kartoteki pionowe – karty ułożone są w pozycji
pionowej lub lekko ukośnie. Kartoteka składa się z dwóch
rodzajów kart: pamięciowych, przewodnich. Na kartach
pamięciowych zapisywane są określone informacje, które
przedzielone są kartami przewodnimi ze znakami i
napisami dotyczącymi grupy kart pamięciowych. Karty
przewodnie ułatwiają wyszukiwanie informacji, mogą mieć
różne kolory. Zbiory kart przechowywane są w
pojedynczych pojemnikach – skrzynkach lub specjalnych
szufladach. Znalazły zastosowanie jako kartoteki
magazynowe, osobowe, pacjentów itp.
Slide 11
b). Kartoteki poziome – charakteryzują się tym, że
karty ułożone są płasko-łuskowato lub
dachówkowo. Dzięki temu uwidocznione są tytuły
pisane na krawędzi karty, jak również możliwe jest
umieszczanie różnorodnych wypustek, etykiet itp..
Kartoteka taka jest przejrzysta. W zależności od
sposobu ułożenia kart, wyróżniamy kartoteki:
szufladowe, książkowe, szafkowe, portfelowe.
Slide 12
c). Kartoteki wiszące – składają się ze specjalnych,
zawieszonych w szufladzie kartotekowej, pojemników, do
których wkładane są teczki z aktami. Strona zewnętrzna
teczki spełnia rolę formularza kartotekowego, na którym
zapisane są informacje dotyczące zawartości teczki. Na
głównej krawędzi umieszczane są okienka sygnalizacyjne,
etykietki zawierające zwięzłe określenie zawartości teczki.
Kartoteki mogą mieć układ pionowy lub boczny. Znalazły
zastosowanie jako kartoteki akt spraw bieżących i
załatwionych.
Slide 13
d). Kartoteki selekcyjne – składają się z kart selekcyjnych,
pojemnika, szczypiec do wycinania dziurek, pręta do
wybierania kart. Jest to kartoteka pionowa. W odróżnieniu
od kart pamięciowych stosowanych w układzie pionowym,
karta selekcyjna dziurkowana jet na krawędzi. Informacja
na kartach zapisywana jest na karcie ręcznie, maszynowo
na jej powierzchni i poprzez wykonanie odpowiednich
wycięć na obrzeżach.
Slide 14
Wybór karty ze zbioru dokonywany jest za pomocą
wybieraka, metodą selekcji. Po włożeniu wybieraka
w odpowiedni otwór, karty nie posiadające danej
cechy pozostają w wybieraku, a te z cechami
niezbędnymi – odpadają.
Obecnie duże znaczenie w wyszukiwaniu
niezbędnych informacji w jednostkach
organizacyjnych spełniają komputery.
Wykorzystywane są tu programy obsługi baz
danych. Zastępują one z dużym powodzeniem
tradycyjne kartoteki opisane powyżej. Pozwalają na
właściwą klasyfikację i elastyczne wyszukiwanie
informacji poprzez ustalenie dowolnego kryterium
wyszukiwania.
Slide 15
SKOROWIDZE
Są to urządzenia służące do ewidencji i szybkiego
odszukiwania nagromadzonych informacji – na ogół w
porządku alfabetycznym – potrzebnych w codziennej
pracy. Są to urządzenia, które muszą być zawsze „pod
ręką”. Najczęściej sporządzane są skorowidze:
klientów – zawierają wyłącznie nazwiska, adresy i
numery telefonów,
zatrudnionych,
wypożyczonych akt,
akt,
akt przechowywanych w archiwum,
zapasów itd.
Slide 16
Informacje zawarte w skorowidzu mają bardzo ogólny
charakter. Aby uzyskać więcej informacji na określony
temat, musimy sięgnąć do odpowiednich akt. Skorowidze
mogą mieć układ:
Pionowy – karty ułożone są pionowo, jedna za drugą,
Płaski – karty ułożone poziomo, dachówkowo lub
schodkowo,
Bębnowy – karty obracają się wokół osi bębna, w którym
został ułożone.
W skorowidzach w celu szybkiego odnalezienia informacji
możemy stosować różnokolorowe karty lub przekładać
kolorowymi wypustkami (etykietami) oddzielającymi
poszczególne rodzaje kart informacyjnych.
Slide 17
TAB LI C E
Są to urządzenia wykorzystywane do przedstawiania
zgromadzonych danych planistycznych, ewidencyjnych w
sposób graficzny oraz umieszczania informacji w formie
napisów na użytek interesantów.
Na tablicach dane przedstawiane są w postaci symboli
(punktów, linii, znaczków, kartek, sznura). Pozwalają na
tworzenie aktualnego obrazu sytuacji. Umożliwiają bez
trudu nanoszenie wszelkich zmian. Dzięki tablicom w
bardzo szybki sposób możemy zorientować się w
przebiegu jakiegoś procesu i dokonać jego oceny.
Slide 18
W zależności od rozwiązania konstrukcyjnego wyróżniamy
tablice:
Kieszeniowe – wyposażone są w kieszenie, w których
umieszczone są kolorowe znaczki (paski kartonowe)
zawierające określone informacje z zakresu planowania,
realizacji i kontroli stawianych zadań.
Magnetyczne – wykonane są z cienkiej blachy, na
których za pomocą magnesów umieszczane są wykresy,
rysunki, diagramy. Dane na tablicy oznacza się przy
pomocy plastikowych kolorowych kształtek
magnetycznych. Tablice te ułatwiają planowanie terminów,
ewidencję i kontrolę.
Slide 19
Sznurkowe (taśmowa) – składają się z perforowanych
segmentów, polistyrenowych, połączonych wkrętami. Linie
osi współrzędnych wykonane są z listewek. Podziałki na
osiach wyznaczają znaczniki (proporczyki), a napisy
umieszczone są na małych tabliczkach. Do
przedstawiania danych na tablicy wykorzystywane są
kolorowe sznurki.
Perforowane (punktowe) – posiadają na całej
powierzchni (wykonane w jednakowych odstępach)
otwory, w które wkładane są różnokolorowe i o różnym
kształcie znaczki z tworzywa sztucznego.
Z materiałów miękkich (flanela, korek, styropian) – dane
na tablicach oznaczone są za pomocą różnokolorowych
proporczyków wbijanych w tablicę
Slide 20
WYKRESY
Cyfry i liczby będące bardziej czytelne, jeśli przedstawimy je
w sposób obrazkowy. Ten rodzaj przedstawiania danych
nazywamy sporządzaniem wykresów.
Każdy wykres składa się z:
Tytułu,
Właściwego wykresu,
Legendy.
Slide 21
Do najczęściej stosowanych zaliczamy:
Wykres liniowy – dane przedstawione są za pomocą linii,
Diagramy – wykres przedstawiony za pomocą figur
geometrycznych,
Wykres obrazkowy – dane przedstawione za pomocą
symboli,
Wykresy specjalistyczne – stosowane są do celów
planowania, organizacji przedsięwzięć, pozwalają na
przedstawienie kilku elementów jednocześnie.
Slide 22
F O R M U LAR Z E
Są obecnie powszechnie stosowane w pracy biurowej. Są to
opracowane druki z wypisanym tekstem stałym i
miejscami do wypełnienia. Stosowane są w celu
ułatwienia oraz przyspieszenia zbierania informacji w
masowych, wielokrotnych i powtarzających się
czynnościach biurowych, np. przy zamówieniach ankiet,
sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach,
fakturach itp. formularze ujednolicają proces załatwiania
spraw, zmniejszają pracochłonność wykonywania
czynności administracyjno - biurowych, zwiększający
wydajność w pracy.
Formularz jest to dokument, w skład którego wchodzą:
Slide 23
Elementy stałe – tekst lub obiekty graficzne, które nie
mogą być zmieniane przez osobę wypełniającą formularz;
Miejsca do wypełnienia – puste obszary służące do
zbierania i organizowania informacji pochodzących od
wypełniającego formularz.
Opracowując formularz, przede wszystkim powinniśmy
ustalić jego cel, niezbędne elementy tekstu, które
formularz powinien zawierać oraz sposób jego
użytkowania. Również istotne jest ustalenie powiązań z
innymi formularzami już stosowanymi.
MATERIAŁY BIUROWE I
ŚRODKI POMOCNICZE W
PRACY BIUROWEJ
Karolina Gert
Klasa IIIa
Slide 2
Do materiałów i środków pomocniczych w pracy biurowej
zaliczamy:
Papier
Środki do przechowywania dokumentów
Urządzenia ewidencyjne
Tablice
Wykresy
Formularze
Slide 3
PAPI E R
Dobierając papier do sporządzania różnego rodzaju pism,
dokumentów, bierzemy pod uwagę:
Rodzaj papieru – do pisania, przebitkowy,
kserograficzny.
Gramaturę papieru – jest to ciężar 1m kw. Arkusza
papieru wyrażany w gramach.
Format papieru – podstawowym formatem papieru,
używanym w pracy biurowej jest format A4, niekiedy
format A3 lub A5.
Slide 4
Klasę papieru – określa ona udział składników
użytkowych do produkcji papieru.
Barwę – najczęściej używamy papieru białego. Choć
również w użyciu spotkamy papier o barwie kremowej,
żółtej, seledynowej, szarej, czerwonej, fioletowej itp.
Stosowany jest on do sporządzania kopii lub materiałów
reklamowych (odpowiedni kolor kopii mówi nam, gdzie ma
trafić dana kopia).
Powierzchnia – może być matowa, satynowa,
błyszcząca, szorstka, jednostronnie gładka. Do pisania
używamy przeważnie papieru matowego.
Slide 5
Wymiary arkuszy papieru formatu A
Lp.
Format
podstawowy
Wymiary formatu /mm/
1
A0
841 X 1189
2
A1
594 X 841
3
A2
420 X 594
4
A3
297 X 420
5
A4
210 X 297
6
A5
148 X 210
Slide 6
ŚRODKI DO PRZECHOWYWANIA
DOKUMENTÓW
Do przechowywania dokumentów w biurze stosowane są
różnego rodzaju środki, do których możemy zaliczyć
m.in.:
Teczki – wykonane są przeważnie ze sztywnego
papieru, tektury lub tworzywa sztucznego. Przeznaczone
są do przechowywania dokumentów, akt w postaci
luźnych kartek. Posiadają boczne zabezpieczenia w
postaci trzech klap zamykających się do środka,
chroniąc w ten sposób kartki przed wypadnięciem.
Najczęściej występują w postaci wiązanej, niektóre
teczki posiadają zamknięcie typu portfelowego – dwie
gumki zakładane na rogi teczki lub na umieszczone na
teczce haczyki. Ułatwia to otwieranie i zamykanie teczki.
Slide 7
Skoroszyty – to okładki wykonane, z reguły, z cienkiej
tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażone w
metalowe „wąsy” i blaszane nakładki. Przedziurkowane
dokumenty nakłada się na „wąsy”, po czym zakłada się
blaszkę przetrzymującą akta. Pełnią one podobne
funkcje co segregatory, przy czym ilość akt, jaką może
pomieścić segregator jest dużo większa.
Obwoluty – to przezroczyste okładki wykonane z
cienkiego plastyku – z reguły służą do przechowywania
pojedynczych, bieżących dokumentów. Otwiera się je na
górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej
(model L). Mogą posiadać boczek służący do wpinania
do segregatora.
Slide 8
Segregatory – to oprawy do akt wykonane ze sztywnej
tektury lub tworzywa sztucznego. Na grzbiecie
segregatora znajduje się miejsce do oznaczania jego
zawartości. Można je postawić, wyposażone są w
mechanizm zaczepowy służący do wpinania
pojedynczych pism lub skoroszytów. Poszczególne akta
możemy rozdzielić kartami wyposażonymi w wypustki z
umieszczoną nazwą, ułatwia to szybkie odnajdywanie
potrzebnych akt. Obecnie dostępna jest cała gama
wielkości i kolorów segregatorów. W praktyce biurowej
przeważają segregatory formatu A4.
Slide 9
URZĄDZENIA
EWIDENCYJNE
Kartoteki – są najprostszymi, i najbardziej dostępnymi
urządzeniami służącymi do gromadzenia,
ewidencjonowania, przechowywania informacji. Dzięki
nim łatwo możemy dotrzeć do potrzebnej,
zgromadzonej uprzednio informacji. Do najczęściej
stosowanych kartotek zaliczamy:
Slide 10
a). Kartoteki pionowe – karty ułożone są w pozycji
pionowej lub lekko ukośnie. Kartoteka składa się z dwóch
rodzajów kart: pamięciowych, przewodnich. Na kartach
pamięciowych zapisywane są określone informacje, które
przedzielone są kartami przewodnimi ze znakami i
napisami dotyczącymi grupy kart pamięciowych. Karty
przewodnie ułatwiają wyszukiwanie informacji, mogą mieć
różne kolory. Zbiory kart przechowywane są w
pojedynczych pojemnikach – skrzynkach lub specjalnych
szufladach. Znalazły zastosowanie jako kartoteki
magazynowe, osobowe, pacjentów itp.
Slide 11
b). Kartoteki poziome – charakteryzują się tym, że
karty ułożone są płasko-łuskowato lub
dachówkowo. Dzięki temu uwidocznione są tytuły
pisane na krawędzi karty, jak również możliwe jest
umieszczanie różnorodnych wypustek, etykiet itp..
Kartoteka taka jest przejrzysta. W zależności od
sposobu ułożenia kart, wyróżniamy kartoteki:
szufladowe, książkowe, szafkowe, portfelowe.
Slide 12
c). Kartoteki wiszące – składają się ze specjalnych,
zawieszonych w szufladzie kartotekowej, pojemników, do
których wkładane są teczki z aktami. Strona zewnętrzna
teczki spełnia rolę formularza kartotekowego, na którym
zapisane są informacje dotyczące zawartości teczki. Na
głównej krawędzi umieszczane są okienka sygnalizacyjne,
etykietki zawierające zwięzłe określenie zawartości teczki.
Kartoteki mogą mieć układ pionowy lub boczny. Znalazły
zastosowanie jako kartoteki akt spraw bieżących i
załatwionych.
Slide 13
d). Kartoteki selekcyjne – składają się z kart selekcyjnych,
pojemnika, szczypiec do wycinania dziurek, pręta do
wybierania kart. Jest to kartoteka pionowa. W odróżnieniu
od kart pamięciowych stosowanych w układzie pionowym,
karta selekcyjna dziurkowana jet na krawędzi. Informacja
na kartach zapisywana jest na karcie ręcznie, maszynowo
na jej powierzchni i poprzez wykonanie odpowiednich
wycięć na obrzeżach.
Slide 14
Wybór karty ze zbioru dokonywany jest za pomocą
wybieraka, metodą selekcji. Po włożeniu wybieraka
w odpowiedni otwór, karty nie posiadające danej
cechy pozostają w wybieraku, a te z cechami
niezbędnymi – odpadają.
Obecnie duże znaczenie w wyszukiwaniu
niezbędnych informacji w jednostkach
organizacyjnych spełniają komputery.
Wykorzystywane są tu programy obsługi baz
danych. Zastępują one z dużym powodzeniem
tradycyjne kartoteki opisane powyżej. Pozwalają na
właściwą klasyfikację i elastyczne wyszukiwanie
informacji poprzez ustalenie dowolnego kryterium
wyszukiwania.
Slide 15
SKOROWIDZE
Są to urządzenia służące do ewidencji i szybkiego
odszukiwania nagromadzonych informacji – na ogół w
porządku alfabetycznym – potrzebnych w codziennej
pracy. Są to urządzenia, które muszą być zawsze „pod
ręką”. Najczęściej sporządzane są skorowidze:
klientów – zawierają wyłącznie nazwiska, adresy i
numery telefonów,
zatrudnionych,
wypożyczonych akt,
akt,
akt przechowywanych w archiwum,
zapasów itd.
Slide 16
Informacje zawarte w skorowidzu mają bardzo ogólny
charakter. Aby uzyskać więcej informacji na określony
temat, musimy sięgnąć do odpowiednich akt. Skorowidze
mogą mieć układ:
Pionowy – karty ułożone są pionowo, jedna za drugą,
Płaski – karty ułożone poziomo, dachówkowo lub
schodkowo,
Bębnowy – karty obracają się wokół osi bębna, w którym
został ułożone.
W skorowidzach w celu szybkiego odnalezienia informacji
możemy stosować różnokolorowe karty lub przekładać
kolorowymi wypustkami (etykietami) oddzielającymi
poszczególne rodzaje kart informacyjnych.
Slide 17
TAB LI C E
Są to urządzenia wykorzystywane do przedstawiania
zgromadzonych danych planistycznych, ewidencyjnych w
sposób graficzny oraz umieszczania informacji w formie
napisów na użytek interesantów.
Na tablicach dane przedstawiane są w postaci symboli
(punktów, linii, znaczków, kartek, sznura). Pozwalają na
tworzenie aktualnego obrazu sytuacji. Umożliwiają bez
trudu nanoszenie wszelkich zmian. Dzięki tablicom w
bardzo szybki sposób możemy zorientować się w
przebiegu jakiegoś procesu i dokonać jego oceny.
Slide 18
W zależności od rozwiązania konstrukcyjnego wyróżniamy
tablice:
Kieszeniowe – wyposażone są w kieszenie, w których
umieszczone są kolorowe znaczki (paski kartonowe)
zawierające określone informacje z zakresu planowania,
realizacji i kontroli stawianych zadań.
Magnetyczne – wykonane są z cienkiej blachy, na
których za pomocą magnesów umieszczane są wykresy,
rysunki, diagramy. Dane na tablicy oznacza się przy
pomocy plastikowych kolorowych kształtek
magnetycznych. Tablice te ułatwiają planowanie terminów,
ewidencję i kontrolę.
Slide 19
Sznurkowe (taśmowa) – składają się z perforowanych
segmentów, polistyrenowych, połączonych wkrętami. Linie
osi współrzędnych wykonane są z listewek. Podziałki na
osiach wyznaczają znaczniki (proporczyki), a napisy
umieszczone są na małych tabliczkach. Do
przedstawiania danych na tablicy wykorzystywane są
kolorowe sznurki.
Perforowane (punktowe) – posiadają na całej
powierzchni (wykonane w jednakowych odstępach)
otwory, w które wkładane są różnokolorowe i o różnym
kształcie znaczki z tworzywa sztucznego.
Z materiałów miękkich (flanela, korek, styropian) – dane
na tablicach oznaczone są za pomocą różnokolorowych
proporczyków wbijanych w tablicę
Slide 20
WYKRESY
Cyfry i liczby będące bardziej czytelne, jeśli przedstawimy je
w sposób obrazkowy. Ten rodzaj przedstawiania danych
nazywamy sporządzaniem wykresów.
Każdy wykres składa się z:
Tytułu,
Właściwego wykresu,
Legendy.
Slide 21
Do najczęściej stosowanych zaliczamy:
Wykres liniowy – dane przedstawione są za pomocą linii,
Diagramy – wykres przedstawiony za pomocą figur
geometrycznych,
Wykres obrazkowy – dane przedstawione za pomocą
symboli,
Wykresy specjalistyczne – stosowane są do celów
planowania, organizacji przedsięwzięć, pozwalają na
przedstawienie kilku elementów jednocześnie.
Slide 22
F O R M U LAR Z E
Są obecnie powszechnie stosowane w pracy biurowej. Są to
opracowane druki z wypisanym tekstem stałym i
miejscami do wypełnienia. Stosowane są w celu
ułatwienia oraz przyspieszenia zbierania informacji w
masowych, wielokrotnych i powtarzających się
czynnościach biurowych, np. przy zamówieniach ankiet,
sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach,
fakturach itp. formularze ujednolicają proces załatwiania
spraw, zmniejszają pracochłonność wykonywania
czynności administracyjno - biurowych, zwiększający
wydajność w pracy.
Formularz jest to dokument, w skład którego wchodzą:
Slide 23
Elementy stałe – tekst lub obiekty graficzne, które nie
mogą być zmieniane przez osobę wypełniającą formularz;
Miejsca do wypełnienia – puste obszary służące do
zbierania i organizowania informacji pochodzących od
wypełniającego formularz.
Opracowując formularz, przede wszystkim powinniśmy
ustalić jego cel, niezbędne elementy tekstu, które
formularz powinien zawierać oraz sposób jego
użytkowania. Również istotne jest ustalenie powiązań z
innymi formularzami już stosowanymi.