Transcript Einrichten Checkrahmen - IT-Forum Steuerberater Mittelstand
Slide 1
Qualitätsmanagement
mit Checklisten
Teil I: Einrichten von Checkrahmen
Eine Entwicklung des
Instituts für Informatik
- Software Engineering Justus-Liebig-Universität Giessen
Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten
beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen.
Klicken Sie entweder auf die blauen Schaltflächen oder auf die roten Kreise, um zur
nächsten Folie zu gelangen.
Start
Slide 2
Legende der verwendeten Symbole
Hier muss der nächste Klick gesetzt werden
Erläuterungen
Schaltfläche für zusätzliche Informationen
Schaltfläche, um zurück zum Ausgangspunkt
zu gelangen
Weiter
Slide 3
Legen Sie ein
Register für den
Checkrahmen
in der
Dauerakte an.
Slide 4
… und wählen
Sie im Menü Neu
den Punkt
Register aus.
Slide 5
Wählen Sie das Sachgebiet
aus, in dem der Checkrahmen
angelegt werden soll.
Vorgeschlagen wird das
Sachgebiet
Qualitätsmanagement.
Slide 6
Sie können das Register
beliebig beschriften.
Slide 7
So legen Sie das
Dokument
Checkrahmen
an.
Slide 8
Slide 9
Im Sachgebiet
Qualitätsmanagement
finden Sie derzeit die
Dokumentvorlage
Checkrahmen.
Slide 10
Öffnen Sie das
Dokument
Checkrahmen.
Slide 11
Wählen Sie den
Standard-Checkrahmen
für einen
Geschäftsprozess aus,
den Sie anlegen
möchten.
Slide 12
Über Kopieren
legen Sie den
ausgewählten
KanzleiCheckrahmen an.
Slide 13
Vergeben Sie einen
beliebigen Namen,
unter dem auch der
Geschäftsprozess
geführt wird...
Slide 14
...dann erst
speichern.
Slide 15
Hier sehen Sie die
Prozesse. Über die
[+]-Symbole
können Sie
Prozesse auf- und
zuklappen.
Slide 16
Hier werden die
einzelnen Checks
innerhalb eines
Prozesses
angezeigt.
Markieren Sie einen
Check, um diesen
zu bearbeiten.
Slide 17
Die Checks verfügen
über Eigenschaften.
Öffnen Sie dazu die
Eigenschaften des
Checks.
Slide 18
Dieses Dokument wurde dem
Check zugeordnet, um es später
direkt aus der Checkliste öffnen
und die durchgeführten
Prüfungen registrieren zu
können.
Slide 19
Mit Stop- und KOChecks bestimmen
Sie die
Vorgangssteuerung.
Slide 20
Hier können
Verweise auf
Gesetzestexte,
Prozessbeschreibungen
etc. hinterlegt
werden.
Slide 21
Hier wird festgelegt,
für welchen
Mandantentyp der
Check gelten soll.
Slide 22
Hier können Sie die
Parameter für
automatische
Saldenprüfungen
einstellen.
Slide 23
Hier werden die
Parameter für
einen Autocheck
festgelegt.
Slide 24
Slide 25
Hier können Sie
einen
Bearbeitungsvermer
k oder einen Hinweis
eintragen.
Slide 26
Slide 27
Hier wird angezeigt,
dass der Check
verändert worden
ist.
Um einen neuen
Check einzufügen,
markieren Sie den
Check, nach dem
ein neuer Check
eingefügt werden
soll.
Analog zum Einfügen
eines Checks können
neue, von der Kanzlei
entwickelte
Geschäftsprozesse
eingefügt werden.
Slide 28
Slide 29
Geben Sie hier
einen Namen für
den neuen Check
ein.
Slide 30
Ordnen Sie dem
Check Dokumente
zu, die Sie später
aus der Checkliste
heraus direkt
öffnen möchten.
Slide 31
Wählen Sie
zunächst ein
Sachgebiet aus.
Slide 32
Fügen Sie die
gewünschten
Dokumente mit
den Pfeiltasten
hinzu.
Slide 33
Sie können noch
weitere Dokumente
auch aus anderen
Sachgebieten
hinzufügen.
Slide 34
Slide 35
Slide 36
Slide 37
Hier ist noch kein
Verweis
hinterlegt. Fügen
Sie neue
Verweise hinzu.
Slide 38
Fügen Sie über
[Neu] einen
neuen Verweis
ein.
Slide 39
Legen Sie den Namen
und den Link fest, an
der sich der Verweis im
Dokument befindet.
Danach wählen
Sie das
Verweisdokument
aus.
Slide 40
Hier wird ein neues
Verweisdokument
angelegt, da kein
passendes
Dokument in der
Liste aufgeführt ist.
Slide 41
Geben Sie dem
Verweisdokument einen
sprechenden Namen, unter
dem das Dokument in der
Liste geführt werden soll.
Anschließend wählen Sie
die Datei aus, auf die
verwiesen werden soll.
Slide 42
Wählen Sie ein
Verweisdokument
aus.
Slide 43
Slide 44
Wählen Sie das
neue
Verweisdokument
aus.
Slide 45
Slide 46
Zum
Nachschlagen
markieren Sie den
Verweis.
Slide 47
… und klicken Sie auf Öffnen
um das Verweisdokument zu
laden.
Slide 48
Slide 49
Slide 50
Legen Sie die
Filterkriterien
fest, nach denen
die Checkliste
beim Anlegen
gefiltert werden
soll.
Slide 51
Markieren Sie einen
Check, um die
Vorgangssteuerung zu
bearbeiten.
Slide 52
Klicken Sie auch
hier, um die
Eigenschaften
anzuzeigen.
Slide 53
Wählen Sie eine
Option für die
Vorgangssteuerung
und bestätigen Sie
die Auswahl mit
"OK".
Slide 54
Markieren Sie
einen Check, den
Sie nicht
benötigen und
deaktivieren
wollen.
Slide 55
Ausgelieferte
Standard-Checks
können nicht
gelöscht werden.
Um diesen Check
zu deaktivieren,
müssen Sie den
Haken entfernen.
Slide 56
Um das
Verschieben von
Checks zu zeigen,
klappen Sie die
Baumstruktur
besser zu.
Slide 57
Klappen
Sie den
ersten
Prozess
auf.
Slide 58
Markieren Sie den
Check, den Sie
verschieben
möchten.
Slide 59
Zuerst wird der
Check
ausgeschnitten.
Slide 60
Dann markieren sie
einen Check, unter
dem der
ausgeschnittene
Check eingefügt
werden soll, und
klicken auf Einfügen.
Slide 61
Der Check wurde
eingefügt.
Schließen Sie nun
den Checkrahmen.
Slide 62
Slide 63
Als Nächstes
markieren Sie einen
Checkrahmen, für
den Sie einen
Abgleich
durchführen
möchten.
Slide 64
Starten Sie den
Vergleich um
einen Standardmit KanzleiCheckrahmen
abzugleichen.
Slide 65
Auf der linken Seite muss
der Checkrahmen
ausgewählt werden, der
durch ein Update verändert
wurde, oder der als Vorlage
für einen abgeleiteten
Checkrahmen diente.
Slide 66
Auf der rechten Seite
erscheinen alle
Checkrahmen, die aus
dem markierten
Checkrahmen abgeleitet
wurden.
Slide 67
Slide 68
Zuerst erhalten Sie
eine Übersicht über die
Unterschiede in der
Anzahl der Checks.
Slide 69
Die ist eine Auflistung aller
Checks, bei denen
Abweichungen aufgetreten
sind. Wählen Sie einen
Check aus, zu dem Sie
Einzelheiten sehen möchten.
Slide 70
Lassen Sie sich
die Eigenschaften
anzeigen
Slide 71
Slide 72
Hier sind die
Unterschiede
zwischen den
Vermerken.
Slide 73
Slide 74
Unterschiede
werden rot
markiert.
Slide 75
Haken Sie nun die
Checks an, für die die
Änderungen
übernommen werden
sollen und klicken auf
Übernehmen.
Slide 76
Hier legen Sie fest,
welche Felder
abgeglichen
werden sollen.
Slide 77
Abgeglichene Checks werden
aus der Auswahl entfernt. Bei
Bedarf wiederholen Sie den
Vorgang für andere Checks.
Slide 78
Damit ist der
Abgleich
abgeschlossen.
Schließen Sie das
Dokument.
Slide 79
Ende Teil I
Um einen Blick auf den "Einsatz von Checklisten" zu werfen, starten Sie die Präsentation
Teil II.
Slide 80
Hinweis:
Die Standard-Checkrahmen sind die Original-Checkrahmen, die zurzeit
ausgeliefert werden. Ein Standard-Checkrahmen wird kopiert und somit zum
Kanzlei-Checkrahmen. Die Kanzlei-Checkrahmen können, im Gegensatz
zu den Standard-Checkrahmen, an die Gegebenheiten der Kanzlei
angepasst werden. Diese Veränderungen werden dann beim Einsatz der
Checkliste in der Mandantenakte übernommen.
Ein Standard-Checkrahmen kann mehrmals kopiert werden, sodass
verschiedene Ausprägungen von Checkrahmen erstellt werden können (z.B.
für Mandantengruppen).
Das gelbe Schloss-Symbol bedeutet, dass der Checkrahmen gesperrt ist.
Damit kann dieser nicht mehr verändert oder gelöscht werden. StandardCheckrahmen sind immer gesperrt, Kanzlei-Checkrahmen erst dann, wenn
sie als Checklisten in einer Jahresakte eines beliebigen Mandanten angelegt
wurden.
Slide 81
Hinweis:
Nachdem der Kanzlei-Checkrahmen kopiert und gespeichert wurde, kann
er den kanzleispezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Dafür können
die Eigenschaften angepasst, Checks verschoben, hinzugefügt oder
deaktiviert werden. Standardmäßig sind alle Checks des KanzleiCheckrahmens aktiviert, sodass auch alle Checks auf Mandantenebene
(Teil II) übernommen werden, sofern sie nicht durch andere Filterkriterien
herausgefiltert werden.
Die folgenden Schritte zeigen Ihnen exemplarisch, wie diese Veränderungen
des Kanzlei-Checkrahmens vorgenommen werden.
Slide 82
Hinweis:
Werden die Checkeigenschaften eines Checks verändert, so erscheint im
Checkrahmen hinter diesem Check ein Hinweis dazu. Wurde ein Check neu
eingefügt, so erscheint Neu hinter diesem Check.
Ein hinterlegter Vermerk wird im Checkrahmen durch ein gelbes Dreieck
mit einem Ausrufezeichen symbolisiert. Der Vermerk kann direkt angezeigt
werden, wenn die Spalte, in dem das Symbol zu finden ist, breiter gezogen
wird.
Slide 83
Hinweis:
Die Abgleich-Funktion wird verwendet, um bereits angelegte KanzleiCheckrahmen zu aktualisieren. Zu diesem Zwecke werden diese mit den
upgedateten Standard-Checkrahmen verglichen. Die Abweichungen werden
analysiert und angezeigt. Danach können Sie entscheiden, welche
Aktualisierungen Sie übernehmen möchten und welche nicht.
Slide 84
Hinweis:
Jedem Check können ein oder mehrere interne (in [tse:nit] vorhandene)
Dokumente zugeordnet werden. Diese Zuordnung bewirkt, dass bei der
Bearbeitung der Checkliste direkt zum zugeordneten Dokument in [tse:nit]
gesprungen werden kann.
Die Dokumente können zur besseren Übersichtlichkeit bei der Auswahl nach
Sachgebiet sortiert werden, indem im oberen Auswahlfeld ein Sachgebiet
ausgewählt wird. Dann werden nur zum Sachgebiet gehörige Dokumente
angezeigt, die dann über die Pfeil-Tasten hinzugefügt oder wieder zurück
genommen werden können.
Slide 85
Hinweis:
Im Register Bearbeiten können Sie Einstellungen zur Vorgangssteuerung
hinterlegen. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:
1) Keine Steuerung: Die Bearbeitung hat keinen Einfluss auf den Vorgang.
2) Stop-Check: Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen
alle davor liegenden Checks erledigt oder nicht
zutreffend sein.
3) KO-Check:
Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen alle
davor liegenden KO-Checks erledigt oder nicht zutreffend
sein, bevor ein nachfolgender Check bearbeitet werden
darf.
Slide 86
Hinweis:
Jedem Check kann ein oder mehrere Verweise zugeordnet werden.
Verweise sind Textstellen in Dokumenten, die bei der Bearbeitung der
Checklisten nachgeschlagen werden können, z.B. Gesetzestexte.
Als Verweise können unterschiedliche Dokument-Typen hinterlegt werden,
so z.B. *.doc, *.txt, *.xls oder *.htm
Slide 87
Hinweis:
Im Register Filter werden die Kriterien eingestellt, nach denen die Checkliste
bei der Anlage in der Mandantenakte gefiltert wird. Dafür sind drei
Filterkriterien hinterlegt:
1) Rechtsform:
Legt fest, für welche Rechtsformen der Check
gültig ist.
2) Größenklasse:
Legt fest, ob der Check für große, mittlere oder
kleine Kapitalgesellschaften gültig sein soll.
3) Mandantentyp:
Legt fest, ob der Check für A-, B- oder C-Mandate
nach Mandatsanalyse gültig sein soll.
Wird ein Check nicht zu den entsprechenden Filterkriterien zugeordnet,
diese aber bei einem Mandanten entsprechend vorliegt oder hinterlegt
wurde, wird der Check nicht angelegt.
Slide 88
Hinweis:
Einem Check kann eine Prüfoption zugewiesen werden. Diese Prüfung
kann manueller Art sein (in der Checkliste symbolisiert durch einen roten
Kreis) oder eine automatische Prüfung sein (symbolisiert durch ein rotes "A"
in einem roten Kästchen).
Die manuelle Prüfung beschränkt sich auf den Hinweis, dass hier eine
Prüfung durchzuführen ist, die erfolgreich oder nicht erfolgreich
abgeschlossen wird.
Bei der automatischen Prüfung hingegen werden die hinterlegten
Einzelkonten oder Kontenbereiche nach definierten Vorgaben
(Vergleichswerte) überprüft. Dieser Prozess wird manuell angestoßen, läuft
aber automatisch ab.
Slide 89
Hinweis:
Jedem Check kann ein Vermerk hinterlegt werden, der beim Anlegen der
Checkliste in diese übernommen wird. So wird es ermöglicht,
Arbeitsanweisungen durch Bemerkungen zu ergänzen. Diese werden in der
Checkliste durch ein gelbes Dreieck mit einem Ausrufezeichen symbolisiert.
Slide 90
Hinweis:
Für eine Textmarke in einem Verweisdokument sollten Sie einen Namen
und einen Link (Bezeichnung der Textmarke) festlegen:
Der Mitarbeiter sieht später beim Bearbeiten nur den Namen der
Textmarke, also die offizielle Bezeichnung der Textstelle, z.B. § 4 (3).
Der Link im Verweisdokument darf systembedingt keine Leer- und
Sonderzeichen beinhalten, also auch kein Paragraphenzeichen und keine
runden Klammern. Einzig zulässiges Sonderzeichen ist der Unterstrich. So
wird aus der Textmarke § 4 (3) der Link p4_3 .
Slide 91
Hinweis:
Standardmäßig werden keine Verweisdokumente ausgeliefert !
Besorgen Sie sich Gesetzestexte im Textformat und fügen Sie dort
Textmarken ein.
Sie können hier auch sonstige Texte, z.B. Prozessbeschreibungen,
Schaubilder, Tabellen etc. hinterlegen.
Zulässig sind die Dateiformate txt, rtf, doc, xls, pdf, xls.
Qualitätsmanagement
mit Checklisten
Teil I: Einrichten von Checkrahmen
Eine Entwicklung des
Instituts für Informatik
- Software Engineering Justus-Liebig-Universität Giessen
Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten
beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen.
Klicken Sie entweder auf die blauen Schaltflächen oder auf die roten Kreise, um zur
nächsten Folie zu gelangen.
Start
Slide 2
Legende der verwendeten Symbole
Hier muss der nächste Klick gesetzt werden
Erläuterungen
Schaltfläche für zusätzliche Informationen
Schaltfläche, um zurück zum Ausgangspunkt
zu gelangen
Weiter
Slide 3
Legen Sie ein
Register für den
Checkrahmen
in der
Dauerakte an.
Slide 4
… und wählen
Sie im Menü Neu
den Punkt
Register aus.
Slide 5
Wählen Sie das Sachgebiet
aus, in dem der Checkrahmen
angelegt werden soll.
Vorgeschlagen wird das
Sachgebiet
Qualitätsmanagement.
Slide 6
Sie können das Register
beliebig beschriften.
Slide 7
So legen Sie das
Dokument
Checkrahmen
an.
Slide 8
Slide 9
Im Sachgebiet
Qualitätsmanagement
finden Sie derzeit die
Dokumentvorlage
Checkrahmen.
Slide 10
Öffnen Sie das
Dokument
Checkrahmen.
Slide 11
Wählen Sie den
Standard-Checkrahmen
für einen
Geschäftsprozess aus,
den Sie anlegen
möchten.
Slide 12
Über Kopieren
legen Sie den
ausgewählten
KanzleiCheckrahmen an.
Slide 13
Vergeben Sie einen
beliebigen Namen,
unter dem auch der
Geschäftsprozess
geführt wird...
Slide 14
...dann erst
speichern.
Slide 15
Hier sehen Sie die
Prozesse. Über die
[+]-Symbole
können Sie
Prozesse auf- und
zuklappen.
Slide 16
Hier werden die
einzelnen Checks
innerhalb eines
Prozesses
angezeigt.
Markieren Sie einen
Check, um diesen
zu bearbeiten.
Slide 17
Die Checks verfügen
über Eigenschaften.
Öffnen Sie dazu die
Eigenschaften des
Checks.
Slide 18
Dieses Dokument wurde dem
Check zugeordnet, um es später
direkt aus der Checkliste öffnen
und die durchgeführten
Prüfungen registrieren zu
können.
Slide 19
Mit Stop- und KOChecks bestimmen
Sie die
Vorgangssteuerung.
Slide 20
Hier können
Verweise auf
Gesetzestexte,
Prozessbeschreibungen
etc. hinterlegt
werden.
Slide 21
Hier wird festgelegt,
für welchen
Mandantentyp der
Check gelten soll.
Slide 22
Hier können Sie die
Parameter für
automatische
Saldenprüfungen
einstellen.
Slide 23
Hier werden die
Parameter für
einen Autocheck
festgelegt.
Slide 24
Slide 25
Hier können Sie
einen
Bearbeitungsvermer
k oder einen Hinweis
eintragen.
Slide 26
Slide 27
Hier wird angezeigt,
dass der Check
verändert worden
ist.
Um einen neuen
Check einzufügen,
markieren Sie den
Check, nach dem
ein neuer Check
eingefügt werden
soll.
Analog zum Einfügen
eines Checks können
neue, von der Kanzlei
entwickelte
Geschäftsprozesse
eingefügt werden.
Slide 28
Slide 29
Geben Sie hier
einen Namen für
den neuen Check
ein.
Slide 30
Ordnen Sie dem
Check Dokumente
zu, die Sie später
aus der Checkliste
heraus direkt
öffnen möchten.
Slide 31
Wählen Sie
zunächst ein
Sachgebiet aus.
Slide 32
Fügen Sie die
gewünschten
Dokumente mit
den Pfeiltasten
hinzu.
Slide 33
Sie können noch
weitere Dokumente
auch aus anderen
Sachgebieten
hinzufügen.
Slide 34
Slide 35
Slide 36
Slide 37
Hier ist noch kein
Verweis
hinterlegt. Fügen
Sie neue
Verweise hinzu.
Slide 38
Fügen Sie über
[Neu] einen
neuen Verweis
ein.
Slide 39
Legen Sie den Namen
und den Link fest, an
der sich der Verweis im
Dokument befindet.
Danach wählen
Sie das
Verweisdokument
aus.
Slide 40
Hier wird ein neues
Verweisdokument
angelegt, da kein
passendes
Dokument in der
Liste aufgeführt ist.
Slide 41
Geben Sie dem
Verweisdokument einen
sprechenden Namen, unter
dem das Dokument in der
Liste geführt werden soll.
Anschließend wählen Sie
die Datei aus, auf die
verwiesen werden soll.
Slide 42
Wählen Sie ein
Verweisdokument
aus.
Slide 43
Slide 44
Wählen Sie das
neue
Verweisdokument
aus.
Slide 45
Slide 46
Zum
Nachschlagen
markieren Sie den
Verweis.
Slide 47
… und klicken Sie auf Öffnen
um das Verweisdokument zu
laden.
Slide 48
Slide 49
Slide 50
Legen Sie die
Filterkriterien
fest, nach denen
die Checkliste
beim Anlegen
gefiltert werden
soll.
Slide 51
Markieren Sie einen
Check, um die
Vorgangssteuerung zu
bearbeiten.
Slide 52
Klicken Sie auch
hier, um die
Eigenschaften
anzuzeigen.
Slide 53
Wählen Sie eine
Option für die
Vorgangssteuerung
und bestätigen Sie
die Auswahl mit
"OK".
Slide 54
Markieren Sie
einen Check, den
Sie nicht
benötigen und
deaktivieren
wollen.
Slide 55
Ausgelieferte
Standard-Checks
können nicht
gelöscht werden.
Um diesen Check
zu deaktivieren,
müssen Sie den
Haken entfernen.
Slide 56
Um das
Verschieben von
Checks zu zeigen,
klappen Sie die
Baumstruktur
besser zu.
Slide 57
Klappen
Sie den
ersten
Prozess
auf.
Slide 58
Markieren Sie den
Check, den Sie
verschieben
möchten.
Slide 59
Zuerst wird der
Check
ausgeschnitten.
Slide 60
Dann markieren sie
einen Check, unter
dem der
ausgeschnittene
Check eingefügt
werden soll, und
klicken auf Einfügen.
Slide 61
Der Check wurde
eingefügt.
Schließen Sie nun
den Checkrahmen.
Slide 62
Slide 63
Als Nächstes
markieren Sie einen
Checkrahmen, für
den Sie einen
Abgleich
durchführen
möchten.
Slide 64
Starten Sie den
Vergleich um
einen Standardmit KanzleiCheckrahmen
abzugleichen.
Slide 65
Auf der linken Seite muss
der Checkrahmen
ausgewählt werden, der
durch ein Update verändert
wurde, oder der als Vorlage
für einen abgeleiteten
Checkrahmen diente.
Slide 66
Auf der rechten Seite
erscheinen alle
Checkrahmen, die aus
dem markierten
Checkrahmen abgeleitet
wurden.
Slide 67
Slide 68
Zuerst erhalten Sie
eine Übersicht über die
Unterschiede in der
Anzahl der Checks.
Slide 69
Die ist eine Auflistung aller
Checks, bei denen
Abweichungen aufgetreten
sind. Wählen Sie einen
Check aus, zu dem Sie
Einzelheiten sehen möchten.
Slide 70
Lassen Sie sich
die Eigenschaften
anzeigen
Slide 71
Slide 72
Hier sind die
Unterschiede
zwischen den
Vermerken.
Slide 73
Slide 74
Unterschiede
werden rot
markiert.
Slide 75
Haken Sie nun die
Checks an, für die die
Änderungen
übernommen werden
sollen und klicken auf
Übernehmen.
Slide 76
Hier legen Sie fest,
welche Felder
abgeglichen
werden sollen.
Slide 77
Abgeglichene Checks werden
aus der Auswahl entfernt. Bei
Bedarf wiederholen Sie den
Vorgang für andere Checks.
Slide 78
Damit ist der
Abgleich
abgeschlossen.
Schließen Sie das
Dokument.
Slide 79
Ende Teil I
Um einen Blick auf den "Einsatz von Checklisten" zu werfen, starten Sie die Präsentation
Teil II.
Slide 80
Hinweis:
Die Standard-Checkrahmen sind die Original-Checkrahmen, die zurzeit
ausgeliefert werden. Ein Standard-Checkrahmen wird kopiert und somit zum
Kanzlei-Checkrahmen. Die Kanzlei-Checkrahmen können, im Gegensatz
zu den Standard-Checkrahmen, an die Gegebenheiten der Kanzlei
angepasst werden. Diese Veränderungen werden dann beim Einsatz der
Checkliste in der Mandantenakte übernommen.
Ein Standard-Checkrahmen kann mehrmals kopiert werden, sodass
verschiedene Ausprägungen von Checkrahmen erstellt werden können (z.B.
für Mandantengruppen).
Das gelbe Schloss-Symbol bedeutet, dass der Checkrahmen gesperrt ist.
Damit kann dieser nicht mehr verändert oder gelöscht werden. StandardCheckrahmen sind immer gesperrt, Kanzlei-Checkrahmen erst dann, wenn
sie als Checklisten in einer Jahresakte eines beliebigen Mandanten angelegt
wurden.
Slide 81
Hinweis:
Nachdem der Kanzlei-Checkrahmen kopiert und gespeichert wurde, kann
er den kanzleispezifischen Gegebenheiten angepasst werden. Dafür können
die Eigenschaften angepasst, Checks verschoben, hinzugefügt oder
deaktiviert werden. Standardmäßig sind alle Checks des KanzleiCheckrahmens aktiviert, sodass auch alle Checks auf Mandantenebene
(Teil II) übernommen werden, sofern sie nicht durch andere Filterkriterien
herausgefiltert werden.
Die folgenden Schritte zeigen Ihnen exemplarisch, wie diese Veränderungen
des Kanzlei-Checkrahmens vorgenommen werden.
Slide 82
Hinweis:
Werden die Checkeigenschaften eines Checks verändert, so erscheint im
Checkrahmen hinter diesem Check ein Hinweis dazu. Wurde ein Check neu
eingefügt, so erscheint Neu hinter diesem Check.
Ein hinterlegter Vermerk wird im Checkrahmen durch ein gelbes Dreieck
mit einem Ausrufezeichen symbolisiert. Der Vermerk kann direkt angezeigt
werden, wenn die Spalte, in dem das Symbol zu finden ist, breiter gezogen
wird.
Slide 83
Hinweis:
Die Abgleich-Funktion wird verwendet, um bereits angelegte KanzleiCheckrahmen zu aktualisieren. Zu diesem Zwecke werden diese mit den
upgedateten Standard-Checkrahmen verglichen. Die Abweichungen werden
analysiert und angezeigt. Danach können Sie entscheiden, welche
Aktualisierungen Sie übernehmen möchten und welche nicht.
Slide 84
Hinweis:
Jedem Check können ein oder mehrere interne (in [tse:nit] vorhandene)
Dokumente zugeordnet werden. Diese Zuordnung bewirkt, dass bei der
Bearbeitung der Checkliste direkt zum zugeordneten Dokument in [tse:nit]
gesprungen werden kann.
Die Dokumente können zur besseren Übersichtlichkeit bei der Auswahl nach
Sachgebiet sortiert werden, indem im oberen Auswahlfeld ein Sachgebiet
ausgewählt wird. Dann werden nur zum Sachgebiet gehörige Dokumente
angezeigt, die dann über die Pfeil-Tasten hinzugefügt oder wieder zurück
genommen werden können.
Slide 85
Hinweis:
Im Register Bearbeiten können Sie Einstellungen zur Vorgangssteuerung
hinterlegen. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:
1) Keine Steuerung: Die Bearbeitung hat keinen Einfluss auf den Vorgang.
2) Stop-Check: Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen
alle davor liegenden Checks erledigt oder nicht
zutreffend sein.
3) KO-Check:
Bevor dieser Check abgehakt werden kann, müssen alle
davor liegenden KO-Checks erledigt oder nicht zutreffend
sein, bevor ein nachfolgender Check bearbeitet werden
darf.
Slide 86
Hinweis:
Jedem Check kann ein oder mehrere Verweise zugeordnet werden.
Verweise sind Textstellen in Dokumenten, die bei der Bearbeitung der
Checklisten nachgeschlagen werden können, z.B. Gesetzestexte.
Als Verweise können unterschiedliche Dokument-Typen hinterlegt werden,
so z.B. *.doc, *.txt, *.xls oder *.htm
Slide 87
Hinweis:
Im Register Filter werden die Kriterien eingestellt, nach denen die Checkliste
bei der Anlage in der Mandantenakte gefiltert wird. Dafür sind drei
Filterkriterien hinterlegt:
1) Rechtsform:
Legt fest, für welche Rechtsformen der Check
gültig ist.
2) Größenklasse:
Legt fest, ob der Check für große, mittlere oder
kleine Kapitalgesellschaften gültig sein soll.
3) Mandantentyp:
Legt fest, ob der Check für A-, B- oder C-Mandate
nach Mandatsanalyse gültig sein soll.
Wird ein Check nicht zu den entsprechenden Filterkriterien zugeordnet,
diese aber bei einem Mandanten entsprechend vorliegt oder hinterlegt
wurde, wird der Check nicht angelegt.
Slide 88
Hinweis:
Einem Check kann eine Prüfoption zugewiesen werden. Diese Prüfung
kann manueller Art sein (in der Checkliste symbolisiert durch einen roten
Kreis) oder eine automatische Prüfung sein (symbolisiert durch ein rotes "A"
in einem roten Kästchen).
Die manuelle Prüfung beschränkt sich auf den Hinweis, dass hier eine
Prüfung durchzuführen ist, die erfolgreich oder nicht erfolgreich
abgeschlossen wird.
Bei der automatischen Prüfung hingegen werden die hinterlegten
Einzelkonten oder Kontenbereiche nach definierten Vorgaben
(Vergleichswerte) überprüft. Dieser Prozess wird manuell angestoßen, läuft
aber automatisch ab.
Slide 89
Hinweis:
Jedem Check kann ein Vermerk hinterlegt werden, der beim Anlegen der
Checkliste in diese übernommen wird. So wird es ermöglicht,
Arbeitsanweisungen durch Bemerkungen zu ergänzen. Diese werden in der
Checkliste durch ein gelbes Dreieck mit einem Ausrufezeichen symbolisiert.
Slide 90
Hinweis:
Für eine Textmarke in einem Verweisdokument sollten Sie einen Namen
und einen Link (Bezeichnung der Textmarke) festlegen:
Der Mitarbeiter sieht später beim Bearbeiten nur den Namen der
Textmarke, also die offizielle Bezeichnung der Textstelle, z.B. § 4 (3).
Der Link im Verweisdokument darf systembedingt keine Leer- und
Sonderzeichen beinhalten, also auch kein Paragraphenzeichen und keine
runden Klammern. Einzig zulässiges Sonderzeichen ist der Unterstrich. So
wird aus der Textmarke § 4 (3) der Link p4_3 .
Slide 91
Hinweis:
Standardmäßig werden keine Verweisdokumente ausgeliefert !
Besorgen Sie sich Gesetzestexte im Textformat und fügen Sie dort
Textmarken ein.
Sie können hier auch sonstige Texte, z.B. Prozessbeschreibungen,
Schaubilder, Tabellen etc. hinterlegen.
Zulässig sind die Dateiformate txt, rtf, doc, xls, pdf, xls.