Transcript Arbeiten mit Checklisten - IT-Forum Steuerberater Mittelstand
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Qualitätsmanagement
mit Checklisten
Teil II: Arbeiten mit Checklisten
Eine Entwicklung des
Instituts für Informatik
- Software Engineering Justus-Liebig-Universität Giessen
Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten
beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen.
Klicken Sie entweder auf die blauen Schaltflächen oder auf die roten Kreise, um zur
nächsten Folie zu gelangen.
Start
Slide 2
Legende der verwendeten Symbole
An diese Stelle muss der nächste Klick gesetzt werden
Erläuterungen
Schaltfläche für zusätzliche Informationen
Schaltfläche, um zurück zum Ausgangspunkt
zu gelangen
Weiter
Slide 3
Sie legen jetzt eine
Checkliste zum
Jahresabschluss
an.
Slide 4
Legen Sie ein
Register für die
Checklisten an.
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Wählen Sie das
Sachgebiet aus, in
dem die Checklisten
angelegt werden
sollen.
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Sie können die
Beschriftung des
Registers ändern.
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Legen Sie im
Register
Checklisten
eine
Checkliste
an.
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Slide 9
Wählen Sie eine Checkliste
aus, die Sie in der Jahresakte
des Mandanten anlegen
möchten.
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Slide 11
Klicken Sie auf
die Zahl 1 der
Baumstruktur,
um die erste
Ebene der
Verdichtung
aufzuklappen.
Slide 12
Klicken Sie auf
die Zahl 2 der
Baumstruktur,
um die zweite
Ebene
aufzuklappen.
Slide 13
Nun haben Sie
den Überblick
über die
Checkliste und
können den
ersten Check
abhaken.
Slide 14
Da es sich bei
diesem Check
um einen
Anweisungschec
k mit manueller
Prüfung handelt,
muss der Status
der Prüfung
angegeben
werden. Beim
ersten Klick….
Mitarbeiter, Datum und
Uhrzeit wurden registriert.
Slide 15
… wird ein
negativer
Status (Check
ist nicht OK)
angezeigt.
Beim zweiten
Klick …
Slide 16
… ändert sich dieser
zum positiven Status.
Die Prüfung war also
erfolgreich. Beim
nächsten Check
verfahren Sie genauso.
Slide 17
Auch hier muss
der Status der
Prüfung durch
entsprechende
Symbole hinterlegt
werden.
Slide 18
Die nächsten
Checks können
ohne
Prüfungen
nacheinander
angehakt
werden.
Slide 19
Beim letzten
Check innerhalb
eines Prozesses
wird auch der
Prozess mit
abgehakt.
Slide 20
Auch hier sollte
der Prüfstatus
hinterlegt
werden.
Slide 21
Es besteht auch die
Möglichkeit,
Prozesse
übergeordnet
abzuhaken. Dabei
werden alle darin
enthaltenen Checks
mit einem Klick
abgehakt.
Slide 22
Auch dabei
müssen die
Prüfungen
durchgeführt
und nachträglich
mit einem
Prüfstatus
versehen
werden.
Slide 23
Das übergeordnete
Abhaken von
Checks kann auch
an oberster Stelle
stattfinden.
Slide 24
Nach Erledigung
eines Prozesses
kann die
Baumstruktur
entsprechend
übersichtlicher
geöffnet werden.
Slide 25
Nun werden die
weiteren Checks
abgehakt; hier
stark verkürzt
dargestellt.
Slide 26
Klicken Sie auf
[+], um den
Prozess
aufzuklappen …
Slide 27
… und markieren
Sie diesen Check
und lassen Sie sich
den Verweis
anzeigen.
Slide 28
Der Verweis
kann über das
gelbe Dreieck
angezeigt
werden.
Slide 29
Der Vermerk
kann auch
ergänzt werden.
Slide 30
Slide 31
Hier wählen Sie aus,
welche Dokumente
zu diesem Check
geöffnet sollen.
Slide 32
Slide 33
Hier befindet sich
nur ein Dokument,
das Sie auswählen
können.
Slide 34
Hier können Sie
das Dokument
direkt aus der
Checkliste heraus
öffnen.
Slide 35
Um parallel mit der
Checkliste und dem
Dokument arbeiten zu
können, kann ein
Fliegendes Fenster
geöffnet werden.
Slide 36
Dafür wählen Sie
die Checkliste
aus, die geöffnet
werden soll.
Slide 37
Nun kann die Checkliste
weiter bearbeitet
werden, während mit
dem Dokument
gearbeitet wird.
Markieren Sie dafür den
ersten Check.
Slide 38
Da es sich hier um
einen Check mit
automatischen Prüfung
handelt, kann diese
aktiviert werden. Führen
Sie den Autocheck aus.
Slide 39
Nun können Sie
entscheiden, ob die
automatische Prüfung
für Sie plausibel ist und
dies durch einen Klick
auf plausibel umstellen
…
Slide 40
… oder wieder auf
nicht plausibel
zurückstellen.
Slide 41
Wenn Sie den Autocheck
schließen, wird das
Ergebnis in die
Checkliste übernommen.
Slide 42
Danach können Sie die
Checkliste weiter
bearbeiten.
Slide 43
Sind die Checks zum
Dokument fertig
bearbeitet, wird das
Fliegende Fenster
geschlossen.
Slide 44
Wechseln
Sie zur
Checkliste
….
Slide 45
… und aktualisieren Sie
das Dokument, um die
Änderungen aus dem
Fliegenden Fenster zu
übernehmen.
Slide 46
Jetzt können Sie
die Checkliste
weiter bearbeiten.
Slide 47
Den Checkreport für die
Auswertungen der
Checkliste starten Sie
über Seitenansicht oder
zum Druck direkt über
Drucken
Slide 48
Wählen Sie nach dem
Einstellen der Auswahlkriterien das Register
Ausgabe aus.
Slide 49
Slide 50
Über den Knopf
Beenden gelangen
Sie zurück zur
Checkliste.
Slide 51
Beenden Sie nun die
Bearbeitung der
Checklisten.
Slide 52
Ende Teil II
Slide 53
Hinweis:
Im Sachgebiet Checklisten werden alle Checklisten als Dokumente
angezeigt, die Sie im Checkrahmen für Ihre Kanzlei angelegt haben und im
unteren der beiden Listen des Checkrahmens angezeigt werden.
Slide 54
Hinweis:
Auf oberster Ebene der Checkliste steht der Geschäftsprozess, der einen
übergeordneten Ordner bildet und sämtliche Prozesse und Checks
aggregiert. Auf der nächsten Ebene folgen grundsätzlich die Teilprozesse,
die wiederum Ordner für weitere Teilprozesse oder für Checks darstellen.
Jeder Geschäftsprozess kann in Teilprozesse gegliedert sein oder, wenn
keine weiteren Teilprozesse vorhanden sind, die zum Geschäftsprozess
zugehörigen Checks beinhalten.
Checks bilden grundsätzlich die unterste Ebene der Baumstruktur und
können nicht weiter untergliedert werden.
Durch die Möglichkeit, einzelne Teilprozesse aufzuklappen, oder ganze
Bereiche der Checkliste bis auf die unterste Ebene anzuzeigen, konzentriert
sich die Arbeit auf den gewählten Abschnitt der Checkliste, da die Anzeige je
nach Wunsch frei bestimmt werden kann.
Slide 55
Hinweis:
Beim Abhaken von Checks findet eine laufende Erfassung von Status der
Checks und/oder der Prozesse, Mitarbeiter und Datum statt. Diese
Informationen liefern Ihnen aktuelle Informationen über den Arbeitsstand der
Checkliste. Auf diese Weise bietet sich Ihnen die Möglichkeit einer
kontinuierlichen Kontrolle über die laufenden Arbeiten.
Durch die Erfassung o.g. Daten bietet sich zudem die Möglichkeit, dass sich
bei einem Wechsel der Mitarbeiter der neue Sachbearbeiter schnell einen
Überblick über die bereits geleistete Arbeit verschaffen und regelnd
eingreifen kann. Auf diese Weise ist eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
einfach zu regeln.
Slide 56
Hinweis:
Sie haben die Möglichkeit, Checks und Prozesse auf übergeordneter
Ebene abzuhaken. Mit dieser Möglichkeit muss jedoch sehr vorsichtig
umgegangen werden. Auf den ersten Blick sei es ohne Zweifel erfahrenen
Mitarbeitern gestattet, Checks und Prozesse übergeordnet abzuhaken, denn
sie sind in der Regel bestens über die zu erledigenden Aufgaben informiert.
Den Anforderungen der Qualität wird dies jedoch nicht gerecht.
Hakt ein Mitarbeiter auf übergeordneter Ebene Checks und Prozesse ab,
kann der Fall eintreten, dass Prüfungen übersehen und nicht ausgeführt
werden. Auch die bei der Bearbeitung automatisch ausgeführten Prüfchecks,
bei der Autochecks, die unter Umständen als nicht plausibel bewertet
werden, müssen durch den Anwender nachträglich auf ihre Plausibilität hin
überprüft werden. Bei übergeordnetem Abhaken wird diese Überprüfung
vernachlässigt, da der Anwender nicht erkennt, dass eine Prüfung den
Status nicht plausibel erhalten hat.
Slide 57
Hinweis:
Der Vermerk dient in erster Linie dazu, dass Hinweise an den Mitarbeiter
zentral über den Checkrahmen verbreitet werden. Doch auch der Mitarbeiter
kann Vermerke hinterlegen oder vorhandene Vermerke ergänzen. Diese
Vermerke können während der Bearbeitung oder nach Abarbeitung der
Checkliste über den Checkreport ausgewertet werden.
Slide 58
Hinweis:
Die Checkliste als sog. Fliegendes Fenster ermöglicht es Ihnen,
Dokumente zu bearbeiten und gleichzeitig die Checkliste im Vordergrund zu
halten und zu bearbeiten. Hier werden die Vorteile der Ablösung der
Checkliste in Papierform durch digitalisierte (elektronische) wohl am
deutlichsten. Denn jetzt muss die Papiercheckliste nicht mehr neben Ihrem
Arbeitsplatz liegen, sondern kann direkt auf dem Bildschirm manuell
und/oder automatisiert mitbearbeitet werden.
Slide 59
Hinweis:
Der automatische Prüfcheck führt die im Checkrahmen hinterlegte Prüfung
automatisch durch und gibt den entsprechenden Prüfstatus aus. Dieser kann
durch eine manuelle Plausibilitätsprüfung auf positiv oder negativ
umgestellt werden. Das Ergebnis der Prüfung wird dann automatisch in die
Checkliste übernommen.
Slide 60
Hinweis:
Der Checkreport kann zu jeder beliebigen Zeit ausgegeben werden durch
Anzeige und/oder Druck. Damit erhalten Sie die Möglichkeit,
Zwischenergebnisse in der Bearbeitung der Checkliste anzuzeigen oder sich
das Endergebnis ausgeben zu lassen.
Slide 61
Hinweis:
Im Register Auswahl des Checkreports legen Sie fest, welche Checks aus
der Checkliste ausgewertet werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto
umfangreicher wird die Auswertung.
Slide 62
Hinweis:
Im Register Ausgabe des Checkreports legen Sie fest, welche Spalten der
Checkliste zusätzlich zu den Checks aus der Checkliste ausgewertet
werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto umfangreicher wird die
Auswertung.
Qualitätsmanagement
mit Checklisten
Teil II: Arbeiten mit Checklisten
Eine Entwicklung des
Instituts für Informatik
- Software Engineering Justus-Liebig-Universität Giessen
Diese Präsentation soll den Umgang mit digitalisierten (elektronischen) Checklisten
beschreiben und kann natürlich keine Funktionalität ersetzen.
Klicken Sie entweder auf die blauen Schaltflächen oder auf die roten Kreise, um zur
nächsten Folie zu gelangen.
Start
Slide 2
Legende der verwendeten Symbole
An diese Stelle muss der nächste Klick gesetzt werden
Erläuterungen
Schaltfläche für zusätzliche Informationen
Schaltfläche, um zurück zum Ausgangspunkt
zu gelangen
Weiter
Slide 3
Sie legen jetzt eine
Checkliste zum
Jahresabschluss
an.
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Legen Sie ein
Register für die
Checklisten an.
Slide 5
Wählen Sie das
Sachgebiet aus, in
dem die Checklisten
angelegt werden
sollen.
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Sie können die
Beschriftung des
Registers ändern.
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Legen Sie im
Register
Checklisten
eine
Checkliste
an.
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Wählen Sie eine Checkliste
aus, die Sie in der Jahresakte
des Mandanten anlegen
möchten.
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Slide 11
Klicken Sie auf
die Zahl 1 der
Baumstruktur,
um die erste
Ebene der
Verdichtung
aufzuklappen.
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Klicken Sie auf
die Zahl 2 der
Baumstruktur,
um die zweite
Ebene
aufzuklappen.
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Nun haben Sie
den Überblick
über die
Checkliste und
können den
ersten Check
abhaken.
Slide 14
Da es sich bei
diesem Check
um einen
Anweisungschec
k mit manueller
Prüfung handelt,
muss der Status
der Prüfung
angegeben
werden. Beim
ersten Klick….
Mitarbeiter, Datum und
Uhrzeit wurden registriert.
Slide 15
… wird ein
negativer
Status (Check
ist nicht OK)
angezeigt.
Beim zweiten
Klick …
Slide 16
… ändert sich dieser
zum positiven Status.
Die Prüfung war also
erfolgreich. Beim
nächsten Check
verfahren Sie genauso.
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Auch hier muss
der Status der
Prüfung durch
entsprechende
Symbole hinterlegt
werden.
Slide 18
Die nächsten
Checks können
ohne
Prüfungen
nacheinander
angehakt
werden.
Slide 19
Beim letzten
Check innerhalb
eines Prozesses
wird auch der
Prozess mit
abgehakt.
Slide 20
Auch hier sollte
der Prüfstatus
hinterlegt
werden.
Slide 21
Es besteht auch die
Möglichkeit,
Prozesse
übergeordnet
abzuhaken. Dabei
werden alle darin
enthaltenen Checks
mit einem Klick
abgehakt.
Slide 22
Auch dabei
müssen die
Prüfungen
durchgeführt
und nachträglich
mit einem
Prüfstatus
versehen
werden.
Slide 23
Das übergeordnete
Abhaken von
Checks kann auch
an oberster Stelle
stattfinden.
Slide 24
Nach Erledigung
eines Prozesses
kann die
Baumstruktur
entsprechend
übersichtlicher
geöffnet werden.
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Nun werden die
weiteren Checks
abgehakt; hier
stark verkürzt
dargestellt.
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Klicken Sie auf
[+], um den
Prozess
aufzuklappen …
Slide 27
… und markieren
Sie diesen Check
und lassen Sie sich
den Verweis
anzeigen.
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Der Verweis
kann über das
gelbe Dreieck
angezeigt
werden.
Slide 29
Der Vermerk
kann auch
ergänzt werden.
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Hier wählen Sie aus,
welche Dokumente
zu diesem Check
geöffnet sollen.
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Slide 33
Hier befindet sich
nur ein Dokument,
das Sie auswählen
können.
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Hier können Sie
das Dokument
direkt aus der
Checkliste heraus
öffnen.
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Um parallel mit der
Checkliste und dem
Dokument arbeiten zu
können, kann ein
Fliegendes Fenster
geöffnet werden.
Slide 36
Dafür wählen Sie
die Checkliste
aus, die geöffnet
werden soll.
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Nun kann die Checkliste
weiter bearbeitet
werden, während mit
dem Dokument
gearbeitet wird.
Markieren Sie dafür den
ersten Check.
Slide 38
Da es sich hier um
einen Check mit
automatischen Prüfung
handelt, kann diese
aktiviert werden. Führen
Sie den Autocheck aus.
Slide 39
Nun können Sie
entscheiden, ob die
automatische Prüfung
für Sie plausibel ist und
dies durch einen Klick
auf plausibel umstellen
…
Slide 40
… oder wieder auf
nicht plausibel
zurückstellen.
Slide 41
Wenn Sie den Autocheck
schließen, wird das
Ergebnis in die
Checkliste übernommen.
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Danach können Sie die
Checkliste weiter
bearbeiten.
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Sind die Checks zum
Dokument fertig
bearbeitet, wird das
Fliegende Fenster
geschlossen.
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Wechseln
Sie zur
Checkliste
….
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… und aktualisieren Sie
das Dokument, um die
Änderungen aus dem
Fliegenden Fenster zu
übernehmen.
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Jetzt können Sie
die Checkliste
weiter bearbeiten.
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Den Checkreport für die
Auswertungen der
Checkliste starten Sie
über Seitenansicht oder
zum Druck direkt über
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Wählen Sie nach dem
Einstellen der Auswahlkriterien das Register
Ausgabe aus.
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Slide 50
Über den Knopf
Beenden gelangen
Sie zurück zur
Checkliste.
Slide 51
Beenden Sie nun die
Bearbeitung der
Checklisten.
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Ende Teil II
Slide 53
Hinweis:
Im Sachgebiet Checklisten werden alle Checklisten als Dokumente
angezeigt, die Sie im Checkrahmen für Ihre Kanzlei angelegt haben und im
unteren der beiden Listen des Checkrahmens angezeigt werden.
Slide 54
Hinweis:
Auf oberster Ebene der Checkliste steht der Geschäftsprozess, der einen
übergeordneten Ordner bildet und sämtliche Prozesse und Checks
aggregiert. Auf der nächsten Ebene folgen grundsätzlich die Teilprozesse,
die wiederum Ordner für weitere Teilprozesse oder für Checks darstellen.
Jeder Geschäftsprozess kann in Teilprozesse gegliedert sein oder, wenn
keine weiteren Teilprozesse vorhanden sind, die zum Geschäftsprozess
zugehörigen Checks beinhalten.
Checks bilden grundsätzlich die unterste Ebene der Baumstruktur und
können nicht weiter untergliedert werden.
Durch die Möglichkeit, einzelne Teilprozesse aufzuklappen, oder ganze
Bereiche der Checkliste bis auf die unterste Ebene anzuzeigen, konzentriert
sich die Arbeit auf den gewählten Abschnitt der Checkliste, da die Anzeige je
nach Wunsch frei bestimmt werden kann.
Slide 55
Hinweis:
Beim Abhaken von Checks findet eine laufende Erfassung von Status der
Checks und/oder der Prozesse, Mitarbeiter und Datum statt. Diese
Informationen liefern Ihnen aktuelle Informationen über den Arbeitsstand der
Checkliste. Auf diese Weise bietet sich Ihnen die Möglichkeit einer
kontinuierlichen Kontrolle über die laufenden Arbeiten.
Durch die Erfassung o.g. Daten bietet sich zudem die Möglichkeit, dass sich
bei einem Wechsel der Mitarbeiter der neue Sachbearbeiter schnell einen
Überblick über die bereits geleistete Arbeit verschaffen und regelnd
eingreifen kann. Auf diese Weise ist eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
einfach zu regeln.
Slide 56
Hinweis:
Sie haben die Möglichkeit, Checks und Prozesse auf übergeordneter
Ebene abzuhaken. Mit dieser Möglichkeit muss jedoch sehr vorsichtig
umgegangen werden. Auf den ersten Blick sei es ohne Zweifel erfahrenen
Mitarbeitern gestattet, Checks und Prozesse übergeordnet abzuhaken, denn
sie sind in der Regel bestens über die zu erledigenden Aufgaben informiert.
Den Anforderungen der Qualität wird dies jedoch nicht gerecht.
Hakt ein Mitarbeiter auf übergeordneter Ebene Checks und Prozesse ab,
kann der Fall eintreten, dass Prüfungen übersehen und nicht ausgeführt
werden. Auch die bei der Bearbeitung automatisch ausgeführten Prüfchecks,
bei der Autochecks, die unter Umständen als nicht plausibel bewertet
werden, müssen durch den Anwender nachträglich auf ihre Plausibilität hin
überprüft werden. Bei übergeordnetem Abhaken wird diese Überprüfung
vernachlässigt, da der Anwender nicht erkennt, dass eine Prüfung den
Status nicht plausibel erhalten hat.
Slide 57
Hinweis:
Der Vermerk dient in erster Linie dazu, dass Hinweise an den Mitarbeiter
zentral über den Checkrahmen verbreitet werden. Doch auch der Mitarbeiter
kann Vermerke hinterlegen oder vorhandene Vermerke ergänzen. Diese
Vermerke können während der Bearbeitung oder nach Abarbeitung der
Checkliste über den Checkreport ausgewertet werden.
Slide 58
Hinweis:
Die Checkliste als sog. Fliegendes Fenster ermöglicht es Ihnen,
Dokumente zu bearbeiten und gleichzeitig die Checkliste im Vordergrund zu
halten und zu bearbeiten. Hier werden die Vorteile der Ablösung der
Checkliste in Papierform durch digitalisierte (elektronische) wohl am
deutlichsten. Denn jetzt muss die Papiercheckliste nicht mehr neben Ihrem
Arbeitsplatz liegen, sondern kann direkt auf dem Bildschirm manuell
und/oder automatisiert mitbearbeitet werden.
Slide 59
Hinweis:
Der automatische Prüfcheck führt die im Checkrahmen hinterlegte Prüfung
automatisch durch und gibt den entsprechenden Prüfstatus aus. Dieser kann
durch eine manuelle Plausibilitätsprüfung auf positiv oder negativ
umgestellt werden. Das Ergebnis der Prüfung wird dann automatisch in die
Checkliste übernommen.
Slide 60
Hinweis:
Der Checkreport kann zu jeder beliebigen Zeit ausgegeben werden durch
Anzeige und/oder Druck. Damit erhalten Sie die Möglichkeit,
Zwischenergebnisse in der Bearbeitung der Checkliste anzuzeigen oder sich
das Endergebnis ausgeben zu lassen.
Slide 61
Hinweis:
Im Register Auswahl des Checkreports legen Sie fest, welche Checks aus
der Checkliste ausgewertet werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto
umfangreicher wird die Auswertung.
Slide 62
Hinweis:
Im Register Ausgabe des Checkreports legen Sie fest, welche Spalten der
Checkliste zusätzlich zu den Checks aus der Checkliste ausgewertet
werden. Je mehr Optionen Sie festlegen, desto umfangreicher wird die
Auswertung.