Transcript Pravilnik o dokumentaciji v OŠ
Slide 1
Pravilnik
o dokumentaciji v OŠ
Tilka Jakob
Slide 2
a) Knjige in splošni dokumenti:
•
-
Matična knjiga – predpisan obrazec (PO), trajno
podatki o učencih, ter podatki o njihovem šolanju
•
-
Šolska kronika – obrazec ni predpisan (NO), trajno
pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu
•
-
Letni delovni načrt – NO, trajno
vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega dela …
•
-
Letno organizacijsko poročilo – PO, trajno
podatki o obsegu in organizaciji pouka
•
-
Evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah – NO, trajno
evidenčna številka javne listine, datum izdaje …
•
-
Vzgojni načrt – NO, trajno
načini doseganja in uresničevanja ciljev in vrednot osnovnošolskega
izobraževanja, vzgojne dejavnosti…
Slide 3
b) Dokumentacija o delu strokovnih organov:
•
•
•
Zapisniki o sejah (učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov) –
NO, trajno
Zapisniki o sejah strokovnih aktivov - NO, 5 let
Razrednikova analiza pedagoškega dela v oddelku – NO, eno leto po
zaključku šolanja učencev
c) Dokumentacija o delu strokovnih delavcev:
•
•
-
Letna priprava strokovnega delavca – NO, do konca šolskega leta
letna razporeditev ciljev, standardov ter vsebine vzgojnoizobraževalnega in drugega dela
Sprotna priprava na vzgojno-izobraževalno delo – NO, do konca
šolskega leta
metodična in vsebinska priprava na vzgojno-izobraževalno delo – NO,
do konca šolskega leta
Slide 4
d) Dokumentacija o delu oddelkov:
•
•
•
•
•
•
•
•
Dnevnik – PO, eno leto po zaključku šolanja učencev
Dnevnik in redovalnica učne skupine – PO, eno leto po zaključku
šolanja učencev
Dnevnik za podaljšano bivanje / jutranje varstvo – PO, 5 let
Dnevnik za druge oblike dela z učenci – PO, 5 let
Redovalnica z opisnimi ocenami – NO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Redovalnica s številčnimi ocenami – PO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Mapa vzgojnih opominov – NO, do zaključka šolanja učencev
Zbirni športno-vzgojni karton – PO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Slide 5
e) Dokumentacija o učencih:
• Vpisni list – PO, 2 leti
• Matični list – PO, trajno
• Osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oz. svetovanje,
PO, eno leto po zaključku šolanja učenca
• Mnenje komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za
vstop v šolo – NO, 2 leti
• Zapisnik o popravnih in predmetnih izpitih učencev – NO,
eno leto po zaključku šolanja učenca
• Zapisnik o ocenjevanju učenca, ki se izobražuje na domu –
NO, eno leto po zaključku šolanja učenca
• Osebni športno-vzgojni karton - PO, do zaključka šolanja
učenca
Slide 6
f) Javne listine:
•
•
•
•
-
Spričevalo o končanem razredu osnovne šole – PO
Zaključno spričevalo osnovne šole – PO
Potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti – PO
Kolesarska izkaznica – PO
podatki o učencu, fotografija, dovoljenje staršev …
• Izpis iz evidence – PO
- podatki iz izvirne javne listine …
• Obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu - PO
Slide 7
g) Druga dokumentacija:
•
•
•
•
•
•
•
•
Obvestilo o sodelovanju pri interesnih in drugih dejavnostih šole v
šolskem letu – NO
Obvestilo o dosežkih pri nacionalnem preverjanju znanja ob koncu
drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja – PO
Obvestilo o učnem uspehu ob koncu ocenjevalnega obdobja med
šolskim letom – NO
Potrdilo z opisno oceno napredka ob koncu šolskega leta za učenca,
ki je vključen v posebni program vzgoje in izobraževanja – NO
Obvestilo o vzgojnem opominu – PO, do zaključka šolanja učenca
Potrdilo o šolanju – NO
Obvestilo o prešolanju na drugo osnovno šolo med šolskim letom –
NO, do konca šolskega leta
Obvestilo o izbiri ravni zahtevnosti in obvestilo o spremembi ravni
zahtevnosti/o izbirnih predmetih, za katere se je učenec odločil –
NO, do konca šolskega leta
Slide 8
•
•
•
•
•
•
Soglasje staršev o ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojnoizobraževalnem obdobju / hitrejšem napredovanju učenca /
prešolanju učenca – NO, eno leto po zaključku šolanja učencev
Soglasje staršev o prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva,
če so učenci mlajši od 7 let / druga soglasja staršev – NO, do konca
šolskega leta
Soglasja o zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oz.
nudenja pomoči / zbiranju osebnih podatkov o gibalnih
sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca – PO, eno leto po
zaključku šolanja učencev
Prijava k nacionalnem preverjanju znanja ob koncu drugega
vzgojno-izobraževalnega obdobja / ob koncu drugega in tretjega
vzgojno-izobraževalnega obdobja za prilagojeni program z nižjim
izobrazbenim standardom – NO, do konca šolskega leta
Druga obvestila staršem – NO
Zapisniki roditeljskih sestankov – NO, 5 let
Slide 9
•
Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo
osebnih podatkov v skladu s predpisi.
•
Dokumentacija se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi
tudi v elektronski obliki.
•
-
Popravljanje podatkov v dokumentih:
v dokumentu se prečrta neustrezen podatek,
zapiše se pravilen podatek,
popravek se opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom
popravka,
obrazložitev se zapiše v opombe.
•
-
Uničenje dokumentacije:
po preteku predpisanega roka hranjenja se fizično uničenje
dokumentacije izvede komisijsko,
sestavi se zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu
uničenja ter navzočih članih komisije.
Na enak način šola uniči neveljavno, neuporabno oz. poškodovano
dokumentacijo.
Pravilnik
o dokumentaciji v OŠ
Tilka Jakob
Slide 2
a) Knjige in splošni dokumenti:
•
-
Matična knjiga – predpisan obrazec (PO), trajno
podatki o učencih, ter podatki o njihovem šolanju
•
-
Šolska kronika – obrazec ni predpisan (NO), trajno
pomembnejši dogodki šole po kronološkem vrstnem redu
•
-
Letni delovni načrt – NO, trajno
vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega dela …
•
-
Letno organizacijsko poročilo – PO, trajno
podatki o obsegu in organizaciji pouka
•
-
Evidenca o izdanih spričevalih in drugih listinah – NO, trajno
evidenčna številka javne listine, datum izdaje …
•
-
Vzgojni načrt – NO, trajno
načini doseganja in uresničevanja ciljev in vrednot osnovnošolskega
izobraževanja, vzgojne dejavnosti…
Slide 3
b) Dokumentacija o delu strokovnih organov:
•
•
•
Zapisniki o sejah (učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov) –
NO, trajno
Zapisniki o sejah strokovnih aktivov - NO, 5 let
Razrednikova analiza pedagoškega dela v oddelku – NO, eno leto po
zaključku šolanja učencev
c) Dokumentacija o delu strokovnih delavcev:
•
•
-
Letna priprava strokovnega delavca – NO, do konca šolskega leta
letna razporeditev ciljev, standardov ter vsebine vzgojnoizobraževalnega in drugega dela
Sprotna priprava na vzgojno-izobraževalno delo – NO, do konca
šolskega leta
metodična in vsebinska priprava na vzgojno-izobraževalno delo – NO,
do konca šolskega leta
Slide 4
d) Dokumentacija o delu oddelkov:
•
•
•
•
•
•
•
•
Dnevnik – PO, eno leto po zaključku šolanja učencev
Dnevnik in redovalnica učne skupine – PO, eno leto po zaključku
šolanja učencev
Dnevnik za podaljšano bivanje / jutranje varstvo – PO, 5 let
Dnevnik za druge oblike dela z učenci – PO, 5 let
Redovalnica z opisnimi ocenami – NO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Redovalnica s številčnimi ocenami – PO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Mapa vzgojnih opominov – NO, do zaključka šolanja učencev
Zbirni športno-vzgojni karton – PO, eno leto po zaključku šolanja
učencev
Slide 5
e) Dokumentacija o učencih:
• Vpisni list – PO, 2 leti
• Matični list – PO, trajno
• Osebna mapa učenca, ki potrebuje pomoč oz. svetovanje,
PO, eno leto po zaključku šolanja učenca
• Mnenje komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za
vstop v šolo – NO, 2 leti
• Zapisnik o popravnih in predmetnih izpitih učencev – NO,
eno leto po zaključku šolanja učenca
• Zapisnik o ocenjevanju učenca, ki se izobražuje na domu –
NO, eno leto po zaključku šolanja učenca
• Osebni športno-vzgojni karton - PO, do zaključka šolanja
učenca
Slide 6
f) Javne listine:
•
•
•
•
-
Spričevalo o končanem razredu osnovne šole – PO
Zaključno spričevalo osnovne šole – PO
Potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti – PO
Kolesarska izkaznica – PO
podatki o učencu, fotografija, dovoljenje staršev …
• Izpis iz evidence – PO
- podatki iz izvirne javne listine …
• Obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu - PO
Slide 7
g) Druga dokumentacija:
•
•
•
•
•
•
•
•
Obvestilo o sodelovanju pri interesnih in drugih dejavnostih šole v
šolskem letu – NO
Obvestilo o dosežkih pri nacionalnem preverjanju znanja ob koncu
drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja – PO
Obvestilo o učnem uspehu ob koncu ocenjevalnega obdobja med
šolskim letom – NO
Potrdilo z opisno oceno napredka ob koncu šolskega leta za učenca,
ki je vključen v posebni program vzgoje in izobraževanja – NO
Obvestilo o vzgojnem opominu – PO, do zaključka šolanja učenca
Potrdilo o šolanju – NO
Obvestilo o prešolanju na drugo osnovno šolo med šolskim letom –
NO, do konca šolskega leta
Obvestilo o izbiri ravni zahtevnosti in obvestilo o spremembi ravni
zahtevnosti/o izbirnih predmetih, za katere se je učenec odločil –
NO, do konca šolskega leta
Slide 8
•
•
•
•
•
•
Soglasje staršev o ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojnoizobraževalnem obdobju / hitrejšem napredovanju učenca /
prešolanju učenca – NO, eno leto po zaključku šolanja učencev
Soglasje staršev o prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva,
če so učenci mlajši od 7 let / druga soglasja staršev – NO, do konca
šolskega leta
Soglasja o zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oz.
nudenja pomoči / zbiranju osebnih podatkov o gibalnih
sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca – PO, eno leto po
zaključku šolanja učencev
Prijava k nacionalnem preverjanju znanja ob koncu drugega
vzgojno-izobraževalnega obdobja / ob koncu drugega in tretjega
vzgojno-izobraževalnega obdobja za prilagojeni program z nižjim
izobrazbenim standardom – NO, do konca šolskega leta
Druga obvestila staršem – NO
Zapisniki roditeljskih sestankov – NO, 5 let
Slide 9
•
Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo
osebnih podatkov v skladu s predpisi.
•
Dokumentacija se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa se lahko vodi
tudi v elektronski obliki.
•
-
Popravljanje podatkov v dokumentih:
v dokumentu se prečrta neustrezen podatek,
zapiše se pravilen podatek,
popravek se opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom
popravka,
obrazložitev se zapiše v opombe.
•
-
Uničenje dokumentacije:
po preteku predpisanega roka hranjenja se fizično uničenje
dokumentacije izvede komisijsko,
sestavi se zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu
uničenja ter navzočih članih komisije.
Na enak način šola uniči neveljavno, neuporabno oz. poškodovano
dokumentacijo.