Transcript Съдържание
Slide 1
Деловодство с DOCMAN ли?- Че
то е много просто….
© United Software Writers Ltd
www.usw.bg
Slide 2
Най-простото деловодство
изпълнява следните функции:
Води единна номерация за входяща и
изходяща кореспонденция
Поддържа архив на кореспонденцията
по години
Отпечатва опис на заведените/
изведените документи за деня
www.usw.bg
Slide 3
Ще използваме следната
каталожна структура:
Деловодство
Архив -Деловодство
Кореспонденция 1998г.
Кореспонденция 1999г.
Кореспонденция за деня
www.usw.bg
WF-Create
Slide 4
Описанията на вх./изх. документи се
създават в каталога:
Кореспонденция за деня
WF-Create
Той има WF-Create връзка към каталога за текущата
година- “Кореспонденция <година>”. Благодарение на
това, всеки новосъздаден документ се “появява” и в този
каталог, при което се генерира поредният му деловоден
номер.
В края на деня се генерира справка за заведените/
изведените документи за деня и след това тези
документи се изтриват, за да се подготви каталога за
следващия ден.
www.usw.bg
Slide 5
Всяко описание на вх./изх.
документ включва:
Име на документа
Автор- получаващо или изпращащо
лице
Забележка - това е познатият текст
“Относно…”
Ключови думи- въвеждат се при
нужда от търсене или сортиране
www.usw.bg
Slide 6
Примерно описание
www.usw.bg
Slide 7
Деловодният номер се генерира в
каталога “Кореспонденция 1999г.,
ето защо неговата сигнатура има
следната настройка:
@@- генерира поредния номер
~-генерира текущата дата
www.usw.bg
Slide 8
За да се осигури WF-Create
връзката, каталогът
“Кореспонденция за деня” има:
Връзка към каталог “Кореспонденция 1999г.”...
И настройка на
репликацията……
..
www.usw.bg
Slide 9
Структурата “Архив кореспонденция
има следното предназначение
Осигурява достъп с права “само за
четене” до вече заведена
кореспонденция
Поддържа класификация на
кореспонденцията по години
www.usw.bg
Slide 10
Права “само за четене” се осигуряват с
активиране на следните забрани в достъпа
към каталога “Архив кореспонденция”:
www.usw.bg
Slide 11
При преход към нова деловодна
година се извършва следното:
Изтрива се връзката между каталозите
“Кореспонденция за деня” и
“Кореспонденция <година хх>
Създава се нов каталог “Кореспонденция
<година уу> в каталог “Архив
кореспонденция”
Изгражда се връзка между каталозите
“Кореспонденция за деня” и
“Кореспонденция <година уу>
www.usw.bg
Slide 12
Всеки ден се генерира справка,
която дава опис на заведената/
изведената кореспонденция за деня
Това е примерният вид на справката. Той може да
бъде променен, за да отговаря на специфични
изисквания.
www.usw.bg
Slide 13
Всеки лист от справката се
подписва от деловодителя и
неговия пряк ръководител……...
.. И след това се подвързва в
специална папка за целите на
архивното съхранение на данните.
www.usw.bg
Slide 14
Така се удовлетворяват двете
основни изисквания за деловодно
водене с компютърни средства:
Генерира се документ, който съгласно
изискванията на закона регистрира на
хартиен носител работата на
деловодството
Поддържа се компютърна база данни за
вх./изх. кореспонденция, която
осигурява оперативен достъп до
събраната информация
www.usw.bg
Slide 15
Системата DOCMAN може
лесно да се пренастройва. Това
ще бъде илюстрирано с няколко
последователни модификации,
които ще доразвият
деловодната схема, изложена
до тук.
www.usw.bg
Slide 16
Първата модификация включва:
Разделяне на потоците на входящата
и изходящата кореспонденция
Запазване на единната номерация за
двата потока
Въвеждане на различни сигнатури за
документите в двата потока
www.usw.bg
Slide 17
Каталожната структура се
доразвива по следния начин:
Деловодство
Архив -Деловодство
Кореспонденция 1998г.
Кореспонденция 1999г.
Входяща кор. за деня
Изходяща кор. за деня
www.usw.bg
WF-Create
WF-Create
Slide 18
Каталозите, управляващи
входящия и изходящия потоци
имат следната сигнатура:
www.usw.bg
Slide 19
Сигнатурата на каталога
“Кореспонденция 1999г. също е
променена:
Символът <&> запазва генерираната до
момента сигнатура в някой от каталозите
за ежедневна работа и след това към нея
се добавят поредния номер и датата.
www.usw.bg
Slide 20
Последователността от документи
в каталога “Кореспонденция 1999г.
ще изглежда по следния начин:
www.usw.bg
Slide 21
Разделното водене на входяща и
изходяща кореспонденция
съответства на воденето на две
деловодни книги.
Ето защо, в края на всеки ден се
генерират две справки- за
входящата и за изходящата
кореспонденция и се подвързват в
две папки.
www.usw.bg
Slide 22
Модификацията на деловодната
схема има следните обобщени
характеристики:
Брой на направените корекции или
допълнения- 5 бр., включително и
създаването на разновидност на
справката за ежедневен опис
Време за извършване на корекциите
и настройката - около 10-15 мин.
www.usw.bg
Slide 23
Нека следващата модификация на
деловодната схема касае само
въвеждане на самостоятелна
номерация на входящите и
изходящите документи.
Slide 24
Каталожната структура се
доразвива по следния начин:
Деловодство
Архив -Деловодство
Вх.кореспонденция 1998г.
Изх.кореспонденция 1998г.
Вх.кореспонденция 1999г.
Входяща кор. за деня
WF-Create
Изх.кореспонденция 1999г.
Изходяща кор. за деня
www.usw.bg
WF-Create
Slide 25
Вместо един каталог “Кореспонденция 1999г.” се създават два нови,
чиито сигнатури изглеждат така:
www.usw.bg
Slide 26
В каталозите за ежедневна работа
са внесени следните корекции:
Премахнато е генерирането на
сигнатурите
За всеки от тези каталози е
осигурена WF-Create връзка към
съответния архивен каталог
Няма разлика в генерирането на
справките за деня
Времето за корекция на деловодната
схема също е около 10-15 мин.
www.usw.bg
Slide 27
Може да се даде по-сложен пример
на дел.обслужване с разделяне на
пощата по кореспонденти
За всеки кореспондент се поддържа
отделна сигнатура
За всеки кореспондент се поддържа
отделна номерация на пощата
Описите за деня се правят за пощата
от всички кореспонденти
Slide 28
Каталожната структура, само за вх.
поща в доста опростен вид изглежда
по следния начин:
Деловодство
Входяща поща за деня
Входяща поща МС
WF-Create
Входяща поща МРР
WF-Create
•••
Входяща поща МОН
WF-Create
www.usw.bg
Slide 29
Пощата от всеки кореспондент
се въвежда в неговия каталог.
Там тя получава съответната
сигнатура, пореден номер и
датата на завеждането. След
това, чрез WF-Create връзка,
цялата поща се насочва в
общия каталог, където се
създават описите за деня.
www.usw.bg
Slide 30
Каталозите за отделните кореспонденти имат специфично
управление на сигнатурите:
www.usw.bg
Slide 31
Документите, които се “събират” в
каталога “Входяща поща за деня”
ще изглеждат така:
www.usw.bg
Slide 32
Някои от описаните до тук примери
за обслужване на деловодната
дейност съвпадат, или са близки
до конкретни случаи от
внедряването на системата
DOCMAN. Предпочетен е опростен
вариант на представянето им,
защото основната цел е да се
илюстрира гъвкавостта и богатата
функционалност на системата
DOCMAN.
www.usw.bg
Деловодство с DOCMAN ли?- Че
то е много просто….
© United Software Writers Ltd
www.usw.bg
Slide 2
Най-простото деловодство
изпълнява следните функции:
Води единна номерация за входяща и
изходяща кореспонденция
Поддържа архив на кореспонденцията
по години
Отпечатва опис на заведените/
изведените документи за деня
www.usw.bg
Slide 3
Ще използваме следната
каталожна структура:
Деловодство
Архив -Деловодство
Кореспонденция 1998г.
Кореспонденция 1999г.
Кореспонденция за деня
www.usw.bg
WF-Create
Slide 4
Описанията на вх./изх. документи се
създават в каталога:
Кореспонденция за деня
WF-Create
Той има WF-Create връзка към каталога за текущата
година- “Кореспонденция <година>”. Благодарение на
това, всеки новосъздаден документ се “появява” и в този
каталог, при което се генерира поредният му деловоден
номер.
В края на деня се генерира справка за заведените/
изведените документи за деня и след това тези
документи се изтриват, за да се подготви каталога за
следващия ден.
www.usw.bg
Slide 5
Всяко описание на вх./изх.
документ включва:
Име на документа
Автор- получаващо или изпращащо
лице
Забележка - това е познатият текст
“Относно…”
Ключови думи- въвеждат се при
нужда от търсене или сортиране
www.usw.bg
Slide 6
Примерно описание
www.usw.bg
Slide 7
Деловодният номер се генерира в
каталога “Кореспонденция 1999г.,
ето защо неговата сигнатура има
следната настройка:
@@- генерира поредния номер
~-генерира текущата дата
www.usw.bg
Slide 8
За да се осигури WF-Create
връзката, каталогът
“Кореспонденция за деня” има:
Връзка към каталог “Кореспонденция 1999г.”...
И настройка на
репликацията……
..
www.usw.bg
Slide 9
Структурата “Архив кореспонденция
има следното предназначение
Осигурява достъп с права “само за
четене” до вече заведена
кореспонденция
Поддържа класификация на
кореспонденцията по години
www.usw.bg
Slide 10
Права “само за четене” се осигуряват с
активиране на следните забрани в достъпа
към каталога “Архив кореспонденция”:
www.usw.bg
Slide 11
При преход към нова деловодна
година се извършва следното:
Изтрива се връзката между каталозите
“Кореспонденция за деня” и
“Кореспонденция <година хх>
Създава се нов каталог “Кореспонденция
<година уу> в каталог “Архив
кореспонденция”
Изгражда се връзка между каталозите
“Кореспонденция за деня” и
“Кореспонденция <година уу>
www.usw.bg
Slide 12
Всеки ден се генерира справка,
която дава опис на заведената/
изведената кореспонденция за деня
Това е примерният вид на справката. Той може да
бъде променен, за да отговаря на специфични
изисквания.
www.usw.bg
Slide 13
Всеки лист от справката се
подписва от деловодителя и
неговия пряк ръководител……...
.. И след това се подвързва в
специална папка за целите на
архивното съхранение на данните.
www.usw.bg
Slide 14
Така се удовлетворяват двете
основни изисквания за деловодно
водене с компютърни средства:
Генерира се документ, който съгласно
изискванията на закона регистрира на
хартиен носител работата на
деловодството
Поддържа се компютърна база данни за
вх./изх. кореспонденция, която
осигурява оперативен достъп до
събраната информация
www.usw.bg
Slide 15
Системата DOCMAN може
лесно да се пренастройва. Това
ще бъде илюстрирано с няколко
последователни модификации,
които ще доразвият
деловодната схема, изложена
до тук.
www.usw.bg
Slide 16
Първата модификация включва:
Разделяне на потоците на входящата
и изходящата кореспонденция
Запазване на единната номерация за
двата потока
Въвеждане на различни сигнатури за
документите в двата потока
www.usw.bg
Slide 17
Каталожната структура се
доразвива по следния начин:
Деловодство
Архив -Деловодство
Кореспонденция 1998г.
Кореспонденция 1999г.
Входяща кор. за деня
Изходяща кор. за деня
www.usw.bg
WF-Create
WF-Create
Slide 18
Каталозите, управляващи
входящия и изходящия потоци
имат следната сигнатура:
www.usw.bg
Slide 19
Сигнатурата на каталога
“Кореспонденция 1999г. също е
променена:
Символът <&> запазва генерираната до
момента сигнатура в някой от каталозите
за ежедневна работа и след това към нея
се добавят поредния номер и датата.
www.usw.bg
Slide 20
Последователността от документи
в каталога “Кореспонденция 1999г.
ще изглежда по следния начин:
www.usw.bg
Slide 21
Разделното водене на входяща и
изходяща кореспонденция
съответства на воденето на две
деловодни книги.
Ето защо, в края на всеки ден се
генерират две справки- за
входящата и за изходящата
кореспонденция и се подвързват в
две папки.
www.usw.bg
Slide 22
Модификацията на деловодната
схема има следните обобщени
характеристики:
Брой на направените корекции или
допълнения- 5 бр., включително и
създаването на разновидност на
справката за ежедневен опис
Време за извършване на корекциите
и настройката - около 10-15 мин.
www.usw.bg
Slide 23
Нека следващата модификация на
деловодната схема касае само
въвеждане на самостоятелна
номерация на входящите и
изходящите документи.
Slide 24
Каталожната структура се
доразвива по следния начин:
Деловодство
Архив -Деловодство
Вх.кореспонденция 1998г.
Изх.кореспонденция 1998г.
Вх.кореспонденция 1999г.
Входяща кор. за деня
WF-Create
Изх.кореспонденция 1999г.
Изходяща кор. за деня
www.usw.bg
WF-Create
Slide 25
Вместо един каталог “Кореспонденция 1999г.” се създават два нови,
чиито сигнатури изглеждат така:
www.usw.bg
Slide 26
В каталозите за ежедневна работа
са внесени следните корекции:
Премахнато е генерирането на
сигнатурите
За всеки от тези каталози е
осигурена WF-Create връзка към
съответния архивен каталог
Няма разлика в генерирането на
справките за деня
Времето за корекция на деловодната
схема също е около 10-15 мин.
www.usw.bg
Slide 27
Може да се даде по-сложен пример
на дел.обслужване с разделяне на
пощата по кореспонденти
За всеки кореспондент се поддържа
отделна сигнатура
За всеки кореспондент се поддържа
отделна номерация на пощата
Описите за деня се правят за пощата
от всички кореспонденти
Slide 28
Каталожната структура, само за вх.
поща в доста опростен вид изглежда
по следния начин:
Деловодство
Входяща поща за деня
Входяща поща МС
WF-Create
Входяща поща МРР
WF-Create
•••
Входяща поща МОН
WF-Create
www.usw.bg
Slide 29
Пощата от всеки кореспондент
се въвежда в неговия каталог.
Там тя получава съответната
сигнатура, пореден номер и
датата на завеждането. След
това, чрез WF-Create връзка,
цялата поща се насочва в
общия каталог, където се
създават описите за деня.
www.usw.bg
Slide 30
Каталозите за отделните кореспонденти имат специфично
управление на сигнатурите:
www.usw.bg
Slide 31
Документите, които се “събират” в
каталога “Входяща поща за деня”
ще изглеждат така:
www.usw.bg
Slide 32
Някои от описаните до тук примери
за обслужване на деловодната
дейност съвпадат, или са близки
до конкретни случаи от
внедряването на системата
DOCMAN. Предпочетен е опростен
вариант на представянето им,
защото основната цел е да се
илюстрира гъвкавостта и богатата
функционалност на системата
DOCMAN.
www.usw.bg