Transcript DOCMAN- една нова концепция за автоматизация на административната дейност © United Software Writers Ltd www.usw.bg.

DOCMAN- една нова
концепция за автоматизация
на административната
дейност
© United Software Writers Ltd
www.usw.bg
DOCMAN е система за управление на
документи от ново поколение
DOCMAN е не само нов тип програмна
система - той е и нов начин на мислене
www.usw.bg
DOCMAN поддържа описания на
основните информационни обекти,
участващи в административния
процес:
• Потребители на системата
• Кореспонденти (външни лица и
организации)
• Документи
• Събития
• Ключови думи
www.usw.bg
Обектите в DOCMAN се
класифицират в каталози или
каталожни структури
• Част от функциите на каталозите са
идентични с функциите на Windows- папките
• Каталозите в DOCMAN осигуряват повече
функционалност, касаеща множествен достъп
до обектите, настройка на WorkFlow
ресурсите, управление на достъпа до
данните, изграждане на сложни,
многосвързани структури и др.
• Поддържането на каталозите е аналогично на
другите обекти в DOCMAN
www.usw.bg
DOCMAN има вътрешна
архитектура, базирана на
многосвързан граф
• Всеки обект е представен с възел в графа,
съдържащ стандартно системно описание
• Разширение на възела съдържа данни,
които са специфични описания за
документи, кореспонденти и т.н.
• Всеки възел може да се свърже с който и
да е друг възел, без ограничения
www.usw.bg
Конструкцията на каталог в графбазираната архитектура е много
проста:
Възел- каталог
Под- възел 1
Под- възел 2
Под- възел 3
Под- възел 4
www.usw.bg
Подчинените възли могат да бъдат подкаталози, или документи, събития и т.н.
Каталог хх
Каталог 1
Документ 1
Каталог 2
Документ 2
•••
•••
Каталог n
Документ m
www.usw.bg
DOCMAN дисплейва подобна структура в
една проста и разбираема форма,
благодарение на изящния потребителски
интерфейс
www.usw.bg
В DOCMAN всеки обект може да се
свързва с който и да е друг обект без
ограничения….
Кл. дума
Документ 1
Кореспондент
Документ 2
Каталог
Събитие/
Задача
Потребител
www.usw.bg
В системния граф, връзките се
представят с идентични по своята
организация дъги, но за потребителя те
могат да имат различно значение
Например, връзката между документ и
потребител може да “сочи” автора на
документа.
www.usw.bg
….. Връзката между събитие(задача) и
потребител (или кореспондент) може да
представя изпълнителя на задачата…:
www.usw.bg
Връзките са не само поинтери от един обект
към друг, те могат да бъдат елементи от
маршрута на движение между тях...
Документ 1
Кореспондент
Събитие
Документ 2
Текущ маршрут (използвани връзки)
Други връзки
www.usw.bg
Кл. дума
В DOCMAN, маршрутите могат да бъдат
създавани, изтривани и модифицирани.
Възможността за поддържане на
неограничен брой маршрути улеснява
работата с често “посещавани” обекти
www.usw.bg
Средствата за управление на достъпа до
данните в DOCMAN са много лесни за
използване. Потребителят може да
управлява този достъп на нивото на:
• Всеки информационен обект
• Всеки каталог с обекти
• Всеки маршрут, или всяка
последователност от обекти,
принадлежащи към различни
каталози и/или имащи собствени
ограничения на достъпа до тях
www.usw.bg
Управлението на достъпа до
информационен обект съдържа следните
компоненти:
www.usw.bg
Управлението на достъпа до група обекти
съдържа следните компоненти:
www.usw.bg
Ограниченията в достъпа, “срещнати” по
даден маршрут се наследяват при понататъшното движение...
www.usw.bg
DOCMAN поддържа не подлежащи на
модифициране системни данни за
всяко действие с инф.обект:
www.usw.bg
Съставът на описанието на документ е
напълно достатъчен и проверен в
много практически приложения:
www.usw.bg
Описанието на кореспондент от типа
“организация” е не само пълно, но и
добре аранжирано върху екрана
www.usw.bg
Това е втората, по-рядко използвана
част от описанието…….
www.usw.bg
Описанието на кореспондент от типа
“физ.лице” също е с пълен състав и не
отстъпва по организация...
www.usw.bg
Съставът на втората част е подбран по
аналогични съображения...
www.usw.bg
Задачите могат да бъдат описвани
така...
www.usw.bg
Каталозите имат свои собствени
описания…..
www.usw.bg
Форматът на съдържанието на
документите в DOCMAN може да бъде
най-различен:
www.usw.bg
Но това не е всичко..
DOCMAN предоставя неограничени
възможности за описание на много
специфични характеристики на
обекти, информационни структури и
действия с тях. Всичко това се постига
просто чрез създаване на връзки
между обектите или класифицирането
им в различни каталози.
www.usw.bg
Документът “Проект “xyz” може да
присъства в повече от един каталози:
Проекти за одобрение
Одобрени проекти
Проекти в подготовка
Завършени проекти
www.usw.bg
Проект “xyz”
Всеки отдел, след приключване на
обработката на документа “Проект
“xyz” го придвижва от един каталог в
друг. DOCMAN предоставя
информация за това в кои каталози
се намира документът.
В този прост пример, липсата на
документа в каталог “Завършени
проекти” показва, че работата по
този проект не е приключила.
www.usw.bg
Вътрешната поща в DOCMAN не е
организирана по конвенционалния
начин..
В DOCMAN, обменът на информация не се
извършва чрез нейното копиране!
Изпращането на обекти е заменено с
предоставяне на достъп до тях. Естествено
новият (предоставеният) достъп може да
съдържа подходящи забрани за работа с
обекта.
www.usw.bg
В DOCMAN е възможен
обмен не само на
информационни обекти.
С едни и същи функции
се обменят обекти, групи
от обекти и цели
информационни
структури!
www.usw.bg
DOCMAN предоставя мощни (workflow
control) ресурси за управление на
информационните потоци. Те включват
средства за:
• Дефиниране на междинните “депа”
за движение на информацията
• Дефиниране на маршрута на
движение
• Настройване на условията за
управление на движението
www.usw.bg
Междинни “депа” на движение на
информацията...
В DOCMAN това са добре
познатите и лесни за
използване каталози ....
www.usw.bg
Маршрути на
информационните потоци..
За да се маркира движението на
информацията от един каталог в
друг е достатъчно те просто да
се свържат...
www.usw.bg
Придвижването на обект
между два каталога може да
се стартира от:
• Изтриване на обект
• Създаване на обект
• Модифициране на обект
www.usw.bg
Управлението на работния поток е
в пълна хармония с управлението
на достъпа до информацията..
Всъщност, Workflow- механизмът
в DOCMAN е автоматизирана
версия на ръчния обмен. Това
позволява върху него да действат
всички евентуално наложени
забрани за достъп до
транспортираната информация.
www.usw.bg
И още нещо...
• Дължината и броят на Workflowмаршрутите са неограничени
• По едни и същи Workflow маршрути
могат да се комбинират различни
условия за управление на движението,
включително и с извършването му “на
ръка”
• DOCMAN следи и не изпълнява
“затворени Workflow- цикли”
www.usw.bg
Настройката на една DOCMAN
система се свежда до:
• Изграждане на подходящи каталожни
структури
• Формиране пътищата за автоматичен
пренос на данни
• Активиране на условията за
управление на този пренос
• Установяване на необходимите
забрани за достъп до информацията
www.usw.bg
Внимание !
При настройка на DOCMANсистема не е нужно:
• Да се пише програмен код!
• Да се настройва системното
програмно осигуряване!
• Да се заплаща на външни
специалисти!
www.usw.bg
Вместо това ….
• Настройката се извършва само с
вградените в DOCMAN средства
• Потребителят сам може да извърши
настройката
• Настройката и пренастройката на
системата може да се извършва ONLINE!
www.usw.bg
DOCMAN- един нов продукт,
една нова възможност, една
нова перспектива….
Започвайки да работите с DOCMAN,
организацията на Вашата работа ще
получи характеристиката:
…………преди DOCMAN, и
след DOCMAN……….
www.usw.bg