L’installer et l’utiliser

GhiConciliateurs nécessite la présence d’un lecteur PDF (Foxit Reader, vg) et d’un traitement de textes (OpenOffice). Teamviewer permet de dépanner à distance

Cliquez toujours sur Suivant

Sans

Modifier les options par défaut puis sur Terminer.

Un sous répertoire GhiSoft A été créé sur votre disque Principal C Ainsi qu’un icon de lancement

  Un texte succinct d’explications apparaît à l’écran.

→ Cliquez sur la croix rouge en haut à droite

(retenez cette astuce pour fermer toutes les fenêtres) Une fenêtre vous demande d’entrer un mot de passe

NB : vous pourrez changer ce mot de passe : menu « Maintenance » « MDP »

Barre de menus Zone centrale Où S’affichent les fenêtres Barre d’état Scanner Agenda Courrier Calculs email Icons outils Calendrier Ici s’affichent des infos sur le menu survolé par la souris

  Vous devez :  Créer* → Menu « Fichier » « Infos conciliateurs » NB vos infos personnelles : GhiConciliateurs est multi utilisateurs afin d’être

utilisé en site tiers (TI, MJD, mairies …).

Le premier conciliateur créé est l’utilisateur par défaut.

 Créer* vos permanences → Menu « Fichier » « Permanences » Rappelez-vous : Vous devez appuyer sur le bouton « Créer » avant de saisir de nouvelles informations

Rechercher par ordre alphabétique (tous, en cours ou terminés) ou de saisie Les boutons bleus agissent sur le fichier de données.

Les boutons rouges Les accèdent à des fonctions supplémentaires boutons verts vous permettent de voir différentes infos sur la fiche en cours

 Cliquez sur le bouton « Créer »  Entrez l’ensemble des infos avec soin car elles seront reprises telles quelles sur les différents documents édités (invitations à concilier, constats …) et relisez avant d’enregistrer.

NB : La rubrique « Nom, Prénom alors que la rubrique « » est destinée à la recherche alphabétique Signature » sera reprise telle quelle sur les documents édités.

La rubrique « Infos complémentaires » sera reprise telle quelle dans votre en-tête de lettre. Vous pouvez y indiquer vos jours/heures de permanences ou de réception téléphonique.

 N ’oubliez pas d’enregistrer et de créer votre en-tête de lettre

 3 rubriques :  « lieu » pour choix ultérieur lors création dossier   « adresse » sera reprise telle quelle sur les invitations à concilier « nombre de km AR nombre de km aller et retour entre votre domicile et le lieu de permanence.

Permettra à GhiConciliateurs de calculer le nombre de km à déclarer au SARE pour remboursement (menu « » doc administratifs » « Fiche km »

    3 onglets : demandeurs , défendeurs , dossiers NB : les rubriques nom, prénom, tel, CP et ville sont automatiquement formatées par le logiciel Les rubriques des deux premiers onglets sont identiques Si vous avez créé des demandeurs et des défendeurs avant d’accéder à l’onglet « dossier rubriques », le dernier demandeur et le dernier défendeur apparaitront par défaut dans les ainsi que le premier conciliateur saisi dans le menu « Fichier » « infos conciliateurs ».

     N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « avant de saisir et « enregistrer Créer » après saisie.

» Selon le choix exercé sur la civilité , les rubriques peuvent être modifiées.

Si vous envisagez d’éditer des documents (invitations, constats, non conciliation), vous devez

renseigner toutes les rubriques

(dans ce cas, seules les infos complémentaires sont facultatives).

NB : Pour les justiciables récurrents (SFR, Free …) cochez la case en bas à gauche NB : Vous pouvez indifféremment saisir le code postal ou la ville ; l’autre rubrique se complètera automatiquement, sauf si elle est inconnue de GhiConciliateurs (cas des cedex)

    N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « avant de saisir et « enregistrer Créer » après saisie.

» La saisie se fait ici essentiellement par choix sur listes.

Les rubriques défendeur conciliateur , demandeur et sont renseignées par défaut mais vous pouvez les modifier Si le type de saisine est « déléguée », les rubriques « » et « audience juridiction », « ref. greffe » peuvent être renseignées.

date

   Vous pouvez générer automatiquement :  Invitation à concilier   Bulletin de non conciliation Trame du constat d’accord Les deux premiers documents pourront être imprimés directement alors que le constat devra être adapté sous votre traitement de texte.

Vous pourrez accéder aux documents en cliquant sur les boutons « voir »

  En cliquant sur le bouton « inviter à concilier », vous accédez à une fenêtre vous permettant de programmer le premier RDV   Toutes les rubriques doivent être renseignées Seule la rubrique « infos complémentaires » est facultative; vous pouvez y entrer l’adresse du RDV si elle diffère de celle de la permanence.

Après validation , les lettres à destination du (des) défendeur (s) puis du (des) demandeur (s) seront automatiquement générées.

     Tous les documents de GhiConciliateurs sont édités dans une fenêtre « états et requêtes » Un zoom vous permet de les agrandir/réduire Ils sont

imprimables directement

Ils peuvent également être

transférés vers un emai

l, soit dans le corps du texte, soit en fichier attaché Mais vous pouvez aussi les

transformer aux formats Word, Excel et PDF

et les modifier ensuite sous ces logiciels.

   A l’issue de la conciliation il est impératif de remplir les rubriques « Conclusion », « Terminé » et « Date » Elles serviront en effet à remplir les statistiques et le compte rendu annuel (menu « Doc administratifs » qui ne prennent en compte que les dossiers terminés.

N’oubliez surtout pas saisi ces informations!

d’enregistrer après avoir

 Le menu «  doc administratifs » vous permet : D’établir la fiche km à joindre à votre demande de remboursements auprès du SARE   D’établir le compte rendu annuel destiné à la Cour d’Appel D’obtenir des statistiques détaillées   Sous forme de tableaux Sous forme graphique

  GhiConciliateurs utilise une base de données complexe sans laquelle il ne peut fonctionner.

Grâce au menu «  Fichier » vous pouvez : L’exporter (sur une clef usb, par exemple) si vous avez saisi un dossier en TI, MJD ou mairie    L’archiver lorsque l’exercice annuel est terminé La sauvegarder sur un autre disque au moins une fois par mois pour faire face à un éventuel problème d’ordinateur.

L’importer à partir d’un export ou d’une archive

  Si vous le souhaitez, vous pouvez voir / imprimer dossiers … → la liste des demandeurs, défendeurs, Pour cela utilisez le menu « Listes » Vous pouvez aussi les transférer sous Excel ou Word → Pour cela utilisez le menu « Tables » Puis clic droit

    Le menu « Documentations » vous donne accès à la totalité des informations techniques contenues sur les sites nationaux et régionaux Ces infos sont classées par ordre alphabétique de litiges puis de documents.

En cliquant sur le document souhaité, vous le verrez apparaître sous votre logiciel de lecture de fichier PDF Si vous souhaitez ajouter un document dans le sous répertoire à cette liste, il suffit de l’enregistrer au format PDF C:\GhiSoft\PDF\

  Si vous disposez d’un navigateur internet (internet explorer, Chrome, Firefox …) et d’un accès à internet, vous pouvez surfer directement sur les principaux sites susceptibles de vous donner les informations concernant les litiges à traiter.

Pour cela, cliquez sur le menu « sur le nom du site à visiter.

Sites », puis

    Ce menu est identique aux 5 et 6 èmes sous menus du « ?

» Son usage est réservé aux conciliateurs les plus aguerris en informatique.

Il permet de créer de nouveaux documents ou de nouvelles requêtes sur les fichiers gérés par GhiConciliateurs.

En fonction des possibilités, une formation au logiciel sera envisagée en 2014

 Le menu «  Outils » vous donne accès à : Adresses utiles C’est le fichier du site national, accessible sans internet.

   Guide méthodologique → Vous pouvez sous répertoire mettre à jour ces deux documents C:\GhiSoft\PRG en insérant les nouveaux fichiers au format PDF dans le Indexation loyers Vous renvoie sur le site PAP pour vérifier indexation Calcul de prêts

  Seuls les deux premiers sous menu du menu « Maintenance » vous concernent :  Changer le mot de passe Pour modifier le MDP ou en créer un  Base de données A utiliser chaque fois que vous constaterez un fonctionnement anormal de GhiConciliateurs et de temps en temps.

Les deux sous-menus suivants sont réservés à l’administrateur des bases et requièrent un mot de passes spécifique.

 Trois sous-menus présentent un intérêt :  « F1 Aide de l’application » A laquelle vous accédez à tout moment par la touche   Chaque fois que vous aurez détecté un bug, notez le processus qui l’a généré, vérifiez que cela ne provient pas de la BDD (menu « maintenance » « Base de données sur « Activer l’audit d’exécution fichier généré.

»), si ce n’est pas le cas, cliquez » et adressez moi le « Envoyer une suggestion » pour m’adresser vos remarques et suggestions par mail

 IL ME RESTE A VOUS REMERCIER POUR VOTRE ATTENTION  ET A VOUS SOUHAITER UNE AGREABLE UTILISATION DU LOGICIEL.

Henri Galasso, Montpellier