Guide utilisateur du portail RH SOMMAIRE I. II. ACCES AU PORTAIL: 1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL 2.
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Guide utilisateur
du portail RH
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SOMMAIRE
I.
II.
ACCES AU PORTAIL:
1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL
4
2. MOT DE PASSE OUBLIE
5
PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL
PRESENTATION du BANDEAU
III.
IV.
V.
6
ESPACE ACCUEIL
1. MES ACTUALITES
7
2. PLANNING DU SERVICE
8
ZOOM SUR MA DEMANDE D’ABSENCE
1. COMMENT PROCEDER
10
2. MODIFIER OU SUPPRIMER MA DEMANDE SI ELLE N’A PAS ENCORE ÉTÉ ACCEPTEE
13
3. QUE FAIRE EN CAS DE RENVOI DE MA DEMANDE
15
3. ANNULER MA DEMANDE ACCEPTEE
17
4. TRAITEMENT DE LA DEMANDE PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE
19
ZOOM SUR MON SOLDE DE CONGES
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
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2
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SOMMAIRE
VI.
ZOOM SUR MON PLANNING
VII.
INFORMATIONS PERSONNELLES
22
1. IDENTITE
23
2. ADRESSE
24
3. SITUATION FAMILIALE
25
4. COORDONNEES BANCAIRES
26
5. ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL
27
VIII. VISITES MEDICALES
28
IX.
29
ESPACE DOCUMENTAIRE
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3
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I. PRESENTATION
A. Comment accéder au portail ?
Pour accéder au Portail, deux adresses email :
Une fois avoir saisi ces liens, voici la page qui apparaîtra sur votre écran :
Pour accéder à votre espace, veuillez saisir votre ID Identifiant (il s’agit de votre adresse email professionnelle) ainsi que votre
Mot de Passe (pour une première visite sur le Portail, votre Mot de Passe est votre date de naissance sous format JJMMAAAA
sans espaces ni slash)
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I. ACCES AU PORTAIL
1. Mot de passe oublié
2 : Saisir votre adresse mail
Ne rien saisir
1: Cliquer sur « Mot de
passe oublié »
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3: Cliquer pour valider la procédure.
Vous recevrez immédiatement par mail votre nouveau mot
de passe composé de chiffres et lettres.
Après saisie, il vous sera à nouveau demandé de le changer.
5
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II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL
2. Présentation du bandeau
Zone Traiter mes demandes d’absence / visualiser mes actualités
/memo
Planning du service visualisable par toutes les personnes du service
(incluant celui du manager).
Informations sociales, formulaires, procédures RH…
Gestion des demandes d’absence : émission / consultation / suivi de
mes demandes d’absence,
Planning individuel,
Informations sur: Identité, Adresse et coordonnées, Situation
familiale, Domiciliation bancaire et Situation professionnelle
Suivi des visites médicales
Guide utilisateur
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III. ESPACE ACCUEIL
1. Mes actualités
Principaux icônes rencontrés:
: Masque le bandeau et
agrandit la zone
d’affichage du contenu
: Retour à la page d’Accueil
: Rafraîchir
Zone non utilisée à ce jour
: Gérer les délégations
: Retour
Zone non utilisée à ce jour
NB: ces 2 zones permettront de transmettre prochainement
des informations spécifiques et ponctuelles.
: Réduction de la feuille
: Agrandissement de la
feuille
: Permettent la
navigation
NB: Les champs marqués d’un
* sont obligatoires
Bandeau: sert à la
navigation
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Contenu
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III. ESPACE ACCUEIL
2. Planning du service
Préconisation : soit absence planning
simplifié soit présentation 1/2 journée
T: correspond à des jours travaillés
T : correspond à des jours non travaillés (temps partiel)
Le planning peut être visualisé de date à date ou sur une période prédéterminée
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III. ESPACE ACCUEIL
2. Planning du service (suite)
Le planning peut être importé sur Excel
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder
COMMENT REALISER UNE DEMANDE D’ABSENCE
Cliquer sur: « Espace personnel »/ « Demande d’absences »/ « Emettre une demande d’absence »
1: Choisir la nature de congés dans la liste déroulante ci-dessous
Nom de
l’émetteur de
la demande
2: Indiquer les périodes de congés (sélection par calendrier
Nom du
bénéficiaire
3: Utilisez la zone commentaire et/ou intitulé pour apporter toute
précision utile à la demande de congé.
Ces indications apparaitront sur le mail transmis au hiérarchique.
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)
Cliquer sur
« Ajouter » pour
enregistrer vos dates et commentaires
4:
10
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder (suite)
5: Ne saisir dans «Durée» que les
demi journée d’absence sous la
forme 0,5 (virgule mais pas de
point) et préciser les horaires
matin ou après midi
6: Cliquer sur « Vérifier »
Vos soldes sont ainsi affichés et
actualisés.
7: A ce stade, vous pouvez encore :
- Modifier votre demande
- L’enregistrer en tant que brouillon
(et donc la soumettre
ultérieurement)
Y compris fractionnement
8: Soumettre votre demande à votre
Responsable hiérarchique N+1
prédéfini
NOM RESPONSABLE
9: Cliquer sur « Soumettre »
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder (suite)
Si vous avez soumis votre demande
à votre hiérarchique, un message de
confirmation sur votre messagerie
vous informe que votre demande a
bien été envoyée
Votre demande ainsi enregistrée
apparaît dans « Gérer mes
demandes d’absences existantes »
Reprise des indications portées en
zone « Intitulé » ou bien par défaut
« date et heure » de l’émission de la
demande
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
2. Comment modifier ou supprimer une demande si elle n’a pas encore été acceptée
Cliquer sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence »
1: Cliquer sur la demande
concernée
2: Rappeler la demande
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
2. Comment modifier ou supprimer ma demande si elle n’a pas encore été acceptée (suite)
3: Supprimer pour la nature de l’absence
3 bis : Modifier pour les dates de l’absence
Attention Préconisation : il faut toujours supprimer (et non
modifier) la demande si on veut changer la nature de
l’absence, sinon modifier pour un changement de date.
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique afin de
répondre à sa demande d’informations complémentaires
« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes »
1. Cliquer sur la demande
renvoyée par le manager qui
conserve le statut « soumise »
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique ?
« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes / cliquer sur la demande concernée et son
historique »
2. Cliquer sur modifier pour répondre
à
la
demande
de
précision
complémentaire demandée par la
hiérarchie dans la partie commentaire
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée
Cliquer sur : « Espace personnel » / « Demande d’absences » / « Gérer mes demandes d’absences existantes »
-
Etape 1: Cliquez sur la demande émise et l’annuler
Cliquer sur annuler
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée (suite)
Cliquer sur Soumettre pour transmettre la demande d’annulation à votre responsable
Une fois la demande d’annulation soumise, votre Manager recevra un mail/ ou consultera votre demande sur son portail.
Attention
Vous ne pouvez pas annuler une partie seulement de votre demande initiale.
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique
Dès que vous soumettez votre demande d’absence, votre responsable est informé : en recevant un mail de la part de « [email protected] » et/ou
en se connectant sur son portail.
En se connectant sur son portail dans « Accueil » / « Actualités salariés » , il consulte votre demande et va pouvoir traiter la demande
Le Responsable doit choisir une action :
1. Refuser en dernier la demande d’absence
2. Renvoyer la demande d’absence avec demande
d’informations complémentaires
3. Transmettre la demande d’absence avec avis au
service RH / Secrétaire de Site
NB : Les managers de Locarchives doivent transmettre les demandes
de leurs collaborateurs avec avis (précisé en commentaire/intitule) au
Service du Personnel / Secrétaire de Site
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique (suite)
1 Une fois la décision prise par le(s)responsable(s), vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à
votre portail que:
•La demande est retournée (pour demande d'informations complémentaires)
•La demande est transmise avec avis
•La demande est refusée (avec motivations)
QUE SE PASSE-T-IL SI MON RESPONSABLE NE TRAITE PAS MA DEMANDE ?
Si votre Responsable ne traite pas votre demande, celle-ci reste en attente.
Nous vous demandons de vous rapprocher de votre Responsable Hiérarchique si elle demeure encore sans réponse
avant votre départ en congés.
2 Une fois la décision prise par votre Responsable, la validation en dernier lieu est réalisée par le service RH /
Secrétaire de Site. Vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que:
•La demande est acceptée en dernier lieu
•La demande est refusée
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V. ZOOM SUR LA CONSULTATION DE MON SOLDE DE CONGES
Cliquez sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence » / « Consulter
mes soldes de congés »
Droits : Droit à congés pour la
période selon le dernier
bulletin de paye
Acceptés : Jours de congés validés
par votre Manager
CP – En cours : Solde de
congés pour la période en cours
CP – Suivants : Solde de congés
que vous êtes en train d’acquérir
En attente: Demandes de
congés en attente de validation
Solde: Votre solde de congés
calculé en temps réel avec
déduction des demandes en
attente
Début de la période de prise
de congés
Fin de la période de prise de
congés
RTT en cours
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VI. ZOOM SUR MON PLANNING
Mon planning
« Type de planning » soit:
- Collectif : planning du collaborateur par date choisie
- Unitaire mois: planning du collaborateur par mois
- Unitaire semaine: planning du collaborateur par semaines
« Type de planning » :
Choisir la présentation du planning soit:
- Présentation globale (par journée)
- Présentation par demi-journée
Durée et période sélectionnées
Indiquer :
- Soit la date de début et le nombre
de jours/semaines/mois
- Soit la date de début et la date de
fin à l'aide du calendrier
Vous pouvez afficher votre
planning ou l’exporter sur Excel
☻
; les flèches peuvent vous aider à cibler votre
planning dans le temps
☻ Attention: La période d’affichage est limitée à 3 mois
pour des raisons de lisibilité
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES
IDENTITE
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
ADRESSE
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
SITUATION FAMILIALE
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
COORDONNEES BANCAIRES
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VI. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL
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VIII. VISITES MEDICALES
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IX. ESPACE DOCUMENTAIRE
Cet espace est évolutif et comporte des informations utiles aux collaborateurs
En cours de réalisation.
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Guide utilisateur
du portail RH
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SOMMAIRE
I.
II.
ACCES AU PORTAIL:
1. COMMENT ACCEDER AU PORTAIL
4
2. MOT DE PASSE OUBLIE
5
PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL
PRESENTATION du BANDEAU
III.
IV.
V.
6
ESPACE ACCUEIL
1. MES ACTUALITES
7
2. PLANNING DU SERVICE
8
ZOOM SUR MA DEMANDE D’ABSENCE
1. COMMENT PROCEDER
10
2. MODIFIER OU SUPPRIMER MA DEMANDE SI ELLE N’A PAS ENCORE ÉTÉ ACCEPTEE
13
3. QUE FAIRE EN CAS DE RENVOI DE MA DEMANDE
15
3. ANNULER MA DEMANDE ACCEPTEE
17
4. TRAITEMENT DE LA DEMANDE PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE
19
ZOOM SUR MON SOLDE DE CONGES
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
21
2
Slide 3
SOMMAIRE
VI.
ZOOM SUR MON PLANNING
VII.
INFORMATIONS PERSONNELLES
22
1. IDENTITE
23
2. ADRESSE
24
3. SITUATION FAMILIALE
25
4. COORDONNEES BANCAIRES
26
5. ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL
27
VIII. VISITES MEDICALES
28
IX.
29
ESPACE DOCUMENTAIRE
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I. PRESENTATION
A. Comment accéder au portail ?
Pour accéder au Portail, deux adresses email :
Une fois avoir saisi ces liens, voici la page qui apparaîtra sur votre écran :
Pour accéder à votre espace, veuillez saisir votre ID Identifiant (il s’agit de votre adresse email professionnelle) ainsi que votre
Mot de Passe (pour une première visite sur le Portail, votre Mot de Passe est votre date de naissance sous format JJMMAAAA
sans espaces ni slash)
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I. ACCES AU PORTAIL
1. Mot de passe oublié
2 : Saisir votre adresse mail
Ne rien saisir
1: Cliquer sur « Mot de
passe oublié »
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
3: Cliquer pour valider la procédure.
Vous recevrez immédiatement par mail votre nouveau mot
de passe composé de chiffres et lettres.
Après saisie, il vous sera à nouveau demandé de le changer.
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II. PRESENTATION GENERALE DU PORTAIL
2. Présentation du bandeau
Zone Traiter mes demandes d’absence / visualiser mes actualités
/memo
Planning du service visualisable par toutes les personnes du service
(incluant celui du manager).
Informations sociales, formulaires, procédures RH…
Gestion des demandes d’absence : émission / consultation / suivi de
mes demandes d’absence,
Planning individuel,
Informations sur: Identité, Adresse et coordonnées, Situation
familiale, Domiciliation bancaire et Situation professionnelle
Suivi des visites médicales
Guide utilisateur
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III. ESPACE ACCUEIL
1. Mes actualités
Principaux icônes rencontrés:
: Masque le bandeau et
agrandit la zone
d’affichage du contenu
: Retour à la page d’Accueil
: Rafraîchir
Zone non utilisée à ce jour
: Gérer les délégations
: Retour
Zone non utilisée à ce jour
NB: ces 2 zones permettront de transmettre prochainement
des informations spécifiques et ponctuelles.
: Réduction de la feuille
: Agrandissement de la
feuille
: Permettent la
navigation
NB: Les champs marqués d’un
* sont obligatoires
Bandeau: sert à la
navigation
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Contenu
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III. ESPACE ACCUEIL
2. Planning du service
Préconisation : soit absence planning
simplifié soit présentation 1/2 journée
T: correspond à des jours travaillés
T : correspond à des jours non travaillés (temps partiel)
Le planning peut être visualisé de date à date ou sur une période prédéterminée
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III. ESPACE ACCUEIL
2. Planning du service (suite)
Le planning peut être importé sur Excel
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder
COMMENT REALISER UNE DEMANDE D’ABSENCE
Cliquer sur: « Espace personnel »/ « Demande d’absences »/ « Emettre une demande d’absence »
1: Choisir la nature de congés dans la liste déroulante ci-dessous
Nom de
l’émetteur de
la demande
2: Indiquer les périodes de congés (sélection par calendrier
Nom du
bénéficiaire
3: Utilisez la zone commentaire et/ou intitulé pour apporter toute
précision utile à la demande de congé.
Ces indications apparaitront sur le mail transmis au hiérarchique.
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)
Cliquer sur
« Ajouter » pour
enregistrer vos dates et commentaires
4:
10
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder (suite)
5: Ne saisir dans «Durée» que les
demi journée d’absence sous la
forme 0,5 (virgule mais pas de
point) et préciser les horaires
matin ou après midi
6: Cliquer sur « Vérifier »
Vos soldes sont ainsi affichés et
actualisés.
7: A ce stade, vous pouvez encore :
- Modifier votre demande
- L’enregistrer en tant que brouillon
(et donc la soumettre
ultérieurement)
Y compris fractionnement
8: Soumettre votre demande à votre
Responsable hiérarchique N+1
prédéfini
NOM RESPONSABLE
9: Cliquer sur « Soumettre »
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
1. Comment procéder (suite)
Si vous avez soumis votre demande
à votre hiérarchique, un message de
confirmation sur votre messagerie
vous informe que votre demande a
bien été envoyée
Votre demande ainsi enregistrée
apparaît dans « Gérer mes
demandes d’absences existantes »
Reprise des indications portées en
zone « Intitulé » ou bien par défaut
« date et heure » de l’émission de la
demande
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
2. Comment modifier ou supprimer une demande si elle n’a pas encore été acceptée
Cliquer sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence »
1: Cliquer sur la demande
concernée
2: Rappeler la demande
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
2. Comment modifier ou supprimer ma demande si elle n’a pas encore été acceptée (suite)
3: Supprimer pour la nature de l’absence
3 bis : Modifier pour les dates de l’absence
Attention Préconisation : il faut toujours supprimer (et non
modifier) la demande si on veut changer la nature de
l’absence, sinon modifier pour un changement de date.
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique afin de
répondre à sa demande d’informations complémentaires
« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes »
1. Cliquer sur la demande
renvoyée par le manager qui
conserve le statut « soumise »
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Que faire en cas de renvoi de la demande d’absence par mon responsable hiérarchique ?
« espace personnel / demandes d’absence / gérer mes demandes d’absence existantes / cliquer sur la demande concernée et son
historique »
2. Cliquer sur modifier pour répondre
à
la
demande
de
précision
complémentaire demandée par la
hiérarchie dans la partie commentaire
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée
Cliquer sur : « Espace personnel » / « Demande d’absences » / « Gérer mes demandes d’absences existantes »
-
Etape 1: Cliquez sur la demande émise et l’annuler
Cliquer sur annuler
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
3. Comment annuler une demande d’absence en cours de validation ou acceptée (suite)
Cliquer sur Soumettre pour transmettre la demande d’annulation à votre responsable
Une fois la demande d’annulation soumise, votre Manager recevra un mail/ ou consultera votre demande sur son portail.
Attention
Vous ne pouvez pas annuler une partie seulement de votre demande initiale.
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique
Dès que vous soumettez votre demande d’absence, votre responsable est informé : en recevant un mail de la part de « [email protected] » et/ou
en se connectant sur son portail.
En se connectant sur son portail dans « Accueil » / « Actualités salariés » , il consulte votre demande et va pouvoir traiter la demande
Le Responsable doit choisir une action :
1. Refuser en dernier la demande d’absence
2. Renvoyer la demande d’absence avec demande
d’informations complémentaires
3. Transmettre la demande d’absence avec avis au
service RH / Secrétaire de Site
NB : Les managers de Locarchives doivent transmettre les demandes
de leurs collaborateurs avec avis (précisé en commentaire/intitule) au
Service du Personnel / Secrétaire de Site
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IV. ZOOM SUR UNE DEMANDE D’ABSENCE
4. Traitement de la demande par le responsable hiérarchique (suite)
1 Une fois la décision prise par le(s)responsable(s), vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à
votre portail que:
•La demande est retournée (pour demande d'informations complémentaires)
•La demande est transmise avec avis
•La demande est refusée (avec motivations)
QUE SE PASSE-T-IL SI MON RESPONSABLE NE TRAITE PAS MA DEMANDE ?
Si votre Responsable ne traite pas votre demande, celle-ci reste en attente.
Nous vous demandons de vous rapprocher de votre Responsable Hiérarchique si elle demeure encore sans réponse
avant votre départ en congés.
2 Une fois la décision prise par votre Responsable, la validation en dernier lieu est réalisée par le service RH /
Secrétaire de Site. Vous êtes informé(e) par E-mail et/ou en vous connectant à votre portail que:
•La demande est acceptée en dernier lieu
•La demande est refusée
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V. ZOOM SUR LA CONSULTATION DE MON SOLDE DE CONGES
Cliquez sur: « Espace personnel » / « Demande d’absence » / « Consulter
mes soldes de congés »
Droits : Droit à congés pour la
période selon le dernier
bulletin de paye
Acceptés : Jours de congés validés
par votre Manager
CP – En cours : Solde de
congés pour la période en cours
CP – Suivants : Solde de congés
que vous êtes en train d’acquérir
En attente: Demandes de
congés en attente de validation
Solde: Votre solde de congés
calculé en temps réel avec
déduction des demandes en
attente
Début de la période de prise
de congés
Fin de la période de prise de
congés
RTT en cours
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VI. ZOOM SUR MON PLANNING
Mon planning
« Type de planning » soit:
- Collectif : planning du collaborateur par date choisie
- Unitaire mois: planning du collaborateur par mois
- Unitaire semaine: planning du collaborateur par semaines
« Type de planning » :
Choisir la présentation du planning soit:
- Présentation globale (par journée)
- Présentation par demi-journée
Durée et période sélectionnées
Indiquer :
- Soit la date de début et le nombre
de jours/semaines/mois
- Soit la date de début et la date de
fin à l'aide du calendrier
Vous pouvez afficher votre
planning ou l’exporter sur Excel
☻
; les flèches peuvent vous aider à cibler votre
planning dans le temps
☻ Attention: La période d’affichage est limitée à 3 mois
pour des raisons de lisibilité
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES
IDENTITE
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
ADRESSE
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
SITUATION FAMILIALE
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
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VII. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
COORDONNEES BANCAIRES
Guide utilisateur du portail RH : Version 2 - Collaborateur au 03/08/2011
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VI. INFORMATIONS PERSONNELLES (suite)
ELEMENTS DU CONTRAT DE TRAVAIL
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VIII. VISITES MEDICALES
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IX. ESPACE DOCUMENTAIRE
Cet espace est évolutif et comporte des informations utiles aux collaborateurs
En cours de réalisation.
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