Slide 1

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 2

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 3

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 4

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 5

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 6

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 7

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 8

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 9

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 10

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 11

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 12

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 13

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 14

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 15

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 16

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 17

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 18

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 19

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 20

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 21

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 22

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 23

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 24

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 25

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 26

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 27

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 28

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 29

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 30

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31


Slide 31

Kommunikasjonsstrategi
Innherred Samkommune
Februar 2004
Versjon 1.0

Innhold
Kap

Side

Kap

Side

1.0

Prosess og hovedutfordring

3

7.0

Hvordan skal vi kommunisere

18

2.0

Status for Innherred Samkommune

4

7.1

Profil, image og omdømme

19

3.0

Kommunikasjonstrappa

5

7.2

Bilde av samkommunen

20

4.0

Hvorfor skal vi kommunisere?

6

7.3

Morkommunen og ISK - profil

21

4.1

Hovedutfordringer kommunikasjon

7

7.4

Hovedbudskap

22

5.0

Hvem skal vi kommunisere med

8

7.5

Viktige budskap

23

5.1

Viktigste målgrupper – vinter 2004

9

8.0

Kommunikasjonspolitikk

24

Hva skal vi kommunisere?

10

8.1

Intern kommunikasjon, prinsipper og tiltak

25

6.1

Målgruppe ansatte

11

8.2

Forankringskurven

26

6.2

Målgruppe Morkommuner

12

8.3

Faser i kommunikasjonen

27

6.3

Målgruppe Fagforeninger / tillitsvalgte

13

8.4

Media

28

6.4

Målgruppe Politikere Verdal / Levanger

14

8.5

Kommunikasjonsplan og arbeidsform

29

6.5

Målgruppe Brukere / innbyggere

15

9.0

Kommunikasjonsplan – kort sikt

30

6.6

Målgruppe Servicekontorene

16

6.7

Kommunikasjonsmål - oppsummering

17

6.0

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

2

1.0 Prosess og hovedutfordring


Innherred Samkommune (ISK) ønsker å benytte kommunikasjon som et styringsverktøy i arbeidet med å nå interne
og eksterne mål. Derfor er det gjennomført en prosess med ledere og tillitsvalgte for å etablere en
kommunikasjonsstrategi.



Arbeidet har følgende mål:
•
Å etablere en felles plattform blant politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte for hvordan Innherred
Samkommune skal framstå internt og eksternt…
•
…som i sin tur gir grunnlag for en offensiv og målrettet bruk av kommunikasjon som et verktøy i
det daglige arbeid



Kommunikasjonsstrategien gir Innherred Samkommune rammer og retning for et offensivt kommunikasjonsarbeid.
Det svarer ikke på alle spørsmål, men avklarerer vesentlige forhold i forbindelse med kommunikasjon. Dokumentet
er et konkret arbeidsverktøy, som skal revideres kontinuerlig.



Hovedutfordringen er å sørge for at ”man vet hva man er” – og at man klarer å eksponere dette for rette målgrupper.
De overordnede utfordringen kan skisseres slik:
•
Tydelighet: Å etablere en felles forståelse av hva Innherred Samkommune er, og hvorfor samarbeidet er
opprettet. Utforme et overordnet budskap på en enkel og forståelig måte.
•
Profil og synlighet: Å etablere en felles forståelse for hvordan Innherred Samkommune skal framstå og
oppfattes, i samspill med Morkommunene Levanger og Verdal. Dette er viktig for å kunne være tydelige og
kommunisere godt med sentrale målgrupper.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

3

2.0 Status for Innherred Samkommune
Kommunene Levanger og Verdal har besluttet å samarbeide gjennom å opprette en samkommune. Innherred
Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid, som innebærer at en del enheter og tjenester utføres i
fellesskap av de to kommunene. Målet med samarbeidet er å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i de to
kommunene. Etter beslutning i de to kommunestyrene og godkjenning i Kommunal og Regionaldepartementet er
Innherred Samkommune operativ fra 1.2.2004, foreløpig som et prøveprosjekt som skal løpe fram til 2008.
Det er opprettet et samkommunestyre bestående av politikere fra begge kommunene, som tar beslutninger i saker som
er lagt inn under samkommunen. Åtte virksomhetsområder er lag inn under samkommunen, mens de øvrige
virksomhetene fortsatt er en del av Levanger og Verdal kommuner.

Det er første gang noen kommuner i Norge prøver ut en slik modell, som går betydelig lenger enn tradisjonelt
interkommunalt samarbeid. For Levanger og Verdal er dette et alternativ til kommunesammenslåing.
Innherred Samkommune er et samarbeid hvor veien i stor grad blir til mens man går. Dette krever tillit og aktiv, positiv
deltakelse fra såvel politikere, ledere, ansatte og tillitsvalgte. I slike prosesser er god kommunikasjon viktig.
Kommunikasjonsstrategien er et ledd i arbeidet med å gjøre prosessen lettere.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4

3.0 Kommunikasjonstrappa
Effektiv kommunikasjon krever at man jobber planmessig og
målrettet. Kommunikasjonstrappa kan brukes som modell for
dette arbeidet, både i forbindelse med utarbeidelse av
kommunikasjonsstrategien, og når man skal planlegge
enkeltsaker.

Handling
Trinn 4

• HVORDAN?
Innhold
Policy – Budskap
Kanal – Arbeidsform

Trinn 3

• HVA?
Målretting
Kjernebudskap
Kommunikasjonsmål
Vet / burde vite

Trinn 2

• HVEM?
Bevissthet
Interessenter
Målgrupper
Trinn 1

• HVORFOR?
Hvorfor skal vi kommunisere?
Hva er hensikten?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

5

4.0 Hvorfor skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?

Hva er
målgruppene
opptatt av?

Interessenter

Hva ønsker vi å
oppnå?

Målgrupper

Hva bør de vite?

Eksternt / internt

Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

6

4.1 Hovedutfordringer - kommunikasjon
Det overordnede målet for kommunikasjonen er å bidra til at Morkommunene Levanger og Verdal og
Innherred Samkommune når sine mål. Med bakgrunn i ISKs situasjon er følgende utfordringer særlig
viktige i kommunikasjonen fremover:














Å sikre at sentrale målgrupper vet hva ISK er og hvorfor samarbeidet er opprettet.
Å sikre bred oppslutning om at ISK er et godt middel for å nå målet om å gi innbyggerne i
Levanger og Verdal et godt og effektivt drevet tjenestetilbud, som er bedre enn det ellers ville
vært
Å sikre at politikere i Levanger og Verdal er løpende orientert og aktive i utviklingen av ISK og
samspillet med Morkommunene
Å sikre positiv deltakelse og motivasjon blant ansatte i ISK og Morkommunene. Redusere
motstand, usikkerhet og sikre involvering.
Å unngå et unaturlig skille mellom ansatte og enheter som er plassert i ISK og i
Morkommunene
Å bruke kommunikasjon bevisst for å gi en god prosess i omstillingen
Oppnå at Morkommunene og ISK opptrer samordnet og i helhet
Unngå at brukere av tjenester og innbyggere blir forvirret ved at det opprettes et "nytt nivå"
Unngå mistenkeliggjøring og mistanke om "skjulte agendaer"
Å kunne gjennomføre et omfattende og forpliktende samarbeid mellom Levanger og Verdal
uten å starte en lammende debatt om kommunesammenslåing
Kunne framstå som foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

7

5.0 Hvem skal vi kommunisere med?
TRINN 4:
Hvordan?

Profil
TRINN 3:
Hva?
TRINN 2:

TRINN 1:
Hvorfor?
Hvorfor skal vi
kommunisere?
Hovedutfordringer

Hvem?
Interessenter
Målgrupper
Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva ønsker vi å
oppnå?
Hva bør de vite?
Kommunikasjons
mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

8

5.1 Målgrupper – vinter 2004
HØYEST PRIORITERTE







ANDRE MÅLGRUPPER

Ansatte i ISK
Ansatte i Morkommunene
Fagforeninger/tillitsvalgte
Brukere/innbyggere i Levanger og
Verdal
Politikere i Levanger og Verdal
Servicekontorene














Ledere i Morkommunene
Media
KRD/sentrale myndigheter
KS
Andre kommuner
Fylkesmannen / tilsynsmyndighet
Næringsliv
Samarbeidspartnere /
leverandører
FOU/ kompetansemiljøer
Familie og venner
Helseforetaket
Lag og organisasjoner

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

9

6.0 Hva skal vi kommunisere?

TRINN 4:
Hvordan?
Profil
TRINN 3:

Hva?
TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Målgrupper

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

Hva er
målgruppene
opptatt av?
Hva vet de om
oss?
Kommunikasjons
-mål

Kommunikasjonspolicy
Muligheter og
begrensninger
Budskap
Kanal
Arbeidsform
Oppfølging

Hovedutfordringer

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

10

6.1 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Hva

Ansatte ISK

skjer med meg?
Lokalisering
Jobbinnhold
Organisering
Arbeidstid
Betingelser
Framtid
Tjenesteproduksjon, hvordan
produsere samtidig som vi
omorganiserer?
Verktøy
Effektivitetskrav
Hva innebærer delt
arbeidsgiveransvar?

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Aktiv,

Åpenhet

positiv deltakelse
Se på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se muligheter, ikke trusler
Se muligheter til jobbutvikling
Positiv holdning til ISK og
lojalitet til felles mål
Skape felleskultur
Se sammenhenger mellom ISK
og Morkommuner – ikke
todeling
Se at dette er et godt alternativ
til kommunesammenslåing
Se at brukere skal få
likeverdige tjenester uansett
hvor i kommunene de bor
Utvikle gode og utfordrende
arbeidplasser med like
arb.betingelser i ISK og
Morkommunene

Kommunikasjonsstrategi

om uavklarte
spørsmål
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom
dialog
Aktiv involvering
Medvirkning i organisering av
enheten
Opplæring etter behov
Kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler
Omstillingsavtalen

– 05.02.04

11

6.2 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Ansatte
Morkommuner

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Hva

Åpenhet

skjer med meg?
Ikke sakke akterut
Ressursfordeling (hva blir igjen til
oss?)
Miste fokus (blir vi glemt
moderne- og gammel
organisasjon)
Støttefunksjoner
Hva med oss – skal vi inn i ISK
senere?
Ansvarsfraskrivelse (mellom ISK
og Morkommuner)
Involvering
Samhandling mellom ISK og
Morkommunene

Se

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Se sammenhenger mellom
ISK og Morkommuner – ikke
todeling
Realistisk forståelse av ISK
Ikke føle "Vi" og "De"
Se at dette er et godt
alternativ til
kommunesammenslåing
Skal gi interne kunder/brukere
i Morkommunene og
Samkommunen likeverdige
tjenester

om uavklarte
spørsmål
Legge planer om videre
prosess
Kommunisere videre prosess
Skape trygghet gjennom dialog
Aktiv involvering
kommunikasjon gjennom
enheter og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

12

6.3 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av

Vårt mål

Aktivitet/budskap

Rettigheter

Se

Aktiv

Prosess
Drift av ISK
Trygge arbeidsplasser
Involvering
Reell påvirkning
Praktiske konsekvenser
Info til medlemmer
Samarbeid med andre fagforeninger
Gi muligheter til faglig utvikling
Fagfor. ikke informere på vegne av
arbeidsgiver (rolleavklaring)
Klargjøring for ansatte ISK –
Morkommune
Arenaer for å møtes
Rolleavklaring rådmann Mor/ISK


Fagforeninger /
tillitsvalgte

på ISK som et godt middel
til å gi bedre tjenester
Aktiv medspiller
Oppleve eierskap
Positiv forståelse av plikt til å
være med på utvikling
Harmonisert avtaleverk
Reell kompetanseutvikling
Kompetanseutnyttelse
Ansettelsestrygghet

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Arenaer for å møtes
Legge planer for videre
prosess
Kommunisere videre
prosess
Avklare så raskt som mulig
Omstillingsavtalen
Kommunikasjon gjennom
møter, dialog
Klargjøre hva som skal
avklares til ulik tid

– 05.02.04

13

6.4 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Politikere i
Levanger og
Verdal

Lokalisering

– balanse
Resultat (utålmodig)
Brukertilfredshet (ombud)
Økonomi
Medieprofilering
Kommunal kompetanse
Sin posisjon og saksfelt
At demokratiet ivaretas
Involvering

Aktiv

Føle

seg trygg på at det
arbeides mot målene
Støttespillere
Ser på ISK som et godt redskap
til effektivitet
Gi klare styringssignaler
gjennom beslutninger
At de er kjent med ISK-ideen og
tidligere prosess
Har felles realistisk bilde av hva
som kan oppnås
Involvering

Kommunikasjonsstrategi

involvering
Løpende informasjon
Informere både "ISKpolitikere" og
kommunepolitikere
Produsere resultater
Kommunisere når det er
realistisk å re resultater
Beholde klar kommunal
identitet
Kommunikasjon gjennom
møter, sakspapirer

– 05.02.04

14

6.5 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe

Hva de er opptatt av Vårt mål

Aktivitet/budskap

Brukere/
Innbyggere

Tjenestekvalitet

Får

Tilgjengelighet
Lokalisering
Effektivisering
Identitet

Skal

oppleve å få bedre
tjenester enn den enkelte
kommune kan tilby
De skal vite hvor de
henvender seg for å få ulike
tjenester
Skal ikke se forskjell på "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"
Skal se på ISK som en
fornuftig organisering for gode
tjenester
De skal vite forskjell på ISK
og kommunesammenslåing
Realistisk bilde av hva som
kan oppnås

fortsatt din tjeneste hos
Kommunen
Gode servicekontorer
Beholde klar kommune-identitet
Produsere resultater
Info. gjennom media, tjenester
og servicekontorer
Informere hva og hvorfor ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

15

6.6 Målgruppe, fokus, mål, aktivitet
Målgruppe Hva de er opptatt av
Servicekontorene

Vite

hva som skjer
Deres rolle fremover
Kompetanse for å utøve nye
arbeidsoppgaver
Kontakt mot enhetene (ISK og
Morkommuner)
Hvem svarer på hva?
Harmonisering mellom L og V i
hvilke oppgaver som løses

Vårt mål

Aktivitet/
budskap

Effektivt

Løpende

ansikt mot brukere
for både Morkomm. og ISK
Løpende oppdatert, full
oversikt til enhver tid
Tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Lik service for "ISKtjenester" og "Mor-tjenester"

info og involvering
Gi tilstrekelig fullmakt og
myndiget
Opplæring
Definere arenaer
Samordne tilbud L. og V.
Kommunikasjon gjennom enheter
og interne kanaler

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

16

6.7 Kommunikasjonsmål - oppsummering
Målgruppe

Kommunikasjonsmål

Ansatte ISK

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og positiv deltakelse i omstillingen
Se sammenhengen mellom ISK og Morkommuner
Se muligheter, ikke trusler
Føle trygghet for god prosess
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor
Aktiv

Ansatte Levanger og Verdal kommuner

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Ikke føle "Vi" og "De"
Se sammenheng mellom ISK og Morkommuner
Skal gi likeverdige tjenester til innbyggerne uansett hvor de bor

Fagforeninger/tillitsvalgte

Se

Politikere i Levanger/Verdal

Se

Brukere/innbyggere

Se

Servicetorgene

Se

på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
Være aktive medspillere
Være involvert, føle eierskap
på ISK som et godt redskap til effektivitet og gode tjenester
Føle seg trygg på at det arbeides mot målene
Felles realistisk bilde av hva som kan oppnås og når resultat kan oppnås
på ISK som godt middel for bedre tjenester
Skal vite Hva og Hvorfor om ISK
Skal vite hvor tjenestene gis – ikke se forskjell på "ISK-" og "Morkommune"-tjenester
Realistisk bilde av hva som kan oppnås
på ISK som et godt middel for å gi bedre tjenester
og kjenne egen rolle overfor ISK, Morkommuner, brukere
Være løpende oppdatert – effektive ansikter mot brukere for tjenester fra ISK/Morkommunene
Se

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

17

7.0 Hvordan skal vi kommunisere?

TRINN 4:

Hvordan?

TRINN 2:
Hvem?
TRINN 1:

Interessenter

Hvorfor?

Venner / fiender

Hvorfor skal vi
kommunisere?

Eksternt / internt

TRINN 3:

Profil

Hva?

Kommunikasjonspolitikk

Hva vet
målgruppene om
oss?

Muligheter og
begrensninger

Hva burde de vite?

Arbeidsform

Kommunikasjons
mål

Oppfølging

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

18

7.1 Profil, image og omdømme
Innherred Samkommunes profil skal gi et sant og hensiktsmessig bilde av hva ISK er og hvorfor
samarbeidet opprettet. En god profil og et godt omdømme gir tillit og troverdighet, som gjør det lettere å
nå mål. Omdømme er et bilde på hvordan ulike målgrupper oppfatter oss.
Det må være samsvar mellom virkeligheten og en virksomhets profil. Profil, image og omdømme er et
bilde på hvordan våre omgivelser oppfatter oss. Dette bildet dannes av hva vi gjør, hva vi sier og hva
andre sier om oss. Våre handlinger kommuniserer sterkere enn våre ord.
Noen sentrale problemstillinger knyttet til ISKs profil:








Hvordan ønsker vi at ISK kal bli oppfattet?
Hva er et hensiktsmessig bilde av ISK (for å gjøre en god jobb)?
Hvordan skal forholdet mellom ISK og Morkommunene framstå?
Skal ISK ha en høy, selvstendig profil?
Eller er det Morkommunene som skal vises best?
Blir Samkommunen oppfattet som et skritt mot kommunesammenslåing?
Eller som et alternativ til kommunesammenslåing?

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

19

7.2 Bilde av samkommunen
De to nabokommunene Verdal og Levanger legger noen av sine oppgaver til felles ”datterbedrift”,
ISK, uten å miste ansvaret for tjenestene som leveres.
ISK ER ET VERKTØY for å gi innbyggerne og næringslivet et bedre tilbud

Verdal
kommune

Levanger
kommune

Innherred
Samkommune
Tjenesteproduksjon for innbyggere og næringsliv i Verdal og Levanger

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

20

7.3 Morkommunene og ISK - profil
Innherred


Samkommune skal profileres som et samarbeid mellom to selvstendige nabokommuner.

Det er samarbeidet – og ikke institusjonen ISK – som skal profileres.

Samarbeidet

er opprettet for at tilbudet til innbyggerne og næringslivet i de to selvstendige kommunene skal bli bedre
enn det ellers ville vært.
Av

dette følger at Morkommunene Verdal og Levanger skal ha høyere profil enn ISK.

Innbyggerne

i kommunene skal fortsatt forholde seg til sine kommuner. De skal ikke forholde seg til et nytt nivå eller
en ny institusjon.
For

brukerne skal det være uinteressant om en tjeneste er organisert i ISK eller i Morkommunen.

Servicekontorene
ISK

i de to kommunene har en viktig funksjon for å møte publikum/brukere.

skal framstå som et alternativ til kommunesammenslåing.

Sammenslåing

av kommunene står ikke på agendaen

Overfor

enkelte eksterne målgrupper er det hensiktsmessig å gi ISK en høyere profil. Eksempelvis KRD, KS. Men
også overfor disse skal ISK framstå som et samarbeid mellom selvstendige kommuner.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

21

7.4 Hovedbudskap






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og
forpliktende samarbeid mellom
nabokommunene Levanger og Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i
Levanger og Verdal bedre tjenester
Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

22

7.5 Viktige budskap
HOVEDBUDSKAP






HVA?
Innherred Samkommune er et omfattende og forpliktende samarbeid mellom nabokommunene Levanger og
Verdal
HVORFOR?
For å gi innbyggerne og næringslivet i Levanger og Verdal bedre tjenester

ANDRE VIKTIGE BUDSKAP













Det skjer store endringer i Kommune-Norge. ISK er et aktivt grep for å møte dagens og fremtidens utfordringer
ISK er et forpliktende samarbeid som er unikt i Norge
Gjennom ISK er Levanger og Verdal foregangskommuner for kommunalt samarbeid i Norge
Samarbeidet er mer forpliktende og går lenger enn tradisjonelt interkommunalt samarbeid
Samkommunen er ikke et skritt mot kommunesammenslåing – men et alternativ til kommunesammenslåing
Samkommunen gir mange av fordelene med kommunesammenslåing uten at kommunene slås sammen
ISK innebærer at de to kommunene organiserer noen av sine virksomheter felles
Brukerne skal ikke forholde seg til noen ny institusjon eller nivå
Størstedelen av kommunenes virksomhet ligger fortsatt i Morkommunene
ISK er et verktøy for effektiv produksjon av tjenester
Tjenestetilbudet i begge kommunene blir bedre enn det ville vært uten ISK

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

23

8.0 Kommunikasjonspolitikk

Alle ledere har et ansvar for god kommunikasjon internt i sine
enheter og å sørge for at det er god kommunikasjon med
brukerne av enhetens tjenester.
Det bør føres en felles kommunikasjonspolitikk for alle
enheter/virksomheter, enten de er organisert som en del av ISK
eller Morkommunene.

Høy

Levanger og
Verdal kommuner.
Offensive – høy
synlighet
ISK – offensivt
samarbeid, lav
egen synlighet

?

Åpenhet

ISK utgjør en del av den totale aktiviteten i kommunene
Levanger og Verdal. Kommunikasjon er et lederansvar – på
linje med budsjett, personal, HMS etc.

?
Lav
Lav

Høy

Offensivitet

ISK og Morkommunene bør ha et åpent forhold til media, og tilstrebe å utvikle gode løpende relasjoner med media.
Media skal alltid behandles i forhold til Offentlighetsloven og andre relevante lover og bestemmelser.
Det bør utvikles retningslinjer for håndtering av media og uttalelser til media, som i størst mulig grad bør være felles
for Morkommunene og ISK.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

24

8.1 Intern kommunikasjon – prinsipper og tiltak
Et lederansvar
God intern kommunikasjon er en nøkkelfaktor i all omstilling. Kommunikasjon er et lederansvar – på alle nivåer i
organisasjonen, som må gis høy prioritet og løpende oppfølging.
ISK er i en fase hvor veien blir til mens man går. P.t. er det mange spørsmål som ikke kan besvares. Dette er helt
normalt tidlig i omstillinger. I en slik fase er det viktig å fokusere på videre prosess, kommunisere tidsplaner, hva som er
på plass og hva som ikke er på plass, m.v. Dette er en fase som gir rom for aktiv involvering av ansatte
Ulike tilgjengelige kanaler kan brukes for å kommunisere med ansatte. Intranett, e-post, internskriv m.v. Men
hovedprinsippet bør i størst mulig grad være direkte kommunikasjon, ansikt til ansikt. Etablerte kanaler og fora bør
brukes – avdelingsmøter, samtaler med medarbeidere, AMU, m.v. Unngå at man møter seg i hjel. Dette bør
gjennomføres på alle nivå i linjeorganisasjonen.
Viktige avklaringer for intern kommunikasjon i ISK
Snarets mulig etablere en overordnet plan for videre prosess som kan brytes ned og videreføres i de enkelte enheter
(milepæler, tidsplaner for organisasjonsendringer, lokaliseringsbeslutninger, m.v.)
Kommuniser disse planene internt i enhetene
Involver ansatte og tillitsvalgte i videre arbeid
Snarest mulig avklare og etablere styringssystemer, møtefora, rapporteringsrutiner for ISK og Morkommunene som
sikrer beslutningskraft, koordinering og god kommunikasjon
Sett kommunikasjon på agendaen i interne møter
Ta beslutninger så raskt som mulig og forsvarlig – avklaringer fjerner usikkerhet
 Bruke- og videreutvikle Servicekontorene aktivt

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

25

8.2 Forankringskurven

Forankring

Grad av forankring

Adoptering

Forankringsfase

Operasjonalisering

Akseptfase

Positiv
oppfatning
Forståelse
Kontakt Oppmerksomhet

Forberedelsesfase
Manglende
Forvirring
oppmerksomhet

Negativ
oppfatning

Beslutn. om
å ikke støtte
endring

Trekker
tilbake
støtte

Tid

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

26

8.3 Faser i kommunikasjonen

Kontakt:

Den første info. den enkelte får om at endringer vil skje

Oppmerksomhet:

Den enkelte har noe kunnskap om hva som skal skje

Forståelse:

Den enkelte viser at han har oppfattet innholdet og
formålet med endringer (d.v.s. hva som forventes av dem).

Positiv oppfatning:

Utvikling av en positiv holdning i forhold til endringene som
skal skje.

Operasjonalisering:

Endringene gjennomføres (og får praktiske konsekvenser
for den enkelte).

Adoptering:

Endringen er gjennomført, og resultatene viser seg. (Fokus
på verdi og virkning – resultater av endringen).

Forankring:

Den enkelte støtter og forsvarer endringen.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

27

8.4 Media
Forhold til media
Det er et mål at ISK og Morkommunene har et godt og aktivt forhold til media. Åpenhet, tillit og gode relasjoner bør
være viktige elementer i dette. Håndtering av media må bygges på Offentlighetsloven og andre relevante lover og
bestemmelser. Lokalmedia bør brukes aktivt, for å informere om relevante saker.
Hvem skal uttale seg?
Administrasjonssjef Ola Stene (adm.) og ordfører Gerd Janne Kristoffersen (politisk) har det overordnede ansvar for å
uttale seg til media på vegne av ISK.
Det er naturlig at rådmenn og enhetslederne uttaler seg til media i saker som gjelder eget ansvarsområde. Rutiner for
dette må avklares nærmere. Enhetslederne, rådmannskollegiet og ordførere/varaordførere gjennomgår mediekurs med
medietrening. I forbindelse med dette bør det utarbeides konkrete retningslinjer og råd som bør være felles for
Morkommunene og ISK.
Når noen blir kontaktet av media er det viktig å varsle, koordinere med ansvarlige ledere.
Ved mediehenvendelser skal man unngå å ”skyte fra hofta”:
•Be

om å få vite hva slags ærend journalisten har, hvordan skal informasjonen brukes?
•Dersom du er usikker, gi deg selv tid; sjekk fakta, be om å få ringe tilbake. Ring alltid tilbake som avtalt
•Bruk den tiden du har skaffet deg til å vurdere sakens viktighet og konsekvenser. Varsle andre dersom det vurderes
nødvendig. Er du i tvil skal du alltid varsle:
•
Varsle andre som kan bli, eller allerede har blitt kontaktet
•
Bestem hvem som skal være talsmann
•
Skaff fakta

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

28

8.5 Kommunikasjonsplan og arbeidsform
ISK og Morkommunene skal arbeide systematisk og målrettet med kommunikasjon. Dette innebærer bl.a. at
kommunikasjon bør være et tema på jevnlige møter. På disse møtene bør følgende punkter gjennomgås:

Evaluering av egne (og andres) gjennomførte kommunikasjonstiltak siste periode

Oppfølging av fremdrift i avtalte aktiviteter

Planlegging av nye kommunikasjonsaktiviteter
For å sikre struktur og måltretting benyttes følgende arbeidsskjema i møtene:

Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Kommunikasjonsstrategi

Ansvar

– 05.02.04

Tidsfrist

29

9.0 Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Ansatte ISK

Møter i enhetene

Informere status,
involvere

Enhetsledere

Løpende

Ansatte ISK og Morkommunene

Møte ansatte Verdal og Levanger

Informere status,
involvere

Rådmenn

28.1.

Ledere, till.valgte ISK

Innspill

komm. strategi ver 0.1
Arbeidsmøte komm.strategi

Ferdigstille
komm.str., involvere

Rådmenn-/MHD

22.1.

Ledere ISK og
Morkomm, tillvalgte

Storledermøte

Informere status,
involvere

Rådmenn

4.2.

Politikere L. og V.

Møte

ordførere og varaordførere
Samkommunestyre

Forankre
komm.strategi

Rådmenn

Uke

Politikere L. og V.

Samkommunestyre

Status, involvering,
beslutninger

Rådmann

29.1.

Politikere L. og V.

Info/status i Formannskapsmøter

Status, involvering

Rådmenn

F.møter

30.1.

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

4 (5)
29.1.

30

Kommunikasjonsplan – kort sikt
Målgruppe

Aktivitet

Hensikt

Ansvar

Tid

Innbyggere Levanger
og Verdal

Medieoppslag i forbindelse med første
samkommunestyremøte

Markere oppstart.
Info om at innbygg.
ikke forholder seg til
nytt nivå

Stene/
Kristoffersen

29.1.

Ledere ISK, rådmenn,
ordførere

Mediekurs/medietrening

Lære, utvikle
medierutiner

Rådmenn,
MHD

Februar

Kommunikasjonsstrategi

– 05.02.04

31