« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées.
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« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines
activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. »
Thomas Chardin
Ingénierie et achats de formation
Patrick Caverivière
Virginie Ridel
Bénédicte Bailleul
Jo Casson
Stéphanie Canard
0
Les petits déjeuners de l’Externalisation
Slide 2
Sommaire
Le regard des achats
–Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles
Le regard de Ressources Humaines
–Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens
L’approche de Demos Outsourcing
–Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing
Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management
–Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK)
Retour client secteur pharmaceutique
–Stéphanie Canard, chef de projet externalisation
–
Echanges avec les participants
Document confidentiel et non contractuel
1
Slide 3
1 - Le regard des achats
Patrick
Caverivière,
consultant
en achats
de
prestations
intellectuell
es
2
Slide 4
3 niveaux d’intervention des
acheteurs
Référencement
Pilotage des appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel
3
Slide 5
La formation continue :
un marché complexe et atypique
Une offre de formation large et hétérogène
– 48 593 acteurs recensés
Des segments de marchés très atomisés et des niches
d’expertises
Diversité des acteurs
– Domaines d’intervention : généralistes, spécialistes,
multispécialistes
– Modalités : inter, intra, blended,…
La connaissance et la veille marché sont indispensables
Document confidentiel et non contractuel
4
Slide 6
La complexité des achats de
formation
Référencement
– Qui référencer ?
– Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ?
Pilotage des appels d’offre
– Comment rédiger l’appel d’offre ? Un travail
d’ingénieur pédagogique et d’expert métier
– Comment définir les critères de choix ?
– Comment évaluer les propositions ? Absolue
nécessité d’intégrer l’aspect pédagogique.
– Comment estimer les prix ?
Management des fournisseurs
– Comment les piloter ?
– Comment intégrer la gestion des risques ?
2 niveaux de difficulté
– Réponse au besoin au juste de prix
– Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer
le temps nécessaire ?
Document confidentiel et non contractuel
5
Slide 7
Facteurs clés de succès
Mettre en place un processus d’achat en phase avec
les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de
formation
Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier
pour un achat performant acheter en pédagogue
Anticiper la programmation des besoins d’achats de
formation
Bien connaître l’offre de formation
Organiser le suivi des prestataires principaux, définir
les SLA
Document confidentiel et non contractuel
6
Slide 8
2 - Le regard des Ressources Humaines
Virginie Ridel, Chef
de projets
Ressources
Humaines
7
Slide 9
Spécialiste de la protection sociale
Positionnement
– Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous
les métiers de la culture et de la communication qui
accompagne ses publics tout au long de la vie
Chiffres clés
» 1,3 Milliard €
» 120 000 allocataires retraite, soit
» 500 000 salariés couverts avec leur famille
» 730 collaborateurs
30% H et 70% F
30% de cadres, 35% d’AM et 35% d’employés
– Une stratégie tournée au service du client
» Une stratégie adaptée à un nouveau contexte
» Développer une offre complète dans tous les
domaines de l’assurance de personne
» Renforcer la relation client
Document confidentiel et non contractuel
8
Slide 10
Le développement des compétences
au cœur de la stratégie des
Ressources Humaines
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009
(avec praticiens)
2004
2009
30%
178
Nombre de
salariés
176
25%
150
139
134
20%
Les priorités pour les années à venir
115
110
15%
114
90
2 5% 2 5%
10%
19 %
2 1%
54
19 %
44
16 %
15%
– Développer les compétences
– Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos
besoins type
– Renforcer nos rémunérations en les associant aux
compétences et à la valeur ajoutée
– Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la
valeur ajoutée.
– Fédérer les équipes autours de projets porteurs
5%
16 %
34
13 %
26
38
6
9
8%
6%
5% 5%
4%
1%
1%
0%
Classe 1
Classe 2
Classe 3
Classe 4
Classe 5
Classe 6
Classe 7
Classe 8
D’importants chantiers à prévoir
– GPEC et politique Formation
Document confidentiel et non contractuel
9
Slide 11
Une organisation des RH alignée sur
notre stratégie
Document confidentiel et non contractuel
10
Slide 12
La formation au sein d’Audiens
Son objectif : accompagner la stratégie
» Plan de formation triennal
» 5 formateurs internes dédiés à la formation technique
métier
» Une très forte implication de toute la DRH
Répartition par catégories
– Des projets de formation ambitieux
» Connaissance de nos clients
» La relation client
» L’économie sociale
» Management
30%
32%
Employés
Agents de maîtrise
Cadres
38%
Des
–
–
–
chiffres à la hauteur de nos ambitions
Budget 2008-2010 : 1million €, Soit 3,5% de MS
10 448 heures en 2008
52% des effectifs ont suivi au moins une formation
en 2008
Document confidentiel et non contractuel
11
Slide 13
Forces et limites de l’organisation
Un pilotage dans une organisation matricielle
Les points forts
» Une vision élargie des besoins en compétences
» Une fonction formation effective et ancrée dans la
stratégie de développement des compétences
» Des relais de formation au cœur des services
Les limites
» Multiplicité des missions
» Coordonner les formations transversales
» Pilotage des prestataires
Document confidentiel et non contractuel
12
Slide 14
Ressources Humaines et achats
: un besoin de synergie
Une méthodologie adaptée aux « petits » appels d‘offre
Une démarche appropriée
Mais pas de possibilité de négocier les prix en
raison des faibles volumes
De vrais besoins de synergie pour les grands projets
Les
-
dimension relevant de la DRH
Alignement avec la stratégie
Coordination avec les métiers
Définition du cahier des charges
Les dimensions relevant de la direction des achats
- Centraliser pour suivre les prestataires
- Négocier les conditions tarifaires
- Apporter les méthodes et fournir les outils
Document confidentiel et non contractuel
13
Slide 15
3 - L’approche de Demos Outsourcing
Bénédicte Bailleul
Directrice de
Demos Outsourcing
14
Slide 16
Une offre modulaire pour une prestation
sur mesure
Elaboration
du plan
Management des
fournisseurs
Reportings &
Qualité
Optimisation
des financements
SI formation
Gestion du DIF
Logistique
Suivi administratif
Document confidentiel et non contractuel
15
Slide 17
Une offre modulaire pour une prestation
sur mesure
Elaboration
du plan
Management des
fournisseurs
Reportings &
Qualité
Optimisation
des financements
SI formation
Logistique
Suivi administratif
Gestion du DIF
Document confidentiel et non contractuel
16
Slide 18
Un travail en étroit partenariat
Directions
opérationnelles
DRH &
Formation
Service
Achat
Expertise
externalisation
Expertise
Formation
Expertise
Achat
Document confidentiel et non contractuel
17
Slide 19
3 domaines d’intervention
Référencement
Réduction du nombre de fournisseurs
Mise en place d’accords cadres
Pilotage d’appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel
18
Slide 20
Réduire le nombre de fournisseurs
Les caractéristiques
de la chaîne
fournisseur
• Fournisseurs nombreux
Les risques
commerciaux
potentiels
• Multiplication des coûts
• Dépenses éclatées
• Multitude de petites
entreprises/ ou individuels
• Occasion de faire des achats
en gros perdue
• L’engagement des
fournisseurs repose sur le
relationnel
• Qualité des interventions, la
crédibilité des fournisseurs ?
• Manque de standardisation
d’évaluation
• Manque de contrats de
service et d’indicateurs de
performance
• Pas de mesure du ROI
Document confidentiel et non contractuel
19
Slide 21
Réduire le nombre de
fournisseurs
Division
A
Division
B
Division
G
Experts
Techniques
Division
C
Division
H
Entreprises
de formation
Ressources
Internes
Division
D
Division
J
Division
I
Professeurs et
Experts
en la matière
Établissements
d’Enseignement
Supérieur &
Universités
Division
E
Division
K
Fournisseurs/
Clients
Associations
Division
F
Ancien
Employés
Consultants
Document confidentiel et non contractuel
20
Slide 22
Réduire le nombre de fournisseurs
Division
A
Division
B
Division
G
Division
C
Division
H
Division
D
Division
I
Division
E
Division
J
Division
F
Division
K
Partenaire externalisé
Experts
Techniques
Entreprises
de Formation
Formateurs et
Experts
en la matière
Fournisseurs
/ Clients
Anciens
Employés
Ressources
Internes
Établissements
d’Enseignement
Supérieur &
Universités
Associations
Document confidentiel et non contractuel
Consultants
21
Slide 23
Notre démarche d’appel d’offres
Recueil des besoins
Cahier des charges
Un processus
clairement défini
Sourcing (panel)
Short list
Validation client
Soutenance
Sélection
Des outils
Contrat
Document confidentiel et non contractuel
22
Slide 24
Suivre les fournisseurs et la
qualité des prestations
Un processus d’évaluation
standardisé
Une mesure objective à
travers des engagements
(SLA) et des indicateurs clés
de performance
Plan d’amélioration continue
Analyse qualité/prix : des
outils pour prendre les bonnes
décisions contribuant à
augmenter la VA
Key Performance Indicators - Organisme XX
Objectif
Inter (Plan + DIF)
Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF)
Nombre de jours de formation
Coût total Inter
Remises obtenues
Note qualité moyenne
Nombre d'incidents qualité
Taux d'annulation des formations
Intra (Plan + DIF)
Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF)
Nombre de jours de formation
Coût total intra
Remises obtenues
Note qualité moyenne
Nombre d'incidents qualité
Total
Nombre de journées stagiaires
Coût total
Remises totales
% remises
Prix moyen jour/stagiaire
Note Qualité
Document confidentiel et non contractuel
100
300
Période
Total année
99
310
x
15%
5,5
3
10%
2900
8700
16%
5,66
1
9%
2879
8637
10%
5,4
2
9,86%
5,51
3
9000
8947
13%
160
5,45
13,20%
158
5,47
x
23
Slide 25
Et quand Demos est prestataire…
Demos Outsourcing : une filiale autonome
Des processus clairement établis
La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs
La confidentialité
La décision prise par le client
Des engagements de service permettant de suivre les
prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif
Document confidentiel et non contractuel
24
Slide 26
Notre positionnement et notre
valeur ajoutée
Formation
Externalisation
Achats
Document confidentiel et non contractuel
25
Slide 27
4 - Retour client : le Vendor
Management pour MBDA et Rolls Royce
Jo Casson, du
centre de services
de Saltash (UK)
26
Slide 28
MBDA : “vendor management
and logistic”
Contexte
–
–
–
–
Filiale d’EADS
10 000 collaborateurs dont 3 000 au Royaume Uni
Budget formation : 1 M £
600 fournisseurs en 2002
Enjeu
– Augmenter l’efficience des formations
Demande initiale
– Rationnaliser les achats de formation
– Piloter les fournisseurs avec des engagements
de service
– Former plus au même coût
Document confidentiel et non contractuel
27
Slide 29
Solution mise en place
Externalisation
De l’ensemble de la chaine de mangement des
fournisseurs
Des processus administratifs
Centralisation du pilotage de la formation avec un processus
d’élaboration du plan
» Implémentation d’un SI full Web
» Réduction du nombre de prestataires
» Mise en place d’outils de pilotage
Document confidentiel et non contractuel
28
Slide 30
Résultats obtenus
Un alignement des formations sur la stratégie de
l’entreprise
Réduction du nombre de fournisseurs à 250
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Optimisation de l’intra
Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à
budget équivalent
Document confidentiel et non contractuel
29
Slide 31
Ce que MBDA dit
“We are pushing the boundaries of a seamless service, so
that every participant receives the same degree of high
care and attention... we are constantly striving to
measure return on investment, as well as
demonstrating savings and innovation in the provision of
learning & development.”
“I particularly value the high level of responsiveness from
the administration team and the close relationship that
the L&D team at MBDA has developed with Hemsley
Fraser / Demos Outsourcing ”
Gemma Todd
Human Resources Manager
Learning & Personal Development - MBDA
Document confidentiel et non contractuel
30
Slide 32
Rolls Royce : vendor management
Contexte
– Leader de la technologie de turbine à gaz
– Leader dans les marchés de l’aérospatial civil, de la défense et
de l’énergie
– Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK
– 800 fournisseurs en 2007
Demande initiale
– Externaliser le management des fournisseurs
Objectifs
– Augmenter la qualité des formations
– Réduire les coûts de formation de 25%
Document confidentiel et non contractuel
31
Slide 33
Solution mise en place
Externalisation de type « vendor management »
– Gestion complète de la chaine des fournisseurs
Etape 1 : la Grande-Bretagne
–
–
–
–
–
–
Mise en place d’un SI full web
Standardisation des processus d’achat de formation
Mise en place de contrats cadres
Pilotage des appels d’offre
Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats
Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois
au lieu de 180 !
Etape 2 : extension européenne
Allemagne
Pays du Nord
Europe centrale
Document confidentiel et non contractuel
32
Slide 34
Résultats obtenus
Réduction du nombre de fournisseurs à 300
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Réduction des coûts pédagogiques de 28%
Un alignement des formations sur la stratégie de
l’entreprise
Document confidentiel et non contractuel
33
Slide 35
Ce que Rolls Royce dit
“Utterly professional, courteous at all times,
refreshingly down to earth. Like one of the
Big Four professional services firms but
without the superiority complex/attitude
that sometimes comes with that particular
territory.”
Adam Bruch
Purchasing Manager
Rolls-Royce
Document confidentiel et non contractuel
34
Slide 36
Les bénéfices
Augmentation
de la qualité
Baisse des coûts
Simplification des
processus
Efficience
Document confidentiel et non contractuel
35
Slide 37
5 - Retour client : industrie
pharmaceutique
Stéphanie canard,
chef de projet
36
Slide 38
Le contexte : Client dans l’industrie
pharmaceutique
Chiffres Clés
–
–
–
–
Effectif de 1 900 Pers
Entre 45 000 h et 50 000 h de formation
Environ 250 prestataires de formation
Environ 1300 Factures / An
Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9
ans
– Travail en partenariat avec les Achats et le service RH
Document confidentiel et non contractuel
37
Slide 39
Le pilotage des prestataires de
formation
Rencontre de nouveaux prestataires de formation par
Demos Outsourcing
Proposition de nouveaux prestataires au client
Référencement de l’ensemble des prestataires par le service
achat
Point annuel avec les prestataires les plus sollicités
Négociation annuelle en partenariat avec le service achat
pour les prestataires dépassant un CA de 30K€
– GPEC et politique Formation
Document confidentiel et non contractuel
38
Slide 40
Partenariat mis en place avec le
service achat
Apport Demos
Outsourcing
Objectifs des
Achats
• Respecter la Politique Achat
•Réponses aux besoins de formation
• Obtenir des Remises
•Qualité Pédagogique
• Négocier des Contrats de
Service sur le long terme
•Suivi de la prestation
•Connaissance intime du marché
Equilibre Coût /
Prestation de
Qualité
Document confidentiel et non contractuel
39
Slide 41
Pilotage d’un Appel d’Offre stratégique
Mise en place d’une formation de dynamique commerciale
et managériale pour l’équipe force de vente : Démarche
Recueil des besoins
En partenariat avec le RH et le
service Commercial/Marketing :
Equipe Projet
Cahier des Charges
Lancement de l’AO
Soutenance
Consultation de 4 prestataires
Rencontre de tous les
prestataires
Sélection
Contrat
Etabli en collaboration avec les achats
Document confidentiel et non contractuel
40
Slide 42
Gouvernance mise en place avec le
prestataire retenu
Réunion préparation
Prestataire / Equipe
projet: Définition des
objectifs et Résultats
Attendus
6
1
BONUS / MALUS de
10% appliqué en
fonction de l’atteintes
des objectifs
Réunion sur l’Ingénierie
Pédagogique :
Construction et
validation des parcours
personnalisés
5
Evaluation du ROI :
Objectif
d’augmentation du
CA de 5%
2
4
Réunion Débrief +
Compte rendu après
chaque session de
formation
3
Evaluation de la satisfaction
des stagiaires à l’issue de
chaque session de formation
: Objectif Note Mini Globale
de 15/20
Document confidentiel et non contractuel
41
Slide 43
Optimisation de la gestion des
formations linguistiques
Contexte
– 5 Prestataires de formation linguistique
– 300 Stagiaires par an
– Des méthodes et outils différents
– Une qualité de prestation hétérogène
– Des tarifs disparates
– Besoin de cadrage
Objectifs
– Homogénéiser les pratiques
– Standardiser le système d’évaluation
– Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque
prestataire
– Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs
– Un suivi administratif simplifié
Document confidentiel et non contractuel
42
Slide 44
Optimisation de la gestion des
formations linguistiques
Mise en place d’une charte qualité Langue
– Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité
commun
– Mise en place d’une échelle de niveau commune construite en
collaboration avec l’ensemble des prestataires
– Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de
langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de
suivi, …
– Mise en place d’une évaluation du prestataire à mi parcours et
en fin de formation
Négociation Tarifaire
– Mise en place d’une négociation annuelle de chaque prestataire
de langues avec les Achats
– Objectif: avoir un tarif unique langue
– Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses
spécificités
Document confidentiel et non contractuel
43
Slide 45
6 - Echanges entre les participant
44
Slide 46
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009
(avec praticiens)
2004
2009
30%
178
Nombre de
salariés
176
25%
150
139
134
20%
115
110
15%
114
90
2 5% 2 5%
10%
19 %
2 1%
54
19 %
44
16 %
15%
34
13 %
26
5%
16 %
38
6
9
8%
6%
5% 5%
4%
1%
1%
0%
Classe 1
Classe 2
Classe 3
Classe 4
Classe 5
Classe 6
Classe 7
Classe 8
« Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines
activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. »
Thomas Chardin
Ingénierie et achats de formation
Patrick Caverivière
Virginie Ridel
Bénédicte Bailleul
Jo Casson
Stéphanie Canard
0
Les petits déjeuners de l’Externalisation
Slide 2
Sommaire
Le regard des achats
–Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles
Le regard de Ressources Humaines
–Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens
L’approche de Demos Outsourcing
–Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing
Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management
–Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK)
Retour client secteur pharmaceutique
–Stéphanie Canard, chef de projet externalisation
–
Echanges avec les participants
Document confidentiel et non contractuel
1
Slide 3
1 - Le regard des achats
Patrick
Caverivière,
consultant
en achats
de
prestations
intellectuell
es
2
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3 niveaux d’intervention des
acheteurs
Référencement
Pilotage des appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel
3
Slide 5
La formation continue :
un marché complexe et atypique
Une offre de formation large et hétérogène
– 48 593 acteurs recensés
Des segments de marchés très atomisés et des niches
d’expertises
Diversité des acteurs
– Domaines d’intervention : généralistes, spécialistes,
multispécialistes
– Modalités : inter, intra, blended,…
La connaissance et la veille marché sont indispensables
Document confidentiel et non contractuel
4
Slide 6
La complexité des achats de
formation
Référencement
– Qui référencer ?
– Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ?
Pilotage des appels d’offre
– Comment rédiger l’appel d’offre ? Un travail
d’ingénieur pédagogique et d’expert métier
– Comment définir les critères de choix ?
– Comment évaluer les propositions ? Absolue
nécessité d’intégrer l’aspect pédagogique.
– Comment estimer les prix ?
Management des fournisseurs
– Comment les piloter ?
– Comment intégrer la gestion des risques ?
2 niveaux de difficulté
– Réponse au besoin au juste de prix
– Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer
le temps nécessaire ?
Document confidentiel et non contractuel
5
Slide 7
Facteurs clés de succès
Mettre en place un processus d’achat en phase avec
les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de
formation
Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier
pour un achat performant acheter en pédagogue
Anticiper la programmation des besoins d’achats de
formation
Bien connaître l’offre de formation
Organiser le suivi des prestataires principaux, définir
les SLA
Document confidentiel et non contractuel
6
Slide 8
2 - Le regard des Ressources Humaines
Virginie Ridel, Chef
de projets
Ressources
Humaines
7
Slide 9
Spécialiste de la protection sociale
Positionnement
– Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous
les métiers de la culture et de la communication qui
accompagne ses publics tout au long de la vie
Chiffres clés
» 1,3 Milliard €
» 120 000 allocataires retraite, soit
» 500 000 salariés couverts avec leur famille
» 730 collaborateurs
30% H et 70% F
30% de cadres, 35% d’AM et 35% d’employés
– Une stratégie tournée au service du client
» Une stratégie adaptée à un nouveau contexte
» Développer une offre complète dans tous les
domaines de l’assurance de personne
» Renforcer la relation client
Document confidentiel et non contractuel
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Slide 10
Le développement des compétences
au cœur de la stratégie des
Ressources Humaines
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009
(avec praticiens)
2004
2009
30%
178
Nombre de
salariés
176
25%
150
139
134
20%
Les priorités pour les années à venir
115
110
15%
114
90
2 5% 2 5%
10%
19 %
2 1%
54
19 %
44
16 %
15%
– Développer les compétences
– Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos
besoins type
– Renforcer nos rémunérations en les associant aux
compétences et à la valeur ajoutée
– Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la
valeur ajoutée.
– Fédérer les équipes autours de projets porteurs
5%
16 %
34
13 %
26
38
6
9
8%
6%
5% 5%
4%
1%
1%
0%
Classe 1
Classe 2
Classe 3
Classe 4
Classe 5
Classe 6
Classe 7
Classe 8
D’importants chantiers à prévoir
– GPEC et politique Formation
Document confidentiel et non contractuel
9
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Une organisation des RH alignée sur
notre stratégie
Document confidentiel et non contractuel
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La formation au sein d’Audiens
Son objectif : accompagner la stratégie
» Plan de formation triennal
» 5 formateurs internes dédiés à la formation technique
métier
» Une très forte implication de toute la DRH
Répartition par catégories
– Des projets de formation ambitieux
» Connaissance de nos clients
» La relation client
» L’économie sociale
» Management
30%
32%
Employés
Agents de maîtrise
Cadres
38%
Des
–
–
–
chiffres à la hauteur de nos ambitions
Budget 2008-2010 : 1million €, Soit 3,5% de MS
10 448 heures en 2008
52% des effectifs ont suivi au moins une formation
en 2008
Document confidentiel et non contractuel
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Slide 13
Forces et limites de l’organisation
Un pilotage dans une organisation matricielle
Les points forts
» Une vision élargie des besoins en compétences
» Une fonction formation effective et ancrée dans la
stratégie de développement des compétences
» Des relais de formation au cœur des services
Les limites
» Multiplicité des missions
» Coordonner les formations transversales
» Pilotage des prestataires
Document confidentiel et non contractuel
12
Slide 14
Ressources Humaines et achats
: un besoin de synergie
Une méthodologie adaptée aux « petits » appels d‘offre
Une démarche appropriée
Mais pas de possibilité de négocier les prix en
raison des faibles volumes
De vrais besoins de synergie pour les grands projets
Les
-
dimension relevant de la DRH
Alignement avec la stratégie
Coordination avec les métiers
Définition du cahier des charges
Les dimensions relevant de la direction des achats
- Centraliser pour suivre les prestataires
- Négocier les conditions tarifaires
- Apporter les méthodes et fournir les outils
Document confidentiel et non contractuel
13
Slide 15
3 - L’approche de Demos Outsourcing
Bénédicte Bailleul
Directrice de
Demos Outsourcing
14
Slide 16
Une offre modulaire pour une prestation
sur mesure
Elaboration
du plan
Management des
fournisseurs
Reportings &
Qualité
Optimisation
des financements
SI formation
Gestion du DIF
Logistique
Suivi administratif
Document confidentiel et non contractuel
15
Slide 17
Une offre modulaire pour une prestation
sur mesure
Elaboration
du plan
Management des
fournisseurs
Reportings &
Qualité
Optimisation
des financements
SI formation
Logistique
Suivi administratif
Gestion du DIF
Document confidentiel et non contractuel
16
Slide 18
Un travail en étroit partenariat
Directions
opérationnelles
DRH &
Formation
Service
Achat
Expertise
externalisation
Expertise
Formation
Expertise
Achat
Document confidentiel et non contractuel
17
Slide 19
3 domaines d’intervention
Référencement
Réduction du nombre de fournisseurs
Mise en place d’accords cadres
Pilotage d’appels d’offre
Management des fournisseurs
Document confidentiel et non contractuel
18
Slide 20
Réduire le nombre de fournisseurs
Les caractéristiques
de la chaîne
fournisseur
• Fournisseurs nombreux
Les risques
commerciaux
potentiels
• Multiplication des coûts
• Dépenses éclatées
• Multitude de petites
entreprises/ ou individuels
• Occasion de faire des achats
en gros perdue
• L’engagement des
fournisseurs repose sur le
relationnel
• Qualité des interventions, la
crédibilité des fournisseurs ?
• Manque de standardisation
d’évaluation
• Manque de contrats de
service et d’indicateurs de
performance
• Pas de mesure du ROI
Document confidentiel et non contractuel
19
Slide 21
Réduire le nombre de
fournisseurs
Division
A
Division
B
Division
G
Experts
Techniques
Division
C
Division
H
Entreprises
de formation
Ressources
Internes
Division
D
Division
J
Division
I
Professeurs et
Experts
en la matière
Établissements
d’Enseignement
Supérieur &
Universités
Division
E
Division
K
Fournisseurs/
Clients
Associations
Division
F
Ancien
Employés
Consultants
Document confidentiel et non contractuel
20
Slide 22
Réduire le nombre de fournisseurs
Division
A
Division
B
Division
G
Division
C
Division
H
Division
D
Division
I
Division
E
Division
J
Division
F
Division
K
Partenaire externalisé
Experts
Techniques
Entreprises
de Formation
Formateurs et
Experts
en la matière
Fournisseurs
/ Clients
Anciens
Employés
Ressources
Internes
Établissements
d’Enseignement
Supérieur &
Universités
Associations
Document confidentiel et non contractuel
Consultants
21
Slide 23
Notre démarche d’appel d’offres
Recueil des besoins
Cahier des charges
Un processus
clairement défini
Sourcing (panel)
Short list
Validation client
Soutenance
Sélection
Des outils
Contrat
Document confidentiel et non contractuel
22
Slide 24
Suivre les fournisseurs et la
qualité des prestations
Un processus d’évaluation
standardisé
Une mesure objective à
travers des engagements
(SLA) et des indicateurs clés
de performance
Plan d’amélioration continue
Analyse qualité/prix : des
outils pour prendre les bonnes
décisions contribuant à
augmenter la VA
Key Performance Indicators - Organisme XX
Objectif
Inter (Plan + DIF)
Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF)
Nombre de jours de formation
Coût total Inter
Remises obtenues
Note qualité moyenne
Nombre d'incidents qualité
Taux d'annulation des formations
Intra (Plan + DIF)
Nombre de stagiaires formés (Plan + DIF)
Nombre de jours de formation
Coût total intra
Remises obtenues
Note qualité moyenne
Nombre d'incidents qualité
Total
Nombre de journées stagiaires
Coût total
Remises totales
% remises
Prix moyen jour/stagiaire
Note Qualité
Document confidentiel et non contractuel
100
300
Période
Total année
99
310
x
15%
5,5
3
10%
2900
8700
16%
5,66
1
9%
2879
8637
10%
5,4
2
9,86%
5,51
3
9000
8947
13%
160
5,45
13,20%
158
5,47
x
23
Slide 25
Et quand Demos est prestataire…
Demos Outsourcing : une filiale autonome
Des processus clairement établis
La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs
La confidentialité
La décision prise par le client
Des engagements de service permettant de suivre les
prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif
Document confidentiel et non contractuel
24
Slide 26
Notre positionnement et notre
valeur ajoutée
Formation
Externalisation
Achats
Document confidentiel et non contractuel
25
Slide 27
4 - Retour client : le Vendor
Management pour MBDA et Rolls Royce
Jo Casson, du
centre de services
de Saltash (UK)
26
Slide 28
MBDA : “vendor management
and logistic”
Contexte
–
–
–
–
Filiale d’EADS
10 000 collaborateurs dont 3 000 au Royaume Uni
Budget formation : 1 M £
600 fournisseurs en 2002
Enjeu
– Augmenter l’efficience des formations
Demande initiale
– Rationnaliser les achats de formation
– Piloter les fournisseurs avec des engagements
de service
– Former plus au même coût
Document confidentiel et non contractuel
27
Slide 29
Solution mise en place
Externalisation
De l’ensemble de la chaine de mangement des
fournisseurs
Des processus administratifs
Centralisation du pilotage de la formation avec un processus
d’élaboration du plan
» Implémentation d’un SI full Web
» Réduction du nombre de prestataires
» Mise en place d’outils de pilotage
Document confidentiel et non contractuel
28
Slide 30
Résultats obtenus
Un alignement des formations sur la stratégie de
l’entreprise
Réduction du nombre de fournisseurs à 250
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Optimisation de l’intra
Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à
budget équivalent
Document confidentiel et non contractuel
29
Slide 31
Ce que MBDA dit
“We are pushing the boundaries of a seamless service, so
that every participant receives the same degree of high
care and attention... we are constantly striving to
measure return on investment, as well as
demonstrating savings and innovation in the provision of
learning & development.”
“I particularly value the high level of responsiveness from
the administration team and the close relationship that
the L&D team at MBDA has developed with Hemsley
Fraser / Demos Outsourcing ”
Gemma Todd
Human Resources Manager
Learning & Personal Development - MBDA
Document confidentiel et non contractuel
30
Slide 32
Rolls Royce : vendor management
Contexte
– Leader de la technologie de turbine à gaz
– Leader dans les marchés de l’aérospatial civil, de la défense et
de l’énergie
– Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK
– 800 fournisseurs en 2007
Demande initiale
– Externaliser le management des fournisseurs
Objectifs
– Augmenter la qualité des formations
– Réduire les coûts de formation de 25%
Document confidentiel et non contractuel
31
Slide 33
Solution mise en place
Externalisation de type « vendor management »
– Gestion complète de la chaine des fournisseurs
Etape 1 : la Grande-Bretagne
–
–
–
–
–
–
Mise en place d’un SI full web
Standardisation des processus d’achat de formation
Mise en place de contrats cadres
Pilotage des appels d’offre
Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats
Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois
au lieu de 180 !
Etape 2 : extension européenne
Allemagne
Pays du Nord
Europe centrale
Document confidentiel et non contractuel
32
Slide 34
Résultats obtenus
Réduction du nombre de fournisseurs à 300
Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 %
Réduction des coûts pédagogiques de 28%
Un alignement des formations sur la stratégie de
l’entreprise
Document confidentiel et non contractuel
33
Slide 35
Ce que Rolls Royce dit
“Utterly professional, courteous at all times,
refreshingly down to earth. Like one of the
Big Four professional services firms but
without the superiority complex/attitude
that sometimes comes with that particular
territory.”
Adam Bruch
Purchasing Manager
Rolls-Royce
Document confidentiel et non contractuel
34
Slide 36
Les bénéfices
Augmentation
de la qualité
Baisse des coûts
Simplification des
processus
Efficience
Document confidentiel et non contractuel
35
Slide 37
5 - Retour client : industrie
pharmaceutique
Stéphanie canard,
chef de projet
36
Slide 38
Le contexte : Client dans l’industrie
pharmaceutique
Chiffres Clés
–
–
–
–
Effectif de 1 900 Pers
Entre 45 000 h et 50 000 h de formation
Environ 250 prestataires de formation
Environ 1300 Factures / An
Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9
ans
– Travail en partenariat avec les Achats et le service RH
Document confidentiel et non contractuel
37
Slide 39
Le pilotage des prestataires de
formation
Rencontre de nouveaux prestataires de formation par
Demos Outsourcing
Proposition de nouveaux prestataires au client
Référencement de l’ensemble des prestataires par le service
achat
Point annuel avec les prestataires les plus sollicités
Négociation annuelle en partenariat avec le service achat
pour les prestataires dépassant un CA de 30K€
– GPEC et politique Formation
Document confidentiel et non contractuel
38
Slide 40
Partenariat mis en place avec le
service achat
Apport Demos
Outsourcing
Objectifs des
Achats
• Respecter la Politique Achat
•Réponses aux besoins de formation
• Obtenir des Remises
•Qualité Pédagogique
• Négocier des Contrats de
Service sur le long terme
•Suivi de la prestation
•Connaissance intime du marché
Equilibre Coût /
Prestation de
Qualité
Document confidentiel et non contractuel
39
Slide 41
Pilotage d’un Appel d’Offre stratégique
Mise en place d’une formation de dynamique commerciale
et managériale pour l’équipe force de vente : Démarche
Recueil des besoins
En partenariat avec le RH et le
service Commercial/Marketing :
Equipe Projet
Cahier des Charges
Lancement de l’AO
Soutenance
Consultation de 4 prestataires
Rencontre de tous les
prestataires
Sélection
Contrat
Etabli en collaboration avec les achats
Document confidentiel et non contractuel
40
Slide 42
Gouvernance mise en place avec le
prestataire retenu
Réunion préparation
Prestataire / Equipe
projet: Définition des
objectifs et Résultats
Attendus
6
1
BONUS / MALUS de
10% appliqué en
fonction de l’atteintes
des objectifs
Réunion sur l’Ingénierie
Pédagogique :
Construction et
validation des parcours
personnalisés
5
Evaluation du ROI :
Objectif
d’augmentation du
CA de 5%
2
4
Réunion Débrief +
Compte rendu après
chaque session de
formation
3
Evaluation de la satisfaction
des stagiaires à l’issue de
chaque session de formation
: Objectif Note Mini Globale
de 15/20
Document confidentiel et non contractuel
41
Slide 43
Optimisation de la gestion des
formations linguistiques
Contexte
– 5 Prestataires de formation linguistique
– 300 Stagiaires par an
– Des méthodes et outils différents
– Une qualité de prestation hétérogène
– Des tarifs disparates
– Besoin de cadrage
Objectifs
– Homogénéiser les pratiques
– Standardiser le système d’évaluation
– Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque
prestataire
– Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs
– Un suivi administratif simplifié
Document confidentiel et non contractuel
42
Slide 44
Optimisation de la gestion des
formations linguistiques
Mise en place d’une charte qualité Langue
– Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité
commun
– Mise en place d’une échelle de niveau commune construite en
collaboration avec l’ensemble des prestataires
– Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de
langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de
suivi, …
– Mise en place d’une évaluation du prestataire à mi parcours et
en fin de formation
Négociation Tarifaire
– Mise en place d’une négociation annuelle de chaque prestataire
de langues avec les Achats
– Objectif: avoir un tarif unique langue
– Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses
spécificités
Document confidentiel et non contractuel
43
Slide 45
6 - Echanges entre les participant
44
Slide 46
Evolution des effectifs en CDI par classe d'emploi 2004 / 2009
(avec praticiens)
2004
2009
30%
178
Nombre de
salariés
176
25%
150
139
134
20%
115
110
15%
114
90
2 5% 2 5%
10%
19 %
2 1%
54
19 %
44
16 %
15%
34
13 %
26
5%
16 %
38
6
9
8%
6%
5% 5%
4%
1%
1%
0%
Classe 1
Classe 2
Classe 3
Classe 4
Classe 5
Classe 6
Classe 7
Classe 8