CÔNG TY TNHH CUNG CẤP SẢN PHẨM & DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN NETVALUE www.isoonline.vn GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ISO ONLINE V4.0 Hà nội 02/2012 ISO Online.
Download ReportTranscript CÔNG TY TNHH CUNG CẤP SẢN PHẨM & DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN NETVALUE www.isoonline.vn GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ISO ONLINE V4.0 Hà nội 02/2012 ISO Online.
CÔNG TY TNHH CUNG CẤP SẢN PHẨM & DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN NETVALUE www.isoonline.vn GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ISO ONLINE V4.0 Hà nội 02/2012 1 ISO Online là gì? ISO online là phần mềm nhằm tối ưu hóa hoạt động duy trì và vận hành hệ thống văn bản ISO. ISO online hỗ trợ cho làm việc qua mạng LAN và cả mạng Internet. Với các chức năng: Quản lý toàn bộ tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của đơn vị Cho phép đơn vị tự xây dựng và sửa đổi tài liệu của hệ thống QLCL theo TC ISO trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Lập và phê duyệt, lưu trữ, tìm kiếm toàn bộ tài liệu, hồ sơ của hệ thống QLCL. Công cụ soạn thảo nội dung tài liệu của hệ thống QLCL theo TC ISO: Microsoft Word, Excel 2 Các chức năng chính ISO Online Lập, sử dụng biểu mẫu: Lập biểu mẫu từ biểu mẫu khởi tạo ban đầu theo đúng định dạng quy định sẵn, giúp rút ngắn thời gian lập 1 biểu mẫu, thống nhất nội dung làm việc ngay trên hệ thống ISO Online trước khi in ấn, phê duyệt. Phê duyệt biểu mẫu: Người lập biểu mẫu có thể chọn người sẽ phê duyệt cho mình, và người phê duyệt có thể xem nội dung, góp ý sửa đổi và phê duyệt biểu mẫu ngay trên hệ thống ISO online Quản lý theo nhiều cấp độ: Dự án/ phần việc/ công việc/ quy trình/ biểu mẫu, quy định, hướng dẫn. Cho phép giao việc cho cấp dưới và giám sát tiến độ làm việc theo dự án Tổ chức thành cây thư mục theo cách quản lý dữ liệu của từng người sử dụng Các cấp quản lý có thể điều hành, giám sát công việc từ xa. Tự động thông báo khi có văn bản biểu mẫu cần phê duyệt Tự động hóa hoàn toàn các công việc liên quan đến giấy tờ trong đơn vị. 3 Khả năng làm việc từ xa Người sử dụng có thể truy cập xem văn bản, lập và phê duyệt văn bản từ cơ quan, nhà, đi công tác … qua mạng internet 4 Tuân thủ theo biểu mẫu hiện hành Nhân viên bắt buộc sử dụng đúng biểu mẫu đơn vị đang quy định, không thể sử dụng nhầm sang biểu mẫu đã hết hiệu lược 5 Tuân thủ theo trong quy trình Người sử dụng phải tuân thủ đúng các bước công việc trong quy trình: Không thể bỏ sót văn bản cần lập 6 Khả năng triển khai mô hình đa cấp Có thể triển khai theo mô hình Tồng công ty, các chi nhánh bên dưới 7 Khả năng tùy biến cao Quy trình,văn bản ISO trong đơn vị khi thay đổi , người quản trị có thể tự động cập nhật quy trình và nội dung các biểu mãu mới vào hệ thống để mọi người trong đơn vị áp dụng 8 Khả năng chia sẻ dữ liệu cao Thư mục dữ liệu, quy trình làm việc, văn bản phê duyệt trên mạng internet. Dễ dàng truy cập và chỉa sẻ cho nhiều người để cùng tham gia vào công việc 9 Hỗ trợ cơ chế lưu dữ liệu trong thùng rác Thư mục dữ liệu, các biểu mẫu đều được xóa tạm thời vào thùng rác trước khi xóa vĩnh viễn và có thể khôi phục lại được. 10 Hỗ trợ cơ chế cắt, copy, dán Cho phép cắt dán , copy tiện lợi như trong Windows nhưng đối với các thư mục và văn bản trên mạng 11 Cơ chế tạo shortcut hữu hiệu Văn bản gốc được lưu tại thư mục người tạo ra nó Những người khác chỉ lưu shortcut cho đủ bộ hồ sơ của họ Văn bản được lưu theo cách tổ chức cây thư mục riêng của mỗi 12 người và đảm báo tính nhất quán về dữ liệu trong đơn vị Ký duyệt trên văn bản file MS Word Người lập văn bản chỉ được quyền nhập trong phần của họ Người phê duyệt chỉ được nhập trên phần của họ 13 Ký duyệt trên văn bản file MS Excel - Mỗi người ký duyệt chỉ được nhập dữ liệu vào vùng của họ được phép trên file excel -Có thể tính toán trong file excel - Hỗ trợ phê duyệt trên biểu mẫu excel có nhiều sheet 14 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Nhân viên và lãnh đạo ngập đầu vì giấy tờ quá nhiều Trao đổi thông tin khó khăn vì khoảng cách địa lý và bất đồng thời gian xử lý công việc của mỗi người Khi sử dụng ISO online Nhân viên và lãnh đạo trở nên thoải mái vì đống giấy tờ đã được giải một cách đơn giản và hiệu quả nhờ ISO online Việc lưu trữ giấy tờ trở nên đơn giản và gọn nhẹ 15 . Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Phải in văn bản gửi cho lãnh đạo để phê duyệt. Lãng phí nhiều giấy tờ vì người ký nhiều khi không đồng ý với nội dung trong văn bản ngay lần đầu nhận được yêu cầu ký. Khi sử dụng ISO online Không cần thiết in văn bản khi mà nội dung văn bản chưa được thống nhất giữa người lập và những người tham gia phê duyệt. Tiết kiệm một khối lượng lớn giấy tờ cho Công ty. 16 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Khi lãnh đạo đi công tác chẳng hạn, văn bản quan trọng phải chờ ông ta ký duyệt vì vậy công việc trong Công ty bị ngưng trệ. Khi sử dụng ISO online Ngay cả khi lãnh đạo đi công tác, các văn bản cần có sự phê duyệt của của ông ta vẫn được thực hiện vì vậy mà công việc trong Công ty vẫn được tiến triển bình thường 17 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi sử dụng ISO online Trong từng bước công việc của quy trình, phần nội dung thực hiện và người chịu trách nhiệm được ISO online hiển thị. Đối với lãnh đạo có thể nhìn được tổng thể toàn bộ hồ sơ dự án, văn bản nào đã hoàn thiện ( văn bản đã được ký bởi tất cả người tham gia phê duyệt) và văn bản nào chưa hoàn thiện ( còn ít nhất một vị trí trong văn bản chưa được phê duyệt) Khi không sử dụng ISO online Đối với nhân viên, việc tuân thủ quy trình gây tốn thời gian và gây mệt mỏi; Đối với lãnh đạo, việc quản lý nhân viên có làm theo đúng quy trình và biểu mẫu hay không gây khó khăn cho lãnh đạo. Copyright © NETVALUE 2006 -2011. All rights reserved. 18 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Thông thường, việc báo cáo kết quả kiểm tra hay giám sát được ghi chép vào sổ sau đó trở về văn phòng và gửi đến lãnh đạo Lãnh đạo phải mất thời gian chờ nhận báo cáo Khi sử dụng ISO online Với một thiết bị không dây có kết nối mạng internet, dễ dàng báo cáo với lãnh đạo ngay tại công trường Lãnh đạo có thể nhận được báo cáo ngay lập tức 19 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Với một khối lượng lớn hồ sơ, giấy tờ, nếu bạn lưu trữ chúng một cách không có khoa học, bạn có thể mất cả ngày để tìm nó, điều đó sẽ làm bạn mệt mỏi và chán nản và cuối cùng chưa chắc bạn đã tìm thấy nó. Khi sử dụng ISO online Bạn chỉ cần nhớ một vài từ trong văn bản, bạn có thể tìm thấy nó một cách nhanh chóng và dễ dàng nhờ khả năng tìm kiếm giống Google 20 Lợi ích khi sử dụng ISO online Khi không sử dụng ISO online Đối với các Công ty áp dụng ký duyệt văn bản phải qua giấy tờ bằng chữ ký tay, đôi khi nhân viên phải xếp hàng chờ đến lượt mình được ký bởi vì lãnh đạo đang bận tiếp khách quan trọng hoặc đang ký duyệt văn bản của người khác. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian của nhân viên, ảnh hưởng không tốt tới công việc của họ và cuối cùng là lãng phí nguồn nhân lực của Công ty. Khi sử dụng ISO online Chương trình ISO notification chạy thường trú trên máy tính của bạn, nó sẽ nhắc nhở bạn khi mà có văn bản nào đó cần bạn phê duyệt, hoặc có văn bản nào đó bạn phải biết nội dung, hoặc ý kiến yêu cầu sửa đổi lại văn bản trước khi ký duyệt, vv... 21 Vị trí của phần mềm ISO online trong doanh nghiệp - Các phần mềm khác mức độ sử dụng chỉ là cấp phòng ban, nhằm chuyên bỉệt hóa theo nghiệp vụ của phòng ban đó Mức độ áp dụng và ảnh hưởng của phần mềm ISO online tới tẩt cả các phòng ban ISO online Hệ thống phần mềm nhằm tối ưu hóa hoạt động duy trì và vận hành hệ thống ISO HRM(Human Resource Management) ACCOUNTING SRM(Supplier Relationship Management) PLM(Product Lifecycle Management) Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm kế toán Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng Phần mềm quản lý vòng đời sản phẩm CRM(Customer Relationship Management) Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng SCM(Supply chain management) Phần mềm quản lý chuỗi cung cấp v.v Các phần mềm phục vụ chuyên ngành như Autocad, Photoshop,…. 22 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của hệ thống ISO online Giai đoạn: 2006- 2008 Sản phẩm: ISO online Web private Kết quả đạt được - Triển khai thành công cho 1 số đơn vị Ưu điểm:- Đã tạo ra bước đột phá trong quản lý và điều hành doanh nghiệp Nhược điểm: - Chi phí xây dựng cao - Phải xây dựng lại hệ thống mỗi khi quy trình ISO trong đơn vị thay đổi - Không có khả năng triển khai rộng rãi 23 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của hệ thống ISO online Giai đoạn: 2008-2009 Sản phẩm: ISO online Web customize Kết quả đạt được: - Triển khai hệ thống trên trang web http://isoOnline.vn Ưu điểm: - Thừa kế các ưu điểm của giai đoạn trước - Có khả năng tùy biến theo mọi loại quy trình và biểu mẫu mà người lập trình không cần can thiệp hệ thống - Cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng trực tiếp trên internet mà chỉ phải bỏ chi phí duy trì hệ thống thấp, không cần có cán bộ chuyên trách về CNTT - Không cần cài đặt - Có khả năng triển khai rộng rãi cho nhiều khách hàng cho phí thấp Nhược điểm: - Tốc độ xử lý giao diện chậm - Không cho phép mở nhiều cửa số khi thao tác hệ thống 24 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của hệ thống ISO online Giai đoạn: 2009-nay Sản phẩm: ISO online Kết quả đạt được: Phần mềm cài đặt ISO online V4.0 Ưu điểm: - Tích hợp sử dụng MS Word , Excel trên mạng - Sử dụng Tab để mở nhiều văn bản cùng lúc - Thừa kế các ưu điểm của giai đoạn trước - Khả năng truy xuất dữ liệu nhanh - Xử lý và hiện thị giao diện theo nhiều cửa số mở cùng lúc - Khả năng tìm kiếm tốt, cung cấp chế độ tìm kiếm tương tự google search trên toàn bộ kho dữ liệu ISO của đơn vị - Tính ổn định cao, dữ liệu có thể không bị mất ngay cả khi ngắt kết nối mạng - Có khả năng triển khai rộng rãi, chi phí thấp Nhược điểm: Khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của các giai đoạn trước gặp phải 25 Giới thiệu cấu trúc hệ thống ISO online Hệ thống ISO online Phần mềm ISO online ISO Notification Modul quản trị chương trình (admin) Modul cấu hình Modul biên tập quy trình, biểu mẫu template theo tiêu chuẩn ISO (QMR) Modul thông báo Modul quản lý danh mục dùng chung (user được phân quyền) Modul quản lý các CV,QT, BM (user thường) Các chức năng hỗ trợ khác (user thường) 26 Các chức năng của ISO Online Dành cho Quản trị hệ thống - Admin Tự động cập nhật phiên bản mới Cấu hình cho đơn vị Admin có thể được cập nhật phiên bản mới tự động thông qua mạng LAN hoặc internet. Cập nhật thay đổi tên đơn vị, định dạng ngày tháng,... Khai báo danh mục phòng ban, bộ phận Khai báo danh mục chức vụ Khai báo danh mục người sử dụng Phân người sử dụng vào 1 bộ phận Phân người sử dụng giữ 1 chức vụ Quản lý danh mục người sử dụng Phân quyền cho người sử dụng Đảm bảo tính an toàn dữ liệu, mỗi người chỉ được thực hiện các thao tác mà quản trị hệ thống phân quyền. 27 Các chức năng của ISO Online Dành cho Người đại diện lãnh đạo về chất lượng (Quality Management Representative - QMR) Biên tập biểu mẫu template Biên tập quy trình template Tạo danh mục biểu mẫu template Tạo phiên bản biểu mẫu template Tạo danh mục quy trình template Tạo phiên bản quy trình template Tạo bước công việc, lưu đồ trong quy trình template Tạo liên kết các bước công việc tới biểu mẫu hoặc quy trình khác Thủ tục, quy định, hướng dẫn biên tập tương tự như trên. Đây là quá trình chuyển hệ thống văn bản ISO từ các file Word, excel,... của đơn vị vào hệ thống ISO Online. 28 Các chức năng của ISO Online Dành cho người được phân quyền ( thông thường là phòng kế hoạch) Quản lý danh mục loại dự án Khai báo danh mục loại dự án trong đơn vị Khởi tạo đầu việc dự án Khai báo các đầu việc trong dự án và giao cho các bộ phận chuyên trách thực hiện 29 Các chức năng của ISO Online Dành cho mọi người sử dụng Phần công việc Phần quy trình Phần biểu mẫu Tạo hoặc sửa công việc trong dự án Copy/ Cắt/ Dán công việc Upload files vào trong công việc Tạo quy trình trong công việc Chọn người thực hiện biểu mẫu trong bước công việc Lập biểu mẫu theo quy định Chọn người phê duyệt văn bản Phê duyệt / Hủy văn bản Tạo/ Sửa ý kiến biểu mẫu Tạo ý kiến yêu cầu sửa đổi trực tiếp trên nội dung văn bản Tạo tài liệu tham khảo cho văn bản Tạo liên kết giữa các văn bản Copy/ Cắt/ Dán văn bản/ tham chiếu file 30 upload Các chức năng của ISO Online Dành cho mọi người sử dụng Tìm kiếm Các chức năng khác Văn bản có thể được tìm kiếm theo nội dung bên trong Văn bản có thể được tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau Tìm kiếm công việc theo các tiêu chí khác nhau Thư viện hình ảnh Chia sẻ/ Lấy chia sẻ các biểu mẫu template cá nhân Hỗ trợ bảng biểu, hình ảnh trong nội dung văn bản Quản lý danh mục đối tác Gửi thư điện tử 31 Đặc điểm ISO Online Tổ chức và truy cập dữ liệu theo hình cây Dữ liệu của bạn được tổ chức theo kiểu thư mục giống hệ điều hành Windows. Đưa cấu trúc của dự án vào thư mục dữ liệu Dữ liệu của bạn được tổ chức theo các cấp: Năm\ Loại dự án\ Dự án\ Phần việc\ Công việc\ Quy trình\ biểu mẫu. Thư mục dữ liệu cá nhân Thư mục dữ liệu dành riêng cho bạn, người khác không thể truy cập vào nếu không được sự cho phép của bạn. Gửi thư điện tử có chứa nội dung biểu mẫu Bạn có thể chèn nội dung văn bản vào nội dung thư điện tử (có hoặc không có chữ ký) mà không cần sao chép/ dán. 32 Đặc điểm ISO Online Chữ ký điện tử Soạn thảo văn bản an toàn với kết nối mạng Bảo mật mật khẩu Cơ chế thùng rác Bạn cần thiết lập khóa riêng để mã hóa và giải mã cho văn bản. ISO online sẽ mã hóa văn bản của bạn theo khóa riêng trước khi gửi đi và giải mã nó khi nhận về, vì thế văn bản của bạn không để bị người khác đọc được nếu bạn không cho phép. Nội dung văn bản của bạn vẫn được lưu trên máy tính cá nhân trong khi mất kết nối mạng, khi kết nối mạng được thiết lập trở lại bạn có thể ghi nó lên máy chủ. Mật khẩu được mã hóa trên đường truyền và trên máy chủ, nếu có ai đó lấy được mật khẩu trên đường truyền thì cũng không thể truy cập ISO online bằng tài khoản của bạn được. Thùng rác chứa dữ liệu bị xóa tạm thời, nếu cần thiết có thể khôi phục lại dữ liệu đó. 33 Đặc điểm ISO Online Phần mềm hướng dịch vụ, Công ty bạn không cần thiết phải có máy chủ mà có thể thuê máy chủ của Netvalue. Netvalue phải lo hết các công việc quản lý máy chủ, sao lưu dữ liệu,… giảm bớt chi phí cho Công ty bạn. Trong nhiều Công ty thiết lập máy chủ Proxy, ISO online cho phép hoạt động mà không bị chặn. Cho phép kết nối đến máy chủ thông qua mạng LAN hoặc internet. Kho văn bản mẫu Một bộ sưu tập các văn bản mẫu luôn được NETVALUE cung cấp cập nhật cho phép bạn có thể lấy về để làm văn bản của bạn. 34 Phân cấp dữ liệu quản lý Dự án kế hoạch năm Năm xxx Không thuộc dự án Dự án KH đột xuất Dự án kế hoạch năm Loại dự án 1 Dự án A Phần việc A1 Loại dự án 2 Dự án B Phần việc A2 Công việc A1.1 Công việc A1.2 Quy trình A.1.1. 1 Quy trình A.1.1.2 Biểu mẫu A.1.1.1 .1 Biểu mẫu A.1.1.1 .2 35 Phân cấp dữ liệu quản lý Dự án KH phát sinh Năm xxx Dự án kế hoạch năm Dự án KH phát sinh Loại dự án 1 Dự án A Phần việc A1 Loại dự án 2 Dự án B Phần việc A2 Không thuộc dự án Công việc A1.1 Công việc A1.2 Quy trình A.1.1.1 Quy trình A.1.1.2 Biểu mẫu A.1.1.1. 1 Biểu mẫu A.1.1.1. 2 36 Phân cấp dữ liệu quản lý Không thuộc dự án Năm xxx Dự án kế hoạch năm Dự án KH đột xuất Bộ phận A Bộ phận B Công việc A1.1 Công việc A1.2 Không thuộc dự án Quy trình A.1.1.1 Quy trình A.1.1.2 Biểu mẫu A.1.1.1. 1 Biểu mẫu A.1.1.1. 2 37 Chu trình phê duyệt văn bản trên ISO online 1. Tạo văn bản 2. Chọn người ký 7. Phê duyệt văn bản 3. Thông báo đến người ký ISO ONLINE 4. Người ký xem xét nội dung 6. Sửa văn bản 5. Yêu cầu sửa văn bản( nếu cần thiết) 38 Mô hình triển khai hệ thống ISO online ISO online được thiết kế trên công nghệ WebService vì vậy kết nối giữa các máy tính của người sử dụng và máy chủ có thể là mạng nội bộ (LAN) hoặc mạng internet, bao gồm: + Máy chủ: Chứa cơ sở dữ liệu và chạy modul ISO online server có nhiệm vụ phục vụ các yêu cầu về cung cấp, xử lý dữ liệu từ modul ISO online Client + Máy cá nhân: Cài đặt modul ISO online Client cài trên các máy tính cá nhân, cung cấp giao diện làm việc cho người sử dụng 39 như tạo văn bản, phê duyệt,… Bảo mật trong ISO online - Cùng một nội dung văn bản nhưng khi mã hóa bằng hai khóa riêng của hai người sẽ thành hai chuỗi ký tự khác nhau. -Nếu một chuỗi văn bản bị đánh cắp trên đường truyền thì cũng không thể giải mã do không có khóa riêng. 40 Các bước triển khai ISO Online Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu sử dụng Mọi người sử dụng Cài đặt và cấu hình cho máy chủ Khởi tạo cho cá nhân Cài đặt trên các máy tính cá nhân Biên tập quy trình, biểu mẫu template QMR Cấu hình cho đơn vị Tài khoản quản trị Tạo tài khoản quản trị Nhà cung cấp 41 Một số giao diện của màn hình Đăng nhập theo các vai trò sử dụng khác nhau Người sử dụng thông thường Quản trị tài khoản sử dụng Biên tập quy trình, BM Quản lý danh mục dữ liệu dùng chung 42 Giao diện của người quản trị Quản lý danh mục phòng ban Quản lý danh mục chức vụ Quản lý danh sách người sử dụng Khai báo chữ ký Phân quyền sử dụng Khai báo các tài khoản kiêm nhiệm Cấu hình cho đơn vị Theo dõi người sử dụng 43 Giao diện của người Biên tập quy trình, biểu mẫu ISO Xây dựng các quy trình, thủ tục … Xây dựng các bước công việc trong quy trình, quy định… Xây dựng các biểu mẫu 44 Giao diện của người Quản lý dữ liệu dùng chung Khai báo các loại dự án trong đơn vị Khai báo các dự án và phần việc trong năm của đơn vị 45 Giao diện của người sử dụng thông thường 46 Giao diện khai báo quy trình, các bước công việc( dành cho QMR) 47 Giao diện thiết kế biểu mẫu Word ( dành cho QMR) 48 Giao diện thiết kế biểu mẫu Excel( dành cho QMR) 49 Các chức năng truy cập nhanh 50 Thư mục dữ liệu 51 Lập văn bản từ quy trình 52 Biểu mẫu phê duyệt 53 54 Danh sách khách hàng tiêu biểu Công ty Thí nghiệm điện miền bắc Công ty bê tông Bình Minh 620 Công ty bê tông Đồng Nai Trường trung cấp kinh tế kỹ thuật Quang Trung Công ty thang máy TATIN Tổng công ty may 10 Ngoài ra còn 1 số đơn vị đang dùng thử nghiệm 55 Xin cảm ơn đã chú ý lắng nghe! 56