Transcript Institutia Prefectului - Judetul Tulcea Pagina de Start mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet Pagina de Start: Portal.

Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Pagina de Start: Portal web destinat comunicării dintre
Instituția Prefectului – Județul Tulcea și primăriile din
Județul Tulcea:
• 50 de pagini personalizate de pornire în navigarea pe internet instalate în peste
300 de calculatoare ale primariilor cu legătură directă la o pagină similară
instalată în calculatoarele prefecturii;
• 50 de site-uri web generate pentru fiecare primărie, în legătură cu paginile de
start aferente, în care sunt asigurate resurse pentru postarea de materiale
obligatorii conform legilor:
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
- Postarea declarațiilor de avere și de interes;
- Postarea hotărârilor de consiliu, a proiectelor de hotărâri și a anunțurilor de
organizare a ședințelor publice;
- Postarea de documente din domeniul urbanismului (certificări, autorizări, etc);
- Postarea bugetelor, a situațiilor financiare asupra execuției bugetare, alte
informații financiare conform legii 273/2006;
- Postarea de informații în legătură cu lucrările de investiții și proiectele
implementate;
.
.
spațiul de stocare a materialelor este asigurat de servere ale prefecturii Tulcea
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
• formulare inteligente:
- Creearea rapida de formulare electronice de către funcționarii prefecturii,
pornind de la zero sau pornind de la modele deja salvate;
- Expedierea instantanee a formularelor pe paginile de start a primăriilor în
conturi dedicate ale funcționarilor, specifice domeniilor solicitării datelor;
- Centralizare automată a datelor, iar în funcție de setările inițiale, rezultatul
centralizării este automat postat în pagini publice sau în pagini care necesită
logare pe diferite niveluri ;
- Centralizatorul se exporta în diferite formate și este procesat automat în
programul de management documente al prefecturii;
- La rândul lor, primăriile pot crea și trimite formulare electronice prin e-mail în
relația cu cetățenii sau cu agenții economici.
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
• aplicații permanente născute din formularele inteligente:
- Unele formulare electronice au devenit permanente - programate să se retrimită
periodic, iar rezultatul să actualizeze automat site-urile sau Programul de
Management Documente din cadrul prefecturii tulcea. Exemple:
1. Formularele privind situația aleșilor locali și situația funcționarilor din cadrul
unităților administrativ teritoriale – fără nicio intervenție, acestea se regenerează
lunar și apar ca sarcină pe Pagina de Start solicitând să fie modificată acolo unde este
cazul sau să se confirme că datele anterioare sunt încă de actualitate. Orice modificare
se propagă automat în site-uri și în Programul de Management Documente. Astfel,
modulele care folosesc informația respectivă, sunt permanent actualizate automat
direct de către sursă.
2. Anual sunt procesate în cadrul prefecturii peste 20.000 de dispoziții ale
primarului și hotărâri ale consiliului local. Formularele privind situația controlului
legalității documentelor din Pagina de Start și Programul de Management Documente
generează în permanență rapoarte privind stadiul acestora – câte sunt trimise și care
sunt primite, care sunt în curs de verificare, legale, nelegale, retransmise, etc
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
• papi-mail
(papi - punct de acces public la informație)
- Aplicație născută și dezvoltată în cadrul portalului Pagina de Start, care
funcționează după principiul e-mail-ului, dar cu următoarele caracteristici
distincte:
- la un cont au acces mai mulți utilizatori înregistrați, iar modificările
fiecăruia în corespondență, nu schimbă situația acesteia, ci lasă doar
însemnări automate (cine a citit, cine și când a confirmat, etc). Iar
însemnările sunt vizibile atât fiecărui user care are acces la cont cât și
celui care trimite corespondența respectivă;
- nu pătrund spam-uri (înregistrarea utilizatorilor este controlată de
prefectură);
- un mesaj nu se poate șterge decât de cel care îl trimite (este programat
de expeditor să se arhiveze la o anumită dată);
- publicul are acces direct la o parte a corespondenței unei primării în
zona în care a fost bifată în acest sens de către expeditor;
- formulare electronice integrate;
- întreaga arhivă este stocată în servere-le prefecturii
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Pentru mulţi funcţionari publici din mediul rural, comunicarea prin
intermediul mijloacelor web (e-mail, messenger, etc) sau pregătirea şi
transferul de documente, încă mai reprezintă activităţi dificile. Un e-mail
important se poate astfel lesne rătăci prin marea masă a spam-urilor sau un
document care depăşeşte o anumită dimensiune riscă să nu ajungă la
destinaţie.
Portalul „Pagina de Start”, ca mijloc de comunicare cu administraţiile
publice locale, a ridicat nivelul de cunoștințe IT&C în rândul funcționarilor
publici din mediul rural și a condus substanţial la disciplinarea relaţiilor
privind activităţile de solicitare/raportare date între unitățile pe care aceștia le
reprezină și instituțiile județene.
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
În cadrul Proiectului „Economia Bazată pe Cunoaştere” (2007-2010 – finanţator:
Ministerul Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale şi Banca Mondială www.ecomunitate.ro ),
comuna Nufăru, judeţul Tulcea, prin Reţeaua Electronică a Comunităţii Locale – serviciu în
cadrul primăriei Nufăru – a lansat în anul 2009 un portal web dedicat tuturor celor 50 de
primarii din judeţul Tulcea, intitulat „Pagina de Start”.
Problema pe care dorea să o rezolve proiectul, era faptul că doar 20% din
administraţiile publice locale din judeţul Tulcea aveau la acea dată un web-site propriu, iar din
acestea prea puţine erau actualizate constant.
În perioada imediat următoare, pe lângă faptul că portalul asigura gratuit
consultanță tehnică, spaţiu şi resurse web pentru ca fiecare primărie să-şi dezvolte pagini
proprii, aplicaţia s-a dovedit a fi şi un mijloc inedit de comunicare între primării. Iar faptul că
portalul a animat semnificativ comunicarea dintre administraţiile publice locale, a atras atenţia
Instituţiei Prefectului – Judeţul Tulcea punându-se astfel premisele unui parteneriat
instituţional cu comuna Nufăru. Propunerile de colaborare vizau dezvoltarea portalului, dar şi
activităţi menite să preîntâmpine dificultăţi în aplicarea unor măsuri din Strategia Naţională eRomania 2010 - 2013 în cadrul unităţilor administrativ teritoriale din judeţul Tulcea:
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
• pregătirea şi susţinerea de sesiuni de informare adresate unităţilor administrativ teritoriale în
scopul înţelegerii termenilor "e-Guvernare", "România Digitală", "documente electronice",
"societate informaţională", etc, precum şi în cel al manifestării de deschidere permanentă
către noile tehnologii;
• elaborarea de măsuri active şi programe de diseminare a informaţiilor despre posibilităţile
de accesare a instrumentelor virtuale puse la dispoziţie de instituţiile publice şi despre
avantajele folosirii acestora în dezvoltarea socio - economică;
• identificarea de surse de finanţare nerambursabilă din cadrul programelor operaţionale şi
conlucrarea la scrierea şi depunerea de proiecte cu teme de genul "IT&C - dezvoltare
durabilă";
• realizarea de acţiuni de sprijin şi asistenţă pentru personalul unităţilor administrativ
teritoriale în vederea pregătirii - din punct de vedere al formatului web - şi publicării pe
internet a materialelor obligatorii conform legilor în vigoare (de exemplu: legea 273/2006
privind finanţele publice locale, legea nr 50/1991 privind autorizarea executării lucrărilor de
construcţii, etc);
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
Cu resurse financiare minime, însă cu eforturi umane mari din partea ambelor
părţi, au fost organizate sesiuni de informare şi de instruire la care au participat funcţionari din
toate primăriile din judeţ. Aceştia şi-au însuşit pe rând roluri importante în utilizarea portalului.
Iar portalul a devenit cu timpul un instrument de lucru aproape obligatoriu, în special pentru
secretarii de comună şi sunt întâlnite frecvent în corespondența oficială, exprimări de genul:
“Vă rugăm să ne transmiteţi prin intermediul paginii de start, următoarele informaţii:..”
Portalul s-a dovedit a fi extrem de eficient în timpul recensământului agricol 2010,
în timpul inundaţiilor din acelaşi an din judeţul Tulcea şi de fiecare dată când a fost nevoie de
colectarea rapidă şi centralizată a datelor din teritoriu.
Spre deosebire de modul clasic în care se raportează situaţii (de regulă, se trimite
circulara şi macheta de tabel în care se completează răspunsul şi împreună sunt trimise
înapoi prin email sau fax, după care urmează pe rând să fie transcrise într-un centralizator),
acum, folosind resursele portalului, de fiecare dată când raportarea presupune inserarea de
cifre sau bifarea de răspunsuri prestabilite, se construieşte rapid un formular electronic
adaptat la nevoile solicitării şi se transmite prin intermediul Paginii de Start. În teritoriu,
calculatoarele din primarii, conectate la internet, odată pornite, anunţa primirea solicitării.
Funcţionarii indicaţi intra cu parolă, completează formularul electronic şi îl validează.
Avantajele sunt nenumărate şi contribuie din plin la dezvoltarea capacităţii administrative.
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
-Timp de lucru economisit la procesarea documentelor (alcătuire, expediere,
centralizare);
- Economie substanțială de hârtie și alte consumabile;
-Transparență instituțională; comunicare și permanent schimb de bune practici
(fiecare primărie, după caz, vede ce răspund celelalte primării, iar cetățenii au
acces la mai multe informații specifice);
- Reducerea erorilor din raportări (prin automatizarea răspunsurilor prestabilite
sau alertarea când o informație depășește o valoare prestabilită);
-Site-uri web dinamice (ușor de actualizat) pentru toate primăriile din judetul
Tulcea;
- Consultanță permanentă în probleme de IT&C;
- Disciplinarea relaţiilor privind comunicarea între unitățile administrativ teritoriale
și instituțiile județene;
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
Instituţia Prefectului - Judeţul Tulcea a demonstrat deja că poate
implementa, susţine şi utiliza cu succes mijloace şi tehnologii moderne de lucru
care să conducă efectiv la dezvoltarea capacităţii administrative, iar portalul
„Pagina de Start” este un exemplu elocvent alături de Programul de Management
Documente, website-ul instituţiei, etc.
Pentru portalul „Pagina de Start”, din punct de vedere financiar, nu
sunt prevăzute obligaţii contractuale sau alte angajamente şi nu se prevăd costuri
cu mentenanţa, întreţinerea echipamentelor sau reînnoirea de licenţe care să
depăşească sume pe care oricum instituţia le aloca deja pentru infrastructura
IT&C.
Portalul are în prezent noi module în lucru, este în continuă dezvoltare,
iar de acesta se ocupa efectiv angajaţi din cadrul Instituţiei Prefectului – Judeţul
Tulcea şi primăria Nufăru.
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Parteneriat:
Instituția Prefectului Județul Tulcea - Comuna Nufăru, Județul Tulcea
Portalul Pagina de Start poate fi cu uşurinţă replicat şi la alte prefecturi
din ţară sau la unităţi care lucrează frecvent cu mai multe unități răspândite în
teritoriu. În acest moment, în judeţul Tulcea, ca interesată pentru un portal
asemănător, putem exemplifica Inspectoratul Şcolar al Judeţului Tulcea, care
întâmpină aceleaşi dificultăţi de comunicare cu şcolile din mediul rural. Pentru
potalul şcolilor, a început construcţia web, stadiul acestuia putând fi observată la
adresa www.paginadestart.com/scoala/
Tulcea, 2011
Institutia Prefectului - Judetul Tulcea
Pagina de Start
mijloc eficient de comunicare si solicitare/raportare date la nivel de judet
Portalul Pagina de Start
Accesibilitate
Informare
Comunicare
Eficienta
Economie
Reprezentare
Damian Luminita,
tel: 0740071902
e-mail:[email protected]
Ciuscoiu Cornelius,
tel: 0749758123
e-mail:[email protected]
Tulcea, 2011