Transcript LLEGADA DE LA SOLICITUD RADICACION EN ORFEO AREA DE CORRESPONDENCIA ASIGNAMOS UNA T.R.D. REASIGNACION DE CADA COORDINADOR CENTRALIZACION DE ARCHIVO DE GESTION PROYECTAMOS LAS RESPUESTAS DIGITALIZACION DEL RECIBIDO ENTREGA DEL DOCUMENTO A SU.

LLEGADA DE LA SOLICITUD
RADICACION EN ORFEO AREA
DE CORRESPONDENCIA
ASIGNAMOS UNA T.R.D.
REASIGNACION DE
CADA COORDINADOR
CENTRALIZACION DE
ARCHIVO DE GESTION
PROYECTAMOS
LAS RESPUESTAS
DIGITALIZACION
DEL RECIBIDO
ENTREGA DEL DOCUMENTO A
SU DESTINO
ENTREGA DEL DOCUMENTOS
EN CORRESPONDENCIA
RADICACION DE LA RESPUESTA
CORREO ELECTRONICO
A GERENCIA
POR CORREO ELECTRONICO
PAGINA WEB
PERSONAL O CORREO CERTIFICADO
FAX
TELEFONICO
OBTENDREMOS ASI UNA TRD QUE NOS PERMITA HACER SEGUIMIENTO DE LO REALMENTE
URGENTE
SELECCIONAMOS EL RADICADO A REASIGNAR.
OPRIMIMOS EL PERMISO DE REASIGNACION Y
SELECCIONAMOS EL AREA DESTINO.
TOMAMOS EL FINAL DEL PROCESO DE REASIGANCION, EL
PUNDO DONDE EL DOCUMENTO A LLEGADO AL ORFEO DE
LA PERSONA RESPONSABLE DE LA RESPUESTA
APARECE LA POSIBILIDAD DE SELECCIONAR EL USUARIO DEL AREA AL QUE SE LE ASIGNARA EL RADICADO
SE SOLICITA UN ASUNTO DE ENVIO O REASIGNACION, EN ESTE CAMPO SE DEBE OMITIR LAS TILDES, Ñ, O
CULQUIER CARÁCTER ESPECIAL DEL QUE SE QUIERA HACER USO
SI NO CONTAMOS CON LA PLANTILLA DE
DOCUMENTOS OFICIALES DE LA ENTIDAD HACEMOS
USO DE LA OPCION DE AYUDA QUE ESTA EN EL MENU
SUPERIOR Y EN EL ENCONTRAREMOS LA POSIBILIDAD
DE DESCARGAR LAS PLANTILLAS
LO UNICO QUE NO PODEMOS MODIFICAR ES
LO QUE ESTA EN EL RECUADRO, LO DEMAS
PODRA LLEVAR LOS DATOS QUE UD NECESITE
PERO MANTENIENDO EL FORMATO Y ESTILO
QUE LA PLANTILLA YA DETERMINO
SE LES SOLICITA A TODOS LOS USUARIO QUE ANTES DE RADICAR LA RESPUESTA SE
ENVIE ESTA AL CORREO [email protected] PARA QUE EL
GERENTE SEA APROBANDO LA SALIDA DE LAS RESPUESTAS Y TENGA CONTOL DE LAS
MISMAS.
EL FORMATO QUE DEBE MANTENERSE PARA QUE LA INFORMACION SEA UNIFORME
SERIA PONER EN EL ASUNTO RESPUESTA AL RADICADO No XXXXXXXXXXX, ESTO
PERMITIRA LLEVAR UNA BASE DE DATOS DE LOS RADICADOS QUE SE TIENEN QUE
REVISAR DE SALIDA.
Y EL NOMBRE DEL ARCHIVO QUE SE ADJUNTE DEBERA LLEVAR EL No DE RADICADO DE
LA SOLICITUD
LO PRIMERO A TENER EN CUENTA ES QUE TRABAJAREMOS CON EL RADICADO DE LA SOLICITUD Y NO HAREMOS
UNO NUEVO INNECESARIAMENTE, LO HAREMOS PARANDONOS SOBRE EL LA FECHA DEL RADICADO DE ENTRADA
QUE NOS FUE ASIGNADO Y NOS IREMOS A LA PESTAÑA DE DOCUMENTOS
AQUÍ ES DODNDE PODREMOS ASIGNAR LA PLANTILLA DE LA RESPUESTA APROBADA POR GERENCIA
ESTO NOS HABRE LA POSIBILIDAD DE ELEGIR SI VAMOS
A ANEXAR UN ARCHIVO PARA RADICAR O NO, AL CUAL
EN LA DESCRIPCION TENDREMOS QUE PONER
RESPUESTA AL RAD No XXXXXXX PARA MANTENER EL
PROCESO DE FORMA UNIFORME Y POR ULTIMO CERRAR
LUEGO DE ESTO LE DAMOS ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO QUE ACABAMOS DE ADJUNTAR
SE DESCARGARA EL ARCHIVO PARA QUE FINALMENTE PODAMOS GUARDAR EN EL
EQUIPO PERSONAL CON EL NUMERO DE RADICADO ASIGNADO Y LUEGO PODER
IMPRIMIR PARA EL CORRESPONDIENTE ENVIO A DESTINO
LUEGO DE ESTO PODREMOS ARCHIVAR EL DOCUMENTO POR QUE LA GESTION A
TERMINADO.
LA ENTREGA DE DOCUMENTACION AL AREA DE CORRESPONDENCIA DEBERA SER
CON UN LISTADO DE LOS DOCUMENTOS QUE UD VA A ENVIAR PARA PODER
RECIBIRLOS BAJO FIRMA DE LA RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA Y EVITAR
RECLAMOS INJUSTIFICADOS POR PERDIDAD DE LOS DOCUMENTOS
PERO PARA MANTENER LA POLITICA DE NO GASTO DE PAPEL DEBERA UD ENVIAR
ESTE LISTADO POR CORREO ELECTRONICO A LA PERSONA CORRESPONDIENTE. Y
ESPERAR UN CORREO ELECTRONICO DE RECEPCION SATISFACTORIA QUE SERA SU
SOPORTE EN CASO DE RECLAMO
EL LISTADO DEBERA LLEVAR :
No RADICADO
NOMBRE DEL
DESTINATARIO
DIRECCION Y TELEFONO
DEL DESTINARARIO
LA ENTREGA DE CORRESPONDENCIA A DESTINO SE SEGUIRA LLEVANDO
COMO DE COSTUMBRE CON UN FORMATO DE ENTREGA (PLANILLA) Y CON
LOS DOCUMENTO PARA PODER OBTENER RECIBIDO DEL DESTINATARIO
EL FORMATO DE PLANILLA DE ENTREGA ESTA LEGALIZADO PARA PODER
TENER UN SOPORTE LEGAR NO SOLO EN LAS AREAS SI NO TAMBIEN EN EL
AREA DE CORRESPONDENCIA.
CON EL FIN DE PORDER CENTRALIZAR EL ARCHIVO DE GESTION DE LA ENTIDAD Y PODER
ABRIR ESPACIO DESPERDICIADO POR EL MISMO EN LA DEPENDENCIAS, EL PROCESO DE
ENTRADA Y RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS A CAMBIADO.
POR LO MISMO UD COMO USUARIO EN LAS DEPENDENCIAS DEBERA TENER UN ARCHIVO
EXEL QUE LE PERMITA LA ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDO POR ORFEO
ESTO CON EL FIN DE UN FUTURO SEGUIMIENTO.
ESTA ACLARACION SE HACE POR QUE LOS DOCUMENTOS ENVIADO A DESTINOS
EXTERNOS EN LA FACE DE RADICACION DE SALIDA NO SERAN DEVUELTOS AL AREA POR
EL CONTRARIO SERAN ANEXOS A LAS SOLICITUDES QUE REPOSAN EN EL AREA DE
CORRESPONDENCIA Y UD POR MEDIO DE LA CONSULTA PODRA VER EN LOS
DOCUMENTOS ANEXOS A LA SOLICITUD LA RESPUESTA QUE UD RADICO CON LA
PLANTILLA Y LA RESPUESTA CON EL RADICADO O FIRMA DE RECIBIDO DEL DESTINATARIO
DE FORMA DIGITAL
SOLICITAMOS NO IMPRIMIR ESTO PARA SU CONTROL, POR QUE ESTA CONSULTA LA
PODRA HACER UD VIRTUALMENTE Y PODRA SOLICITAR AL AREA DE CORRESPONDENCIA
LOS DOCUMENTOS FISICOS ORIGINALES CON LA DEBIDA AUTORIZACION DE LA JEFE DE
ARCHIVO , ESTA SOLICITUD SE HARA DE FORMA TELEFONICA, PERSONAL O POR CORREO
ELECTRONICO.