Transcript esforzarnos mas

INTEGRANTES
KELLY NATALIA PRIETO
SANDRA PATRICIA
ANA CRISTINA PERLAZA
TEMA A TRATAR
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ADMINISTRACION DEL TIEMPO
COMUNICASION TELEFONICA
NORMAS DE CORTESIA TELEFONICA
ELEMENTOS DE APOYO:FONO MEMO,AGENDAS Y DIRETORIOS
MANUALES.
RESIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS PRESTAMOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RTD
TECNICAS DE REPRODUCCION Y RESTAURACION DE DOCUMENTOS
LIBRETAS NDE CALIFICACIONES
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
• Es uno de los recursos mas apreciados . Sin
embargo, se trata de un bien que no se puede
ahorrar, no retrocede y es imposible de
recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo
muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo
y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a
corto como a medio y largo plazo, es
imprescindible:
• Identificar metas, objetivos y prioridades.
• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la
organización y planificación del tiempo.
• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la
planificación del tiempo.
• Seleccionar las estrategias más idóneas para
alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.
• Lograr habilidades suficientes en la administració
• del tiempo que sirvan tanto en la vida académica
como en la vida profesional.
ADMINISTRADOR DEL TIEMPO
• PRINCIPIOS BÁSICOS PARA
ADMINISTRAR CON
EFICIENCIA EL TIEMPO:
• Una técnica recomendable para
administrar mejor el tiempo, es
utilizar los últimos 20 minutos de
labores, en planear el día siguiente.
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
IMPACTO EN NUESTRA GESTION
• Más allá del tiempo, de lo que más
se habla en la actualidad es de
cumplimiento.
• El tiempo, como es escaso se debe
administrar adecuadamente.
• Respecto al trabajo, los expertos en
gestión empresarial se han dado cuenta
del estrés que supone para los
trabajadores estar tanto tiempo en la
oficina agobiados por plazos de
actividades que hay que cumplir,
COMO OCUPAR TIEMPO MUERTO
• Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto
tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello
para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o
incluso horas de ocio cuando se está esperando o no
totalmente ocupado.
• Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo
perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y
resolución, uno puede realizar varias actividades dentro
de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.
VISION DEL FUTURO
• Llamaremos visión de futuro a nuestra aptitud para ver más
allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no
somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento
indispensable para que exista la posibilidad de superación
personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para
superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo
tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación
tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo.
Por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera un
modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable
crearlo
PLANIFICAR EL TIEMPO
• Planificación de horas de estudios (crear hábitos).
• Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares,
camas, etc.).
• Realizar horarios según prioridades. (Tiempo Productivos).
• Realizar exámenes previó para afianzar dominio de tema.
• Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho
tiene que ver con la mala gestión del tiempo.
• Es el medio que permite a los usuarios
la conversación telefónica en tiempo
real,
• El Servicio Telefónico, se presta bajo
las siguientes modalidades:
• Teléfonos públicos fijos o móviles,
•Al contestar una llamada:
Debemos Coger el
teléfono apenas suene.
•Cuando hayamos levantado
el auricular, debemos
responder inmediatamente,
sin que tenga que esperar
nuestro interlocutor.
•
Debemos identificarnos
rápidamente, no podemos
obligar a que reconozcan
nuestra voz, esto podría
resultarle algo violento a
nuestro interlocutor
•Nunca descolguemos el
auricular y sigamos
manteniendo otra conversación
con otra persona de la
empresa.
Nunca cubramos el teléfono.
Sonreír levemente, este gesto ayuda a
preparar una entonación amable. Esta
demostrado que una sonrisa genera
eficacia, expresa alegría y buen humor.
¡Utilízemola!.
• No debemos tener nada en la boca
que pueda entorpecer la
comunicación (cigarros,
caramelos, chicles, bebidas, etc.).
Tener siempre, al alcance de la
mano lápiz, papel y nuestra agenda
personal.
• No respondamos simplemente
¿Sí? o ¿Qué?, esto muestra falta
de modales.
Tampoco respondamos "diga" o
"dígame" ni por supuesto palabras
como "aló".
Saluda e identifícate, pudiendo decir:
"(nombre de la empresa) + (saludo) + le
atiende (nombre)".
No digas "le atenderán enseguida", si
realmente tendrá que esperar varios
minutos escuchando, en muchas ocasiones,
la molesta musiquilla de espera.
En un principio, trata a la gente
siempre de usted.
• Sitúa el micrófono al lado de la
boca, no lo apoyes sobre el
hombro.
No hables deprisa. Cuando se hace,
se suelen dar traspiés. Habla
despacio, con el ritmo adecuado a
lo que estés diciendo.
• Cuando se habla despacio, no sólo
te entenderán mejor, te dará
seguridad, tranquilidad y
favorecerá el fluir de tus ideas.
Si al hablar las palabras y la
expresión no es buena, puede
que no te entiendan o que lo
hagan de forma incorrecta.
•
Tu voz ha de sonar clara,
agradable. No emplees un
tono de voz que indique
indiferencia o desgana.
Si te dejan recados para terceros, adjunta los
datos siguientes:
·nombre de la empresa y de la persona que
llama.
· nombre de la persona con la que deseaban
hablar.
· número de teléfono.
· hora de la llamada.
· recado que desea dejar
• Siempre pasa cuando recibimos una
llamada de teléfono y tenemos que apuntar
algo, nunca tenemos a mano un block de
notas… pero con el teléfono Memo Pad
Phone diseñado por Arthur Se nunca más
tendremos esos problemas.
• Memo Pad Phone proviene de la vieja
tecnología solo que viene con post integrados
junto con un lápiz para que puedas apuntarlo
sobre marcha, las hojas se encuentran
alrededor del teclado numero, además son
adhesivos, para que después lo podamos
pegar en cualquier sitio… no hay dudar que
aunque no está lleno de tecnología sobra el
ingenio.
• DATOS QUE SE DEBEN REGISTRAR EN LA
PLANILLA DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
• NUMERO DE RADICACION: El que le
asignamos al documento cuando es
recibido.
• FECHA: En orden de día, mes y año
en la que se radica el documento.
• DATOS DE LA PERSONA O ENTIDAD
REMITENTE
• NOMBRE: De la persona o entidad que
envía el documento.
• ASUNTO: La síntesis de la comunicación.
• RADICADO: Numero de radicado que trae
el documento.
• FECHA: En orden de día, mes y año que
trae la comunicación
• ANEXOS: Lo que acompaña al documento. “Se
debe especificar de que trata el anexo”.
• DATOS DEL DESTINATARIO
• DEPENDENCIA: Nombre o código de la unidad
administrativa a la cual va dirigida la
comunicación.
• NOMBRE FUNCIONARIO: De la persona a quien va
dirigida la comunicación.
•TIEMPO DE RESPUESTA:
Según la situación que
presente la comunicación.
“Si amerita o no
respuesta”.
• NUMERO DE RADICADO: El que se le
asigna al documento cuando es enviado
como respuesta a una petición o
solicitud.
• FECHA: En orden de día, mes y año en el
que se radica la respuesta.
• Las Tablas de Retención Documental es
el listado de series documentales con
sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos
por las unidades administrativas, en
cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo.
• El servicio de préstamo tiene como objetivo
posibilitar la consulta, utilización de los
documentos fuera de las instalaciones del
Servicio de Documentación, con arreglo a
unos criterios y normas preestablecidos.
En la Normativa de préstamo de
documentos dispone de una información
más detallada.
TIPOS DE PRESTAMOS
•
Además del préstamo largo y corto, existen otros
préstamos adaptados a las necesidades de los
usuarios y a las condiciones de los materiales
documentales. El préstamo de fin de semana se
establece para materiales que sólo se pueden
sacar el fin de semana, el préstamo en sala para
aquellos documentos que sólo se pueden
consultar en la sala, el préstamo de vacaciones
para los estudiantes en periodos vacacionales. El
préstamo preferente se establece sólo para el
PDI.
TECNICAS DE PRODUCCION Y
RESTAURACION DE
DOCUMENTOS