Transcript PORADA Co je to porada Porada je jakákoliv schůzka (schůze) svolaná s určitým cílem, který závisí na typu porady. Cílem porady může být.

PORADA
Co je to porada
Porada je jakákoliv schůzka (schůze) svolaná
s určitým cílem, který závisí na typu porady.
Cílem porady může být např.:
 identifikace problémů,
 přijetí rozhodnutí,
 řešení problémů,
 předání informací apod.
PORADY SE MAJÍ POŘÁDAT JEN TEHDY, JE-LI TO
BEZPODMÍNEČNĚ NUTNÉ.
PORADA, KTERÁ NESPLNILA SVŮJ CÍL, JE
ZTRÁTOU ČASU.
K čemu jsou porady









Jedná se o důležitý komunikační prostředek
každé organizace.
Zlepšují informovanost.
Skupinová diskuse je účinným nástrojem
přesvědčování, analyzování a kreativity .
Lidé raději podporují rozhodnutí, na kterých
se sami podíleli.
Mohou učinit lidi odpovědnějšími za přijatá
rozhodnutí.
Možnost k ovlivnění přijímaných rozhodnutí.
Možnost k předkládání vlastních návrhů.
Možnost k obhájení návrhů, přijímaných
rozhodnutí.
Umožňují pohled z více úhlů, nové přístupy
k problémům a jejich řešení.
Trochu čísel

Člověk za svou pracovní kariéru stráví na
poradách průměrně 6 000 hodin.

Střední manažer stráví na poradách až 35 %,
top manažer často více než 50% pracovního
času.

Cca 5–7% rozpočtu na lidské zdroje utrácí
firmy za to, že se jejich zaměstnanci účastní
porad (do toho není započtena příprava a
čas po poradě).

Na 75 % manažerů velkých a středních firem
je nespokojeno s nízkou efektivitou porad ve
svých podnicích.
Typy porad

Formální – řídí se předem danými

Neformální – jejich pravidla a postupy bývají velmi
písemnými
pravidly a postupy, např. pravidelné porady
managementu, jednání zastupitelstva atd.
málo formalizovány.

Účelové – jsou svolávány z nějakého důvodu, např.
v reakci na řešení krizové situace, v reakci na ohlasy
v médiích atd.

Řešitelské – cílem je vyřešení problému nebo
návrhy nových řešení, nové nápady.

Informační – cílem je informovat ostatní, např.
ranní porady jednotlivých útvarů.
Formální porady

Řídí se předem danými
postupy.

Jsou
svolávány
prostřednictvím
pozvánek, obsahují obvykle program.

Náležitosti – zápis z porady, datum a místo konání
porady, prezence, omluvené absence, kontroly
plnění úkolů, uložené úkoly, termíny plnění úkolů,
zodpovědné osoby za plnění úkolů, datum a místo
příští
porady,
minimální
počet
účastníků
(usnášeníschopnost) atd.

Námitky a připomínky vyřizovat prostřednictvím
předsedajícího.
písemnými
pravidly a
oficiálních
Příprava porady
Nejprve si musíme poradu připravit. Stanovíme si
cíl porady a vše ostatní mu podřídíme…
Poradu naplánujeme a program porady sestavíme
z odpovědí na otázky:







Co? (body jednání, přiměřený počet témat, logická
návaznost, priority, podklady)
Proč? (co očekáváme, výsledek, rozhodnutí)
Kdo? (předsedající, účastníci)
Kdy? (den, hodina)
Kde? (místo odpovídající počtu zúčastněných)
Jak? (způsob projednání, potřebné vybavení)
Kolik? (jak dlouho – čas na téma i poradu, náklady)
Program má být připraven a znám účastníkům porady
před jejím konáním (nejlépe 2 až 3 dny).
Klasifikace priorit dle
Eisenhowerova principu:
Body k jednání by měly být seřazeny podle priorit.

Kategorie A – vysoce naléhavé a důležité záležitosti –
projednávat jako první.

Kategorie B – důležité, ale méně naléhavé záležitosti
– projednávat následně (nevěnováním pozornosti
vniká nebezpečí přesunu do kategorie A).

Kategorie C - velice naléhavé, ale méně důležité
záležitosti – řešit, ale nevěnovat příliš času, stanovit
časový.

Záležitosti málo důležité a málo naléhavé - na poradu
nezařazovat.
Účastníci porady

Předsedající.
Účastníci.

Předsedající - manažer (vedoucí, předseda),

který vede poradu. Efektivní předsedající:






dokáže udržet poradu v rychlém tempu,
probere všechna témata v daném časovém
rámci,
rekapituluje projednávané záležitosti,
dá prostor všem účastníkům,
dokáže zvládnout různé typy účastníků,
dovede diskusi k závěru.


Účastníci porady by měli:

znát program a cíl porady,

přijít včas,

být připraveni,

být aktivní,

vyjadřovat se k tématu, stručně a jasně.
Základní typy účastníků

pozitivní,

učitel,

plachý,

nezúčastněný,

upovídaný,

hádavý,

pochybovač,

nekooperativní.
Dobrý předsedající dokáže
využít schopností
rozdílných individualit.
Zásady efektivní porady

Začínat včas.

Ujistit se, že všichni znají cíl a program.

Určit zapisovatele.

Shrnovat a zaznamenávat.

Dodržovat strukturu diskuse.

Vtáhnout všechny do aktivní účasti.

Dodržovat časový harmonogram.

Směřovat k přijetí rozhodnutí.

Zvládat agresi a konflikty.

Končit včas.
Zásady efektivní porady

Začínat včas.

Buďte nekompromisní a netolerujte nedochvilnost
(např. poslední opozdilec platí všem účastníkům
kávu nebo dělá zápis z porady atd.).

Kvůli opozdilcům nepřerušujte průběh jednání.

V případě absence klíčových účastníků, poradu
zrušte a přesuňte na jiný termín. O vzniklých
potížích spojených s přesunem porady a
navrhovaných opatřeních k nápravě informujte
zúčastněné.
Zásady efektivní porady

Ujistit se, že všichni znají cíl a program.

Kdo přijde na poradu nepřipraven má raději
poslouchat a nezasahovat.

Na počátku porady si stanovte pravidla (např. vždy
mluví jen jeden, vypneme mobilní telefony atd.),
odsouhlaste je a pak se jich držte.
Zásady efektivní porady

Určit zapisovatele.

Shrnovat a zaznamenávat.

Přehledný zápis na tabuli včetně schémat urychlí proces
porady a napomůže snadnějšímu dorozumění.

Pokud je něco zapsáno chybně, účastníci mají možnost
na to hned upozornit.

Srozumitelně přepsaný zápis doručit zúčastněným co
nejdříve po poradě (nejlépe na jedné straně, s uvedením
vytýčených úkolů, termíny jejich splnění a zodpovědnými
osobami, kontrolou).
Zásady efektivní porady

Dodržovat strukturu diskuse.

Neodbíhat od tématu.

Nezabývat se zbytečnými detaily.

Zdržet se „společenských hovorů“.

Každé téma uzavřít krátkým shrnutím.
Zásady efektivní porady

Vtáhnout všechny do aktivní účasti.

Vytvořit tvůrčí atmosféru.

Poznat typy účastníků.

Využít jejich potenciál.
Zásady efektivní porady

Dodržovat časový harmonogram.

Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas
(dodržení času přestávek, délky projevu
jednotlivých účastníků).

Domluvit si signál k upozornění na blížící se
konec času na dané téma.
Zásady efektivní porady

Zvládat agresi a konflikty.

Při vzniku konfliktu nepřecházet k dalšímu bodu
programu (neutíkat od konfliktu, objeví se znovu).

Získat nad ním kontrolu.

Soustředit se na fakta.

Probrat všechna pro a proti.

Neignorovat pocity účastníků.

Uplatňovat trpělivost, uvážlivost, zdvořilost,
rozhodnost.
Zásady efektivní porady

Vždy směřovat k přijetí rozhodnutí.

Rozhodnutí by mělo obsahovat:

co a jak má být řešeno (uděláno),

osobu zodpovědnou za daný úkol,

termín plnění,

kontrolu.
Úkol bez stanoveného termínu splnění a zodpovědné
osoby je stanoven zbytečně. S největší pravděpodobností
nebude splněn.
Zásady efektivní porady

Končit včas.

Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas (viz
bod Dodržovat časový harmonogram).

Pozor, po cca 45 minutách klesá pozornost
posluchačů.

V závěru vyzvat účastníky ke kritice průběhu
porady.

Končit optimisticky, pozitivně.
Dobrý manažer by si měl každou poradu
vyhodnotit.

Bylo dosaženo plánovaného cíle?

Byl dodržen program a časový rámec porady?

K jakým chybám při poradě došlo a proč?

Co příště udělat jinak a lépe?
Zvláštní typy porad

Vymykají se běžným zvyklostem.

Jedná se o techniky tvůrčího řešení problémů.

Neplatí pro ně dříve uvedené zásady.
Patří mezi ně:

Brainstorming (bouře mozků),

Brainwriting,

Thing thank (zásobárna nápadů).
Pár kontrolních otázek
na konec
Pokuste se vybrat správnou odpověď. (Po chvíli se
správná odpověď zvýrazní červeně.)
Jestliže se porada řídí předem danými
pravidly a postupy, jedná se o:
písemnými
a) poradu formální,
b) poradu neformální,
c) zvláštní typ porady, např. brainstorming,
d) ani jedna z uvedených odpovědí není správná.
Jestliže účastník porady rád a dlouze diskutuje
k daným tématům a zpravidla mu nestačí
vyhrazený časový prostor k vyjádření, jedná
se o typ účastníka:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
pozitivní,
učitel,
plachý,
nezúčastněný,
upovídaný,
hádavý,
pochybovač,
nekooperativní.
Jestliže účastník porady u projednávaných bodů
spolupracuje, ale často vznáší dotazy a připomínky,
které mají za cíl upozornit i na problémové stránky
řešené problematiky, jedná se o typ účastníka:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
pozitivní,
učitel,
plachý,
nezúčastněný,
upovídaný,
hádavý,
pochybovač,
nekooperativní.
Použité zdroje
ŠULEŘ, O. Manažerské techniky. 1.vyd. Olomouc: Rubico 1995, 225
s. ISBN 80-85839-06-7
PALMER, S., WEAVER, M. Úloha informací v manažerském
rozhodování. 1. vyd. Praha: Grada, 2000. 168 s. ISBN 80-7169-940-3
HAMPLOVÁ, A. Neděste se porad, lépe je organizujte. [online] © září
1998, [cit. 30. 7. 2007]. URL: <http://expand-media.cz/kancelar/
obsah/praxe/praxe-porada.htm>
ZVONEK, R. PORADA = ZTRÁTA ČASU? / EFEKTIVNÍ VEDENÍ
PORADY. [online] © 25. 10. 2004, [cit. 30. 7. 2007]. URL:
<http://http://www.orlita.cz/detail.php?clanek=61 >
KONEC