Comunicação Empresarial

UPIS – FACULDADES INTEGRADAS Administração Noturno B

Equipe

 Anastacio  Daniel  Fernanda  Francisco Junior  Greice  Mineia  Sabrina de Castro

Documentos Administrativos

Técnicas de elaboração de documentos administrativos



Programação

Dinâmica de Grupo Introdução

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Conceitos de: Correspondência e Informação Importância dos textos comerciais e administrativos Espécies e formatos Introduções comuns nas correspondências comerciais Elaboração/construção do texto Técnicas de simplificação Fechos de cortesia Componentes do corpo da correspondência Correção da dinâmica de grupo Conclusão

Dinâmica de Grupo

 Utilizando os seus conhecimentos gramaticais, os conceitos assimilados nas apresentações anteriores, bem como o seu bom senso, identifique nos textos apresentados os erros mais comuns nos documentos administrativos.

Tempo: 15 minutos

Conceitos

Correspondência É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos.

Conceitos

Informação

É tudo aquilo que reduz a incerteza sobre um determinado estado de coisas por intermédio de uma mensagem.

Importância dos textos comerciais e administrativos Cliente

 Melhorar ou estabelecer um bom relacionamento com o seu cliente.

 Prospectar novos mercados.

 Divulgar as vantagens de seu produto.

 Ser o veículo condutor da imagem de sua empresa junto ao seu público alvo.

Importância dos textos comerciais e administrativos Empresa

 Melhorar a comunicação interna.

 Servir de meio de informação para as tomadas de decisão.

 Divulgar e padronizar os procedimentos através de veículos apropriados (circulares, notas, etc).

Espécies

 

Particular, familiar ou social Trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais.

Bancária Enfoca assunto relativo à vida bancária.



Comercial Ocupa-se de transações comerciais ou industriais.



Oficial Tem origem no serviço público, civil ou militar.

Formatos



1 – papel de 21 x 29,7 cm (A4)



2 – Texto impresso apenas em um dos lados do papel.



3 – 20 a 25 linhas por folha.



4 – 60 a 70 toques por linha.



5 – Margem direita 2 cm, esquerda 3 cm, superior 2 cm e inferior 2 cm.



6 – Espaço 1 ½. Entre parágrafos pode-se duplicar este espaço interlinear.



7 – O vocativo de uma carta tem depois de si dois pontos

.

Introduções comuns nas correspondências

As introduções devem ser criativas e estimular a leitura. As mais comuns são:  Participamos-lhes que...

   Cientificamos-lhes que...

Com relação aos termos de sua carta de...

Atendendo às solicitações constantes de sua carta...

  Solicitamos-lhes a fineza de...

Em vista do anúncio publicado no...

Técnicas de Elaboração/construção do texto

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Exatidão



Coerência de idéias



Clareza



Concisão

Técnicas de simplificação

 Acusamos o recebimento – recebemos  Anteriormente citado – citado  Segue anexo a esta – anexamos  Sua correspondência datada de – usar índice  Será prontamente atendido – será atendido  Na expectativa de – esperamos  Um cheque nominal de – um cheque de   No decorrer do ano em curso – durante...

O corrente mês de julho – neste mês

Componentes do corpo do texto   Timbre Índice e número    Local e data Referência Invocação  Texto  Cumprimento final  Assinatura  Anexos   Iniciais Cópia

Timbre Timbre ou logomarca da empresa Índice e nr. DPV/25 Local e data Florianópolis (SC), 23.10.2000

Referência Notícia sobre lançamento de livro Invocação Sr. Vieira, Texto Meus livros receberam de sua parte atenção ímpar e o Sr. Fez publicar em sua gazeta recensão das mais agradáveis. Agora, envio-lhe um exemplar de meu mais recente trabalho, na esperança de que venha a lhe agradar e possa, mais uma vez, ser publicado por sua prestigiosa editora. Cumprimento final Atenciosamente.

Assinatura João Bosco Medeiros Anexos Anexos: Press-release e livro Iniciais JBM/MS Cópia c/c: Gerência de Comunicação Social.

Fechos de cortesia

 Atenciosamente  Respeitosamente  Com elevada consideração  Cordiais saudações  Saudações  Com distinta consideração  Abraços

Estilos e modelos

Comerciais  Comunicado  Circular  Ata    Atestado Ordem de serviço Procuração  Contrato   Edital Relatório  Memorando Oficiais    Acórdão Alvará Certidão  Emenda  Norma  Despacho  Parecer  Portaria   Regimento Petição

Erros mais comuns nas correspondências comerciais

 Agradecemos-lhes antecipadamente  Ansiosamente aguardamos resposta   Pedimos-lhe bondosamente que nos responda às perguntas formuladas Serve esta para inteirá-lo  Lamentamos informar  Pela presente acusamos  Rogamos acusar recebimento

Correção da dinâmica de grupo

Dicas de apresentação e atualização

Os redatores de texto administrativos devem ter e em mente o seguinte:   Manter leitura constante de maneira a exercitar o domínio da linguagem Atualização constante sobre os produtos de sua empresa bem como de sua concepção   Rigor na escrita, mas sem prolixidades – a linguagem deve ser a mais fácil e compreensível possível sem perder a estética e o padrão Apresentação visual da correspondência deve ser compatível com produto e transmitir a imagem da empresa

Importância dos conteúdos



dos textos para tomada de decisão

Eficiência  Agilidade  Maior índice de acerto  Vantagem competitiva  Ganho de mercado

Conclusão

  Para aprender a escrever é preciso aprender a pensar, encontrar idéias e concatená-las.

A comunicação só se torna eficaz quando atinge seu objetivo.

   Comunica-se bem quem atinge seu destinatário e torna comum as suas idéias.

A habilidade de escrever é adquirida com treinamento.

O redator profissional deve ter consciência de que as informações que transmite serão retidas somente se tiverem conteúdo significativo para o destinatário.

Fim