Transcript Requisiciones

Dirección de Recursos Materiales
Dirección de Recursos Materiales
Requisiciones
Septiembre 2012
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Dirección de Recursos Materiales
Objetivo
• Presentar a la Comunidad Universitaria, el sistema de
Requisiciones que se implantará en el próximo periodo
de recepción, a realizarse del 24 de septiembre al 05 de
octubre.
Dirección de Recursos Materiales
Fechas presentación sistema Requisiciones
Fecha
Región
Miércoles 05 de septiembre
Coatzacoalcos – Minatitlán
Jueves 06 de septiembre
Córdoba - Orizaba
Martes 11 de septiembre
Veracruz
Miércoles 12 de septiembre
Poza Rica
Martes 18 de septiembre
Xalapa
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
Programa de Trabajo 2009 - 2013
• Eje 1 Descentralización
• La Secretaría de Administración y Finanzas en uno de sus
objetivos contempla: la transferencia gradual de la gestión
administrativa a las Vicerrectorías para proveerlas de las
estructuras necesarias para su funcionamiento y operación,
con mayor eficiencia y eficacia.
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
Programa de Trabajo 2009 – 2013
• Con referencia específica en el Programa 2 la SAF
elaboró el proyecto “Simplificación de los procesos
administrativos”.
•
•
•
•
1era. Etapa: Encuesta de Opinión.
2da. Etapa:Visita a las Vicerrectorias.
3era. Etapa: Propuesta de simplificación.
4ta. Etapa: Implementación.
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Antecedentes
Secretaría de Administración y Finanzas
• Como resultado de la encuesta de opinión y de las
visitas a las regiones, la comunidad universitaria solicitó
mejorar el trámite de requisiciones.
Dirección de Recursos Materiales
Resultados generales de la encuesta
Datos tomados de Análisis de la encuesta a la Comunidad Universitaria sobre la Simplificación Administrativa en los Trámites y Servicios, Reporte
General de Resultados Básicos, Enero 2011.
Dirección de Recursos Materiales
Antecedentes
• Por ser la Requisición uno de los trámites mas
solicitados, se dio inicio al diseño del sistema de
Requisiciones en coordinación con la Unidad del SIIU
Finanzas y la Dirección de Servicios Informáticos
Administrativos.
Dirección de Recursos Materiales
Catálogo de bienes
•La base del sistema son los catálogos de bienes, los cuales deben
cumplir con los lineamientos de la Ley General de Contabilidad
Gubernamental publicados en 2010 y 2011, por lo que fue
necesario reestructurarlos.
Niveles
Que representa
Tipo de Bien
Partida presupuestal
Clasificador Tipo de Bien
Clasificación general del artículo
Bien
Nombre específico del artículo
Subtipo de Bien
Clasificación del artículo por
presentación
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Catálogo de bienes - Ejemplo
Niveles
Que representa
Ejemplo
Tipo de Bien
Partida presupuestal
Material y accesorios de
laboratorio
Clasificador
Tipo de Bien
Clasificación general del
artículo
Micropipeta
Bien
Nombre específico del
artículo
Micropipeta digital
Subtipo de Bien Clasificación del artículo Micropipeta digital 0.5 a 10 MCL
por presentación
Dirección de Recursos Materiales
Catálogo de bienes - Ejemplo
Niveles
Que representa
Ejemplo
Tipo de Bien
Partida presupuestal
Equipo de cómputo y TI
Clasificador
Tipo de Bien
Clasificación general del
artículo
Computadora
Bien
Nombre específico del
artículo
Computadora de escritorio
Subtipo de Bien Clasificación del artículo Computadora de escritorio PC1
por presentación
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• En el sistema de Requisiciones encontrará los catálogos
de bienes que anteriormente se encontraban publicados
en la Web.
• Aquellos bienes que no se encuentren en los catálogos
serán llamados bienes genéricos y deberán ir
acompañados de una cotización.
• La cotización deberá tener una vigencia de 45 días.
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• Elaborarán sus requisiciones por partida presupuestal.
• Una requisición podrá estar integrada de varios artículos
del catálogo, siempre y cuando pertenezcan al mismo
tipo de bien.
• En una misma requisición, no podrá elaborar
requisiciones con bienes de catálogo y bienes genéricos.
• Cuando requiera bienes genéricos deberán elaborar la
requisición y capturar toda la descripción del artículo en
el sistema.
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• La cotizaciones y oficios anexos, serán adjuntados en
formato pdf, con un tamaño máximo de 1MB. Podrán
adjuntar hasta 3 archivos de 1MB cada uno.
• Si una requisición necesita visto bueno, este seguirá los
caminos de autorización correspondientes dentro del
sistema.
Dirección de Recursos Materiales
Áreas Revisoras
Área
Otorga Vo. Bo. a:
Dirección Editorial
Libros y Revistas
Dirección General de Recursos
Humanos
Fotocopiadora y Reloj Checador
Dirección General de Tecnología de
Información
Eq de cómputo diferente al estándar y
software y licencias
Departamento de Telefonía (DEST)
Conmutadores
Dirección de Proyectos,
Construcciones y Mantenimiento
Climas, mobiliario y equipo de oficina
y escolar diferente al estándar.
Dirección de Planeación Institucional
Proyectos PIFI´s
Secretaría de Administración y
Finanzas
Automóviles y camiones
Dirección de Recursos Materiales
Revisión final a las requisiciones
Dirección de Recursos Materiales
Puntos a considerar al elaborar una requisición
• Validación Presupuestal.
• En automático el sistema verifica el presupuesto
disponible en la fecha en que se envía la requisición.
Esto aplica para todos los fondos y proyectos
(previo consultar las formas FWRURES y FGIBAVL).
• Validación financiera
• Solo para algunos fondos, el sistema verificará que la
disponibilidad financiera sea suficiente. En caso de
que no alcance, entonces la requisición no podrá ser
enviada.
Dirección de Recursos Materiales
Antes y Después
Antes
Después
Ventaja para el usuario
Captura de la descripción de los artículos de
catálogo en excel.
Catálogos en línea
Uso de catálogos institucionales
(dependencias, partida presupuestal, claves
programáticas, bienes, etc.)
Reducción de errores en el llenado y por tanto
de motivos de devolución.
Trámite en ventanilla
Trámite en línea
Registro y seguimiento de la requisición en
línea desde cualquier equipo con acceso a
Internet.
Notificaciones por correo electrónico sobre la
situación de la requisición.
Requisición original y tres copias
Eliminación de impresión
Eliminación de gastos en copias
Tramite en sitio para los vistos buenos en
cada una de las áreas revisoras.
Visto bueno en línea
Autorizaciones en línea de las dependencias
revisoras.
Tiempo de espera en ventanilla (10 minutos
hasta 3 horas).
Eliminación del tiempo de espera en
ventanilla
Eliminación del tiempo de espera en ventanilla.
Gastos en viáticos por el traslado a Xalapa
Eliminación de viáticos por el traslado
a Xalapa para realizar el trámite
Eliminación de costos de traslados para entrega
en ventanilla.
Gastos de mensajería
Eliminación de gastos por mensajería
Largas filas para realizar el trámite el último
día
Dirección de Recursos Materiales
Requisiciones en Web
•Ventajas DRM
• Eliminación de la captura de los bienes en el anexo técnico.
• Capturaba el usuario en excel.
• Capturaba el analista de adquisiciones en su anexo.
• Capturaba en SIIU.
• El anexo técnico de bienes será generado desde el sistema.
• Reducción en el tiempo de consolidación de los bienes.
Dirección de Recursos Materiales
Flujo de
Requisiciones
Actual
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:
Persona
Área
Teléfono
Preguntas relacionadas con el procedimiento y gestión de las requisiciones así como de la funcionalidad del
sistema:
Lic. Yolanda Bocarando Martínez
Directora de Recursos Materiales
(228) 8 42 17 28
[email protected]
LSCA Karina Pereyra Castro
Dirección de Recursos Materiales
(228) 842 17 00 Ext. 11216
[email protected]
LSCA Marco Antonio González
Martínez
Dirección de Recursos Materiales
(228) 842 17 00 Ext. 11225
[email protected]
Preguntas relacionadas con la funcionalidad del sistema:
L.S.C.A. Mónica Elizabeth Robles
Mendoza
SIIU finanzas
Ext.11236
[email protected]
L.S.C.A. Angélica Báez Rocher
SIIU finanzas
Ext.11236
[email protected]
L.S.C.A. Carmen Emilia Quiroz
Morales
SIIU finanzas
Ext.11236
[email protected]
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:
Persona
Área
Teléfono
Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.
DIFERENTES AREAS REVISORAS
Mtro. Agustín del Moral Tejeda
Dirección Editorial
(228) 8 18 59 80
[email protected]
Lic. Ma. Guadalupe Perea Contreras
DGRH - Dirección de Relaciones
Laborales
Ext. 11704
[email protected]
Mtro. Marco Antonio Campos
Álvarez
Dirección General de Tecnología de
Información
12794
[email protected]
Mtro. Javier Cano Delgado
Departamento de Telefonía
Ext. 11795
[email protected]
Mtro. Guillermo Fox Rivera
Dirección de Proyectos,
Construcciones y Mantto.
Ext. 11102
[email protected]
Dirección de Recursos Materiales
Contactos en caso de duda o algún incidente:
Persona
Área
Teléfono
Preguntas relacionadas las observaciones de las áreas revisoras.
DIFERENTES AREAS REVISORAS
Mtra. Karin Rosenkratz
Dirección de Planeación
Institucional
Ext. 11015
[email protected]
Lic. Bertha Adriana García
Rebolledo
Secretaría de Administración y
Finanzas
Ext. 11767
[email protected]
Preguntas relacionadas con los requisitos técnicos del sistema
Mtro. Rafael Gómez Quezada
Director de Servicios Informáticos
Administrativos
11735
[email protected]
Lic. Víctor Acosta Hernández
Jefe de Departamento de Análisis y
Desarrollo
11504
[email protected]
Lic. Alberto Mesa Huerta
Encargado del Depto. de Atención
Técnica a Usuarios
11502, 11506
[email protected]