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会计信息系统 Accounting Information System 第三章 系统初始化 Chapter 3 System Initialization 湖北财经高等专科学校 本章概览 系统管理 财务管理系 统初始设置 基础档案设置 供应链管理 系统初始设 置 教学目的与要求 通过本章内容的学习，让学生掌握系统管理 的主要功能和操作流程，明确各初始设置的内容 并结合软件实现。 本章重点与难点 重点： 1. 账套管理 2. 操作员管理 3. 基础设置 难点： 1. 各子系统的初始设 置 提问：什么是系统初始化？ 为什么要进行系统初始化？ 第一节 系统管理 一、系统管理的作用 一个独立的系统模块，对各个子系统 进行统一的操作管理和数据维护。 二、系统管理的主要功能 1．账套管理 2．年度账管理 3．操作权限管理 第二节 基础档案设置 一个账套总是由若干个子系统构成， 这些子系统共享公用的基础档案信息。基 础档案信息是系统运行的基石，在启用新 账套之前，应根据企业的实际情况，结合 系统基础信息设置的要求，事先作好基础 数据的准备工作。 一、部门档案设置 部门档案是在分类编码方案的基础上设 置企业各个职能部门的信息，以便在业务中 中明确责任单位，并可按部门对业务进行统 统计分析。 部门档案 部门 编码 名称 负责人 部门 属性 二、职员档案设置 职员档案设置是在分类编码方案的基础上 设置企业职员的具体信息，以便在业务中明确 个人，并可人员对业务进行统计分析。 职员档案 职员 编号 名称 所属部门 职员属性 三、客户档案设置 客户档案是和企业有交易关系的客户的集 合。客户档案设置的功能是完成对客户档案的 设置、维护和管理，以便为系统中使用客户档 案的各功能模块提供数据。在录入销售订单、 应收账款数据、销售发票、收款单时都要用到 客户档案，若系统中没有客户资料则无法录入 业务单据。 四、供应商档案设置 供应商档案设置模块的功能是将用户输 入的供应商信息，如代码、名称、地址、电 话、开户行、账号、税号、联系人等信息， 存入“供应商”文件，为编制采购合同、应 付账款凭证和输出管理所需要的账表等提供 数据。 五、存货档案设置 存货档案设置模块的功能是将用户输入的存货 数据，存入“存货档案”文件，为存货的其他设置 提供一个最为基本和常用的档案，为编制采购订单、 销售订单、各种出入库单、收发存的登记和输出管 理所需要的账表等提供数据。 不同的商品化通用软件，其存货档案的设置内 容也不同。 六、仓库档案设置 企业的存货存放在各个不同的仓库中， 一个仓库中可以存放不同的存货，一般通过 设立存货仓库对照表设置存货和仓库之间的 对照关系。 名称 所属部 门 编码 仓库档案设 置 仓库的 地址 计价方 式 负责人 资金定 额 七、收发类别设置 存货因各种出入库业务而随时发生物流的变化， 企业如要按照存货的各种出入业务进行管理、统计 和分析，就需要设置各种出入库类型。存货入库类 别一般包括原材料采购入库、外购商品入库等。 存货出库类别一般包括材料领用出库、半成品 领用出库、产品自用出库、外购商品销售出库、材 料销售出库、退料入库、盘亏出库、低值易耗品领 用出库、包装物领用出库和其他出库。 第三节 财务管理系统的初始设置 一、财务管理系统的构成和初始设置的次序 总账系统 固定资产系 统 应收款系统 应付款系统 工资系统 成本系统 报表系统 财务分析系统 资金管理系统 二、总账系统的初始设置 总账系统是一个通用性较强的系统，为了使 其能够在各行业应用，通用会计软件设计时重点 考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。而 当具体单位使用时，就要根据本单位的业务性质 进行具体设置。总账系统初始设置包括会计科目 设置、凭证类别设置、期初数据输入等。 三、固定资产系统的初始设置 固定资产系统的初始设置是为用户在计算机上 处理企业的固定资产业务提供一个合适的运行环境 而设计的模块。 系统初始化设置主要内容有包括：完成账套参 数设置、部门档案管理、部门对应折旧科目设置、 资产类别设置、增减方式设置、使用状况设置、折 旧方法定义、卡片项目及样式设置和原始固定资产 卡片的输入。 四、应收款系统的初始设置 应收款系统的初始设置是为用户在计算机上处 理企业的应收款业务提供一个合适的运行环境而设 计的模块。 系统初始化设置主要内容包括：客户档案设置、 部门档案设置、人员档案设置、科目设置、坏账准 备设置、账龄区间设置、报警级别设置等。客户档 案设置、部门档案设置、人员档案设置已在第二节 基础档案设置中介绍。 五、应付款系统的初始设置 应付款系统的初始设置是为用户在计算机上处 理自己企业的应付款业务提供一个合适的运行环境 而设计的模块。 系统初始设置的主要内容有：供应商档案设置、 部门档案设置、职员档案设置、结算方式设置、付 款条件设置、单据设计等。 六、工资系统的初始设置 工资系统的初始设置是为用户在计算机上处理 企业的工资业务提供一个合适的运行环境而设计的 模块，其目的是使通用的工资业务管理系统能够适 应本企业工资业务的管理需要，同时，也提供了企 业在经济业务处理发生变化时对已有的设置进行修 改的平台。 其初始化设置的主要内容有： 工资核算币种、扣零处理、个人所得税扣税处 理、是否核算计件工资等账套参数设置、人员附 加信息设置、人员类别设置、人员档案设置、部 门档案设置、代发工资银行名称设置、工资项目 及计算公式设置、计件工资标准设置和工资方案 设置。 七、成本系统初始化设置 成本系统的初始设置主要是完成基础资料设置、 系统参数设置、初始数据录入工作，提供成本业务 处理所需的各种要素。初始设置是日常数据录入的 基础、成本计算的依据和统计分析的基础。 初始设置功能有：进行成本中心、成本对象、 成本费用项目、分配率的定义和成本核算方法的选 择。 八、报表系统的初始设置 报表系统的初始设置包括报表文件名称登 记，报表格式的设置，数据来源的设置。报表 格式的设置主要是进行标题、表头、固定表元 和表尾的定义；数据来源设置主要是对表体中 的变动表元定义取数公式或计算公式；审核公 式设置是定义报表应满足的勾稽关系。 九、资金管理系统 系统初始设置主要包括开户组织设置、 利率设置、结息日设置、账户设计、账户科 目设置、常用组织设置、选项设置以及初始 数据的录入。具体内容见第十三章。 十、财务分析系统 系统初始设置主要包括权限管理、工作区 设置、多账套管理和设置默认取数账套等内 容。 具体内容见第十二章。 第四节 财务管理系统和供应链管理系统的 初始设置 供应链管理系统在进行日常业务处理开始之前，首先要 进行系统的初始设置。系统的初始设置规定了企业业务处理 的规则及业务处理的范围。由于供应链各子系统关系紧密， 对同一项业务活动的约定可能会涉及多个子系统，也就是说， 子系统间的初始设置彼此会发生影响，依次了解各项参数的 意义，明晰设置某参数设置后对业务流程、核算方式造成哪 些影响，尤其先后顺序必须引起足够的重视。 1、先启用采购管理和销售管理系统， 然后启用存货管理系统； 2、启动供应链管理系统和总账系统后， 再启用应收款管理系统、应付款管理系 统； 3、启动总账系统后，就可以启动工资 管理系统、固定资产管理系统，且不分 顺序； 4、最后启用成本管理系统。 一、采购管理系统的初始设置 业务及权限控制 公共及参照控制 二、销售管理系统的初始设置 业务 控制 其他 控制 <label> 信用 可用量 价格 控制 控制 管理 <label> 三、存货管理系统的初始设置 （一）计量组织设置 计量组织设置是指对计量组织编号和名称、 计量组织组编码和名称、计量组织组类别的设 置。为了保持数据的一致性，计量组织一旦设 定并被使用后，不允许修改和删除。 （二）核算方式 核算方式包括用户是否按仓库、部门、存 货核算。 （三）产品结构设置 （四）最高最低控制 （五）科目设置 （六）单据设计 教学小结 本章首先强调了系统管理的作用和主要功能，然 后具体讲述了基础档案的设置，最后从财务管理 系统和财务业务一体化系统的角度分别分析了其 初始设置的次序和内容。 思考题 1、简述系统管理的作用？ 2、在总账系统中，一般应设置哪些岗位？ 3、简述基础档案设置在整个会计信息系统中有何 意义？ 4、账务管理系统各子系统进行初始设置时应遵循 怎样的次序？ 参考资料： 主要参考书目： 1. 《会计信息系统》，李世宗、李闻一等主编，华中科技大学出版社，2006.8 2. 《会计信息系统》，杨宝刚，高等教育出版社，2001.5 3. 《会计信息系统》，薛祖云，厦门大学出版社，2003.7 主要期刊： 1. 《会计研究》，中国会计学会主办 2. 《财务与会计》，中华人民共和国财政部主办 3. 《财会月刊》，财会月刊杂志社主办 网络资源： 1. 2. 3. 4. http://www.kuaiji.com.cn/index.jsp，北京会计网 http://www.ufsoft.com.cn/，用友软件 http://www.kingdee.com/，金蝶软件 http://www30.sap.com/china/index.aspx，SAP中国