Transcript Слайд 1 - ФОСС-Он-Лайн

Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Даний демо-ролік пояснює роботу з документами типу «Вхідний лист»
Розглянемо наступний сценарій:
До Головної канцелярії надходить електронною поштою
лист. Працівник Головної канцелярії (Ступак) його
реєструє
і
відправляє
Керівнику
установи
(Черановський) на резолюцію. Керівник установи після
розгляду
листа
наказує
Керівнику
юридичного
департаменту (Калугін) підготувати лист – відповідь.
Вхідний лист з дорученням на виконання реєструється
Канцелярією департаменту (Ковалівська) і надходить
до Керівника департаменту (Калугін). Після розгляду
листа, Керівник департаменту доручає виконавцю
(Семеняга) підготувати лист – відповідь. Виконавець
створює проект листа – відповіді, узгоджує його з
Керівником департаменту (Калугін), підписує у
Керівника установи (Черановський) і відправляє
узгоджений і підписаний проект до Головної канцелярії
(Ступак) на реєстрацію і відправку.
Структурна схема умовної Установи наведена на малюнку
праворуч
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Щоб створити картку документу “Вхідний лист”
достатньо лист електронної пошти “перетягнути”
з папки “Входящие” в папку “Вхідні” системи
документообігу на робочому місці працівника
канцелярії
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Загальний вигляд картки документу “Вхідний лист”
Автоматично додається вкладений файл та
заповнюється зміст листа
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Після реєстрації працівник канцелярії (Ступак)
відправляє Вхідний лист на резолюцію Керівнику
установи (Черановський)
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Зареєстрований вхідний лист відображається у
папці “Вхідні” працівника Головної канцелярії
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Доручення на резолюцію
відображається у папці
“Вхідні
документи”
Керівника установи
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Керівник накладає резолюцію
та відправляє відповідальному
співробітникові на виконання
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Резолюція відображується у
папці “Вихідні доручення”
Керівника установи
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника канцелярії департаменту
Всі вхідні документи, які надходять до
департаменту спочатку потрапляють до
папки
“На
реєстрацію”
канцелярії
департаменту. Тільки після реєстрації вони
потрапляють до відповідних співробітників
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника канцелярії департаменту
Вкладка “Виконання документу”
допомагає
слідкувати
за
виконанням документу
Працівник
канцелярії
(Ковалівська)
реєструє документ у своєму департаменті
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Вхідний лист з резолюцією “На виконання” надходить
до папки “Вхідні документи” Керівника юридичного
департаменту (Калугін)
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
В
Дорученні
по
резолюції є посилання
на сам документ
Керівник
департаменту
(Калугін)
відкриває
доручення від Керівника установи з резолюцією
“На виконання”. Автоматично вказується дата
ознайомлення з цим документом.
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Далі Керівник департаменту (Калугін)
доручає своєму підлеглому (Семеняга)
підготувати лист - відповідь
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Доручення Виконавцю (Семеняга) на підготовку
листа – відповіді відображується у папці “Вихідні
доручення” Керівника департаменту (Калугін).
Поле “Дата ознайомлення” не заповнене,
оскільки підлеглий ще не ознайомився з
Дорученням.
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Виконавець
відкриває
Доручення і знайомиться
з його змістом
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Виконавець (Семеняга) створює на базі
Доручення проект листа - відповіді
Доручення також має посилання
на початковий документ
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Заповнюємо поля картки проекту
документу “Вихідний лист”
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Виконавець
відправляє
Проект
документу
“Вихідний
лист”
на
узгодження Керівнику департаменту
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
В
закладці
“Пов’язані
документи”
Доручення ще додалось посилання на
проект документу “Вихідний лист”
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Доручення на погодження Проекту
документу надходить до папки “На
узгодження” Керівника департаменту
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Керівник департаменту погоджується
з цією версією Проекту документу
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Погоджений проект потрапляє до відповідної
папки на робочому місці Виконавця
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Виконавець відправляє погоджений зі своїм
керівником проект на підпис Керівнику установи
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Доручення
на
підпис
проекту потрапляє до
папки
“На
підпис”
Керівника установи
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Ця вкладка допомагає відслідковувати
виконання документу
Керівник установи
підписує проект
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Підписаний проект потрапляє у відповідну
папку на робочому місці Виконавця
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
На цій вкладці фіксуються всі зміни,
що зазнає картка документу.
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Тепер підписаний та погоджений проект
документу “Лист – відповідь” залишилось
зареєструвати у Головній канцелярії та
відіслати електронною поштою
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Доручення на реєстрацію
проекту відправлено до
Головної канцелярії (Ступак)
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Працівник
Головної
канцелярії
(Ступак) відкриває та реєструє
проект документу “Лист – відповідь”
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Документ “Лист – відповідь”
зареєстрований і готовий до
відправки контрагенту
Картка документу має посилання на
початковий документ – Вхідний
лист, на який готувалась відповідь
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце працівника головної канцелярії
Після
реєстрації
документ
“Лист
–
відповідь” потрапляє до папки “Вихідні”
працівника канцелярії
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Після реєстрації документу в канцелярії
виконавці можуть звітувати керівництву
про виконання доручення
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце виконавця
Працівник юридичного департаменту
(Семеняга)
звітує
перед
своїм
безпосереднім керівником (Калугін)
Доручення має посилання на всі пов’язані
з ним документи та проекти документів
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Керівник закриває Доручення підлеглому,
вказуючи фактичну дату виконання. Після
цього Доручення вважається виконаним.
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Такий вигляд має повністю виконане
Доручення. Внесення подальших змін в
цей документ неможливе.
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Виконане Доручення переміщується в
папку “Завершені” ініціатора Доручення
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Після
звіту
про
виконання
підлеглим
(Семеняга), керівник департаменту (Калугін)
звітує перед своїм керівником (Черановський)
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Звітуємо перед керівництвом
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника департаменту
Час та дата виконання Доручення
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Керівник закриває виконане підлеглим Доручення
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Вказана фактична дата виконання –
Доручення виконано
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Робоче місце керівника установи
Виконане Доручення автоматично
переміщується в папку “Завершені”
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]
Cистема електронного документообігу FossDoc
Робота з документами типу «Вхідний лист»
Дякуємо за перегляд наших демонстраційних матералів
Детальну інформацію про ціни та варіанти впровадження можна отримати
за телефонами (057-) 714-12-28, 719-51-94 або написавши листа на
[email protected]
Також на нашому сайті www.foss.kharkov.ua у розділі “Скачати” знаходяться
PowerPoint презентації, що відображають роботу Системи електронного
документообігу FossDoc з різними типами документів
Робота з дорученнями
Робота зі звітами
Робота зі службовими записками
Робота з нормативними документами
Робота зі зверненнями громадян
Робоче місце адміністратора
Чекаємо на Ваші звернення. Бажаємо успіхів!
© 2007 «ФОСС-Он-Лайн», м. Харків, вул. Дарвіна, 20, тел (057-) 714 12 28, www.foss.kharkov.ua, [email protected]