Transcript Warum Finanzbuchhaltung? - a-Jur

A-jur-Finanzbuchhaltung
13.06.2014
a-jur-Kanzleisoftware
1
Warum Finanzbuchhaltung?

ein Arbeitsgang:
Gewinnermittlung,
 Umsatzsteuer,
 Aktenkonten,
 Beteiligtenkonten.


Übersichtlichkeit,
Fehlervermeidung.

Abgabenordnung

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2
Demo







Buchung einer Miete
Buchung Gerichtskostenvorschuss
Rechnung erstellen
Zahlungseingang von Gegner
Abschlussrechnung
Ausgleich der Rechnung
Auswertung
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3
Finanzbuchhaltung und Akten

Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h.





Honorare, Fremdgeld usw., und
Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung,
m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und
sonstigen Kontobewegungen
… in einer einheitlichen Systematik, genannt
„Kontenrahmen“
Ziel und Zweck ist insbesondere die



Ermittlung des Gewinns
Abrechnung der Akten
Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Mandanten,
betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und
Sachbearbeitern u. v. a. m
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4
Steuerberater

Benötigt man einen Steuerberater?





Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassen







Lohnbuchhaltung
Abschreibungen, Bewirtungen
Auseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz
Bilanzierungspflicht kraft Rechtsform
Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust,
Keine Aktenkonten,
Keine Möglichkeit des Rechnungsimports,
unnötige und teure Doppelarbeit,
Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung.
Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Haben“)
Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach,


Nur ca. ein Dutzend Buchungen,
Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen
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5
Doppelte Buchführung



Keine Buchung ohne Gegenbuchung,
Girokonto, Kasse usw. werden abgestimmt,
Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle:



Kontosalden,
Einnahmen – Ausgaben =
Endvermögen – Anfangsvermögen
Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber sehr zu
empfehlen
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Kontotypen



Gewinn/Verlust oder Bestand?
 Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben
(„Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, Miete
 Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) erfassen nur den
Bestand, z.B. Girokonto, Kasse
Positiv oder Negativ?
Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit
positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet.
Dies ergibt vier grundlegende Kontotypen;
Ergebnis
Bestand
Positiv
Einnahmen
Guthaben
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Negativ
Ausgaben
Verbindlichkeiten
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Kontenrahmen – Strukturen:

DATEV 03, 04, 05 usw.

1. Ebene…

2. Ebene…




3. Ebene…
 4. Ebene…


A-jur Finanzbuchhaltung

Einnahmen

Oberkonten …


Oberkonten …



Einzelkonten …
Verbindlichkeiten



Einzelkonten
Guthaben


Einzelkonten
Ausgaben

Einzelkonten
Verbindlichkeiten

Oberkonten …

Einnahmen

Oberkonten …

Forderungen (insb. Auslagen)
Einnahmen (insb. Gebühren)
Verbindlichkeiten (insb. Fremdgeld)
Ausgaben
A-jur Mandantenbuchaltung
Einzelkonten …
Guthaben



Ausgaben


Einzelkonten …
Aktenkonten:
zusammengefasste Darstellung als
Einzelkonten
Einzelkonten …
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Kontenrahmen - Beispiel

Einnahmen

Anwaltliche Einnahmen




Gebühren
Veröffentlichungshonorare


Zinseinnahmen (z.B. KFB!)
Mieten

Raumkosten
Personalkosten







Abschreibung Auslagen
Literatur
Juris
Auslagenforderungen
Sonstige Forderungen
Anlagevermögen



Postbank 1234567
Deutsche Bank 7878 56
Forderungen

Bürogeräte
Mobiliar
Verbindlichkeiten

Fachliche Kosten


Sekretariat
Referendare
Finanzkonten

Ausgaben

Guthaben

Sonstige Einnahmen



Eigenkapital




Gewinnverteilung
Kreditverbindlichkeiten
Treuhand

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Anfangsvermögen
Kapitalkonto Partner A
Fremdgeld
9
Grundsätze ordnungsgemäßer
Buchführung (GOB)


Wahrheit & Klarheit
de.wikipedia.org/wiki/GOB:
1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
2 Kodifizierte GoB
2.1 Rahmengrundsätze
2.1.1 Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
2.1.2 Grundsatz der Klarheit
2.1.3 Grundsatz der Einzelbewertung
2.1.4 Grundsatz der Vollständigkeit
2.1.4.1 Wertaufhellung
2.2 Abgrenzungsgrundsätze
2.2.1 Realisationsprinzip
2.2.2 Imparitätsprinzip
2.2.3 Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit nach
2.3 Ergänzende Grundsätze
2.3.1 Grundsatz der Vorsicht
2.3.2 Grundsatz der Kontinuität
2.3.3 Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit
2.3.4 Stichtagsprinzip
3 Nicht kodifizierte GoB
4 Literatur


Verantwortung des Unternehmers
Protokollierung
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Access-Projekt
Alternative Benutzeroberfläche mit demselben Datenbestand
 Gesondertes Programm
 Es genügt die kostenlose Access Runtime
 Vorteile








Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.)
Industriestandard
Eingabekomfort
Im- und Export, Datensicherung und andere Administrationstools
Bibliothek
Mandantenbuchhaltung
Alternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung
In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene Abfragen,
Formulare und Berichte
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Übung: einfache Buchungen


Festlegung des Bereichs
Standardbuchungen








Erster Rahmen: Finanzkonto
Zweiter Rahmen: Gegenkonto
Umsatzsteuer einzelkontobezogen
Kontext-Konten
Umbuchungen
Fehlbuchungen / Korrekturen
Anfangssalden
Kontoabschlüsse
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Anlagevermögen


Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater?
Anschaffung brutto in das betreffende Aufwandskonto buchen, unter Angabe
der Umsatzsteuer



Aktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto
Anlagevermögen




z.B. Bank
z.B. Bürogeräte
z.B. Anlagevermögen
z.B. Bürogeräte (mindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!)
Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit
Tabellenkalkulation
Jeweils zum 31.12. Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen:


Abschreibung
Anlagevermögen
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Bewirtung mit Umsatzsteuer
und Privatanteil


Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater?
Steuerliche Behandlung:



Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch
zwei Ansätze:



Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen,
30% vom Nettobetrag sind privat
Minderung des Bewirtungsaufwands durch
Entnahme
Erhöhung der Einnahmen durch Sachbezug
Kann auch en bloc zum 31.12. erfolgen
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Übung: Aktenkonten buchen



Rechnung erstellen und buchen
Import aus Offenen Posten
Rundreise von der Rechnung durch die
Fibu und zurück in die Rechnung:





Auswertungen:




Rechnung erstellen und buchen,
Zahlung buchen,
Fibu-Import
Rechnung fortführen
Access-Projekt
Fibu-Fenster
Cockpit-Menü
manuelle Korrektur / Eingabe
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Aktenkonten




Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Finanzbuchhaltung,
ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte
Buchungen können, müssen aber keiner Akte zugeordnet
sein,
komprimierte Darstellung durch Zusammenfassung der
vier Kontotypen:







Auslagen und andere Forderungen
Einnahmen, insbesondere Gebühren
Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten
Ausgaben
Unterschiedliche Akten denkbar,
Aktenkonto: mit Gegenüberstellung der Beteiligtenkonten
Aktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung
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Finanzbuchhaltung und
Beteiligtenkonten

Beteiligtenkonten:




Kein Teil der
Finanzbuchhaltung
bloß interne
Forderungsberechnung
Konten könne frei
bearbeitet werden, GOB
gelten nicht
Finanzbuchhaltung:

Grundlage für




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Gewinnermittlung
Umsatzsteuer
Betriebswirtschaft
Es gelten die GOB
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Komplexe Buchungssätze

Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Honorarrechnungen,
werden meist genau zwei Konten angesprochen:











Bankkonto, Kasse o.ä.
Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“)
einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz
Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben
Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei
Konten angesprochen werden können (zusammengesetzte Buchungssätze,
Splitbuchungen) :


Soll:
Haben:
Folge:
Bankkonto, Kasse
Einnahmenkonto
Auslagenkonto
Fremdgeldkonto
… und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten
Vorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben.
Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen
Folge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto gesondert anzugeben!
Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als „Buchung“ und alle
weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen.
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Ausgleich




Ein Buchungssatz muss ausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung muss durch eine
andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein.
Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos
Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen handeln
(„Splitbuchung“).
Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null:





Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um
Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt,
Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten
Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Absolutbeträge „Soll“ der
Summe der Absolutbeträge „Haben“ entspricht.
Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter
„Probleme“ können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen
lassen
Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch
aus.
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Integrierte Buchung von
Beteiligtenkonto






Beteiligtenkonten sind kein Teil der
Finanzbuchhaltung,
Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um
Doppelarbeit zu vermeiden,
Meist reine Bruttobeträge entsprechend
Kontoauszug (oberster Rahmen),
Optional auch für jede weitere Buchung,
nachträgliche Änderungen auch über „Konto
buchen“
„Aktenkonto“ enthält Gegenüberstellung
Beteiligtenkonten und Fibu
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Akten buchen

Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn



Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens:




zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß
Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) und
die Akte angegeben wurde.
Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte
anzugeben,
Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte
angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen).
da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro
u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht
kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto
gebucht.
Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt.
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Rechnungsnummern






Ursprung: vorgeschrieben durch UStG
Buchen = neue Schuldposition im Beteiligtenkonto mit
Rechnungsnummer
enthält alle Informationen zum Adressaten und zur Akte
Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen
fortlaufend sein,
Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht verlangt.
Änderungen durch „Konto buchen“ sind daher zulässig.
Zählung ist nicht ganz eindeutig, denn



neue Zählung pro Jahr,
Zählung gesondert pro Unternehmen
Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb:
großzügig verwenden!
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Rechnung buchen

„Bilanzieren“:





Buchen einer Rechnung ist bereits
eine umsatzsteuerpflichtige
Einnahme („Sollversteuerung“)
Ausgleich der Rechung ist
ertragsmäßig neutral (Aktivtausch)
späterer Ausfall der Rechnung
wäre Forderungsabschreibung
Folge für Anwälte und a-jur:



EÜ-Rechner:


Buchen der Rechnung erfolgt
ins Beteiligtenkonto
„Offene Posten“ sind kein Teil
der Finanzbuchhaltung,
sondern eine Auswertung der
internen Beteiligtenkonten
In der Finanzbuchhaltung
erscheint keine Sollstellung.
Buchen einer Rechnung ist interner
Vorgang
Erst die Bezahlung der Rechnung
ist Einnahme („Istversteuerung“)
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Kontextinformationen
Rechnung stornieren?!





uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im
Beteiligtenkonto stehen lassen.
Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten
erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen.
Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere
bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine
Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und
buchen.
In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen
über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet
worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine
Kopie der Rechnung zugänglich bleibt.
Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden
Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit
negativem Vorzeichen.
Gesplittete Umsatzsteuer
Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in
Versicherungssachen) werden:
 Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden
Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben.
 Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu buchen, als wäre
Umsatzsteuer darin enthalten
 Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als Bruttobetrag zu buchen, als wäre
darin auch ein Nettoanteil enthalten.
 Wenn nur noch die Umsatzsteuer zu bezahlen ist, weil der Nettobetrag von
dritter Seite bezahlt wurde:
 Gesamtbruttobetrag mit Angabe der Umsatzsteuer buchen
 Nettobetrag gegen ein Einnahmenkonto buchen und dadurch eliminieren
Auslagen



Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen konkreter Zahlungen
eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust.
Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange ein werthaltiger
Erstattungsanspruch besteht.
Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG):


Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand,
sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird
neuerdings eng ausgelegt.
Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung



ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme.
Umsatzsteuerlich relevante Leistungen.
Checkliste:


Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich gleich als Aufwand
gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis.
Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält:


Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend.
Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand. Achtung: in diesem Fall
entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand!
Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.
Fremdgeld / Anderkonto


Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Fremdgeld!
Umbuchung ohne Kontobewegung




Fremdgeld negativ
Gebühren positiv
Ggf. Auslagen und Ausgaben
Umbuchung mit Kontobewegung



Unterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto
Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und weiß
nichts von seiner Zweckbestimmung
Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf
Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral.
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Auswertungen







Cockpit / Access-Projekt
Ergebnis / Umsatzsteuer / Finanz
mit / ohne Einzelbuchungen
Aktenkonto / intern
Bilanz
Buchungssatz
Listen:



Offene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten
Aktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung
Für den Steuerberater


„Soll und Haben“ oder
Ergebnis ohne Einzelbuchungen
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Rechnungstatbestände






Auswahl und Formulierung beliebig
konfigurierbar
Formeln: Art und Weise der Berechnung
und der Vorgaben
Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St.
Sortierung
Veraltet
Kontoid
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Rechnungsformeln
für jeden Rechnungstatbestand muß angeben werden,
nach welcher Formel er zu berechnen ist
zusätzlich können Standardwerte angegeben werden


ID
Bezeichnung
p1
p2
pTxt
1
Direkteingabe
Vorschlag
2
Zehnteltabelle
Quotenvorschlag
Standardtabelle
3
Multiplikation
4
Auslagenpauschale
/
5
Dokumentenpauschale
/
8
Tabelle
9
Hebegebühr
10
Betragsrahmen
Min
Max
11
Quotenrahmen
Min
Max
13
QuoteVomNettoGesam
tbetrag
14
Addition
15
Prozentsatz
16
Division
Preis
/
Quotenvorschlag
/
Standardtabelle
/
Vorschlag
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Rechnungstatbestände: KontoId






Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung,
gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen wird,
wenn die Zahlung erfolgt,
Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur wenn im
Kontenrahmen durch „Akte kann“ oder „Akte muss“ freigegeben,
wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen,
Außerdem: Auslagen, Fremdgeld,
zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen vorgesehen ist
und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B.
Mieteinnahmen
 Zinseinnahmen
 Veröffentlichungshonorare
 Verkauf von Anlagevermögen
Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten die Anlage von Akten!

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Jahresabschluss,
Gewinnverteilung und Entnahmen



Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen,
wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf
ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht).
Für einen Einzelanwalt genügt das bereits.
Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Saldo dieses
Verrechnungskontos weiter umzubuchen:





Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der geltenden
Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen.
Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den
Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung.
Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben
gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos
Unterschied Ausgabe und Entnahme:
 Ausgabe betrifft das Ergebnis,
 Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Partner und
Unternehmen
Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist auch
kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten
werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.
Unternehmen und Betriebe

Einfachster Fall:






Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten:




1 Datenbank,
1 Unternehmen,
1 Akten- und Adressbestand
beliebig viele Sachbearbeiter
Keine gesonderten Betriebe
Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern)
Wirtschaftlich (Gewinnermittlung)
optional weitere Untergliederung: „Betriebe“
Einheitliches Auftreten nach außen, d.h.


einheitlicher Akten- und Adressbestand
einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche Behandlung desselben
Finanzvorgangs
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Datenpools



Das Cockpit kann beliebig viele
Datenbanken verwalten
Jede Datenbank enthält
 eigenen Akten- und Adreßbestand
nebst Aktenkonten
 beliebig viele Unternehmen mit je
eigener Finanzbuchhaltung
 beliebig viele Akten mit je eigener
Mandantenbuchhaltung
Hot Swap mit Einstellungen /
Datenpools
(local)/gap
server/gap
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(local)/schulung
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Mandantenbuchhaltung

Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, z.B.







Vereinsverwaltung,
Nachlassverwaltung,
gesondert für jede Akte,
Teil des Access-Projekts,
von Kanzleibuchhaltung unabhängig,
Persönliche Konten für Aktenbeteiligte,
leistungsfähige Auswertungen:


Ergebnis, Umsatzsteuer, Finanz
eigene Access-Projekte z.B. für
Spendenbescheinigungen
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36
Noch etwas Zeit?
Einige Tipps und Tricks














Tabellenmenüs
Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung,
Adressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen
Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen
Honorartabellen,
Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren
Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit,
Beteiligtenliste Filtern
Aktenvorblatt Access
Zinsrechner, Taschenrechner,
Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet?
Präposition für Dateinamen
Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer>
Spezielle Datenfelder für



Beteiligungen
Akten
Adressen
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