Transcript VERKSAMHETSPLAN 2013 - Folke Bernadotteakademin

FOLKE
BERNADOTTE
AKADEMIN
VERKSAMHETSPLAN
2013
INNEHÅLL
GENERALDIREKTÖRENS ORD...................................................................................2
1 INLEDNING...........................................................................................................3
1.1 Prioriterade områden 2013......................................................................................4
2 FOLKE BERNADOTTEAKADEMINS MÅL.................................................................7
2.1 Myndighetens utvecklingsmål..................................................................................7
2.2 Myndighetens mål för 2013.....................................................................................9
3 ENHETEN FÖR POLICY, FORSKNING OCH UTVECKLING......................................12
3.1 Enhetens inriktning 2013.......................................................................................12
3.2 Riskanalys för enhetens verksamhet......................................................................13
4 ENHETEN FÖR UTBILDNING, SAMTRÄNING OCH ÖVNING..................................14
4.1 Enhetens inriktning 2013.......................................................................................14
4.2 Riskanalys för enhetens verksamhet......................................................................15
5 ENHETEN FÖR PERSONALFÖRSÖRJNING OCH INSATSSTÖD .............................17
5.1 Enhetens inriktning 2013.......................................................................................17
5.2 Riskanalys för enhetens verksamhet......................................................................18
6 ADMINISTRATIVA ENHETEN . .............................................................................19
6.1 Enhetens inriktning 2013.......................................................................................19
6.2 Riskanalys för enhetens verksamhet......................................................................20
7 STABEN...............................................................................................................21
7.1 Enhetens inriktning 2013.......................................................................................21
7.2 Riskanalys för enhetens verksamhet......................................................................21
1
GENERALDIREKTÖRENS ORD
FOLKE BERNADOTTEAKADEMIN (FBA) har till uppgift att bidra till varaktig fred,
säkerhet och utveckling genom att verka för goda och effektiva internationella
fredsinsatser. Detta gör FBA genom rekrytering och utsändande av civil personal, utbildning och övning, forskning och utveckling, samverkan med berörda
myndigheter och internationella organisationer, samt genom förvaltning av
anslagsposten ”Fredsmiljonen”. Samtliga av dessa verksamhetsområden är
ömsesidigt förstärkande och en förutsättning för att myndigheten ska leverera
i linje med uppdraget.
FBA:S VERKSAMHET FINANSIERAS till övervägande del av utgiftsområde
7 ”Internationellt bistånd”, men myndigheten erhåller också anslag från
utgifts-område 5 ”Internationell samverkan”.
FBA HAR ETT 90-tal anställda och ca 80 medarbetare sekunderade till internatio-
nella fredsinsatser. Myndigheten omsätter strax under en kvarts miljard årligen.
ALLA ORGANISATORISKA DELAR i myndigheten och varje enskild medarbetare
bidrar till helheten, direkt eller indirekt, samt till att uppfylla de mål som beskrivs
i kapitel 2. I kapitel 3-7 framkommer det närmare hur de olika enheterna bidrar
till detta.
VERKSAMHETSPLANEN FÖR 2013 ger en samlad bild av hela Folke Bernadotte-
akademins verksamhet, den återspeglar vad myndighetens resurser kommer
att användas till under året, den beskriver myndighetens mål- och resultatstyrningsstruktur, och den återger de viktigaste prioriteringarna för det kommande året.
VI LEVER EMELLERTID i en snabbt föränderlig värld, vilket naturligtvis påverkar
FBA:s uppdrag och verksamhet. År 2013 kommer säkerligen inte att vara
något undantag i detta avseende och omprioriteringar och omdisponeringar i
verksamhetsplanen kan därför bli aktuella.
MYNDIGHETEN VÄNTAR OCKSÅ på en reviderad instruktion och därmed nytt
regleringsbrev under våren. Den nya instruktionen och regleringsbrevet kan
också innebära att den föreliggande verksamhetsplanen kommer att uppdateras
under året.
Stockholm 2013-02-04
Sven-Eric Söder,
Generaldirektör
2
1 INLEDNING
Nedanstående bild åskådliggör FBAs mål- och resultatstyrningsmodell. Den visar också hur
myndighetens uppdrag relaterar till interna inriktnings- och styrdokument samt hur dessa i
sin tur är förankrade i FBA:s värdeord.
VÅRT UPPDRAG
VISION
STRATEGI
MÅL
AKTIVITETER
VÅRA VÄRDEN
Verksamhetsidé
››Uppdraget beskriver det officiella ändamålet med myndigheten så som det formuleras
i instruktion och regleringsbrev.
››Visionen uttrycker ett önskat drömläge som myndigheten strävar mot. Myndighetens
nuvarande vision lyder: ”Den ledande samverkansmyndigheten för fredsinsatser”.
››Strategin beskriver hur vi når vår vision och våra mål. Av strategin framgår vilka val ledningen
gör för att organisationen ska vara effektiv och framgångsrik.
››Målen beskriver ett önskat framtida tillstånd. FBA har dels utvecklingsmål som är långsiktiga,
dels övergripande årsmål. Därtill finns enhetsspecifika delmål/projektmål.
3
››Under de enhetsspecifika del- och projektmålen ligger planerade aktiviteter.
››Våra värdeord är: engagemang, kompetens, samverkan och respekt.
››Verksamhetsidén beskriver varför FBA finns, vilka vi är och vad som utgör vårt existens-
berättigande. Av den framgår syftet med, och ramen för, vår verksamhet som riksdag
och regering bestämt. Det är inom denna ram som vi – FBA – ska agera. Myndighetens
nuvarande verksamhetsidé är: ”Folke Bernadotteakademin är en myndighet för internationella
fredsinsatser. Tillsammans med svenska och internationella partners bidrar vi till framgångsrika insatser med personal, utbildning, forskning och utveckling. Vi arbetar med att före-bygga konflikter och bidrar till återuppbyggnad. Vi erbjuder också en mötesplats för
freds- och försoningsprocesser.”
Under 2013 kommer myndigheten att få en reviderad instruktion och som en naturlig följd
av detta kommer troligen det gällande regleringsbrevet att uppdateras.1 I samband med detta
blir det nödvändigt att se över och vidareutveckla myndighetens mål- och resultatstyrningsstruktur. Arbetet kommer att inkludera en översyn och revision av myndighetens vision,
verksamhetsidé och målstruktur samt utarbetandet av en flerårig strategi. Huvudsyftet med
vidareutvecklingen av mål- och resultatstyrningsstrukturen är att tillse att den verksamhet
som myndigheten bedriver är helt och hållet länkad till myndighetens formella uppdrag
och i förekommande fall Sveriges mål för det internationella utvecklingssamarbetet. En
mål- och resultatstyrningsstruktur, med en tydlig koppling mellan uppdrag och verksamhet,
är grundläggande för en effektiv planering, uppföljning, analys och redovisning av verksamheten. Detta kommer, tillsammans med utvecklad erfarenhetshantering och det internationella utvärderings- och bedömningsarbete som pågår inom bl.a. Challenges Forums ram,
att leda till att FBA:s resultat-redovisning utvecklas och kvalitetssäkras ytterligare. Ytterligare
fördelar med en stringentare mål- och resultatstyrningsmodell, med väl avvägda indikatorer,
är dels att det blir lättare att identifiera brister, risker och sårbarheter i verksamheten, dels att
det ger alla medarbetare en gemensam plattform att arbeta utifrån och en gemensam målbild
att sträva mot.
1.1 PRIORITERADE OMRÅDEN 2013
Grunden för myndighetens verksamhet och prioriteringar utgörs av uppgifterna i enlighet
med instruktion och regleringsbrev samt målen för det internationella utvecklingssamarbetet.
För en myndighet som sänder ut personal till internationella fredsinsatser i konflikt- och
krisområden så utgör dessutom den utsända personalens situation och behov en stående och
självklar prioritering.
På basis av ovan har myndigheten i denna verksamhetsplan fastställt övergripande prioriteringar samt identifierat områden inom vilka det kommer att genomföras särskilda satsningar.
En viktig grund för detta urval utgörs av den risk- och sårbarhetsanalys som genomfördes
under 2012 samt viktigare slutsatser och rekommendationer från de externa granskningar
som genomförts av myndigheten under de senaste åren. Genom att prioritera dessa frågor
under 2013 skapar myndigheten bättre förutsättningar för en ännu effektivare kärnverksamhet.
De övergripande prioriterarna och satsningarna bör läsas mot bakgrund av de viktiga tematiska prioriteringar som görs inom ramen för respektive enhets detaljerade verksamhetsplan.
1 I instruktionen fastställer regeringen myndighetens formella uppdrag och ansvarsområden. Instruktionen gäller tillsvidare. Förordning (2007:1218) med
instruktion för Folke Bernadotteakademin är under revidering.
4
Övergripande prioriteringar:
››Implementering av ny instruktion och reviderat regleringsbrev. I samband med att
myndigheten får en ny instruktion kommer det redan pågående utvecklingsarbetet att gå
in i ett konkret och intensivt skede. Såsom beskrivits inledningsvis omfattar arbetet bland
annat utarbetandet av en ny mål- och resultatstyrningsstruktur, översyn av vision och
verksamhetsidé samt framtagandet av en flerårig strategi.
››Utveckling av myndighetens resultatbedömning och resultatredovisning. Arbetet tar sin
utgångspunkt i två centrala uppgifter i regleringsbrevet, nämligen att 1) ”särskilt prioritera
att fortsätta sitt arbete med att utveckla redovisningen av verksamhetens resultat i
årsredovisningen” samt 2) ”redovisa hur verksamheten har bidragit till att uppnå målen för
det internationella utvecklingssamarbetet”. Utvecklingsarbetet omfattar även ett par andra
viktiga spår i syfte att sätta myndighetens resultatbedömning i ett relevant internationellt
sammanhang. Genom Challenges Forum pågår ett långsiktigt utvecklingsarbete för hur
FN och regionala organisationer, samt deras respektive medlemsstater, kan utveckla
formerna för utvärdering och analys av fredsinsatsernas effekter. Gentemot EU pågår
flera utvecklingsaktiviteter med fokus på utvärdering av insatsernas resultat, bland annat
genom deltagandet i de så kallade FSJ-CSDP-expertpanelerna, samarbetet med Center
for International Co-operation vid New York University om GSFP-insatser samt EU SMLutbildningarna (som innehåller viktiga delmoment om resultatuppföljning). Myndighetens
arbete med erfarenhetshantering utgör också en viktig byggsten i detta utvecklingsarbete och
är därför ett av de utvalda områden inom vilket särskilda satsningar kommer att genomföras
(se nedan).
››Organisationsutveckling. FBA har kontinuerligt utvecklats från en liten till en medelstor
myndighet och de interna strukturerna, ledarskapet, styrningen och kontrollen i verksamheten
behöver fortlöpande utvecklas och anpassas till nya behov. I linje med detta kommer god
ordning i förvaltningen, ändamålsenlig intern samverkan, ledarskapsutveckling samt resultatoch effektmätning att stå i centrum för myndighetens interna utvecklingsarbete under året.
Arbetet kommer att omfatta införandet av en processorienterad arkivredovisning, stärkt ITmiljö, utökat systemstöd, mentorsstöd för ledningsgruppen och utvecklingsåtgärder avseende
de befintliga administrativa verktygen. Därutöver avser myndigheten stärka den interna
budgetprocessen och dokumentationen av de ekonomiadministrativa rutinerna.
››Kommunikation. Myndigheten har en stark och synlig position i det internationella
samarbetet. FBA har också goda och omfattande relationer med berörda svenska
myndigheter, organisationer och intressenter, samt en stor grupp svenskar som är intresserade
av internationella uppdrag. Däremot är myndigheten relativt okänd utanför denna sfär och det
finns en betydande potential i att synliggöra myndighetens bidrag till Sveriges internationella
utvecklingssamarbete och den kvalitet som kännetecknar arbetet och resultaten. Det
är även viktigt att öka synligheten ur ett transparensperspektiv eftersom myndigheten
finansieras av skattemedel. Mot denna bakgrund kommer en ny kommunikationspolicy, med
tillhörande genomförandeplan, att tas fram parallellt med att aktiviteter genomförs för att öka
kännedomen om myndigheten. Därutöver behöver myndigheten vidareutveckla sina verktyg
och former för den interna kommunikationen. FBA behöver också utveckla bättre metoder
för att hantera den stora mängd information som tillställs myndigheten. God kommunikation
mellan medarbetarna bidrar till organisationens effektivitet, men kräver tillförlitliga IT-system
och möjlighet till snabbt och professionellt IT-stöd. För dessa ändamål kommer myndigheten
bland annat att förstärka och uppgradera IT-miljön samt införa en utbyggd så kallad Lynclösning för smidigare intern och extern kommunikation.
5
››Nya former för samverkan mellan myndigheter. Myndighetens viktiga samverksansarbete
bedöms och anpassas fortlöpande i förhållande till de behov och prioriteringar som
identifieras tillsammans med berörda samarbetspartners. Regeringen har inför året aviserat
att det kan bli aktuellt med en ny form för regeringsbeslut rörande myndighetssamverkan
inom konflikt- och krishanteringsområdet. Genomförandet av ett sådant beslut kommer i så
fall att utgöra en given prioritet för myndigheten.
Områden inom vilka särskilda satsningar kommer att genomföras:
››Erfarenhetshantering. Myndigheten fortsätter att vidareutveckla sin erfarenhetshantering
för att lärdomar ska kunna tas tillvara och bidra till ett bättre stöd till utsänd personal samt
kontinuerlig effekt¬höjning av det egna arbetet. Detta arbete bedrivs internt, men också
externt tillsammans med nationella och internationella partners. Arbetet fokuseras bland
annat på vidareutveckling av den myndighetsgemensamma IT-portal för erfarenhetshantering
och resultatuppföljning som FBA har utvecklat. Utöver detta förutses ett utökat analysarbete
kopplat till inhämtade erfarenheter, en utvecklad kursvärderingsmetodik liksom ett utökat
analysarbete kopplat till myndighetens uppdrag relaterat till FN:s säkerhetsrådsresolution
1325.
››Säkerheten för utsänd personal. Ansträngningarna omfattar bland annat en ny
säkerhetsskyddschef på heltid, genomförandet av en krisövning samt utveckling av
myndighetens förmåga till lägesuppföljning.
››Gender Coach-program i samverkan med bland annat Försvarsmakten och MSB. Syftet är
att resultatet och erfarenheterna ska komma hela organisationen till del och underlätta det
interna arbetet med dessa strategiska frågor.
››Genomförandet av en andra EU Senior Mission Leaders Course. Efter starka önskemål från
European External Action Service och ett tydligt stöd från engagerade medlemsstater är det
myndighetens avsikt att genomföra en ny chefsutbildning för EU-ledda krishanteringsinsatser
under hösten 2013. Detta utgör en kraftansträngning och kommer att involvera resurser från
hela organisationen.
››Konsolidering av Challenges Forums sekretariat, inklusive en riktad kampanj för att försöka
säkerställa långsiktig, extern finansiering.
››Bidra till svenska och internationella policy- och utvecklingsprocesser. New Deal-arbetet,
post-2015-agendan och det svenska post-2014 åtagandet i Afghanistan är exempel på
långsiktiga och viktiga arbetsprocesser som myndigheten redan i begränsad omfattning
bidragit till. Myndigheten ser det som naturligt att följa dessa strategiska processer under
verksamhetsåret och tillvarata möjligheter att bidra då dessa identifieras och/eller då
uppgifter ges. Detta sker givetvis i nära dialog med uppdragsgivaren.
6
2 F
OLKE BERNADOTTEAKADEMINS
MÅL
Med tanke på att myndigheten får en ny instruktion under innevarande år görs det i det här
skedet inga större förändringar av den gällande målstrukturen. Målen är dock reviderade
i ljuset av det nya regleringsbrevet och viktigare erfarenheter från förra verksamhetsåret.
Myndigheten har sen tidigare identifierat ett behov av att se över målstrukturen så att denna
är direkt och tydligt kopplad till de givna uppgifterna och redovisade resultaten.
2.1 MYNDIGHETENS UTVECKLINGSMÅL
Med syfte att uppnå myndighetens övergripande uppdrag har FBA fyra stycken långsiktiga
utvecklingsmål. Tre av utvecklingsmålen är externt verksamhetsinriktade och ett handlar
om intern effektivitet och kompetensförsörjning. Utvecklingsmålen synliggör myndighetens
långsiktiga verksamhetsinriktning. De fyra utvecklingsmålen följs upp regelbundet och
utvärderas årligen av ledningsgruppen i syfte att säkra deras aktualitet för den övergripande
verksamheten.
1. FBA har ökat samverkan och samordning mellan berörda aktörer
2. FBA har bidragit till ökad fältkapacitet och insatsförmåga
3. F
BA har genomfört, och verkat stödjande för, freds-, statsbyggande
och fredsfrämjande projekt
4. F
BA har en resurseffektiv verksamhet i en professionell,
stabil och stimulerande organisation
Beskrivning av utvecklingsmålen i korthet:
1. FBA har ökat samverkan och samordning mellan berörda aktörer
››FBA strävar efter att vara den självklara effekthöjande samordnaren inom ramen för sitt
uppdrag, såväl nationellt som internationellt
››FBA ska erbjuda kvalitativ samordning som ger mervärde
››Det svenska bidraget ska ses som en helhet (ej konkurrens mellan myndigheter)
››Relevanta målgrupper ska känna till FBA:s verksamhet och myndighetens frågor skall ha en
relevant hemvist i regeringskansliets olika delar
7
2. FBA har bidragit till ökad fältkapacitet och insatsförmåga
››FBA ska rekrytera, förbereda, utrusta och sända ut civila experter till internationella
fredsinsatser
››FBA ska leverera högkvalitativa och verklighetsförankrade kurser till relevanta grupper – nationellt och internationellt
››Administration, förberedelse och stöd under uppdragstiden utgör en del av myndighetens
nationella arbetsgivaransvar
››Rätt kompetens och relevant erfarenhet ska finnas hos de utsända för att möjliggöra en hög
kvalitet i relation till uppdraget
››FBA ska ta in erfarenheter från personalen och tillse att lärdomarna från de erfarenheterna
tas till vara och läggs till grund för vidare framsteg och resurseffektivitet ››FBA ska, inom sitt verksamhetsområde, utgöra en plattform för kvalitetssäkrad forskning
bland såväl nationella som internationella aktörer
3. F
BA har genomfört, och verkat stödjande för, fredsbyggande
och fredsfrämjande projekt
››FBA ska vara drivande i utvecklingen av och bidra till att bryta ny mark inom utbildning,
metod- och policyutveckling
››FBA ska kunna genomföra mindre, väl avgränsade, projekt i fält
››FBA ska kunna användas som ett strategiskt instrument av regering och riksdag
››FBA ska, bland annat genom ”Fredsmiljonen” stötta det civila samhällets engagemang för
säkerhetspolitiska frågor
4. F
BA har en resurseffektiv verksamhet i en professionell,
stabil och stimulerande organisation
››FBA strävar efter att ha engagerade medarbetare med rätt kompetens på rätt plats, som
förstår sitt bidrag till helheten och aktivt deltar i utvecklingen av verksamheten
››FBA ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare och arbetsplats
››FBA ska bedriva en effektiv verksamhet som är till största möjliga nytta för Sverige
››FBA ska hushålla med resurser
››FBA ska ha väl fungerande administrativa system, rutiner och arbetssätt
››FBA ska ha en effektiv organisation med snabba beslutsvägar och god ledarskapskultur
››FBA ska ha strukturer och verktyg för god intern kommunikation
8
2.2 MYNDIGHETENS MÅL FÖR 2013
För att kunna uppfylla de fyra utvecklingsmålen har dessa brutits ned i ett antal årsmål för
2013. Årsmålen gäller för hela myndigheten och ägs följaktligen av enheterna gemensamt.
Myndighetens årsmål följs upp av ledningsgruppen varje tertial och en djupare analys av
måluppfyllelsen genomförs efter avslutat verksamhetsår. Enheterna har i sina individuella
verksamhetsplaner kopplat sina egna delmål till årsmålen. Enheternas delmål är i sin tur
nedbrutna till projektmål och aktiviteter som bevakas såväl månadsvis som löpande genom
mätning och rapportering.
Myndighetens olika målnivåer har både ett internt och ett externt syfte. Internt används
målen för att styra verksamheten. Externt handlar det om att på ett tydligt och enkelt sätt visa
omvärlden hur FBA operationaliserar sitt uppdrag.
Nedan följer en översiktlig redovisning av FBA:s årsmål sorterade under respektive
utvecklingsmål:
1. FBA HAR ÖKAT SAMVERKAN OCH SAMORDNING MELLAN BERÖRDA AKTÖRER
1.1 FBA har genomfört samverkan och samordning inför, under och efter insats
Ett av myndighetens uppdrag är att samordna fredsinsatser där flera svenska
civila myndigheter deltar. Av den anledningen administrerar FBA vissa av Sveriges
gemensamma åtaganden så att de på ett samlat vis ger en effekthöjande inverkan
för våra samarbetspartners och ger Sverige en enad och verkningsfull kontaktyta mot
uppdragsgivare/samarbetspartners inom t.ex. EU, OSSE, TIPH, med flera. Genom
informationsdelning, gemensam planering och uppföljning av de insatser och projekt
som berör flera av myndighetens enheter uppnås också större kvalitet och effektivitet.
1.2 FBA har upprätthållit överblick över Sveriges samlade civila kapacitet
Myndigheten ska, på basis av information från berörda myndigheter, upprätthålla
en översiktlig sammanställning över de nationella civila kompetenser och
personalkategorier som respektive myndighet kan bidra med eller bidrar med i
internationella fredsinsatser samt regelbundet rapportera detta till Regeringskansliet.
1.3 FBA har ökat kännedomen om sin verksamhets hos relevanta målgrupper
Det är viktigt att alla relevanta målgrupper, uppdragsgivare, andra utsändande
myndigheter, rekryteringsintressant personal, samarbetspartners, forskare, med flera
har kännedom om FBA:s uppdrag och kompetensområden. Under 2013 kommer
FBA särskilt fokusera på att öka kännedomen om FBA:s arbete i fält och som en
biståndspolitisk utförare.
9
2. FBA HAR BIDRAGIT TILL ÖKAD FÄLTKAPACITET OCH INSATSFÖRMÅGA
2.1 FBA har utvecklat och leverera efterfrågad och relevant utbildning och övningsstöd
En av myndighetens uppgifter är att rekrytera och utbilda personal till olika
fredsinsatser. För att säkerställa att rätt personal rekryteras och att rekryterad personal
får rätt utbildning och förberedelse för sitt uppdrag fortsätter FBA att kvalitetssäkra
båda processerna genom erfarenhetshantering. FBA:s roll som leverantör av utbildning
och övningsstöd för nationella och internationella organisationer skall också stärkas
genom fortsatt kursutveckling och högkvalitativt genomförda utbildningar på basis av
lärdomar från kursutvärderingarna. Vidare ska FBA ha kompetens och potential att
erbjuda multifunktionella utbildningar till internationella samarbetspartners.
2.2 FBA har bidragit med utbildad och kvalitetssäkrad personal till insatser
FBA ska leverera personalbidrag som bidrar till att uppfylla de mål som respektive
organisation har satt upp för respektive insats. Vidare ska myndigheten inom ramen för det nationella arbetsgivaransvaret tillse att utsänd personal får relevant stöd under uppdragstiden.
2.3 FBA har bidragit till stärkt forskning, erfarenhetshantering samt doktrin-,
metod- och policyutveckling
För att kunna förbereda insatspersonal och kvalitetssäkra insatserna krävs
fortsatt forskning och metodutveckling i nära samarbete med forskarvärlden och
samarbetspartners. Lärdomarna från denna erfarenhetshantering ska ligga till grund för vidareutveckling av verksamheten.
3. FBA HAR GENOMFÖRT, RESPEKTIVE STÖTT, FREDSOCH STATSBYGGANDE PROJEKT
3.1 FBA har utvecklat och genomfört efterfrågade och relevanta projekt och insatser i fält
FBA förutspås under året få något fler riktade uppdrag på fältnivå. Dessa uppdrag kräver
noggrann planering och flexibilitet eftersom arbetet måste avpassas till utvecklingen i
de relevanta konflikt- och postkonfliktländerna och till Sveriges politik som under året
kommer att formuleras i ett antal nya resultatstrategier.
3.2 FBA har varit stödjande i det civila samhällets engagemang för säkerhetspolitiska frågor
Under 2013 kommer FBA fortsätta sitt goda samarbete med det civila samhället.
3.3 FBA har haft förmåga att kunna stödja konfliktlösning
FBA kommer även 2013 att upprätthålla de kompetenser som krävs för genomförande
av framgångsrik konfliktlösning.
10
4. FBA HAR EN RESURSEFFEKTIV VERKSAMHET I EN PROFESSIONELL,
STABIL OCH STIMULERANDE ORGANISATION
En professionell, stabil och stimulerande organisation är viktig för att ge kvalitet och
engagemang i verksamheten. Resurseffektivitet i finansiella termer likväl som mänskliga
och miljömässiga är en grundförutsättning för en hållbar och långsiktig verksamhet.
Vikten av detta kan inte nog understrykas och det är något som FBA ständigt strävar efter
att förbättra.
4.1 FBA har en kontinuerlig och relevant kompetensförsörjning
FBA månar om relevant kompetensförsörjning bland annat genom att bereda möjlighet för
medarbetarna att såväl söka tjänster inom fredsinsatser som att ges möjlighet till besök i
insatsområden. Kompetensutveckling ger kvalitet, effektivitet och arbetstillfredsställelse.
Som arbetsgivare är FBA därför mån om att aktivt verka för att alla medarbetare får
utvecklas i sina yrkesroller.
4.2 F
BA har vidareutvecklat sin förvaltning och organisation så att system och
funktioner är behovsanpassade, användarvänliga och effektiva
Myndigheten fortsätter under 2013 med att effektivisera sin förvaltning och de
administrativa rutiner och verktyg som det finns behov av, viss nyanskaffning planeras
också. Årsmålet innefattar även en strävan efter optimala arbetsrutiner och processer,
verkningsfull projektledning, om att nyttja rätt resurser till rätt uppgifter samt att se
till att den interna samordningen likväl som kommunikationen fungerar bra. Förmågan
att kunna uttrycka och redovisa verksamhetens reslutat och effekter är en annan
grundläggande faktor kopplat till årsmålet. God kännedom om regler och rutiner ska
också finnas i alla delar av organisationen.
11
3 E
NHETEN FÖR POLICY,
FORSKNING OCH UTVECKLING
3.1 ENHETENS INRIKTNING 2013
Enhetens huvuduppgift är att bidra till ett samordnat och effektivt genomförande av
internationella insatser genom policy-, metod- och doktrinutveckling, forskningsrelaterad
verksamhet, specialutbildningar, stöd till enskilda organisationer samt samverkan med
berörda aktörer.
Byggt på erfarenheterna av hittillsvarande måluppfyllelse omfattar verksamheten ett antal
återkommande aktiviteter såsom verksamhetsnära kurser och forskararbetsgruppsmöten.
Till detta läggs i regel ytterligare aktiviteter som genereras av separata uppdrag eller samverkan med, och efterfrågan från, partners. Detta mönster präglar även år 2013, då enheten
bland annat kommer att arbeta med följande separata uppdrag och samverkansprojekt:
››Regeringskanslibeslut om att utveckla Challenges Forums verksamhet och finansiering
››Regleringsbrevsuppdrag om att bidra till professionalisering inom RoL
››UD-uppdrag att stötta Liberias rättsstatsuppbyggnad genom FN:s Capmatch-mekanism ››Sidafinansierat trepartssamarbete, inom Sydafrikastrategin, för försoning i Kenya
››Fältinriktade projekt med, och till stöd för, partners (inriktat på Burma, FN-insatser etc) Enheten för policy, forskning och utveckling (PRD) håller även viss beredskap för ytterligare uppdrag, vilket exempelvis kan bli aktuellt om Sida tar beslut om ett sedan länge
diskuterat dialogprojekt rörande Irak, och/eller om Regeringskansliet önskar implementera
något av de förslag som FBA har lagt fram som svar på 2012 års regleringsbrevsuppdrag om
konfliktförebyggande och fredsbyggande, respektive statsbyggande.
PRD:s arbete för att bidra till FBA:s utvecklingsmål 1 (att öka samverkan och samordning
mellan berörda aktörer inför, under och efter insats) kommer bland annat att inriktas på
att utföra UD:s uppdrag om att vidareutveckla Challenges-sekretariatets verksamhet och
finansiering. Utöver detta fortsätter arbetet med ordförandeskapet för International DDR
Training Group (IDDRTG) fram till halvårsskiftet varefter FBA kommer att övergå till att
stödja det nya ordförandeskapet, inklusive genom att sköta partnerskapets hemsida. Vidare
planeras minst elva möten i NKSSR, liksom samverkan och möten med FBA:s internationella
forskar-arbetsgrupper, genomförande av det sista mötet i den pågående serien av internationella expertforum samt löpande kontakter med enhetens olika nätverk.
För att bidra till utvecklingsmål 2 (ökad fältkapacitet och insatsförmåga) kommer PRD att
hålla egna specialkurser rörande avväpning, demobilisering och återanpassning, säkerhetssektorreform, rättsstatsuppbyggnad, försoning, dialog och medling respektive ekonomiska
aktörers roll i konfliktförebyggande, samt även bidra med moduler till andra utbildningsaktörers kurser. Verksamheten förutses ha ungefär samma volym som år 2012 men formen
anpassas kontinuerligt till behov och efterfrågan vilket bland annat talar för att flertalet
utbildningar i säkerhetssektorreform genomförs som korta, skräddarsydda kurser för
myndigheter och andra partners. PRD kommer vidare att lägga stort fokus på att vidareutveckla FBA:s arbete med erfarenhetshantering och resultatuppföljning, för att lärdomar
12
ska kunna tas till vara och bidra till kontinuerlig effekthöjning i arbetet för hållbar fred och
utveckling. En del av detta arbete kommer att bedrivas med hjälp av den myndighetsgemensamma IT-portal för erfarenhetshantering och resultatuppföljning som FBA har skapat,
och tillsammans med nationella och internationella partners. Folke Bernadottesamlingarna
kommer att fortsätta utvecklas avseende omfång och innehåll samt ytterligare intensifiera
ansträngningarna att vidga användarbasen.
PRD kommer också att arbeta med fredsbyggande fältnära insatser samt stödja civilsamhället, och därmed bidra till utvecklingsmål 3. Arbetet inom denna del av handlingsplanen kommer att behöva vara särskilt flexibelt eftersom det måste avpassas till utvecklingen i de relevanta konflikt- och postkonfliktländerna, och till UD:s och Sidas politik
respektive resultatstrategier visavi länderna. Flera av de nya resultatstrategierna kommer
att bli klara först under år 2013. Oavsett detta kommer enheten att fortsätta sitt trepartssamarbete för försoning i Kenya inom ramen för Sidas nu gällande samarbetsstrategi med
Sydafrika. Dessutom fortsätter arbetet med Kosovo och Liberia. Vad gäller Liberia utökas
engagemanget från SSR-samordning till att även omfatta genomförandet av ett projekt för
rättsstatsuppbyggnad i den offentliga förvaltningen, inom ramen för FN:s så kallade CapMatch-initiativ. Till detta kommer fortsatt arbete med Burma, tillsammans med bland andra
Svenska Freds- och skiljedomsföreningen. Enheten kommer också att ha nya uppdrag till
stöd för EU och FN genom en första utbildningsinsats i konfliktanalys för EU:s delegationer
i Centralamerika, utbildning för civil personal i FN:s insats i Afghanistan, samt utbildning
i dialog och medling för FN:s freds- och utvecklingsrådgivare i Väst- och Centralafrika. I
relation till det civila samhället kommer PRD att fortsätta förvalta Fredsmiljonen, men också
inrikta sig på att engagera relevanta företrädare för enskilda organisationer som deltagare
och föreläsare i enhetens specialutbildningar.
3.2 RISKANALYS FÖR ENHETENS VERKSAMHET
Rekryteringar gjorda under 2012 gör att Challenges-teamet står väl rustat att fullfölja den
intensiva handlingsplan som partnerskapet har formulerat, men det viktigaste för sekretariatet år 2013 kommer att vara att, i enlighet med UD:s uppdrag, försöka öka och bredda
sin externa finansiering. Detta är en ödesfråga för sekretariatet och därmed för FBA. För
att uppnå bästa möjliga resultat har FBA anställt en strategisk rådgivare för att arbeta med
dessa frågor under år 2013.
Vad gäller personalläget på övriga enheten krävs fortsatt rekrytering under 2013 bland annat
kopplat till den befintliga personalens kommande föräldra- och tjänstledigheter. Arbetet
kan därför tillfälligtvis komma att präglas av att medarbetarstyrkan är något decimerad.
Att arbeta med konflikt- och postkonfliktländer, och med partners, kräver flexibilitet
eftersom verksamheten hela tiden konfronteras med en föränderlig och politiskt färgad
verklighet. År 2013 kommer inte att vara något undantag i detta avseende, men PRD har
hunnit få rutin på att planera och förbereda för genomförande men att sedan snabbt omprioritera och omdisponera.
13
4 E
NHETEN FÖR UTBILDNING,
SAMTRÄNING OCH ÖVNING
4.1 ENHETENS INRIKTNING 2013
Enheten för utbildning, samträning och övning (ETE) kommer under 2013 att konsolidera
sin interna organisationsstruktur genom att etablera arbetsteam inom följande tematiska
områden:
››Civil-militär (multifunktionell) samverkan
››FN:s säkerhetsråds resolution 1325 om kvinnor fred och säkerhet
››Applicerad säkerhet i fält
››EU:s GSFP-insatser
››Insatsrelaterad utbildning samt
››Utbildnings- och aktivitetsstöd i syfte att stärka de övergripande arbetsprocesserna
I syfte att bidra till myndighetens utvecklings- och årsmål har ETE satt upp en rad enhetsvisa
målsättningar inför 2013. En av enhetens målsättningar är att bedriva en effektiv och uppskattad samverkan inom enhetens verksamhetsområden. Under 2013 fortsätter exempelvis
ETE att leda dels Samverkansforum för utbildningsfrågor, dels Nationellt samverkansforum
för FN:s säkerhetsrådsresolution 1325. Internationellt fortsätter ETE sin aktiva medverkan i
Europe’s New Training Initiative for Civilian Crisis Mangagement (ENTRi). ENTRi avslutar
sitt innevarande projekt under första kvartalet 2013. Uppföljningsprojektet förväntas börja
i mars/april 2013. Det nya ENTRi projektet kommer fortsätta fokusera på genomförande av
insatsförberedande och specialistutbildningar, men avser även stärka samarbetet med EEAS
och berörda insatser. Projektet har också en höjd ambition att stärka partnerskapskonceptet
och därmed det ömsesidiga kapacitetsbyggandet.
ETE har vidare målsättningen att öka antalet ansökningar till enhetens kurser med 10 procent under 2013. Ansökningarna är genomgående fler än tillgängliga kursplatser. Inte desto
mindre finns det skäl att öka antalet ansökningar ytterligare, bland annat för att därigenom
skapa ett större urval och minska sårbarheten för bortfall. Produktion av kurskatalog och
annat informationsmaterial, kombinerat med en tydligare informationsstrategi relaterat till
myndighetens hemsida och sociala medier förväntas bidra till att uppnå målet.
Den tredje målsättningen, att öka kompetensen hos personer som arbetar, eller kommer att arbeta i internationella freds- och säkerhetsinsatser, utgör kärnan i ETE:s uppdrag.
Den precisa målsättningen är 80 procent av de som deltar i ETE:s utbildningsverksamhet
ska ange att lärandemålen uppfyllts och att de har ökat sin kompetensnivå. ETE bedriver
utbildningsverksamhet inom alla sina tematiska områden. FBA har identifierat behovet
av en effektivare och mer systematisk hantering av de insatsförberedande utbildningarna
och kommer därför tillsammans med enheten för personalförsörjning och insatsstöd (PFF)
att stärka strukturen kring genomförandet av de insatsförberedande utbildningarna. Målet
är att ta fram en standardiserad utbildningsmodul bestående av olika komponenter och
insatsspecifik information. För ökad förutsägbarhet avsätts två dagar i slutet av varje månad
14
för genomförande. Därtill finns planer på att genomföra kursen ”Proactive Presence – Field
strategies for civilian protection” på plats i Georgien tillsammans med framför allt EUMMinsatsen. 2012 genomförde ETE för första gången en EU Senior Mission Leaders Course
(EUSLM), i syfte att förbereda framtida insatschefer i GSFP- insatser. Kursen blev mycket
uppskattad och på förfrågan från EEAS kommer ETE att genomföra den igen under hösten
2013, den här gången i samarbete med annan medlemsstat.
Nytt för 2013 är genomförandet av utbildningen ”Crisis Information Management Training Course”, vilken kommer att genomföras i Nairobi. En annan ny och lite annorlunda
utbildningsinsats 2013 är återlanseringen av ”Gender Coach” som är ett mentorsprogram för
seniora myndighetschefer och genomförs i samarbete med Försvarsmakten och myndigheten
för samhällsskydd och beredskap. En annan skillnad jämfört med 2012 är att kursen ”Leadership and gender in peace support operations” inte kommer att genomföras 2012. I stället
ska kurskonceptet vidareutvecklas till en mer renodlad kurs i genusintegrering med fokus på
genderrådgivarfunktionen.
Ytterligare en målsättning för ETE är att bidra till ökad kunskap om GSFP-insatsernas
genomförande av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325 om kvinnor, fred och säkerhet. I 2013
års regleringsbrev uppdras FBA att göra en utvärdering av genomförandet av FN resolution
1325 i GSFP- insatserna. Uppdraget innebär att den kartläggning av EU:s policyutveckling
på området som gjordes enligt RB uppdrag 2012 följs upp med fältbesök och en mer djupgående analys. Därtill syftar hanteringen av medel till projekt som stärker genomförandet av
FN resolution 1325 till att främja kvinnors lika deltagande i frågor som rör fred och säkerhet.
Dessutom, inom ramen för planeringen av den internationella ledningsövningen Viking 14
och genomförandet av CJSE-övningen, avser ETE bidra till vidareutvecklingen av övningsmetodiken för övningsverksamheten genom att delta i arbetsprocessen för revidering av
relevanta projekt. Den kursadministrativa databasen (KAD) samt riktlinjer för planering,
genomförande och uppföljning av utbildningar och övningar kommer därtill att vidareutvecklas. Som en del av FBA:s övergripande arbete med att stärka sin resultatuppföljning
kommer myndigheten också ta fram ett ramverk med utvärderingsmetoder som kan användas för myndighetens samtliga utbildnings- och övningsinsatser.
4.2 RISKANALYS FÖR ENHETENS VERKSAMHET
En återkommande utmaning för ETE är att planera realistiskt i relation till existerande resurser
och oförutsedda uppdrag. Eftersom en stor del av verksamheten är både personalintensiv
och beroende av särskilda resurspersoner är den sårbar för plötsliga personalförändringar.
Under 2012 led ETE på flera områden av personalbrist, vilket i vissa fall ledde till en för hög
arbetsbelastning och snabba omprioriteringar. En alltför hög arbetsbelastning resulterar ofta
i otillräcklig uppföljning. Omstruktureringen, som nämns inledningsvis i avsnitt 4.1, till mer
fasta arbetsteam underlättar översikten och planeringen av arbetsbelastningen. Rekryteringar år 2012 gör att flera vakanser nu är tillsatta men utmaningen med nedsatt personalstyrka kvarstår en bit in på 2013, konsekvensen är att några aktiviteter kommer vara vilande
under 2013.
I princip all verksamhet inom FBA är beroende av andra aktörers vilja och beredskap att
samverka och samarbeta. Det föreligger alltid en risk att andra aktörer inte prioriterar samverkan/samarbetet. De aktiviteter som uteslutande eller delvis genomförs i insatsområden är
15
därtill beroende av att säkerhetssituationen i berörda länder tillåter genomförande av planerade aktiviteter. För ETE kan detta påverka möjligheterna att, genom fördelning av projektmedel, främja kvinnors lika deltagande i frågor som rör fred och säkerhet samt uppdraget att
utvärdera genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution i GSFP-insatser. I förekommande
fall måste det finnas en beredskap att finna alternativa insatsområden.
16
5 E
NHETEN FÖR PERSONALFÖRSÖRJNING OCH INSATSSTÖD
5.1 ENHETENS INRIKTNING 2013
Myndigheten ska genom sitt deltagande i internationella civila fredsinsatser bidra till att
uppfylla de mål som respektive organisation har satt upp för sina insatser. Enheten för personalförsörjning och insatsstöd (PFF) har huvuduppdraget att:
››Rekrytera, förbereda, utrusta och sända ut civil personal till de insatser som regeringen beslutar om
››Regelbundet upprätthålla och rapportera en översiktlig sammanställning över de nationella
civila kompetenser och personalkategorier som berörda myndigheter bidrar med till
internationella fredsinsatser
››Samordna det svenska bidraget av civil personal när det omfattar fler än en myndighet
Därutöver håller PFF även beredskap för ytterligare uppdrag under 2013, bland annat sådana
insatser som initieras genom bilaterala överenskommelser.
Dessa uppgifter ställer höga krav på den operativa förmågan vilken utvärderas och utvecklas ständigt för att anpassas till rådande behov. Enhetens målsättningar för 2013 innefattar
flertalet aktiviteter som syftar till att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den förmågan.
Ett exempel är att upphandla och implementera ett rekryterings- och insatshanteringssystem.
PFF bidrar till FBA:s utvecklingsmål 1 (att öka samverkan och samordning mellan berörda
aktörer inför, under och efter insats) genom att vara den primära fokalpunkten gentemot
övriga utsändande myndigheter samt mottagande organisationer. Syftet är att det svenska
personalbidraget ska vara sammanhållet och effektivt. Detta sker främst genom att vara
sammanhållande för det svenska bidraget när det gäller nomineringar och officiell kommunikation till och från insatserna, genom att arrangera myndighetsgemensamma fältresor
samt att genom möten med ”Samrådsgruppen för insatser” skapa en gemensam lägesbild och
planering för insatserna.
För att bidra till utvecklingsmål 2 (ökad fältkapacitet och insatsförmåga) kommer PFF säkerställa att kvalitetssäkrad personal rekryteras, förbereds och får relevant stöd under tjänstgöringstiden. Det gäller såväl anslagsfinansierade insatser till multilaterala organisationer som
enskilda insatser och myndighetens egna fältinsatser. En del av stödet till insatspersonalen
är att ge adekvat stöd till anhöriga samt att på lämpligt sätt visa stöd och erkännande efter
tjänstgöringstiden. Som ett sätt att utveckla lämpliga former för detta kommer myndigheten,
med särskilt beaktande av ansvaret för civil personal, att delta i aktiviteter inom ramen för
den svenska veteranpolitiken. Efter uppdragstidens slut genomförs insatsavslutande samtal
samt erfarenhetshantering genom myndighetens olika metodverktyg.
Vidare kommer PFF att verka för en resurseffektiv verksamhet i en professionell, stabil och
stimulerande organisation (utvecklingsmål 4) bland annat genom kontinuerlig kompetensutveckling för hela enheten, exempelvis avseende intervjuteknik. Enheten kommer även
att delta i myndighetens vidareutveckling av; interna strukturer för erfarenhetshantering,
resultatredovisning, processbaserad arkivredovisning samt myndighetens säkerhetsarbete.
Ett annat exempel på ett utvecklingsprojekt är den upphandling och implementering av ett
17
rekryterings- och insatshanteringssystem som enheten genomför under året. Syftet med systemet är att underlätta och effektivisera arbetet genom att flera processer och mallar samlas
i ett och samma system.
5.2 RISKANALYS FÖR ENHETENS VERKSAMHET
Verksamhetsåret 2013 bedöms bli ett år präglat av en rad nya styrdokument, både för
myndighetens egen verksamhet och för övriga myndigheter som bidrar med civila kompetenser till fredsinsatser. Detta innebär sannolikt en inkörningsperiod innan verksamheterna
och samverkansformerna inrättar sig efter regeringens uttalade mål för krishantering och
statsbyggande, som en del av utvecklingsbiståndet. Dessutom kommer en rad interna processer initieras, bland annat för att utveckla myndighetens koncept för insatsförberedande
utbildning, erfarenhetshantering och resultatredovisning. Det blir en utmaning för PFF att
delta i processerna och utvecklingsarbetet utan att det inverkar menligt på den operativa
förmågan. Dessutom påverkas den operativa förmågan i händelse av krishantering eller en
omfattande ny insats.
18
6 ADMINISTRATIVA ENHETEN
6.1 ENHETENS INRIKTNING 2013
Den administrativa enheten bidrar främst till FBA:s utvecklingsmål 4 (FBA har en resurseffektiv
verksamhet i en professionell, stabil och stimulerande organisation) och kommer under 2013
att prioritera ett fortsatt utvecklat samarbete internt inom myndigheten och externt inom de
olika områden som enheten ansvarar för. Den fortsatta utvecklingen av myndighetens verksamhet kräver också ett administrativt stöd i paritet med volymen för att säkerställa en god
förvaltning. Regler och rutiner utarbetas kontinuerligt och finns lätt tillgängliga på intranätet
för att underlätta det dagliga arbetet för medarbetarna. Ansvarsområden inom enheten har
fortsatt fördelats ut för att säkerställa en god kompetens inom olika sakfrågor. Kontinuerlig
kompetensutveckling inom respektive område är därmed också prioriterat liksom erforderlig vidareutbildning inom områden som signalskydd och IT-säkerhet.
Ett utökat systemstöd är inplanerat inom vissa specifika områden och kan delvis effektivisera verksamheten men kräver i sin tur också en stärkt IT-funktion som kan ge det tekniska
stöd som erfordras. En IT-referensgrupp har bildats för att fånga in och sprida information som kan utveckla IT-miljön i enlighet med verksamhetens behov. Det är en viktig och
angelägen aktivitet som fortskrider under 2013. I början av 2013 kommer IT-miljön att både
förstärkas och uppgraderas i hård- och mjukvara. Dessutom planeras en implementering av
fungerande IP-telefoni för hela myndigheten liksom en utbyggd Lync-lösning som medför
en enkel och billig kommunikation via sin egen dator eller myndighetens videokonferenssystem.
Högst prioriterat under 2013 är införandet av den nya processorienterade arkivredovisningen i enlighet med Riksarkivets föreskrift (RA-FS 2008:4). En extra förstärkning av
personal på halvtid är tillsatt i detta arbete. Ett annat högt prioriterat område för 2013 är
införandet av e-handelslösning, som hela statsförvaltningen har som ett gemensamt mål. Den
interna budgetprocessen och dokumentation av de ekonomiadministrativa rutinerna liksom
utveckling av budgetunderlaget är också en prioriterad verksamhet och ett uppdrag som
myndigheten har enligt regleringsbrevet 2013.
Intern utbildning inom våra olika system är också ett mål för den administrativa enheten
att genomföra för att myndigheten i sin helhet skall kunna tillgodogöra sig nytt systemstöd.
Omläggning till elektronisk redovisning av reseräkningar är inplanerat i etapper under 2013
och kräver utbildning för all personal. Annan prioriterad intern utbildning är inom området
upphandling. Myndigheten tillsatte under 2012 en tjänst som inköpssamordnare för att på ett
bättre sätt kunna hantera och samordna myndighetens inköp och upphandling. Inför övergång
till e-handel och för upphandling i stort krävs en utbildningsinsats inom myndigheten för
berörda medarbetare. Ytterligare en intern utbildningsinsats avser myndighetens diariesystem, där det ska vara möjligt för alla medarbetare att själva kunna söka dokument. Utöver
detta så sker kontinuerlig utbildning inom myndigheten avseende Agressoportalen för lätt
tillgänglig ekonomisk uppföljning, inom Palasso egenrapportering samt Contempus, det
elektroniska fakturahanteringssystemet.
19
6.2 RISKANALYS FÖR ENHETENS VERKSAMHET
Den administrativa enheten har fram till 2012 vuxit i omfattning och kräver också mer
arbetsledning. Med tanke på myndighetens utveckling och ökade omfattning blir det många
utvecklingsfrågor som finner sin hemvist inom det administrativa området, vilket i sin tur
innebär betydligt utökade arbetsuppgifter periodvis. Beroende på övriga enheters behov
av stöd från den administrativa enheten, externa krav och nya administrativa rutiner kan
ytterligare personella resurser komma att behövas.
20
7 STABEN
7.1 ENHETENS INRIKTNING 2013
Förutom att utveckla stödet till myndighetens ledning innefattar stabens verksamhet för 2013
ett antal områden inom vilka fortlöpande samverkan och interaktion med myndighetens
samtliga enheter är av avgörande betydelse för att uppnå myndighetens mål. Staben har valt
att prioritera följande områden under året:
››Myndighetsövergripande styrprocesser och förvaltning
››Informationsverksamhet
››Säkerhetsskyddsarbete
Nya styrdokument, i form av reviderad instruktion och särskilda regeringsbeslut eller
strategier aktualiserar behovet av en översyn av de myndighetsövergripande målstyrnings-,
planerings- och uppföljningsprocesserna. Staben kommer att samordna implementeringen
och operationaliseringen av de nya styrdokumenten vilket bland annat kommer att leda till
en ny vision samt strategi för myndigheten. Även erfarenhetshanteringsprocessen kommer att utvecklas för att säkerställa att identifierade relevanta erfarenheter återinförs och
implementeras i myndighetens verksamhet till vilket även det fortlöpande arbetet med riskoch sårbarhetsanalysen bidrar. Därtill kommer arbetet med att införa processorienterad
arkivredovisning samt att bidra till att utveckla den gemensamma ärendehanteringsprocessen som administrationen leder. Inom personalområdet fortlöper arbetet med att stärka
myndighetens kompetensförsörjning samt utvecklingen av riktlinjer och policys. Staben
kommer även på ett tydligare sätt än tidigare ansvara för lokalerna i Stockholm och verka
för en god arbetsmiljö.
Vidare anger myndighetens regleringsbrev för 2013 att FBA särskilt ska prioritera att
utveckla redovisningen av verksamhetens resultat i årsredovisningen samt redovisa hur
myndigheten bidragit till att uppnå målen för det internationella utvecklingssamarbetet.
Regleringsbrevsuppdraget angående utvecklad resultatredovisning är prioriterat och staben
kommer att leda myndighetens arbete med att utveckla årsredovisningen kontinuerligt under
året och i nära samverkan med övriga enheter.
Flera av prioriteringarna under 2013 faller inom ramen för informationsverksamheten, där den externa kommunikationen har utpekats som ett särskilt angeläget område.
Även den interna kommunikationen har hög prioritet. En kommunikationspolicy, med
tillhörande åtgärdsplan avseende såväl extern som intern kommunikation kommer att tas
fram under året.
Genom att myndighetens säkerhetsskyddsfunktion nyligen förstärkts med en säkerhetsskyddschef på heltid kommer ett flertal efterlängtade åtgärder inom säkerhetsskyddsområdet att kunna implementeras under året.
7.2 RISKANALYS FÖR ENHETENS VERKSAMHET
Staben är en liten enhet med enstaka högt specialiserade kompetenser som innebär att
medarbetare inom enheten inte alltid har en naturlig andrahandsansvarig vid frånvaro.
Bristen på redundans inom staben är den enskilt största sårbarheten.
21
Personalomsättningen var under 2012 hög inom staben och kommer fortsätta att påverka
verksamheten negativ under inledningen av 2013. En ny säkerhetsskyddschef har nyligen
tillträtt och rekryteringarna av ny stabschef samt ny stabsassistent förväntas bli klara under
våren. Förstärkningarna kommer efterhand förbättra stabens förmåga att lösa sina uppgifter.
En stor del av verksamheten, framförallt vad gäller informations-, säkerhetsskydds- samt
personalfunktionerna, är omvärldsstyrda och inbegriper svårplanerade aktiviteter, varför
beredskap för omprioritering bör finnas under året. Vidare innefattar vidareutvecklingen
av de myndighetsövergripande styrprocesserna samt informationsverksamheten aktiviteter
som kan komma att kräva ytterligare resurser för att kunna slutföras med hög kvalitet.
22
Folke Bernadotteakademin
Sandö – Stockholm
Tel: 0612 823 00
www.folkebernadotteacademy.se