Transcript Manual VitecNova Underhåll.pdf

Manual
Vitec Nova
Felanmälan/Underhåll
Vitec Fastighetssystem AB
This manual was produced using ComponentOne Doc-To-Help.™
Innehållsförteckning
Felanmälan/Arbetsorder
1
Arbetsordertyper ........................................................................................................................ 1
Enhetstyper ................................................................................................................................ 3
Åtgärdsgrupp ............................................................................................................................. 4
Åtgärdstyper .............................................................................................................................. 5
Åtgärdstyper – uppläggning priser............................................................................................. 8
Artiklar....................................................................................................................................... 8
Texter arbetsorder.................................................................................................................... 10
Texter åtgärder (används ej f.n) ............................................................................................... 12
Sidhuvudsattribut..................................................................................................................... 13
Kontobenämning...................................................................................................................... 14
Status ....................................................................................................................................... 15
Inställningar arbetsorder .......................................................................................................... 16
Leverantörstyper ...................................................................................................................... 19
Leverantör................................................................................................................................ 20
Verksamhet.............................................................................................................................. 21
Artikelgrupp............................................................................................................................. 22
Arbetsorder, ny arbetsorder ..................................................................................................... 23
Ny arbetsorder, inmatning ....................................................................................................... 26
Kontering arbetsorder/inrapportering ...................................................................................... 29
Ändra arbetsorder .................................................................................................................... 29
Avrapportering ej avslutade arbetsorder .................................................................................. 30
Avrapportering samtliga arbetsorder ....................................................................................... 33
Utskrift arbetsorder.................................................................................................................. 34
Sökning på avrapporterad arbetsorder ..................................................................................... 34
Överföring arbetsorder............................................................................................................. 35
Rapporter felanmälan............................................................................................................... 36
Rapporturval ............................................................................................................................ 36
Underhåll
38
Enhetstyper .............................................................................................................................. 38
Åtgärdsgrupp ........................................................................................................................... 40
Åtgärdstyper ............................................................................................................................ 41
Åtgärdstyper – uppläggning priser........................................................................................... 44
Artiklar..................................................................................................................................... 45
Inställningar arbetsorder/underhåll/HLU................................................................................. 46
Leverantörstyper ...................................................................................................................... 50
Leverantör................................................................................................................................ 51
Skapa enheter........................................................................................................................... 52
Skapa åtgärder på objekt.......................................................................................................... 54
Enheter på objekt ..................................................................................................................... 55
Åtgärder på objekt ................................................................................................................... 56
Ändra flera åtgärder................................................................................................................. 59
Överföring HLU-rabatter......................................................................................................... 60
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Innehållsförteckning • iii
Verksamhet.............................................................................................................................. 62
Artikelgrupp............................................................................................................................. 63
Hitta objekt med underhållsåtgärder........................................................................................ 64
Rapporter Underhåll/HLU ....................................................................................................... 65
Rapporter Underhåll Övriga rapporter..................................................................................... 66
Rapporturval ............................................................................................................................ 67
Ordlista
69
Index
71
iv • Innehållsförteckning
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder
Denna del av manualen beskriver Vitecs LANbaserade integrerade Arbetsorder och
Felanmälansystem. Systemet kan även hanteras via webb-gränssnitt samt via Pocket
PC.
Arbetsordertyper
Börja med att lägga upp tabellen arbetsordertyper, dvs. på vilka sätt
felanmälan/arbetsorder kan komma in t ex
-
via hyresgäst
-
via besiktning
-
via internet
-
beställning via underhållssystemet
Arbetsordertypen används för att selektera olika typer vid frågor och
rapporter samt att kunna ha olika blanketter för olika ändamål.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 1
Fältbeskrivning
Användning
Se även
Nr
Ange valfritt unikt nummer
Kortnamn
Kortnamnet för namn.
Används i
söksammanhang, samt i
rapporter.
Namn
Ange på vilket sätt
arbetsordern kommer in
Kontering
2 • Felanmälan/Arbetsorder
Antal
Om arbetsordern skall
skrivas ut i flera exemplar
anges antalet i detta fält
Förvald
I rutan förvald sätts X för
den vanligaste vägen som
felanmälan inkommer. Då
kommer systemet
automatiskt föreslå denna
vid inrapportering.
Internet
Om modul för
inrapportering via Internet
finns installerad
(tilläggsmodul) så används
en särskild arbetsordertyp
för denna typ av
inrapportering.
Rapport
Välj rapportblankett.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Enhetstyper
I nästa steg läggs enhetstyper upp. I tabell enhetstyper lägger du upp samtliga
typer av utrymmen som kan förekomma.
Tabellen används gemensamt för arbetsorder/HLU/yttre underhåll vilket
innebär att även ”yttre” enhetstyper skall läggas upp. En enhet kan även vara
en installation typ hiss.
I steg två, när åtgärdstyperna är upplagda kan enhetstyperna ”kopplas” till
åtgärdstyperna enligt ovan så att sytemet vet vilka åtgärdstyper som kan vara
aktuella.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Nr är endast ett ordningstal
för att kunna lägga
enhetstyper i en egen vald
ordning. Ange valfritt unikt
nummer
Namn
Benämning av enhetstypen.
Ange valfri beteckning
Objektsbeskrivning
Om enheten vid
uppläggning automatiskt
skall resultera i en
objektbeskrivning på
objektsbilden sätts en
markering.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Felanmälan/Arbetsorder • 3
Förvald för alla obj
Används om felanmälan/
arbetsordersystemet skall
användas ”fristående” och
att utrymmen (enheter) inte
kommer att läggas upp. X
innebär att systemet skapar
upp en standardenhet på
alla objekt, eftersom enhet
är obligatorisk.
Funktioner
Användning
Ikon
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra
Åtgärdsgrupp
Åtgärdsgruppen används som ett överordnat begrepp till åtgärdstyper, dvs.
ett antal åtgärdstyper ingår i en åtgärdsgrupp. Åtgärdsgruppen används bl.a
för att förenkla urvalet vid rapportuttag.
Fältbeskrivning
4 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Nr
Nr är endast ett ordningstal
för att kunna lägga
grupperna i en egen vald
ordning. Ange valfritt unikt
nummer
Namn
Benämning av
åtgärdsgruppen. Ange
valfri beteckning
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Radera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Ikon
Åtgärdstyper
Här registreras de ”felkoder” som du väljer att lägga upp. Observera att
tabellen är gemensam för alla typer av åtgärder oavsett om det är
reparationsåtgärder underhållsåtgärder eller HLU åtgärder. Nedan beskrivs
de fält som skall anges för ”felanmälansåtgärder”. Vi rekommenderar att man
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 5
lägger rena felanmälanskoder för reparationsåtgärder så att man inte av
misstag använder underhållskoden vid inrapportering av ett fel. T ex koden
ovan toalettstol innebär byte av toalettstol. Om inrapporteringen är att
”toaletten rinner” så skall en kod som innebär kontrroll/reparation av
densamma finnas.
Fältbeskrivning
6 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Nr
Här anges ett nummer eller
kod beroende på hur du
väljer att lägga upp tabellen
Namn
Åtgärd/typ av fel i klartext
Grupp
Åtgärdsgrupp Genom att
gruppera åtgärdstyperna
kan man lättare göra urval
på ett antal åtgärdstyper vid
rapportutskrift.
Avgiftstyp
Används av
underhållsmodulen.
Kortnamn
Om du valt åtgärdskoden
med ett nummer är det
lämpligt att lägga in ett
kortnamn som i kodform
beskriver åtgärden/felet
Ersätts med
Används av
underhållsmodulen..
From/tom
Används av
underhållsmodulen.
Prioritet
Används av
underhållsmodulen.
Antal
Används av
underhållsmodulen.
Mängd(sortenhet)
Används av
underhållsmodulen.
Felanmälan
För felanmälansåtgärder
sätts en markering, obs att
åtgärderna många gånger
kan vara både felanmälans
och underhållsåtgärder.
Byte spisplatta kan vara en
felanmälansåtgärd medan
byte av spis även kan vara
både en underhållsåtgärd
och felanmälansåtgärd.
Underhåll
Används av
underhållsmodulen.
HLU
Används av
underhållsmodulen.
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
VLU
Används av
underhållsmodulen
Besiktning
Om åtgärdstypen är en
besiktningsåtgärd
Förebyggande underhåll
Används av
underhållsmodulen.
Ej med på
besiktningsprotokoll
Åtgärdstypen skall ej
skrivas på
besiktningsprotokollet
Ej påverkningsbart
Används av
underhållsmodulen.
Om åtgärd saknas
Lägg upp en åtgärdstyp
(som har denna markering)
och som heter övrigt, då
kommer systemet att
föreslå denna när inget
annat finns.
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Ikon
Felanmälan/Arbetsorder • 7
Åtgärdstyper – uppläggning priser
Utgå från bilden Åtgärdstyper
För att lägga upp ett pris på åtgärdstypen klickar du på
ny bild där priset för åtgärden kan läggas in.
Fältbeskrivning
, då öppnas en
Användning
From
From anger datum för
prisets ikraftträdande
Tom
T o m anger datum när
priset upphör att gälla.
Belopp
Priset för åtgärden. Priset
är relaterat till mängden
dvs. per styck, per kvm,
etc.
Intervall
Används av
underhållsmodulen.
Garanti
Används av
underhållsmodulen.
Servicekostnad
Används av
underhållsmodulen, för
beräkning av
tillvalskostnader.
Artiklar
8 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Åtgärdstypen kan specificeras ytterligare genom att man lägger upp artiklar.
Detta kan vara lämpligt för de åtgärdstyper som tillhör t ex vitvaror. Genom
att lägga upp artiklarna kan man koppla artikeln till åtgärden i ett visst
objekt, dvs. vilken typ av spis finns i objektet.
Även när systemet skall användas till fakturering eller interndebitering är det
lämpligt att lägga upp i denna tabell.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Artikelnummer kan vara
ett nummer eller en
förkortning. Ange valfritt
unikt nummer
Namn
Artikelnamn: skrivs i
klartext (kommer att skrivas
på faktura/underlag) Ange
valfri beteckning
Artikelgrupp
Artikeln tillhör en eller flera
artikelgrupper.
(Artikelgruppen styr
konteringen vid
interndebiteringen).
Åtgärdsgrupp
Artikeln tillhör en
åtgärdsgrupp (styrs av
åtgärdstypen)
Åtgärdstyp
(dessa En artikel kan
Se även
tillhöra flera åtgärdstyper
åtgärdstyper måste tillhöra
samma åtgärdsgrupp)
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 9
Belopp
Utpris till kund vid
fakturering, priset är per
enhet, dvs. st/m2/etc
Garantitid
Garantitid i antal år. Vid
uppläggning av åtgärd med
en artikel som har garanti,
framgår på åtgärden när
garantitiden kommer att
upphöra, =
utförandetidpunkt +
garantitid
Moms
Om artikeln skall faktureras
med eller utan moms. X
innebär moms.
HLU
Används av
underhållsmodulen
Funktioner
Användning
Ikon
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från markerad
post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Texter arbetsorder
10 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Text arbetsorder används som ett ”uppslagsverk” av standartexter vid
inrapportering av arbetsorder för att minimera inmatning av text. Välj endast
Namn så ges texten automatiskt vid inmatning av arbetsorder. Observera att
text arbetsorder är ”rubriken” för arbetsordern i sin helhet. Text arbetsorder
läggs in för de vanligaste felen.
Fältbeskrivning
Användning
Namn:
Ange valfri beteckning
Text
Rubriktexten som skrivs ut
på Arbetsordern.
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Felanmälan/Arbetsorder • 11
Texter åtgärder (används ej f.n)
Texter åtgärder/åtgärdsbeskrivning används som ett ”uppslagsverk” av
standardtexter vid inrapportering av arbetsorder för att minimera inmatning
av text. Välj endast Namn så ges texten automatiskt vid inmatning av
arbetsorder.
Observera att åtgärdsbeskrivning är hänförlig till varje ”felrad” i arbetsordern
Text åtgärder/åtgärdsbeskrivning läggs in för de vanligaste felen.
Fältbeskrivning
Namn
Ange valfri beteckning
Text
Åtgärdstext på arbetsordern
Funktioner
12 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post läggs i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Se även
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Sidhuvudsattribut
I tabell sidhuvudsattribut läggs text som skrivs ut i huvudet på arbetsordern
och skall observeras av den som skall utföra arbetet
Vid inmatning av arbetsorder kan flera sidhuvudsattribut anges på en och
samma arbetsorder
Fältbeskrivning
Användning
Namn
Ange texten som skall
skrivas ut
Förvald
En text kan vara av typen
förvald och kommer då att
skrivas ut i de fall ingen
annan text angivits.
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Felanmälan/Arbetsorder • 13
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Kontobenämning
I tabell kontobenämning anges namnen på de konteringsdelar vid
in/avrapportering av arbetsordern.
Fältbeskrivning
Konto 1-5
Funktioner
14 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Se även
Ange namn på respektive
del av kontosträngen
Användning
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Status
Status används för att ange vilka olika skeenden en arbetsorder kan befinna
sig. Initierande status, annullerad och avslutad måste finnas, därutöver kan
valfria statuskoder läggas upp.
Fältbeskrivning
Användning
Namn
Namn på felanmälanstatus
Initierande status
Markera vilken status som
skall sättas vid
inrapporteringen av
arbetsordern, normalt Ej
Påbörjad
Anmäld via internet
Om felanmälan kommer
via internet ges den
automatiskt status internet
om sådan finns upplagd
Annullerad
En status måste ha
markering annullerad,
vilket innebär att
arbetsordern är
avrapporterad men ingen
åtgärd har vidtagits.
Avslutande status
En status måste vara
avslutande, dvs.
arbetsorderraden är
avklarad
Funktioner
Ny post
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Användning
Se även
Ikon
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Felanmälan/Arbetsorder • 15
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Inställningar arbetsorder
Inställningar arbetsorder är en bild med parameterinställningar (styrande
uppgifter) för felanmälan/HLU.
Fältbeskrivning
Användning
Se även
Arbetsorder
16 • Felanmälan/Arbetsorder
Skapa arbetsorder vid
beställning
En markering aktiverar
funktionen att kunna skapa
en arbetsorder i form av en
beställning från
underhållsmodulen.
Alla arbetsordertyper
förmarkerade
Vid avrapportering av
arbetsorder automatisk
förmarkering av alla
arbetsordertyper
Nr på arbetsorder
Funktion under utveckling
Visa bara arbetsorder per
Hittabild arbetsorder, visa
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
objekt
bara arbetsorder per objekt
annars visas både objekt
och hyresgäst
Ändra på arbetsorder
På hittabild arbetsorder när
man väjer S går
programmet till vald
arbetsorder och ställer sig i
ändraläge. Använd
funktionen om du ofta
behöver ändra/komplettera
arbetsordern.
Tidigare arbetsorder längst
ner
Har man annan
skärmupplösning än
800*600 bör funktionen
väljas. (placerar underbild
på bästa sätt).
Intern kontering
Markering innebär att
kontering av arbetsorder
för intern debitering
används
Aktuell hg på arbetsorder
Markering innebär att
arbetsorder skrivs till den
som är boende när
arbetsordern skrivs ut
Ej anpassad åtgärdslista vid En enhet kan ha
utskrift av arbetsorder
fördefinierat vilka åtgärder
som kan förekomma på
enheten. Om man inte
önskar den funktionen
markeras detta fält.
Leverantör följer med ny
rad vid registrering av
arbetsorder
Om arbetsordern innehåller
flera arbetsoderrader så
antar systemet att
leverantören är densamma
till dess att någon annan
leverantör väljs.
Endast felanmälningar på
ny arbetsorder
Innebär att arbetsorder av
underhållskaraktär beställes
via underhållsrutinen
”ändra på flera objekt”.
HLU artikel krävs vid
avrapportering
Underhållet är integrerat
med arbetsordersystemet.
Om det krävs att den
avrapporterade felanmälan
skall ha en HLU artikel
kopplad till åtgärden för att
felanmälningar automatiskt
skall uppdatera underhållet,
sätts en markering.
Arbetsordertexter,
Felanmälantext
. Här kan du bestämma om
arbetsordertexten skall
synas på bild ändra
arbetsorder samt om den
skall visas före eller efter
åtgärdstexten. Ange med 1
resp 2 för första och andra
text. Vid 0 visas inget.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 17
Visa faktura nr/belopp vid
avrapportering
Markering innebär att
fakturanummer och belopp
kan anges i särkilda fält
som visas på
avrapporteringsbilden och
bilden Åtgärder på objekt
Underhåll
Visa inte enheter utan
åtgärder
I bild åtgärder per objekt
kan enheterna undertryckas
om det saknas åtgärder på
enheten.
Kortnamn på åtgärderna
Om kortnamn skall visas i
stället för åtgärdtypnummer
i samband med
listselekteringar.
Anteckningar per åtgärd
Om anteckning skall läggas
mot åtgärd i stället för
objekt sätts en markering
Visa anteckning på åtgärd
Om anteckningar skall
läggas in på åtgärdsnivå i
stället för objektnivå.
Ändra flera åtgärder.
Inaktivera planerat år
Används av HLU modulen
Ändra flera åtgärder
Intervall bestämmer
planerat år
Används av HLU modulen
Ändra åtgärdstyp
Används av HLU modulen
HLU
18 • Felanmälan/Arbetsorder
Rabattberäkning
Belopp/intervall
Används av HLU modulen
Svar på beställningslistan
Används av HLU modulen
Inflyttade skall ha rabatt
Används av HLU modulen
% på rabatt
Används av HLU modulen
% på tidigarelägg kostnad
Används av HLU modulen
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Leverantörstyper
I tabellen leveratörstyper lägger du upp i klartext kategorin för de som
åtgärdar felen
exempelvis
Elektriker
Snickare
Fastighetsskötare etc.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Nummer på
leverantörstypen (enbart
sorteringsfält)
Namn
Namn på leverantörstypen
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Felanmälan/Arbetsorder • 19
Leverantör
Alla som skall utföra åtgärder i arbetsordersystemet externa leverantörer eller
egen personal läggs upp som leverantör.
Lägg upp namn och adressuppgifter; klassa leverantören genom att välja
leverantörstyp.
En leverantör kan kopplas till en eller flera fastigheter.
Leverantören = mottagare av den arbetsorder/arbetsförfrågan/beställning som
systemet skriver ut.
Fältbeskrivning
20 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Nr
Nummer på leverantören
(enbart sorteringsfält)
Leverantör
Namn på leverantören
Utdelningsadress
Leverantörens
utdelningsadress
Besöksadress
Leverantörens
besöksadress
Postadress
Leverantörens postadress
Postnummer
Postnummer till ovan
postadress
Org. nummer
Leverantörens org. nummer
Extern
Markering om leverantören
är extern.
Telefon
Leverantörens
telefonnummer
Telefax
Leverantörens fax nr
E-postadress
Leverantörens e-postadress
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Postgiro nr
Leverantörens
postgironummer
Bankgiro nr
Leverantörens
bankgironummer
Kontakt
Kontaktperson hos
leverantören
C/o
C/o namn hos leverantören
Behörighet
Används för modulen Web
felanmälan
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Verksamhet
Om systemet skall användas för interndebitering läggs denna tabell samt
artikelgrupp upp.
Verksamheten anger till vad det objekt som felanmäles används.
Fältbeskrivning
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Användning
Se även
Felanmälan/Arbetsorder • 21
Nr
Nummer på
verksamhetstypen (enbart
sorteringsfält)
Namn
Namn på verksamhet
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Artikelgrupp
Tabell artikelgrupp används som konteringstabell (förslag till kontering) vid
avrapportering av arbeten som skall interndebiteras.
Fältbeskrivning
22 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Nr
Nummer på artikelgrupp
(enbart sorteringsfält)
Namn
Namn på artikelgrupp
Verksamhet
Välj verksamhet ur
verksamhetstabellen
Kontering reparation
Kostnaden konteras på den
fastighet där reparationen
utföres. Intäkten krediteras
utförande avdelning.
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Kontering planerat
underhåll
D:o för åtgärder som avser
planerat underhåll
Kontering omflyttning
D:o för åtgärder som avser
omflyttning
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Arbetsorder, ny arbetsorder
Som första steg skall det objekt som felanmälningen avser hämtas fram.
Sökning kan ske på objektnummer, arbetsordernummer, namn på
kund/hyresgäst, personnummer eller adress.
Sökning kan ske på inledande del av sökbegrepp eller som valfri del. (gäller
ej sökning via arbetsordernummer, detta måste anges exakt).
Om namnet på den som ringer börjar på A ange A och tryck TAB. Systemet
visar samtliga vars namn börjar på A i listrutan längst ner på bilden. Du kan
söka genom att bläddra i listan.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 23
De olika fälten i listan är sorterbara genom att du klickar på
kolumnrubrikerna.
Om du vill söka på namnet Monika som inte står först i sökbegreppet
eftersom efternamnet ligger före förnamnet, söker du med monika%. Med %tecken efter sökbegrepp söker systemet alla med namnet monika oavsett var
det ligger i namnfältet.
Markera vald hyresgäst, då visas samtliga tidigare felanmälningar på det
objektet där hyresgästen bor.
Markera symbol arb order, klicka längst uppe till vänster på bilden på
symbolen för arbetsorder och bilden för registrering av arbetsorder på det
valda objektet öppnas. Alternativt dubbelklicka på vald hyresgäst, då visas
inmatningsbilden för felanmälan.
Fältbeskrivning
Objekt, Arbetsorder nr,
Namn,
Adress, Org nr
Funktioner
Användning
Ange hela eller delar av
något av sökbegreppen och
tryck på TAB-tangenten
Användning
Aktuella kontrakt
Visar enbart NU boende
hyresgäster
Arbetsorder
Genom att klicka på
knappen så öppnas
formuläret för registrering
av arbetsorder
Utskrift av arbetsorder
Visar samtliga arbetsorder
på det markerade objektet,
med möjlighet till utskrift.
Visa alla poster
Visa alla felanmälningar
som är gjorda på det
markerade objektet. Ikonen
är förvald som markerad.
Exempel se nedan
Åtgärder på objekt
Visar samtliga
underhållsåtgärder som är
upplagda på det markerade
objektet
Som har åtgärder
Övriga objekt
24 • Felanmälan/Arbetsorder
Se även
Ikon
?
Vid felanmälningar på
Övriga objekt dvs.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
trapphus, tvättstugor etc.
Genom att klicka på ikonen
sker sökning på övriga
objekt istället.
När man markerar ett objekt som har arbetsordrar visas dessa i en bildruta
längst ned på sidan. Därigenom kan man snabbt se status, eller om
hyresgästen anmäler samma fel en gång till så undviker man att skapa skapa
ytterligare arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 25
Ny arbetsorder, inmatning
Komplettera arbetsordern med övriga uppgifter.
Allmänt gäller att text antingen kan skrivas in eller genom att trycka med
musen på kolumnrubriken så erhålles ett fönster varifrån det går att välja
standardalternativ.
Om flera arbetsorderrader skall inmatas sker detta genom att du ”tabbar” till
nästa rad när en rad är färdiginmatad.
Om flera leverantörer skall utföra åtgärder på arbetsordern (dvs flrea
arbetsorderrader med olika leverantörer), kommer den arbetsorder som skrivs
ut att splittras och skrivas ut per leverantör. Samma nummer kommer att
skrivas ut på arbetsordern även om den avser flera leverantörer.
Fältbeskrivning
26 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Telefon
Fält för telefon bostad,
arbete och mobiltelefon.
Om telefonnummer saknas
kan komplettering ske på
denna bild. Uppgifterna
uppdateras i databasen för
hyresgäster/kunder.
E-post
Komplettera med E-post
adress
Text arbetsorder
En felbeskrivning i klartext
enligt den som anmäler
skrivs i anteckningsrutan
text arbetsorder. (En rubrik
på felanmälan) Här kan
textförslag hämtas från
standardtexter. Första
texten avser hela
arbetsordern och kommer
att skrivas ut på samtliga
arbetsordrar även om den
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
kommer att skrivas ut till
flera entreprenörer.
ID-nummer
Systemet sätter självt IDnummer = dagens datum
samt ett löpnummer.
Arbetsorder
Här visas arbetsordertyp,
dvs. på vilket sätt
felanmälan inkommit. I
tabell arbetsordertyper kan
förvalt värde sättas på den
vanligaste typen och som
systemet kommer att
föreslå. Genom att klicka
på rubriken kan annan typ
väljas.
Debitera
Markeras om hyresgästen
skall faktureras. För
interndebitering behövs
inget X.
Huvudnyckel
Ikryssas om huvudnyckeln
får användas.
Attribut
Här kan du välja ur en lista
med uppgifter som kan
skrivas på arbetsordern, typ
om husdjur finns etc. Flera
attribut kan väljas per
arbetsorder.
Namn
Systemet hämtar signaturen
på den som registrerar
felanmälan
Åtg tidpunkt
Här anges tidpunkt när
åtgärden skall
påbörjas/utföras. Om
arbetet har en start och
sluttidpunkt kan båda anges
i samma fält. Fältet är inget
datumfält.
Status
Här föreslår systemet den
status som valts som
initierandestatus i
statustabellen i allmänhet
”Ej Påbörjad”
Enhet
Utrymme, rumsenhet
anges. För snabbinmatning
skriv en bokstav i det
utrymme du tänker välja t e
x k för kök. Då visas de
utrymmen där k ingår. Om
enbart kök innehåller k
väljs den automatiskt vid
TAB nästa fält. Om flera
utrymmen finns kommer en
liten lista där du väljer
enhet.
Åtgärd
Välj åtgärdstyp från tabell.
Om osäkerhet råder vid
inmatning kan typen Övrigt
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 27
väljas. Åtgärdstyperna kan
ändras i ett senare skede.
Artikel
Artikel används för att
detaljspecificera åtgärden.
Om artikel valts vid
inläggning av åtgärden
visas den i detta fält t.ex.
typ av spis. (Vid fel på
spis)
Leverantörstyp
Välj leverantörstyp enligt
samma inmatningsmetod
som beskrivet tidigare.
Systemet hämtar med
automatik förslag till
leverantör eller väljer om
endast en finns.
Leverantören ligger kvar
till någon anna väljs.
Text åtgärd
Text åtgärdsbeskrivning är
avsedd för att beskriva felet
mer i detalj.
Denna text kommer enbart
att skrivas till den
entreprenör som den berör.
Status
Funktioner
Vid nyuppläggning
kommer initerande status
att föreslås av systemet.
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny
post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad
post. Går ej att ångra.
Ikon
Om tidigare arbetsorder finns på det objektet du valt visas alla tidigare
felanmälningar. Du kan titta på arbetsordern i sin helhet eller
ändra/komplettera arbetsordern genom att klicka på S längst ut till höger på
arbetsorderraden och se konteringen genom att klicka på K.
28 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Kontering arbetsorder/inrapportering
Om arbetsordern skall konteras vid inrapportering t ex vid beställningsorder
till vänster om enhet. Då visas en konteringsbild för
klicka på rutan
debetkontering.
Motkonteringen sätts vid avrapporteringstillfället.
Fältbeskrivning
Konto 1-5
Funktioner
Ny post
Användning
Se även
Öppnar upp
konteringsformuläret.
Namnet på kontodelarna
läggs i tabell
konteringsbenämning.
Användning
Ikon
Öppnar upp
konteringsformuläret
Ändra arbetsorder
För att ändra en arbetsorder; gå in på hittaformuläret och sök rätt på
hyresgästen eller ange arbetsordernummer direkt. Då visas samtliga
felanmälningar på objektet längst ned på bilden.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 29
Välj rad och klicka på S (längst till höger på bilden). Då öppnas den
ursprungliga felanmälningen och den kan kompletteras.
Avrapportering ej avslutade arbetsorder
Systemet hämtar med automatik samtliga ej avrapporterade arbetsorder, för
avrapportering
30 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
visar såväl uthyrningsbara som ej uthyrningsbara objekt (övriga objekt).
Avrapporteringen går till så att man markerar vilka åtgärder som skall
avrapporteras. Systemet föreslår dagens datum som utförandedatum men
detta går att ändra. När man har markerat samtliga som skall avrapporteras
kluckar du på knappen för avrapportera markerade och väljer status, (normalt
avslutad).
För de åtgärder som samtidigt är underhållsåtgärder så kommer en fråga om
uppgiften även skall uppdateras i underhållet. Om svret är Ja kommer även
utförandedatum att läggas in och nytt planeratdatum att räknas ut.
Observera att felanmälantext och åtgärdstext går att komplettera på denna
bild utan att avrapportering behöver ske.
Fältbeskrivning
Status
Användning
Se även
Ändra status på posten
genom att markera
kolumnrubriken
Status och välj tillämplig
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 31
statustext
Avrapportering med kontering interndebitering, klicka på K längst till höger
på avrapporteringsbilden.
Funktioner
32 • Felanmälan/Arbetsorder
Användning
Kontering och prissättning
Genom att klicka på ikonen
längst ut till höger på den
aktuella raden så erhålls
formulär för att prissätta
och kontera arbetsordern.
Typ
Välj Reparation, Planerat
underhåll eller omflyttning
Artikelgrupp
Välj artikelgrupp, kan vara
såväl arbete som material.
Artikelgruppen styr
konteringen
Artikel
Välj artikel inom
artikelgruppen. Systemet
hämtar ett á-pris som
förslag. Ange antal.
Kontering kan hämtas som
förslag från
åtgärdsgruppen.
Moms
Om hyresgästen skall
debiteras anges med
markering om moms skall
utgå.
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Avrapportering samtliga arbetsorder
Denna bild används om om en förselektering behävs vid avrapporteringen, antingen
vad avser fastigheter eller per status.
Vid avrapportering väljs även en eller flera felanmälanstyper. I övrigt är
arbetssättet som i föregående bild.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 33
Utskrift arbetsorder
Utskrift av arbetsorder kan ske i samband med inrapportering eller i
efterhand genom att man hittar arbetsordern och väljer utskrift.
Sökning på avrapporterad arbetsorder
För att hitta/skriva ut avrapporterade arbetsordrar sker urval på motsvarande
sätt som för ej avrapporterade. Välj bland status de som önskas.
34 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Hittalistan kan hanteras som för ej avrapporterade. En kopia av arbetsordern
kan skrivas ut genom att du markerar och väljer ”skriv ut markerade”.
Överföring arbetsorder
I överföring avrapporterade arbetsorder är det möjligt att överföra
konteringar på avrapporterade arbetsordrar till redovisningen, alternativt att
hitta på tidigare överförda verifikationsnummer (hittasymbolen = kikaren)
vilket ger nedanstående bild, som visar konteringar som är färdiga för
överföring.
Med ikonen för skapa id nummer sätts verifikationsnummer och datum.
Därefter kan det konterade transaktionerna överföras till
redovisningssystemet .
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 35
Rapporter felanmälan
Rapporter tas fram via rapportmenyn, följande rapporter finns för närvarande
Arbetsordrar per status
Arbetsordrar per åtgärdstyp
D:o per fastighet
D:o per leverantör
Rapporturval
Rapporturval sker genom standardselektering, dvs välj fastigheter eller
områden.
Systemet känner vilka objektstyper som förekommer i valda fastigheter och
förmarkerar dessa i den högra selekteringsbilden.
36 • Felanmälan/Arbetsorder
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Välj åtgärdstyp/er eller åtgärdsgrupp
Det går även att välja på statustyper man kan välja en eller flera.
Ytterligare urvalsmöjlighet är uthyrningsbara eller ej uthyrningsbara objekt.
Systemet föreslår alltid uthyrningsbara objekt, om även ej uthyrningsbara
skall listas, markeras den ikonen.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Felanmälan/Arbetsorder • 37
Underhåll
Enhetstyper
I nästa steg läggs enhetstyper upp. I tabell enhetstyper lägger du upp samtliga
typer av utrymmen som kan förekomma.
En enhet i underhållssystemet är en del av hyresobjektet dvs. ett utrymme.
Lägg upp en tabell med samtliga enhetstyper som är aktuella, för bostäder, t
ex hall, kök, badrum, vardagsrum, sovrum1, sovrum 2 etc.
Tabellen används gemensamt för arbetsorder/HLU/yttre underhåll vilket
innebär att även ”yttre” enhetstyper skall läggas upp typ trapphus,
tvättstugor, fasader mm.. En enhet kan även vara en installation typ hiss.
I steg två, när åtgärdstyperna är upplagda kan enhetstyperna ”kopplas” till
åtgärdstyperna enligt ovan så att sytemet vet vilka åtgärdstyper som kan vara
aktuella, detta för att underlätta inmatning av arbetsorder.
Fältbeskrivning
38 • Underhåll
Användning
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Nr
Nr är endast ett ordningstal för
att kunna lägga enhetstyper i
en egen vald ordning. Ange
valfritt unikt nummer
Namn
Benämning av enhetstypen.
Ange valfri beteckning
Objektsbeskrivning
Om X anges kommer
enhetstypen att visas som
objektsbeskrivning på objektet
när enheten läggs upp.
Förvald för alla obj
Används om
felanmälan/arbetsordersystem
et skall användas ”fristående”
och att utrymmen (enheter)
inte kommer att läggas upp. X
innebär att systemet skapar
upp en standardenhet på alla
objekt, eftersom enhet är
obligatorisk.
Funktioner
Ny post
Användning
Ikon
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
.
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Underhåll • 39
Åtgärdsgrupp
Åtgärdsgruppen används som ett överordnat begrepp till åtgärdstyper, dvs.
ett antal åtgärdstyper ingår i en åtgärdsgrupp. Åtgärdsgruppen används bl.a.
för att förenkla urvalet vid rapportuttag.
Fältbeskrivning
Nr
Nr är endast ett ordningstal
för att kunna lägga
enhetstyper i en egen vald
ordning. Ange valfritt unikt
nummer
Namn
Benämning av
åtgärdsgruppen. Ange
valfri beteckning
Funktioner
40 • Underhåll
Användning
Användning
Ny pos
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Se även
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Åtgärdstyper
Här registreras de åtgärdstyper som du väljer att lägga upp. Åtgärdstypen
inbegriper implicit vad som skall göras samt var (vägg, golv, tak) annars står
detta angivet. Alla vitvaror och sanitet avser byte. Exempel, åtgärder som
avser golv kan beskrivas med ytskiktet, linoleum, plastmatta, parkett och
klinker. Att åtgärden avser golv behöver inte anges eftersom det kan anses
givet. Att det avser byte kan också anses givet och behöver inte anges.
Däremot kan en av ytskikten ha en annan åtgärd nämligen slipning, denna
läggs upp separat. Åtgärdstyperna för golv blir då.: Linoleum
Klinker
Plastmatta
Parkett
Parkett slipning
På åtgärdstyperna läggs ett antal uppgifter bl.a. intervall (hur ofta man utför
åtgärden), pris, om åtgärden är HLU berättigad mm.
Observera att tabellen är gemensam för alla typer av åtgärder oavsett om det
är reparationsåtgärder eller HLU åtgärder. Nedan beskrivs de fält som skall
anges för underhålls/HLU åtgärder.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Här anges ett nummer eller
kod beroende på hur du
väljer att lägga upp tabellen
Namn
Åtgärdstyp (vitvaror,
sanitet, ytskikt golv avser
byte om inget annat anges)
Grupp
Åtgärdsgrupp Genom att
gruppera åtgärdstyperna
kan man lättare göra urval
på ett antal åtgärdstyper vid
rapportutskrift.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Underhåll • 41
42 • Underhåll
Avgiftstyp
Om åtgärden resulterar i en
rabatt eller ett tillval så
anges vilken avgiftstyp
som den har i
hyremodulen.
Kortnamn
Om du valt åtgärdskoden
med ett nummer är det
lämpligt att lägga in ett
kortnamn som i kodform
beskriver åtgärden
Ersätts med
Om åtgärdstypen utgår och
ersätts med en annan typ av
åtgärd anges detta.
Exempel: Vid byte av
plastmatta skall den alltid
ersättas av linoleummatta.
På åtgärdstypen för
plastmatta läggs då
åtgärdstypen för linoleum i
fältet ”ersätts med”
From/tom
Fältet är knutet till
tidpunkten för ”Ersätts
med”
Prioritet
Används av
underhållsmodulen,
huvudsakligen i samband
med budgetering av ”yttre”
underhållsåtgärder.
Antal
Systemet föreslår alltid
antal =1. Om priset är satt
per kvadratmeter kan man
sätta ett standardantal på
åtgärdstypen t.ex. Sovrum
litet är kalkylmässigt 7
kvm. Då sätts även antal till
7.
Mängd (sortenhet)
Välj i vilken sortenhet som
priset är relaterat, per
kvadratmeter, löpmeter
eller styck.
Felanmälan
För felanmälansåtgärder
sätts en markering, obs att
åtgärderna många gånger
kan vara både felanmälans
och underhållsåtgärder.
Underhåll
D:o underhållsåtgärd
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
HLU
HLU (hyresgäststyrt
lägenhetsunderhåll) dvs.
hyresgästen kan själv välja
att få åtgärden utförd eller
ej. Avstående resulterar i
en rabatt när planerad
åtgärdstidpunkt är
passerad. Eventuellt kan
hyresgästen även beställa
åtgärden tidigare än
planerat mot en
tilläggskostnad.
VLU
VLU (valfritt
lägenhetsunderhåll).
Motsvarar HLU med den
skillnaden att ett avtal om
VLU upprättas med den
enskilde hyresgästen.
Besiktning
Markering om åtgärdstypen
är en besiktningsåtgärd och
skall finnas med på
besiktningsprotokollet.
Förebyggande underhåll
Markering om åtgärdtypen
skall användas av det
förebyggande underhållet
Ej med på besikt.protokoll
Om åtgärdstypen ej skall
skrivas på
besiktningsprotokoll även
om det är en
underhållsåtgärd.
Ej påverkningsbart
Hyresgästen kan ej påverka
om åtgärden skall utföras
eller ej. Dvs. åtgärden är
ingen HLU åtgärd längre
och skrivs ej på
beställningslista.
Om åtgärd saknas
Lägg upp en åtgärdstyp
(som har denna markering)
och som heter övrigt, då
kommer systemet att
föreslå denna när inget
annat finns att välja.
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Ikon
Underhåll • 43
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Åtgärdstyper – uppläggning priser
För att lägga upp ett pris på åtgärdstypen klickar du på
ny bild där priset för åtgärden kan läggas in.
Fältbeskrivning
44 • Underhåll
, då öppnas en
Användning
From
From anger datum för
prisets ikraftträdande.
Tom
T o m anger datum när
priset upphör att gälla.
Observera att priset måste
ges ett tom datum när ett
nytt pris skall läggas in.
Belopp
Priset för åtgärden. Priset
är relaterat till mängden
dvs. per styck, per kvm,
etc.
Intervall
Ange tidsintervall i antal år
mellan utföranden.
Garanti
Garantitid i antal år
Servicekostnad
Om åtgärdstypen har en
servicekostnad (typ
vitvaror) läggs den årliga
servicekostnaden i detta
fält.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Artiklar
Åtgärdstypen kan specificeras ytterligare genom att man lägger upp artiklar.
Detta kan vara lämpligt för de åtgärdstyper som tillhör t ex vitvaror. Genom
att lägga upp artiklarna kan man koppla artikeln till åtgärden i ett visst
objekt, dvs. vilken typ av spis finns i objektet.
Observera att det finns ett program under menyn Underhåll finns ett program
Skapa/ändra artiklar som kan användas vid massuppläggning när samma
artikel finns på flera objekt.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Artikelnummer kan vara ett
nummer eller en
förkortning. Ange valfritt
unikt nummer
Namn
Artikelnamn: skrivs i
klartext (kommer att
skrivas på
faktura/underlag) Ange
valfri beteckning
Artikelgrupp
Artikeln tillhör en eller
flera artikelgrupper.
(Artikelgruppen styr
konteringen vid
interndebiteringen).
Åtgärdsgrupp
Artikeln tillhör en
åtgärdsgrupp (styrs av
åtgärdstypen)
Åtgärdstyp
En artikel kan tillhöra flera
åtgärdstyper (dessa
åtgärdstyper måste tillhöra
samma åtgärdsgrupp)
Belopp
Utpris till kund vid
fakturering, priset är per
enhet, dvs. st/m2/etc
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Underhåll • 45
Garantitid
Garantitid i antal år
Moms
Om artikeln skall
faktureras med eller utan
moms. X innebär moms.
HLU
Markera om artikeln
omfattas av HLU
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Inställningar arbetsorder/underhåll/HLU
Inställningar arbetsorder är en bild med parameterinställningar (styrande
uppgifter) för felanmälan/HLU.
Fältbeskrivning
Användning
Se även
Arbetsorder
46 • Underhåll
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Skapa arbetsorder vid
beställning
En markering aktiverar
funktionen att kunna skapa
en arbetsorder i form av en
beställning från
underhållsmodulen.
Alla arbetsordertyper
förmarkerade
Vid avrapportering av
arbetsorder automatisk
förmarkering av alla
arbetsordertyper
Nr på arbetsorder
Funktion under utveckling
Visa bara arbetsorder per
objekt
Hittabild arbetsorder, visa
bara arbetsorder per objekt
annars visas både objekt
och hyresgäst
Ändra på arbetsorder
På hittabild arbetsorder när
man väjer S går
programmet till vald
arbetsorder och ställer sig i
ändraläge. Använd
funktionen om du ofta
behöver ändra/komplettera
arbetsordern.
Tidigare arbetsorder längst
ner
Har man annan
skärmupplösning än
800*600 bör funktionen
väljas. (placerar underbild
på bästa sätt).
Intern kontering
Markering innebär att
kontering av arbetsorder
för intern debitering
används
Aktuell hg på arbetsorder
Markering innebär att
arbetsorder skrivs till den
som är boende när
arbetsordern skrivs ut
Ej anpassad åtgärdslista vid En enhet kan ha
utskrift av arbetsorder
fördefinierat vilka åtgärder
som kan förekomma på
enheten. Om man inte
önskar den funktionen
markeras detta fält.
Leverantör följer med ny
rad vid registrering av
arbetsorder
Om arbetsordern innehåller
flera arbetsoderrader så
antar systemet att
leverantören är densamma
till dess att någon annan
leverantör väljs.
Endast felanmälningar på
ny arbetsorder
Innebär att arbetsorder av
underhållskaraktär beställes
via underhållsrutinen
”ändra på flera objekt”.
HLU artikel krävs vid
avrapportering
Underhållet är integrerat
med arbetsordersystemet.
Om det krävs att den
avrapporterade felanmälan
skall ha en HLU artikel
kopplad till åtgärden för att
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Underhåll • 47
felanmälningar automatiskt
skall uppdatera underhållet,
sätts en markering.
Arbetsordertexter,
Felanmälantext
. Här kan du bestämma om
arbetsordertexten skall
synas på bild ändra
arbetsorder samt om den
skall visas före eller efter
åtgärdstexten. Ange med 1
resp 2 för första och andra
text. Vid 0 visas inget.
Visa faktura nr/belopp vid
avrapportering
Markering innebär att
fakturanummer och belopp
kan anges i särkilda fält
som visas på
avrapporteringsbilden och
bilden Åtgärder på objekt
Underhåll
Visa inte enheter utan
åtgärder
I bild åtgärder per objekt
kan enheterna undertryckas
om det saknas åtgärder på
enheten.
Kortnamn på åtgärderna
Om kortnamn skall visas i
stället för åtgärdtypnummer
i samband med
listselekteringar.
Anteckningar per åtgärd
Om anteckning skall läggas
mot åtgärd i stället för
objekt sätts en markering
Visa anteckning på åtgärd
Om anteckningar skall
läggas in på åtgärdsnivå i
stället för objektnivå.
Ändra flera åtgärder.
Inaktivera planerat år
Markering innebär att
ändra funktionen på bilden
Ändra flera åtgärder – tas
bort
Ändra flera åtgärder
Intervall bestämmer
planerat år
Markering innebär att
åtgärdstypens intervall
alltid är styrande vid
beräkning av planerat år.
Ändra åtgärdstyp
Markering innebär att en
möjlighet ges att ändra
åtgärdstyper för valda
åtgärder (via ändra flera
åtgärder på objekt)
HLU
48 • Underhåll
Rabattberäkning
Belopp/intervall
X om rabatten skall
beräknas årsvis, annars
beräknas rabatten per
månad.
Svar på beställningslistan
Markering sätts om man
vill registrera vilka
hyresgäster som har svarat
på beställningsutskicket.
Uppgifterna registreras i
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
program Svar på
beställningslistan i meny
Underhåll
Inflyttade skall ha rabatt
Ange hur stor andel av
framräknad rabatt som
skall tillfalla hyresgästen.
% på rabatt
Ange hur stor andel av
framräknad rabatt som
skall tillfalla hyresgästen.
% på tidigarelägg kostnad
Ange administrativt tillägg
för
tidigareläggningskostnad
Inställningar arbetsorder är en bild med parameterinställningar (styrande
uppgifter) för felanmälan/HLU.
Fältbeskrivning
Skapa arbetsorder vid
beställning
Användning
Se även
I bild ändring flera åtgärder
kan beställning göras för
flera åtgärder på ett objekt.
Om man vill att systemet
skall skapa en arbetsorder i
samband med detta
markeras detta fält.
Rabattberäkning
Belopp/intervall
Beställningslista HLU
Välj typ av
beställningrapport (olika
varianter)
Massarbetsorder
Välj typ av rapport (olika
varianter)
Besiktnings-
Välj typ av rapport (olika
varianter)
protokoll
Kortnamn på åtgärderna
Alla arbetsordertyper
förmarkerad
Vid avrapportering av
arbetsorder automatisk
förmarkering av alla
arbetsordertyper.
Anteckning per åtgärd
Funktion under utveckling
Nr på arbetsorder
Funktion under utveckling
Visa bara arbetsorder per
objekt
Hittabild arbetsorder, visa
bara per objekt annars visas
både objekt och hyresgäst
Ändra på arbetsorder
På hittabild arbetsorder när
man väjer S går
programmet till vald
arbetsorder och ställer sig i
ändraläge. Använd
funktionen om du ofta
behöver ändra/komplettera
arbetsordern.
Tidigare arbetsorder längst
ner
Har man annan
skärmupplösning än
800*600 bör funktionen
väljas. (placerar underbild
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Underhåll • 49
på bästa sätt)
Inflyttade skall
ha rabatt
Visa inte enheter utan
åtgärder
I bilden åtgärder per enhet
kan man välja om enheter
skall visas om åtgärder
saknas eller ej.
Visa anteckning på
åtgärdsnivå
Ändra åtgärdstyp
% på rabattberäkning
% på tidigareläggningskostnad
Inaktivera ändra planerat år
Intervall bestämmer
planerat år
Leverantörstyper
I tabellen leveratörstyper lägger du upp i klartext de som åtgärdar felen
Exempelvis
Elektriker
Snickare
Hissreparatör
Fastighetsskötare etc.
Fältbeskrivning
50 • Underhåll
Användning
Nr
Nummer på
leverantörstypen (enbart
sorteringsfält)
Namn
Namn på leverantörstypen
Se även
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Leverantör
Alla som skall utföra åtgärder i arbetsordersystemet externa leverantörer eller
egen personal läggs upp som leverantör.
Lägg upp namn och adressuppgifter; klassa leverantören genom att välja
leverantörstyp.
En leverantör kan kopplas till en eller flera fastigheter.
Leverantören = mottagare av den arbetsorder/arbetsförfrågan/beställning som
systemet skriver ut.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Nummer på leverantören
(enbart sorteringsfält)
Leverantör
Namn på leverantören
Utdelningsadress
Leverantörens
utdelningsadress
Besöksadress
Leverantörens
besöksadress
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Underhåll • 51
Postadress
Leverantörens postadress
Postnummer
Postnummer till ovan
postadress
Org. nummer
Leverantörens org. nummer
Extern
Markering om leverantören
är extern.
Telefon
Leverantörens
telefonnummer
Telefax
Leverantörens fax nr
E-postadress
Leverantörens e-postadress
Postgiro nr
Leverantörens
postgironummer
Bankgiro nr
Leverantörens
bankgironummer
Kontakt
Kontaktperson hos
leverantören
C/O
C/o namn hos leverantören
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Ikon
Skapa enheter
För att lägga upp enheter (utrymmen) på objekt finns det två möjligheter.
Antingen kan uppläggning göras ”styckevis” i bild Enheter på objekt, eller
via ”massuppläggning” i program skapa enheter.
52 • Underhåll
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Massuppläggning går ut på att systemet själv lägger upp enheterna på valda
fastigheter. Det krävs bara att objekttypen tilldelas valda utrymmen.
Arbetsgång
1. Välj fastighet/er
2. Välj objekttyp (under fliken objekttyp) t.ex. 2 rum och kök
3. Välj enhetstyper för 2 r o k (under fliken enhetstyper) i detta fall,
hall, kök, badrum, vardagsrum samt sovrum 1.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
4.
Tryck OK – systemet skapar nu automatiskt upp dessa enheter på
2 r o k på alla valda fastigheter och kvittenslista skapas.
5.
På motsvarande sätt sker uppläggning av övriga objekttyper .
Underhåll • 53
Skapa åtgärder på objekt
För att göra massuppläggning av åtgärder används programmet ”Skapa
åtgärder”.
Genom att fördefiniera vilka åtgärder som normalt skall förekomma på i en
typ av utrymme kan systemet automatiskt lägga upp dessa.
Arbetsgång för massuppläggning av åtgärder
1. Välj fastighet/er
2. Välj enhetstyp (under fliken enhetstyper) t.ex. badrum
3. Välj åtgärdstyper som är avsedda för badrum och som är de
vanligast förekommande (under fliken åtgärdstyper) i detta fall,
54 • Underhåll
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
blandare tvättställ och badkar, plastmatta, badkar, tvättställ samt
wc stol.
4.
Bekräfta med OK- systemet skapar automatiskt upp dessa
åtgärder för samtliga badrum i samtliga fastigheter.
5. För att komplettera med senaste utförande år använd bild Ändra
på flera åtgärder.
6. Om du skapat åtgäder av misstag och vill rensa dessa kan du
använda programmet Rensa underhåll/Rensa åtgärder
Enheter på objekt
I normalfallet används bilden ”skapa enheter” för uppläggning. För enskilda
objekt kan det finnas behov att lägga upp ”udda enheter” eller att ändra
enhet. I dessa fall används denna bild
Fältbeskrivning
Användning
Namn
Enheten kan namnsättas
används med fördel om
man t ex har en lokal med
ett flertal rum med olika
rumsnummer.
Area
Area på enheten
Typ
Välj enhetstyp från
”klicklista”
Anteckning
Möjlighet finns att skriva
anteckning på enhetsnivå
Funktioner
Ny post
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Användning
Se även
Ikon
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Underhåll • 55
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Åtgärder på objekt
Detta är huvudbilden för underhåll/HLU åtgärder. Den visar samtliga
utförda, planerade, beställda samt avslutade åtgärder.
Bilden används för att lägga upp nya åtgärder samt att komplettera och ändra
befintliga uppgifter på åtgärder.
Fältbeskrivning
56 • Underhåll
Användning
Se även
Enhet
Typ av enhet som åtgärden
är kopplad till på objektet
Grupp
Vilken åtgärdsgrupp som
åtgärdstypen tillhör
Åtgärd
Åtgärdstyp på åtgärden i
klartext
Artikel
Artikel visas enbart om
den finns kopplad till
åtgärden
Mängd
Mängd enhet (oftast styck)
Del av enhet
Används ej
Aktivitetstyp
Används ej
Entreprenör
Föreslagen entreprenör vid
beställning
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Tillval
Klassning om åtgärden är
ett tillval, välj mellan
Standardhöjande tillval,
Rent tillval eller Rakt
tillval.
Typ
Klassning av åtgärd. En
åtgärd kan vara både
felanmälansåtgärd och
underhållsåtgärd.
Utförd
Senaste utförandetidpunkt
uttryckt i år och månad
Planerad
Planerad tidpunkt räknas
fram utifrån Utförd +
intervall på åtgärden.
Anges som ÅÅMM
Beställd
Beställning registreras när
åtgärden är beslutad att
utföras, anges som
ÅÅMM
Avslutad
Om åtgärden inte är
aktuell längre utan skall
upphöra för objektet, t.ex.
vid byte av kyl/sval till
kyl/frys. Kyl/sval sätts då
som avslutad
Garanti
Tidpunkt för upphörande
av garanti. Datum sätts
som senaste utförande
datum + garantitid.
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post.
Går ej att ångra.
Ändra flera åtgärder
Det finns möjlighet att
ändra flera åtgärder på ett
objekt t. ex vid en
helrenovering då flera
åtgärder skall ändra
utförandeår. Genom att
trycka på knappen visas en
ny bild.
Anteckning
Anteckningar på objektet
som rör de åtgärder som
finns inlagda kan läggas in
i den bild som öppnas när
man klickar på denna
knapp.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Ikon
Underhåll • 57
Visa
Under visa finns möjlighet
att välja innehåll av
åtgärder på skärmen,
systemet visar ”default”
alla aktuella åtgärder. Du
kan även välja avslutade,
beställda eller alla dvs.
aktuella samt avslutade.
Om man väljer
Arbetsordrar så visas en
liten bild längst ned på
skärmen med alla
arbetsordrar på objektet.
Lägenhetsstatus visar en
lista på skärm över
lägenhetsstatus med
uträknade rabatter och
tidigareläggningskostnad.
Reskontra visar aktuell
reskontrasituation på
hyresgästen. Periodhyra
visar aktuell periodhyra för
hyresgästen.
Besiktningsprotokoll
skapar en utskrift av
besiktningsprotokoll för
objektet.
58 • Underhåll
Öppna söklistan
Den hittalista som
användes när man valde
objektet visas i en liten
bild längst ned på
skärmen.
Visa arbetsorder
Om det finns arbetsordrar
på objektet, visas under
denna knapp vilka
arbetsordernummer som
använts, genom att klicka
på ett arbetsordernummer
visas arbetsordern på
skärmen.
Priser per datum
Systemet använder priset
vid dagens datum. Om du
vill använda ett pris vid
annat datum. Klicka på
denna knapp så kan du
välja priset nästa år eller
valfritt datum.
Arbetsorder
Om du klickar på ikonen
Går du till bild för
inmatning av arbetsorder
för det objekt där du
befinner dig.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Ändra flera åtgärder
Vid ändring av flera åtgärder på en gång används denna bild
Arbetsgång;
1. Välj det/de objekt som skall ändras (för att ändra flera objekt
använd hittasymbolen och sök)
2.
Markera de åtgärder som skall ändras med samma uppgift, t.ex.
nytt utförandeår tryck Tab. Då uppdateras de valda åtgärderna.
Fältbeskrivning
Användning
Utförd
Nytt utförande år anges
ÅÅMM (År Månad)
Planerad
Ny planerad tidpunkt
ÅÅMM
Beställd
Beställningstidpunkt
ÅÅMM
Avslutad
Tidpunkt för avslutad
åtgärd
Antal
Mängd enhet (oftast styck)
Prioritet
Prioritet
Intervall
Ändring av
utförandeintervall (anges i
antal år)
Funktioner
Användning
Selektering
Ger
grundselekteringsbilden
Hitta
Går till hittabilden för
åtgärder.
Skapa arbetsorder av
beställda åtgärder
De åtgärder som har
beställningsdatum ”följer
med” till arbetsorderbilden
för att en
arbetsorderbeställning skall
göras.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Underhåll • 59
Till urklipp
Överför informationen på
bilden till urklipp.
Ta bort markerade rader
Ta bort markerade rader
från åtgärdsregistret. Bör
endast användas med
försiktighet.
Avrapportera åtgärder
Knappen används om flera
åtgärder skall ändra
utförande datum, antingen
till samma datum eller
olika datum.
Gå till…
Snabbhopp till andra
program.
Överföring HLU-rabatter
Den årliga rabatten beräknas med detta program, resultatet sparas i en fil som
kan överföras till hyressystemet.
60 • Underhåll
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Programmet räknar ut hyresgästernas rabatter. Om hyresgästernas skulder
skall frånräknas innan ev. rabatt fråndras, finns funktion för detta. Överföring
av rabatter sker vid bekräftelse med OK.
Fältbeskrivning
Användning
Datum från - till
Datum på den avgift/rabatt
som skapas och överföres
till hyressystemet
Engångsbelopp
Markering sätts om
avgiften/rabatten skall utgå
som engångsbelopp.
Förfallodatum
Per vilket datum
hyresgästens skuld
beräknas
Rabatt
Alla som har rabatt är
förmarkerade genom att ta
bort markeringen kommer
rabatten inte att överföras.
Funktioner
Användning
Till urklipp
Överför informationen på
bilden till urklipp.
Avgiftstyp
Klicka på ikonen och välj
vilken avgiftstyp som skall
skapas
Läs in skulder
Knappen används för att
läsa in hyresgästernas
skulder i tabellen. Denna
funktion används om
hyresrabatter skall
behandlas individuellt.
Gå till…
Snabbhopp till andra
program.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Underhåll • 61
Verksamhet
Om systemet skall användas för interndebitering läggs denna tabell samt
artikelgrupp upp.
Verksamheten anger till vad det objekt som arbetsordern avser används.
Fältbeskrivning
Nr
Nummer på
verksamhetstypen (enbart
sorteringsfält)
Namn
Namn på verksamhet
Funktioner
62 • Underhåll
Användning
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Se även
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Artikelgrupp
Tabell artikelgrupp används som konteringstabell (förslag till kontering) vid
avrapportering av arbeten som skall interndebiteras.
Fältbeskrivning
Användning
Nr
Nummer på artikelgrupp
(enbart sorteringsfält)
Namn
Namn på artikelgrupp
Verksamhet
Välj verksamhet ur
verksamhetstabellen
Kontering reparation
Kostnaden konteras på den
fastighet där reparationen
utföres. Intäkten krediteras
utförande avdelning.
Kontering planerat
underhåll
D:o för åtgärder som avser
planerat underhåll
Kontering omflyttning
D:o för åtgärder som avser
omflyttning
Funktioner
Användning
Ny post
Ger tomt formulär för
uppläggning av ny post
Ändra post
Markerad post sätts i
ändringsläge
Kopiera post
Skapar en ny post med
utgångspunkt från
markerad post
Radera post
Raderar markerad post. Går
ej att ångra.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Se även
Ikon
Underhåll • 63
Hitta objekt med underhållsåtgärder
När du loggar in i underhållsmodulen ställer sig bilden i hittaläge för
underhållsåtgärder. Sökning kan ske på objektnummer, namn på
kund/hyresgäst, personnummer eller adress.
Sökning kan ske på inledande del av sökbegrepp eller som valfri del.
Om namnet på den som söks börjar på Anders ange Anders och tryck TAB.
Systemet visar samtliga vars namn börjar på Anders i listrutan längst ner på
bilden. Du kan söka genom att bläddra i listan.
De olika fälten i listan är sorterbara genom att du klickar på
kolumnrubrikerna.
Om du vill söka på namnet Monika som inte står först i sökbegreppet
eftersom efternamnet ligger före förnamnet, söker du med monika%. Med %tecken efter sökbegrepp söker systemet alla med namnet monika oavsett var
det ligger i namnfältet.
Dubbelklicka på vald hyresgäst, då går programmet till underhållsbilden
Ändra åtgärder vilken är huvudbild i underhållsmodulen.
Fältbeskrivning
Objekt, Objektnamn,
Hyresgästnamn,
Adress, Org nr
Funktioner
64 • Underhåll
Användning
Se även
Ange hela eller delar av
något av sökbegreppen och
tryck på TAB-tangenten
Användning
Aktuella kontrakt
Visar enbart NU boende
hyresgäster
Alla personer på
kontrakten
Genom att klicka på
knappen så visas samtliga
hyresgäster som bott i
bostaden, samt övriga
personer typ
säkerhetsställare och
andrahandshyresgäst
Kontaktpersoner
Genom att klicka på
knappen visas även
kontaktpersoner.
Som har åtgärder
Knappen är intryckt som
”default”, vilket innebär att
endast hyresgäster som
Ikon
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
redan har åtgärder
kopplade till objektet, visas
i söklistan.
Övriga objekt
Vid felanmälningar på
Övriga objekt dvs.
trapphus, tvättstugor etc.
Genom att klicka på ikonen
sker sökning på övriga
objekt istället.
Bara arbetsordrar på
aktuellt objekt
Används ej f.n.
Rapporter Underhåll/HLU
Rapporter tas fram via rapportmenyn, följande rapporter finns för
närvarande avseende
ƒ
Enheter på objekt
ƒ
Beställningslista /Underhållserbjudande
ƒ
Beställda åtgärder per
ƒ
Planerade åtgärder per
ƒ
Utförda åtgärder per
ƒ
Släpande (eftersatt) underhåll per
Beställda, planerad, utförda och släpande rapporterna har samtliga en
undermeny där man kan beställa rapporten; För varje rapport väljer man om
man vill skriva för inre underhåll eller yttre (övriga objekt)
Per objekt (detaljerad)
Per fastighet med totaler
Åtgärdsgrupp
Åtgärdstyp
Övriga rapporter ligger under menypunktern Rapporter/åtgärder.
Dessa rapporter som går att beställa med olika detaljeringsgrad visar
åtgärderna i antal eller kostnad utifrån utförandeår eller planeratår.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Underhåll • 65
Rapporter Underhåll Övriga rapporter
Resultatet visas i form av en en tabell som går att skriva ut eller skicka till
Excel för ev vidarebearbetning.
66 • Underhåll
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Rapporturval
Rapporturval sker genom standardselektering, dvs välj fastigheter eller
områden.
Systemet känner vilka objektstyper som förekommer i valda fastigheter och
förmarkerar dessa i den högra selekteringsbilden.
Välj åtgärdstyp/er eller åtgärdsgrupp
Ytterligare urvalsmöjlighet är uthyrningsbara eller ej uthyrningsbara objekt.
Systemet föreslår alltid uthyrningsbara objekt, om även ej uthyrningsbara
skall listas, markeras den ikonen.
Rapporterna tas alltid fram med ett tidsintervall samt med ett pris per ett visst datum.
För att välja tidsintervall tryck på knappen.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Underhåll • 67
Ordlista
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Ordlista • 69
Index
Error! No index entries found.
Manual Vitec Nova Felanmälan/Underhåll
Index • 71