Transcript Kvalitetsmanual a+d AB - arkitektur + development ab

Kvalitetsmanual
arkitektur+ development ab
Org nr 556587-7668
2011-08-26
Innehållsförteckning
INLEDNING
KAPITEL 1, AFFÄRSIDÉ, KVALITETSPOLICY, MILJÖPOLICY
KAPITEL 2, LEDNINGENS ANSVAR
KAPITEL 3, KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM
KAPITEL 4, DOKUMENT OCH DATA
KAPITEL 5, PERSONAL
KAPITEL 6, INKÖP OCH FÖRSÄLJNING
KAPITEL 7, ANBUDSHANTERING OCH KONTRAKTSGENOMGÅNG
KAPITEL 8, ARKITEKTUR, PROJEKT – OCH BYGGLEDNING
KAPITEL 9, ADMINISTRATION
KAPITEL 10, EKONOMI OCH IT
KAPITEL 11, EGENKONTROLPLAN A
arkitektur+ development ab
Stockholm 26.08.2011
INLEDNING
arkitektur+ development ab:s kvalitets- och miljöledningssystem, som beskrivs i
denna manual, ansluter till SS-EN ISO 9001 och SS-EN ISO 14001. Dessutom har
manualen anpassats till de krav som ställs på ett kvalitetsledningssystem enligt ISO /CD1
9001:2000.
arkitektur+ development ab benämns i samtliga kvalitetsdokument som a+d ab.
Manualen är uppbyggd med 10 kapitel. Kopplingen mellan manualen och de rutiner och
checklistor benämnda kvalitetssäkring som ingår i kvalitets- och miljöledningssystemet
sker genom referenser i manualen. Samtliga krav i standarden som är relevanta för a+d
ab:s verksamhet är angivna i manualen.
Verksamhetsområden
a+d ab bedriver verksamhet inom områdena:
arkitektur, stadsbyggnad och programutveckling för arkitektur anpassad IT
Övriga stödverksamheters åtagande i kvalitets- och miljöhänseende behandlas i kapitel
10 av Manualen där deras uppgifter definieras.
KAPITEL 1
AFFÄRSIDÉ, KVALITETSPOLICY, MILJÖPOLICY
Affärsidé
a+ d ab fokuserar på den innovativa sidan av planering och design – hur arkitektur
skapar nya värden. Vår idé är inte att växa för att upprepa samma saker i större skala. Vi
vill begränsa vår storlek så att vi inte behöver skapa skärskilda strukturer och byråkrati
enbart för administration. I större projekt vill vi medverka i nätverk där kompetenta
partners kan agera självständigt och bära ansvar.
Vi kan arkitektur, stadsbyggnad och tänka annorlunda och innovativt. Vi kan och vill
designa byggnader, skapa platser och formulera koncept som genererar stadsutveckling.
Vi känner till och kan tillämpa basreglerna i fastighetsutvecklingsprocesser. Vi känner
till arkitektur- och stadsbyggnadshistorien och dess tillämpning i förnyelsearbete. Vi kan
ordna kongresser, kurser och förmedla mellan samt föra ihop olika professioner. Vi kan
forska och leda forskning samt förmedla teoretisk kunskap för praktisk tillämpning i
olika situationer som uppstår i den snabba samhällsutvecklingen.
Vi vill leda bygg-, stadsbyggnads- och fastighetsprojekt på rätt spår. Vi vill öppna nya
vägar och ställa nya frågor för att inte har gamla svar på nya problem. Vi vill samarbeta
med många kompetenser i komplexa frågeställningar för lösningar med flera
dimensioner som kan uppskattas av alla intressenter. Vi vill bejaka modernitet utan att
acceptera dess tråkiga standardlösningar.
Vi vill vara där det uppstår nya saker och viljan att reagera på det.
Kvalitetspolicy
Vi är innovativt arkitektföretag och vill förnya oss ständigt. Framför allt vi vill stödja våra
kunder och samarbetspartners med miljöer och produkter för att lyckas med sina affärer
i det nya samhället som håller på att växa fram.
Strukturen i kvalitetssystemet, stor erfarenhet av olika typer av projekt och inledande
analyser säkerställer uppbyggnaden av en kontrollerad huvudprocess i rätt riktning.
Ständigt pågående förbättringsarbete, kompetens och vilja att utveckla nya konceptuella
och digitala verktyg effektiviserar verksamheten samt ger relevans i slutprodukten.
Konkret innebär policyn:
- att ansvar för kvaliteten i våra produkter och tjänster tydligt tas i vår organisation
och ligger i nivå med det som kunden efterfrågar.
- att samtliga leveranser och kundkontakter ska utföras på ett sätt som gör att varje
uppdrag kan tjäna som referens.
- att vårt kvalitetsledningssystem omfattar alla affärsområden, stödfunktioner och
ledning.
- att systematisk egenkontroll och förbättring sker.
Miljöpolicy
I varje projekt gör vi inledande analyser om de mest relevanta aspekter för hållbar
utveckling och försöker hitta lösningar som är attraktiva för kunden.
Vi håller oss informerade om gällande lagstiftning och övriga krav som ska uppfyllas i vår
verksamhet. Vi ska ha och utveckla kompetens för att alltid kunna föreslå de mest
miljöanpassade lösningarna.
Vi skall vara exemplariska och minimera de negativa miljöeffekterna även i vårt eget
arbete.
Konkret innebär policyn:
- att producera produkter och tjänster som är resurssnåla och påverkar miljön positivt
- att vi följer tillämplig miljölagstiftning och övriga krav.
- att vi miljöanpassar verksamheten i alla led.
- att vi strävar efter att våra kunders och samhällets förväntningar och krav på kretslopp –
och miljöanpassning uppfylles.
- att vi förser våra kunder med produkter och tjänster mot ett hållbart samhälle.
KAPITEL 2
LEDNINGENS ANSVAR
VD ansvarar för utformning av och innehållet i kvalitets- och miljöpolicyn. VD
säkerställer att den är förstådd och tillämpad hos alla medarbetare inom a+d ab.
VD är ansvarig för kvalitets- och miljöledningssystemet samt för att tillräckliga resurser
finns för dess effektiva upprätthållande. VD är kvalitets- och miljöchef.
VD granskar fortlöpande kvalitets- och miljöledningssystemet för att säkerställa
systemets fortsatta lämplighet och effektivitet samt fastställer mål för verksamheten.
Underlag för granskning är synpunkter från kunder, interna och externa revisioner mm.
Pågående och avslutade aktiviteter, som kan ha viss miljöpåverkan (internt och externt)
rapporteras. Vid dessa genomgångar behandlas minst
Policyn och ev. behov av förändring.
Uppföljning av miljömål.
Resultat av korrigerande och förebyggande åtgärder.
Tänkbara förbättringsområden och dess insatser.
Systemets överensstämmelse med styrande standarder.
Genomgången, som fastställs i årsplan, protokollförs och protokollet hanteras i enlighet
med gällande rutiner.
Övervakning och mätning
a+d ab har valt ut miljöaspekter som är betydande och mätbara. Utfallet av vår hantering
av dessa mäts regelbundet och rapporteras i form av en miljörapport till VD vid
företagets genomgångar. Härigenom klargörs även a+d ab:s miljöprestanda i förhållande
till uppsatta mål. Dessutom görs vid dessa tillfällen en översyn över att tillämpliga
miljölagar efterlevs.
Organisation/funktionsplan
Affärsplan
Inom a+d ab finns en affärsplan som utarbetas för en treårsperiod. Denna uppdateras
inför varje kalenderår. I affärsplanen fastställs viktiga mål och aktiviteter med
ansvarsfördelning för att nå dessa. Målen är minst:
- Ekonomiska mål
- Kvalitetsmål
- Miljömål
- Miljöledningsprogram
VD är ansvarig för att mål upprättas, detaljeras för olika verksamheter och följs upp.
Samtliga mål är dels övergripande och dels detaljerade. Härvid sker alltid en kontroll av
målens överensstämmelse med a+d ab:s policy.
Miljömålen väljs bland samtliga miljöaspekter med hänsyn till gällande och förväntade
myndighetskrav, våra möjligheter (tekniskt och ekonomiskt) och med hänsyn till våra
intressenter.
Kvalitetschef
VD är företagets kvalitetschef och representerar företaget i alla kvalitets- och miljöfrågor.
I detta uppdrag ingår att:
- Ansvara för att s+d ab:s kvalitets- och miljöledningssystem uppfyller kraven i
SS-EN ISO 9001 och 14001 och att Manualen underhålls.
- Ansvara för att interna kvalitetsrevisioner genomföres.
- Vara a+d ab:s kontaktperson gentemot certifieringsorgan vid externa revisioner.
- Ansvara för dokumentstyrning och arkivering av styrande och redovisande
dokument.
- Ansvara för identifiering av avvikelser och förbättringsbehov i förhållande till
kvalitets-eller miljöledningssystemet.
Roller, ansvar och befogenheter har definierats för all personal som utför arbeten som
har, eller kan ha, en betydande kvalitets- eller miljöpåverkan.
Resurser
För varje uppdrag externt tillsätter VD en handläggare som innehar kundansvaret. VD
avgör kompetensbehovet.
Ställföreträdande personal
Vid sjukdom eller annan kortvarig frånvaro utser VD ställföreträdande personal.
Kommunikation
Informationssystemet inom ett bestämt projekt klargörs i samband med upprättande av
uppdragsplanen. Kommunikationen med våra externa intressenter handläggs av VD som
i specifika projekt kan delegera ansvaret till handläggare.
Alla kommunikationer internt såväl som externt dokumenteras och redovisas via
redovisande dokument där även spårbarheten framgår.
KAPITEL 3
KVALITETS- OCH MILJÖLEDNINGSSYSTEM
Kvalitets- och miljöledningssystemet beskrivs i Manualen och består av kvalitets- och
miljöpolicy, erforderliga rutinbeskrivningar och checklistor. Manualen beskriver
huvuddragen hur vi, inom ramen för vår policys, uppfyller kundernas behov och
förväntningar.
Objektsanpassad kvalitets- och miljöledningsplan
Objektsanpassad kvalitets- och miljöledningsplan framtages och tillhandahålls enligt
överenskommelse vid projektstart/kontraktsgenomgång.
Rutinbeskrivningar och checklistor
Rutinbeskrivningar och checklistor säkerställer att a+d ab inom ramen för vår policys
uppfyller kundernas behov och förväntningar.
Ändring i kvalitetssystemet
Förslag till ändring av kvalitets- och miljöledningssystemet lämnas till VD för beredning.
VD
Avgör om ärendet berör kvalitets- och miljöledningssystemet
- om inte, avförs ärendet och förslagsställaren informeras om beslutet.
Om ärendet berör kvalitets- och miljöledningssystemet, utformas tillsammans med
förslagsställaren förslag till förändring och VD fattar beslut.
- om VD beslutar att ändring ej ska ske meddelas förslagsställaren om beslutet.
Distribuerar vid ändring nya uppdaterade dokument till innehavare av kvalitetsoch miljöledningssystemet.
Kvalitets- och miljöledningssystemet kan ändras på förslag av medarbetare och efter
beslut av VD eller direkt av VD.
Manual
Denna manual med tillhörande rutiner och checklistor finns i ett exemplar hos samtliga
medarbetare.
Interna kvalitets- och miljörevisioner
VD bedömer och utser interna eller externa revisorer och säkerställer deras kompetens
och lämplighet. Revisorerna rapporterar till VD.
Interna revisioner utförs i enlighet med av a+d ab upprättad årsplan. Revisionsplanen
utformas så att alla kapitel i manualen blir berörda av revision minst en gång per år samt
att hela kvalitets- och miljöledningssystemet genomlyses under en treårsperiod.
Projektrevision utförs enligt kundkrav.
Behandling av avvikande produkter
Det är alla medarbetares ansvar att fel och brister, identifierade såväl före som efter
leverans, dokumenteras på avvikelserapport och lämnas till handläggare.
Kommunikation med kund
Alla synpunkter från kund, såväl positiva som negativa, hanteras på samma sätt som
avvikelser inom det egna systemet. Synpunkter dokumenteras och behandlas vid VD:s
genomgångar. Synpunkter insamlas alltid i form av en enkät efter genomfört uppdrag.
Enkäter i övrigt genomförs efter beslut av VD.
Korrigerande och förebyggande åtgärder
Handläggare tar emot alla avvikelserapporter och förbättringsförslag och ansvarar för att
åtgärder vidtas och samordnas.
Handläggare rapportera fortlöpande till VD.
Samtliga medarbetare har skyldighet att rapportera avvikelser som upptäcks i rutiner
eller leveranser. Detta för att incidenten inte ska uppstå igen. Resultatet kommuniceras
till samtliga via det interna informationsbladet.
Miljöledningssystem
Varje år sker en genomgång av a+d ab:s miljöaspekter. Dessa aspekter utgör underlag för
de mål som upprättas.
Miljöledningsprogram
VD fastställer med hänsyn till resurserna för vilka övergripande mål som program ska
upprättas. För såväl de utvalda övergripande som de detaljerade målen utformas en
konkret handlingsplan av VD. Denna fastställs på årsbasis. Detaljerade miljömål
fastställs för enskilda projekt av handläggare. VD ansvarar för att sammanställa hur
miljöarbetet fortskrider och om målen ser ut att kunna innehållas.
VD ansvarar tillsammans med handläggare för det eller de program som erforderliga för
att uppnå målen.
Verksamhetsstyrning
Rutiner har upprättats där avsaknad kan leda till avvikelser mot policy, mål och program.
Inarbetade rutiner finns för att bevaka att lagar och andra krav efterlevs. Vårt eget arbete
styrs av rutiner som väl överensstämmer med de program som upprättats för att nå
miljömålen där hänsyn tagits till miljöaspekterna. I arbetet ingår att analysera vilka
konsekvenser val av olika material och ingående arbetsprocesser får för våra
uppdragsgivare. Val kommuniceras inom organisationen i samband med utformning av
produkten eller tjänsten. I vår slutkontroll verifieras produktens överensstämmande med
leveranskrav. Dessutom görs en avstämning mot våra miljömål och vårt
miljöaspektsregister. Kommunikationen med kund sker dels i samband med kontraktets
tecknande, dels under produktionen och vid leverans.
Nödlägesberedskap
INTERNT
Vid vårt kontor utförs vid större förändring av utrustning en analys som sammanfattar
vilka olika riskmoment som kan finnas. Analysen ligger sedan till grund för eventuella
åtgärder i form av:
- Översyn av försäkringar
- Förnyad brandsyn
- Översyn av inbrottsrisker
- Översyn av arbetarskyddet
EXTERNT
I våra uppdrag utförs en analys över möjliga riskmoment i förhållande till
rekommenderade material i vald konstruktion eller i förhållande till valt arbetssätt.
Denna analys utförs inom ramen för uppdraget och redovisas för uppdragsgivaren.
I analyserna ingår att värdera eventuell miljöpåverkan och modeller att mildra
miljöpåverkan liksom att internt informera om inträffade nödsituationer. Dessa hanteras
via våra förbättringsrutiner.
Ansvaret för att bevaka interna riskmoment åvilar VD. Ansvaret för extern information
till uppdragsgivare åvilar handläggare.
KAPITEL 4
DOKUMENT OCH DATA
Kvalitetssystemets dokument
Rutiner finns för att:
Säkerställa att kvalitets- och miljöledningssystemets dokument är aktuella,
kontrollerade och godkända.
Hantera redovisande dokument.
Kvalitets- och miljöledningssystemets dokument finns samlade i en originalpärm hos
kvalitetschef. Kvalitetschef ansvarar för att innehållet i medarbetarnas kvalitetsmanualer
överensstämmer med original manualen och ansvarar för distribution av ny och
uppdaterad dokumentation. Ansvarig för underhåll av manualen är respektive
innehavare.
Lagar och andra krav
De lagar och andra krav som verksamheten berörs av har förtecknats.
VD ansvarar för att tillämplig lagstiftning och andra krav uppdateras, hålls tillgängliga
och sprids till berörda.
Ny lagstiftning och nya förordningar följs upp av VD genom kontroll av ”Notisum” på
Internet.
Nya myndighetsregler bevakas genom
Abonnemang från AB Svensk Byggtjänst.
Prenumeration på Miljöledaren från SIS.
KAPITEL 5
PERSONAL
Utbildning
Personalens kompetensbehov definieras i respektive befattningsbeskrivning.
VD ansvarar för upprätthållande av ett kompetensregister för alla anställda. Den
anställde ansvarar själv för att lämna uppgifter för uppdatering av kompetensregistret.
VD ansvarar för att medarbetarna har tillräcklig kunskap och erfarenhet för uppdraget
och att vid behov initiera utbildning. Utbildningsplan finns som uppdateras årligen.
Vidareutbildning av personalen sker inom projekten, vid externa kurser samt även
kontinuerlig vid interna utbildningar.
I kompetensregistret skall finnas uppgifter om grundutbildning, påbyggnadsutbildning,
personlig yrkeskompetens och yrkeskompetenshöjande vidareutbildning.
Befattningsbeskrivningar
Beslut om förändringar i befattningsbeskrivningarna fattas av VD. VD har systemansvar
för befattningsbeskrivningarna. All ekonomisk attesträtt finns hos VD.
Arbetsmiljö
För upprätthållande av en god fysisk och psykisk arbetsmiljö tillämpas anvisningarna
enligt ”Internkontroll av arbetsmiljön, AFS 2001:1”
KAPITEL 6
INKÖP
Upphandling av leverantörer
Vid upphandling och uppföljning av underleverantörer till a+d ab
Bedöms personens eller företagets lämplighet för uppgiften så att kraven i detta
kvalitetssystem följs alt att leverantörens kvalitetssystem kan accepteras
Utvärderas arbetet och dess resultat.
Denna process dokumenteras och dokumenten sparas i syfte att underlätta framtida val
av externa leverantörer. Ansvarig för definition av tjänst/produkt, bedömning av tilltänkt
persons eller företags lämplighet, styrning och utvärdering av levererad tjänst/produkt är
handläggare.
KAPITEL 7
ANBUDSHANTERING OCH
KONTRAKTSGENOMGÅNG
Anbudsgivning
Med anbudsgivning avses processen från förfrågan till och med beställning.
Anbudsarbetet bedrivs enl. denna beskrivning.
Alla inkomna uppdragsförfrågningar och angivna anbud hanteras på ett enhetligt och
korrekt sätt. Anbud undertecknas av VD.
Anbud ska i princip innehålla:
Företagspresentation som innehåller vår företagsfilosofi
Varför man ska välja a+d ab.
Beskrivning av a+d ab:s angreppssätt.
Beskrivning av organisation och genomförande.
Ekonomi och andra villkor och reservationer.
Nödvändiga bilagor.
Kontraktsgenomgång
Rutinbeskrivning för kontraktsgenomgång:
Definition och klarläggande av uppdrag göres
Skillnader i anbud-beställning definieras.
Avstämning av resurser göres.
Handläggning av kontraktsändring göres.
Muntlig överenskommelse bekräftas skriftligt.
Miljökrav i projektet definieras
Avstämning mot miljöaspektregister görs.
Intern kontraktsinformation
Kontraktsinformation efter kontraktets tecknande och vid ändringar i kontrakt sker med
personal berörda av projektet snarast efter kontraktstecknandet.
Dokumentation
Dokumentation från kontraktsgenomgång förvaras tillsammans med
kontrakt/uppdragsbekräftelse.
KAPITEL 8
ARKITEKTUR, PROJEKTLEDNING
ARKITEKTUR
Vår arkitektverksamhet innebär att till beställaren tillhandahålla idéförslag,
bygglovshandlingar, fullständiga förfrågningshandlingar och kompletta
arbetshandlingar. Detta gäller både ombyggnader och nybyggnader.
arkitektur+ development ab bildades 1999 under namnet ajö´tristess AB och har
omstrukturerats och fått nuvarande namn 2010. Firman ägs av arkitekt Ingrid Reppen
och arkitekt professor Kai Wartiainen. I utvecklingsplanen ingår tanken att ägandet skall
utbredas att omfatta centrala medarbetare. Antalet anställda är 4. Vår verksamhet
omfattar alla typer av projektering inom hus- och stadsbyggnad samt programmering av
arkitekturrelaterade IT-verktyg. I referenserna ingår också ägarnas tidigare projekt från
företag som de har ägd. Referenslistan omfattar stadsplaner, forskning inredningar,
bostäder, skolor och förskolor, kontor, idrottshallar, hotell, industrier och äldrevård etc.
Vi arbetar:
nära våra uppdragsgivare
med attraktiva och effektiva planlösningar
hållbart, funktionellt och ekonomiskt
med bra arbets- och inre miljö
med kvalité och miljötänkande
med arkitektonisk kvalité
innovativt, engagerat och flexibelt.
Vi kan utföra uppdragen enbart som arkitekter, eller som investerare med egen risk.
Produktidentifikation och spårbarhet
Varje uppdrag/handling identifieras och är spårbar genom särskilt arbetsnummer.
Kontroll och verksamhetsstyrning
Verksamheten styrs genom rutiner och checklistor som utgör kontroll under produktion
och verifikation på slutkontroll.
Mätinstrument
De instrument som används av a+d ab för att mäta med motivet att styra verksamheten
eller att verifiera en utförd tjänst eller levererad produkt finns noterade på lista.
Kalibrering sker enligt fabrikantens anvisningar. Resultatet av utförda kalibreringar
förvaras tillsammans med användningsinstruktionerna. VD är ansvarig för detta.
Kvalitetsslinga
I syfte att rationellt och effektivt styra verksamheten och tillvarata erfarenheter och
synpunkter från kunderna tillämpar a+d ab nedanstående kvalitetsslinga.
KAPITEL 9
ADMINISTRATION
Administration är den centrala funktionen för framställning och distribution av
intern/extern kommunikation och dokument, och utgör en väsentlig del av företagets
ansikte utåt.
Verksamheten ansvarar för:
Förmedling av telefonsamtal och vidarebefordran av meddelanden o d. Utskrifter av
protokoll, beskrivningar, utredningar, brev etc. Kopiering, distribution och arkivering av
förekommande handlingar/dokument.
Behandling av produkter tillhandahållna av kund
Produkter (handlingar, ritningar, underlag mm) tillhandahållna av kund hanteras på
samma sätt som våra egna. Om produkterna ska förvaras på särskilt sätt görs separat
överenskommelse med kunden. Ev. skada eller obrukbarhet rapporteras till kund
omgående.
KAPITEL 10
EKONOMI OCH IT
Ekonomi
Ekonomifunktionen ansvarar för a+d ab:s fakturering och löneadministration samt
verkställer ekonomiska transaktioner och redovisning. Funktionen biträder övriga
verksamhetsområden med underlag för ekonomisk redovisning.
Informationsteknik IT
Verksamheten är en stödprocess som riktar sig internt. Syftet är att:
- Säkerställa att alla dokument arkiverade på elektroniskt media bevaras
oförstörda.
- Back-up funktionen garanteras
- Informera alla medarbetare om nyheter i programvaror.
Rev. 2013-­‐12-­‐03