Transcript PERSONALBOKSLUTET 2013 Borgå stad

PERSONALBOKSLUTET 2013
Borgå stad
1
Innehåll
Sisällys
1 Förord ................................................................................... 4
2 Personalpolitiska programmet 2010-2013 ......................... 6
3 Arbetshälsa .......................................................................... 8
Anslag för arbetshälsa ......................................................................................................... 8
Må Bra-verksamhet ............................................................................................................. 9
4 Personalenkät ..................................................................... 10
5 Delegationen för personalärenden .................................... 12
6 Samarbete ........................................................................... 13
Arbetsgruppen för arbetshälsa (Tyhy-gruppen).................................................................. 13
Samarbetsgrupperna ......................................................................................................... 14
Personalgruppen ............................................................................................................... 14
Arbetarskyddsverksamhet ................................................................................................. 15
Arbetarskyddsparen .......................................................................................................... 15
Olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar ............................................................................. 16
Arbetsgruppen för inomhusluft ........................................................................................... 18
7 Personalstruktur, personalkostnaderna och arbetsinsats 19
8 Pensionsavgångar...............................................................25
9 Sjukfrånvaro .......................................................................27
10 Rekrytering ...................................................................... 29
11 Lönejusteringar ................................................................. 31
12 Personalinvesteringar ...................................................... 32
På centraliserad utbildning satsades det mer än under förra året ...................................... 33
Rekreationsverksamhet ..................................................................................................... 35
2
13 Företagshälsovårdstjänster ............................................. 36
14 Intern kommunikation ..................................................... 37
15 Diagram ............................................................................ 38
Arbetsinsats....................................................................................................................... 43
Åldersprofil ........................................................................................................................ 44
Den ordinarie personalens anställningstid ......................................................................... 44
Extern omsättning av ordinarie personal ............................................................................ 45
Sjukfrånvaro ...................................................................................................................... 45
3
1
Förord
År 2013 var det sista året för stadens strategi och det personalpolitiska programmet. Fullmäktige
godkände den nya strategin i oktober 2013. Utifrån den började man redan år 2013 bereda ett nytt
personalpolitiskt program. Flera mål som ställdes i personalpolitiska programmet har uppnåtts men
många mål kommer troligen att också finnas i det nya personalprogrammet. Utvecklingen av personalen är långsiktigt och målinriktat.
Målet för strategiperioden 2010–2013 var att planmässigt minska antalet anställda. Målet kunde
inte nås som sådant. Uppföljningen av antalet anställda anger inte direkt årsverken som finns till
förfogande. Långa frånvaroperioder såsom sjukledigheter, studieledigheter och alterneringsledigheter ökar antalet anställda även om årsverken som står till förfogande inte ökar. Antalet anställda
har ökat till följd av ändringar i lagstiftningen, ökade servicebehov och ändrade sätt att ordna tjänster. Ökningen av den ordinarie anställda personalen beror dels på att deltidsanställningar har omvandlats till ordinarie när servicebehovet har blivit permanent.
Antalet anställningsförhållanden var i slutet av 2013 3721, vilket är 25 anställningsförhållanden mer
än i slutet av 2012. Antalet ordinarie anställningsförhållanden var 2668 (2627), vilket är 41 ordinarie anställningsförhållanden mer än i slutet av 2012. Antalet ordinarie anställda har ökat just på stadens sektorer sammanlagt med 59 anställningsförhållanden. Som ny uppgift i personalbokslutet
har tagits med årsverken som har räknats i enlighet med Kommunarbetsgivarnas rekommendation.
Enligt rekommendationen räknar man i årsverket med all tjänstgöring med lön. De innehåller alltså
också semestrar samt familjeledigheter och sjukledigheter med lön. Antalet årsverken som räknats
på detta sätt fanns år 2013 till förfogande 3276,67, medan år 2012 var antalet årsverken 3235,84.
Antalet årsverken hade alltså stigit med 43,83.
Omsättningen bland den ordinarie personalen var 184 personer, vilket är 17 personer mer än år
2012. Av dessa har 103 gått i pension (67 år 2012). Personalens medelålder är 44,8 år. Av personalen var 69,9 % finskspråkiga (70,3 %) och 30,1 % svenskspråkiga (29,7 %).
Vidtagande av utvecklingsåtgärder som härletts ur personalpolitiska programmet och personalenkäten fortsatte. Arbetshälsan och kvaliteten på arbetslivet har utvecklats med hjälp av utbildning
och träning samt genom utveckling av processer. Det ordnades sammanlagt sex föreläsningar
som stödde hela personalens arbetshälsa. Antalet deltagare var 567. Årets arbetshälsotema var
"Behåll arbetsförmågan i alla åldrar".
På hösten 2013 blev det säkert att Borgå stad kommer med i arbetspulsenkäten som Kommunernas pensionsförsäkring ordnar. Arbetspulsenkäten ersätter arbetsatmosfärsenkäten och genomförs våren 2014.
4
Antalet sjukledighetsdagar år 2013 ökade med 430 dagar. Det genomsnittliga antalet sjukledighetsdagar per person förblev nästan på samma nivå: 12,66 kalenderdagar/person år 2013, när
sjukledighetsdagar var 12,63 kalenderdagar/person år 2012. Sjukfrånvaron fördelas på följande
sätt: Antalet sjukdagar på 1–5 dagar ökade med 198 dagar, sjukdagar på 6–60 dagar ökade med
336 dagar, sjukdagar på 61–180 minskade med 231 dagar och sjukdagar på över 180 dagar
ökade med 164 dagar. Mest finns det sjukskrivningar som var 6-60 dagar långa. Enligt statistik från
Kungsvägens arbetshälsa är den största andelen av sjukdomarna sådana som berör stöd- och rörelseorgan (ca 29 %). De följande stora grupperna är sjukdomar i andningsorgan och psykiska
störningar.
Liksom tidigare år har personalbokslutet gjorts som ett samarbete mellan personalledningen och
personaltjänsterna. I personalbokslutet har angetts uppgifter om affärsverken i de fall de har varit
tillgängliga.
Anu Kalliosaari
personaldirektör
5
2
Personalpolitiska programmet 2010-2013
Personalpolitiska programmet som har utarbetats med stadens strategi 2010–2013 som utgångspunkt är grunden för personalspolitiken som staden iakttar. I personalpolitiska programmet definieras enhetliga handlingsprinciper för skötseln av personalärenden. Syftet med programmet är att
försäkra sig om att samarbetet mellan de politiska beslutsfattarna, stadens ledning, cheferna och
de anställda bygger på ansvar och växelverkan. På det sättet säkerställs Borgå stads framgång i
en föränderlig omvärld.
Personalpolitiska programmet sträckte sig till slutet av år 2013. Stadsfullmäktige godkände strategin för åren 2014–2017 och utifrån den började man bereda ett nytt personalprogram för samma
tidsperiod. Det gällande personalpolitiska programmet har genomförts med följande åtgärder enligt
rubrikerna under åren 2010–2013:
En fungerande serviceproduktion garanteras genom personalplanering och genomtänkt rekrytering
- Förfarandet med tillsättandetillstånden fortsatte
Kommunrekry-programmet används i alla rekryteringar
- Ibruktagande av vikariatsförmedling i Kommunrekry-programmet ökades
- En personalberäkning har tagits i bruk för grunden till personalplaneringen och utnyttjande
av pensionsavgångar.
- Rekryteringens utseende ändrades så, att det motsvarar utseendet som används i marknadsföringen av staden.
- I rekryteringsmarknadsföringen utnyttjas både boende- och turismmarknadsföringen.
Personalplaneringen är konsekvent
- Årliga personalplaner i budgeten.
Vid rekrytering betonas interna förflyttningar
- Lediga uppgifter annonseras huvudsakligen internt före en extern ansökning.
Verksamhetsmålen är i balans med resurserna
- Utveckling av budgetprocessen och utarbetande av personalplaner i samband med budgeten.
- Anvisning om bruket av visstidsanställd personal.
Sätten att utveckla personalens kunnande görs mångsidigare
- Anvisningen Kunnig Borgå uppdaterades.
- Anvisningarna grupperades allt tydligare på det nya intranätet.
- Kompetensvillkoren för ledigförklarade uppgifter har vid behov och enligt möjligheter setts
över.
6
-
En plan för centraliserad utbildning offentliggjordes på våren och hösten och utbildningen
genomfördes enligt planen.
Sektorrna svarade för den yrkesinriktade special- och fortbildningen.
Ledarskapet är kunnigt och engagerande
- Årliga utbildnings-/seminariedagar för den utvidgade ledningsgruppen
- Kommunikationsutbildning för den utvidgade ledningsgruppen
- Informationsmöten för chefer ordnas månatligen (10 möten)
- Chefsutbildning Esko (1 grupp)
- För chefer ordnades utbildning i mötespraxis
- Specialyrkesexamen i ledarskap i form av läroavtalsutbildning
- Uppdatering av anvisningar för personalförvaltningen
Arbetshälsa är en gemensam fråga
- Anvisningen om distansarbete uppdaterades
- Beredningen av personalenkäten 2014 har inletts Enkäten genomförs som Kommunernas
pensionsförsäkrings arbetshälsopuls-enkät.
- Höjning av arbetshälsoanslaget till 80 000 euro fr.o.m. år 2011.
- Samarbetet med företagshälsovården effektiverades och processerna gjordes enklare.
Löner och belöningar är sporrande
- Ett lokalt avtal om kriterier för individuellt tillägg
- Uppdatering av principerna för betalning av motivationstillägget
- Delegationen för personalärenden sammanträdde månatligen.
- Uppdateringen av jämställdhetsplanen inleddes
- Friskvårdscheckar togs i bruk
- Bestämmelserna om uppvaktning och andra personalförmåner samlades tydligare på det
nya intranätet.
Samarbetet är aktivt, öppet och sker i växelverkan
- Samarbetskommittén och sektorernas samarbetsgrupper sammanträder regelbundet
- Regelbundna arbetsplatsmöten
- Regelbundna utvecklingssamtal
- Personalens representanter i alla lednings- och arbetsgrupper
En fungerande kommunikation är en del av ett gott samarbete
- Det nya intranätet har tagits i bruk i november 2013.
- Anvisningar om informationssäkerhet har uppdaterats
- Kommunikationsutbildningen för chefer är systematisk och fortlöpande
Medlemmar i arbetsgruppen som bereder personalprogrammet för åren 2014–2017 är chef för
äldreomsorg och handikappservice Soili Partanen, utvecklingschef inom bildningssektorn Tuija
Öberg, verkställande direktör för Borgå lokalservice Annika Malms-Tepponen, verkställande direktör för Kungsvägens arbetshälsa Carita Schröder, personaldirektör Anu Kalliosaari, personalledningens planerare Heli Wilkman, arbetarskyddschef Leena Juvakka, programkoordinator Christina
Sani, huvudförtroendemännen Eija Pajari (FOSU), Anne Saarvo (Jyty), Irja Suhonen (Tehy), Marjut
Uljas (SuPer), Sune Forss (JHL), Elina Toikkanen (FKT).
7
3
Arbetshälsa
Arbetshälsoarbetet hos Borgå stad styrdes av programmet
för arbetarskydd och arbetshälsa
Programmet styr det hälsofrämjande arbete som riktar sig till personalen, användningen av det anslag som anvisats arbetshälsa, upprättandet av sektorernas program för arbetshälsa och planeringen av hur anslagen för arbetshälsa ska användas.
Programmet syftar till att främja säkerhet, hälsosamhet och arbetshälsa samt att upprätthålla arbetstagarnas arbetsförmåga. I programmet beskrivs mål och åtgärder i anslutning till arbetet, arbetsförhållanden, hälsa och funktionsförmåga.
Anslag för arbetshälsa
Sektorernas anslag för arbetshälsa reserverades i sektorernas egen budget. Inom bildningssektorn
anvisas anslagen från budgeten för bildningssektorns ledning. Anslagen skulle användas för sektorernas verksamhet i enlighet med personalenkäten och för verksamheten som stöder arbetshälsan. År 2013 hade räddningsväsendets budget inget gemensamt anslag för arbetshälsa.
Det centraliserade anslaget på 80 000 € som hade reserverats i personalledningens budget användes bl.a. för att stöda arbetshandledningen på arbetsplatserna. Dessutom riktades anslaget till utbildning, arbetshandledning samt rekreations- och Må bra-verksamheten.
Anslagen för arbetshälsa användes år 2013 inte för arbetsprövningar.
Tabell: Användning av anslagen för arbetshälsa 2013
Anslag
Koncernförvaltningen
Bildningssektorn
Social- och hälsovårdssektorn
Räddningsverket i Östra Nyland
Centraliserat anslag/Personalledningen
Totalt
10 000
30 000
20 000
0
80 000
Använt anslag
5 202
15 248
11 715
2 107
33 770
140 000
68 042
8
Må Bra-verksamhet
Syftet med Må Bra-verksamheten är att aktivera stadens anställda så att deras arbetsförmåga upprätthålls. Denna verksamhet koordineras av en idrottsinstruktör som under året ordnar olika motionsevenemang och möjligheter för personalen att bekanta sig med olika motionsgrenar och motionsformer.
Under året ordnades det 8 handledda grupper, 5 motionskampanjer (skidåkning, simning, cykelåkning, promenad) och 10 olika motionsevenemang. Dessutom ordnades det varje månad olika introduktionstimmar där personalen hade möjlighet till att bekanta sig med och prova på olika motionsformer och motionsgrenar. Introduktionstimmar ordnades sammanlagt 7 st. i följande grenar: spinning, vattenlöpning+vattengympa, bowling, cykelåkning, löpning, fysiobalance, motionsboxning och
konditionscapoeira.
Under året gjordes det sammanlagt 2574 (1833) prestationer och 104 (165) kampanjkort lämnades
in.
Idrottsinstruktören besöker också arbetsplatser på begäran. I år ordnades det på arbetsplatserna
handledning bl.a. i pausgymnastik, tänjning och kettlebell.
Idrottsinstruktören bistås av agenter som samordnar Må bra-verksamheten närmast på sin egen
arbetsplats. I år var antalet agenter 160.
9
4
Personalenkät
Bedömning och uppföljning
En personalenkät genomfördes i september och oktober 2011. I samband med behandlingen av
resultaten avtalade man om utvecklingsåtgärder och hur vidtagandet av dem ska uppföljas. Uppföljningen har skett på avtalat sätt i sektorernas samarbetsgrupper åren 2012 och 2013. På stadsnivån har man vidtagit åtminstone följande åtgärder som har härletts från personalenkäten:
-
Belöningsgrunder har utvecklats genom att motivationstillägget har införts efter några års
paus. Man har ingått ett lokalt avtal om principer för betalningen av individuellt tillägg och
kriterier för utvärdering av arbetsprestationen har förnyats. Inskolning i avtalets innehåll
gavs på informationsmötet för chefer och arbetsplatsmöten under våren 2013.
-
Friskvårdscheckar infördes som ny personalförmån i slutet av februari 2013. Frisvårdscheckarna ersätter idrottsevenemangen som staden ordnar för sina anställda. Ett undantag
är idrottsevenemangen för specialgrupper. Friskvårdscheckarna har välkomnats väl och antalet köpta checkar är sammanlagt 13 610.
-
I stället för kultursedlar fortsätter staden att ordna gemensamma kultur- och rekreationsevenemang. Med gemensamma evenemang strävar staden efter att öka gemenskapsandan
medan kultursedeln huvudsakligen är en ekonomisk personalförmån.
-
För att distansarbetet kan göras lättare har anvisningen om distansarbete uppdaterats. Ett
lokalt avtal om användningen av saldoledigheter har ingåtts och anvisningar om användningen av dem har getts.
-
Personalledningen har ännu reserverat ett höjt anslag för arbetshälsa som ska användas
för arbetshandledning och utbildning. Av anslaget ges också stöd till sektorernas arbetshälsoprojekt. Sektorerna har antingen reserverat ett separat anslag för utvecklingen av arbetshälsan på den egna sektorn eller arbetshälsoåtgärderna har finansierats ur sektorns budget.
-
Social- och hälsovårdssektorn har i sin budget beaktat behovet av investering i lös egendom och det har reserverats mer anslag för rekrytering av vikarier.
-
De största investeringsbehoven inom bildningssektorn anknyter till lokalernas skick. Ombyggnader av Kvarnbackens skola och Linnajoen koulu har blivit färdiga och andra objekt
renoveras enligt investeringsplanen.
-
Utvecklingen av den interna kommunikationen sker som pågående arbete. Den största
satsningen på förbättrad intern kommunikation har varit de nya intranätsidor som togs i
10
bruk i november 2013 och digitala arbnetsrum som tas i bruk våren 2014. Intranätsidorna är
interaktiva och kompletteras fortlöpande.
-
Affärsverket Borgå lokalservice har börjat göra en kompetenskartläggning i ett samarbetsprojekt med Edupoli. Enligt erfarenheter som Borgå lokalservice får kommer ibruktagandet
av modellen att utvidgas också på andra arbetsplatser.
Våren 2014 genomförs personalenkäten som Kommunernas pensionsförsäkrings arbetspulsenkät.
Fördelen med den är bl.a. en vid jämförbarhet med andra kommuner.
11
5
Delegationen för personalärenden
Delegationen sammanträdde 10 gånger
Delegationen för personalärenden koordinerar stadens personalärenden, vanligen förhöjningar av
den uppgiftsrelaterade lönen och ändringar av benämning. Delegationen för personalärenden har
utarbetat anvisningar för praxis vid löneförhöjningar och ändring av benämningar. Delegationens
viktigaste uppgift är att se till att den uppgiftsrelaterade lönen motsvarar uppgiftens kravnivå och
jämförelsegruppens lön.
Delegationen har sammanträtt med cirka en månads mellanrum undantaget sommarsemesterperioden. På sina möten har delegationen förordat 54 förhöjningar av den uppgiftsrelaterade lönen och
26 ändringar av benämning. Tre framställningar remitterades och förordades efter ytterligare redogörelser. Slopande av uppgiftsrelaterat tillägg har förordats tre gånger. Dessutom har delegationen
behandlat och uttalat sig om förslag när det gäller fördelningen av den avtalsenliga lokala justeringspotten för Borgå stad samt om personalplanen. Som övriga ärenden har delegationen behandlat bl.a. ett avtal om utryckningspenning.
Delegationen för personalärenden ger utlåtanden men har ingen beslutanderätt. Det slutliga beslutet om förhöjning av den uppgiftsrelaterade lönen fattas av sektordirektören eller den tjänsteinnehavare till vilken befogenheten delegerats. Utlåtandet binder beslutsfattaren såtillvida att om delegationen inte förordar förslaget till löneförhöjning ska frågan överlåtas till nämnden för beslut om
framställningen inte dras tillbaka.
Strategiska frågor och ärenden som anknyter till arbetsgivarpolitik behandlas i stadsstyrelsen. Sådana saker är bland annat:
- det personalpolitiska programmet under varje strategiperiod och vid behov oftare
- personalplanen varje år
- personalbokslutet varje år och uppföljning av personalutvecklingen i samband med delårsrapporterna
- ansökning om förtjänsttecken varje år
- ibruktagandet av eventuella lönesystem såsom motivations- eller resultatlönesystem.
Delegationen för personalärenden är inget samarbetsorgan och ersätter inte förhandlingsförfarandet mellan arbetsgivaren och personalorganisationerna.
12
6
Samarbete
Samarbetskommittén
Samarbetet mellan Borgå stad och personalen bygger på samarbetslagen för kommunerna. Genom samarbetsförfarandet strävar man efter att öka personalens påverkningsmöjligheter när det
gäller arbetet, arbetsprocesserna och utvecklingen av arbetskollektivet och samtidigt arbeta för att
stadens verksamhet är ekonomisk och bedrivs effektivt.
Samarbetskommitténs uppgift är att på en allmän nivå utveckla samarbetet i Borgå stad och svara
för att bestämmelserna i arbetarskyddslagarna och arbetarskyddsavtalet för den kommunala sektorn följs. Samarbetskommittén är ett samarbetsorgan för arbetsgivaren och personalen och fungerar som den arbetarskyddskommission som förutsätts i lagen om tillsynen över arbetarskyddet.
Samarbetskommittén består av 14 ledamöter, av vilka fem representerar arbetsgivaren och nio representerar personalen; arbetarskyddsfullmäktigena och huvudförtroendemännen. Personaldirektören är samarbetskommitténs sekreterare. Samarbetskommittén sammanträdde 10 gånger under
året.
Samarbetskommittén har behandlat förutom inomhuslufts- och arbetarskyddsärenden också bl.a.
personalens talkoledigheter, stadens linjedragningar för mobil utrustning och mobila tjänster samt
anvisningar för sociala medier. Samarbetskommittén godkände en anvisning om anmälan av arbetsolycksfall och svarade på initiativet "Borgå stad ska bli en tryggare arbetsplats" samt godkände
företagshälsovårdens verksamhetsplan för åren 2014–2016 och ansökan om ersättning för företagshälsovårdens kostnader beträffande år 2012.
Kommittén behandlade frågor som tagits upp i inspektionsprotokoll upprättade av ansvarsområdet
för arbetarskyddet vid Regionförvaltningsverket i Södra Finland och följde vid behov upp åtgärderna som vidtogs, ombildning av tjänsteförhållanden till arbetsavtalsförhållanden och budgetramen för år 2014.
Vid mötena har man också regelbundet behandlat Borgå stads strategiprocess samt kommunstrukturreformen. Hur åtgärder som resultaten av personalenkäterna har gett upphov till har genomförts diskuterades i samarbetskommittén ännu på våren. På hösten blev det klart att 2014 års
personalenkät kan genomföras som Kevas förfrågan om arbetspuls.
Arbetsgruppen för arbetshälsa (Tyhy-gruppen)
Tyhy-gruppens uppgift är att för samarbetskommittén bereda ärenden som anknyter till arbetshälsa
och arbetarskydd.
13
Till arbetsgruppen hör personaldirektören (ordf.), arbetarskyddschefen (sekr.), arbetarskyddsfullmäktige och en representant för Kungsvägens arbetshälsa. Gruppen sammanträdde fem gånger.
Gruppen beredde till samarbetskommitténs möten bl.a. en anvisning för chefer om anmälan om
arbetsolycksfall, verksamhetsplanen för företagshälsovåren i Borgå stad 2014–2015 och ansökan
om ersättning för företagshälsovårdens kostnader beträffande år 2012 samt ärenden med anknytning till arbetarskyddskontroller som regionförvaltningsverket i Södra Finland utförde.
Gruppen antog verksamhetsplanen för arbetarskyddet för 2013 och följde dess realiserande.
Samarbetsgrupperna
Koncernförvaltningen, sektorerna och räddningsverket i Östra Nyland har egna samarbetsgrupper.
Samarbetsgruppernas uppgift är att främja samarbetet mellan personalen och sektorledningen i
enlighet med lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare. Sektorernas
chefer är ordförande och personalens företrädare är vice ordförande. Arbetarskyddsfullmäktigena
som företräder personalen är medlemmar i samarbetsgruppen.
I samarbetsgrupperna behandlades det bl.a. bokslutet och personalbokslutet för 2013, vidtagande
av åtgärder i personalenkäten och stadens strategi.
Samarbetsgruppen godkänner de arbetarskyddspar och Må Bra-agenter som valts för arbetsplatserna.
Tabell: Samarbetsgruppernas möten 2013
Samarbetsgrupp
Koncernförvaltningen
Bildningssektorn
Social- och hälsovårdssektorn
samarbetsgruppen för Räddningsverket i Östra
Nyland
Affärsverket Borgå lokalservice
Ordförande
Stadsdirektören
Bildningsdirektören
Social- och hälsovårdsdirektören
Räddningsdirektören
Verkställande direktör
Antal möten
5
5
5
4
3
Personalgruppen
Personalgruppen är det samarbetsorgan för personalen som avses i samarbetsförfarandet. Till
personalgruppen hör tio medlemmar som fackorganisationer valt och arbetarskyddsfullmäktigena.
Gruppen bereder gemensamma ståndpunkter som förs vidare, och ger utlåtanden och tar ställning
i frågor som berör hela personalen. Personalgruppen sammanträdde sex gånger under 2013.
Huvudförtroendemännen för JHL och FOSU är huvudförtroendemän på heltid. Huvudförtroendemännen för Jyty, FKT, TFO/SuPer och Tehy skötte sitt uppdrag på deltid eller vid sidan av sitt ordinarie arbete. I staden finns fyra arbetarskyddsfullmäktige.
Förtroendemännen har suttit som personalens representanter i samarbetskommittén, ledningsgrupperna och personalgruppen samt i olika intressebevakningsgrupper och andra arbetsgrupper.
14
Huvudförtroendemännen var med och förhandlade om ett avtal om tidsanvändning inom arbetarskyddet och personalgruppen var valbestyrelse vid höstens arbetarskyddsval.
Beredningen av ett personalprogram som anknyter till den nya stadsstrategin inleddes på hösten i
en arbetsgrupp där också huvudförtroendemännen var med.
Personalgruppen behandlade under året bl.a. ärenden som anknöt till kommunstrukturreformen,
kommunutredningen och vårdreformen samt stadens samarbetsförhandlingsärenden såsom organiseringen av instrumentvården, laboratoriet och röntgen samt ändringar i verksamheten av avdelningar på Näse.
Vid möten har det också behandlats aktuella ärenden i anslutning till arbetarskyddet, framför allt
har olika utmaningar med inomhusluften gett upphov till diskussion vid personalgruppens möten.
Under året avgavs ett utlåtande om kommunstrukturreformen med blickpunkten på personalen.
Arbetarskyddsverksamhet
Borgå stad som arbetsgivare ansvarar för och ser till att arbetarskyddsverksamheten genomförs i
samarbete med personalen.
Sektorerna, räddningsverket i Östra Nyland och kommunala affärsverk har den verkställande makten och bär ansvaret för arbetarskyddsfrågorna. Cheferna bedömer hur arbetarskyddsåtgärderna
ska prioriteras och beslutar hur de ska genomföras. Varje anställd ska vara medveten om farorna i
sitt arbete, hur han/hon skyddar sig mot dem samt följa de regler och anvisningar som gäller det
egna arbetet.
Ansvaret för uppföljningen av arbetarskyddsärenden hör till samarbetskommittén, arbetarskyddschefen som representerar arbetsgivaren och arbetarskyddsfullmäktige som representerar personalen.
Utvärderingar av arbetarskyddsrisker har genomförts i hela staden enligt den planerade tidsplanen.
Arbetarskyddsavdelningen vid regionförvaltningsverket i Södra Finland gjorde kontroller i kommuntekniken där det bedömdes byggherreuppgifter, utvärdering av faror och olägenheter med arbetet
och säkerhetsplaner för byggarbetsplatser. Kontroller gjordes också i byggningen av gator på
Majbergets detaljplanområde och Vårberga skola med anknytning till uppföljningen av hur verksamhetsanvisningen efterlevs. I inspektionsprotokollen gavs arbetsgivaren anvisningar för att rätta
till missförhållanden.
Arbetarskyddsparen
Det fanns arbetarskyddspar på 165 arbetsplatser. Arbetarskyddsparet bildas av den närmaste chefen och en representant som arbetsplatsens personal väljer inom sig.
15
Arbetarskyddsparets uppgift är att ge akt på arbetsplatsens arbetsförhållanden och arbetsklimat
och vara kontaktperson till arbetarskyddsorganisationen. Dessutom rekommenderas att arbetarskyddsparet är med om att upprätta arbetsplatsens program för arbetshälsa och är närvarande när
man går igenom arbetsplatsens resultat av personalenkäten. Arbetarskyddsparet och Må Braagenten arbetar tillsammans för att främja arbetshälsan på arbetsplatsen.
Arbetarskyddsparen för mandattiden 2014–2015 väljs senast 15.2.2014.
Olycksfall i arbetet och yrkessjukdomar
Borgå stad har försäkrat alla sina anställda mot olycksfall i arbetet. För den lagstadgade olycksfallsförsäkringen svarar If Skadeförsäkringsbolag Ab. Ersättningssystemet för olycksfall i arbetet
grundar sig på lagen om olycksfallsförsäkring.
Det gjordes 278 (218) anmälningar om arbetsolycksfall. Av de anmälda arbetsolycksfallen skedde
214 (163) i arbetet eller på arbetsplatsen, 46 (38) på arbetsresan, 11 (10) i arbetstrafiken och annanstans utanför arbetsplatsen.
Största delen av arbetsolycksfall orsakades av fall, plötsliga fysiska belastningar och steg på ett
vasst föremål. I olycksfallen skadades mest fingrar, händer och fötter. Olycksfallen ledde inte till
bestående invaliditet eller död. Sammanlagt 7 anmälningar inlämnades om olycksfall i arbetet (0).
Olycksfall i arbetet ledde till 1933 (1373) sjukdagar.
Sjukdagar till följd av olycksfall fördelar sig enligt
längden
ingen sjukfrånvaro
under 4 dagar
5-31 dagar
Antalet arbetsolycksfall st.
Över 31
13
212
35
18
Anvisningen om Anmälan av arbetsolycksfall och givande av försäkringsintyg uppdaterades
29.12.2013. I anvisningen poängteras bl.a. chefens ansvar vid anmälan av arbetsolycksfall, vidtagande av korrigerande åtgärder och uppföljning av sjukledighetsdagar.
Chefen ska se till att förhållandena som lett till arbetsolycksfall i arbetet eller arbetstrafiken genomgås på arbetsplatsmötet. På mötet diskuteras korrigerande åtgärder med personalen och åtgärderna antecknas i mötespromemorian. Efter att arbetsolycksfallet har inträffat ska arbetsplatsens
inskolningsanvisningar och bedömningen av arbetarskyddsrisker gås igenom och de uppdateras
vid behov. Chefen svarar för att åtgärderna verkställs.
Arbetsolycksfall som anmälts i hela organisationen uppföljs med fyra månaders mellanrum utifrån
rapporter försäkringsbolaget If har producerat. Arbetarskyddschefen, arbetarskyddsansvariga och
arbetarskyddsfullmäktige behandlar rapporterna vid möten med sektorer och affärsverk. Arbetarskyddsfullmäktige sänder rapporterna till sektorernas och affärsverkens ledningsgrupper för behandling.
För chefer ordnades inskolningsutbildning om ärendet 29.1.2014.
16
Frekvensen av olyckor 2009–2013
Olycksfallsfrekvensen hos Borgå stad
Olycksfallsfrekvensen i jämförelsegruppen
*Uppgifterna om jämförelsegruppen från 2013 erhålls år 2014.
Olycksfallsfrekvens = Antalet arbetsolycksfall/milj. arbetstimmar. Olycksfallsfrekvensen i jämförelsegruppen = olycksfallsfrekvensen i företag eller sammanslutningar inom en motsvarande bransch
i Finland.
Näringsgrensindelningen (TOL) motsvarar den indelning som Statistikcentralen upprätthåller.
Jämförelsegrupp: Offentlig förvaltning, kommunsektorn (TOL84)
Olycksfallen enligt omständigheter 2009-2013
250
214
200
150
126
100
123
128
145
50
0
2009
2010
2011
2012
På arbetsresa
I arbetstrafiken eller annanstans utanför arbetspaltsen
I arbete eller på arbetsplatsen
17
2013
Arbetsgruppen för inomhusluft
Arbetsgruppen sammanträdde två gånger för att behandla frågor i anslutning till inomhusluft på arbetsplatserna, utgående från misstankar gällande inomhusluft som anmälts till lokalcentralen. I arbetsgruppen gick man också igenom åtgärder som vidtas för att avhjälpa problemet eller minska
olägenheterna. Problem med inomhusluften kan leda till sjukdom. I vissa fall ligger de som grund
för misstankar om yrkessjukdomar.
Dessutom ordnades det för arbetsgruppen ett seminarium med temat utvecklingen av inomhusluftsprocessen. På seminariet avtalades det att anvisningen om hur en anmälan vid misstänkta
problem med inomhusluften görs, aktörernas roller och kommunikationen uppdateras under år
2014.
I arbetsgruppen sitter sakkunniga från hälsoskyddet och lokalcentralen, arbetarskyddschefen och
arbetarskyddsfullmäktigena samt representanter för Kungsvägens arbetshälsa.
18
7
Personalstruktur, personalkostnaderna och arbetsinsats
Antalet ordinarie anställningsförhållanden ökade med 41
och antalet visstidsanställningsförhållanden minskade med
14.
Antalet anställda hela staden
Ordinarie, visstidsanställda, befriade från eget
uppdrag och korttidsanställda 2009-2013
4000
3500
Antalet anstälda
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie (heltid)
2610
2588
2550
2627
2668
Visstidsanställda (heltid)
844
820
872
919
905
Befriade från eget uppdrag
113
123
116
106
91
Kortidsanställda
36
43
24
44
57
3603
3574
3562
3696
3721
Totalt
Antalet anställningsförhållanden var i slutet av 2013 3721, vilket är 25 anställningsförhållanden mer
än i slutet av 2012. Antalet ordinarie anställningsförhållanden var 2668 (2627), vilket är 41 ordinarie anställningsförhållanden mer än i slutet av 2012. Antalet ordinarie anställda har ökat just på stadens sektorer sammanlagt med 59 anställningsförhållanden. Vid affärsverken har antalet permanent anställda minskat tillsammans med 17 anställningsförhållanden. I affärsverken var antalet ordinarie anställningsförhållanden sammanlagt 329 st. (346 ordinarie anställda år 2012). Enligt det
19
elektroniska personalförvaltningssystemet finns det 155 (161) administrativa chefer, vilket är 4,17
% (4,35) av det totala antalet anställda. Siffran innehåller varken gruppledare eller chefer i arbetsledningen.
Förklaringen till det ökade antalet anställda är nya uppgifter som tillsatts enligt personalplanen.
Inom social- och hälsosektorn har man anställt hälsovårdare, social- och familjearbetare, en psykolog, en läkare på deltid och workshophandledarna som under flera år har varit anställda för viss tid
har fått en ordinarie anställning. Inom bildningssektorn har man fortsatt omvandlingen av de visstidsanställda skolgångsbiträdenas anställningsförhållanden till ordinarie, och en psykolog har anställts. Bildningssektorn har vidare som mål att tillsätta lärartjänster med behöriga tjänsteinnehavare då visstidsanställningen omvandlas till ett ordinarie tjänsteförhållande. Inom social- och hälsovårdssektorn har ordinarie anställningsförhållanden ökat med 31 och inom bildningssektorn med
16 anställningsförhållanden. Inom Räddningsverket i Östra Nyland har antalet ordinarie anställda
ökat med sju och inom koncernförvaltningen med fem anställningsförhållanden från det förra årsskiftte (bl.a controller och VVS-inspektör). Samtidigt har antalet anställda som är befriade från sitt
eget uppdrag minskat med 17 anställningsförhållanden. Dessa ordinarie anställda personer som
har varit i arbetsrotation har återvänt till sin egen sektor och syns nu i helhetsantalet ordinarie anställda.
Eftersom antalet anställningsförhållanden rapporteras enligt genomsnittssituationen årets sista
dag, varierar antalet årligen också till följd av lediga uppgifter. Om en uppgift är ledig vid årsskiftet,
riktas det inget ordinarie anställningsförhållande till den. När uppgiften tillsätts ökar antalet ordinarie anställningsförhållanden på motsvarande sätt. Dessa variationer syns årligen som ändring med
några anställningsförhållanden per sektor. När befattningar eller årsverken rapporteras har variationerna ingen avgörande effekt.
Antalet visstidsanställningsförhållanden var 905 (920) personer, vilket är 15 personer mer än år
2012. Antalet visstidsanställningar har minskat bl.a. till följd av att anställningsförhållanden har omvandlats till ordinarie.
Årsverken och arbetsinsats
Variationen av antalet anställda under året och andelen av personer i deltidsarbete i förhållande till
personalen bidrar till att ett årsverke bättre beskriver arbetskraften under året än antalet anställda
på en viss dag.
Årsverken 2013
Årsverken 2012
3 279,67 Förändring + 1,35 %
3 235,84
Årsverke = antalet tjänstgöringsdagar med lön på kalenderdagar / 365 * deltidsprocent.
När arbetsinsatsen räknas har alla frånvarodagar dragits av från årsverken. År 2013 var arbetsinsatsen utan undervisningspersonalens arbetsinsats 2 171,31 årsverken (2 137,84 år 2012). Arbetsinsatsen steg med 1,57 %. Förklaring till den ökade arbetsinsatsen är arbete som utförts under
den regelbundna arbetstiden. Hela personalens arbetsinsats ökade med 33,17 årsverken.
20
År
Regelbunden ar- Tilläggs- och överbetstid gjorda tim- tidsarbete gjorda
mar
timmar
Arbetstid gjorda
timmar sammanlagt
Årsverken
2013
2012
4 096 894,84
4 039 230,22
35 577,87
38 944,91
4 132 472,69
4 078 175,15
2 171,31
2 137,84
Förändring
57 664,62
-3 367,04
54 297,54
33,47
1,43 %
-8,65 %
1,33 %
1,57 %
År
2013
2012
Årsverken undervisningspersonal
636,60
636,90
Årsverken övrig personal
2171,31
2137,84
Sammanlagt
2807,91
2774,74
Förändring
33,17 (1,20 %)
Omsättning och språklig fördelning
Omsättningen bland de ordinarie anställda hos staden och affärsverken var 184 (167) personer.
Mängden var 17 större än år 2012. Av dessa gick 103 (67) personer i pension, vilket var 36 mer än
förra året. Enligt Kommunernas pensionsförsäkrings prognos går årligen 120–130 personer av
Borgå stads personal i pension. Utfallet har tidigare varit cirka hälften av prognosen men år 2013
har antalet pensionsavgångar stigit nästan till prognosen.
Av personalen var 69,9 % finskspråkiga (70,3 %) och 30,1 % svenskspråkiga (29,7 %). Lönesystemet möjliggör inte andra språkval än finska eller svenska, så antalet personer med främmande
språk kan inte fås.
21
Könsfördelning
Av hela personalen var 77,9 % (78,0 %) kvinnor och 22,1 % (22,0 %) män. Männens relativa andel
har ökat en aning och kvinnornas relativa andel har respektive sjunkit. Den största procentuella andelen kvinnor finns på vårdsektorn, dvs. inom social- och hälsovårdssektorn (93,2 %) och i affärsverket Kungsvägens arbetshälsa (88,0 %). Mest män finns det på Räddningsverket i Östra Nyland
(83,8 %) och i affärsverket Borgå vatten (76,6 %).
Könsfördelning 2013
% av personalen
120,00%
100,00%
80,00%
60,00%
40,00%
20,00%
0,00%
Borgå stad
Social- och
Koncernför
Bildningsse
hälsovårdse
valtning
ktorn
ktorn
Östra
Nylands
räddningsv
erket
Affärsverke
Affärsverke Affärsverke
t
t Borgå
t Borgå
Kungsvägen
vatten
lokalcentral
s
arbetshälsa
Man
22,10%
50,20%
6,80%
17,10%
83,80%
76,60%
19,90%
12,00%
Kvinna
77,90%
49,80%
93,20%
82,90%
16,20%
23,40%
80,10%
88,00%
22
De vanligaste yrkesklasserna
Den största personalgruppen är vårdpersonal, sammanlagt 740 personer, vilket är 24 personer fler
än år 2012. Därefter kommer fostringspersonalen 602 (588) personer, annan personal 586 (582)
personer och grundskolelärare, 469 (469) personer. Antalet anställda enligt yrkesklasser har beskrivits i det nedanstående diagrammet.
Antalet anställda hos staden enligt yrkesgrupper
2013
800
700
600
500
741
603 586
469
400
300
238 230
200
193
147
111
100
84 65 63
49 24
23 19 17
13 10 6
4
4
4
2
1
0
VÅRDPERSONAL
ÖVRIG PERSONAL
FOSTRINGPERSONAL
GRUNDSKOLELÄRARE
BYRÅPERSONAL
ÖVRIGA LÄRARE
RÄDDNINGSVERKSAMHET
STÄDNINGSPERSONAL
KOSTSERVEICEPERSONAL
LÄKARE/TANDLÄKARE
GYMNASIELÄRARE
ÖVRIGA CHEFER
AMBULANSSJUKVÅRD
ANSVARIF FÖR RESULTATENHETEN
GRUNDSKOLORNAS DIREKTÖRER/REKTÖRER
DAGHEMSDIREKTÖRER
ANSVARIG SKÖTARE
ANSVARIG FÖR RESULTATOMRÅDET
FÖREBYGGANDE FÖR OLYCKOR
ADMINISTRATIVA CHEFER
ANSTALTPERSONAL
SAMMANSATTPERSONAL
GÅRDSKARLAR
RÄDDNINGSFÖRVALTNINGEN
Arbetskraftskostnader 2013
Arbetskraftskostnaderna avser skattepliktiga bruttoinkomster ökat med arbetsgivaravgifter. Till lönekostnaderna räknas bl.a. lönen för den regelbundna arbetstiden, ersättningar för övertids- och
skiftarbete, semesterersättningar, semesterpengar, övriga tillägg och arvoden samt övriga lönekostnader som anknyter till arbetet. Uppgifterna har samlats ur stadens lönesystem.
23
Män
Kvinnor
Sammanlagt
€
27 505 060
86 887 560
114 392 620
Lönebikostnader
6 033 510
19 059 655
25 093 165
Sammanlagt
33 538 570
105 947 215
Timmar
1 164 049
3 637 854
139 485 785
4 801 903
*Kalkylmässiga lönebikostnader 21,9 %
SEKTOR
Löner och arvoden, miljoner €
Antalet anställda
31.12.2013
31.12.2012
ändring, %
2013
2012
ändring, %
259
261
-0,8 %
10,3
10,3
0,0 %
Social- och hälsovårdssektorn
1050
1021
2,8 %
36,0
35,2
2,3 %
Bildningssektorn
1758
1756
0,1 %
50,5
49,2
2,6 %
260
251
3,6 %
7,4
7,1
4,2 %
Borgå vatten
47
47
0,0 %
1,8
1,8
0,0 %
Kungsvägens arbetshälsa
25
22
13,6 %
1,1
0,9
22,2 %
322
338
-5,0 %
8,4
8,3
1,2 %
3721
3696
0,6 %
115,5
112,8
2,4 %
Koncernförvaltningen
Räddningsverket i Östra Nyland
Borgå lokalservice
TOTALT
24
8
Pensionsavgångar
Medelåldern för dem som gick i ålderspension enligt lagen om kommunala pensioner (KomPL) var
63,6 år, dvs. 0,4 år lägre än 2012. Under år 2013 var det sammanlagt 76 personer som gick i ålderspension som nämns i KomPL. De som går i ålderspension har oftast arbetat som primärskötare, närvårdare, fastighetsskötare, lokalvårdare och byråsekreterare eller kanslist.
De flesta kommunalt anställda omfattas av KomPL. Av lärarna omfattas bland annat de gymnasielärare och lärare inom den grundläggande utbildningen, vilka är födda 1970 eller senare och vilkas
anställningsförhållande började 1999 eller senare, av KomPL. Övriga lärare omfattas av lagen om
statens pensioner (StaPL).
Medelåldern för dem som har gått i ålderspension enligt KomPL:
2009
2010
2011
2012
2013
__________________________________________________
63,3
63,5
63,6
64,0
63,6
Medelåldern för alla som gått i någon form av pension enligt KomPL (ålderspension, invalidpension, rehabiliteringsstöd, delinvalidpension, arbetslöshetspension) har sjunkit med 0,4 år sedan
2012. En förklaring till den lägre medelåldern är att medelåldern hos dem som gått i invalidpension
är avsevärt lägre än under tidigare år.
Medelåldern för alla som har gått i någon form av pension enligt KomPL
2009
2010
2011
2012
2013
_______________________________________________
59,1
58,7
60,1
61,4
59,5
Enligt prognoser från Kommunernas pensionsförsäkring kommer 781 personer att gå i pension under åren 2014–2020.
25
I tabellen nedan kan man se de arbetstagargrupper hos staden som uppskattas ha mest pensionsavgångar under de sex närmaste åren. Tabellen innehåller de personer som fyller 64 under respektive år. Siffran för år 2014 innehåller också personer över 64. Den genomsnittliga pensioneringsåldern hos stadens anställda är 63,6 men det är sannolikt och eftersträvansvärt att en del av
de anställda fortsätter ännu efter att de har fyllt 64.
Rekryteringen kommer att ha sina största utmaningar i vårduppgifter och särskilt i rekryteringen av
närvårdare. Tillsammans med ökat servicebehov är behovet av närvårdare alarmerande stort. Den
följande stora gruppen finns inom undervisningspersonalen. Trots yrkesbenämningarna är gruppen
lärare inte homogen utan behovet fördelas jämnt till olika undervisningsuppgifter.
I fråga om förvaltningen kommer årligen många anställda i byråsekreterarens och motsvarande
uppgifter att pensionera sig. Antalet i förhållande till deras totala antal är högt. I fråga om denna
grupp blir det särskilt viktigt att tyst kunskap överförs, det hittas alternativa handlingsmodeller och
att datatekniken utnyttjas. För att sektorerna och arbetsenheterna i tillräckligt omfång kan beakta
sina rekryteringsbehov ska de vid sidan av pensionsavgångar också beakta annan omsättning.
Personer som fyller/har fyllt 64 under åren 2013-2016
Yrkesbenämning
Närvårdare m.fl.
Lärare, lektor, rektor
Familjedagvårdare
Byråsekreterare, kanslist m.fl.
Lokalvårdare, städare
Kokerska, kostservicearbetare
Skolgångsbiträde
Chefsuppgifter
Sjukskötare m.fl.
Öviriga skötare och vårdare
Läkare
Socialarbetare
2014 2015 2016 2017 2018 2019
10
4
0
5
6
4
2
2
4
1
1
1
26
8
3
3
2
13
2
1
1
4
1
0
1
19
4
2
4
3
6
3
3
1
2
1
0
16
5
1
6
7
4
4
3
9
3
3
1
12
9
2
2
10
4
2
5
3
1
2
0
15
15
1
7
2
4
2
5
4
4
0
0
2020 yht.
17
14
6
2
10
0
4
4
4
3
2
97
54
15
28
51
24
18
23
29
15
7
5
9
Sjukfrånvaro
När det gäller att få sjukskrivningarna under kontroll, visar olika undersökningar att tidigt ingripande
medför positiva effekter som förkortar sjukfrånvaron. Modellen för tidigt ingripande har använts
länge.
Borgå stads anvisning är att tidigt ingripa i längre och upprepande sjukfrånvaron. Tidigt ingripande
behandlas vid olika utbildningar som har riktat sig till chefer, anställda och arbetarskyddsparen.
Tabell: Jämförelse av siffror i anknytning till sjukfrånvaro 2009-2013
Sjukdagar sammanlagt
(inkl. affärsverken)
Sjukdagar i förhållande till antalet anställda
Lönekostnader
för sjukfrånvaron
(inkl. affärsverken)
2009
2010
2011
2012
2013
45 762
48 838
41 858
45 936
49 093
48 165
46 679
47 109
12,75
13,74
13,53
12,63
12,66
3 087 510
3 249 559
3 198 114
3 200 737
3 318 844
Statistiken över sjukfrånvaron 2013 visar att antalet sjukdagar för hela staden har ökat lite. När antalet anställda samtidigt har ökat har antalet sjukdagar i förhållande till antalet anställda (12,66 dagar/person) ändå hållit sig på nästan samma nivå. Statistiken anger antalet sjukdagar som kalenderdagar och siffran kan inte direkt jämföras med uppgifter som anges som arbetsdagar.
Sjukfrånvaron fördelas på följande sätt: Antalet sjukdagar på 1–5 dagar ökade med 198 dagar,
sjukdagar på 6–60 dagar ökade med 336 dagar, sjukdagar på 61–180 minskade med 231 dagar
och sjukdagar på över 180 dagar ökade med 164 dagar. Mest finns det sjukskrivningar som var 660 dagar långa.
27
Sjukfrånvaron 2013 - Borgå
Diagnosfördelning enligt sjukdomshuvudgrupperna
Kungsvägens arbetshälsa 1.1. - 31.12.2013
Övriga diagnos
26 %
Mentala störningar
16 %
Luftvägssjukdomar
10 %
Ingen diagnos
4%
Stöd- och
rörelseorganen
29 %
Skador och
förgiftningar
15 %
Lagen om företagshälsovården och sjukförsäkringslagen ändrades 1.6.2012 så, att arbetsgivaren
måste anmäla alla sjukledigheter som varar över 30 dagar till företagshälsovården. Reformen strävar efter att få företagshälsovården med i ett allt tidigare skede när det är fråga om sjukdomar som
hotar bli långa. Anmälningsskyldigheten har nu för första gången varit i kraft över ett år, vilket innebär att diagnosuppgifterna i regel täcker alla sjikdagar som har varat över 5 dagar. Man behöver
vanligen inte inlämna ett läkarintyg över sjukledigheter som är 1–5 dagar långa.
Av de 42 332 sjukdagar (18 731) som registrerades vid Kungsvägens arbetshälsa under året orsakades 28,9 % (37,1 %) av sjukdomar i stöd- och rörelseorganen, 16,0 % (17,3 %) av mentala störningar, 9,4 % (12,5 %) av luftvägssjukdomar och sammanlagt 26 % (33,0 %) av övriga diagnoser.
28
10
Rekrytering
Rekryteringsannonser och tillstånd för tillsättande av
tjänster
I rekryteringsplanen som utarbetades år 2012 redogörs det för utvecklingen av rekryteringsbehovet
fram till år 2019. Förutom pensionsavgångar påverkas rekryteringsbehovet också av ökade behov
av tjänster och annan omsättning. Utifrån dokumentet gör sektorerna sina egna rekryteringsplaner
med utvecklingsprogram. Personalledningen och rekryteringsgruppen i centralen för förvaltningstjänster uppdaterade tillsammans organisationens rekryteringsanvisningar.
Stadens centraliserade rekryteringsannonsering sköttes vid centralen för förvaltningstjänster. Arbetsplatsannonseringen gjordes nästan helt elektroniskt ocj alla lediga arbetsplatser annonserades
i programmet Kommunrekry. Även sökning till lediga platser skedde elektroniskt. De lediga arbetsplatserna publicerades alltid på stadens egna webbsidor och huvudsakligen också på arbets- och
näringsbyråns sidor. Det publicerades 366 (522) arbetsplatsannonser. I annonserna fanns det
sammanlagt 677 arbetsplatser att söka. Till de lediga arbetsplatserna lämnades det in sammanlagt
5908 ansökningar. Under året publicerade man 33 (54) avgiftsbelagda annonser i olika tidningar.
Arbetsplatsannonser och lediga ar-
2013
2012
betsplatser enligt sektorerna
Koncernförvaltningen
19/112
19
Bildningssektorn
215/316
170
Social- och hälsovårdssektorn
106/204
116
7/8
14
18/27
8
Räddningsverket i Östra Nyland
Affärsverken
Sommararbetsplatser
Sammanlagt
9/201
195
374/868
522
Man fortsatte med tillståndsförfarandet för att tillsätta tjänster och befattningar, vilket hänger ihop
med programmet för balansering av stadens ekonomi. Under året ansöktes 702 (717) tillstånd för
att tillsätta en tjänst eller befattning. Även om största delen av sökta tillstånd beviljades kan man
anta att rekryteringar övervägdes allt noggrannare till följd av förfarandet.
29
Tillsättningstillstånden enligt sektorer 2011
2013
2012
Koncernförvaltningen
58
16
Bildningssektorn
320
316
Social- och hälsovårdssektorn
265
251
Räddningsverket i Östra Nyland
7
14
Affärsverken
52
120
Sammanlagt
702
717
30
11
Lönejusteringar
Höjningar 1.2.2013
I enlighet med de kommunala arbets- och tjänstekollektivavtalen användes de lokala justeringspotterna för vidareutveckling av lönesystemet, tillrättande av lokala missförhållanden i lönesättningen
samt stöd för omorganisering av verksamheter och arbetsuppgifter så att resultaten blir bättre. Justeringspotten användse till höjning av uppgiftsrelaterade löner och individuella tillägg. Som allmän
höjning av höjdes den uppgiftsrelaterade lönen eller därmed jämförbar lön med 1,46 % hos dem
som omfattas av AKTA, TS och TIM-AKA. I fråga om UKTA var höjningen 1,36 % och i fråga om
LÄKTA 1,3 %.
Vid sidan av de allmänna höjningen fördelades de lokalt avtalade potterna enligt avtalsområdena
som följer:
AKTA
0,6 % av lönesumman
den fördelade summan 23 988,31 euro
+ Tehys andel 4 281,07 euro
UKTA
0,3 % av lönesumman
den fördelade summan 5 232,51 euro
TS
0,6 % av lönesumman
den fördelade summan 6 531,56 euro
TIM-AKA
0,6 % av lönesumman
den fördelade summan 7,75 euro
i timlönen
31
12 Personalinvesteringar
Satsningar på personalen kan anses som investeringar.
Nyckeltalen som beskriver personainvesteringar betyder i
detta sammanhang kostnader för anställningen, kostnader
för utveckling av kunnandet, välfärdsarbete samt köp av
personalrelaterade tjänster såsom kostnader för företagshälsovården.
Utvecklingen av personalens kunnande, upprätthållande och förbättrande av välfärden förutsätter
också en finansiell satsning. Arbetshälsan innehåller bl.a. verksamheter som ofta uppfattas som
självklarheter: personalutbildning, företagshälsovård, arbetarskydd, arbetsplatsmotion och arrangemangen kring personalbespisning. Genom att dessa satsningar görs synliga kan man visa arbetsgivarens färdighet att satsa på personalens välfärd. I kommuner som år 2011 deltog i en undersökning (Excenta) var den genomsnittliga summan som investerades i arbetshälsan och som räknades på ovannämnda sätt 564 € per person.
Personalinvesteringar i Borgå 2013 € nettokostnader
521 233 €
Personalutbildning
Verksamheten med arbetshälsa på sektorerna
68 042 €
Lunchsedlar
55 596 €
Rekreations-, kultur- och fritidsverksamhet (inkl. friskvårdscheckarna)
71 224 €
Arbetsplatsmotions- och Må bra-verksamheten
19 302 €
Övriga projekt (användningen av det centraliserade anslaget
för arbetshälsa och övriga projekt, t.ex. Edupoli)
35 270 €
787 428 €
Företagshälsovården, NETTO
1 558 092 €
Personalinvesteringar sammanlagt
Personalinvesteringar var i sin helhet sammanlagt 425 €/person (innehåller inte kortvariga anställningsförhållanden) (295 € år 2012). Ökningen beror på att anslaget för företagshälsovården var
större. Utan kostnader för utbildning och företagshälsovården var personalinvesteringarna 297 100
€, dvs. 68,10 €/person (81,35 €).
32
På centraliserad utbildning satsades det mer än under
förra året
Utbildning
Utbildningsutgifterna inom hela organisationen var 467 528 € (438 919 €). Kostnaderna för centraliserad utbildning uppgick till 13 767 € (22 060 €). Centraliserat ordnades 44 (31) utbildningar. I utbildningar deltog ca 1200 personer.
Utbildningsutgifter i hela organisationen 2013
Koncernförvaltningen
107.865,19
Social- och hälsovårdssektorn
149.598,91
Bildningssektorn
210.527,70
Sammanlagt
467.527,70
Räddningsverket i Östra Nyland
53.241,14
I utbildningen som ordnades år 2013 lades det särskilt vikt vid datateknikutbildning. I och med att
det nya intranätet öppnades ordnades det utbildning både för producenter av sidornas innehåll och
för basanvändare. Det ordnades 24 utbildningar om intranätet och över 400 personer deltog i dem.
För chefer ordnades det mötesutbildning i vilken det deltog 25 chefer. Det ordnades en ESKOchefsutbildning. 21 chefer från olika sektorer deltog i utbildningen. 17 chefer höll på och avlade
specialyrkesexamen i ledarskap. Antalet chefsinformationsmöten var under året 10. I informationsmöten deltog i genomsnitt 25 chefer/gång.
Centraliserade utbildningar
2012
2013
Antal centraliserade utbildningar i genomsnitt/år
31
44
Antal deltagare i centraliserad utbildning/år
1 647
1277
Idrottsevenemang under Må bra-veckan
452
503
Utbildningar som ordnats
Utbildning
Deltagare
Typ
Bekämpning av mobbning på arbetsplatsen och uppförande i trakasseringsfall samt trakassering
på webben
110
Föreläsning om arbetshälsa
Reilua peliä työyhteisötaidoilla
28
Föreläsning om arbetshälsa
Du är mera än du anar
145
Föreläsning om arbetshälsa
33
Hitta dina egna resurser
24
Föreläsning om arbetshälsa
Mieli(puoli) maailmanvaltana
210
Föreläsning om arbetshälsa
Asenne ratkaisee
40
Föreläsning om arbetshälsa
Utbildning för producenter av innehåll på intranätet
(7 utbildningar)
57
IT-utbildning
Utbildning för basanvändare av
intranätet
(17 utbildningar)
345
IT-utbildning
Excel, fördjupande
15
IT-utbildning
Illustrator-utbildning
15
IT-utbildning
Svenska språket, vårdbranschen
15
Språkutbildning
Svenska språket, fortsättningskurs
14
Språkutbildning
Diskussion på svenska
13
Språkutbildning
ESKO-chefsutbildning
21
Chefsutbildning
Fungerande möten
25
Chefsutbildning
Informationsmöte för chefer
(10 utbildningar)
i genomsnitt 25 deltagare/gång
Chefsutbildning
Presentation av arbetsgivaren
45
Arbetssäkerhetskortsutbildning
(4 stycken).
70
Arbetarskyddsutbildning
Förebyggande av säkerhetsrisker
och hantering av hotande situationer inom social- och hälsovården
60
Arbetarskyddsutbildning
Arbetssäkerhetsutbildning
25
Arbetarskyddsutbildning
34
Läroavtalsstuderande
År 2013 hade Borgå stad sammanlagt 79 ingångna läroavtal.
Läroanstalt
Läroavtalscentret
Point College
Practicum
Antalet avtal
52
17
10
Genom läroavtal studerade man bl.a. specialyrkesexamen i ledarskap (18), till närvårdare (23), till
uppdrag inom lokalvården och kostservicen (18) samt uppdrag inom ekonomiförvaltningen (11).
Övriga examina som avläggs genom läroavtal var skolgångsbiträde, familjedagvårdare och yrkesexamen i informations- och kommunikationsteknik.
Rekreationsverksamhet
Nettoutgifterna för rekreationsverksamheten inom den centraliserade verksamheten var 53 928 € ,
dvs. ca 15 €/person.
Fr.o.m. februari har personalen kunnat använda friskvårdscheckar. I och med att de togs i bruk har
nettokostnaderna för rekreationsverksamheten stigit.
Antalet besök i rekreationsverksamheten var 10 344, av vilket största delen var simning. Antalet
friskvårdscheckar som såldes till personalen var sammanlagt 13 610 stycken.
Tio fritidsstugor avsedda för personalen och deras familjer hyrdes ut för tiden 30.4 – 4.10.2013. De
vinterbonade stugorna Mesimarja och Ahomansikka hyrdes ut året runt. Stugorna ligger i Skeppars
i Sondby, Tolkis och Veckjärvi. Nettokostnaderna för stugor var 17 296 € (8 187 €). Hyreskostnaderna för stugorna har stigit avsevärt under de senaste åren. Även om priserna på stugor har höjts
har nettokostnaderna för dem ökat.
Tabell: Deltagande i rekreationsverksamheten 2009-2013
Aktiviteter/Verksamhet
Aktiviteter, bl.a. teater- och
museibesök, trädgårdsutfärd
Fritidsstugor
Seriebiljetter till bio
Seniorverksamhet
Motionsverksamhet
Deltagare sammanlagt
Deltaganden
2009
519
228
148
1071
8246
10212
Deltaganden
2010
472
247
236
1140
8325
10420
35
Deltaganden
2011
383
236
251
1067
7637
9574
Deltaganden
2012
641
237
452
1006
7414
9750
Deltaganden
2013
543
234
468
1352
7747
10344
13
Företagshälsovårdstjänster
Avtalet, verksamhetsplaner och kostnader
Borgå stad har ingått ett avtal med Kungsvägens arbetshälsa om företagshälsovårdstjänster. För
företagshälsovården för personalen vid Kungsvägens arbetshälsa svarar Mehiläinen Oy. Dessutom har Räddningsverket i Östra Nyland ett avtal om företagshälsovårdstjänster med Lovisa
stad/Mediverkko Terveyspalvelut Oy.
Avtalen omfattar lagstadgade hälsovårdstjänster och sjukvårdstjänster som arbetsgivaren ordnar
frivilligt. Verksamheten styrdes av verksamhetsplanen för företagshälsovården 2013-2015.
Kungsvägens arbetshälsas verksamhet byggde i enlighet med planen på mera arbetsplatsorienterad. Som grund för verksamheten ligger arbetsplatsutredningarna. Till utredningen hörde omfattande preliminära utredningar: planering av arbetsplatsbesöket, observationer som görs på arbetsplatsen, identifiering av de centrala riskfaktorerna i arbetet och planering av eventuella fortsatta utredningar och hälsoundersökningar. Man upprättar en rapport över arbetsplatsutredningen och besöket, i vilken man planerar bl.a. uppföljningen och rehabiliteringsbehov och rekommenderar åtgärder för bättre arbetsförhållanden.
Kostnaderna för företagshälsovårdstjänster i Borgå stad och affärsverken var enligt budgetuppgifter 1 346 515 €. Fpa betalar ersättningar 50–60 % av godkända kostnader. Det uppskattade ersättningsbeloppet är 673 257 €.
36
14
Intern kommunikation
Ett nytt intranät öppnades i november. Det nya intranätet är klarare och mångsidigare och har
många egenskaper som ett s.k. socialt intranät har. Även antalet innehållsproducenter ökade.
Intranätets betydelse som huvudkanalen för intern kommunikation växte.
Veckoinfo publicerades i elektronisk form på intranätet och på pedanet som används av bildningssektorn. Till de arbetsplatser där man inte har tillgång till dator, skickades Veckoinfo fortfarande i
tryckt form. Veckoinfon skickades i tryckt form till 70 arbetsplatser. Under året skrevs 51 Veckoinfon.
I Veckoinfo informerar man om lediga arbetsplatser, rekreationsverksamhet och Må Bra-verksamhet. I Veckoinfo meddelar man också om centraliserad utbildning och ger annan allmän information
till de anställda. Meddelanden och annonser publiceras också alltid på intranätet.
Informationsmöten för chefer hölls en gång i månaden med undantag för sommaruppehållet. Under året hölls 10 informationsmöten för chefer. På informationsmöten diskuterade man aktuella
ärenden och gick igenom stadens anvisningar.
37
15 Diagram
Antalet anställda 31.12.2013:
Antalet anställda hos hela staden
2009-2013
4000
3500
Antalet personer
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
2009
2010
2011
2012
2013
2340
2315
2300
2366
2398
Befriade från eget uppdrag
(heltid)
99
106
109
98
82
Visstidsanställda (heltid)
411
404
430
487
488
Korttidsanstälda (heltid)
36
39
20
43
55
Ordinarie (deltid)
252
256
234
246
257
Befriade från eget uppdrag
(deltid)
14
17
7
8
9
visstidsanställda (deltid)
169
146
150
145
139
4
4
1
2
Ordrinarie (bisyssla)
18
17
16
15
13
Deltidsanställda (bisyssla)
264
270
292
287
278
Totalt
3603
3574
3562
3696
3721
Ordinarie (heltid)
Korttidsanställda (deltid)
38
Utvecklingen av antalet anställda
inom konsernförvaltningens personal
2009-2013
300
Antalet personer
250
200
150
100
50
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie
195
189
226
230
234
Visstidsanställda
28
30
19
22
18
Befriade från eget uppdrag
7
11
11
8
6
Korttidsanställda
1
2
1
1
1
231
232
257
261
259
Totalt
Utveclingen av antalet anställda inom social- och
hälsovårdsektorns personalen
2009-2013
1200
Antalet personal
1000
800
600
400
200
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie
794
795
740
747
778
Visstidsanställda
153
137
175
207
201
Befriade från eget uppdrag
20
23
25
31
21
Korttidsanställda
35
38
18
36
50
1002
993
958
1021
1050
Totalt
39
Utvecklingen av antalet anställda inom
bildningssektorns personalen
2009-2013
Antalet personer
2000
1800
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie
1187
1187
1142
1170
1186
Visstidsanställda
547
530
532
528
517
Befriade från eget uppdrag
80
83
68
57
54
Korttidsanställda
0
3
2
1
1
1814
1803
1744
1756
1758
Totalt
Utvecklingen av antalet anställda inom
Östra Nylands räddningsverkets personalen
2009-2013
300
Antalet personer
250
200
150
100
50
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie
113
112
105
134
141
Visstidsanställda
98
106
107
107
114
Befriade från eget uppdrag
2
1
6
7
4
Korttidsanställda
0
0
1
3
1
213
219
219
251
260
Totalt
40
Utvecklingen av antalet anstälda inom affarsverket
Borgå vatten
2011-2013
Antalet personalen
60
50
40
30
20
10
0
2011
2012
2013
Ordinarie
45
46
44
Visstidsanställda
4
1
3
49
47
47
Befriade från eget uppdrag
Korttidsanställda
Totalt
Utvecklingen av antalet anstälda inom affarsverket
Borgå lokalservice
2011-2013
400
350
Atalet personalen
300
250
200
150
100
50
0
2011
2012
2013
Ordinarie
273
282
263
Visstidsanställda
32
50
49
Befriade från eget uppdrag
5
3
6
Korttidsanställda
Totalt
2
3
4
312
338
322
41
Utvecklingen av antalet anstälda inom affarsverket
Kungsvägens arbetshälsa
2009-2013
30
Antalet personalen
25
20
15
10
5
0
2009
2010
2011
2012
2013
Ordinarie
18
18
19
18
22
Visstidsanställda
4
2
3
4
3
22
25
Befriade från eget uppdrag
1
Korttidsanställda
Totalt
22
20
42
23
Arbetsinsats
Personalens arbetsinsats som kalenderdagar
2009-2013
1 200 000
1 000 000
Antalet personal
800 000
600 000
400 000
200 000
0
Hela staden
2009
2010
2011
2012
2013
960 953
977 616
981 873
1 010 088
1 019 207
43
Åldersprofil
Personalens åldersprofil 31.12.2013
600
Medel åldern 44,80
Antalet personalen
500
400
300
200
100
0
-24
25-29
30-34
35-39
40-44
45-49
50-54
55-59
60-
Ordinarie
51
130
224
308
366
399
459
448
283
Visstidsanställda
141
136
104
155
108
123
99
96
91
Totalt
192
266
328
463
474
522
558
544
374
Den ordinarie personalens anställningstid
Det ordinarie personalens anställningstid
31.12.2013
700
Antalet personalen
600
500
400
300
200
100
0
Borgå stad
alle 5 V.
5 - 9 V.
10 - 14 V.
15 - 19 V.
20 - 24 V.
25 - 29 V.
30 V.-
606
553
416
286
337
243
227
44
Extern omsättning av ordinarie personal
Extern omsättning av ordinarie personal
och personal som gått i pension
2009-2013
250
Antalet personer
200
150
100
50
0
2009
2010
2011
2012
2013
Extern omsättning av ordinarie
personal
134
166
226
167
185
var av personal som gått i
pension
65
85
91
67
104
Sjukfrånvaro
Antalet sjukledighetsdagar
2009-2013
Antalet sjulöedighetesdagar
60 000
50 000
40 000
30 000
20 000
10 000
0
2009
2010
2011
2012
2013
1-5 dagar
12 356
11632
11 915
11 562
11 760
6-60 dagar
23 427
24423
23 567
23 326
23 662
61-180 dagar
7 421
8949
7 465
7 650
7 419
över 180dagar
3 310
4834
5 232
4 104
4 268
totalt
46 514
49 838
48 179
46 642
47 109
45
Antalet dagar
Sjukfrånvaro
Genomsnittlig frånvaro
2009-2013
16,00
14,00
12,00
10,00
8,00
6,00
4,00
2,00
0,00
Genomsnittlig sjukfrånvaro
2009
2010
2011
2012
2013
12,91
13,94
13,53
12,62
12,66
46