Transcript Samlad lägesbild och gemensam analys

PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
UTVECKLING AV SAMVER KAN I SYFTE ATT ÖKA SAMORDNINGEN AV SAMHÄLLETS
RESURSER FÖR ATT FÖRHINDRA OCH LINDRA STÖRNINGAR I SAMHÄLLET
Samlad lägesbild och
gemensam analys
Ett utvecklingsprojekt inom ramen för
Program för samverkan – Stockholmsregionen
Rapport 2012:06
- Länsstyrelsen i Stockholms län - Polismyndigheten Stockholms län - Trafikverket - SOS Alarm
- Stockholms läns landsting - Storstockhoms brandförsvar - Södertörns brandförsvarsförbund
- Brandkåren Attunda - Räddningstjänsten Norrtälje - Trafikkontoret i Stockholms Stad
- Stockholms Hamn - Storstockholms Lokaltrafik - Kommuner i Stockholms län
SLUTRAPPORT
SID 1 (46)
2012-12-11
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
2
1. SAMMANFATTNING
Utvecklingsprojektet Samlad lägesbild och gemensam analys är ett delprojekt inom
Program för Samverkan – Stockholmsregionen. Projektet har det övergripande syftet att
stärka den regionala förmågan att vid händelser av olika omfattning, så tidigt som möjligt,
kunna erhålla underlag för koordinerade ageranden och beslut. Att ha en gemensam
förståelse och samsyn kring såväl begrepp som arbetssätt är en central beståndsdel för
att detta skall kunna uppnås.
Utvecklingsprojektet avgränsades inledningsvis till att omfatta i förväg kända och plötsligt
uppkomna händelser inom ramen för fyra olika forum:
 Veckomöten
 Samordnade planeringsmöten
 Aktiverade samverkansfunktionsmöten
 Mötesforum för ledningscentraler, TiB och säkerhetschefer
I arbetet har såväl befintliga arbetsätt och metoder beaktats som det rådande
forskningsläget. Vidare har en stor del av analysarbetet genomförts inom ramen för
tillämpade diskussioner i en workshopserie med utvalda deltagare.
När lägesbilder skapas gemensamt mellan flera olika organisationer är det viktigt att det
finns en samsyn mellan samverkande organisationer kring vad begreppet ska innehålla. En
av svårigheterna som tidigt identifierades var aktörernas differentierade terminologi.
Såväl definitioner som arbetssätt och bakomliggande syfte med att skapa lägesbilder och
genomföra analyser skiljer sig delvis åt mellan olika aktörer, där skillnaderna framförallt
är hänförliga till aktörernas olika uppdrag och organisationernas utformning.
För att förenkla arbetet utarbetades inledningsvis ett förslag på gemensamma definitioner
syftandes till att underlätta dialogen mellan aktörerna. Dessa definitioner föreslås
användas när aktörerna samverkar i de fyra forum som detta projekt avser. På detta sätt
kan aktörerna bibehålla sin nuvarande interna terminologi samtidigt som risken för
missförstånd i samverkan med andra aktörer minskar. Projektet fokuserade därefter på
att utveckla och beskriva en övergripande arbetsprocess avseendes vilka steg som ingår i
skapandet av såväl den samlade lägesbilden som gemensamma analysen. Även de mjukare
faktorerna diskuterades, som exempelvis hur ett samverkansmöte modereras samt
vikten av att det finns en tydligt utsedd ordförande som kan ta på sig att leda eventuella
diskussioner i mål. Detta är inte alltid givet även om tumregel bör vara att den
organisation som initierat samverkansforumet också bör vara drivande samt ansvara för
att presentera forumets syfte i förhållande till rådande situation.
Kärnan i att skapa samlade lägesbilder består i att olika aktörer delger varandra
information om en händelse genom en strukturerad rapportering. Detta innebär
övergripande att enskilda organisationer tillgängliggör och förmedlar sin egen lägesbild
med stöd av en i förväg fastställd struktur. I analyssteget struktureras därefter den
förmedlade informationen, och analyseras varefter aktörerna kan förhandla för att lösa
eventuella motstridiga åsikter och göra en prioritering av identifierade åtgärder. Dessa
fyra moment, rapportering, strukturering, analys och förhandling utgör kärnan i processen
och beskrivs mer ingående i rapporten under respektive avsnitt för lägesbild och analys.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
3
INNEHÅLL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Sammanfattning ........................................................................................................................... 2
Inledning och förutsättningar ................................................................................................... 5
2.1 Bakgrund till Program för samverkan .................................................................................. 5
2.2 Program för samverkan ........................................................................................................... 5
2.3 Tidigare genomförda utvecklingsprojekt ............................................................................. 6
2.4 Projektberoenden till pågående och kommande projekt................................................ 7
Samlad lägesbild och gemensam analys.................................................................................. 8
3.1 Utvecklingsprojektets syfte och mål .................................................................................... 8
3.2 Utgångspunkt för utvecklingsprojektet................................................................................ 8
3.3 Projektorganisation och deltagare ........................................................................................ 8
3.4 Avgränsningar ............................................................................................................................ 9
3.5 Styrande principer .................................................................................................................. 10
Forskning och tidigare erfarenheter .................................................................................... 11
4.1 Vad är lägesbild? ...................................................................................................................... 11
4.2 Att skapa lägesbild .................................................................................................................. 11
4.3 Lägesbildens beståndsdelar ................................................................................................... 12
resultat och analys .................................................................................................................... 14
5.1 Nulägesanalys ........................................................................................................................... 14
5.1.1 Övergripande skillnader i arbetssätt .......................................................................... 14
5.1.2 Arbetet i samverkansforumen..................................................................................... 15
5.1.3 Arbetet med att skapa samlade lägesbilder .............................................................. 16
5.2 Önskvärt arbetssätt ............................................................................................................... 17
5.2.1. Gemensamma definitioner .......................................................................................... 17
5.2.2 Övergripande arbetsprocess ....................................................................................... 17
5.2.3 Samlad lägesbild .............................................................................................................. 19
5.2.4 Gemensam analys ........................................................................................................... 20
5.2.5 Strategisk analys .............................................................................................................. 21
Föreslaget arbetssätt utifrån nuvarande förutsättningar ................................................. 23
nästa steg .................................................................................................................................... 24
7.1 Förslag till omedelbara åtgärder.......................................................................................... 24
7.1.1 Framtagning/uppdatering av användarhandbok ....................................................... 24
7.1.2 Utbildning och lansering av metod ............................................................................. 24
7.1.3 Kontaktlistor ................................................................................................................... 24
7.1.4 Utvärdering ...................................................................................................................... 25
7.2 Långsiktiga förbättringsområden ......................................................................................... 25
7.2.1 Nationella definitioner .................................................................................................. 25
7.3 Återkoppling till implementeringslogg ............................................................................... 25
7.4 Återkoppling till kommande utvecklingsprojekt ............................................................ 27
Slutord......................................................................................................................................... 28
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
4
Bilaga 1 – Metod och arbetsprocess .............................................................................................. 29
Arbetsprocess ................................................................................................................................ 29
Sammanfattning av workshopserien .......................................................................................... 29
9. Appendix..................................................................................................................................... 36
9.1 Deltagarlista ............................................................................................................................. 36
9.2 Referenser ................................................................................................................................ 37
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
5
2. INLEDNING OCH FÖRUTS ÄTTNINGAR
I detta kapitel beskrivs bakgrunden till projektet, de övergripande målen för Program för
samverkan samt eventuella kopplingar och beröringspunkter till andra utvecklingsprojekt
inom programmet.
2.1 Bakgrund till Program för samverkan
Program för samverkan formades 2011 som ett resultat av en sammanslagning av två
omfattande projekt i regionen. Länsstyrelsen i Stockholm drev vid denna tidpunkt ett
projekt avseende övergripande krisledningskoordinering (Samverkansfunktionen
Stockholmsregionen) samtidigt som Stockholms stad drev ett projekt avseendes
samverkan i stort och en framtida samverkanscentral. Då dessa projekt till stor del
involverade samma organisationer och individer beslutades att sammanföra alla frågor
rörande hanteringen av samverkansprocesser och metoder till ett gemensamt program:
Program för samverkan – Stockholmsregionen.
2.2 Program för samverkan
Samverkan mellan krishanterande aktörer är en central del i det svenska
krishanteringssystemet. Genom samverkan mellan olika organisationer kan samhällets
resurser samordnas såväl före, som under och efter kriser, allvarliga och extraordinära
händelser. En förutsättning för detta är en väl fungerande vardagssamverkan. Det
övergripande målet för Program för samverkan – Stockholmsregionen är därför att
säkerställa förmågan att effektivt kunna samordna samhällets resurser för att förebygga
och minimera kända eller plötsligt inträffade händelser, olyckor och kriser.
Arbetet som bedrivs inom ramen för programmet syftar till att:
 Skapa ökad kunskap om- och förståelse för roller, ansvar och behov
 Skapa effektiva samverkansprocesser
 Skapa etablerade stukturer för samordnad planering och koordinerade beslut
Arbetet inom programmet har delats in i ett antal utvecklingsprojekt med olika
fokusområden. Eftersom utvecklingsprojekten i stor utsträckning tangerar varandra
genomförs de med viss överlappning. I figur 1: Utvecklingsprojekt inom Program för
samverkan – Stockholmsregionen framgår hur de olika utvecklingsprojekten förhåller sig till
varandra.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
6
Figur 1. Utvecklingsprojekt inom Program för samverkan – Stockholmsregionen
Programmet styrs av en övergripande programledning och beredningsgrupp.
Programledningen ansvarar bland annat för att hålla samman programmet och dess olika
utvecklingsprojekt, beredningsgruppen för att bidra med relevanta ingångsvärden,
resurser samt förankring.
2.3 Tidigare genomförda utv ecklingspro jekt
Av de utvecklingsprojekt som har genomförts är det främst Gemensam omvärldsbevakning
och informationsdelning, Snabba resultat och Processoptimering - de första 20 minuterna som i
knyter an till detta projekt.
Nedan beskrivs kortfattat syfte, mål och resultat för dessa tre projekt. Resultaten från
utvecklingsprojekten har använts som ingångsvärden till Samlad lägesbild och gemensam
analys.
 Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning
 Målet med utvecklingsprojekt var bland annat att skapa samsyn kring och ta fram
enhetliga arbetssätt för omvärldsbevakning och informationsdelning i länet.
Projektet mynnade både ut i en ökad samsyn mellan involverade aktörer och i
ett antal konkreta åtgärdsförslag. Deltagarna i projektet var representanter från
de veckomöten som Länsstyrelsen kallar till varje torsdag.
 Snabba resultat
 Delprojektet genomfördes i syfte att identifiera insatser och förbättra samverkan
med befintliga resurser. De förbättringsförslag som detta projekt resulterade i
samlades in och bearbetades inom ramen för samordningsgruppens
implementeringsinitiativ. Under våren 2012 genomfördes en översyn av de
aktuella initiativen. Inom ramen för översynen utreddes bland annat
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
7


prioriteringar och uppdaterade aktiviteter varpå ansvariga för de olika initiativen
utsågs för att få till ett mer sammanhållet arbete inom programmet.
Processoptimering – De första 20 minuterna
Detta projekt, som genomfördes i syfte att utveckla gemensamma
samverkansprocesser, delades upp i två delprojekt: De första 20 minuterna och
verksamhetens krav på fastigheten. Det första av dessa delprojekt fokuserade på
att skapa handlingsutrymme under en insats inledande skede emedan det senare
fokuserade på den fysiska utformningen av en ny samverkanscentral.
2.4 Projektberoenden till pågående och kommande projekt
Resultaten från Samlad lägesbild och gemensam analys kommer bland annat att utgöra ett
viktigt ingångsvärde till utvecklingsprojektet Regionalt ramverk för koordinerat
beslutsfattande, som påbörjas under hösten 2012. Utvecklingsprojektet har även en tydlig
koppling till andra projekt exempelvis:

Vardagssamverkan blåljus
Under två veckor i april satt operatörer från SOS Alarm, Polisens
länskommunikationscentral, Räddningscentral Södertörn och Storstockholms
räddningscentral sida vid sida i SOS Alarms larmcentral för att utveckla och
effektivisera blåljusmyndigheternas vardagssamverkan. Projektarbetet inleddes
med stöd från programledningen och genomfördes inom ramen för aktörernas
ordinarie verksamhet. MSB bidrog bland annat med resurser för utvärdering.
Projektet ska slutrapporteras under hösten 2012.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
8
3. SAMLAD LÄGESBILD OCH GEMENSAM ANALYS
I detta kapitel beskrivs utvecklingsprojektets syfte och mål, projektorganisation och
deltagare samt de avgränsningar som har fått styra och inrikta arbetet.
3.1 Utvecklingsprojektets syfte och mål
I utvecklingsprojektets förstadium samverkade programledningen med MSB för att
diskutera och fastställa syfte, mål och genomförande. I detta skede diskuterades bland
annat viktiga ingångsvärden och resultat från liknande genomförda projekt.
Förarbetet ledde till fastställandet av projektets övergripande syfte - att stärka den
regionala förmågan, att vid händelser av olika omfattning, så tidigt som möjligt, kunna
skapa underlag för koordinerade ageranden och beslut. Detta kan uppnås genom att en
samlad lägesbild av olika typer av händelser sammanställs varpå denna analyseras
gemensamt av berörda aktörer och organisationer.
Målet med utvecklingsprojektet är att skapa och dokumentera arbetsätt och rutiner för
att ta fram samlade lägesbilder och genomföra gemensamma analyser. Avsikten är att
dessa lägesbilder och analyser ska kunna utgöra ett stöd för berörda aktörer för att
kunna fatta koordinerade beslut.
3.2 Utgångspunkt för utvecklingsprojektet
Projektet har framförallt genomförts inom ramen för en workshopsserie. Den löpande
analysen, löpande projektresultat, lärdomar och utvecklingsbehov har genom detta
format hela tiden kunnat testas mot den operativa vardagen och redan befintliga
samverkansstrukturer. Resultatet från analyserna, befintlig forskning på området samt det
konkreta arbetet inom workshopsserien har därefter fått ligga till grund för
utvecklingsprojektets slutsatser.
3.3 Projektorganisation och deltagare
Projektorganisationen bestod övergripande av fyra olika grupper:
 Programledning och MSB
 Projektledningsgrupp
 Arbetsgrupp
 Referensgrupp.
Programledningen och MSB ansvarade framförallt inledningsvis för att definiera
projektets syfte och mål samt för att löpande ge projektledningen återkoppling och stöd,
genom att exempelvis tillhandhålla föreläsningar under projektets gång. Projektledningen,
som bestod av representanter från Länsstyrelsen i Stockholms län samt
programledningen ansvarade för att inrikta och leda arbetet. Arbetsgruppen deltog
under projektets workshops och bidrog även med befintlig metodik och erfarenheter
från sin hemmaplan. Arbetsgruppen bestod av representanter från Trafikverket, Polisen,
Storstockholms brandförsvar samt Södertörns brandförsvar. Slutligen användes även en
referensgrupp för att i olika skeden av projektet få feedback på- och förankra resultaten.
Referensgruppen bestod av representanter från bland annat MSB, Länsstyrelsen i
Stockholms län, regionens kommuner, Stockholm läns landsting, Trafikverket, Polisen
samt Södertörns brandförsvar. Nedan framgår hur programledning, projektledning,
arbetsgrupp och referensgrupp förhåller sig till varandra.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
9
Figur 2 Projektorganisation
3.4 Avgränsningar
Samverkan mellan krishanterande aktörer sker i en rad formella och informella forum i
Stockholmsregionen. Då det inte varit möjligt att ta alla dessa forum i beaktande enades
projektet inledningsvis om att avgränsa arbetet till fyra fördefinierande forum. Inom
ramen för projektet omfattas inte metodutveckling av enskilda aktörers lägesbilder och
analyser. Projektet omfattar inte heller samverkan som sker omedelbart i samband med
ett initialt utalarmeringsskede vid en plötsligt uppkommen händelse. Denna form av
samverkan analyserades i utvecklingsprojektet Processoptimering – De första 20 minuterna.
I valet av forum togs följande parametrar i beaktande:





Forumen ska representera olika ledningsnivåer
Forumen ska behandla händelser som sker i olika tidsperspektiv – såväl i förväg
kända händelser som plötsligt uppkomna händelser
Forumen ska representera både en operativ och strategisk samverkan
Forumen ska hantera händelser som påverkar eller kan påverka boendes,
företagares och besökares liv och hälsa, samhällets funktionalitet eller
grundläggande värden i Stockholmsregionen
Forumen ska vara identifierande, planerande, systemövergripande eller
åtgärdande.
Följande forum identifierades som en lämplig utgångspunkt för projektet:
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
10
Figur 3: Forum för samverkan
Med en i förväg känd händelse avses exempelvis en festival eller ett större evenemang
medan en plötsligt uppkommen händelse definieras som en i förväg okänd och oönskad
händelse med negativa konsekvenser för människa, miljö eller egendom.
Inom ramen för identifierande forum urskiljs händelser som aktörer kan komma att
behöva samverkan inför. Dessa behandlas som i förväg kända händelser. Inför större
evenemang och händelser som kräver en omfattande samverkan sker detta inom ramen
för planerande forum.
Vid plötsligt uppkomna händelser görs en skillnad mellan systemövergripande forum och
åtgärdande forum. De förstnämnda syftar i första hand till samverkan på strategisk nivå
medan åtgärdande forum behandlar den mer ”minutoperativa” samverkan mellan
exempelvis ledningscentraler.
3.5 Styrande principer
Då avsikten varit att utvecklingsprojektets arbete ska kunna leda till att erfarenheter och
lärdomar fångas upp har ledordet ”lärande” tillåtits prägla projektet i sin helhet.
Diskussionerna fördes därför enligt principen ”högt i tak”. Detta för att främja att såväl
styrkor som svagheter i befintliga arbetssätt och rutiner skulle tydliggöras under
arbetsprocessen.
Utifrån vunna erfarenheter och lärdomar är tanken på sikt att arbetet ska utmynna i ett
förankrat och dokumenterat arbetssätt. Förankring av framtagna rutiner och mallar
kommer förslagsvis att ske genom praktisk tillämpning inom ramen för
samverkansfunktion Stockholmsregionen.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
11
4. FORSKNING OCH TIDIGA RE ERFARENHETER
I detta kapitel ges en kortfattad beskrivning av det rådande forskningsläget kring
begreppen lägesbild och gemensam analys.
4.1 Vad är lägesbild?
En lägesbild är en beskrivning av centrala och viktiga aspekter av ett pågående
händelseförlopp. Det kan exempelvis vara en beskrivning av en pågående kris eller en
redogörelse för den rådande situationen inför en händelse eller ett evenemang.
Beroende på vem eller vilka som skapar en lägesbild och i vilket sammanhang den skapas
kan den anta olika skepnader och erhålla olika egenskaper1. Lägesbild är därför som
begrepp svårdefinierat eftersom den kan ha olika innebörder i olika sammanhang. Detta
visas inte minst genom att det inom forskningslitteraturen inte finns en enhetlig definition
av lägesbild. Landgren definierar lägesbild som de meningsfulla beskrivningar av den
verklighet som behöver hanteras av aktörerna2. Dessa beskrivningar utgör lägesbildens
centrala beståndsdelar och kan ses som den samlade informationsbasen som aktörerna
utgår ifrån för att hantera en pågående händelse3.
Informationen som utgör en lägesbild kan vara såväl konkret och beständig som abstrakt
och flyktig. Att bringa överblick och ordning i denna informationskomplexitet kan sägas
vara lägesbildens främsta egenskap; den hjälper aktörer att ”frysa eller materialisera den
samlade kunskapen om den aktuella händelsen”, vilket i sin tur hjälper aktörerna att
skapa strukturer inom och mellan organisatoriska enheter samt mellan flera
organisationer4. Exakt vad begreppet ska innehålla är dock både svårt och ofta inte
önskvärt att fastställa, aktörerna måste själva ha möjlighet att fylla begreppet efter den
egna organisationens behov för att säkerställa att lägesbilden svarar mot organisationens
behov.
När lägesbilder skapas gemensamt mellan flera organisationer är det dock viktigt att det
finns en samsyn mellan de samverkande organisationerna kring vad begreppet ska
innehålla. Ledningsnivåer i olika organisationer som har särskilt central funktion vid
samverkan med andra organisationer bör säkerställa en språklig kompetens kring andra
organisationers syn på lägesbild5. Att tillsammans med övriga aktörer i förväg fastställa
ett begreppsligt samförstånd är centralt för att kunna skapa en meningsfull gemensam
lägesbild. Var och en av aktörerna kan ha olika modeller för lägesbild, men i det
gemensamma forumet måste de tala samma språk. För att göra detta behöver både
individer och organisationer diskutera vad de själva anser att en lägesbild bör bestå av
och vilken roll lägesbilden skall ha i organisationens ledningsmetodik.6
4.2 Att skapa lägesb ild
Lägesbilder kan skapas utifrån olika utgångspunkter och med olika syften beroende på
såväl det inträffade som den aktör som hanterar händelsen. Något förenklat tenderar det
1
Nulden et al, s 13
Ibid, s 23
3
Ibid, s 36
4
Ibid, s 25
5
Ibid, s 36
6
Ibid, s 36
2
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
12
att i huvudsak finnas två olika metoder som krishanterande aktörer använder för att
skapa lägesbild: informationsorienterad och kommunikationsorienterad.
Den informationsorienterade metoden syftar till att säkra och skapa faktisk information
såsom kartmaterial, bilder, fysisk utbredning, mätdata, översikt över vilka beslut som
tagits för att hantera läget etc.7 Processen syftar till att inhämta information som kan
besvara ett antal fördefinierade teman som organisationen på förhand bestämt är
centrala för lägesbild.8 Inkommande underrättelser placeras in i dessa teman för att
skapa en enhetlig bild av situationen. Den informationsbaserade metoden är vanligt
förekommande inom Polis, Räddningstjänst, Ambulanssjukvård och SOS-alarm som
hanterar situationer av en lägre komplexitetsgrad.9 Med komplexitetsgrad avses hur
komplex situationen är för den aktuella verksamheten att hantera. Detta innebär att en
situation i generella termer kan vara komplex men samtidigt är situationen inte komplex
för den aktuella aktören att hantera. Kännetecken för den informationsorienterade
metoden är fördefinierade teman, inhämtning av underrättelser samt beskrivningar
relaterade till fysiska objekt (platser, enheter, antal drabbade, etc.).10
Den kommunikationsorienterade processen handlar mer om att etablera relationer mellan
organisationer för att kunna hantera och skapa gemensamma beskrivningar av händelser.
Syftet med den kommunikationsorienterade processen är att etablera och upprätthålla
nätverk i vilket frågeställningar kring händelseutvecklingen kan formeras.11 Detta innebär
att lägesbilden blir ”starkt orienterad kring att presentera vilka aktörer som är
aktiverade och vilka frågeställningar som de olika aktörerna arbetar med. Processen
resulterar i olika teman som växer fram genom diskussion, förhandling och utövande av
inflytande avseende möjliga tolkningar av händelseutvecklingen.”12 Den
kommunikationsorienterade processen är vanlig inom kommun, länsstyrelse och
expertmyndigheter som i högre grad hanterar och skapar lägesbilder utifrån situationer
som för verksamheten innebär hög komplexitet.13 Processen kännetecknas av
framväxande teman, dialog och förhandling samt beskrivningar som är relaterade till
organisationen eller de olika organisationer som samverkar.14
4.3 Lägesbildens beståndsdelar
Som nämnts ovan kan en lägesbild innehålla många olika delar beroende på vilket syfte
den fyller. Inom forskningslitteraturen lyfts följande beståndsdelar fram som vanligt
förekommande:15

7
Inträffad händelse
Beskriver den inträffade händelsen, det specifika skadefenomenet, dess
geografiska placering och de som drabbats, och kan starkt variera mellan olika
organisationer beroende på de olika perspektiv som aktörerna agerar utifrån)
Ibid, s 23
Ibid, s 23
9
Ibid, s 23
10
Ibid, s 23
11
Ibid, s 24
12
Ibid, s 24
13
Ibid, s 24
14
Ibid, s 24
15
Ibid, s 15
8
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
13




Händelseförlopp
Beskriver den inträffade händelsen över tid, t.ex. hur situationen har utvecklat sig
på en given plats, nya händelser, spridningseffekter etc.
Resursanvändning
T.ex. beskrivningar där organisationens egna resurser listas och där resursernas
geografiska placering visas på kartmaterial
Åtgärder och beslut
Beskrivningar av åtgärder och formella beslut som är tagna i relation till en
inträffad händelse och ett händelseförlopp
Prognos
Med ovanstående komponenter som hjälp skapas en prognos över den
kommande framtiden, där man beskriver förväntningar och det som kan komma
att inträffa, aktiviteter som behöver genomföras och vilka mål som
organisationen ska sträva mot.
Ovanstående beståndsdelar är typiska framförallt för de traditionella blåljusaktörerna.
Utöver dessa finns två komponenter som är vanligt förekommande vid mer komplexa
situationer, som innefattar flera olika ansvarsområden, eller där det är svårt att avgöra en
händelses orsak och verkan.16 Dessa beståndsdelar är Samverkansanalys samt Uppgift och
ansvarsanalys.
 Samverkansalanys
 Används vid komplexa situationer där en organisation måste förhålla sig till andra
aktörer ”på ett sätt som normalt inte krävs vid de mer vardagliga händelserna”,
och beskriver t.ex. vilka andra aktörer som är involverade samt vilka aktörer och
funktioner som ännu inte har aktiverats.17 När flera olika organisationer är satta
att samarbeta med varandra skapas ofta friktion mellan de medverkande
organisationerna. Samverkansanalys är ett sätt att minska denna friktion. Genom
att identifiera och beskriva de olika organisationernas medverkan, ansvar och
behov kan onödiga friktioner undvikas.

16
17
18
Uppgift och ansvarsanalys
Används vid händelser som är sällan förekommande eller sker i en skala som
skiljer sig från det normala, hjälper till att lösa frågor kring vem som har ansvaret
för specifika uppgifter som behöver lösas och vem som informerar allmänheten
etc.18 Uppgift och ansvarsanalys är ett sätt att reda ut oklara ansvarsförhållanden
och bringa klarhet i de olika tolkningar av ansvarsläget som organisationer har
med sig in i olika händelser.
Ibid, s 15
Ibid, s 18
Ibid, s 19
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
14
5. RESULTAT OCH ANALYS
I detta kapitel beskrivs slutsatserna från projektet, samtliga genomförda workshops och
resultaten från den analys och de resonemang som har förts under projektets gång.
Slutligen presenteras även ett förslag på arbetssätt utifrån nuvarande förutsättningar samt
rekommendationer för nästa steg.
5.1 Nulägesanalys
Projektet inleddes med en nulägesanalys, där projektgruppen tillsammans med de olika
deltagarna fastställde ett övergripande nulägesbild. Analysen genomfördes framförallt
som en workshopserie, där deltagarna med utgångspunkt i befintliga samverkansforum
fick beskriva hur arbetet med lägesbilder och analyser bedrivs idag. För en fullständig
förteckning över genomförda workshops hänvisas till bilaga 1.
5.1.1 Övergripande skillnader i arbetssätt
Det kan konstateras att synen på själva begreppet lägesbild delvis skiljer sig åt mellan
olika aktörer. Beroende på vem som avses, vilket arbetssätt som tillämpas och vilka
verksamhetsmål som styr konstaterades att det finns ett antal övergripande skillnader
som kan sammanfattas enligt följande:

Lägesbildens syfte
För vissa aktörer är syftet med att upprätta en lägesbild att skapa en egen
överblick av händelsen. Andra aktörer upprättar istället lägesbilder för att i
första hand dela med sig av informationen till andra aktörer.

Metod för att skapa lägesbild
Aktörerna använder sig av både informations- och kommunikationsorienterade
metoder för att skapa lägesbilder. Den informationsbaserade metoden används
framförallt av blåljusmyndigheter och grundar sig i att aktörerna utbyter
information med varandra i syfte att kunna fatta väl underbyggda beslut. Det
kommunikationsorienterade tillvägagångssättet används mer för att etablera och
upprätthålla nätverk, exempelvis i syfte att följa och forma en händelseutveckling.
Denna metod används främst av kommuner, länsstyrelser, landsting och
expertmyndigheter.

Utgångspunkt för lägesbilden
De flesta aktörer upprättar lägesbilder med utgångpunkt i en händelse eller
situation medan exempelvis Polisen, i specifika fall, kan upprätta en lägesbild
utifrån ett individperspektiv.

Verksamhetens organisering
Aktörer såsom SOS-alarm, MSB, Polisen, räddningstjänst och Trafikverket har i
regel ledningscentraler emedan organisationer som Länsstyrelsen och
Landstinget har tjänstemän i beredskap (TiB). Ett fåtal av kommunerna i regionen
har även en TiB medan de övriga istället har en säkerhetschef (som i vissa fall har
en beredskapsfunktion).

Terminologi
Eftersom det saknas en gemensam definition och terminologi för lägesbilder,
samlade lägesbilder och gemensam analys inom forskningsvärlden faller det sig
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
15
naturligt att arbets- och remissgruppens aktörer även använder en differentierad
nomenklatur. Detta kan dock leda till missförstånd, felaktiga analyser och beslut.

Verktyg
Under workshopserien framgick det att aktörerna använder sig av olika
hjälpmedel för att sammanställa sina enskilda lägesbilder. En förklaring till detta
är troligtvis att olika aktörer även har olika behov. Vissa använder sig exempelvis
av samverkanswebben medan andra använder WIS eller interna webbaserade
verktyg. Detta medför att det i dagsläget inte finns någon samstämmighet kring
hur lägesbilder visualiseras och görs tillgängliga.
5.1.2 Arbetet i samverkansforumen
Som en del av nulägesanalysen tydliggjordes även hur arbetet i nuläget bedrivs inom
ramen för de fyra befintliga forumen som projektet utgick från
Veckomöten:
Varje torsdag kallar Länsstyrelsen i Stockholms län ett antal krishanterande aktörer till
en samverkanskonferens. Deltagare vid mötena är bland annat representanter från syd-,
mellan- och nordkommunerna i länet, Stockholms läns landsting, länets
brandförsvarsförbunden, Kustbevakningen, Polisen, SL och Trafikverket. Under mötena
delger aktörerna varandra information om händelser som har inträffat eller kommer att
inträffa inom den närmaste tiden. I de fall två eller fler aktörer identifierar ett
samverkansbehov inför en händelse sker denna samverkan därefter utanför ramen för
veckomötena. Forumet används således i första hand i informationssyfte och kan därför
liknas vid ett identifierade forum.
Samordnad planering:
Inför stora händelser såsom officiella besök, idrottsevenemang eller andra stora publika
arrangemang samverkar en rad krishanterande aktörer i ett planerande forum. Detta
sker inom ramen för samordnade planeringsforum. Inom ramen för dessa forum finns
ingen på förhand fastslagen agenda eller deltagarlista – forumen ändrar således form och
syfte beroende på händelsen som aktörerna behöver samverka inför. Det är oftast den
organisation som initierar forumet som också leder det och kallar till möten. Det finns
dock tillfällen då en organisation kan initiera forumet medan en annan organisation
övertar att leda/koordinera arbetet i forumet. Till skillnad från veckomötena, som oftast
behandlar händelser som inträffat eller kommer att inträffa inom en månad, sker denna
samverkan i regel utifrån ett längre tidsperspektiv.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
16
Aktiverad samverkansfunktion:
Vid stora, allvarliga eller svåröverblickbara plötsligt uppkomna händelser kan det finnas
ett behov för de krishanterande aktörerna att verka inom ett systemövergripande forum.
Denna samverkan sker i en aktiverad samverkansfunktion. Forumet kan aktiveras av alla
krishanterande aktörer och har inte någon på förhand fastlagd mötesagenda eller
deltagarlista. Detta gör att forumet lätt kan anpassas till den händelse som inträffat och
det samverkansbehov som därmed finns.
Ledningscentraler, TiB, säkerhetschefer:
Forumet används vid händelser där aktörerna behöver samverka i operativa frågor.
Precis som för den aktiverade samverkansfunktionen så finns det för detta forum inte
någon på förhand fastslagen agenda eller deltagarlista. Den operationella samverkan kan i
vissa fall bestå av att två ledningscentraler delger varandra information, men kan även
omfatta en samverkanskonferens mellan ett flertal aktörer. Samverkan kan därför ses
vara åtgärdande. Tidsperspektivet som detta forum verkar i kan därför sägas vara både
kortsiktigit och långsiktigt.
Den aktiverade samverkansfunktionen och samverkansforumet för
ledningscentraler/TiB/säkerhetschefer kan vara verksamma under samma händelse. Även
om det förstnämnda forumet generellt arbetar på ett strategiskt och mer långsiktigt plan
kan det samtidigt finnas behov av en operationell samverkan. Omvänt är det vid
händelser där endast det operationella forumet är aktiverat också troligt att aktörerna
kommer att fatta en rad strategiska beslut även inom ramen för detta forum.
Sammantaget ger det att gränssättningen mellan dessa två forum kan vara svårt att
urskilja.
5.1.3 Arbetet med att skapa samlade lägesbilder
Lägesbilder upprättas i olika omfattning och format i Stockholms län inför, under och
efter händelser. Arbetet varierar dock mycket beroende på bland annat händelsens
omfattning, komplexitet och antalet inblandade aktörer. Vid mindre omfattande
händelser kan det räcka med att två aktörer delger varandra information om hur de
hanterar händelsen. Det kan även röra sig om att aktörerna delger varandra information
om att en händelse kommer att inträffa. Inför eller under mer komplexa händelser kan
det dock krävas att aktörerna delger varandra mer omfattande information.
Aktörernas differentierade terminologi och syfte för lägesbilder samt de olika metoderna
som används för att skapa lägesbilder riskerar dock att, i förlängningen, kunna leda till att
svårigheter när beslut skall fattas. För att underlätta arbetet med lägesbilder bör det
därför finnas gemensamma definitioner som används av aktörerna när de gemensamt
diskuterar lägesbilder och analyser.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
17
5.2 Önskvärt arbetssätt
5.2.1. Gemensamma definitioner
En av svårigheterna som identifierades var aktörernas differentierade terminologi när vid
sammanställning av lägesbilder och analyser. Arbets- och remissgruppen kom därför fram
till följande förslag på definitioner:





Aktör eller verksamhet:
Med aktör eller verksamhet avses en organisation eller delar av en organisation
som deltar i hanteringen av eller i planeringen inför en eller flera händelser.
Egen lägesbild:
Informationen som beskriver en kommande eller pågående händelse för en aktör
eller en verksamhet. I detta fall avses den lägesbild som används internt inom
organisationen eller verksamheten.
Förmedlad lägesbild:
Den information som förmedlas till andra aktörer eller verksamheter. För den
förmedlade lägesbilden finns ett gemensamt stöd i form av gemensamma
informationspunkter som utgör grunden för lägesbilden.
Samlad lägesbild:
Den sammanlagda informationen från minst två aktörers eller verksamheters
förmedlade lägesbilder
Gemensam analys:
Gemensam bedömning av det rådande läget inför eller under en händelse.
Dessa definitioner föreslås användas när aktörerna samverkar i de fyra forum som detta
projekt avser. På detta sätt kan aktörerna bibehålla sin nuvarande interna terminologi
samtidigt som risken för missförstånd i samverkan med andra aktörer minskar.
5.2.2 Övergripande arbetsprocess
Det kan konstateras att det inte finns någon absolut gränsdragning mellan de olika
stegen; lägesbild, analys och beslutsfattande. Stegen utgör viktiga ingångsvärden för
varandra, där exempelvis den gemensamma analysen är beroende av att det finns en
samlad lägesbild och där ett koordinerat beslutsfattande förutsätter att en samlad
lägesbild och gemensam analys har genomförts.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
18
Figur 5. Övergripande arbetsprocess
Som framgår av figur 5 påverkar utfallet av den samlade lägesbilden och den
gemensamma analysen både de koordinerade besluten och aktörernas egna lägesbilder.
När aktörerna tagit del av varandras information kan det innebära att de behöver
revidera sin egen lägesbild, vilket återigen kan påverka den samlade lägesbilden. Detta
leder till att det är viktigt för aktörerna att ta i beaktande att en samlad lägesbild och
gemensam analys endast beskriver händelsen vid en viss specifik tidpunkt. Det kan därför
vara av vikt att analysera lägesbilden även i termer av en trolig utveckling av händelsen. I
den gemensamma analysen bör aktörerna även identifiera insats- och åtgärdsbehovet för
att hantera händelsen. Detta bör göras såväl samlat, d.v.s. identifiering av gemensamma
åtgärder, som enskilt för varje aktör.
Även om det inte finns någon absolut gränsdragning mellan de olika stegen kan
arbetsprocessen beskrivas i termer av att den samlade lägesbilden omfattas av
rapportering från de berörda aktörerna. I analyssteget struktureras informationen, och
analyseras varefter aktörerna kan förhandla för att lösa eventuella motstridiga åsikter och
göra en prioritering av identifierade åtgärder. Dessa fyra moment beskrivs mer ingående
respektive avsnitt för lägesbild och analys nedan.
En viktig aspekt för att samlade lägesbilder och gemensamma analyser ska kunna leda till
koordinerade beslut är hur samverkansmötena modereras. Det bör exempelvis finnas en
tydligt utpekad ordförande. Denne måste dock inte nödvändigtvis representera den
aktör som initierade sammankallningen av forumet. Vidare bör det finnas ett tydligt
definierat syfte och mål för samvekan. Målbilden varierar givetvis beroende på vilket
forum som avses även om den gemensamma nämnaren i samtliga fall är att komma
överrens om en gemensam informationsmängd samt gemensam tolkning av denna
informationsmängd. Vad gäller ansvaret för själva sammanställningen av såväl lägesbilden
som analysen är det i dagsläget endast under veckomötena som det finns en utpekad
sammankallande part, som både driver mötena och ansvarar för att sammanställa all
information. I andra forum bör detta hanteras genom att en ansvarig aktör utses under
ett pågående möte.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
19
5.2.3 Samlad lägesbild
Lägesbilder är i regel inte statiska, de förändras i takt med att en händelse
utvecklas och genom att förutsättningarna för att hantera en händelse förändras.
Det ligger även i händelsens natur att de aktörer som berörs av händelsen
påverkas i olika utsträckning. Detta medför exempelvis att en aktör som bara
berörs marginellt av en händelse kan sammanställa en förhållandevis statisk
lägesbild, som inte behöver revideras nämnvärt i takt med att händelsen utvecklas.
Andra aktörer, vars inblandning i händelsen är mer omfattande, kan komma att
behöva uppdatera och revidera sin lägesbild med kortare tidsintervall. En av
svårigheterna med att skapa en samlad lägesbild är därför att den kan ändras bara
någon minut efter att den sammanställts.
Kärnan i att skapa en samlad lägesbild är att möjliggöra för aktörerna att delge varandra
information om händelsen. I ett inledande rapporteringssteg tillgängliggörs därför de
förmedlade lägesbilderna där den enskilda organisationen redogör för sina fakta och
bedömningar med stöd av de rubriker som tagits fram. I detta steg skall övriga
organisationer ta del av rapporteringen utan att ifrågasätta de beskrivningar som ges. När
samtliga organisationer redovisat sina förmedlade lägesbilder övergår analysen i nästa
steg.
Lägesbilder fyller olika syften för Stockholmsregionens krishanterande aktörer. Det
medför att lägesbilderna skiljer sig åt beroende på exempelvis det uppdrag som aktören
har vid en händelse. För att underlätta arbetet med att sammanställa lägesbilder föreslår
därför projekt-, arbets-, och referensgruppen att aktörerna använder sig av ett
gemensamt arbetssätt för att sammanställa förmedlade lägesbilder. Med den förmedlade
lägesbilden avses de lägesbilder som aktörerna delger varandra. Denna modell är endast
tänkt att förenkla dialogen mellan aktörerna vid händelser som leder till att aktörerna
samverkar i något av de fyra forum som detta utvecklingsprojekt avser. Syftet är således
inte att ersätta de befintliga processer och metoder som aktörerna använder för att
upprätta lägesbilder inom den egna verksamheten.
Som stöd för att skapa en samlad lägesbild föreslås att aktörernas förmedlade lägesbild
sammanställs med hjälp av följande rubriker:
 Fakta om situationen – Kortfattad beskrivning av den inträffade händelsen,
dess sammanhang och informationsbehov utifrån aktörens perspektiv.
 Trolig utveckling av händelsen – Vilket är det bästa, mest troliga och det
värsta utfallet av händelsen ur aktörens perspektiv samt vilka konsekvenser får
respektive utfall.
 Bedömning av möjligheten att hantera händelsen – Kortfattad
beskrivning av möjligheten att hantera händelsen.
 Behov av ytterligare samverkansnivå och vidare eskalering. Finns tillräckliga
mandat för att fatta beslut?
 Åtgärdsförslag – Beskrivning av vidtagna och planerade åtgärder. I detta steg
kan det även vara relevant att fundera över förmodade konsekvenser för andra
aktörer och för samhällets funktionalitet.
 Samordningsbehov – Beskrivning av behovet av att samverka för att kunna
hantera händelsen.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
20

Frågor som aktören behöver få svar på – Vilka frågor behöver aktören
ställa till andra berörda verksamheter.
Samtliga av dessa punkter kommer sannolikt inte att behöva avhandlas vid ett
samverkansforum. Vid händelser där ledningscentraler samverkar med varandra kan det
hända att aktörerna endast behöver delge varandra fakta om händelsen och en trolig
utveckling av händelsen. Stödpunkterna ovan utgör därför endast en riktlinje för vilken
information som kan vara lämplig att sammanställa för att förmedla hur händelsen
påverkar en aktör samt i ett nästa steg hur händelsen förmodas påverka samhället i stort.
5.2.4 Gemensam analys
Syftet med den gemensamma analysen är att aktörerna ska kunna bilda sig en balanserad
uppfattning om en given situation. Analysen kan därefter ligga till grund för gemensamma
och koordinerade beslut.
Analysen av de förmedlade lägesbilderna görs i samband med att informationen delas och
sammanställs. Ett sätt att göra detta på är att låta respektive aktör redogöra för sin
förmedlade lägesbild varpå deltagarna tillsammans gör en bedömning av läget.
Bedömningen sker då utifrån de tidigare nämnda rubrikerna som ligger till grund för
sammanställningen av lägesbilderna. På så vis fungerar rubrikerna både som en
innehållsmässig struktur men också som rubriker för reflektion där olika aktörers
perspektiv kan balanseras.
Formerna för en gemensam analys kan ske på olika sätt varför nedan angiven beskrivning
av de huvudsakliga stegen skall ses som ett försök från projektets sida att tydliggöra hur
en sådan analys skulle utformas. De olika stegen är: strukturering, reflektivanalys samt
förhandling.
Strukturering: De förmedlade lägesbilderna skall nu struktureras så att de tillsammans
skapar en gemensam informationsmängd som med flera perspektiv beskriver den aktuella
händelsen. Syftet med struktureringen är att säkerställa att information som förmedlas av
organisationerna hanteras systematiskt för att undvika att viktig information ej når alla
organisationer. Sådan strukturering kan ske på flera olika sätt men där fakta om det
inträffade, organisationens bedömningar om egen förmåga att hantera händelsen samt
tidsperspektiv bör göras särskilt tydliga. I detta steg är det lämpligt att de enskilda
organisationerna inhämtar kunskap från övriga organisationer kring de eventuella
frågor/informationsluckor som behöver fyllas. När strukturering av de förmedlade
lägesbilderna är klar skall det ha resulterat i att det finns en gemensam
informationsmängd som underlag för fortsatt analys.
Reflektiv analys: Den gemensamma informationsmängden kommer att kunna tolkas och
bedömas på olika sätt beroende på organisationernas olika uppdrag, resurser och
erfarenheter. Dessa olikheter skall nu tydliggöras i en analys som syftar till att identifiera
alternativa tolkningar och bedömningar av den inträffade händelsen, dess påverkan och
behov av samverkan kring specifika frågor. Därför skall nu en gemensam analys ske där
bedömningar av den samlade informationsmängden genomförs. Denna analys bygger till
stor del på erfarenhetsbaserad reflektion med inslag av stöd i enklare analysmallar. När
analysen är klar har ett antal olika tolkningar identifierats och dokumenterats.
Exempel på perspektiv/frågeställningar som kan vara viktiga att ta med är bl.a:
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
21






Finns det några hjälpbehov som inte blir åtgärdade?
Arbetar de olika aktörerna/organisationerna/gemenskaperna i harmoni med
varandra eller finns det konflikter och motstridiga operativa mål?
Hur fungerar beroenden mellan olika aktörer/organisationer/gemenskaper?
I vilken utsträckning är den enskilda och hennes förmåga en resurs i
sammanhanget?
Finns behov av att formulera en gemensam inriktning?
Beaktas direktiv eller vägledning från regeringen och/eller sektoransvarig central
myndighet?
Förhandling: I det avslutande analyssteget genomförs en diskussion kring möjliga
konflikter som kan uppstå på grund av de olika tolkningarna samt eventuella
konsekvenser som det kan innebära för de olika organisationernas insats mot den
aktuella händelsen. Syftet med detta steg är att säkerställa att medverkande
organisationer har en god uppfattning och förståelse för de olika perspektiv som
påverkar organisationernas sammanlagda insatser mot händelsen. I denna diskussion är
det rimligt att en viss form av förhandling kommer att ske där organisationernas
bedömningar delvis närmar sig varandra.
Resultatet av den gemensamma analysen består av en beskrivning av händelsen från flera
perspektiv, en beskrivning av organisationernas insatser, identifierat samverkansbehov,
samt identifierade åtgärder som behöver genomföras. Dessa resultat kan därefter bland
annat fungera sin ingångsmateral för en diskussion kring koordinerade beslut.
Det är viktigt att ta i beaktande att den gemensamma analysen av en händelse även kan
bestå i att två aktörer mycket kortfattat ger varandra en beskrivning av händelsen.
Analysen behöver i dessa mindre sammanhang således inte vara en konkret
”slutprodukt” i termer av ett sammanställt dokument. Det bör dock poängteras att
någon form av loggning av analysen alltid är att föredra.
5.2.5 Strategisk analys
Under projektet har det framgått att det kan finnas ett behov av att analysera de
förmedlade lägesbilderna ur ett bredare samhällsperspektiv. Detta kan exempelvis vara
av vikt vid händelser då MSB har ett behov av att få information om regionens
bedömning av händelsen och dess påverkan på samhällets funktionalitet. Resultaten från
en sådan analys kan användas vid bedömningar av strategiska prioriteringar under eller
inför en insats. För detta ändamål utvecklades därför även ett mer generiskt analysstöd.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
22
Figur 6 Analysstöd
Varken analysstödet eller stödpunkterna för de förmedlade lägesbilderna har kunnat
testas rent operativt under utvecklingsprojektets gång. Det har därför inte varit möjligt
för projekt- och arbetsgruppen att avgöra exakt vilka kriterier som bör ingå i
definitionerna av obetydlig, liten, märkbar, kritisk och katastrofal. Det visade sig även, när
stödet användes för att beskriva påverkan på samhället vid händelser som redan inträffat,
att skalan och definitionerna skiftade något. Detta är därför ett tydligt
utvecklingsområde.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
23
6. FÖRESLAGET ARBETSSÄT T UTIFRÅN NUVARANDE
FÖRUTSÄTTNINGAR
Givet att resultaten från utvecklingsprojektet inte kunnat testas i aktörernas operativa
vardag bör såväl definitioner som föreslaget arbetssätt och analysstöd prövas innan de
implementeras i samverkansfunktionen. Arbetsgruppen konstaterade i ett tidigt stadium
av utvecklingsprojektet att aktörerna, i regel, har mer tid och arbetar under mindre
pressade former vid samverkan inför en i förväg känd händelse än under en kris. Med
stöd i detta resonemang är det därför lämpligt att påbörja verifieringen av
stödmodellerna i forumen som behandlar i förväg kända händelser. Detta bör föregås av
en kortfattad beskrivning av resultatet från utvecklingsprojektet för att tillse att
aktörerna som samverkar anser det lämpligt att diskutera den i förväg kända händelsen i
dessa termer.
Det är sannolikt att vissa justeringar i lägesbilds- och analysstödet kommer att behöva
göras. Det är därför av vikt att aktörerna utvärderar stödmodellerna och definitionerna
för att identifiera eventuella utvecklingsbehov. I takt med att detta arbete sker samt att
utvecklingsprojektet regionalt ramverk för koordinerade beslut slutförs bör dessa
resultat sammanställas. Först därefter påbörjas ett bredare förankringsarbete, där
arbetsmetoder och stöd tas i bruk även vid plötsligt uppkomna händelser.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
24
7. NÄSTA STEG
Arbetet med att identifiera det nuvarande och önskvärda arbetssättet med att skapa
samlade lägesbilder och gemensamma analyser resulterade även i ett antal
förbättringsåtgärder. Vissa av dessa åtgärder kan utvecklas och implementeras redan på
kort sikt emedan andra kräver ett mer långsiktigt- och övergripande arbete.
Därutöver utmynnade utvecklingsprojektet även i ett antal slutsatser som återkopplar till
kommande projekt inom ramen för programmet. Även dessa redogörs för i detta kapitel.
7.1 Förslag till omedelbara åtgärder
7.1.1 Framtagning/uppdatering av användarhandbok
För att resultaten från detta utvecklingsprojekt ska vara tillämpbara och kunna testas och
modifieras bör de sammanställas i en användarhandbok. Ett lämpligt första steg är att
uppdatera den redan befintliga handbok som tagits fram avseendes Samverkansfunktion
Stockholmsregionen (SfSr). Mer specifikt bör det säkerställas att de checklistor och
stödmodeller som utvecklats inom ramen för detta projekt speglas och tillämpas inom
ramen för Samverkansfunktionens veckomöten. På detta sätt tydliggörs såväl metod som
arbetssätt samtidigt som utgångspunkten görs tydlig för samtliga berörda aktörer.
Handboken bör även kompletteras med stödmodeller för exempelvis föredragningslistor
och sammankallningsrutiner.
En tydlig användarhandbok kommer vidare även underlätta för de aktörer som i sin
dagliga verksamhet inte kommer i kontakt med ett behov av att skapa samlade
lägesbilder och genomföra gemensamma analyser.
7.1.2 Utbildning och lansering av metod
För att säkerställa att projektets slutsatser och resultat förvaltas på bästa sätt bör såväl
det stegvisa arbetssättet som beskrivs i denna rapport liksom checklistan för framtagning
av lägesbild samt föreslagna stödpunkter för analysen implementeras inom ramen för
veckomötena.
Implementeringsfasen bör inledas med ett antal utbildningsinsatser,
samverkansseminarier, där metod och tankesätt gås igenom och presenteras för berörda
aktörer. Vid dessa tillfällen bör tillfället även tas att höja kunskapen generellt
organisationer emellan, både vad gäller skillnader i arbetssätt och ansvarsområden.
7.1.3 Kontaktlistor
En av de tydligaste bristerna i den nuvarande samverkan, som arbetsgruppen
identifierade, var avsaknaden av organisationskännedom verksamheterna emellan. Detta
manifesterades tydligast i att aktörerna saknade enhetliga kontaktlistor till varandra,
något som arbetsgruppen därför efterlyste.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
25
7.1.4 Utvärdering
För att skapa en bättre organisations- och funktionskännedom samt tillvarata
erfarenheter från inträffade händelser föreslog arbetsgruppen att arbetet bör utvärderas
i en mer omfattande utsträckning än vad som sker i dagsläget. Utvärderingarna bör bland
annat omfatta en beskrivning av respektive organisations uppfattning om händelsen och
hur den hanterades. Utvärderingen kan genomföras i form av ett seminarium eller en
workshop och sammanfattas i en kortare rapport.
7.2 Långsiktiga förbättringsområden
7.2.1 Nationella definitioner
Att definiera lägesbild, samlad lägesbild, gemensam analys och övriga essentiella begrepp
innebar en rad svårigheter. Detta inte minst för att de deltagande aktörerna använder sig
av olika terminologi samtidigt som begreppen har olika betydelse inom verksamheter.
Det arbete som MSB driver med att skapa en nationellt sammanhållen definitionsgrund
för arbetet med samlade lägesbilder är därför av stort värde.
7.3 Återkoppling till implementeringslogg
De konkreta åtgärdsförslag som de avslutade utvecklingsprojekten resulterat i finns
sammanställda i en implementeringslogg. De åtgärdsförslag som har beröringspunkter
även med detta projekt är följande:

Etablera fysiskt möte för räddningsaktörernas inre ledning
Vid plötsligt uppkomna händelser där ett strategiskt samverkansbehov
identifierats kan det finnas behov för aktörerna att hålla ett fysiskt möte. Då det
är troligt att räddningsaktörernas inre ledningar kommer att vara delaktiga vid
ett sådant möte underlättas sammankallning och mötesstruktur avsevärt om
etablerade metoder för detta finns på plats. Arbetsgruppen ansåg dock att mötet
inte behöver äga rum rent fysiskt utan att det även kan ske via video- eller
telefonkonferens.

Polisens evenemangskalender
Ett kritiskt moment för i förväg kända händelser är identifieringen av vilka
händelser som aktörerna bör samverka inför. Arbetsgruppen lyfte särskilt fram
denna fråga då det kan finnas händelser som deltagarna vid veckomötena inte har
kännedom om. Ett förslag var därför att bjuda in bland annat Stockholm Visitors
Board två gånger per år samt att dela Polisens evenemangskalender.

SMS-tjänst för att sprida krisinformation
Syftet med verktyget är att det ska användas för att informera krishanterande
aktörer om en inträffad händelse samt att kalla till möten. Verktyget, tillsammans
med uppdaterade kontaktlistor, är därför mycket användbart för att initiera
operationell och strategisk samverkan.

Gemensam utbildning för samverkansrepresentanter
Åtgärden syftar till att öka de krishanterande aktörernas organisationskännedom,
något som efterfrågades även inom ramen för detta projekt då det förväntas
underlätta samverkan.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
26
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
27
7.4 Återkoppling till kommande utvecklingsprojekt
De utvecklingsprojekt som Samlad lägesbild och gemensam analys i första hand
återkopplar till är Regionalt ramverk för koordinerade beslut och Teknik och ledningsstöd.
Regionalt ramverk för samordnad planering och koordinerade beslut syftar till att
inventera planeringsfora på olika nivåer. Projektet, som kommer att samla
verksamhetsföreträdare för en rad berörda organisationer inom den regionala
krisberedskapen, har ambitionen att tillsammans arbetat med att beskriva mandat,
sakfrågor och tidsperspektiv för arenor rörande regional samverkan. Det övergripande
målet med projektet är att skapa underlag för fortsatt koordineringsarbete inom ramen
för Program för samverkan. Under hösten 2012 ska en pilotmodell tas fram, vars
förankringsarbete beräknas pågå under våren 2013. Ett koordinerat beslutsfattande
möjliggörs genom att informationen i den samlade lägesbilden analyserats och av att
aktörerna bildat sig en enhetlig syn av händelsen. I det fortsatta arbetet inom
utvecklingsprojektet bör därför arbetsmetoderna och stöden som detta projekt mynnat
ut i tas i beaktande. Dessa bör även utvärderas, och vid behov omarbetas, i förhållande
till de slutsatser som Regionalt ramverk för koordinerade beslut leder till.
Utvecklingsprojektet Teknik och ledningsstöd avser bland annat att behandla en
kravställning på ett webbverktyg för krishantering. Under arbetet med Samlad lägesbild
och gemensam analys stod det tidigt klart att arbetsgruppens deltagare använder sig av
differentierade system för att samla och visualisera information vid plötsligt uppkomna
händelser. Detta beror bland annat på organisationernas olika verksamhetsansvar och
behov av att delge information till andra aktörer. De deltagande organisationerna
menade dock på att ett gemensamt system kommer att underlätta krishanteringsarbetet
avsevärt.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
28
8. SLUTORD
Lägesbilder skiljer sig åt, inte bara på grund av att ingen händelse är någon annan lik utan
även på grund av att begreppet i sig har olika betydelser för olika aktörer. För att kunna
sammanställa en samlad lägesbild är det av vikt att de aktörer som deltar i detta arbete
har en samsyn kring vad en samlad lägesbild är och vad den ska omfattas av. På samma
sätt behövs en enighet i tolkningen av den gemensamma analysen utifrån given
informationsmängd.
Även om detta projekt har försökt sig på att analysera de olika begreppen lägesbild och
analys separat kan det konstateras att det är svårt att dra en absolut gräns mellan dessa
olika delar. De är och bör vara viktiga ingångsvärden för varandra, där exempelvis den
gemensamma analysen är beroende av att det finns en samlad lägesbild och där ett
koordinerat beslutsfattande förutsätter att de inledande stegen lägesbild och analys har
genomförts. Det indirekta utfallet av de olika steg som ingår i skapandet av lägesbilden
och analysen, som redovisas inom ramen för detta projekt, är vidare ett övervägt
underlag för koordinerade beslut.
Projektet har resulterat i såväl åtgärdsförslag som förslag på gemensamma definitioner
för det fortsatta arbetet med att sammanställa lägesbilder och genomföra gemensamma
analyser. Resultaten baserar sig på såväl bidrag från forskningsvärlden som på befintlig
”best practise” för att sammanställa lägesbilder och genomföra analyser bland
arbetsgruppens deltagare. Genom att testa, vidareutveckla och förankra de stödmodeller
och arbetsmetoder som identifierats inom ramen för utvecklingsprojektet väntas de
kunna förbättras ytterligare – vilket i förlängningen ytterligare skulle stärka den regionala
förmågan att så tidigt som möjligt kunna skapa underlag för koordinerade ageranden och
beslut.
Viktigt att lyfta i detta sammanhang är även de mjukare faktorerna, som exempelvis hur
ett samverkansmöte modereras och om det finns en tydligt utsedd ordförande som kan
ta på sig att leda eventuella diskussioner i mål. Detta är inte alltid givet även om tumregel
skulle kunna vara att den organisation som initierat samverkansforumet också bör vara
drivande samt ansvara för att presentera forumets syfte i förhållande till rådande
situation.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
29
BILAGA 1 – METOD OCH ARBETSPROC ESS
I detta kapitel beskrivs arbetsprocessen för workshopsserien samt resultaten av
diskussionerna som fördes under respektive workshop.
Arbetsprocess
Workshopsserien genomfördes i sju steg. Nedan återges de sju delmål som utgjorde
utgångpunkten för respektive workshop:
1. Förankring och samsyn gällande utvecklingsprojektets inriktning
2. Gemensam syn på lägesbildens omfattning och innehåll
3. Konkretisering av resultat med hjälp av scenariobaserade diskussioner
4. Identifiering av lämpliga analysmetoder
5. Verifiering av metoder för att skapa samlad lägesbild och gemensam analys
6. Fortsatt verifiering av metoder för att skapa samlad lägesbild och gemensam
analys
7. Förankring av resultat och återkoppling från referensgruppen
Inför varje workshop förberedde projektgruppen ett diskussionsunderlag som återknöt
till det rådande forskningsläget och workshopens delmål. Mellan varje workshop fick
representanterna i arbetsgruppen en hemuppgift som anpassats till temat för den
efterföljande workshopen. Som ett komplement till workshopsserien fick projektgruppen
även löpande stöd och inriktning från MSB. Därutöver bistod MSB projektgruppen med
att bjuda in relevanta gästföreläsare och experter till workshopsdiskussionerna.
Begreppen lägesbild och analys diskuterades i tre följande tre kontexter:
Nuläge
Önskat arbetssätt
Förslag på arbetssätt
givet nuvarande
förutsättningar
Figur 4. Övergripande arbetsområden
Detta gav projektgruppen en tydlig bild av hur aktörerna i arbetsgruppen arbetar med
lägesbild i dagsläget samt en målbild för ett önskvärt arbetssätt. Givet de nuvarande
förutsättningarna diskuterade arbetsgruppen hur arbetet med att ta fram en samlad
lägesbild och göra en gemensam analys bör ske framgent.
Sammanfattning av workshopserien
Workshop 1 – den 10 april
En värdefull utgångspunkt i förändringsprocesser är att definiera det rådande
utgångsläget. Workshopsserien inleddes därför med en presentation av projektets
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
30
omfattning med tillhörande projektdirektiv och beröringspunkter med andra
utvecklingsprojekt inom Program för samverkan – Stockholmsregionen. För att ge deltagarna
ett teoretiskt ramverk kring vad lägesbild och gemensam analys kan omfattas av höll
Jonas Landgren en föreläsning om ämnet. Därefter fick deltagarna i arbetsgruppen i
övergripande ordalag redogöra för vad de ansåg idag anser fungerar bra och mindre bra i
det nuvarande arbetet med att skapa en samlad lägesbild och genomföra gemensam
analys. Syftet med detta var att identifiera ”best practice” och därefter, genom tillförsel
av ny sakkunskap, vidareutveckla en önskad metodik och arbetspraktik. Uppstartsmötet
avslutades med att deltagarna fick möjlighet att diskutera och definiera begreppen samlad
lägesbild och gemensam analys. Temat för workshopen var förankring och samsyn
avseende projektets upplägg, genomförande och avgränsning.
Resultat:
Projektgruppen och arbetsgruppen var ense om att projektet skulle avgränsas till att
omfatta i förväg kända och plötsligt uppkomna händelser samt följande forum:
 Veckomöten
 Samordnade planeringsmöten
 Aktiverade samverkansfunktionsmöten
 Mötesforum för ledningscentraler, TiB och säkerhetschefer
Arbetsgruppen tydliggjorde dock att en händelse kan vara i förväg känd men hanteras
som en plötsligt uppkommen händelse. Ett exempel på detta kan vara en snöstorm eller
andra väderrelaterade händelser.
Arbetsgruppen var ense om att den samlade lägesbilden bör definieras som en
sammanfattning av alla involverade aktörers lägesbilder. Det framgick dock att deltagarna
inte använder samma terminologi när de sammanställer lägesbilden. Detta ansågs delvis
bero på att organisationerna inte har samma informationsbehov samt att en händelse kan
aktivera olika beslutsnivåer inom en organisation beroende på händelsens omfattning och
utformning. Arbetsgruppen identifierade därför ett behov av en gemensam terminologi
och tydliga definitioner för arbetet med att skapa samlade lägesbilder.
Hemuppgift
Deltagarna fick i hemuppgift att förbereda ett presentationsunderlag om hur de, i sina
organisationer, sammanställer lägesbilder.
Workshop 2 – 25 april
Temat för den andra workshopen var: När, vad hur. Workshopen fokuserades mot
frågeställningarna:
 När ska en samlad lägesbild upprättas?
 Vad ska en samlad lägesbild innehålla?
 Hur ska den samlade lägesbilden upprättas?
Workshopen inleddes med en kort sammanfattning av diskussionerna som fördes vid
föregående workshop. Därefter presenterade deltagarna hemuppgiften.
Resultat
Presentationerna av hemuppgiften visade på vissa olikheter i hur organisationerna
upprättar lägesbilder. Trafikverket och Polisen arbetar exempelvis både med i förväg
kända händelser och plötsligt uppkomna händelser medan Södertörns brandförsvar och
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
31
Storstockholms brandförsvar i regel arbetar med plötsligt uppkomna händelser. Inom
samtliga organisationer etableras dock lägesbilder på olika ”nivåer” inom organisationen
beroende på händelsens omfattning och karaktär. Deltagarna menade på att en fördjupad
insyn i den andres organisationsstruktur kommer att kunna leda till en bättre och
tydligare samverkan organisationerna emellan.
Hemuppgift
Deltagarna fick i uppgift att inför den tredje workshopen redogöra för en fiktiv lägesbild
baserad på scenariot flygplansolycka i Rissne centrum.
Workshop 3 – 10 maj
Temat för den tredje workshopen var - Hur upprättas en samlad lägesbild vid scenariot
flygplansolycka?
Det övergripande syftet med workshopen var att identifiera ett arbetssätt för att skapa
en samlad lägesbild samt att kartlägga vilka övergripande informationsområden som
berördes.
Resultat
Arbetsgruppen var ense om att en så omfattande händelse som en flygplansolycka i
tätbebyggt område skulle innebära att de krishanterande aktörerna skulle behöva
samverka på ett strategiskt plan. Det skulle dock även medföra en omfattande operativ
samverkan vilket medför att två samverkansforum skulle vara aktiverade samtidigt.
För att informationsflödet ska fungera från skadeplatsen till den aktiverade
samverkansfunktionen ansåg deltagarna att informationen bör gå från aktörerna vid
skadeplatsen (skadeplatserna) till respektive ledningscentral/TiB/säkerhetschef och
därefter till en aktiverad samverkansfunktion.
Deltagarna var överens om att den aktiverade samverkansfunktionen bör kunna
sammanträda rent fysiskt. Ett sådant möte bör äga rum i en ”stabslokal”, lämpligen i
närheten av platsen där olyckan inträffat (d.v.s. i samma kommun dock ej i den direkta
närheten). Detta möjliggör att den samlade lägesbilden lätt kan visualiseras och
dokumenteras. Den lokal som används bör ha tillgång till nödvändig teknisk utrustning i
form av exempelvis videokonferensutrustning.
Arbetsgruppen diskuterade även förutsättningarna för att, med hjälp av en arbetsmall,
visualisera den samlade lägesbilden.
Hemuppgift
Deltagarna ombads att till den fjärde workshopen sammanställa ett underlag som
beskrev hur de arbetar med att analysera sina lägesbilder samt att reflektera över vilka
kriteriesteg de önskar se i en gemensam analysmall.
Workshop 4 – 24 maj
Temat för detta tillfälle var gemensam analys. Workshopen inleddes med att deltagarna
fick resonera kring ett antal centrala definitioner och begrepp. Ola Slettenmark och
Jonas Landgren höll därefter en föreläsning om utvecklingsprojektet Vardagssamverkan.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
32
Avslutningsvis presenterade deltagarna hemuppgiften som bestod av att redogöra för
analyser av lägesbilder. Syftet med hemuppgiften var att identifiera vilka kriterier som en
gemensam analys av en samlad lägesbild bör omfattas av.
Resultat
Deltagarna diskuterade gemensamma definitioner av de centrala begreppen lägesbild och
analys.
Deltagarna menade på att veckomötena i sin nuvarande funktion i första hand fungerar
som avrapporteringsmöten. Ett mer omfattande analysarbete under mötena
efterfrågades därför. Analysarbetet försvåras troligen av att det saknas kontinuitet i
representationen från aktörerna. Detta leder sannolikt till att det är svårare att göra mer
omfattande och djupgående analyser än om aktörerna hade representerats av samma
personer vid varje möte.
Workshopsgruppen var ense om att ett planerande forum kan skapas enbart för att
delge information till aktörer som inte deltar vid veckomötena. Deltagarna menade även
på att planerande forum kan upprättas för såväl mindre händelser som stora komplexa
händelser som kräver samverkan mellan många olika aktörer.
En plötsligt uppkommen händelse kan i ett initialt skede hanteras genom att
ledningscentraler samverkar och upprättar en samlad lägesbild. Händelsen kan därefter
eskaleras vilket kan leda till att en eller flera aktörer anser att ett samverkansforum bör
aktiveras. Det aktiverade samverkansforumet upprättar en samlad lägesbild på längre sikt
än vad ledningscentralerna gör.
Hemuppgift
Deltagarna ombads att inför den femte workshopen beskriva hur de i sina organisationer
skulle arbeta med analysmodeller utifrån scenariot snöstorm.
Workshop 5 – 7 juni
Den femte workshopen genomfördes den 7 juni. Workshopen inleddes med en kort
presentation av resultaten från föregående workshop, därefter presenterade deltagarna
hemuppgiften.
Resultat
Deltagarna lyfte tidigt fram vikten av att samordna resurser och att Länsstyrelsen med
dess lagstadgade samverkansfunktion bör agera för att resurser fördelas jämnt mellan
kommuner. Det kan exempelvis röra sig om fördelningen av bandvagnar vid ett
omfattande snöoväder. Risken, menade deltagarna, är annars att kommuner som tidigt
signalerar att de behöver hjälp får oproportionerligt mycket resurser tilldelade till sig –
detta på bekostnad av andra kommuner som inte bett om understöd i ett lika tidigt
skede.
En viktig distinktion som deltagarna gjorde i anslutning till scenariot snöoväder var att
händelsen klassificeras på helt olika sätt inom olika organisationer. För Polisen skulle
händelsen sannolikt betraktas som en särskild händelse i och med att snöoväder
tenderar att påverka samhällets funktionalitet. Polisens utgångspunkt är dock i regel
aktörsberoende, d.v.s. det finns förenklat en gärningsman och en drabbad person. Ett
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
33
snöoväder får därför inte lika stora konsekvenser för Polisens uppdrag såsom det får för
exempelvis brandförsvaret.
Deltagarna diskuterat även vilken typ av information som den samlade lägesbilden bör
omfattas av och enades om att händelsen bör beskrivas utifrån alla deltagande aktörers
perspektiv samt att aktörerna bör göra en bedömning av hur de kan hantera situationen.
Hemuppgift
Inför den sjätte workshopen ombads deltagarna att reflektera över om de utifrån
resonemanget i figur 4 kan genomföra en analys av den samlade lägesbilden?
Workshop 6 – 20 juni
Workshopen inleddes med en presentation av hur MSB arbetar med konsekvensanalyser
vid händelser såsom H1N1, askmolnet och sprängningen vid Bryggargatan.
MSB:s konsekvensanalyser omfattar i regel följande moment:
 Beskrivning av händelsen – hur påverkar händelsen samhällsviktig verksamhet och
allmänhet/befolkning?
 Kartläggning av drabbade samhällviktiga verksamheter – vilka är de viktigaste
problemen?
 Inventering av spridningseffekter – vilka aktörer är inblandade?
 Bedömning av nationella konsekvenser – vilka åtgärder bör MSB vidta?
De styrande kriterierna som MSB arbetar utifrån är påverkan på grundläggande värden,
samhällets funktionalitet samt liv och hälsa.
Resultat
En essentiell del för att det ska vara möjligt att skapa en samlad lägesbild och genomföra
en gemensam analys är att det finns tydliga och väletablerade kontaktvägar mellan
organisationerna. Deltagarna menade på att vissa av de kontaktlistor som används idag är
allt för omfattande. Det är heller inte självklart att ”rätt” person i organisationen larmas
– därför efterfrågade deltagarna kontaktlistor med en kontakt – det blir därefter upp till
varje organisation att föra larmet vidare internt.
Vid tidigare workshops har deltagarna identifierat veckomötena som ett forum främst
för informationsdelning och inte som ett gemensamt analyserande forum. Mot bakgrund
av detta fördes en diskussion om hur agendan för ett aktiverat samverkansforum bör se
ut. Deltagarna ansåg att alla organisationer rimligen bör presentera sina enskilda
lägesbilder och analyser. Den organisation som initierat samverkansforumet bör vara
drivande och ansvara för att presentera forumets syfte i förhållande till rådande situation.
En av huvudfunktionerna med att skapa en samlad lägesbild är att göra en uppskattning av
hur situationen kan utveckla sig. Deltagarna uttryckte därför sin önskan om att Polisens
bedömning av värsta, bästa och mest troliga scenario ska ingå i den gemensamma
analysen.
Vid tidigare workshops har slutligen deltagarna uttryckt att det inte är säkert att
organisationerna vet vilket stöd de kan väntas få från andra organisationer. Detta kan
sannolikt delvis avhjälpas genom att de deltagande organisationerna i ett aktiverat
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
34
samverkansforum tydliggör vika frågor de önskar få svar på när forumet sammanträder.
Ett konkret förslag från deltagarna var därför att i mallarna ange vilka frågor vill ni få svar
på som en fråga till organisationerna.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
35
Workshop 7 – 17 september
Workshopen inleddes med att de preliminära resultaten presenterades varpå deltagarna
fick resonera kring de förslag på definitioner som projektgruppen tagit fram. Mellan
workshop sex och sju sammanträdde referensgruppen varför även deras reflektioner
kring resultaten presenterades.
SOS-Alarm deltog under workshopen och presenterade Samverkanswebben som är en
portal för informationsdelning där aktörer delger varandra händelsebaserad information.
Lägesbilden skapas genom att dessa händelser visualiseras genom en kartfunktion.
Resultat
Arbetsgruppen var överrens om att det bör finnas ett stöd för att upprätta samlade
lägesbilder och gemensamma analyser. Detta kan exempelvis utgöras av ett dokument
med frågeställningar som aktörerna bör ta ställning till.
Det framgick även tydligt i arbetsgruppens diskussioner att det stöd som efterfrågades
ska vara av en så pass generell karaktär att det går att använda i alla de fyra forum som
utvecklingsprojektet omfattas av. Detta låg även i linje med referensgruppens önskemål.
Deltagarna diskuterade kring vem som ansvarar för att sammanställa en samlad lägesbild
och vem som ansvarar för att göra analysen. I dagsläget är endast under veckomötena
som det finns en utpekad sammankallande part som driver mötena och ansvarar för att
sammanställa all information. Diskussionerna ledde fram till att deltagarna föreslog att en
ansvarig aktör för att sammanställa lägesbild och analys utses under ett pågående möte.
Arbetsgruppen önskade även förtydliga att arbetet med att ta fram lägesbilder och
genomföra analyser inte är statiskt. Detta arbete sker löpande vid en inträffad händelse
och i ett antal olika steg inför en i förväg känd händelse.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
36
9. APPENDIX
9.1 Deltagarlista
Programledning och MSB:
Ola Slettenmark – Programledning
Lena Johansson – MSB
Samuel Koelega – MSB
Lars Berg – MSB
Jonas Landgren – Göteborgs universitet
Projektgrupp:
Ola Slettenmark – Programledning
Janne Eriksson – Projektsponsor Länsstyrelsen i Stockholms län
Thomas Sjödin – Projektkoordinator Länsstyrelsen i Stockholms län
Christine Girod – Konsultstöd 4C Strategies
Ameli Frenne – Konsultstöd 4C Strategies
Arbetsgrupp:
Kerstin Hägg Jarlsdotter – Länsstyrelsen i Stockholms län
Eva C Nilsson – Polisen
Toni Demitz-Helin – Polisen
Mats Lindberg - Polisen
Joakim Barkman – Trafikverket
Kia Tomasson – Trafikverket
Susanne Holm – Trafikverket
Max Ekberg – Södertörns brandförsvarförbund
Magnus Andersson – Södertörns brandförsvarförbund
Bo Tingland – Storstockholms brandförsvarsförbund
Ella Kilim – Storstockholms brandförsvarsförbund
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
37
9.2 Referenser
Borglund et al.
Studie av gemensam lägesinformation. [Elektronisk]. Göteborg:
Krisberedskapsmyndigheten, 2009
Fredholm, L. et al - Samverkan vid stora olyckor och kriser kräver
ett utvecklat tänkande om ledning. Myndigheten för
Samhällsskydd och Beredskap, 2011
Nulden et. al - Lägesbild och användning av informationsteknologi – Chalmers Tekniska
högskola, 2012
Program för samverkan Stockholmsregionen
 Preliminära resultat – Vardagssamverkan blåljus
 Slutrapport Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning 2012
 Slutrapport Processoptimering – De första 20 minuterna 2012
 Slutrapport Snabba resultat 2012
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
38
Samverkansfunktion
Stockholmsregionen, SfSr
Beskrivning av arbetssätt vid samverkansfunktionens
veckomöten
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
39
1. BAKGRUND
Samverkan mellan krishanterande aktörer är en central del i det svenska
krishanteringssystemet liksom i det faktiska arbetet såväl före, under som efter att en
kris har inträffat. Vid kriser behöver samhällets resurser samordnas för att kunna
utnyttjas på ett effektivt sätt och genom samverkan möjliggörs en bättre och mer effektiv
samordning. Samverkan sker både inför i förväg kända händelser, såsom kända
evenemang eller statsbesök, samt vid händelser som uppkommer plötsligt. De senare
definieras som en i förväg okänd och oönskad händelse med negativa konsekvenser för
människa, miljö eller egendom.
I Stockholmsregionen finns, sedan 2009, en Samverkansfunktion som syftar till att stärka
den gemensamma förmågan att hantera händelser i både vardag och kris genom att:
 Utgöra ett forum för omvärldsbevakning, analys och koordinering
 Skapa samlade lägesbilder och underlag för beslut för samverkande aktörer
 Vid behov bidra till samordnad kommunikation och information.
Länsstyrelsen kallar Samverkanfunktionens deltagare till veckovisa samverkansmöten.
Dessa möten behandlar strategisk samverkan utifrån ett kortare tidsperspektiv än
tertialmötena.
Veckomötena behandlar i regel händelser som antingen:
1. Har inträffat under de senaste tre veckorna, eller
2. Förväntas inträffa inom den kommande treveckorsperioden.
Vid veckomötena deltar Länsstyrelsen, Landstinget, representanter från nord-, syd- och
mellankommunerna, Stockholms stad, Trafikverket, Trafik Stockholm, Polisen,
Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund, Kustbevakningen, Trafik
Stockholm, SL och SOS-alarm.
Vid plötsligt uppkomna händelser kan Samverkansfunktionen nyttjas för larmning,
samordning och samverkan. Beroende på händelsens natur aktiveras då hela eller endast
delar av funktionen
2. SYFTE MED BESKRIVNIN GEN
Syftet med denna beskrivning är att den ska ge en övergripande bild av
Samverkansfunktionen verkar före och under möten.
3. GENOMFÖRANDE AV MÖTE FÖR SFSR
Allmänt
Veckomötena sker vanligtvis i form av en telefonkonferens klockan 16:00 på torsdagar.
Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) är ordförande och fördelar ordet.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
40
Vid plötsligt uppkomna händelser sker mötena i fysisk form, via telefon eller som Rakelmöten. Den aktör som initierar att Samverkansfunktion sammanträder kontaktar
Länsstyrelsens TiB (0771 800 900) varefter denne meddelar övriga aktörer inom
funktionen klockslag för möte samt telefonnummer och rumskod
Grundregeln är att alla aktörer larmas initialt för att aktörerna själva skall kunna bedöma
om de är berörda eller kan tänkas bli berörda av inträffad händelse. De aktörer som inte
är berörda meddelar detta och lämnar mötet.
Länsstyrelsens TiB är normalt moderator av mötena inom Samverkansfunktionen men
kan efter överenskommelse vid behov överlämna uppdraget att moderera mötet till den
aktör som främst berörs av händelsen eller som initierat att mötet.
Talarordning vid mötena är normalt följande (om inte annat anges av den som
modererar mötet):
1. Norr-kommuner
2. Mitt-kommuner
3. Syd-kommuner
4. Stockholms stad
5. SOS Alarm
6. Storstockholms brandförsvar
7. Södertörns brandförsvarsförbund
8. Polisen i Stockholms län
9. Stockholms läns landsting (REK)
10. Trafikverket
11. Trafik Stockholm
12. Stockholms lokaltrafik
13. Kustbevakning
14. Länsstyrelsen
15. Eventuellt adjungerade deltagande aktörer
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
41
Förberedelser
Inför möten är det viktigt att deltagarna är väl förberedda och har inhämtat aktuell
information, främst det som rör den egna organisationen, men även annan information
som kan beröra aktörerna, samhället och ev. pågående händelse. (Som stöd nyttjas bilaga
x.x)
Dagordning
1. Ordförande öppnar mötet
2. Återkoppling från föregående veckomöte:
o Länsstyrelsen presenterar eventuella uppföljningspunkter från
3. Informationsdelning:
o Närvarande representanter delger information om pågående eller
kommande händelser. Följande rubriker utgör ett stöd för deltagarnas
redogörelser:
 Kortfattad fakta om händelsen
 Trolig utveckling av händelsen (värsta, bästa, mest troliga och
önskvärt utfall)
 Bedömning av möjligheten och förmågan att hantera händelsen
 Behovav ytterligare samverkansnivå

 Samordningsbehov
 Behov av ”hjälp” från annan aktör

 Frågor som aktören behöver få svar på

4. Understöd från deltagande aktörer
o Aktörerna delger varandra information om hur de kan stödja och hjälpa
varandra inför eller under identifierade händelser
5. Övriga frågor
6. Sammanfattning:
o Moderatorn av mötet redogör kortfattat för de punkter som deltagarna
tagit upp för respektive område samt återger en övergripande
sammanfattning avseendes följande områden:

 Regional lägesbild
 Samlad analys (analysstöd bilaga xx)
 Förslag till åtgärder och koordinering av dessa
 Övrigt
 Sammanfattar gemensam överenskommelse av inriktning och
åtgärder
7. Nästa möte
(Vid plötsligt uppkomna händelser skall alltid ett eller flera möten planeras in med
syfte att fortsätta samordning och samverkan, ge en lägesbild eller för att avsluta
verksamheten som händelsen föranlett.)
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
42
Om Länsstyrelsens TiB ej går att nå kan den som vill ha ett samverkansmöte påkalla
detta. Aktören som påkallar mötet har då också att moderera mötet om ingen annan
efter överenskommelse påtar sig att göra detta
EFTER AVSLUTAT MÖTE
Länsstyrelsens TiB ansvar för att, efter varje möte, sammanställa informationen till en
samlad regional lägesbild i enlighet med figur 1. Den samlade lägesbilden publiceras i WIS
och skickas även ut till samverkansfunktionens aktörer via epost om annat inte avtalats
under mötet.
Figur 1: Anteckningsmall för möten
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
43
4. ARBETET MELLAN MÖTEN A INOM SFSR
Mellan veckomötena ansvarar aktörerna för att genom omvärldsbevakning identifiera
händelser där en samverkan är nödvändig. Mot bakgrund av detta ansvarar respektive
aktör och deltagare i samverkansfunktionen för att sammanställa relevant information
om varje specifik händelse där ett samverkansbehov har identifierats. Denna information
presenteras därefter under själva mötet.
Vid plötsligt uppkomna händelser ansvarar de aktörer som berörs av händelsen för att
Samverkansfunktionen aktiveras.
Omvärldsbevakning
Omvärldsbevakningen syftar till att stödja aktörernas strategiska och operativa uppdrag
med att få fram snabb, relevant och sakriktig information såväl i vardag som i kris.
Omvärldsbevakningen sker därför utifrån varje aktörs verksamhetsansvar och behov. På
ett övergripande plan handlar omvärldsbevakningen om att ha en beredskap för- och
förmåga att tidigt kunna upptäcka händelser som:
 Uppstår hastigt, oväntat och utan förvarning
 Kräver brådskande beslut och samverkan med andra samhällsorgan
 Allvarligt påverkar samhällets funktionalitet eller tillgång till nödvändiga resurser
Aktörerna ansvarar själva för att inom ramen för sitt verksamhetsområde ha fullgoda
informationskällor och verktyg på plats för att kunna identifiera händelser som faller
inom ramen för denna beskrivning.
5. UPPFÖLJNING OCH UTVÄ RDERING
Samverkansprocessen som beskrivits i denna handbok är endast överskådlig. Att i detalj
redogöra för hur samverkan vid varje enskild händelse bör hanteras är inte möjligt
eftersom det inte går att förutse vilka händelser som kan inträffa och hur dessa påverkar
omgivningen. Det är därför av vikt att samverkansprocessen som sådan, mallar,
analysmetoder och tillhörande arbetsrutiner utvärderas regelbundet.
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
44
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
45
PROGRAM FÖR SAMVERKA N – STOCKHOLMSREGIONEN
46