Transcript Utveckling av samverkansprocesser

Program för Samverkan Stockholmsregionen
Utveckling av
samverkansprocesser
Med fokus på de första 20 minuterna
och kravställning mot fastighetsprojektet
December 2011
Sammanfattning
Projektet Utveckling av samverkansprocesser är en del av arbetet
inom Program för Samverkan – Stockholmsregionen för att utveckla
samverkansprocessen under det inledande skedet vid en insats och
ta fram en kravställning gentemot fastighetsprojektet för att
utformningen av Samverkanscentralen ska bli den möjliggörare för
samverkansprocessen i sin helhet som eftersträvas.
Projektet är uppdelat i de två delprojekten De första 20 minuterna
och Verksamhetens krav på fastigheten som är nära
sammankopplade eftersom tanken med att optimera flöden är att
skapa förutsättningar för en god samverkan. I arbetet med de båda
delprojekten har det dock varit viktigt att ta hänsyn till att samverkan
i regionen inkluderar fler aktörer än de som kommer att
samlokaliseras. De lösningar som föreslås måste därför fungera väl
för såväl hemmavarande parter som samverkansparter utanför
samlokaliseringsfastigheten.
Utvecklingen av en framtida samverkansprocess ställer krav på att
parterna skapar förutsättningar för en god samverkan såväl som
utvecklar själva processen. Det här projektet har tagit fram
förbättringsförslag inom båda områdena, särskild vikt har lagts vid
att utveckla en väl fungerande larmprocess och att nå en god
samsyn för att tidigt vid en händelse få igång en kvalitativ och
tidseffektiv samverkan för hela händelseförloppet.
Verksamheternas gemensamma krav på den planerade
samlokaliseringen innefattar både allmänna krav på funktionalitet
och samband mellan ytor samt identifierade samverkansytor.
Gemensamt för båda kategorierna är det övergripande behovet av
en inbyggd flexibilitet för att skapa en fastighet som fungerar väl
över tid och kan anpassas till nya behov som skapas genom
kontinuerlig utveckling av samverkansprocessen och parternas
enskilda verksamheter.
Projektet och den här rapporten är ett beslutsunderlag för
programmets beredningsgrupp.
2
Innehåll
Sammanfattning .............................................................. 2
1.
1.1
1.2
1.3
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
6.
Bakgrund och syfte ................................................ 4
Bakgrund till projektet ........................................................ 4
Projektberoenden inom Programmet................................. 5
Projektets syfte .................................................................. 7
Projektets omfattning ............................................. 9
Avgränsningar .................................................................... 9
Tillvägagångssätt ............................................................... 9
Projektorganisation .......................................................... 11
Projektets deltagare ......................................................... 12
Forskning och tidigare erfarenheter ..................... 13
Samverkan mellan samhällsaktörer ................................ 13
Lärdomar och utvecklingsbehov inom samverkan .......... 14
Utformning av ledningscentral ......................................... 15
Tillämpning av erfarenheter från litteraturstudierna ......... 17
Resultat från De första 20 minuterna ................... 19
Händelseförloppen har uppdelas i fem faser ................... 19
Avgränsningar .................................................................. 20
Samverkan i nuläget ........................................................ 20
Förbättringsförslag för att skapa en effektiv samverkan.. 21
Den framtida samverkansprocessen ............................... 27
Slutsatser från delprojekt De 20 första minuterna ........... 34
Rekommendationer för fortsatt arbete ............................. 37
Resultat från verksamhetens krav på fastigheten 41
Avgränsningar .................................................................. 41
Funktionalitetskrav och sambandskrav ........................... 41
Detaljering av gemensamma ytor och funktioner ............ 43
Slutsatser ......................................................................... 45
Källförteckning ..................................................... 47
Appendix 1 - Tema för workshopar ............................... 49
Appendix 2 - Nomenklatur ............................................. 50
Appendix 3 - Rekommenderad handlingsplan ............... 52
Appendix 4 - Verksamhetens krav på fastigheten ......... 63
3
1. Bakgrund och syfte
Kapitlet beskriver kort bakgrunden till projektet, syfte och koppling till
programmålen och övriga delprojekt.
1.1 Bakgrund till projektet
Stockholmsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande
komplexitet en sårbarhet där störningar kan orsaka stora
samhällsekonomiska konsekvenser.
Slutsatser från tidigare genomförda övningar och utvärderingar efter
inträffade händelser visar på ett behov av att utveckla och stärka
samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera
situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer.
Med anledning av detta drivs Program för Samverkan –
Stockholmsregionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan
mellan utvalda delar av länets aktörer.
Det finns önskemål att koppla arbetet med att utveckla ett nytt
gemensamt arbetssätt med samverkan i fokus till parternas
samlokaliseringsbehov.
Utifrån det önskemålet har det här projektet initierats som en del av
Program för Samverkan. Med utgångspunkt från Målbildsarbetet,
Snabba Resultat, Förstudie Sekretess och forskning om samverkan
har en framtida samverkansprocess utvecklats och tidigare
förbättringsförslag förädlats.
4
Figur 1 - Program för Samverkan
1.2 Projektberoenden inom Programmet
Program för Samverkan - Stockholmsregionen består bland annat
av ett antal utvecklingsprojekt som kommer att genomföras under
perioden 2011 – 2014. Utvecklingsprojekten syftar till att utveckla
samverkan inom ett antal fokusområden men tydliga kopplingar
finns mellan projekten varför det är av stor betydelse att synergier
mellan projekten tas till vara.
Figur 2 - Utvecklingsprojekt inom Program för Samverkan
Det här projektet har flera beröringspunkter med andra projekt inom
Program för Samverkan – Stockholmsregionen. Tidigare projekt
inom programmet har bidragit med tankar och idéer till Utveckling av
samverkansprocesser och delprojektens resultat utgör ytterligare
underlag till kommande och pågående projekt.
1.2.1 Projektberoenden till tidigare projekt inom programmet
Projekt som varit underlag till Utveckling av samverkansprocesser
är:
 Nulägesanalysen, arbetet med nulägesanalysen har varit ett
underlag för förståelsen för hur aktörerna samverkar idag
 Målbild för Samverkanscentralen, idéer som lyftes under
projektet har kunnat utvecklas vidare inom ramen för Utveckling
av samverkansprocesser
 Snabba resultat, idéer som lyftes under projektet har kunnat
utvecklas vidare inom ramen för Utveckling av
samverkansprocesser
 Förstudie Sekretess, sekretessen har i tidigare liknande projekt
varit en dimensionerande faktor i fastigheternas utformning.
5
Figur 3 - Projektberoenden inom programmet
1.2.2 Projektberoenden till kommande projekt inom
programmet
Delprojekt De första 20 minuterna
Resultaten från De första 20 minuterna kommer att utgöra underlag
för en rad viktiga utvecklingsprojekt inom programmet framöver,
projekt vars syfte är att utveckla samverkan inom olika områden på
längre sikt. Det är därför viktigt att resultaten kommuniceras inom
programmet. Särskilt kan följande projekt nämnas:
 Gemensam omvärldsbevakning och informationsdelning
 Gemensamma lägesbilder och analys
 Teknik och ledningsstöd
Delprojekt Verksamhetens krav på fastigheten
Delprojektet har stor betydelse för Fastighetsprojektet som behöver
leveransen från det här projektet för att säkerställa att fastigheten
blir den möjliggörare av samverkan som parterna avser.
Delprojektet levererar därför en prioritering av identifierade krav för
att stödja fastighetsprojektets arbete med utformningen av
fastigheten.
Delprojektets ömsesidiga beroende till programmets
fastighetsprojekt har hanterats genom ett löpande samarbete med
White Arkitekter.
6
1.3 Projektets syfte
Projektet omfattar två delprojekt som har drivits parallellt för att ta
vara på synergieffekter i arbetet.
1.3.1 Delprojekt De första 20 minuterna
Inom ramen för delprojektet De första 20 minuterna har en framtida
samverkansprocess tagits fram som knyter samman idéerna från
tidigare projekt samt deltagarnas egna erfarenheter för att skapa en
helhetsbild av när, var och hur de olika samverkansaktörerna ska
samverka i vardag och kris. Samverkansprocessen har tagits fram
med kunden i fokus och för att hantera händelser utifrån ett
helhetsperspektiv.
Projektet syftar till att skapa ett handlingsutrymme under
inledningsskedet av en insats för de aktörer som måste agera för att
minimera samhällskonsekvenser, och därmed korta den totala tiden
för återställning till ett normalläge. Den framtida processen innefattar
också förbättringar som syftar till att minimera tids- och
resursineffektivitet under de inledande faserna av en händelse.
Projektets mål är att komma fram till resultat som fungerar både i
vardagen och vid allvarligare händelser. Olika förutsättningar har
därför tagits hänsyn till under projektet, men en viktig utgångspunkt
för arbetet har varit kärnan i det svenska krishanteringssystemets
likhets- och ansvarsprinciper. Målsättningen med arbetet har därför
varit att skapa bra förutsättningar för vardagen, krav för en
ändamålsenligt utformad Samverkanscentral och en optimerad
samverkansprocess, som i sin tur skapar förutsättningar för
hanteringen av allvarligare händelser.
Ansvarsprincipen innebär att den som ansvarar för en verksamhet
under normala förhållanden också gör det i en krissituation.
Regeringen beskriver i sin skrivelse, Samhällets krisberedskap—
stärkt samverkan för ökad säkerhet, intentionen att ansvarsprincipen
också innebär ett ansvar att efter behov samverka med andra
samhällsaktörer. Den samverkan, oavsett om den sker proaktivt eller
reaktivt, är en viktig del för att värna samhället i sin helhet.
Delprojektet fokuserar på inledningen av samverkansprocessen
eftersom det är där störst möjligheter för att effektivisera en process
i regel återfinns. Genom att göra ”rätt från början” skapas
förutsättningar för aktörerna att utföra sina uppdrag i tid och på ett
effektivt sätt senare i processen.
7
Viktiga leveranser:
 En generisk framtida flödeskarta utifrån fem scenarier med
identifierade kritiska punkter där samverkan måste fungera
 Övergripande rekommendationer om vad som bör förbättras för
att kunna implementera den framtida flödeskartan på kort och
lång sikt
 Flödeskartor för de framtida processerna för de fem utvalda
scenarierna
1.3.2 Delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten
Syftet med delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten är att
skapa fysiska förutsättningar för att kunna verkställa det framtida
arbetssättet efter den planerade samlokaliseringen. Kraven på de
gemensamma ytorna och sambanden mellan dem har utarbetats
som underlag till Fastighetsprojektet som har uppdraget att
projektera och bygga fastigheten. Speciellt fokus har lagts på att
aktivt stödja arkitekterna så att de kan skapa ett effektivt logistiskt
flöde gällande fysiska möten, informationsdelning och
kommunikation mellan ledningscentralerna och de gemensamma
operativa ytorna. Behoven för såväl de som lokaliseras permanent
som de som är besökande, har så långt som möjligt tillgodosetts i
arbetet.
Verksamhetens gemensamma krav på samlokaliseringen tydliggörs
av grundläggande krav för att kunna optimera ledtider,
resursutnyttjande och kvalitet gällande såväl vardag som kris i det
logistiska flödet. Gemensamma behov av stödfunktioner och övriga
dimensionerande krav i fastigheten har också definierats.
Viktiga leveranser:
 Beskrivning av de gemensamma operativa ytorna och dess
funktion
 Skall- och börkrav vad gäller funktionalitet och samband för de
gemensamma ytorna
 Sambandsschema som illustrerar hur kraven kan tolkas
8
2. Projektets omfattning
Avsnittet beskriver projekt Utveckling av samverkansprocesser
projektorganisation, tillvägagångssätt för projektets genomförande,
avgränsningar samt uppdelningen i två delprojekt samt kopplingen
dem emellan.
2.1 Avgränsningar
Det här stycket beskriver övergripande avgränsningar för projektet.
Avgränsningar som är specifika för delprojekten beskrivs i respektive
delprojekts kapitel.
Projektet omfattar de deltagande aktörernas gemensamma behov
och krav på fastigheten samt förslag för optimering av
samverkansprocessen. Optimeringen av samverkansprocessen är
avgränsad till att huvudsakligen gälla samverkan mellan aktörerna
inom Program för Samverkan - Stockholmsregionen. Aktörernas
enskilda fastighetskrav och processer berörs inte i den här rapporten
såvida de inte på ett betydelsefullt sätt påverkar det gemensamma.
Projektet har i arbetet utgått ifrån ett antal olika scenarios för att
finna lösningar som stödjer verksamheterna i vardagen, omfattande
samhällskriser har inte diskuterats. Av den anledningen kan det inte
heller antas att alla slutsatser och rekommendationer kan
generaliseras till mer omfattande samhällskriser.
Syftet med projektets workshops var att skapa ett beslutsunderlag till
beredningsgruppen inför kommande beslut om implementering av
givna förslag.
2.2 Tillvägagångssätt
Projektet har genomförts genom ett antal intervjuer och workshopar,
delprojekten har genomförts parallellt för att i så stor utsträckning
som möjligt dra nytta av kopplingar och synergieffekter mellan dem.
För att skapa en kravställning mot fastighetsprojektet som har
verksamheternas framtida behov i fokus har delprojektet
Verksamhetens krav på fastigheten utgått från det förslag till en
framtida samverkansprocess som arbetats fram inom De första 20
minuterna.
Arbetet har utgått ifrån scenarier som togs fram under
Nulägeskartläggningen för Samverkanscentralen under hösten
9
2010. Genom ett antal inledande intervjuer med presumtiva
workshopdeltagare, under det här projektet, har scenarierna
verifierats och kompletterats för att illustrera fysiska flöden,
kommunikationsflöden och uppskattade löptider för insatser. Utöver
de scenarier som togs fram under nulägeskartläggningen skapades
också tre nya för att säkerställa ett brett underlag inför projektets
workshops.
Urvalet av scenarier gjordes för att belysa olika utmaningar och
förutsättningar för samverkan. De beskriver såväl vardagshändelser,
och allvarligare händelser som krishändelser, händelser av
varierande tidsmässig omfattning och som kräver olika typer av
insatser:
 Singelolycka På E18
 Brand på T-centralen
 Lägenhetsbrand på Sveavägen
 Snökaos (Snökanon på Södertörn)
 Terrordåd (Madrid-scenario)
För att skapa den framtida samverkansprocessen har kritiska
områden i samverkansflödet identifierats. Arbetet har sedan
fokuserat på att utveckla de här områdena genom att identifiera olika
typer av problem och brister i dagens samverkan och komma fram
till förslag på hur de kan åtgärdas som överensstämmer med den
utveckling av samverkan som deltagarna vill ha.
Parallellt med arbetet med samverkansprocessen har deltagarna,
utifrån föreslagna förbättringar, diskuterat hur utformningen av
fastigheten för samlokaliseringen på bästa sätt kan stödja den
framtida samverkan. Önskemål om hur samverkan bör ske inom
samverkanskritiska områden i framtiden har använts för att
identifiera de gemensamma samverkansytor som är medel för att
stödja och utveckla samverkan inom den fysiska fastigheten. Arbetet
har också resulterat i krav på funktionalitet och samband i
fastigheten.
Kompletterande intervjuer genomfördes avslutningsvis enskilt med
beredningsgruppsrepresentanterna för projektets parter för att samla
in deras förslag och idéer för hur samverkansprocessen kan
utvecklas.
2.2.1 Forskning och tidigare erfarenheter
För att komplettera arbetet i workshopformat under projektet har
också en litteraturstudie genomförts i syfte att ta del av den
forskning som gjorts inom området. Tidigare förslag och slutsatser
under program för Samverkan har också tagits hänsyn till.
Tillsammans har det inspirerat kravställningen på samlokaliseringen
10
i fastigheten och processutvecklingen av samverkan inom de första
20 minuterna. Det har också utgjort en bekräftelse för att de idéer
och förslag som diskuterats under projektet överensstämmer med
aktuell forskning och tidigare ställningstaganden inom Program för
Samverkan- Stockholmsregionen.
2.2.2 Tidigare projekt inom ramen för programmet
Arbetet under tidigare projekt inom programmet har tagits till vara på
olika sätt, det har både utgöra ett arbetsmaterial och inspiration för
utvecklingen av samverkansprocessen.
Idéer om utvecklingen av fokusområdena från målbildsarbetet har
utgjort en utgångspunkt för diskussioner under projektet och har
vidareutvecklats för att bli konkreta förslag.
Under projekt Snabba Resultat togs en mängd förbättringsförslag
fram inom ramen för vad som var genomförbart inom det projektet.
Kopplat till ett antal av dessa förslag har deltagarna under projekt
Utveckling av samverkansprocesser också sett möjligheter till mer
omfattande utveckling än vad Snabba Resultat medgav. De idéer
som kommit fram har då tagits till vara på inom ramen för det här
projektet.
2.3 Projektorganisation
Som en del av Program för Samverkan – Stockholmsregionen är det
här projektet underordnat beredningsgruppen för godkännande av
projektleveranser och övriga resultat.
Urval av representanter för deltagande vid workshops och intervjuer
under projektets genomförande har också skett genom
beredningsgruppen.
Utöver beredningsgruppen har projektledningen fört en löpande
dialog med programledaren för att säkerställa att förväntningarna på
projektet uppfylls.
Projektledningen har utgjorts av projektsponsorn Mats Kjellman från
Trafik Stockholm samt projektledaren Lisa Fuller från Deloitte.
För att säkerställa att framtagna resultat motsvarar
fastighetsprojektets behov av vägledning, har projektet bedrivits i
nära samarbete med representanter från White arkitekter och deras
underleverantörer.
11
2.4 Projektets deltagare
De aktörer som varit aktivt involverade i projektets arbete
1
presenteras här nedanför.
Organisation
Funktion/Verksamhet
Trafik Stockholm
Hela verksamheten
Storstockholms Brandförsvar
Räddningscentral & Huvudkontor
SL AB
Trafikledningscentralerna för
tunnelbanelinjerna (MTR)
Driftledningscentralen (SL)
Trygghetscentralen (SL)
SOS ALARM AB
112-central Stockholm
Huvudkontor
Stockholms Läns Landsting
Regional Katastrofmedicinsk Ledning
Södertörns Brandförsvarsförbund
Räddningscentralen
Trafikverket
Krisledningsfunktionen
Trafikkontoret – Stockholms stad
Krisledningsfunktionen
Polisen
Operativa Avdelningen
Länsstyrelsen
Avdelningen för Samhällsskydd och
Beredskap
Tabell 1 - Projektets deltagare
Deltagande från övriga kommuner i Stockholms län (utöver
Stockholm Stad) var ett starkt önskemål från gruppen eftersom de är
viktiga aktörer och samverkansparter. Deras deltagande har säkrats
inom programmet i projekt Omvärldsbevakning och
informationsdelnings.
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har också deltagit för
att följa projektet och bidra med råd och expertkompetens.
1
I Appendix listas samtliga deltagare som representerat parterna under
projektarbetet
12
3. Forskning och tidigare
erfarenheter
Ett viktigt underlag för projektet är tidigare forskning och
erfarenheter inom området. Det har inspirerat arbetet inom båda
delprojekten och bekräftat deltagarnas idéer och praktiska
erfarenheter som har uppkommit inom de olika workshoparna och
intervjuerna.
De områden som har varit särskilt intressanta för arbetet har varit
tidigare forskning och erfarenheter kring samverkan och dess
utvecklingsmöjligheter, samverkansledning samt ledningscentraler.
3.1 Samverkan mellan samhällsaktörer
Varje organisation har ett eget juridiskt ansvar och styrs av de lagar
som reglerar respektive verksamhet och de uppgifter som ska
utföras. Lagar och författningar anger att samhällsaktörer ska
samverka. Ingen organisation har rätt att ge direktiv över de andra.
Men det krävs flera olika kompetenser för att bedöma en händelse
och agera så att hela hjälpbehovet hanteras på ett bra sätt. Därför
behöver de olika aktörerna identifiera hjälpbehovet tillsammans och
därefter utforma sina olika åtgärder som en helhet. (Räddningstjänst
i Samverkan, 2008).
Det totala hjälpbehovet bör därför vara vägledande för samtliga
aktörers agerande. Det gäller att försöka se den gemensamma
uppgiften och hur den kan lösas på bästa och mest effektiva sätt för
de hjälpbehövande. En gemensam lägesuppfattning och dess
utveckling underlättar arbetet. Det är viktigt att varje aktör klargör sitt
synsätt och hur de agerar samt försöker se vad de andra ser. (ibid)
Berlin och Carlström (2011) identifierar tre nivåer av samverkan
utifrån graden av integration mellan aktörer. Sekventiell samverkan
är den nivå med lägst grad av integration och innebär att insatser
genomförs i turordning. Nästa nivå är parallell samverkan som
innebär att flera organisationer arbetar samtidigt ”sida vid sida” på
en olycksplats och uppgifterna utförs parallellt av respektive aktör.
Den mest integrerade nivån av samverkan är synkron samverkan.
Aktörerna arbetar då inte bara sida vid sida utan kan utföra
varandras uppgifter och täcka upp för varandra vid behov. Det
innebär att de är beredda att kliva utanför den egna organisatoriska
13
gränsen och handla utanför den ordinarie repertoaren. I motsats till
parallell samverkan kräver synkron samverkan en öppenhet för att
utföra insatser man inte är tränad för samt en tillit till varandras
kompetenser, roller och agerande. (ibid)
Berlin och Carlström budskap är att standardiserade metoder och
parallell samverkan är att föredra i normalfallet men att det inte
räcker till vid komplexa och omfattande olyckor. Vid sådana
situationer måste aktörerna kunna växla mellan parallell och synkron
samverkan. Det är dock osäkert om de här slutsatserna gäller vid
omfattande samhällskriser.
3.2 Lärdomar och utvecklingsbehov inom
samverkan
Dåvarande krisberedskapsmyndigheten (nuvarande MSB) bedömde
i GROHS-projektet att samhället har en otillräcklig förmåga att
hantera allvarliga kriser vad gäller samverkan och
informationssamordning med andra aktörer (både inom den
offentliga sektorn och inom näringslivet), gemensam
lägesuppfattning, samt informationsstöd till allmänheten. Det finns
dessutom en tendens till att samverkan försämras desto större en
händelse är (Projekt GROHS, 2007).
Konsekvenserna av detta blir bland annat en fördröjning i
beslutshantering, konflikt mellan operatörer och beslutsfattare,
ryckiga eller felaktiga insatser, svårighet att hantera avvikelser samt
samordningssvårigheter på grund av trög kommunikation. Det
försvåras vid stora händelser när nytillsatta krisledningsgrupper ska
samverka utan etablerade ansvarsområden, normer för
beslutsfattande med mera (ibid).
Nedan presenteras ett urval av utvecklingsbehoven i de inledande
faserna av en händelse kring samverkansförmågan såväl ur en
strategisk som ur ett operativt synsätt enligt utvärderingsrapporten
från SAMÖ-KKÖ 2011.
3.2.1 Alarmering
 Översyn av system och rutiner för alarmering där automatisering
övervägs för att förkorta tiden för larmning/information
 Strategisk utveckling av larmplaner överenskomna mellan SOS
Alarm, MSB, Länsstyrelsen och kommunerna så att de som skall
larmas får larm och från en källa
3.2.2 Analys
 Samtliga organisationer bör utveckla förmågan att genomföra
omvärldsanalyser
14
 Utarbeta ett system för att kommunicera hur allvarlig en situation
är samt utarbeta arbetsformer för att ta fram verifierade
lägesbilder med tätare intervall
3.2.3 Aktivering
 Utforma en tydlig struktur för de många samverkansmöten som
sker under en större händelse i syfte att skapa proaktiva och tidseffektiva möten
 Upparbeta samverkanskanaler för de aktörerna som man inte är
van att samarbeta med redan i vardagen
MSB anser att Länsstyrelsens roll i samverkansledningen är viktig. I
denna roll kan de agera som kontaktpunkt för länets kommuner,
stöd till inblandade parter i syfte att få till stånd samordning och
skapa en gemensam inriktning inom länet för de åtgärder som
behöver vidtas före, under och efter en kris (Projekt GROHS; 2007).
3.3 Utformning av ledningscentral
För att samverkansledning ska fungera optimalt och ge
förutsättningar för att skapa en gemensam lägesbild drar GROHSprojektet slutsatsen att det behövs öronmärkta lokaler med tillgång
till teknik som ger samverkansrepresentanter möjlighet att kontakta
sina hemmaorganisationer. Det blir ett effektivare beslutsfattande
om man sitter på samma plats, har samma bild, kan analysera
tillsammans och få insikt om hur enskilda parters beslut påverkar
helheten (Projekt GROHS, 2007).
Försvarsmakten redovisar i Framtida ledningscentraler – slutrapport
(2011) de faktorer som kan påverka utformningen av
ledningscentraler på medel till lång sikt.
Studien identifierar en tydlig trend där ledningscentraler utformas för
att kunna hantera flera samtidiga uppdrag som är av multidimensionell karaktär. Denna utveckling kan kopplas till ett utökat
eller omdefinierat mandat och ansvar hos många organisationer.
Detta förändrade mandat har lett till att fler och bredare uppdrag än
tidigare utförs av deras ledningscentraler. De som hanterar flera
samtidiga uppdrag kännetecknas av att ledningsarbete:
 Utförs av flera ledningsslag som samverkar
 Sker i flera rum
 Har olika tidstempon
 Inträffar under olika organisationsupplägg
 Kan röra olika domäner och arenor
15
3.3.1 Utformning av flerrumslösningar
Utformning av flerrumslösningar påverkas av sex olika faktorer:
 Typ och antal uppdrag som ska hanteras av ledningscentralen
samt hur ofta dessa uppdrag sker och hur mycket de varierar i de
olika dimensionerna
 Organisation i termer av ledningsrutiner och arbetssätt som ska
tillämpas vid ledningscentralerna samt de organisationsupplägg
som ska nyttjas
 Sekretess därav krav på sektionering
 Samverkansbehov av de olika ledningscentralerna och dess
organisationer
 Personalförsörjning
 Krav på skalskydd och drift under svåra påfrestningar
Det är viktigt att utformningen ger möjlighet att hantera
överlämningar mellan personal, möjliggör för operatörer och
beslutsfattare att byta operatörsplats eller rum samt att stödja
operatörer och beslutsfattare i samverkan under de olika
organisationsupplägg som kan tillämpas vid ledningscentralen.
Ledningscentralens utformning måste samtidigt medge arbete i
avskildhet, såväl enskilt som i grupp, för att kunna hantera
sekretessbelagd information.
Informationsdelning mellan operatörer och beslutsfattare är kritisk.
Ett grundelement för att åstadkomma en fungerande samverkan och
informationsdelning är att operatörer och beslutsfattare kan avgöra
vem som ska ha vilken information och på vilket sätt. Sekretess och
informationssäkerhetsrelaterade krav påverkar samverkan och
informationsdelningen.
3.3.2 Utformning av ledningsrum som kan ha olika funktioner
När ett ledningslag har behov av att ändra sin storlek samt växla
mellan olika organisationsupplägg kan rummet utformas med ett
system av celler. Det ger ledningslaget flexibilitet att organisera
uppdrag som hanteras i ledningsrummet på flera olika sätt t ex
stabsrum, sammanträdesrum, ledning av särskilda händelser och
övning.
Samverkan med andra organisationer kräver ofta att besökande
samverkansaktörer ska kunna vistas i ledningscentralen. Det behövs
därför särskilda utrymmen avsedda för samverkan som tar hänsyn
till sekretess och sektionering, samt att externa besökare kan tas
emot utan att ordinarie arbete störs. Rum som inte används
regelbundet ska också vara lätt för personalen att orientera sig i och
hantera nödvändig utrustning. Inlärningströskeln till alla tekniska
system måste hållas så låg som möjligt.
16
Det finns även krav på att personalen ska kunna vara i ledningscentralen under en längre tid, vilket innebär att det kan finnas behov
av till exempel vilorum, kök, med mera. Drift under svåra
påfrestningar kräver också att de tekniska systemen (avseende ljus,
ventilation, temperatur) som används är robusta, samt att det finns
redundans i systemen.
En viktig iakttagelse som gjorts i studien är att det sker kontinuerliga
förändringar inom dagens ledningscentraler. De förändringarna sker
i allt snabbare takt, samt är av ökande komplexitet. Förändringarna
påverkar på ett direkt eller indirekt sätt sammanhanget i vilket
operatörer och beslutsfattare agerar, samt den arbetsmiljö och de
ergonomiska förutsättningar som de arbetar i.
3.4 Tillämpning av erfarenheter från
litteraturstudierna
Under arbetet har idéer från dessa studier använts, tillsammans med
deltagarnas egna förslag, som en grund för att utforma en framtida
process som tydligt visar när under ett händelseförlopp parternas
inre ledning vill samverka, vad de vill diskutera, med vilka parter
samt vilka gemensamma operativa ytor som krävs för att på ett
smidigt sätt kunna komma i kontakt med varandra.
3.4.1 Viktiga faktorer för att utforma en fungerande
samverkansprocess för den minutoperativa verksamheten
Från utvärderingsrapporten framkommer (SAMÖ-KKÖ 2011) vikten
av att en effektiv samverkan bland de berörda aktörerna kan ske i
praktiken. Gemensamma processer, rutiner och arbetssätt främst
inom stabsfunktioner på alla nivåer behöver utvecklas. Det framgår
också att en effektiv alarmering, informationssamordning, lägesuppfattning samt upparbetade kommunikationsvägar måste fungera
väl i vardagen, om det skall kunna fungera vid en kris och/eller vid
utdragna händelser.
Under arbetet har därför förbättringsförslagen fokuserat på att ta itu
med dessa utmaningar.
Ett proaktivt tänkande och arbetssätt efterfrågas, i utvärderingen av
SAMÖ KKÖ 2011, i syfte att samverkansmöten likväl som informella
telefonmöten leder till ett konkret agerande. En viktig målsättning är
att kunna ta fram och förmedla, med täta intervaller, verifierade
lägesbilder. Det ligger till grund för ett bra prognosarbete,
kommunikation till allmänheten och beslut som effektivt kan stödja
insatserna för de drabbade.
Vid framtagning av den framtida samverkansprocessen har därför
nya arbetssätt föreslagits för att tidigarelägga larmning och
informationsdelning genom att införa mer parallell samverkan och i
vissa fall synkron samverkan. De gemensamma operativa ytorna
17
inom den framtida fastigheten har också utformats och placerats för
att skapa förutsättningar för ett proaktivt agerande bland berörda
parter.
3.4.2 Viktiga faktorer för att samlokalisering ska kunna stödja
samverkan och samverkansledning
Trenden bland ledningscentraler (Försvarsmakten, 2011) är att de
alltmer hanterar flera samtidiga uppdrag och kännetecknas av att
ledningsarbete utförs av flera ledningsslag. De samverkar i olika rum
med olika tidstempon som inträffar med olika organisationsupplägg.
Informationsdelning mellan operatörer och beslutsfattare är kritisk.
Ledningscentralens utformning måste samtidigt medge arbete i
avskildhet, såväl enskilt som i grupp, för att kunna hantera
sekretessbelagd information.
Utformningen av ledningscentraler bör därför ta hänsyn till
påverkansfaktorer relaterade till utformning av flerrumslösningar,
arbetsmiljö och ergonomi, tekniska hjälpmedel samt hantering av
framtida förändringar.
18
4. Resultat från
delprojektet De första 20
minuterna
Det här kapitlet beskriver delprojektet De första 20 minuterna genom
att presentera resonemanget om hur samverkan i nuläget kan
förbättras och hur det skapar den framtida samverkansprocessen
som arbetsgruppen vill uppnå. Slutligen presenteras projektets
rekommendationer för fortsatt arbete för att ta nästa steg mot att
realisera den förbättringspotential som har identifierats.
4.1 Händelseförloppen har uppdelas i fem faser
För att kunna skapa en samsyn om hur ett händelseförlopp utvecklar
sig över tid delades händelseförloppen upp i fem faser. De faserna
är:
Larmfas – ett 112-samtal har inkommit och ett larm skickas ut till
olika aktörer utifrån en given larmplan. Övriga berörda aktörer
informeras via en larmkedja, om de inte redan har fått information
om händelsen genom egna kanaler
 Analysfas – en preliminär lägesbild skapas utifrån larminformationen och analys av tillgänglig information tidigt under
händelseförloppet
 Aktiveringsfas – kommunikation mellan ledningscentraler och
utryckningsfordon från larm fram till ankomst på händelseplats
 Insatsfas – insatser på händelseplats. Här skapas också en mer
omfattande lägesbild (samlad lägesbild), vilket är viktigt för
prognosarbetet
 Avslutsfas – avslut och återställning till normalläge. Det innebär
övergång till efterarbete av olika slag, överlämning till andra
aktörer för socialt omhändertagande, bärgning med mera
Faserna är huvudsakligen sekventiella men överlappar varandra i
olika utsträckning.
Sjukvård, räddningstjänst och polis skickar utryckningsfordon direkt
vid larm. Den totala tiden för insats och avslut kan variera beroende
på omständigheterna och allvarlighetsgrad av en händelse.
19
4.2 Avgränsningar
Delprojektet De första 20 minuterna fokuserar på att optimera
samverkansprocessen under inledningsfasen vid hanteringen av en
händelse. Namnet De första 20 minuterna syftar till att lägga vikt på
samverkan under det inledande skedet av en insats. Eftersom
tidsåtgången i inledningen av insats kan variera kraftigt mellan olika
typer av händelser, händelseplatser med mera har vi valt att
fokusera på samverkan under de tre inledande faserna; larmfasen,
analysfasen och aktiveringsfasen.
Det innebär att:
 Förbättringsförslag för de inledande faserna vid insatser; larmfas,
analysfas och aktiveringsfas behöver inte vara begränsade till de
första 20 minuterna
 Förbättringsförslag som stödjer utvecklingen av den operativa
samverkan kan också omfattas
 Aktörernas interna processer omfattas inte såvida de inte är
betydelsefulla förutsättningar för samverkan
 Parternas roller och ansvarsområden är inte inkluderade i arbetet
med undantag för det resonemang som är en nödvändig
förutsättning för förbättringsförslag kopplat till samverkansledning
4.3 Samverkan i nuläget
Den nuvarande processen vid en händelse visar att samverkan sker
huvudsakligen vid skadeplatsen. Innan utryckningsfordonen
ankommer till händelseplatsen är informationsdelning och
samverkan mellan aktörerna begränsad, bortsett från
räddningsintervjuerna. Visst samarbete sker mellan räddningstjänst
och kollektivtrafiken men förbättringspotential finns också mellan
dem. Brister i samordningen och informationsdelningen gör
processen mer tidsineffektiv än nödvändigt genom om- och
merarbete som förlänger tiden det tar till normalläget är
återupprättat.
Larmplaner finns definierade för larmorganisationer. Det händer
dock att vissa berörda aktörer ibland inte får larm eller får larmet när
en händelse redan börjat få samhällskonsekvenser. Om berörda
aktörer får kännedom om en händelse relativt sent under
händelseförloppet finns det en risk att processen avstannar eller blir
försenad på grund av väntan på en annan aktörs medverkande.
20
Figur 4 - Utvecklingsbehovet för en effektiv samverkan
4.4 Förbättringsförslag för att skapa en effektiv
samverkan
Förbättringsåtgärderna under de tre inledande faserna syftar till att
skapa en mer effektiv samverkansprocess. Genom att göra
processer mer parallella och tidseffektiva kan den totala tiden från
larm till återupprättat normalläge förkortas.
Figur 5 – Illustrativ bild över sekventiella och parallella processer
21
Målet med utvecklingen av mer parallella processer
Målet med att skapa mera parallella processer (Berlin och
Carlström) är att skapa förutsättningar för att fokusera på vad som är
värdeskapande i en insats och prioritera därefter.
Värdeskapande aktiviteter under en insats handlar främst om:
 Att lösa det akuta behovet, till exempel rädda liv
 Tidig informationshantering för att minimera störningar, till
exempel att ge besked om vad som hänt och var, samt prognos
för återställning
 Omhändertagande av de drabbade så att de får vård, eller se till
att trafikanter kommer fram till sin destination så fort som möjligt
Fördelen med att skapa parallella processer är följande:
 Alla berörda aktörer, oavsett kommun- och länsgränser, får tidig
kännedom att något har hänt, så att de kan börja planera eller
inleda samverkan under ordnade former
 Samverkansaktörer kan få en tidig preliminär lägesbild vilken
skapa möjligheter för:
o Bättre beslutsunderlag
o Effektivare nyttjande av resurser
o Korrekt bedömning av lämpliga åtgärder
o Tydligare trafik- och samhällsinformation som kan minimera
samhällskonsekvenserna av en händelse. Det är speciellt
viktigt i en storstad som Stockholm där relativt små incidenter
kan skapa stora störningar
Eftersom avgränsningen av det här projektet innebär att omfattande
samhällskriser inte har diskuterats gäller ovanstående resonemang
inte sådana händelser.
Utvecklingen av mer parallella processer är ett första steg mot att
utveckla synkron samverkan, i situationer där en sådan samverkan
skulle vara värdefull.
22
4.4.1 Målet med mer tidseffektiv samverkan
För att skapa ett mer tids- och flödeseffektivt händelseförlopp har
olika typer av ”tidstjuvar” identifierats under de tre inledande faserna.
De skapar bland annat merarbete, omarbete, väntan, onödigt arbete
och dubbelarbete för de medverkande parterna i en redan stressig
situation. Tidstjuvar uppkommer oftast på grund av brist på
samordning och informationsdelning som är viktiga förutsättningar
för att kunna utföra uppdraget på ett bra sätt. Effekten av de här
bristerna kan eskalera under händelseförloppet och ytterligare
förlänga den totala tiden för återställning till normalläge.
Tid
Den totala
genomloppstiden
Larm
Analys
Aktivering
Den totala genomloppstiden efter tidseffektivisering
i de inledande faserna
Insats
Insats
Avslut
Avslut
Figur 6 - Tidseffektiv samverkan kortar genomloppstiden för ett händelseförlopp
Exempel på ”tidstjuvar” är:
Exempel på ”tidstjuvar” i en samverkansprocess
Larmfas

Inkomna larm, för samma händelse, som inte
omhändertas och hamnar på ”lager” hos vissa aktörer
men inte hos andra

Arbetsuppgift hamnar hos fel person, till exempel en
Tjänsteman i Beredskap (TiB) utan mandat
Analysfas
 Sökande efter information, information som finns men
inte delas eller information som går förlorad
 För många aktiviteter som inte efterfrågas eller leder till
någon konkret handling till exempel ineffektiva
samverkansmöten
Aktiverings-

fas
Onödiga uttryckningar, resurser som ej återkallas i tid,
sökande efter information

Uppkomna fel och brister som måste åtgärdas till
2
exempel att flera olika brytpunkter felaktigt utses

Väntan för att komma igång med insatser eller för att få
besked om andra aktörers medverkan

För mycket resurser skickas i förhållande till vad
situationen kräver trots kännedom om situationens art
hos en annan part
Tabell 2 - Exempel på tidstjuvar
2
Brytpunkten är uppsamlingsplatsen, för uttryckningsfordon, i anslutning till en
händelseplats som används för att säkerställa framkomlighet till och från
händelseplatsen.
23
4.4.2 Förbättringsförslag som har tagits fram av arbetsgruppen
Specifika förbättringsförslag har tagits fram av arbetsgruppen för att
skapa mer parallell samverkan och minska eller eliminera tidstjuvar.
De förbättringsförslagen var utgångspunkten för framtagningen av
det framtida börläget i samverkansprocessen. De olika förslagen är
indelade i de olika faserna:
 Larmfas – åtgärder för att utveckla en mer transparent process
 Analysfas – åtgärder för att tidigt få en mer tillförlitlig preliminär
lägesbild
 Aktiveringsfas – åtgärder för bättre samordning av resurser och
insatser före ankomst
 Insatsfas – åtgärder för en bättre informationsdelning vid
händelseplatsen
 Övriga förslag för att skapa en grund för effektiv samverkan
En mer transparent larmprocess
När alla berörda aktörer involveras från början är det lättare att
påbörja samverkan snabbt så att alla parter kan bidra till att
samordna och aktivt stödja aktörernas insatser från start. En
larmplan som är transparent för de berörda aktörerna gör det lättare
att ta egna initiativ och vara proaktiv i sitt agerande mot de andra
parterna. För berörda aktörer vars insatser kan behövas senare
under händelseförloppet kan ett förlarm skickas. Det innebär att de
får en förvarning om att något inom deras ansvarsområde har hänt
och de eventuellt kan bli kontaktade längre fram.
En mer tillförlitlig preliminär lägesbild
Att involvera trafikaktörerna redan vid ett larm har varit ett särskilt
fokusområde. Det är särskilt viktigt för att snabbt nå allmänheten
med viktig trafik- och samhällsinformation. Trafikaktörerna har också
egen utryckningspersonal, personal på plats samt kameraövervakning som kan nyttjas som underlag till en lägesbild. De här
möjligheterna bör nyttjas fullt ut av bland annat räddningstjänst för
att få ytterligare tillförlitlig information utöver den de normalt kan få
från larmsamtalen.
Bättre samordning före ankomst
En samordning av trafikaktörernas insatser vid större händelser
utifrån ett helhetsperspektiv ger stora fördelar vad gäller att
minimera trafikstörningar. Vilka beslut som tas och hur de påverkar
trafiksystemet i sin helhet spelar stor roll för regionens kapacitet för
att klara av att hantera flera parallella insatser. Beslut om
avspärrning och val av brytpunkter är en angelägenhet för både
blåljus- och trafikaktörer, eftersom de besluten påverkar
framkomlighet för både utryckningsfordon och allmänheten. Det är
därför en viktig fokus för samverkan.
24
Informationsdelning vid händelseplats
Delning av vindrute- och lägesrapporter bland den inre ledningen
underlättar samverkan vad gäller resursdelning, prognosarbetet,
trafikinsatser, samsyn av en avvecklingsplan med mera, i syfte att
slutföra insatser på bästa sätt.
Övriga förslag för att skapa en grund för effektiv samverkan
Under projektets arbete har diskussioner förts kring hur och när
projektets parter vill ha en utökad samverkan mellan inre ledningar.
För att säkerställa att de här dialogerna skapar ett bra underlag för
aktörernas enskilda uppdrag och samverkan finns ett behov av en
gemensam syn på struktur för samverkansledning i vardagen.
Utbildning
Ett viktigt första steg för att påbörja resan mot en samsyn av vad
samverkan innebär i vardagen är utbildning i syfte att skapa ett
gemensamt förhållningssätt för att uppnå det övergripande målet
med insatserna. Det innebär att etablera en värdegrund för att öka
förståelse för det värdeskapande, inte bara processen, vikten att
göra rätt från början samt behovet av att tillsammans kontinuerligt
sträva mot att lösa de problem som uppstår för att verksamheten
hela tiden ska utvecklas.
Samverkansmöten
Effektiva samverkansmöten är viktiga för att uppfylla de berörda
aktörernas behov av information och lägesuppfattning så att de kan
ha ett bra beslutsunderlag när de återgår till sin egen organisation:
Utan en etablerad struktur för dessa möten är det risk för att
”samverkan för samverkans skull” sker. Att det är ett problem som
lätt kan uppstå har sedan tidigare påpekats av MSB (SAMÖ – KKÖ
2011).
Gemensamma stödfunktioner
Genom att utveckla en närmare samverkan mellan aktörerna i
regionen skapas möjligheter att ha gemensamma stödfunktioner,
med dedikerade resurser, som stödjer arbetet med samverkansaktiviteterna.
De stödjande resurserna kan tack vare samverkan erbjuda tjänster
de enskilda aktörerna inte har resurser att erbjuda internt.
Samlokaliseringen kan erbjuda en placering för de här funktionerna
men fastigheten är inte en förutsättning för etablerandet av
funktionerna.
25
Förväntade framsteg
Givet att förändringsförslagen genomförs i enlighet med handlingsplanen kommer samverkan inom de ovan beskrivna områdena att
förbättras. I tabellen nedan finns en illustration av hur stor effekt
förslagen uppskattas få relaterat till hur väl samverkan fungerar idag.
Vi förutsätter att utvecklingen inom områdena fortsätter att
utvecklas, hur mycket samverkan förbättras varierar beroende på
områdenas komplexitet.
Fas
Föreslagna åtgärder
Idag
Efter
genomförd
förbättring
1.
Larm
a) Utveckling av en
strategisk larmplan
b) Centraliserade
kontaktlistor
2.
Analys
a) Kvalitetssäkra
medlyssningsrutiner
b) Dela och verifiera
larminformation
c) Samordna trafik- och
samhällsinformation till
allmänheten
3.
Aktivering
a) Minskad trafikpåverkan
vid större händelser
b) Val av rätt brytpunkt
c) Delning av enheters
geografiska positioner
4.
Insats
a) Dela vindruterapporter
vid ankomst till
händelseplats
b) Dela lägesrapporter
under insatsen
5.
Grund för
a) Effektiva
effektiv
samverkansmöten
samverka
n
b) Utbildning för att skapa
ett gemensamt
förhållningssätt
c) Gemensamma
stödfunktioner
Tabell 3 – Sammanfattning av förbättringsförslagen i handlingsplanen
och deras effekter på samverkan
26
4.5 Den framtida samverkansprocessen
Förbättringspotentialen i dagens samverkan och de konkreta förslag
som identifierats under projektet har utgjort underlaget för
arbetsgruppens diskussioner om hur den framtida
samverkansprocessen ska se ut. I det här avsnittet presenteras den
samverkansprocess som diskussionerna mynnat ut i.
4.5.1 Den framtida samverkansprocessen centrerar kring ett
antal gemensamma aktiviteter
Utifrån de möjligheter till att skapa mer parallella och tidseffektiva
processer som har kunnat identifieras under projektets arbete
framträder tydligt behovet av att ha en mer omfattande samverkan
mellan parterna. Det speglas i de förbättringsförslag som
formulerats.
I den framtida samverkansprocessen uppnås störst effekt av de här
förbättringsförslagen genom att ett antal aktiviteter utförs
gemensamt av berörda aktörer. Arbetsgruppen har under arbetet
identifierat tre olika skeden under ett händelseförlopp när dessa
samverkansaktiviteter utförs vilket illustreras av de tre grå boxarna i
bilden nedan.
Preliminär lägesbild
Under framkörning delas den information som parterna har tillgång
till från larm, kamerabilder med mera och vidarebefordras till
uttryckningsenheterna. Ytterligare berörda aktörer utöver
kärntruppen identifieras för att de också ska kunna larmas. Syftet
med aktiviteterna är att samla en preliminär lägesbild genom att dela
den tillgängliga informationen i ett skede när parterna ofta lider av
informationsbrist och på så vis underlätta beslut inom de olika
ledningscentralerna.
Ankomst på plats
I samband med att utryckningsenheter anländer till händelseplatsen
utser parternas inre ledning en gemensam brytpunkt för att snabbt
kunna upprätta en kontrollerad framkörning till händelseplatsen och
minska risken för att enheterna hindrar varandras framkomlighet.
För att snabbt få tillförlitlig information för fortsatt analys och
skapande av lägesbild delar parterna vindrute-/framkomstrapporter
med varandra. På så vis kan alla få tillgång till den information som
första enheten på plats rapporterar i ett skede när det är av stor
betydelse att snabbt få information om situationen på händelseplats
för att kunna planera omfattning och genomförande av insatsen.
27
Samlad lägesbild
Arbetsgruppen uttryckte ett behov av att i större utsträckning än vad
som sker idag, ha en samverkan mellan parternas inre ledningar för
att skapa en samlad lägesbild att agera utifrån. I den samverkan
ingår ett antal aktiviteter som sker i samråd. Relevant information ur
inkomna lägesrapporter delas. Eftersom mängden information
längre fram under ett händelseförlopp växer allt mer är inte
nödvändigtvis all information som kommer in relevant för alla parter.
Däremot bör den information som är relevant för skapandet av en
samlad lägesbild delas. Parterna för en löpande dialog om
resursläget i länet och hur beredskapen ser ut för att vid behov
stödja varandra. Efter uttryckning och de omedelbara insatserna förs
också en dialog om avspärrningar samt information till media och
allmänhet för att minimera samhällskonsekvenserna av händelsen.
Parternas prioriteringar i förhållande till andra händelser och
avvecklingssyn på insatsen kommuniceras också mellan varandra
för att ha en gemensam förståelse för hur de andra parterna
kommer att agera.
Figur 7 - Börläge för samverkansprocessen, Samverkansaktiviteter
28
4.5.2 Vikten av informationsdelning för en en väl fungerande
samverkansprocess
För att de centrala samverkansaktiviteterna ska kunna genomföras
på bästa sätt behöver informationsdelningen fungera tidigt i
processen. Informationsdelning är en viktig förutsättning för att
kunna skapa en samlad lägesbild över händelseförloppet och
därmed stödja samverkansinsatser fullt ut. Utan denna överblick är
det risk för att förseningar, fel och brister i samverkan uppstår som i
sin tur leder till tids- och resursslöseri.
Inom arbetsgruppen har man identifierat mindre och större tillfällen
under samarbetsprocessen där det finns behov av kommunikation
bland de olika ledningsfunktionerna. Målet med informationsdelningen vid dessa ”samverkanspunkter” är att öka transparens för
vad som händer inom det totala händelseförloppet så att de berörda
aktörerna kan ta korrekta beslut inom sin organisation. De framtagna
förbättringsförslagen är ämnade att skapa en effektivare samverkan
och informationsdelning vid dessa tillfällen.
I arbetsgruppen har ett framtida flöde tagits fram (figuren nedan)
som är en generisk processkarta för samverkan vid en händelse.
Processen gäller för vardags- och allvarliga händelser. I regel är det
flera aktörer inblandade vid allvarligare händelser med stora
samhällskonsekvenser. Vid dessa situationer är samverkan med
kommunerna och Länsstyrelsen särskilt viktig eftersom det kan
krävas betydande samhällsinsatser efter de akuta insatserna är
avslutade exempelvis psykologiskt stöd till drabbade, bärgning med
mera.
Processkartan är ritad som en tunnelbana för att illustrera att från
tidpunkten när de olika samverkansaktörerna får ett larm (1) tills de
samlas för att diskutera en gemensam lägesuppfattning vid ”Tcentralen” (4), finns det ett antal ”samverkanspunkter” som behöver
”passeras”, för att kvaliteten på denna lägesuppfattning inte negativt
påverkas. Samverkan börjar med den inre ledningen mellan blåljusrespektive trafikaktörer, sedan sker den mellan aktörernas insatsledningar på händelseplats för att sedan fortsätter med alla berörda
parter (4) för att skapa en samlad lägesbild innan de enskilda
parterna återgår till sin egen organisation efter en överenskommen
avvecklingsplan.
29
Större tillfälle för kommunikation mellan flera samverkansaktörer för att koordinera och skapa överblick över
hela händelseförloppet
Mindre tillfälle för kommunikation mellan samverkansaktörerna för att koordinera och skapa överblick över
räddnings-, trafik alternativt samhällsåtgärder
Uppskattning av hur långt samverkansaktörer tror de kan komma inom de första 20 minuterna i normalt fall
vid en akuthändelse
Figur 8 - Flödeskarta för en händelse från initialt larm tills planering av avslutsinsatser
Informationsdelning enligt den beskrivna samverkansprocessen
ovan är tänkt att ske vid de olika ”samverkanspunkterna” för att
skapa en bra överblick. Särskilt viktigt är denna samverkan:
1) Vid det initiala larmet – automatisk larmning till alla berörda
aktörerna samt direkt tilldelning av eventuellt kompletterande
larminformation om händelsen till andra aktörer
2) På väg till händelseplatsen – Dela bildmaterial, ta stöd av
trafikaktörernas utryckningsfordon, där möjligt
3) Vid ankomst på plats – dela vindruterapporter för att få den
senaste lägesbild innan insatserna påbörjar
30
Under senare faserna under händelseförloppet fortsätter samverkan
för att:
4) Under insatsen – skapa en samlad lägesbild för att kunna agera
från en gemensam lägesuppfattning. Dessa diskussioner sker
iterativt under insatsfasen
5) Mot slutet av de akuta insatserna- skapa en koordinerad
avvecklingsplan som underlättar överlämning till kommunerna
4.5.3 Samverkan vid oförutsedda händelser som inte förorsakar
larm
Även om hanteringen av många händelser inleds med ett larm,
antingen direkt till någon av aktörerna eller via 112-samtal, uppstår
också oförutsedda situationer som kan få en stor samhällspåverkan
men som av olika anledningar inte aktiverar en normal larmprocess.
Även i sådana situationer kan det vara viktigt att efter behov
upprätta en samverkan. Under projektets arbete diskuterades
exemplet med ett snöoväder som inte initialt föranledde en larmprocess men som över tid orsakade samhällskonsekvenser som
krävde samverkan.
Samverkansprocessens aktiviteter och innehåll skiljer sig inte från
andra typer av händelser, det är hur samverkan initieras som är
skillnaden.
Initiering av samverkan
Avgörande för att minska samhällskonsekvenserna är att aktivera
samverkan mellan aktörerna. Bristen på en naturlig startpunkt för
samverkan innebär i fallet med snöovädret att de aktörer som
började agera gjorde så utifrån sina enskilda perspektiv snarare än
en samlad förståelse för situationens samhällspåverkan.
Hanteringen gav därför konsekvenser som hade kunnat undvikas
genom en dialog mellan de berörda aktörerna.
För att skapa en bra samverkan vid oförutsedda händelser som inte
förorsakar ett larm krävs att aktörerna har en förståelse för systemet
och naturligt anlägger ett systemperspektiv och initierar samverkan i
ett tidigt skede. Det gäller särskilt vid situationer som vid första
anblick inte verkar kräva omfattande samverkan.
Själva initieringen av samverkan vid liknande händelser kan redan
idag ske genom Länsstyrelsens Samverkansfunktion. Som en
utveckling av förslag från Snabba Resultat pågår också ett arbete
med att uppdra åt SOS Alarm att genomföra initieringen på något
sätt. En tjänst som alla Samverkansfunktionens deltagande parter
ska kunna åberopa antingen direkt eller genom Länsstyrelsen.
31
4.5.4 Beskrivning av en önskad samverkan med kommunerna
Vid större händelser då flera avdelningar än normalt inom
kommunerna är berörda, har arbetsgruppen identifierat ett behov av
att även dessa parter är väl linförstådda med samverkansprocessen
och dess arbetssätt. För att uppnå det behövs en synkronisering av
kommunernas krisplaner för att säkerställa att åtgärder som inleds
stödjer samverkan samt att samverkansinsatser underlättar
kommunernas arbete.
Förslag på hur kommunerna kan få stöd från samverkansarbetet är:
 Förlarm vid eventuell påverkan
 Informationsbehov för en specifik händelse
 Aktivering – från förlarm till larm
 Prognos- och lägesrapporter
 Avveckling- och överlämningsplaner
Förslag på hur kommunerna kan stödja samverkansarbete är:
 Delge samverkansaktörerna information om kommunernas beslut
och åtaganden enligt krisledningsplanerna vid större händelser
 Uppdaterade kontaktuppgifter till TiB
 Överenskommelse om larmplan för kommunerna vid
samverkansbehov
 Möjligheten att koordinera eller dela resurser och övrigt stöd till
samverkan vid större händelser
 Delge information om lokal omvärldsbevakning
32
4.5.5 Länsstyrelsen som samverkanssamordnare
Vid större händelser där många aktörer blir inblandade finns det en
växande samsyn om att Länsstyrelsens roll som samverkanssamordnare, i enlighet med Länsstyrelseinstruktionens § 52, bör
realiseras. Det är dock viktigt att påpeka att samverkansaktörerna
behöver ge Länsstyrelsen sitt stöd och förtroende för att utveckla
denna roll inom ramen för Länsstyrelsens formella ansvarsområde.
Länsstyrelsens roll skulle kunna innebära följande:
 Moderator av samverkansmöten vid större händelser med många
berörda parter
 Samverkanssamordnare mot kommunerna med uppgift att verka
för ökad samverkan bland kommuner samt för anpassning av
kommunernas krisledningsplaner till samverkansbehoven
 Leda arbetet med att utveckla samverkansprocessen exempelvis
genom att:
o Gemensamma utbildningsinsatser och erfarenhetsutbyte
o En samordnad informationsdelning
o Nya samarbetsformer med media
33
4.6 Slutsatser från delprojekt De 20 första minuterna
Under arbetet har fem scenarier använts för att skapa en gemensam
bild inom arbetsgruppen om vad var och en gör under ett
händelseförlopp. Det har gett en större insikt om hur de egna
åtgärderna påverkar andra, hur parterna kan stödja varandras
agerande och när under ett händelseförlopp de skulle vilja samverka
i framtiden.
För att realisera den framtida samverkansprocessen identifierades
olika konkreta förbättringsförslag för att korta den totala ledtiden för
en händelse genom att se till helheten och påbörja samverkan redan
från start. Åtgärderna syftar till att skapa en mer parallell samverkan
i de inledande faserna samt eliminera onödiga tidsförluster som
uppkommer vid bristande samordning och informationsdelning.
Den framtida processen (figur 6 och 7) har tagits fram med utgångspunkt från flera av de förbättringsområden som presenterats i
föregående avsnitt. Processen visar viktiga ”samverkanspunkter”
mellan de olika aktörerna ”längs vägen” från larm tills parterna
bestämt sig för att de avvecklar samverkan och återgår till sin egen
organisation. Även samverkan vid oförutsedda händelser som inte
förorsakar larm har diskuterats där deltagande parter inom
Länsstyrelsens samverkansfunktion kan åberopa ett
samverkansbehov.
4.6.1 Kritiska framgångsfaktorer för ett framgångsrikt
genomförande
Förhållningssätt för en effektiv samverkan
Under diskussionerna har det framkommit att samverkansmöjligheter redan finns idag men de utnyttjas inte fullt ut. Effektiv
samverkan uppnås inte enbart genom nya metoder och rutiner.
En av de viktigaste framgångsfaktorerna för att påbörja resan mot
en framtida samverkansprocess är ett gemensamt förhållningssätt
inom och mellan den operativa verksamheten av varje deltagande
organisation.
34
För att åstadkomma ett nytt förhållningssätt med samverkan i fokus
kan man anamma de värderingar som idag förknippas med
systemtänkande. Dessa är:
 ”Att göra rätt saker” tar sin utgångspunkt från allas förståelse för
vad som skapar värde för medborgarna
 ”Rätt från mig” handlar om att förstå nästa steg i händelseförloppet och skapa tydliga överenskommelser och rutiner i
gränssnitt
 ”Att älska avvikelser” handlar om att agera snabbt och finna
rotorsaken till kvalitetsavvikelser. Detta ska genomsyra varje steg
i flödet när medborgarnas krav inte möts
 ”Ständiga förbättringar” handlar om att skapa en struktur för ett
proaktivt förbättringsarbete – detta för att kontinuerligt stärka
effektiva arbetsflöden
Denna värdegrund kan sammanfattas enklast med en ”vi utvecklas
tillsammans” anda, där förändringsarbete är allas ansvar och kräver
ett proaktivt agerande. De som har direkt kontakt med
kunden/medborgaren har störst möjlighet att identifiera och
genomföra förbättringar, medan ledningens roll är att stötta och ge
strategiska riktlinjer om prioritering och uppföljning så att viktiga
förbättringsåtgärder verkställs.
Överblick i förbättringsarbetet kan bättre synliggöra effekterna
En annan kritisk framgångsfaktor är att skapa transparens i ett
framtida förbättringsarbete och händelseförloppet genom att
koordinera initiativ som tillsammans kan eliminera specifika problem
som skapar om- eller merarbete för parterna inom en viss fas i
processen. Eftersom det blir lättare att koppla konkreta handlingar till
förbättringar inom processen, kan man bättre identifiera områden
där extra insatser kan behövas för att verkställa den framtida
samverkansprocessen.
Samverkan utvecklas ute i verkligheten
En grundpelare i ett systemtänk är att ”vandra” genom processen
och uppleva verkligheten från andras perspektiv. Nya idéer som är
genomförbara ska testas under kontrollerade former innan de
implementeras i full skala. Det är grunden i processen för ständiga
förbättringar. Arbetet och avvikelser bör sedan följas upp visuellt på
ett enkelt och överskådligt sätt. Utan ett pragmatiskt arbetssätt för
att införa förbättringsarbete finns det risk för att många idéer fastnar i
en planeringsfas. För den anledningen är initiativ liknande Projekt
Vardagssamverkan ett viktigt forum för att testa dessa idéer.
35
4.6.2 Tidsvinster vid införande av parallella och tidseffektiva
processer
Tidig samverkan mellan blåljus- och trafikaktörerna vid de inledande
faserna av en händelse ger parterna möjlighet att stötta insatserna
redan från start. Tidig samverkan skapar också goda förutsättningar
för att minska samhällskonsekvenserna vid längre störningar genom
att snabbare gå ut med tydlig trafik- och samhällsinformation och
koordinera omdirigeringen av resenärer mellan trafikslag.
De föreslagna förbättringsförslagen är tänkta att förbättra samverkan
under ett händelseförlopp utifrån de aspekterna, särskilt:
 Vid det initiala larmet för att säkerställa att alla berörda parter får
kännedom om larmet
 På väg till händelseplats för att tidigt dela tillgänglig information
för att ta fram en preliminär lägesbild samt underlätta
framkomlighet för utryckningsfordonen
 Vid ankomst på plats för att skapa en mer samlad lägesbild för att
effektivt kunna utföra och koordinera insatserna
Förbättringsåtgärder tidigt i ett händelseförlopp skapar större
möjligheter för att korta ledtider än åtgärder som sker under senare
faser. Att göra ”rätt från början” och ”rätt från mig” genom etablering
av en transparent larmfas med samverkansbehoven i fokus kommer
sannolikt ge tydliga tidsvinster vad gäller såväl de akuta insatserna
som insatserna av mer utdragen karaktär.
Att minska tidsförluster som resultat av mer- och omarbete vid
hantering av en händelsernas alla faser innebär också såväl
ytterligare tidsvinster som resursbesparingar inom och mellan
organisationerna. En tidseffektiv samverkan säkerställer att
möjligheterna med en effektiv larmfas kan realiseras.
Figur 9 – Schematisk illustration av tidsvinster till följd av föreslagna förbättringsåtgärder
36
4.7 Rekommendationer för fortsatt arbete
Det här avsnittet sammanfattar en rekommendation till
handlingsplan för genomförandet av de förbättringsförslagen som
har presenterats. Förslagen är grundade på det som har framkommit
under projektets gång via exempelvis workshops, litteraturstudier
och intervjuer.
För ett effektivt förbättringsarbete är det viktigt att skapa transparens
för att kunna avgöra om implementeringen av de olika förslagen ger
förväntad effekt. För att skapa en ökad transparens i detta arbete
föreslås att man koordinerar initiativ (både tidigare och nuvarande
förslag) som tillsammans kan eliminera specifika problem som
orsakar tidsförluster för parterna inom en viss fas i processen, och
även vid en viss typ av händelse (till exempel rökutveckling i
tunnelbanan). Att skapa en överblick av de olika initiativen kan
också bidra till ett ökat engagemang bland aktörerna.
I handlingsplanen har förbättringsåtgärderna grupperats inom olika
områden och aktiviteter för genomförandet av respektive åtgärder
beskrivs.
I bilden nedan presenteras en bedömning av hur de olika förslagen
kan prioriteras med avseende på deras värde för samverkan och
genomförbarhet. Bedömningarna har gjorts utifrån vissa antaganden
varför de behöver verifieras.
37
Förslagen i steg 1 är de förslag som vi bedömer är lättast att
genomföra. Steg 2 och steg 3 är de förslag som vi bedömer är mer
komplext att genomföra. Cirklarnas storlek illustrerar hur omfattande
resurser som krävs för genomförandet.
Steg 3
Steg 2
Steg 1
Figur 10 - Förbättringsförslagens genomförbarhet och nytta för Samverkan
1 a) Utveckling av en strategisk larmplan
3 c) Delning av enheters geografiska positioner
1 b) Centraliserade kontaktlistor
4 a) Dela vindruterapporter vid ankomst till
händelseplats
2 a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner
4 b) Dela lägesrapporter under insatsen
2 b) Dela och verifiera larminformation
5 a) Effektiva samverkansmöten
2 c) Samordna trafik- och samhällsinformation till
5 b) Utbildning för att skapa ett gemensamt
allmänheten
förhållningssätt
3 a) Minskad trafikpåverkan vid större händelser
5 c) Gemensamma stödfunktioner
3 b) Val av rätt brytpunkt
38
4.7.1 . Översiktlig handlingsplan
En mer detaljerad handlingsplan finns i Bilaga 3 där förslagen
beskrivs med avseende på syfte, förväntat resultat, målgrupp och
koppling till programmets övriga projekt. Här nedan redovisas en
sammanställning av våra rekommendationer.
1.
Larmfas: Föreslagna förbättringar för att utveckla en mer transparent
larmprocess
1 a) En strategisk
Säkerställa att berörda huvudaktörer får larm och kan kontakta
larmplan och
varandra vid behov:
larmkriterier

Överenskommelse med programmets samverkansaktörer kring
en strategisk larmplan och larmkriterier för att säkerställa högt
beredskap och inledande av insatser vid rätt tidpunkt
1 b) Centraliserade

kontaktlistor
Säkerställa att andra berörda samverkansaktörer som borde
aktiveras kan kontaktas och därmed avlastar berörda aktörerna
när de snabbt behöva få tag i en annan part
o Centralisera förmedling av kontakter (kontaktlistor,
uppringning) för att stötta samverkansaktörerna när kontakt
med olika intressenter behövs under en insats till exempel
fastighetsägare, gasjour eller andra nyckelaktörer
2.
Analysfas: Föreslagna förbättringar för att tidigt få en mer tillförlitlig preliminär
lägesbild
2 a) Kvalitetssäkra

medlyssnings-
Översyn av medlyssningsrutiner för att säkerställa att viktig
information inte går förlorad:
rutiner
o Översyn av rutiner för de som är medlyssnare
o En kort avstämning av läget mellan deltagande aktörer
genomförs direkt efter samtalet
2 b) Dela och
 Information från medlyssning delas med alla berörda aktörer
verifiera larm-
inklusive Trafik Stockholm och SL/MTR för att underlätta
information
hanteringen av trafik- och samhällsinformation

Trafikaktörerna delar sin egen larminformation (vad, var) direkt
efter larm

Vid larm kan berörda trafikaktörer kontakta egen personal för att
bekräfta larmet/delge en mer utförlig lägesbild

Ledningscentraler meddelar (om)prioriteringar vid parallella larm
så att de blir kända för alla medverkande aktörer:
o Återkoppla om larmet är avblåst, så att alla kan återkalla sina
resurser
 Direkt påbörja överföring av kamerabilder till samverkansparterna
2 c) Samordnad
 Informatörer och kommunikatörer från de olika aktörerna får
trafik- och
information direkt efter larm och kan börja samverka sinsemellan
samhällsinformation
för att koordinera budskap och avlasta hjälpinsatsen
39
3.
Aktiveringsfas: Förslagna förbättringar för bättre samordning av resurser och
insatser före ankomst
3 a) Minska
Skapa kommunikation mellan den inre ledningen alternativt operatörer
trafikpåverkan vid
inom räddnings- och trafikaktörerna för att underlätta framkomligheten
större händelser
för utryckningsfordon:

Dirigering av trafiken för att på bästa sätt hjälpa räddningsinsatser
och minimera trafikstörningar

Samråda om avspärrningsbeslut för att minimera trafikstörningar
och säkerställa att resenärer hålls bort från händelseplats under
insatserna
3 b) Väl av rätt

brytpunkt
Samråda med trafikaktörer alternativt fastighetsägare om lämplig
brytpunkt i anslutning till händelseplatsen
 Säkerställa att information om utvald brytpunkt har gått fram samt
undvik att en olämplig plats väljs
3 c) Delning av

geografiska
Utnyttja GPS-positionering för att agera utifrån en gemensam bild
av resursbehov och resurstillgänglighet
positioner
4.
Insatsfas: Föreslagna förbättringar för en bättre informationsdelning vid
händelseplatsen
4 a) Dela

Dela vindruterapporter vid ankomst till händelseplats

Dela lägesrapporter under insatserna för att möjliggöra en
vindruterapporter
4 b) Dela
lägesrapporter
5.
tillförlitlig prognos och avvecklingsplan
Föreslagna förbättringar för att skapa en grund för effektiv samverkan
5 a) Effektiva möten

Överenskommelse om syfte med olika samverkansdialoger under
händelseförloppet (inte bara informationsmöten)
5 b) Grund-

utbildning
Gemensam grundutbildning för att etablera ett gemensamt
förhållningssätt. Den bör kombineras med andra utbildningsinitiativ
för att påbörja resan mot samverkan som ett arbetssätt för
framtiden
5 c) Gemensamma
stödfunktioner

Gemensamma resurser inom analys, bildanalys,
informationsdelning samt verksamhetsutveckling för att stödja
samverkansprocessen utanför en händelse så att man kan skapa
en bättre beredskap och återkoppling om viktiga avvikelser som
bör åtgärdas
Tabell 4 - Sammanfattning av de föreslagna initaitiv i handlingsplanen
40
5. Resultat från
delprojektet
Verksamhetens krav på
fastigheten
Det här avsnittet beskriver delprojektet Verksamhetens krav på
fastigheten. Projektets avgränsningar och beroenden, identifierade
och prioriterade krav samt Deloittes rekommendationer och
slutsatser för delprojektet.
5.1 Avgränsningar
Delprojektet Verksamhetens krav på fastigheten omfattar arbetet att
identifiera projektets aktörers krav på samlokaliseringen för att
skapa förutsättningar för en framtida samverkansprocess. Det
innebär:
 Aktörernas gemensamma krav på operativa ytor och samband
mellan ytorna i fastigheten. Det vill säga inte aktörernas enskilda
ytor eller stödytor som teknikrum, konferensavdelningar eller
kontor
 Krav anpassade efter både hemmavarande parter, de som
inkommer vid behov och samverkansparter som samlokaliserar
sig
 Krav anpassade efter samverkan både i vardagen och vid kris
5.2 Funktionalitetskrav och sambandskrav
Projektets deltagare har identifierat att antal allmänna krav för
fastighetens utformning. De identifierande kraven är grundläggande
krav som syftar till att säkerställa att kommunikationen mellan
samverkansparterna fungerar på bästa sätt både på kort och lång
sikt.
Kraven har delats in i två huvudkategorier, funktionalitetskrav som
beskriver funktionaliteten i lokalerna och sambandskrav som
beskriver önskade samband mellan ytorna, både gemensamma och
enskilda. Kraven har också delats in i ett antal underkategorier (t v
nedan) som sammanfattar implikationerna av kraven i ett större
perspektiv.
41
Under fastighetsprojektets fortsatta arbete med utformning och
konstruktion av fastigheten är det av stor betydelse att de behov och
krav som identifierats av delprojekt Verksamhetens krav på
fastigheten tas hänsyn till i så stor utsträckning som möjligt.
För att säkerställa att den slutliga lösningen för lokalerna i möjligaste
mån återspeglar aktörernas önskemål gjordes därför en prioritering
av de identifierade funktionalitets- och sambandskraven.
Kraven prioriterades som skall- respektive börkrav, vilket innebär att
det fortfarande finns tolkningsmöjligheter. Det kan underlätta
fastighetsprojektets utformningsarbete men ställer också krav på
uppföljning från verksamheternas sida.
I nedanstående tabell redovisas kraven kortfattat, detaljerade
beskrivningar finns i appendix.
Prioritering
Kravtyp
Underkategori
Krav
Skall
Funktionalitetskrav
Flexibel planlösning
Samverkansytan på varje våning ska ha en
flexibilitet för att kunna anpassas efter
skiftande behov över tid
Skall
Funktionalitetskrav
Rörlighet i vardagen
Utformningen av lokalerna ska skapa ett bra
flöde för att stödja samverkan
Skall
Funktionalitetskrav
Teknik
Aktörernas medarbetare ska arbeta i samma
tekniska och fysiska miljö i både vardag och
kris
Skall
Funktionalitetskrav
Säkerhet
Samverkansytor ska kunna insynsskyddas för
hantering av känslig information
Skall
Sambandskrav
Samband mellan
vardags- och
krisledningsytor
Krislednings- och vardagsytor ska placeras
separat. En bra fysisk kommunikation mellan
den operativa verksamheten och
krisledningen behöver dock säkerställas
Skall
Sambandskrav
Vardagsytor
Samverkansytan ska vara sammanhängande
och placerad centralt i huset
Skall
Sambandskrav
Vardagsytor
Pausytor ska finnas i anslutning till
ledningscentralerna
Bör
Funktionalitetskrav
Multifunktionella
lokaler
Lokaler ska kunna nyttjas kontinuerligt i
vardagen, även de som är dedikerade till ett
visst syfte vid behov
Bör
Funktionalitetskrav
Teknik
Placeringen av bild- och videoväggar i
ledningscentralerna behöver vara strategisk
Bör
Sambandskrav
Krisledningsytor
Krisledningsytan behöver omfatta stora
samverkansrummet, dedikerade
krisledningsrum, arbetsceller för
samverkansrepresentanter och mindre
samverkansrum
Bör
Sambandskrav
Krisledningsytor
Tillgång till vilorum och köksfaciliteter finnas
inom säkerhetszonen
Tabell 5 - Funktionalitets- och sambandskrav
42
5.3 Detaljering av gemensamma ytor och funktioner
5.3.1 Gemensamma ytor och funktioner
Med utgångspunkt i de förslag som framkommit för utveckling av
samverkansprocessen har ett antal gemensamma ytor identifierats
med potential för att förbättra samverkansprocessen.
I samband med att arbetssättet för samverkan har hamnat allt mer i
fokus för projektets arbete har betydelsen av de här ytorna växt.
Ytorna har potential att få en stor betydelse för den operativa
samverkan i fastigheten och bli lika betydelsefulla som parternas
enskilda ledningscentraler.
Fastigheten ger möjligheten att skapa de här samverkansytorna
fysiskt men det innebär inte att de begränsas till samverkan inom
fastigheten. Ytorna kan skapa träffpunkter mellan de hemmavarande
aktörerna men behöver också kompletteras med
kommunikationsverktyg som ger möjlighet till samverkan med
samverkansparter utanför fastigheten.
Ytor för minutoperativ
verksamhet
Huvudsakliga aktiviteter
Lilla samverkansrummet
Träffpunkt för minutoperativ
samverkan
Samverkanskoordinering
Informationskoordinering
Gemensam ledningscentral
Minutoperativ samverkan kring
specifika händelser
Operativ plats för Polisens
samverkansbefäl
Trafiksamordningsrum
Operativ samverkan mellan
trafikaktörer
Informationskoordinering
Tabell 6 - Ytor för minutoperativ verksamhet
Ytor för krisledningsverksamhet
Huvudsakliga aktiviteter
Stora samverkansrummet
Träffpunkt samverkansparter i kris
Samverkanskoordinering i kris
Informationskoordinering i kris
Arbetsrum
Eget arbete mellan
samverkansmöten
Dedikerade krisledningsrum
Enskild krisledning
Verksamhetsrum för krisledning och
samverkan
Samverkan mellan aktörerna
Projektrum för särskilda händelser
Samverkan inför planerade och
förutsedda händelser
Tabell 7 - Ytor för krisledningsverksamhet
43
5.3.2 Funktionalitet och samband i praktiken
Figurerna här nedan illustrerar vad de identifierade kraven på
funktionalitet, samband och gemensamma ytor kan innebära
praktiskt i fastigheten. Här visas samband mellan olika ytor, hur de
identifierade ytorna kan kopplas ihop och vilka ytor som behöver
placeras sammanhängande för att skapa flexibilitet inför framtiden.
I enlighet med Försvarsmaktens studie om framtida
ledningscentraler behöver samverkansytorna vara
sammanhängande för att möjliggöra flexibla flerrumslösningar.
Projektets deltagare ställer krav på att de minutoperativa ytorna och
krisledningsytorna placeras separat men med bra fysisk
kommunikation mellan dem. Anledningen till separationen är att
vardags- och krisarbete ska kunna skötas parallellt utan att påverka
varandra om så inte krävs. Särskilt viktigt är det eftersom aktörerna
ofta har flera parallella händelser och insatser att hantera.
Konceptet för båda de sammanhållna ytorna är detsamma,
samverkansrummen är placerade centralt och omgivna av
aktörernas enskilda och gemensamma ytor. Det är också mellan
samverkansrummen som en bra fysisk kommunikation är avgörande
vid allvarliga händelser. Det är också viktigt att miljöer och teknik i
de minutoperativa ytorna och krisledningsytorna är densamma och
bekanta för den personal som ska nyttja dem.
Figur 11 - Sambandsflöden för de minutoperativa ytorna
Figur 12 - Sambandsflöden för krishanteringsytorna
44
5.4 Slutsatser
Det främsta syftet med program för Samverkan är att skapa
förutsättningar för samverkan mellan samverkansparterna i
regionen. För det ändamålet är fastigheten och de förutsättningar
som skapas i dess fysiska miljö möjliggörare. Det är dock viktigt att
ha i åtanke att det är arbetsprocesserna som är avgörande för om
förutsättningarna nyttjas fullt ut och samverkan når sin fulla potential.
Utformningen av de fysiska lokalerna behöver vara ändamålsenlig
för aktörernas arbete både enskilt och i samverkan. Då syftet med
att samlokalisera aktörer är att dra nytta av möjligheten att uppnå en
bättre samverkan, är det viktigt att den målsättningen inte prioriteras
lägre än aktörernas enskilda krav.
För att uppnå långvariga fördelar för samverkan behöver
utformningen av lokalerna ta hänsyn till att arbetssätt kommer och
bör utvecklas kontinuerligt. Den samverkansprocess som är rådande
vid inflytt i fastigheten kommer att fortsätta utvecklas och ställa nya
krav på ytor och samband.
Utöver de aktörer som samlokaliserar sig i samband med att
fastigheten färdigställs behöver arbetet med utformningen också ta
hänsyn till att antalet aktörer som är lokaliserade i centralen och
vilka de är kan komma att förändras över tid. Det ställer också krav
på flexibilitet i ytor, ledningscentraler och sambanden mellan dem.
5.4.1 Rekommendationer för fortsatt arbete
För att säkerställa att projektets slutsatser i största möjliga mån
också påverkar den slutliga utformningen av fastigheten är det viktigt
att ta hänsyn till ett antal kritiska framgångsfaktorer:
Utveckling av samverkansprocessen
Eftersom kravställningen på fastighetens utformning bygger på
antaganden om hur en framtida samverkansprocess kommer att se
ut måste samverkansprocessen förankras och utvecklingsarbetet
genomföras för att den vid samlokalisering ska motsvara det
arbetssätt som fastigheten byggs för.
Förankring inom programmet och hos aktörerna
Kravställningen som har arbetats fram inom Verksamhetens krav på
fastigheten har tagits fram av en liten grupp projektdeltagare och
behöver därför förankras hos programmets beredningsgrupp och
styrgrupp samt hos aktörernas medarbetare för att få legitimitet i det
fortsatta utformningsarbetet.
45
Gemensamt ställningstagande för samverkansytor
För att fastigheten ska bidra till samverkan och inte enbart bestå av
enskilda arbetsytor är det av stor betydelse att aktörerna är villiga att
stå bakom kraven på gemensamma samverkansytor och bära
kostnaderna för dem.
Tydlig kravställning mot fastighetsprojektet
De krav som identifierats får inte bli en produkt enbart för Program
för Samverkan. Det är avgörande att resultatet också blir en del av
den formella kravställningen gentemot fastighetsprojektet och
kommuniceras till Fastighetskontorets uppdragstagare.
För att säkerställa att kraven också får genomslag behöver det
tydliggöras vilken tyngd verksamheternas krav har i förhållande till
övriga faktorer som fastighetsprojektet har att ta hänsyn till,
exempelvis ekonomi och säkerhetsfrågor.
Samverkansparter inom och utanför fastigheten
Samverkan mellan samhällsaktörer i Stockholmsregionen kommer
inte att vara begränsad till de parter som samlokaliseras. Det är
därför viktigt att i utformningen ta hänsyn till hur samverkan med
andra aktörer kommer att ske. Samlokaliseringen kan ge
förutsättningar och fördelar för samverkan men får inte bli ett hinder.
Uppföljning av delprojekt Verksamhetens krav på fastigheten
I egenskap av beställare gentemot fastighetsprojektet är det viktigt
att berednings- och styrgrupperna gör kontinuerliga uppföljningar
under fastighetsprojektets arbete för att säkerställa att hänsyn tas till
kravställningen och att resultatet motsvarar verksamheternas
önskemål.
46
6.Källförteckning
Litteratur
Krisberedskapsmyndigheten (2007), Utvärdering av
Samverkansövning 2007 (SAMÖ 2007)
Krisberedskapsmyndigheten (2011), Utvärdering Samverkansövning
2011 (SAMÖ-KKÖ 2011)
Räddningsverket (2007), Projekt GROHS, Regionala förutsättningar
för samverkan genom samverkansledning
Räddningsverket (2008), Räddningstjänst i Samverkan
Johan Berlin, Eric Carlström (2011), Samverkan mellan
blåljusorganisationer
Försvarsmakten (2011), Framtida ledningscentraler – slutrapport
Länsstyrelsen i Stockholms län (2010), Projektplan – Utveckling av
samverkansfunktion stockholmsregionen
Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap—
stärkt samverkan för ökad säkerhet
Egna rapporter
Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,
Verksamhetsprojektet, Nulägeskartläggning
Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,
Verksamhetsprojektet, Målbildsarbete
Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,
Verksamhetsprojektet, Handlingsplan 2011-2015
Deloitte AB (2011), Snabba Resultat
Programplan_110516_V0.8_OS
Förordningstext
SFS 2007:825 Förordning med länsstyrelseinstruktion
Workshopdeltagare
Storstockholms brandförsvar:
Mikael Robertsson
Staffan Ljung
Kersti Drysén
Lars Lindberg
47
Ella Kilim
Södertörns Brandförsvarsförbund
Leif Jonsson
Henrik Nyman
SOS ALARM AB:
Johanna Nord
Rasmus Rasmussen
Raymond Winberg
Christian Weck
Polisen
Kurt-Erik Hansson
MSB: Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap
Lars Berg
Lena Johansson
Johan Gert
Trafik Stockholm
Mats Kjellman (f n Trafikverket)
David Kernell
Susanne Holm
Stefan Sandberg
Storstockholms lokaltrafik AB
Kent Martin
MTR
Sören Stark
Trafikkontoret – Stockholms Stad
Ted Ell
Hans Zettergren
Stockholms läns landsting
Ulla Hedström
Länsstyrelsen
Janne Eriksson
Thomas Sjödin
48
Appendix 1 - Tema för
workshopar
Workshoparna under projektet har följt olika teman för att
systematiskt samla in relevant information.
Workshop 1
Introduktion till projektet samt de scenarier som arbetet har utgått
ifrån. Diskussioner om kritiska områden för samverkan fördes och
arbetet med att identifiera brister och förbättringspotential inleddes.
Workshop 2
Samverkan vid vardagshändelser, hur den kan utvecklas och vilka
gemensamma krav det skulle ställa på utformningen av lokalerna.
White arkitekter höll i en inspirationsövning för att börja konkretisera
de fysiska implikationerna av arbetet.
Workshop 3
Samverkan vid allvarligare störningar och kris, hur den kan
utvecklas och vilka gemensamma krav det skulle ställa på
utformningen av lokalerna. White arkitekter höll i en övning för att
börja kartlägga viktiga samband och relationer mellan ytor i
fastigheten.
Workshop 4
Samverkan vid allvarligare störningar och kris. Diskussionerna
syftade till att identifiera förbättringsområden inom samverkan för att
snabbt säkra kontrollen över ett händelseförlopp och minimera
konsekvenserna för den enskilde och samhället.
Workshop 5
Utformningen av fastigheten. White arkitekter redovisade utkast på
en möjlig utformning av lokalerna baserat på projektets arbete så
långt. Utkasten diskuterades för att fånga deltagarnas syn på de
presenterade lösningarna och konfliktande önskemål.
Workshop 6
Prioritering av de tidigare identifierade kraven på fastighetens
utformning med fokus på funktionalitets- och sambandskrav.
49
Appendix 2 Nomenklatur
En förutsättning för effektiv kommunikation är att de
kommunicerande parterna förstår varandra, vilket gör att skillnader
och likheter mellan parternas respektive nomenklatur är en viktig
faktor att ta hänsyn till i ett arbete som syftar till förbättrad interaktion
och samverkan. Under det här och tidigare projekt inom programmet
har framkommit att det inte finns någon gemensam nomenklatur
mellan parterna i programmet, vilket gjort det nödvändigt att lyfta
fram ett antal centrala begrepp för att medvetandegöra programmets
deltagare om skillnaderna. Den här texten presenterar ett urval av
begreppen som används av de respektive parterna, och som
bedöms vara av särskild vikt för arbetet.
Problematik med skiftande nomenklatur
Det här avsnittet syftar inte till att skapa en enhetlig innebörd eller
användning av begreppen, utan till att få en bild av den problematik
som ligger i att inte ha en enhetlig nomenklatur samt av de exempel
på begrepp som har börjat få en formaliserad innebörd och innehåll.
Diskussionen visar att den skala som finns mellan vardag och kris
ser olika ut för parterna. De parter som är mer fokuserade på
trafikledning ser mindre avvikelser som en övergång från vardag till
störning, medan vardagen är full av avvikelser för de aktörer som är
mer händelsestyrda. Trafikledningsaktörerna har generellt sett en
lägre acceptansnivå till vardags samt vid mer allvarliga eller
extraordinära händelser.
Generellt sett visar diskussionen att skillnaden mellan vardag och
störning i förhållande till mer allvarliga och extraordinära händelser
uppstår när allvarliga störningar inträffar för samhället, eller riskerar
inträffa. Vid allvarliga och extraordinära händelser är tidsfaktorn ofta
av ännu större betydelse. En allvarlig eller extraordinär händelse
startar även upp fler interna processer i form av
krisledningsfunktioner och involverar fler ledningsnivåer än de som
involveras i vardagen.
50
Några viktiga begrepp
Begrepp som har diskuterats i projektets arbete är:
 Samverkan
 Samverkansledning
 Lägesbild och lägesuppfattning
Samverkan
Samverkan avser den dialog som sker mellan självständiga och
sidoordnade samhällsaktörer för att samordnat uppnå gemensamma
mål. (Propositionen 2001/02:158 Samhällets säkerhet och
beredskap). Prop. Stärkt krisberedskap – För säkerhets skull
2007/08:92 Bilaga 3)
Samverkansledning
Samverkansledning kan beskrivas som att ett antal myndigheter
och/eller organisationer som var och en har sitt uppdrag mot ett
regelverk och initiativskyldighet bestämmer sig för att arbeta
tillsammans. Anledningen till detta är att aktörerna vill ta del av
varandras kunskap, perspektiv och uppgifter för att själva kunna
göra bättre bedömningar och fatta bättre egna beslut. (Projekt
GROHS, Regionala förutsättningar för samverkan genom
samverkansledning)
Lägesbild
Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över
vad som har hänt, händer eller kommer att hända.( Prop. Stärkt
krisberedskap – För säkerhets skull 2007/08:92 Bilaga 3)
Lägesuppfattning
Lägesuppfattning är en bedömning av hur det som inträffat påverkar
aktörens sammanhang. Lägesuppfattningar bygger således på en
lägesbild. Både lägesbild och lägesuppfattning är kopplade till
beslutsprocesser och behövs som underlag för att kunna avgöra om
agerande krävs på något sätt och i så fall hur. (Prop. Stärkt
krisberedskap – För säkerhets skull 2007/08:92 Bilaga 3)
51
Appendix 3 Rekommenderad
handlingsplan
Utveckling av en transparent larmprocess
1
a) Utveckling av en strategisk larmplan och larmkriterier
Kort beskrivning
Översyn av 112-mottagningens larmplaner och larmkriterier för att
komma överens om vilka aktörer som ska larmas och när, samt lägga in
eventuella förändringar i larmplaner:

Inkludera berörda trafikaktörer i initialt larm
 Uppdatera berörda åtgärdsplaner i Zenit.
Syfte

Ge programmets samverkansparter kunskap om vilka aktörer som
larmas och i vilka situationer Säkerställa att alla berörda
huvudaktörerna med insatser att utföra får larm från start vid en
händelse, enligt en överenskommen larmplan mellan
samverkansaktörerna
Förväntat resultat
 Ökad beredskap för aktörerna som normalt medverkar senare i
processen, insatser kommer igång vid rätt tidpunkt.
Målgrupp
Programmets samtliga parter - ledningscentraler
Koppling till övriga
Projekt - Teknik och ledningsstöd
projekt inom
Projekt - Snabba Resultat:
programmet
12. Etablera ”Röd knapp” för räddningsaktörer
Tabell 8 - Beskrivning: Utveckling av en strategisk larmplan
52
1
b) Centraliserade kontaklistor
Kort beskrivning
Utveckla en centraliserad funktion alternativt gemensamma resurser
som kan förmedla kontakter mellan samverkansparterna och andra
potentiellt berörda aktörerna såsom fastighetsägare, gasjour med
mera
 Gränsdragningar behöver göras för att fastställa vilka nummer som
ska inkluderas
Syfte
 Skapa en centraliserad källa för alla kontakuppgifter samt avlasta
berörda aktörerna när de snabbt behöver få tag i en annan part
Förväntat resultat
 Reducera om- och merarbete på grund av att en viktig aktör
inkopplas försent eller inte kan nås
Målgrupp
Programmets samtliga parter - ledningscentraler
Koppling till övriga
Projekt - Snabba Resultat:
projekt inom
1. Kontaktlistor
programmet
7. Ta fram bruttolista på organisationer i länet
11. Etablera Sms-tjänst för distribution av krisinformation
21.”Super-TiB” för trafikaktörer
22. Verka för att alla verksamheter ska ha en kontaktpunkt med
mandat att företräda organisationen
Projekt - Teknik och ledningsstöd
Tabell 9 - Beskrivning: Centraliserade kontaktlistor
53
En utökad samverkan för att tidigt skapa en tillförlitlig lägesbild
under analysfasen
2 a) Kvalitetssäkra medlyssningsrutiner
Kort beskrivning
Överenskomna förhållningssätt och kvalitetssäkring för
räddningsintervjuer särskilt när larmsamtal kopplas in samt när andra
parter inte är inkopplade på medlyssning. Detta för att skapa en bättre
disciplin och tydligare rutiner kring medlyssning:

Vidareutvecka rutiner och regler för medlyssning så att viktig
information från intervjuarna inte gå förlorad eller inte
vidarebefordras till berörda aktörer

Undersöka möjligheten för att skapa en rutin för medlyssnande
operatörer för att ha en kort avstämning efter räddningsintervjuer,
med syftet att möjliggöra dialog om vidare åtgärde innan de
återgår till sina respektive uppdrag.
Syfte
 Skapa förutsättningar för att viktig information om händelse och
plats inte gå förlorad
Förväntat resultat
 Reducera om- och merarbete på grund av att utryckningsfordon
inte tidigare har fått viktig information om händelse eller plats
Målgrupp
Ledningsoperatörer för 112, Brand, ambulansdirigering och Polis
Koppling till övriga
Projekt – Teknik och ledningsstöd
projekt inom
Projekt – ”Vardagssamverkan”
programmet
Tabell 10 – Beskrivning: Effektivare medlyssningsrutiner
54
2 b) Dela och verifiera larminformation före ankomst på plats
Kort beskrivning
En tidig delning av larminformation bland ledningscentralerna för att
tillsammans skapa en snabbare och mer korrekt preliminär lägesbild
innan utryckningsfordonens ankomst på plats:

Dela verifierad larminformation med alla aktörernas
ledningscentraler samt ledning för att kunna ge mer korrekt
information om händelse och plats före ankomst. Delning genom
bland annat Zenit, Rakel, telefon

Skapa rutin för att samverkansparters eller andra aktörers
personal i närheten till händelseplats får kännedom av ett larm och
kan vid förfrågan verifiera och komplettera informationen från ett
larmsamtal
 Skapa rutiner för delning av bildmaterial bland alla trafikaktörerna,
vid larm inom deras ansvarsområde (fjärrtåg, kollektivtrafik,
vägtrafik) inklusive entreprenörer:
o Tydliggöra sekretessregler så att bilder hanteras på ett korrekt
sätt

Skicka besked om att larm återkallas till alla berörda
ledningscentraler när ingen insats krävs:
o I operatörsgruppen se över rutiner för att återkoppla till alla
larmade aktörer om det bekräftas att ingen eller en mindre
insats än tidigare förmodat krävs
o Undersöka möjligheter för tekniskt systemstöd att meddela alla
involverade alternativt alla medverkande operatörerna när
ärenden har ändrat kategori/prioritet
Syfte

Öka tidseffektivitet genom att tidigt etablera en preliminär lägesbild
som att man kan påbörja räddnings- alternativt trafikinsatser
tidigare
 Skapa förutsättningar för ett koordinerat agerande och säkerställa
att omvärderingar av insatser förmedlas till berörda parter
Förväntat resultat
 Utryckningspersonalen kan få verifierad eller mer kvalificerad
larminformation före ankomst till plats
Målgrupp
Larmcentral, ledningscentraler och uttryckningsenheter
Koppling till övriga
Projekt - Snabba Resulat
projekt i
12. Etablera ”Röd knapp” för räddningsaktörer
programmet
Projekt - Teknik och ledningsstöd
Tabell 11 - beskrivning: Dela och verifiera larminformation före ankomst på plats
55
2 c) Samordnad trafik- och samhällsinformation till allmänheten
Kort beskrivning
Vid larm och första lägesbild kontaktas trafikaktörernas informatörer
av exempelvis Trafik Stockholm för att samordna budskap och val
av kanaler för att bäst informera allmänheten. Kontakt kan ske via
SMS-utskick, telefonkonferens, Samtrafiken (för SL:s
trafikentreprenörer):
 Genomföra samordningsmöten mellan trafikaktörernas
informatörer för att gemenamt fastställa rutiner för när och hur
samordning enligt ovan ska ske
Syfte
 Skapa ett koordinerat budskap till press och allmänhet för att
minimera samhällskonsekverna och styra resenärers val i
trafiken
Förväntat resultat

Snabb och tillförlitlig information till allmänheten om
framkomlighet i trafiken
 En koordinerad hantering av trafikinformationen kommer
upplevas som positiv från resenärer och kan förväntas ha en
positiv påverkan på allas varumärken. Störningarnas effekt och
eskalering kan påverkans positivt utifrån att man faktiskt lyckas
påverka folks val av transportsätt och vägar
Målgrupp
Trafikaktörernas informatörer och ledningscentraler
Koppling till övriga
Projekt – Teknik och ledningsstöd
projekt inom
Projekt – Information och kriskommunikation
programmet
Tabell 12 - Beskrivning: Samordnad trafik- och samhällsinformation till allmänheten
56
Bättre samordning av resurser och insatser före ankomst till
händelseplats
3 a) Minska trafikpåverkan vid större händelser
Kort beskrivning
I framkomlighetsgruppen ta fram riktlinjer för effektiva avspärrningar
och omdirigering av trafik för att minimera störningar i trafiken i
samband med inträffade händelser och insatser:

Genomför möte mellan ledningsfunktioner inom trafikaktörer, Polis
och Räddningstjänst för att skapa förståelse för konselvenserna av
avspärrningar med mera och förankra ett fortsatt utvecklingsarbete
inom området

Skapa strategiska riktlinjer och principer för lämpliga vägar för
avspärrningar, omdirigering av trafik m m som minimerar
störningar i trafiken
 Genomför utbildningsinsatser för att skapa medvetenhet om
problematiken och kunskap för aktörer som fattar beslut om
avspärrningar.
Syfte

Minimera insatsers konsekvenser för trafiksystemet genom att
göra bedömningar ur ett helhetsperspektiv

Minimera störningar för resenärer
 Förståelse av påverkan på varandras förutsättningar att genomföra
sina uppdrag
Förväntat resultat
 Förståelse för insatsers påverkan på trafiksystemet och regionens
kapacitet att hantera inträffade händelser.
 Ett mer strategiskt beslutsfattande om avspärrningar, omdirigering
av trafik med mera
Målgrupp
Polis, trafikaktörer, räddningstjänsten
Koppling till övriga
n/a
projekt inom
programmet
Tabell 13 - Beskrivning: Minska trafikpåverkan vid större händelser
57
3 b) Väl av rätt brytpunkt
3
Säkerställa att en gemensam brytpunkt utses:
Kort beskrivning

Fastställa gemensamma rutiner för fastställande av brytpunkt
mellan ledningsoperatörer i operatörsgruppen genom att den ingår
som en del i ”Projekt Vardagssamverkan
Syfte
 Skapa förutsättningar för ett koordinerat agerande
Förväntat resultat
 Minskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan
ledningscentraler för dirigering av utryckningsfordon
Målgrupp
Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt
ledningscentraler och utryckningsenheter
Koppling till övriga
Projekt – Snabba Resultat
projekt inom
3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen
programmet
12. Röd knapp för räddningsaktörer
Projekt - ”Vardagssamverkan”
Projekt - Teknik och ledningsstöd
Tabell 14 - Beskrivning: Väl av rätt brytpunkt
3 c) Delning av enheters geografiska positioner
Kort beskrivning
Dela den information som GPS-positionering av aktörernas enheter
ger:

Undersöka möjliga tekniska lösningar för att dela den data som
GPS-positionering av enheter ger mellan aktörerna

Nyttja informationen om enheters geografiska positioner för att be
om hjälp för att snabbt få vindruterapporter från händelseplats
 Skapa en överblick över vart samverkansparternas enheter
Syfte
befinner sig och det sammansatta beredskapsläget i regionen
 Tillgång till positionsdata som möjliggör ett effektivt stöd till
Förväntat resultat
varandras resurser
Målgrupp
Programmets samtliga parter
Koppling till övriga
Projekt – Teknik och ledningsstöd
projekt inom
programmet
Genomförande
Implementeringsprojekt
Tabell 15 - Beskrivning: Delning av enheters geografiska positioner
3
Brytpunkten är uppsamlingsplatsen, för uttryckningsfordon, i anslutning till en
händelseplats som används för att säkerställa framkomlighet till och från
händelseplatsen.
58
Bättre informationsdelning vid händelseplatsen
4 a) Dela vindruterapporter
Kort beskrivning
Dela vindruterapporter mellan aktörerna genom att rapportera in dem
till ledningscentralerna:

Överenskommelse att vindruterapporter ska delas och vilka
kanaler som ska nyttjas för det ändamålet
Syfte
 Skapa förutsättningar för en tidig preliminär lägesbild förmedlas till
berörda parter
Förväntat resultat
 MInskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan
ledningscentraler för informationsdelning och dirigering av
utryckningsfordon
Målgrupp
Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt
ledningscentraler och utryckningsenheter
Koppling till övriga
Projekt – Snabba Resultat
projekt inom
3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen
programmet
12. Röd knapp för räddningsaktörer
Projekt – ”Vardagssamverkan”
Projekt - Teknik och ledningsstöd
Tabell 16 - Beskrivning: Dela vindruterapporter
4 b) Dela lägesrapporter
Kort beskrivning
Dela lägesrapporter mellan aktörerna.

Överenskommelse att lägesrapporter ska delas och vilka
information är viktiga att vidarebefordra till de andra aktörerna för
att underlätta koordinering av insatserna på plats:

Skapa förutsättningar för att gallra information i syfte att möte
eventuella hinder som sekretessen kan ge

Skapa systemstöd för att en aggregerad rapport alternativt att
parternas rapporter föder in i varandra i ett gemensamt system
Syfte
 Skapa förutsättningar för en tidig preliminär lägesbild förmedlas till
berörda parter
Förväntat resultat
 Minskat om- och merarbete genom ökad samordning mellan
ledningscentraler för informationsdelning
Målgrupp
Ambulansdirigeringen, Räddningstjänst, Polisen. Särskilt
ledningscentraler och utryckningsenheter
Koppling till övriga
Projekt – Snabba Resultat
projekt inom
3. Utöka operatörsgruppen med KC-befäl från Polisen
programmet
Projekt Vardagssamverkan
Projekt - Teknik och ledningsstöd
Tabell 17 - Beskrivning: Dela lägesrapporter
59
Grund för effektiv samverkan
5 a) Effektiva samverkansmöten
Kort beskrivning
Skapa ett ramverk för hur olika typer av samverkansmöten i vardagen
ska gå till, det kan gälla både formella och planerade möten som
behovsstyrda avstämningar vid inträffade händelser.


Definiera former för effektiva samverkansmöten:
o
Syftet med olika typer av möten
o
Deltagarnas roller och mandat
o
Tillfällen när mötena ska genomföras
o
Informationsbehov för mötena
o
Arbeta fram mall för information som ska förberedas och delges
Definiera hur den vardagliga strukturen ska kopplas ihop med
organisationernas övriga nivåer vid en eskalering.

Definiera hur den vardagliga strukturen ska kopplas ihop till
Samverkansfunktionen Stockholmsregion samt krissystemets
övriga nivåer vid en eskalering
Syfte
 Standardisera och kvalitetssäkra samverkan mellan
ledningsfunktioner i vardagen
Förväntat resultat
 Harmoniserad struktur för samverkansledning i vardagen mellan
blåljus- och trafikaktörerna, samt kommunerna och Länsstyrelsen
Målgrupp
Programmets samtliga parter, MSB
Koppling till övriga
Projekt – Koordinerat beslutsfattande
planerade projekt
Projekt – Gemensam planering
inom programmet
Projekt – Gemensamma lägesbilder och analys
Projekt – ”Vardagssamverkan”
Tabell 18 – Beskrivning: Effektiva samverkansmöten
5 b) Grundutbildning för att skapa ett nytt förhållningssätt
Kort beskrivning
Framtagande av ett utbildningspaket för att etablera ett gemensamt
förhållningssätt med samverkan i fokus. Utbildningen kan genomföras
som en uppföljning till utbildningsinitiativet från projekt Snabba
Resultat som syftar till att skapa förståelse för varandras
verksamheter. Den kan också används som en introduktionsutbildning
till Projekt Vardagssamverkan, och på så sätt även utvärdera
utbildningspaketet innan den rullas ut
Syfte
 Skapa en förståelse om vikten av samverkan och hur detta kan
uppnås tillsammans. Hur parternas olika agerande påverkar övriga
parters förutsättningar att genomföra sina uppdrag
Förväntat resultat
 Skapa förutsättningar för att aktörerna agerar och tar beslut utifrån
ett helhetsperspektiv
Målgrupp
Programmets samtliga parter – inre ledning och operatörer
Koppling till övriga
Projekt - Snabba Resultat:
projekt inom
26. Genomför ”Mini-RSK”
programmet
Projekt – ”Vardagssamverkan”
Tabell 19 - Beskrivning: Grundutbildning för att skapa ett nytt förhållningssätt
60
5 c) Gemensamma arbetssätt för samverkan
När den utvecklade samverkansprocessen etablerats skapas möjligheter för parterna
att samverka närmare inom ett antal områden genom att etablera arbetssätt som nyttjar
gemensamma resurser och skapar gemensam funktionalitet. Här redovisas fyra förslag
på hur det kan ske.
Omvärldsbevakning och analys
Kort beskrivning
Den gemensamma funktionaliteten samlar in och analyserar data och
signaler på att något kan inträffa och vidarebefordrar analysen till de
berörda samverkansparterna:

Överenskommelse mellan programmets parter om att skapa en
gemensam funktionalitet genom ett arbetssätt som nyttjar
gemensamma resurser.

Definiera uppdraget med avseende på.
o Uppgifter
o Rutiner för uppdragsanalyser
o Kanaler och rutiner för rapportering av analys
Syfte
 Skapa underlag för att förebygga och minska konsekvenserna av
händelser genom förberedelser
Förväntat resultat
 Startsträckan för att hantera händelser i samverkan minskar och
aktörerna kan agera på bättre information i ett tidigt stadie
Målgrupp
Programmets samtliga parter
Koppling övriga
Projekt - Gemensam omvärlds-bevakning och informationsdelning
projekt inom
Projekt - Gemensamma lägesbilder och analys
programmet
Tabell 20 - Beskrivning: Omvärldsbevakning och analys
Informationsdelning
Kort beskrivning
En gemensam funktionalitet som underlättar informationsdelningen
mellan aktörerna:

Överenskommelse mellan programmets parter om att skapa en
gemensam funktionalitet genom ett arbetssätt som nyttjar
gemensamma resurser.

Definiera uppdraget med avseende på:
o Uppgifter
o Parternas olika informationsbehov
o Aktörer som ska förlarmas och när
o Kanaler och rutiner för insamling och spridning av information

Definiera förlarmets funktion samt förväntningar på och rutiner för
aktörer som larmas
Syfte
 Kunna larma rätt person vid rätt tidpunkt samt avlasta insatsaktörer
i sökandet efter information och kontakter
61
 Funktionen skickar ut förlarm, är kontaktförmedlare mellan
Förväntat resultat
aktörerna, samlar och sprider tillgänglig information för att stödja en
samlad lägesbild
Målgrupp
Programmets samtliga parter, andra berörda aktörer
Koppling till övriga
Under tidigare projekt har möjliga tekniska lösningar för effektivare
projekt inom
informationsdelning diskuterats
programmet
Tabell 21 - Beskrivning: Informationsdelning
Bildinsamling och analys
Kort beskrivning
Insamling och analys av bildmaterial från parter, media och allmänhet
för att stödja skapandet av en samlad lägesbild:

Överenskommelse mellan programmets parter om att skapa en
gemensam funktionalitet genom ett arbetssätt som nyttjar
gemensamma resurser.

Undersöka möjligheter till tekniska lösningar för att kunna dela
bildmaterial mellan parterna
 Skapa ett arbetssätt som nyttjar gemensam kompetens för
bildanalys
 Ta tillvara på den information som finns i aktörernas
Syfte
övervakningssystem
Förväntat resultat
 Effektivare tolkning och delning av bildmaterial
Målgrupp
Programmets samtliga parter
Koppling till övriga
Projekt – Teknik och ledningsstöd
projekt inom
programmet
Tabell 22 - Beskrivning: Bildinsamling och analys
Verksamhetsutveckling
Kort beskrivning
Skapa ett arbetssätt som syftar till utveckling och uppföljning av
vardagsrutiner för bättre samverkan:

Överenskommelse mellan programmets parter om att skapa en
gemensam funktionalitet genom ett arbetssätt som nyttjar
gemensamma resurser.
 Upprätta rutiner för hur slutsatser från utvärderingar utvecklas och
förbättringar realiseras
Syfte
 Säkerställa en kontinuerlig utveckling av samverkan
Förväntat resultat
 Uppföljning och realisering av förbättringar som föreslås i
utvärderingar, övningar och utvecklingsprojekt
Målgrupp
Programmets samtliga parter
Projekt – Gemensam utveckling och lärande
Projekt – Snabba Resultat:
8. Förberedelser inför gemensamma utvärderingar
18. Genomföra minst 4 gemensamma utvärderingar under 2011
Tabell 23 - Beskrivning: Verksamhetsutveckling
Koppling till övriga
projekt inom
programmet
62
Appendix 4 – Delprojekt
Verksamhetens krav på
fastigheten
Funktionalitetskrav
Multifunktionella lokaler
Krislokaler ska kunna nyttjas även i vardagen:

Säkerhetsklassningen på
krislokalerna ska tillåta att de nyttjas
även för andra syften

Undantag kan finnas för säkra rum
för hantering av känslig information
som behöver ha en konstant hög
säkerhetsklassning
Den gemensamma ledningscentralen ska
kunna nyttjas som övnings- och
utbildningsmiljöer för operatörer
Flexibel planlösning
Samverkansytan på varje våning i fastigheten
ska ha en flexibilitet som gör det möjligt för en
flerrumslösning.
Det innebär en sammanhängande yta där rum
kan kopplas ihop och delas upp för att
omfördela ytan beroende på förändringar av
verksamheternas behov av samarbete och
samverkan över tid
Rörlighet i vardagen
För att skapa ett bra flöde och förenkla
samverkan i vardagen bör hela våningsplanet
för vardagsarbetet med ledningscentraler och
samverkansytor befinna sig i samma
huvudsakliga säkerhetszon
Korta avstånd är en viktig förutsättning för bra
samverkan då kommunikation behöver ske
snabbt
Teknik
Aktörernas medarbetare ska arbeta i samma
tekniska och fysiska miljö i både vardag och
kris för att säkerställa att miljön alltid är bekant
och inte påverkar arbetet negativt
Placeringen av bild- och videoväggar i
ledningscentralerna behöver vara strategisk
med avseende på ljusförhållanden, insyn med
mera
Använda möjligheten att nyttja modern teknik
som minskar ytbehov för servrar,
värmeutstrålning och ljud i
ledningscentralerna
Säkerhet
Samverkansytor ska kunna insynsskyddas för
hantering av känslig information
63
Sambandskrav
Samband mellan
vardags- och
krisledningsytor
Krislednings- och vardagsytor ska placeras
separat
Samverkansytorna för det minutoperativa
arbetet och krisledningen ska placeras för att
säkerställa en bra fysisk kommunikation
mellan den operativa verksamheten och
krisledningen.
Eftersom det är oklart hur omfattande
krislokaler som kommer behövas i framtiden
behöver samverkansytorna kunna expanderas
efter behov. Detta innebär att ytorna bör
placeras på separata plan med en vertikal
koppling mellan dem.
Ändamålsenliga
vardagsytor
Samverkansytan ska vara sammanhängande
och placerad centralt i huset med enkel
tillgång från aktörernas enskilda
ledningscentraler och stabsrum
Pausytor ska finnas i anslutning till
ledningscentralerna för att tillgodose
operatörernas krav att snabbt kunna
återvända till sina arbetsplatser
64
Detaljering av gemensamma ytor och funktioner
Gemensamma ytor och funktioner
Med utgångspunkt i de förslag som framkommit för utveckling av
samverkansprocessen har ett antal gemensamma ytor identifierats
med potential för att förbättra samverkansprocessen.
Fastigheten ger möjligheten att skapa de här samverkansytorna
fysiskt men det innebär inte att de begränsas till samverkan inom
fastigheten. Ytorna kan skapa träffpunkter mellan de hemmavarande
aktörerna men behöver också kompletteras med
kommunikationsverktyg som ger möjlighet till samverkan med
samverkansparter utanför fastigheten.
Ytor för minutoperativ
verksamhet
Beskrivning
Aktiviteter
Tillgång till
teknik
Lilla
samverkansrummet
En mindre, centralt placerad yta för den
minutoperativa samverkan mellan aktörerna
både i vardag och kris. Den centrala
placeringen uppmuntrar regelbundna
avstämningar mellan operativt ansvariga för
lednings-centralerna, både vid skiftbyten och
i samband med inträffade händelser. Vid
behov deltar aktörernas informatörer och
kommunikatörer i arbetet
Träffpunkt för operativa ansvariga
Ja
Gemensam operatörsyta i anslutning till det
lilla samverkansrummet. Lednings-centralen
används när nära/omfattande samverkan
mellan aktörerna krävs, då placera
operatörer från olika aktörer tillsammans. I
denna yta placeras också Polisens
samverkansbefäl och eventuella
samverkansbefäl från andra aktörer, vid de
tillfällen de kommer till fastigheten
Minutoperativ samverkan kring
specifika händelser
Rum för trafikaktörernas operativa
samverkan, placerad i anslutning till lilla
samverkansrummet.
Operativ samverkan mellan
trafikaktörer
Gemensam
ledningscentral
Trafiksamordningsrum
Samverkanskoordinering
Gemensam lägeskarta
Gemensam resurshantering
Informationskoordinering
Ja
Operativ plats för Polisens
samverkansbefäl
Ja
Informationskoordinering mellan
aktörer
Informationskoordinering mot
allmänhet och media
65
Ytor för
krisledningsverksamhe
t
Beskrivning
Aktiviteter
Tillgång till
teknik
Stora
samverkansrummet
Ett större rum för koordinerad kris-ledning
samt omfattande samverkan mellan
aktörerna, inkl besökande. Rummet är
centralt placerat på våningsplanet för
krisledningsytor och kan i vardagen nyttjas
för Samverkans-funktionens fysiska möten.
Vid behov deltar aktörernas informatörer och
kommunikatörer i arbetet
Vid längre särskilda händelser finns
möjligheter att använda vilorum och
köksfaciliteter för matlagning inom
säkerhetszonen
Träffpunkt för inkommande
samverkansrepresentanter i kris
Ja
Mindre arbetsceller placerade i direkt
anslutning till det stora samverkans-rummet.
Här kan inkommande
samverkansrepresentanter upprätthålla det
egna arbetet och kontakten med den egna
organisationen mellan och under samverkan
Upprätthållande av kontakt med
den egna organisationens
stab/krisledning
Dedikerade
krisledningsrum
Krisledningsrum för inkommande
krisledningar som är dedikerade särskilda
aktörer och utrustade efter deras behov
Enskild krisledning
Ja
Verksamhetsrum för
krisledning och
samverkan
Verksamhetsrum för samverkan mellan
aktörer, både hemmavarande och
besökande, i mindre grupperingar.
Krisledningsrum för inkommande
krisledningar. Rum som saknar
aktörsspecifik utrustning, kan nyttjas av olika
aktörer beroende på händelse och behov.
Rummen nyttjas vid behov och är till allmänt
förfogande inom Samverkanscentralen
Samverkan mellan aktörerna
Nej
Projektrum där samverkan och planering kan
ske långsiktigt inför planerade och
förutsedda händelser. Kan också användas
för andra ändamål när det inte nyttjas som
projektrum
Samverkan inför planerade och
förutsedda händelser
Arbetsrum
Projektrum för
särskilda händelser
Träffpunkt för
Samverkansfunktionen
Samverkanskoordinering i kris
Informationskoordinering i kris
Ja
Eget arbete
Enskild krisledning
Mötesrum när de inte nyttjas för
krisledning eller samverkan
Ja
Mötesrum när det inte nyttjas för
planering av särskilda händelser
66
Om Deloitte
Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och
finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med
ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda
spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter till
framgång oavsett var i världen de bedriver sin verksamhet. Samtliga 170 000
medarbetare i nätverket arbetar för att nå den gemensamma visionen – To be the
standard of excellence.
Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk
juridisk person, och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt
åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala
strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök
www.deloitte.com/about.
© 2011 Deloitte AB. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
67