Transcript Administrativa avdelningens verksamhetsplan 2012

Administrativa avdelningens
verksamhetsplan 2012
Socialtjänsten, Piteå Kommun
Antagen av socialnämnden 2012-02-15, § 16
Innehållsförteckning
Sida
1
Politik .................................................................................................................................. 3
2
Förvaltningsövergripande ................................................................................................. 4
3
Administrativa avdelningen .............................................................................................. 5
3.1 Uppdrag ......................................................................................................................... 5
3.2 Målgrupp ....................................................................................................................... 5
3.3 Organisation .................................................................................................................. 5
3.4 Verksamhetsbeskrivning ............................................................................................... 6
3.4.1 Ekonomi .................................................................................................................. 6
3.4.2 Personal ................................................................................................................... 7
3.4.3 Lön .......................................................................................................................... 8
3.4.4 Avgifter ................................................................................................................... 8
3.4.5 IT-användarstöd ...................................................................................................... 9
3.4.6 Sekreterare............................................................................................................. 10
3.4.7 Förvaltningsövergripande projekt ......................................................................... 10
3.5 Medarbetarnas uppdrag ............................................................................................... 10
3.6 Värderingar.................................................................................................................. 11
3.7 Kvalitetssystem ........................................................................................................... 11
4
Målstyrning ...................................................................................................................... 12
4.1 Kommunfullmäktiges vision ....................................................................................... 13
4.2 Socialnämndens mål .................................................................................................... 13
4.2.1 Barn och unga – vår framtid.................................................................................. 13
4.2.2 Utbildning, arbete, näringsliv är grunden för all välfärd....................................... 13
4.2.3 Demokrati och öppenhet ....................................................................................... 13
4.2.4 Livsmiljö ............................................................................................................... 14
4.2.5 Ekonomi ................................................................................................................ 14
4.2.6 Personal ................................................................................................................. 14
4.3 Mål för administrativa avdelningen ............................................................................ 15
4.3.1 Definitioner ........................................................................................................... 15
Verksamhetsmål ................................................................................................................ 15
Teammål ............................................................................................................................ 15
Individuella mål ................................................................................................................. 15
4.3.2 Sammanställning av avdelningens mål ................................................................. 16
5
Socialtjänstens IT-strategi............................................................................................... 19
5.1 Stöd till socialnämndens verksamhetsidé och övergripande mål ................................ 19
5.2 Grundläggande plattform för IT-stöd .......................................................................... 20
5.3 Förutsättningar för realisering av IT-investeringar ..................................................... 20
5.3.1 eHälsa i samverkan ............................................................................................... 20
5.3.2 Systemintegration .................................................................................................. 20
5.3.3 IT-säkerhet ............................................................................................................ 20
5.3.4 Kompetens hos medarbetare ................................................................................. 21
5.3.5 Nyttovärdering av en planerad investering ........................................................... 21
5.4
6
IT-plan för utveckling under året ................................................................................ 21
Ekonomiska förutsättningar ........................................................................................... 22
1
Politik
Socialnämnden består av 13 ledamöter och 8 ersättare. Nämnden beslutar och
ansvarar för de verksamhetsområden som kommunfullmäktige i särskilt reglemente
antagit. I detta reglemente finns utförligt angivet arbetssätt och arbetsformer för
socialnämnden. För att bereda ärenden som ska beslutas av socialnämnden finns ett
arbetsutskott bestående av fem ledamöter och fem ersättare. Arbetsutskottet beslutar
också på delegation i vissa typer av beslutsärenden. Socialnämnden sammanträder
en gång per månad, socialnämndens arbetsutskott var 14:e dag. Vid varje nämnds
sammanträde ägnas halva dagen åt aktuella ämnen.
För att förbättra kontakten med allmänhet och brukare samt kunna inhämta och
återföra synpunkter har socialnämnden utsett 20 kontaktpolitiker, var och en inom
en avgränsad del av nämndens verksamhet. Varje kontaktpolitiker har två dagar per
år att nyttja för detta uppdrag.
4
2
Förvaltningsövergripande
Socialchef
Mikael Lekfalk
Medicinskt ansv.
sjuksköterska
Kvalitetscontroller
Torbjörn Sandlund
Mats Larsson
Äldreomsorg
Stöd och omsorg
Administration
Gunnar Lindberg
Inger Kyösti
Leif Wikman
I socialtjänsten finns cirka 1 700 anställda varav 1 400 månadsanställda och 300
timanställda.
Socialchefen har uppdraget att leda socialtjänstens verksamhet utifrån lagar,
politiska ambitioner och det behov av stöd piteborna har.
Socialchef och avdelningschefer för äldreomsorg, stöd och omsorg samt
administration bildar socialtjänstens ledningsgrupp.
Ledningsgruppen har till uppgift att styra och leda verksamheten på sådant sätt att
de förutsättningar som finns för socialtjänsten används på ett optimalt sätt, ur
medborgar- och brukarperspektiv. Ledningsgruppen har också huvudansvar för
fortlöpande verksamhetsutveckling.
5
3
Administrativa avdelningen
3.1
Uppdrag
Socialtjänstens administrativa avdelning tillhandahåller administrativ service och
tjänster till ledning, verksamhetsansvariga, medarbetare och politiker. Genom vårt
arbete bidrar vi till att de kan utföra sina åtaganden enligt uppsatta mål. Med hög
och aktuell kompetens är vi specialister inom ekonomi- och personalfrågor,
omvårdnadsavgifter, löner, IT, nämndsprocessen och allmänna kontorsgöromål.
3.2
Målgrupp
Avdelningen levererar service och tjänster till i huvudsak följande målgrupper:





socialnämndens politiker
förvaltningsledning
socialtjänstens verksamhetsområden Stöd och omsorg och Äldreomsorg.
Specifikt till verksamhetsledning, arbetsledare och medarbetare
kommunmedborgare som är brukare av verksamhetsområdenas tjänster
allmänheten
Tjänster kan även levereras till andra organisationer efter särskilda avtal om
tjänsteköp, t ex samordningsförbundet Activus och Sveriges Kommuner och
Landsting och inom kommunens andra förvaltningar.
3.3
Organisation
6
Avdelningens verksamhet består av:







Ekonomi
Personal
Lön
Avgifter
IT
Sekreterar- och kontorsservice
Förvaltningsövergripande projekt
Medarbetarna är direkt underställda avdelningschefen och utgör i grunden en
leveransorganisation. Den administrativa avdelningens olika verksamheter är
organiserade i team som har ett direkt utföraransvar där vanligtvis två eller flera
medarbetare ingår. Här finns en inbyggd flexibilitet som innebär att en medarbetare
kan ingå i ett eller två team samtidigt som beroendet till en enskild medarbetare och
dennes kompetens minskar sårbarheten.
Teamet svarar själv för att planera sina åtaganden inom sin verksamhet och leverera
de tjänster och den service som de har ansvar för utifrån målgruppens behov.
Åtagandena kan delas upp i följande delar:


Tillhandahålla målgruppens behov idag, dvs tillhandahålla produkter och tjänster
Tillhandahålla målgruppens behov i framtiden, dvs utveckla produkter och
tjänster
Teamet ansvarar även för att föra dialog med aktuell målgrupp eller andra
organisationer som kan beröras. Om det finns beröringspunkter till andra team inom
avdelningen ligger även ett informations- och förankringsansvar på teamet och de
enskilda medarbetarna.
3.4
Verksamhetsbeskrivning
3.4.1
Ekonomi
Ekonomiteamet består av tre medarbetare (3 årsarbetare) som är ansvariga inom
olika verksamhetsområden.
Ekonomiteamet svarar för
 ett strategiskt utvecklingsarbete inom förvaltningen utifrån den ekonomiska
struktur och de riktlinjer som finns utarbetade inom kommunen respektive
förvaltningen
 en kontrollfunktion så att förvaltningens verksamheter ges förutsättningar att
kunna följa det regelverk som de är ålagda att följa ur ett kommunalt perspektiv
 utveckling av förvaltningens internkontroll med avseende på ekonomi
 ekonomiuppföljning från förvaltningsnivå ned till enhetsnivån vilket avser
återkommande aktiviteter för månadsbokslut, tertialbokslut, årsbokslut,
årsredovisning och prognoser. Här ingår att initiera sådana aktiviteter, utarbeta
tidplaner, insamling av uppgifter, bedöma utfall och sammanställa resultat. Här
7







ingår även att insamla, sammanställa och rapportera mått och nyckeltal i
samband med redovisningar till nämnd och kommunledning
förberedande budgetarbete inom förvaltningen och dess verksamheter genom att
arbeta med insamling av uppgifter, beräkna och utreda tänkbara konsekvenser
och vara en rådgivare och bollplank till förvaltningsledning
internbudget inom förvaltningen och dess verksamheter genom att aktivt initiera,
planera för och arbeta tillsammans med arbetsledare och avdelningschefer.
Arbetet består av att utarbeta budgetprinciper och att lägga ut en budget som
ligger till grund för det nya verksamhetsåret
avtalsbevakning för avtal som socialtjänsten tecknat. Här ingår att fånga upp,
skanna in avtal till en avtalsdatabas samt förvara avtal och bevaka när dessa går
ut så att uppsägningar eller eventuella förlängningar sker enligt avtal
löpande ekonomiarbete i form av handläggning av leverantörsfakturor,
omföringar, kontroll av handkassor samt övriga uppgifter av mindre utredandeeller kontrollkaraktär som uppkommer under ett budgetår
statistikplanering, sammanställning och rapportering för inlämnande till
myndigheter som avser en eller flera avdelningar
utredningar och analyser inom en eller flera verksamheter. Sådana uppdrag
initieras från förvaltningsledning, chefen för den administrativa avdelningen
eller teamet själv i samråd med berörd verksamhet
ekonomiuppföljning för samordningsförbundet Activus och bistå med underlag
inför budgetarbetet
3.4.2
Personal
Personalteamet består av tre medarbetare under stora delar av 2012 (fördelat på två
årsarbetare) som i sin roll som personalkonsulent ansvarar för var sitt verksamhetsområde. I grunden ansvarar en personalkonsulent för stöd och omsorg och
administrativa avdelningen medan den andra ansvarar för äldreomsorg.
Personalteamet svarar för
 att ge cheferna på förvaltningen stöd i rehabiliteringsarbetet. Arbetsgivaren har
en aktiv roll i rehabiliteringsarbetet och verkar aktivt för att den sjukskrivne ska
återgå i arbetet så snart som det är möjligt
 ett strategiskt utvecklingsarbete inom förvaltningen utifrån den personalstrategi
som är utarbetad
 deltaga och påverka i kommunövergripande projekt i olika former
 marknadsföring genom att aktivt bevaka och föreslå när deltagande på mässor
och andra sammanhang är lämpliga där vi kan visa på de olika yrken och
verksamheter som finns inom socialtjänsten
 samverkan med skolor genom att aktivt delta i programrådet för omvårdnadsprogrammet på Strömbackaskolan, samverka med vuxenutbildningen i Piteå
Kommun och Framnäs folkhögskola, samverkan med universitetet i Luleå och
Umeå
 att bygga nätverk med aktörer inom och utanför Piteå Kommun för samverkan,
samarbete och erfarenhetsutbyte
 löpande personaladministration
 att fungera som rådgivare till sitt verksamhetsområde
8
Arbetsmiljö
Arbetsgivare och arbetstagare ska enligt samverkansavtalet, samverka för att
åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsgivaren har huvudansvaret att i linjeorganisationen driva det systematiska arbetsmiljöarbetet för att skapa
hälsofrämjande arbetsplatser. I ansvaret ligger bland annat att minst en gång per år
undersöka och riskbedöma arbetsmiljön och utifrån resultat av riskbedömningen
besluta om eventuella åtgärder. En personalkonsulent inom socialtjänsten är avdelad
som stöd för cheferna i arbetsmiljöarbetet och en arbetsmiljökonsulent på
personalenheten som fungerar som stöd för hela kommunen i dessa frågor.
Socialtjänsten genomför varje år en halvdags utbildning i arbetsmiljö för chefer och
skyddsombud. Ansvarig för planering och genomförande är samverkansgruppen på
förvaltningsnivå. Material som ska användas som stöd i arbetsmiljöarbetet finns att
tillgå i chefsrum och personalrum på intranätet.
3.4.3
Lön
Löneteamet består för närvarande av 5 medarbetare (fördelat på 4,25 årsarbetare).
Vid ingången på verksamhetsåret är 0,5 årsarbetare vakant.
Teamet har fördelat berörda arbetsställen mellan varandra och till dessa levereras
tjänster och service riktat till stöd och omsorg, äldreomsorg, administrativ avdelning
och förvaltningsledning varav medarbetare från den administrativa avdelningen och
förvaltningsledningen är anslutna till självservice.
Löneteamet svarar för
 att leverera löneadministration till aktuella verksamheter inom socialtjänsten
som inte använder sig av Självservice
 att svara på frågor och ge råd i lönefrågor till arbetsledare och medarbetare
 att svara på frågor och ge rådgivning i frågor avseende schemahantering till
arbetsledare och schemaansvariga med hjälp av TimeCare
 att samordna och erbjuda utbildning i TimeCare till arbetsledare och schemaansvariga
 att lämna uppgifter till den anställde i form av intyg, information till
myndigheter, analyslistor och statistik till arbetsledare och chefer
 att bidra med att delta aktivt i förvaltningsövergripande projekt där löneadministration berörs
3.4.4
Avgifter
Avgiftsteamet består av tre medarbetare (fördelat på 2 årsarbetare). Dessa har inom
sitt team fördelat olika ansvarsområden mellan varandra. De levererar tjänster och
service till avdelningarna Stöd och omsorg och Äldreomsorg, men även till dess
brukare.
Avgiftsteamet svarar för
 utreda och besluta om avgift i hemtjänst och särskilt boende
 utreda och besluta om jämkning av avgifter för boende
 utreda och besluta om jämkning av avgift för hemtjänst
9








utreda och besluta om jämkning av måltidskostnader enligt den så kallade
riksnormen för försörjningsstöd på uppdrag av teknik- och servicenämnden
utarbeta förslag till beslut avseende nedsättning av avgift för boende
utarbeta förslag till beslut avseende nedsättning eller befrielse från avgift
utarbeta underlag samt formulerar förslag till beslut avseende svar på
överklagningar från medborgare
utarbeta underlag samt formulerar förslag till beslut avseende yttranden till
förvaltningsrätt och kammarrätt
besluta om att avskriva skulder vid uppvisande av dödsboanmälan och
bouppteckning
utarbeta och föreslå betalningsplaner till enskilda medborgare vid uppskov
kontrollerar obetalda fakturor
Avgiftsteamet ansvarar även för:
 att gallra socialtjänstens elektroniska akter i verksamhetssystemen vilket innebär
ett planerings- och samordningsansvar medan ansvaret för att kvalitetssäkra
berörda akter ansvaras av respektive avdelning
 att underhålla och utveckla förvaltningens dokumenthanteringsplan
 att sammanställa statistikrapporter för ej verkställda SoL- och LSS-ärenden
 att delta i utredningar och analys inom avgiftshantering. Sådana uppdrag
initieras från förvaltningsledning eller chefen för den administrativa avdelningen
3.4.5
IT-användarstöd
Består av en IT-samordnare (en årsarbetare). Huvuduppdraget är att samordna ITinsatser och tillhandahålla kunskap så att anställda utvecklas som IT-användare och
använder den befintliga IT-arbetsplatsens möjligheter på ett rationellt och säkert sätt.
IT-användarstöd svarar för
 att ta initiativ till samt planera och föreslå utbildningar av medarbetare inom
socialtjänstens olika verksamheter
 att utbilda nya och gamla användare i hur IT-stödets basfunktioner tillämpas på
förvaltningen samt planera för utbildning i förvaltningens verksamhetsspecifika
system
 att planera och genomföra träffar med användare i syfte att fånga upp behov,
störningsmoment (ej regelrätta fel), för vidare rapportering till IT-avdelningen
och i tillämpliga delar även socialtjänstens IT-råd
 att ge användarna praktiskt stöd och rådgivning i användning av IT
 att samordna och leda planerade IT-insatser inom förvaltningen
 att förmedla ärenden till IT-support vid problem som uppstår
 att vara en kanal mellan socialtjänsten och IT-avdelningen i praktiska frågor
 att ta emot uppgifter från arbetsledare som avser behov och förändringar
kopplade till användarkonton och rättigheter för sin personal
 att fungera som ett stöd till systemadministratörerna på socialtjänsten
 att representera förvaltningen vid användarstödsträffar, telefonigruppen och ITsäkerhetsgruppen
Vid behov av IT-support beroende på upplevda fel eller direkt problem vid
nyttjandet av IT vänder man sig alltid till den centrala IT-avdelningens IT-service.
10
Under stora delar av 2012 är rollen avgränsad till att ha en tyngdpunkt på IThandledning och utbildning medan en mindre del av rollen består av samordning.
3.4.6
Sekreterare
Sekreterarteamet består av två medarbetare (fördelat på 1,25 årsarbetare). De
levererar tjänster och service till samtliga verksamhetsområden inom socialtjänsten,
förvaltningsledning, socialnämndens politiker, intresseorganisationer och allmänhet.
Sekreterarteamet svarar för
 att registrera och diarieföra inkommande ärenden
 att utföra nämndsekreteraruppgifter för arbetsutskott och nämnd avseende
dagordning, protokoll, utskick, sammanställning av handlingar, kopiering av
material m.m.
 att samordna och ingå i beslutsgrupp för fonder som medborgare kan söka medel
från
 att arvodera politiker från socialnämnd och kommunalt förebygganderåd
 att planera handlägga och samordna minnesgåvor
 att utföra resebeställningar för medarbetare
 att ge sekreterarstöd och telefonservice till socialchef
 att utföra allmänna kontorsgöromål
 att utföra personalredogörarfunktioner till administrativa avdelningen och
förvaltningsledning vid användning av Självservice
 att utgöra en resurs för att skapa, förankra och dokumentera rutiner som
tillkommer eller förändras och som är relaterade till beslut i nämnd och
arbetsutskott
3.4.7
Förvaltningsövergripande projekt
Införande av nytt IT-verksamhetssystem
Socialtjänstens införande av ett nytt IT-stöd för vård och omsorg realiseras under
året. Projektledare för detta uppdrag är placerade på den administrativa avdelningen
och består av två medarbetare (fördelat på 1,0 årsarbetare som projektledare och
ytterligare 1,0 årsarbetare som delprojektledare/operativt delaktiga i
införandeprojektet).
För projektet finns en särskild uppdragsbeskrivning, projektplan, ekonomiska
förutsättningar och tidplan. Projektet pågår fram till början på 2013 varvid tiden
efter årsskiftet 2012/2013 används för att överlämna till förvaltning/ordinarie drift
och avsluta projektet.
3.5
Medarbetarnas uppdrag
Alla medarbetare har en rollbeskrivning på teamnivå där det regleras:



huvudsakligt arbetsinnehåll, i huvudsak som ovanstående verksamhetsbeskrivning
medarbetarens ansvar och befogenheter
medarbetarens bidrag till verksamhetsutveckling
11


medarbetarens ansvar för kompetens
medarbetarens ansvar för arbetsmiljön
Dessa rollbeskrivningar utgör inte en arbetsbeskrivning utan ska betraktas som en
grund att utgå ifrån. Avdelningschefen har alltid det yttersta ansvaret att leda och
fördela det arbete som ska utföras.
Medarbetarna har även några gemensamma ansvarsområden:





medarbetaren ska utföra de arbetsuppgifter som denne är ålagd att utföra
medarbetaren ska bidra till att avdelningens mål och teammål uppfylls
medarbetaren ska arbeta för att de individuella målen uppfylls vilket också är
lönepåverkande
medarbetaren ska medverka till att avdelningens värderingar kommer i uttryck i
vardagen
medarbetaren ska aktivt arbeta med att utveckla befintliga arbetsmoment i
vardagen och försöka hitta rutiner som gör att en arbetsuppgift kan lösas
snabbare eller enklare med bibehållen eller högre kvalitet som följd
Varje medarbetares bidrag till måluppfyllelse mäts på individnivå. Se avsnitt 4
Målstyrning.
3.6
Värderingar
Den administrativa avdelningen och dess medarbetares värderingar vilar på fyra
beståndsdelar. Dessa är:




en positiv livs- och människosyn med ett likartat bemötande mot alla
lojalitet mot såväl socialnämndens politiker som förvaltningens medarbetare
ärlighet
pålitlighet
Värderingarna kommer till uttryck i vardagen genom att:






alla medarbetare ser till målgruppens bästa utifrån ett helhetsperspektiv
alla medarbetare tar initiativ för att lösa avdelningens uppgifter
vi är serviceinriktade
vi tror på att vårt arbete är en viktig del av socialtjänsten
vi trivs och har roligt på arbetet
var och en intresserar sig och skapar därmed ett engagemang
3.7
Kvalitetssystem
Administrativa avdelningens kvalitetssystem bygger på fungerande strukturer och
tydliga målbeskrivningar från kommunfullmäktige till socialnämndens verksamhetsidé, övergripande mål och avdelningens mål (verksamhetsmål). Målen är därefter
nedbrutna på teamnivå (teammål) samt på enskilda medarbetare (individuella mål).
Till detta tillkommer den enskilde medarbetarens rollbeskrivning. Se vidare avsnitt 4
Målstyrning.
12
Uppföljning på hur vi uppfattas av avdelningens målgrupper sker årligen i form av
en enkät som ställs till samtliga arbetsledare, enhetschefer, områdeschefer,
verksamhetsområdeschefer, verksamhetsutvecklare, avdelningschefer, förvaltningschef, socialnämndens ordförande, ledamöter och ersättare. En särskild uppföljning
sker även mot kommunens ekonomi- och inköpsavdelning. Medarbetarnas åsikter
följs upp i form av Piteå kommuns medarbetarenkät. Resultatet från enkäterna
analyseras för samtliga team. Därefter utarbetas en handlingsplan som följs upp för
att behålla eller utveckla utpekade områden.
Dokumentation av verksamhetsplan, årsredovisning och rutinbeskrivningar finns
samlade och tillgängliga för hela förvaltningen.
4
Målstyrning
Den administrativa avdelningen leder och styr sin verksamhet utifrån Målkortsmodellen. Modellen kan beskrivas på följande sätt.
Målkortsmodellen kräver att medarbetaren och uppdraget sätts i ett sammanhang så
att alla strävar mot samma mål för det aktuella året. För det krävs en tydlighet i hur
målen utarbetas i en verksamhet och att det finns förutsättningar för att klara
måluppfyllelsen och hur måluppfyllelsen översätts till konkret lön. Modellen
överlåter till arbetsgivaren att själv bedöma målarbetets relation till lönesättning.
Avdelningens mål delas in i tre nivåer verksamhetsmål, teammål och individuella
mål. Samtliga team och medarbetare omfattas av dessa. De baseras i sin tur på
socialnämndens mål. Nedan följer en sammanställning över respektive mål.
För mer information om Målkortsmodellen, se www.målkortsmodellen.se.
13
4.1
Kommunfullmäktiges vision
”Alla boende i Piteå, utflyttade och mentala Piteåbor upplever att det är hit man
kommer när man kommer hem”.
4.2
Socialnämndens mål
Nedan redovisas de mål som kommunfullmäktige respektive socialnämnden antagit
i sin verksamhetsplan för 2012 per strategiskt område. Äldreomsorg respektive stöd
och omsorg har i sina verksamhetsplaner definierat mål på sin avdelningsnivå.
4.2.1
Barn och unga – vår framtid
Nämndens mål beslutade av KF
En god medborgardialog för och med unga.
Tidiga och lättillgängliga insatser bidrar till en trygg uppväxt.
Nämndens mål beslutade av Socialnämnden
Barn och unga är delaktiga i utformning av allt stöd som berör dem.
Genom aktiv samverkan ge bästa möjliga stöd efter behov.
4.2.2
Utbildning, arbete, näringsliv är grunden för all
välfärd
Nämndens mål beslutade av KF
Arbete eller utbildning istället för försörjningsstöd.
Tillgodose behov av sysselsättning/aktivitet som stärker den enskildes
möjlighet att leva ett självständigt liv.
Nämndens mål beslutade av Socialnämnden
Vi ska samverka kring den enskilde med sikte mot egen försörjning
och ett självständigt liv.
4.2.3
Demokrati och öppenhet
Nämndens mål beslutade av KF
Piteborna upplever delaktighet och goda möjligheter att påverka.
Medborgare och kunder är nöjda med bemötande, information,
tillgänglighet och service.
Stöd, service, och myndighetsbeslut utformas utifrån jämställdhet,
trygghet och rättssäkerhet.
14
4.2.4
Livsmiljö
Nämndens mål beslutade av KF
Piteå kommuns verksamheter, miljöer och fastigheter har hög
tillgänglighet för alla grupper.
Utifrån behov utformas stöd som stärker den enskildes möjlighet att
leva ett självständigt liv.
Minska tobaks- och alkoholanvändandet bland medborgarna. Ingen ska
använda narkotika.
Kommunens äldsta ska utifrån behov erbjudas ett utbud av stöd och
omsorg av god kvalité.
4.2.5
Ekonomi
Nämndens mål beslutade av KF
Budgetramen ska hållas genom effektiv hushållning med disponibla
resurser.
Nämndens mål beslutade av Socialnämnden
Rätt hjälp, på rätt tid och rätt plats, med rätt person och till rätt kostnad.
4.2.6
Personal
Nämndens mål beslutade av KF
Kommunen ska arbeta aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare och
skapa hälsofrämjande arbetsplatser.
Heltid är en rättighet och grunden för anställning i Piteå kommun,
deltid är en möjlighet utifrån verksamhetens behov.
Piteå kommun ska vara en jämställd arbetsplats där kvinnor och mäns
kompetens, resurser och erfarenheter tas till vara.
Skapa intresse bland unga för yrken inom de kommunala
verksamheterna.
Nämndens mål beslutade av Socialnämnden
Vi ska sträva efter trygga och långsiktiga anställningsformer.
Skapa ett arbetsklimat där anställda på alla nivåer i organisationen
uppmuntras att ta initiativ till utveckling och förbättring av
verksamheten.
15
4.3
Mål för administrativa avdelningen
4.3.1
Definitioner
Verksamhetsmål
Verksamhetsmålen för den administrativa avdelningen utgår från följande
perspektiv:



De av kommunfullmäktiges beslutade målen för socialnämnden alternativt
nämndens egna formulerade mål enligt socialnämndens övergripande
verksamhetsplan enligt ovan och som har en direkt eller indirekt relation till den
administrativa avdelningens verksamhet
Begreppen Våga, Låga, Förmåga och vad de konkret innebär utifrån ledarskapsoch medarbetarpolicyn
De uttalade behov som avdelningens målgrupper har för året och löpande under
året. Identifieras till exempel i resultatet av årliga kundnöjdhetsenkäten
Verksamhetsmålen är oftast allmänt uttryckta så att alla team ska kunna sätta det i
ett sammanhang som är specifikt för den del av verksamheten som de arbetar för. Ett
verksamhetsmål kan vara föremål för förändringar under året.
Teammål
Med utgångspunkt från administrativa avdelningens uttalade verksamhetsmål för
året kommer varje team att formulera och prioritera några eller flera teammål. Dessa
teammål mäts bl.a. genom utfallet i den årliga kundnöjdhetsenkät, andra beslutade
mätningar, samtal och uppföljning av verksamhetsplan.
Teammålen identifieras av medarbetarna efter att verksamhetsplanen antagits av
socialnämnden. Dessa teammål kan också revideras under året om behov av en extra
kraftsamling krävs inom något område. På detta sätt erhålls en flexibilitet där det
inte finns incitament kopplade till lönekriterier som kan ge en motverkande kraft.
Individuella mål
Varje medarbetare har individuella mål som utgör individens lönekriterier för året.
Dessa bestäms i samband med det för året inledande målkortssamtalet mellan
medarbetare och chef och utgår från de överenskomna teammålen. Medarbetaren har
här ett ansvar att förbereda sig och beskriva idéer på vad denne kan bidra med för att
de överordnade målen ska kunna uppfyllas. Tillsammans formuleras de individuella
målen så att de blir mätbara, utmanande och anpassade för medarbetaren utifrån
dennes förutsättningar för året. De uppsatta målen på individ, team och
verksamhetsnivå utgör samtidigt en grund för medarbetarens kompetensutveckling.
I grunden är de individuella målen (lönekriterierna) aktivitetsorienterade och inte
målorienterade.
Ett individuellt mål kan i undantagsfall även ha en direkt koppling till ett uttalat
verksamhetsmål där det inte finns något uttalat teammål.
16
Medarbetare
Lita på din intuition och
ha tillit till dina
medarbetare
Lita på dig själv och dina
arbetskamrater i arbetet
Bryt mönster och tänka
nytt
Stå upp för ditt uppdrag
och fatta nödvändiga
beslut
Bryta invanda mönster
och tänka nytt
Stå upp för ditt arbete
och fatta beslut inom ditt
ansvarsområde
Urval av nämndsmål
beslutade av SN 2012
Verksamhetsmål
2012
Se över och anpassa
service och tjänster så att
dessa så långt det är
realistiskt motsvarar målgruppens behov utifrån
kundnöjdhetsenkätens
resultat
Arbeta aktivt med att ge
varandra positiv feedback
för att stötta varandra att
växa
Bidra till att gällande ITplan realiseras
Målgrupp upplever att vi
levererar enligt
överenskommelse
Teammål 2012
Avser team
Mäts
Kundnöjdhetsenkät
Chef
Våga
Ledord
Sammanställning av avdelningens mål
Medarbetarenkät
4.3.2
17
Medarbetare
Brinna för ditt uppdrag
och visa engagemang
Brinna för ditt uppdrag
och visa engagemang
Driva utveckling och ta
ansvar
Ta ansvar och medverka i Skapa ett arbetsklimat
utveckling av arbetet
där anställda på alla
nivåer i organisationen
uppmuntras att ta
initiativ till utveckling
och förbättring av vht.
Visa nyfikenhet och
intresse för omvärlden
Ha intresse av och aktivt
ta del av vad andra gör
och lära sig av det
Verksamhetsmål
2012
Vi ska bemöta vår
målgrupp på ett sätt som
vi själva vill bli bemötta
Vi ska bemöta kollegor på
ett sätt som vi själva vill
bli bemötta
Vi ska bidra till att ge
chefer och medarbetare
förutsättningar att skapa
ett arbetsklimat där
anställda på alla nivåer i
organisationen uppmuntras att ta initiativ till
utveckling och förbättrning av verksamhet
Ha intresse av och aktivt ta
del av vad omvärlden gör
och lära sig av det
Teammål 2012
Avser team
Mäts
Kundnöjdhetsenkät
Urval av nämndsmål
beslutade av SN 2012
Chef
Medarbetarenkät
Låga
Ledord
18
Ledord
Chef
Medarbetare
Urval av nämndsmål
beslutade av SN 2012
Verksamhetsmål
2012
Teammål 2012
Avser team
Mäts
Verka för kommunnytta
och helhetssyn
Vi ska identifiera, föreslå
och realisera en utvecklad
internkontroll
Vi ska stödja cheferna i
deras arbete med att anta
och införa medarbetaroch ledarskapspolicyn
Se att din arbetsinsats är Vi ska sträva efter trygga Vi ska stödja cheferna så
en del i helheten för
och långsiktiga
att de kan arbeta för
Piteå kommun och att
anställningsformer
trygga och långsiktiga
den gör skillnad för
anställningsformer
medborgarna i Piteå
Med vår kunskap inom
ledarskap och medarbetarskap bidrar vi till att Piteå
kommun uppfattas som
en attraktiv arbetsgivare
Rätt hjälp, på rätt tid och
rätt plats, med rätt
person och till rätt
kostnad
Vi ska bidra genom att
stödja cheferna i deras
målsättning att Rätt hjälp,
på rätt tid och rätt plats,
med rätt person och till
rätt kostnad kan uppnås
MedarbetarenkätKundnöjdhetsenkät
Använda din kunskap i
arbetet och dela med dig
i arbetslaget
Leda och utveckla vht och Delta i utveckling av
personal i enlighet med verksamhet och följa
fastställda dokument
fastställda dokument
Förmåga
Ha kompetens och
handlingskraft
19
5
Socialtjänstens IT-strategi
Socialtjänstens IT-strategi för 2012-2014 består av:
1. IT-strategi (innehåller strategi och inriktning)
2. IT-plan (innehåller kända planerade insatser för året enligt ovan)
3. IT-organisation (beskriver ansvarsfördelningen i kommunen,
kommunövergripande)
4. IT-metodik (beskriver hur socialtjänsten arbetar i IT-frågor)
Som en särskild grund finns dessutom strategin för nationell eHälsa för vård och
omsorg, antagen av kommunstyrelsen 2007.
5.1
Stöd till socialnämndens verksamhetsidé
och övergripande mål
IT-strategin ska bidra till att socialnämndens verksamhetsidé och övergripande mål
förverkligas vilken bl.a. har sin utgångspunkt från antagen omvärldsanalys.
Övergripande mål
Socialnämndens mål kan kategoriseras utifrån följande perspektiv:
Verksamhet (V)
Rätt hjälp, på rätt tid och rätt plats
Personal (P)
Med rätt person
Ekonomi (E)
Till rätt kostnad
IT ska på sikt bidra till att målen uppnås genom att









utveckla IT-stödet för hjälp till självhjälp för den enskilde medborgaren och
brukaren (V)
marknadsföra internetbaserade tjänster avsedda för medborgare, anhöriga och
externa organisationer så att dessa används (V)
tillhandahålla moderna och pålitliga verktyg till såväl myndighetsutövning som
till utförare (V)
ge vård- och omsorgspersonal tillgång till organisatoriskt gränsöverskridande
information för att kunna utföra korrekta insatser och ta bättre beslut (V)
ge ledning tillgång till och kunskap om modernt IT-stöd för att kunna analysera
och ta rätt beslut (V)
ge brukaren, den boende och anhöriga en ökad trygghet genom att få aktuell
information och möjlighet till olika kontaktvägar samt vetskap om att personal
har tillgång till rätt information (V)
med hjälp av bl.a. modernt IT-stöd skapa en attraktiv och modern arbetsmiljö för
människor att söka och ta anställning i (P)
ställa krav på och utveckla gamla och nya medarbetares IT-kompetens (P)
möjliggöra en optimerad planering och bemanning i vård och omsorg så att
resurser används på bästa sätt (E)
20
5.2
Grundläggande plattform för IT-stöd
Socialtjänstens IT-stöd ska bygga på ett antal grundläggande principer:







IT-stödet ska kunna erbjuda en hög tillgänglighet och kunna anpassas när
verksamhetens behov eller krav förändras
Totalekonomiskt kostnadseffektiva IT-lösningar
Tillgång till datakommunikation och datorer för majoriteten av medarbetare
Hög säkerhet
Hög prestanda
Implementering och val av IT-stöd sker i samråd med kommunens IT-avdelning
Enkla administrativa stödrutiner
5.3
Förutsättningar för realisering av ITinvesteringar
5.3.1
eHälsa i samverkan
eHälsa i samverkan betecknar arbetet för att förverkliga den nationella IT-strategin
för vård och omsorg med syfte att förbättra informationstillgänglighet, kvalitet och
patientsäkerhet inom vård och omsorg. Arbetet innefattar projekt för utveckling,
samordning och införande av nya invånartjänster och stöd för vårdverksamheten,
etablering av nationell teknisk infrastruktur samt gemensamma regelverk och
standarder.
eHälsa i samverkan bedrivs, ur socialtjänstens perspektiv i samverkan mellan
socialdepartementet, socialstyrelsen, SKL, CeHis och företrädare för de privata och
idéburna aktörerna.
Socialtjänsten i Piteå kommer därför att utifrån kommunstyrelsens beslut 2007,
verka för att den nationella IT-strategin för vård och omsorg ska få genomslag i
verksamheten. Detta sker också i samverkan med länets kommuner och landsting.
5.3.2
Systemintegration
När socialnämnden avser investera i IT-stöd ska krav, så långt det kan anses rimligt,
ställas på leverantörerna och dess system att data ska kunna utbytas i relevanta fall
mellan olika system och organisationer. Sådan integration ska följa de
rekommendationer och standards som kontinuerligt utvecklas med utgångspunkt
från nämnda insatsområden i den nationella IT-strategin samt i tillämpbara delar
lokala krav. Kommunens IT-avdelning ska delta vid planering av IT-upphandlingar,
vid genomförande av urval för system samt vid implementering av densamma.
5.3.3
IT-säkerhet
Det IT-stöd som används i socialnämndens verksamheter ska:


innehålla en sådan säkerhet att känslig information endast är tillgängliga för
behöriga och följa berörd lagstiftning
så långt det är rimligt kunna användas tillsammans med lämpliga
identifierings/inloggningsfunktioner
21
Alla medarbetare som kan nyttja kommunens IT-stöd ska:


erhålla information om den IT-säkerhet och de policys som gäller i Piteå
Kommun
själva ansvara för att de tillämpar gällande säkerhetsföreskrifter och policys
5.3.4
Kompetens hos medarbetare
Alla nya medarbetare inom socialtjänsten som kommer att använda IT-stöd i sin roll
ska ha en god kännedom om IT-användning i allmänhet. Nya medarbetare och
chefer ska erbjudas en grundläggande IT-utbildning i de basprogramvaror som
används inom kommunen och socialtjänsten för att på så sätt lära sig hur dessa
programvaror ska tillämpas. De ska också erhålla en fördjupad utbildning i de
verksamhetsnära programvaror som normalt används i aktuell roll.
Befintliga medarbetare och chefer som i sin roll kommer i kontakt med IT i någon
form ska erbjudas utbildning eller en kompletterande utbildning i basprogramvaror
och/eller verksamhetsnära programvaror. Personer i arbetsledande befattning ska
använda det IT-stöd som finns att tillgå för att fullgöra sitt ansvar.
5.3.5
Nyttovärdering av en planerad investering
Innan beslut tas i vägval eller ett direkt ställningstagande till att investera i en ITlösning ska alltid resultatet från en nyttovärdering utgöra grunden för beslut. Allt för
att möjliggöra totalekonomiskt kostnadseffektiva beslut. Nyttovärderingen bör
därför baseras på en antagen livslängd i förhållande till ett mått på
investeringskostnader/kapitalkostnader, driftskostnader, direkta och indirekta
besparingar och nyttor.
5.4
IT-plan för utveckling under året
Här framgår större kända och därmed planerade utvecklingsinsatser som
socialtjänsten ansvar för eller är delaktiga i.










Implementering av nytt IT-baserat verksamhetssystem för socialtjänsten
Ta fram beslutsunderlag för ett införande av ICF
Bidra till att implementera ett kommunövergripande IT-baserat styr- och
ledningssystem
Bidra till Personalavdelningens arbete med att realisera och utvärdera piloter för
Självservice inom socialtjänsten
Bidra till Personalavdelningens val av IT-stöd för vikariehantering
Implementera HSA/SITHS till legitimerad HSL-personal till avgränsande ITsystem utifrån ett länsövergripande förslag
Implementera valt IT-stöd till den nya kommunala hemsjukvården
Realisera ett utbildningspaket i grundläggande IT-användning inom äldreomsorg
Aktivt delta vid förankring och kommunikation av strategin för nationell eHälsa
för vård och omsorg
Aktivt delta i de regionala och nationella insatser och beslut som avser
tillämpning av IT-stöd och integration med vårdgrannar
22
6
Ekonomiska förutsättningar
De ekonomiska förutsättningarna för politik är relativt sett goda för 2012. Tidigare
tillskott på grund av nyvalskonferens på 209 tkr är borttaget. Ej genomförda
besparingar 2010 kompenserades med ett tillfälligt anslag på 117 tkr. Detta anslag
har permanentats.
Avdelningen behöver fortsätta sitt arbete med kvalitetsarbetet i levererade tjänster
och produkter samt att tillgodose en god arbetsmiljö för medarbetarna där man med
lust och engagemang kan fortsätta att bidra till att leverera tjänster med god kvalitet.
Ambitionen har inom förvaltningen varit att kunna avsätta upp till 1% av driftramen
till ett konto för oförutsedda utgifter. Det finns emellertid inget sådant ekonomiskt
utrymme att avsätta längre.
Projektet IT-verksamhetssystem har investeringsmedel tilldelade motsvarande 1 180
tkr. Till detta uppkommer ytterligare kostnader i form av vikariekostnader som
kommer att följas upp och redovisas särskilt till förvaltningsledning och
socialnämnd.
1 000 tkr omvandlas från socialnämndens driftsram till investeringsram innan
driftramen fördelades ut till avdelningarna och återfinns under
förvaltningsövergripande verksamhet. Av dessa kan avdelningarna disponera detta
enligt en fastställd fördelning.
Sammantaget innebär 2012 ett år med en fortsatt stram budget som inte medger
något utrymme till större satsningar samt ett tvingande IT-systembyte som inte är
fullt finansierat inom projektet. Den ekonomiska utmaningen för avdelningen ligger
i att undvika oförutsedda utgifter och vara återhållsam med materialinköp samtidigt
som utbildning/fortbildning samt en god arbetsmiljö är fortsatt viktig att prioritera.
23
Verksamhet
Kostnader
Intäkter
Nettokostnader
7000 Politisk verksamhet
1 400,1
0
1 400,1
7010 Gemensam administration
8 040,9
-87,2
7 953,7
7010 Investeringsprojekt
1 000,0
0
1 000,0
0,0
0
0,0
1 804,0
0
1 804,0
7030 Facklig verksamhet
153,6
0
153,6
7040 Rehabilitering
220,0
0
220,0
7050 Förvaltningsövergripande
3 641,6
-861,6
2 780,0
7060 Oförutsedda behov övergr.
1 304,2
0
1 304,2
7065 Samverkan mot våld
158,0
0
158,0
7066 Samverkan övergripande
495,0
0
495,0
7070 Personalbefrämjande årgärder
190,0
0
190,0
10,0
18 417,4
0
-948,8
10,0
17 468,6
7015 IT Verksamhetssystem
7020 Internhyra
7075 Posom
Totalt